学院印章的管理规定.docx

学院印章的管理规定为了进一步加强院内印章管理，保障学院（校）权益，明确职责,根据国务院关于国家行政机和企事业单位社会团体印章管理的规定（国发199925号），结合学院实际，特制定本规定。一、印章及规格1 .学院工校Z有印章为“山西职工医学院”、“山西省中医学校”、“中共山西职工医学院委员会”“中共山西职工医学院纪律检查委员会”和“山西职工医学院”、“山西省中医学校”钢印。2 .各系部、处室印章为刊明单位全称的印章。二、印章刻制1.学院印章由省卫生厅批准后，由专门机构刻制。3 .院内单位印章由学院（校）批准刻制，学院印发正式文件批准成立的单位均可刻制单位印章。4 .印章刻制程序：（1）新成立单位刻制印章。（2）应向主管院领导提交刻制印章的申请。得到主管领导批准之后，由院长办公室主任签批同意的介绍信。（3）得到领导签批同意后，应持领导的同意意见和学院批准成立该单位的正式文件原文再到指定部门办理印章刻制。（4）因单位印章磨损需刻制新印章：将磨损的旧印章交院办公室机要室。持部门刻章申请到学院办公室，由办公室主任签批，部门工作人员办理印章刻制。三、印章启用新成立机构刻制好的印章和因单位名称变更、机构撤并、公章样式改变等原因刻制的印章均须送学院办公室机要室备案。学院办公室印发印章启用通知后，新刻制的印章方可使用，原机构印章同时作废。四、印章保管1 .学院校印章由学院办公室保管。2 .院内部门印章由各单位指定综合素质好，保密观念强，坚持原则的人员保管。五、印章使用范围1 .学院校印章使用范围：（1）以学院校名义向上级领导机关和主管部门报送的请示、报告、公函等，以学院校名义向院内部门印发的文件，以学院校名义向院外发出的函件；（2）以学院校名义签署的对外合作交流协议、经济合同；（3）校内人员因公、因私办理出国审批手续时的相关文件及材料；（4）以学院校名义颁发的学生证、毕业证、学位证、结业证、进修证、荣誉证、聘书等；（5）院内各部门申报国家、部委、省、市科研课题和购买设备等相关文件及材料；（6）以学院名义开具的用于对外联系工作、考察调研、处理公务、办理因公、因私出国手续的介绍信；（7）按照有关方面要求应加盖学院校印章的文件、材料等。2 .部门印章使用范围（1）向院领导及有关职能部门报送的请示、报告、情况通报等；（2）因公务需要由部门开出的向学院办公室申请办理“学院介绍信”的介绍信；（3）与院外同级（含以下）单位联系、商洽工作的介绍信和公函等。六、申请使用学院印章程序1 .以学院校向院校外发出的文件或校内部门印发的文件（1）主管院领导签发、会签文件；（2）学院办公室修改、审核、制作、复核文件；（3）机要室文件编号；（4）机要打字室印制文件；（5）学院办公室机要室用印。2 .院内部门报请院领导审批的文件（1）报送部门呈院领导审批；（2）主管院领导审批文件；（3）报送部门持领导批件到办公室用印。3 .以学院校名义颁发的学生证、毕业证、学位证、结业证、进修证、荣誉证、聘书等：（I）证件制发部门填写“使用院校印申请单”。（2）证件制发部门负责人在申请单上签字并加盖部门印章。（3）证件制发部门持“使用院校印申请单”和证书名册到办公室用印。4 .办理毕业证、学位证复印件：（1）将毕业证、学位证原件制作成证书复印件。（2）持证书复印件及原件到办公室按规定用印。5 .按照有关要求应加盖学院校印章的文件、材料、图纸等：（1）呈院校领导审批。（2）主管院校领导审批文件。（3）报送部门持领导批件到办公室用印。6 .以学院校名义开出的对外联系工作、证明身份的介绍信：（1）到部门开具办理学院校介绍信的证明。（2）持部门证明到学院办公室办理办理学院校介绍信。7 .学院授权职能部门代为审批的文件、材料：（1）职能部门负责人在“使用院校印申请单”上签字并加盖职能部门印章。（2）持职能部门“使用院校印申请单”和相关文件到学院办公室用印。七、用印程序1.办公室审查用印审批手续：（1） 了解用印内容，检查审批手续是否齐备。（2）审查学生证、毕业证、学位证、结业证、进修证、荣誉证、聘书等是否有院领导签字批准的书面材料；逐一核对证书与名册的姓名是否相符；清点证书数量与名册人数是否相同。（3）超出用印审批范围的应请示有关院领导批准。2.办公室对审核无误的文件材料加盖院印：（1）申请用印单位填写登记用印情况。（2） 一般性信函应保留院领导签批的使用院校印申请单，草拟协议书、合同、建筑设计图纸等须保留一份文本。（3）没有留存材料的要详细记载用印情况。八、其它学院校印章和部门印单不得带离办公室。如因特殊情况需在办公室以外的地点使用学院校印章或部门印章，必须经学院或部门主管领导批准，印章管理人员应在用印现场监章。本规定自发布之日起实行。