汉字输入与文字处理.ppt

第三章中文文字处理系统,3.1 Word 97概述3.2 文档的基本操作3.3 文档的排版3.4 表格3.5 图形3.6 页面排版和打印文档3.7 邮件合并,3.1Word97概述,一、功能 1.编辑处理功能 2.排版处理功能 3.表格处理功能 4.图形处理功能 5.页面排版和邮件合并功能 6.制作Web主页,二、Word 97窗口组成,标题栏：Word97程序和编辑的文档名。菜单栏：九个。工具栏：十多种，指针在工具栏单击右键列出种类，提高操作速度。标尺：缩排、制表。文本区：输入文本。滚动条：纵、横。状态栏：页码、行、列号。,3.2文档的基本操作,一、文档的操作流程,创建或打开文档,文档输入(文字、数字、图形、表格等),文档编辑(选定内容、删除、复制、移动、查找、替换等),文档排版(字符、段落、分栏、图文混排等),文档存盘(保存、另存为),二、创建或打开文档1.创建文档,文件新建,首次进入Word自动创建文档1,2 打开文档,文件打开,打开,选择盘符、文件夹、文件名,新建,3.查找文件“打开”对话框中的“高级”按钮进行查找条件的设置,三、输入内容首先将插入点定位，然后在插入点输入内容。注意：1.各行结尾处不要按Enter键，一个段落结束才可按此键。2.对齐文本时不要用空格键，用缩进方式对齐。3.中文输入切换按Ctrl+空格键，单击输入法来选择用户所使用的输入法。4.输入有错，按Del删除插入点右边的错字，按BackSpace删除插入点左边的错字。5.漏了内容，将插入点定位，在插入状态（状态栏的“改写”为暗淡）直接输入内容。,四、保存文档 1.新文件或复制文件文件另存为 2.以原文件名保存,文件保存,保存,五、选定文本先选定后操作，选中的文本反相显示，常用鼠标操作。块：指针定位到文本首,拖曳到文本尾(Alt+拖曳，选定矩形块)。几行：指针在左边选定区,垂直拖曳几行。全部：Ctrl+单击左边选定区。,输入文件名,六、编辑文档,选定欲删除的文本,Del 键,剪切,选定要移动的文本,剪切,2.移动文本,插入点定位目标处,粘贴,指针指向选定文本,拖曳到目标处,3.复制文本,1.删除文本,选定要复制的文本,复制,插入点定位目标处,粘贴,指针指向选定文本,Ctrl+拖曳到目标处,注意：编辑文本也可以用编辑菜单的剪切、复制、粘贴命令实现。,4.撤消和重复,（1）撤消 对刚做的工作不满意，按撤消。,恢复到先前的状态。,恢复到撤消前的状态。,（2）重复,再次改变注意，重复,编辑定位,双击页码,输入页码,5.定位 定位到文档中的某位置,七、查找、替换、拼写检查与自动更正1.查找,输入要查找的内容及格式,编辑替换,不但可以替换内容，还可替换大小写字母、字符格式、特殊字符等,2.替换,输入要查找及 替换的内容,编辑查找,工具拼写,拼写检查,有错,列出字典库中可能 的词,选择正确词,输入正确词,(专用词),忽略,3.拼写检查,替换或全部替换,4.自动更正 中文中用于将长词句定义为自动更正的词条，再用一个缩写词条名来取代它，简化输入。(1)建立自动更正词条 注意:有格式，选“带格式文本”选项；否则“纯文本”选项。(2)使用自动更正 当要使用，输入词条名，按一空格键或逗号之类的标点符号键。,选择欲建立自动更正的文本,工具/自动更正/自动更正标签,在“替换”框中输入词条名,添加,八、显示文档 1.普通：快速输入文本、图形及表格。不能看到页眉、页脚、分栏等，不能对图文进编排。2.页面：与打印效果相同，显示整个页面的分布状况，并能调整布局。能看到页眉、页脚、分栏、对图文进编排等。3.大纲：显示文档的结构(如章、节等)，也可方便地进行章、节调整，主要用于长文档，还可以看到各段采用的样式。4.联机版式：左边大纲形式；右边对应的页面形式。5.打印预览：与页面显示区别，缩小显示整个文档，以观全貌，也可 放大显示。6.主控文档：与大纲显示界面相同从可由多个子文档组成。7.全屏显示：在整个屏幕显示，无菜单和工具栏。,3.3排版,一、字符格式编排 字符格式排版可通过：格式、其他格式工具栏和字体命令设置。方法：先输入文本，再进行格式排版或先设置格式，再输入文本。1.格式工具栏,样式：已定义好的格式有章、节、正文、目录等。字体：宋体、黑体、隶书等中文及数十种外文字体。字号：中文八号初号，英文4127磅值。字型：粗体、斜体、粗斜体和带下划线。美化：加边框、加底纹和缩放等。,2.其他工具栏 加底色、着重号、加删除线、排列字符等。,3.字体命令,格式字体,进行字体等设置,进行字间距等设置,4.格式复制 将已有文本的格式复制到另一个文本,格式刷,鼠标指针指向要格式复制的文本首拖曳到文本未,插入点定位在已有格式文本处,文本动态显示方式设置,注意：单击格式刷，一次复制格式；双击格式刷，多次复制格式。,二、段落格式排版,段落：多个文本、图形、表格、对象等。排版：整个段落的外观有缩进、对齐、行间距、段间距等。,1.段落标记符标识了段落的结束，也存储了该段落的格式。2.文本的对齐 对齐方式：两端对齐、居中、右对齐、分散对齐,选定要对齐的文本,单击格式栏的对应的对齐按钮,格式段落,选择对齐的方式,3.文本的缩进 缩进方式：首行缩进、整段左缩进、悬挂式缩进、右缩进。,选择要缩进的文本,格式栏按对应的缩进按钮,格式段落,选择缩进的方式和尺寸,直接在标尺上拖曳缩进标志,4.行、段落间距,选择要排版的文本,格式段落,设置间距和缩进,设置对齐方式,5.制表符,Tab键插入一个制表符，宽度有默认值或用户设置。对齐方式：左对齐、居中、右对齐、小数点对齐。,设置制表符：,单击标尺左边制表符对齐按钮选择对齐方式符,设置制表符宽度,格式制表位,在标尺的所需位置单击,6.首字下沉,插入点定位在要下沉的段落,设置下沉方式,格式首字下沉,7.添加边框和底纹,(1)边框,选择要加边框的段落,表格和边框工具栏的对应按钮,格式边框和底纹,进行边框线型、位置、颜色等设置,(2)底纹,选择要加底纹的段落,格式边框和底纹,进行底纹灰度、前景、背景等设置,三、项目符号和编号,1.编号,选定列表项,工具项目符号和编号,编号,2.项目符号,选定列表项,工具项目符号和编号,项目符号,3.多级列表,工具项目符号和编号,多级符号,选择所需编号形式,选择所需项目符号形式,选择多级列表形式,增加缩进,减少缩进,输入列表,对于简单的项目符号和编号，可使用格式工具栏的对应按钮。,四、分栏 1.建立分栏 选中要分 栏的段落,格式/分栏,选择栏数、栏间距、分隔线,其他格式的分栏,拖曳出所需的栏数,2.插入分节符 解决多栏并存或文档中最后一段的均匀分栏,插入点定位,插入/分隔符,选择分节符框的连续按钮,注意：若要取消分栏，只要选中该段落，进行一分栏。.,五、样式 一组已命名的字符和段落格式的组合，为不同段落具有相同的格式提供方便。有两种样式：标准样式、用户定义样式。,1.用户定义样式,选定已设置好格式的文本,样式框,3.样式的修改,选定要应用样式的文本,样式框,格式/样式,选择样式名,选择样式名,输入样式名,2.样式的应用,4.样式的删除,选定原格式的文本,选择要修改的该样式名,修改该样式的格式,单击样式名,新样式确定,格式样式,选择要删除的样式名,删除,六、模板,样式为不同的段落设置相同的格式。而模板板为整篇文章设置相同的格式，适用于形式相同内容有所不同的文档。Word提供了许多模板，安装在Office97Template目录下，扩展名.DOT。,模板的使用,文件/新建,选中所需的标签,选所需的模板,3.5表格,一、建立表格,1.插入空表,插入点定位,插入表格,表格/插入表格,右下拖曳到所需的行、列数,输入行、列数,4.输入表格内容,Tab 单元格之间向下移动，Shift+Tab 向前,上一行,下一行,2.绘制自由表格 3.文本转换成表格,右单元格,左单元格,二、表格编辑 1.选定编辑对象单元格：单击单元格行：单击左边选定区列：单击上边界区域块：拖曳 2.插入行或列 选定行或列 插入行或列 3.删除行或列,选定欲删除的行或列,剪切,注意:表格编辑也可用表格菜单的相应命令实现插入的行在选中行的上面；插入的列在选中列的左边,选定行或列,剪切(复制),(Ctrl+)拖曳,插入点定位,粘贴,4.移动(复制)行或列,5.改变行高和列宽,(1)行高,有三种方式,自动方式：根据输入内容自动调整。,最小值：指定最小值，当内容超过，转为自动方式。,固定值：高度不变,当内容超过，超过部分不显示。,选中要改变行高的行,表格单元格高度和宽度,选择三种方式之一,选中要改变列宽的列,在标尺上拖动列标记,鼠标定位到栏间,拖动到所需位置,输入列宽的值,(2)列宽,表格单元格高度和宽度,6.合并单元格和表格,选定要合并的区域,合并单元格,选定要合并的表格,拖曳到要合并的表格处,7.拆分单元格和表格,选定要拆分的单元格,拆分单元格,定位在要拆分为另一表格处,表格拆分表格,输入拆分的行、列数,三、格式化表格,1.表格及内容的对齐,选定整个表格,表格/单元格高度和宽度,选择左中右三种对齐方式之一,(1)表格对齐,(2)单元格内容水平对齐,选定区域,格式工具栏对齐按钮,(3)单元格内容垂直对齐,选定区域,表格和边框 工具栏对齐按钮,2.表格加边框和底纹,选定整个表格格,表格表格自动套用格式,表格和边框工具栏按钮,选择某一种格式,选定区域,选定区域,格式边框和底纹,3.表格的计算,表格行列号表示：列号 A,B,C.，行号 1,2,3.单元格 地址：列行号 如B4 表格区域：左上角列行号:右下列行号如 A4:C9,定位在存放计算结果的单元格,表格公式,选择函数及输入计算的区域,4.表格的排序,选定排序的列,表格排序,设置排序的优先次序和方式,5.由表生成图,选定表格中作图的数据,插入/图片/图表,插入对象,选择Graph,生成默认的三维柱型图,注意：排序可按数字、笔画、拼音等方式以递增或递减排列当该列(主关键字)有大小相同项时，还可按次关键字排序,将表格中的数据生成各种统计图,3.5图形,一、图形的插入,插入图片剪贴画,选择图片,插入图片来自文件,选择文件名,插入点定位,涉及的图形：在剪辑库中包含的图片、Windows提供的大量图形文件、绘图工具栏绘制的自选图形、艺术字工具栏建立的艺术字、使用数学公式编辑器建立的数学公式等。,二、图形编辑,1.选定图形,在图形任意位置，单击鼠标，有8个方向的句柄。,2.图形缩放,选定图形,鼠标指针指向某句柄,设置裁剪的尺寸,格式图片,3.图形裁剪,选定图形,鼠标指针指向某句柄拖曳,设置缩放比例,格式图片,拖曳鼠标缩放,4.移动(复制)图形,选定图形,剪切(复制),插入点定位,粘贴,图片工具栏的裁剪按钮,(Ctrl+)拖曳,5.改变图形的环绕方式,选定图形,图片工具栏的文字环绕按钮,6改变图片的颜色、亮度、对比度和背景,选定图形片,图片工具栏的 图象控制、增加对比度、增加亮度等按钮,格式/图片,设置环绕方式,三、绘制图形 1.绘制自选图形 绘图工具栏的自选图形按钮。2.在自选图形中加文字 选定自选图形，快捷菜单的添加文字命令。3.设置自选图形的线型、填充图案格式 选定自选图形，快捷菜单的设置自选图形格式。4.叠放次序 选定自选图形，选择快捷菜单的叠放次序。5.自由旋转 选定自选图形，单击绘图工具栏的自由旋转按钮。,四、艺术字的使用 文字建立图形的效果 利用艺术字工具栏插入艺术字、艺术字格式、形状和大小等编辑，可以进行阴影和三维效果等设置。五、公式编辑器的使用 用来建立复杂的数学公式 插入/对象 选择Microsoft Equation3.0 输入数学公式 编辑屏幕有两种工具栏：符号用于输入数学符号 样板用于输入公式符号,六、图文框和文本框 图文框和文本框是将文字、表格、图形精确定位的有力工具。插入的图形有“浮动式”和“嵌入式”两种方式，默认前者。纳入图文框中的图形必须是嵌入式。1.“浮动式”和“嵌入式”图形之间的转换(1)“浮动式”图形转换为“嵌入式”图形,选定浮动式图形,快捷菜单的设置图片格式命令,在位置标签 浮于文字上方,(2)“嵌入式”图形转换为“浮动式”图形,选定嵌入式图形,快捷菜单的设置对象格式命令,在位置标签 浮于文字上方,2.图文框和文本框的操作(1)建立图文框(1)建立文本框 插入/图文框 插入/文本框 或绘图工具栏的文本框按钮(2)编辑图文框(2)编辑文本框 格式/图文框 格式/设置文本框格式 3.文本框主要特点 文本框具有图形的属性。可创建水印。丰富的格式设置（三维效果、阴影、边框类型和颜色等）。多个文本框的链接。但文本框不能随其内容的增多而自行扩大。,七、水印方法1：当文档的每一页都要有水印，可通过页眉和页脚命令和 文本框结合 制作。,视图/页眉和页脚,建立文本框，插入作为水印的图形,对图形的图像控制设置为水印，文本框环绕方式为无,方法2：当文档中某一页要有水印，通过图形的叠放次序来制作。,插入作为水印的图形,对图形的图像控制设置为水印，图形环绕方式为无,图形的叠放次序为置于文字下方,3.6页面排版和打印 一、页眉、页脚和页码 1.页眉和页脚 在页眉和页脚可加入文件名、页码、日期、单位名等文字或图形，通过视图/页眉和页脚命令进入该工作界面。2.分页和页码 分页：插入/分隔符命令强制分页。页码：插入/页码命令。,二、页面设置 文件/页面设置，标签：1.设置纸张大小、方向和来源 2.指定页面字数与行数 3.页边距三、文件的打印 文件/打印命令，选项：打印机：打印机类型 页面范围：选择打印的范围 副本：打印的份数 打印到文件：输出到文件,3.7邮件合并 要打印很多份，内容大部分相同，其中有些数据变化。过程：,建立数据源,主文档中插入合并域,打开或新建主文档,数据合并到主文档,1.建立主文档,文件新建或打开,邮件合并,主文档创建,套用信函,活动窗口,2.建立数据源,选择、输入、删除域名,数据源存盘,编辑数据源,输入数据,3.主文档插入合并域,邮件合并对话框,编辑,主文档,输入公用部分内容，插入合并域,4.数据合并到主文档,合并检查,合并到文件,合并到打印机,获取数据,建立数据源,在邮件合并对话框：,也可直接建立一张表格，输入数据后存盘，然后选择打开数据源。,第四章中文电子表格 EXCEL97,4.1 Excel 97基本知识4.2 工作表的建立4.3 工作表的编辑和格式化4.4 数据的图表化和地图4.5 数据管理和分析4.6页面设置和打印,4.1概述,一、启动和退出二、EXCEL97的屏幕,1.工作簿窗口 2.菜单栏 3.工具栏 4.编辑栏 5.快捷菜单 6.鼠标指针 7.状态栏,1.标题栏:当前编辑的工作簿名。2.工作簿:一般由3张表格组成一个工作簿，最多255张。3.工作表：工作的主要对象，由行、列组成的表格。行 A,B.,IV(256)；列 1,2.65536。4.单元格：行和列的交叉，表格的最小单位。5.活动单元格：当前正在操作的单元格，被黑线框住。6.工作表标签：Sheet1Sheet3，当前活动的白色，其余灰色。7.标签滚动按钮：利用标签按钮，切换显示工作表。8.滚动栏：纵、横。,三、工作簿窗口,一、单元格选取单个单元格：单击所需的单元格。连续多个单元格：单击首单元格，Shift+单击末单元格。多个不连续单元格：Ctrl+单击单元格。整行或整列：单击行头或列头。全部单元格：单击行头、列头相交的全选按钮。清除选定的单元格：工作表任意处单击。,4.2工作表的建立,二、数据的输入,1.单元格数据的输入,单击单元格,直接在单元格输入数据,双击单元格,在编辑框内输入数据,注意：数值数字右对齐，字符左对齐，数字字符输入：数字。数值输入超长，以科学记数法显示。字符输入超长，扩展到右边列；若右边有内容，截断显示。按Tab、Shift+Tab、进行个单元格之间的移动。,2.数据自动输入(1)自动填充 指一批有规律的数据，例等差数列。,输入前2个数,选中该2个单元格,指向第2个单元格右下角的自动填充柄,拖曳填充柄到结束,工具选项自定义序列,在输入序列框依次输入序列，之间用逗号分隔,(2)系统提供的序列数据 例：甲、乙、丙.；?3、6、9.；星期一、星期二.方法：输入一个数据，利用自动填充柄拖曳到结束填充。,(3)用户自定义序列数据,3.输入有效数据(1)设置有效数据 指数据类型、范围、设置数据输入提示和错误输入提示,选取要定义有效数据的区域,数据/有效数据,设置标签(数据类型，范围),输入信息标签(输入时提示),错误警告标签(出错时提示),(2)有效数据的检查 设置好有效数据后,当输入的数据有错,系统根据错误警告标签设置，自动显示出错提示；也可通过工具/审核命令进行审核。,三、使用公式与函数 1.使用公式 公式形式：操作数和运算符 操作数：单元格、数字、字符、区域名、区域 运算符：算术、*、%、（）字符 关系=、=、公式例：=C5*1.15+D5=C5+Sheet2!C5+C6,2.使用函数,(1)自动求和按钮,在最接近单元格的数据区域求和,选取存放结果的单元格,单击 求和 看到计算公式,双击 求和 看到计算结果,总计任何所选取的区域(区域中有一个空行或列),选取区域,单击求和,(2)自动计算 自动计算功能：求和、均值、最大值、最小值、计数。,选取计算区域,在状态栏单击右键,快捷菜单选择某计算功能,在状态栏显示计算结果,(3)输入函数,在Excel中提供了9类函数共几百个函数(数学、日期、文字等)。,函数形式：函数名（参数表）,例：求C5:C8单元格的平均值，结果存放在C10单元格中。,单击C10,粘贴函数,选取函数类型和函数名,1,2,输入参数,在编辑框直接输入：=AVERAGE(C5:C8),3.单元格的引用,(1)概念 相对引用：公式中引用的单元格地址在公式复制、移动时自行调整 绝对引用：公式中引用的单元格地址在公式复制、移动时不会改变(2)表示 相对引用：列坐标行坐标例B6，A4,C5:F8 绝对引用：$列坐标$行坐标例$B$6,$A$4,$C$5:$F$8 混合引用：列坐标$行坐标 例 B$6,A$4,C$5:F$8$列坐标行坐标 例$B6,$A4,$C5:$F8,(3)相互转换,选定单元格中的引用部分,反复按 F4 键,4.单元格或区域命名,区域表示：简单但无意义，不易阅读，例 A1:C5 存放数学分。区域名：对区域进行文字性命名，便于记忆与阅读，例数学。,(1)创建区域名,选取区域,单击名称框,输入区域名,插入/名称/定义,输入名字,选名称所在的位置,插入/名称/指定,(2)改变区域,插入/名称/定义,选择名字,在引用位置框修改区域,(3)区域名的引用,在公式或函数的参数中直接引用区域名 例=MAX(数学),四、数据编辑,1.修改 单击单元格,在编辑框修改 双击单元格,直接在单元格修改2.清除,3.删除,剪切+粘贴 或 直接拖曳,选取清除区域,编辑/清除,选择全部、格式、内容、批注,选取删除区域,编辑/删除,删除区域后何单元格填入,4.移动,6.选择性粘贴,即属性的复制，不但复制值、公式还可以是格式。在对话框进行下列选择：,粘贴选择：全部、公式、数值、格式、有效数据、批注等。,运算选择：无、加、减、乘、除。转置,5.复制,复制+粘贴 或 Ctrl+拖曳,注意：若复制或移动的内容出现单元格相对引用，则在复制或移动后的目 标单元格自动修改单元格引用。,五、单元格、行、列的插入和删除,1.插入,选定插入的位置,插入(单元格、行、列),2.删除,选定删除的对象（单元格、整行或整列）,编辑删除,六、新建、打开和保存文件,1.新建文件2.打开文件3.保存文件4.搜索文件,一、工作表的删除、插入和重命名 1.选取工作表 单个、连续多个、不连续多个。2.删除工作表 选取要删除的工作表 编辑/删除工作表 3.插入工作表 选取插入工作表的位置 插入/工作表 4.重命名工作表 双击要重命名的工作表 输入新名字,4.3工作表的编辑和格式化,一、工作表的复制或移动 1.工作簿之间的复制或移动,打开源工作簿和目标工作簿,选取源工作表,编辑/移动或复制工作表,2.工作簿内的复制或移动 复制:Ctrl+拖曳 移动:拖曳,选中“建立副本”复选框为复制，否则为移动。,三、工作表窗口的拆分与冻结 1.窗口的拆分 工作表窗口拆分为几个窗口，每个窗口可显示工作表。水平拆分：选取拆分线的行 窗口/拆分窗口 垂直拆分：选取拆分线的列 窗口/拆分窗口 水平与垂直拆分：选取拆分线的单元格 窗口/拆分窗口,撤消拆分：窗口/撤消拆分窗口 2.窗口的冻结 固定窗口的上部或左部，不随滚动条的移动而动。也分水平、垂直、水平与垂直冻结，方法同拆分，仅选择“冻结拆分窗口”命令,四、工作表格式化,作用：突出部分数据的重要性，使版面美观及可读性好。格式化：数字格式、对齐方式、字体、边框线、图案、列宽行高。格式化方法：自定义格式化 或 自动格式化。1.自定义格式化,(1).数字格式标签,默认G通用格式表示；数字右对齐，数字长度，科学记数法，公式以值显示；文字左对齐，文字长度，右边列无内容延伸，有则截断显示；设置数字格式按钮：货币、百分比、千分位、小数位数递增和递减。,选定需格式化的单元格或区域,格式单元格,格式工具栏（5种格式按钮）,5种格式标签,(2)字体标签,提供了：字体、字型、字号、效果、多种颜色和底线等。,(3)对齐标签,提供了：水平对齐、垂直对齐、合并及居中、方向等。,长文字：自动换行，可使行高增加；合并及居中，文字占几个 元格，但 文字必须在居中区域的最左单元格。,(4)边框标签,提供了：线型、位置、颜色等，还有斜线。,(5)图案(底纹)标签,提供了：颜色背景、填充图案和图案的颜色。,(6)调整列宽和行高,列宽,选定需改变列宽的区域,格式列,最合适的列宽,注意：当调整列宽后内容显示不下时，文字截断；数字以#表示。,行高,选定需改变行高的区域,隐藏和恢复数据,选中要隐藏的行或列,格式行列,列宽,标准列宽,格式行,最合适的行高,行高,取消隐藏,隐藏,(7)条件格式 根据设置的条件动态地为单元格自动设置格式。,选定要设置格式的区域,格式/条件格式,设置条件表达式和设置条件格式,2.格式复制,选定已设置好格式区域,单击复制格式按钮,拖曳到目标格式区域,对设置好的格式可执行：编辑清除格式 命令，删除设置的格式，系统采用通用格式,3.自动格式化,Excel已预定义好7类17种格式,可快速、方便地使用。,选定需格式化的区域,格式自动套用格式,选择某种格式,格式使用的3个层次：自动套用,格式工具栏,格式单元格,一般要求,进一步要求,特殊要求,4.4数据图表化和地图,一、图表概念,图表使数据更直观、形象。,1.图表类型：18类图表，有三维、二维，每类还有子类型。2.数据源：作图的数据区域，可以包含说明性文字。3.图表选项：图表中各个对象，有图表区、图形区、分类坐标、图例、背景、标题等。4.图表位置：嵌入在工作表内，称为嵌入式图表。一张独立的图表，称为独立图表。,二、创建图表,在第4步骤图表位置中，选中“新工作表”选项。,选中作图的数据源,图表向导,按图表类型、数据源、图表选项、图表位置,4个步骤进行,1.嵌入图表 在第4步骤图表位置中，选中“嵌入图表”选项。2.独立图表,1.图表的缩放、移动、复制和删除.,选中图表,鼠标指向图表任意处 拖曳图表,移动,缩放,鼠标指向图表控制点之一,拖曳图表,复制,删除,Del,鼠标指向图表任意处,Ctrl+拖曳图表,三、图表的编辑,2.改变图表类型,选中图表,图表/图表类型,选择某种图表类型和子类型,1.选中图表对象 指向图表对象单击 或 图表工具栏的“图表对象”按钮。2.删除图表中的数据系列 选中数据系列，Del键。3.增加数据 嵌入图表：直接选中数据，拖曳到图表；也可用图表/添加数据命令。独立图表：选中图表 图表/添加数据 选中工作表数据,四、图表对象的编辑,选中图表对象,图表/图表选项,选择上述6个标签之一，根据对话框进行设置,4.增加文字 增加标题、坐标轴、网格线、图例、数据标志、数据表等。,五、图表格式化 指对图表中各个图表对象的格式设置。不同的图表对象，有不同的格式标签。数据系列：图案、坐标轴、系列次序、数据标志等标签。坐标轴：图案、刻度、字体、数字、对齐标签。图表区：图案、字体、属性标签。图例：图案、字体、位置标签。图形区：图案标签。,双击图表对象,显示格式对话框,选择上述格式标签进行格式设置,操作方法,六、地图,对数据是按照地理区域组织的，可以以地图形式表示。,1.数据地图 系统已生成名为Mapstats.XLS的数据地图的工作簿。2.创建地图,选中作图的数据,地图,地图控件,选择格式类型,3.修改地图,双击地图,利用地图工具栏的所需按钮,4.5数据管理和分析,一、数据列表及建立和编辑 1.数据列表 由列标题和每一列相同类型的数据组成的特殊工作表。2.建立和编辑 同工作表的建立和编辑，也可利用“数据/记录单”命令建立和编辑。3.建立规则 数据列表与其他数据间至少留有空行或空列。数据列表中不能有空行或空列 数据列表的第一行为列标题（称字段名）。,二、数据的排序,排序的字段叫关键字段，最多允许3个字段，以主和次区分。1.简单排序,数据排序,选择排序主关键字段名,可以选择次关键字段名,单击列表,选中要排序的区域,升序降序,2.复杂字段排序,注意：当选中的区域是某字段列，则只对该字段排序，其它字 段不相应跟着变，故对多个字段组成的列表此排序方法不可用。,单击列表,三、筛选数据,快速选出所需的数据,1.筛选,数据筛选自动筛选,选择所需字段,选取值,选取自定义,2.关闭筛选,数据筛选自动筛选 无,数据筛选 全部显示,还在,四、分类汇总 将数据列表以分类汇总的形式反映各类数据的情况。,按某关键字段进行分类汇总，在分类汇总前必须按该关键字段排序。,1.基本分类汇总,单击列表,数据分类汇总,分类字段,汇总方式,选定汇总项（可多个）,替换当前分类汇总,每组数据分页,汇总结果显示在数据下方,不分页,用于单个字段分类单种汇总方式。,2.,嵌套分类汇总单个字段 分类，多种汇总方式。,操作方法同基本分类汇总，对多种汇总方式，要重复多次上述分类汇总操作，第二次以后：,数据分类汇总,全部删除,3.清除分类汇总,替换现有分类汇总 不选中,4.分级显示建立摘要报告,显示不同级的数据，一般分为3级。,1级：最高级，只显示列表中的总计数。,2级：次高级，显示列表中的总计数和各分类中的合计数。,3级：低级，显示全部信息。,：展开某一级的数据。,：折叠某一级的数据。,5.清除和建立分级显示,数据分级显示清除分级显示,数据分级显示自动建立分级显示,五、数据透视表,分类汇一般按一个字段进行分类；若要按多个字段分类，则可利用 数据透视表实现。,1.创建透视表,单击列表,数据数据透视表,4之1,数据源,4之2,区域,4之3,分类字段拖曳到行、列、页，汇总字段拖曳到数据区,4之4,透视表位置,注意：汇总方式系统默认对非型字段计数，型字段求和。,创建的透视表位置默认为一张新表，也可在同一表中。,2.修改数据透视表(1)更改布局，快捷菜单“向导”回到4之3。(2)更改汇总方式，快捷菜单“字段”或双击某字段名进行汇总方式更改。,3.隐藏和显示字段,双击要隐藏的字段名,选择要隐藏的值,要恢复显示操作方法同上，在隐藏项中取消选中的项即可。,4.6页面设置和打印,一、打印步骤,二、设置打印区域和分页,设置打印的区域,页面设置,打印预览,打印,选定要打印的区域,1.设置打印区域,文件/打印区域/设置打印区域,2.分页,选定要分页的行、列或单元格,插入/分页符,取消打印区域：文件/打印区域/取消打印区域,取消分页符：选定有分页符的边界 插入/删除分页符,三、页面设置,文件页面设置,显示4个标签，分别为：,1.页面：设置缩放比例、纸张大小、打印方向。2.页边距：上、下、左、右页边距，水平、垂直居中方式等。3.页眉/页脚：设置页码、日期、时间、文件名、工作表名。4.工作表：设置分页顺序、是否打印网格线、行、列号等。,四、打印预览和打印,文件/打印预览文件/打印,