时间管理廖世伟.ppt

,时间管理,现象,有过类似的困惑吗？时间不够用一天非常忙碌，可回头一想，感觉没做什么，问题出在哪里？,实质,所谓时间不够用，只是表示在“这段时间里要做的事情太多，以致这段时间不允许”而已。,实质,所谓“感觉很忙，回头一想好像没做什么”，其实质一是“事先没有计划，事后总结不出来什么”，二是“做的事情更多都是临时的事情”。直接会导致一种感觉：很疲惫，但得不到成长,从现象得出的两个结论,有目标的人，时间都是自己的只有事先计划，才有事后总结。,总之：时间管理出了问题,下面用最简单的办法测试你是否能掌握时间，你只需回答“Yes”Or“No”。1.你通常工作很长时间吗？2.你通常把工作带回家吗？3.你感到很少花时间去做你想做的事吗？4.如果你没有完成你所希望做的工作，你是否有负罪感？5.即使没有出现严重问题或危机，你也经常感到工作有很多压力？6.你的案头有许多并不重要但长时间未处理的文件？7.你时常在做重要工作时被打断吗？8.你在办公室用餐吗？,测 试 一,下面用最简单的办法测试你是否能掌握时间，你只需回答“Yes”Or“No”。9.在上个月里，你是否忘记一些重要的约会？10.你时常把工作拖到最后一分钟，然后很努力地去做完它们？11.你觉得找借口推延你不喜欢做的事容易吗？12.你总是感到需要做一些事情而保持繁忙吗？13.当你长休了一段时间，你是否有负罪感？14.你常无暇阅读与工作有关的书籍？15.你是否太忙于解决一些琐碎的事而没有去做与公司目标一致的大事？16.你是否有沉醉于过去的成功或失败之中而没有着眼于未来？,测 试 一,结 论：,这个课程带给大家最重要的讯息是,不是教给你把事情做得快的技巧,也不是教你怎样可以不眠不休,更不是让你拒绝工作,明白自己问题所在,你们需要作出怎样的决定,及你可以做些什么和要做些什么,提纲,1、认识时间管理2、时间管理的本质时间管理是事件管理时间管理是自我管理时间管理是习惯管理3、时间管理的2个重要原则4、时间管理的技巧,课程大纲,第一部分：认识时间管理第二部分：时间管理的本质第三部分：时间管理的2个重要原则第四部分：时间管理的技巧,第一部分 认识时间管理,如何理解时间和时间管理,时间是什么？,在你的生命中，你如何诠释时间？,时间是什么？,时间对盼望的人来说“实在太短”；时间对恐惧的人来说“实在太长”；时间对痛苦的人来说“实在太慢”；时间对快乐的人来说“实在太快”；时间对有爱心的人来说是永恒。,人生的每一刹那都是唯一的,其实并没有所谓时间“太多”或时间“不够”的情况存在,每个人一天就是24小时，不多也不少，不管你是谁，都是一样的“穷人”和“富人”，“成功的人”和“失败的人”，唯一公平的就是拥有相同的每天24小时,时间与金钱的对比,一寸光阴一寸金平均80岁寿命，1-20、60-80忽略不计，余40年,7.6,一寸光阴一寸金平均80岁寿命，1-20、60-80忽略不计，余40年,3.3,时间管理的结论1/2,不能管理时间，便什么都不能管理（美）杜拉克时间并不允许任何人去做每一件他的良知或者幻觉告诉他们值得去做的事情,时间管理的结论2/2,时间管理的能力决定了你的竞争力和生活品质一个时间管理优秀的人比一个时间管理糟糕的人工作效率高10倍以上同一个人，时间管理优秀时比时间管理糟糕时工作效率高10倍以上一个时间管理理念优秀的团队比时间管理理念糟糕的团队工作效率高10倍以上所谓时间管理，就是只用最短的时间或在预定的时间里，把正确的事情做好,第二部分 时间管理的本质,时间管理=管理时间？时间本身是管不住的无论你高兴与否，手表都在走动,时间管理是事件管理,时间是串起过去、现在及未来无数事件的连续线,时间管理的基本单位是事件,时间管理的关键在掌握事件,事件经由选择,事件选择以价值为基础,高效的时间管理本质是以“事件”的管理为中心，而不是以“时间”的管理为中心！,时间管理是自我管理,要懂得自我管理首先要认识自己,要管理好自己吗?,抛弃恶习,引进新的工作方式和生活习惯 订立目标 妥善计划 分配时间 权衡轻重 学会配合 自我约束 持之以恒,订立计划以掌握时间,运用企划的概念-拟定计划订好长期目标,以及短期目标根据目标的轻重,安排优先次序,目标是行动的导航灯!,为什么需要目标？,成功就等于目标，其他的一切都是这句话的注解。美国潜能大师伯恩崔西语,为什么需要目标？,哈佛大学有一个非常著名的25年跟踪调查：对象是一群智力、学历、环境都差不多的年轻人，调查发现：27%的人没有目标60目标模糊10有清晰但较短期的目标3有清晰且长期的目标,为什么需要目标？,25年后调查发现：27%的人没有目标 60目标模糊10有清晰但较短期的目标3有清晰且长期的目标,为什么需要目标？,社会的最底层，抱怨整个世界社社会的中下层面安稳地生活与工作成为各行业的专业人士成为社会各界的顶尖人士,长期目标:,个人目标事业目标,长期的目标应该是可以鼓励自己和推动自己!,短期目标,项目计划日常运作计划 每周的行事安排（行事历的编写是最为有效地节省时间的方式）每日的需要完成的工作短期的目标应该是现实的!,多个时间段完成一个目标分成可衡量的阶段目标没有标准就没有可衡量,分 解 目 标,Specific-明确的Measurable-可以衡量的Achievable-可以达成的Realistic-实际可行的Time Bound-有时间性的,计划目标,要把时间管理好，最重要的就是做好以结果为导向的目标管理。,自我管理称为目标管理短期来讲，也可以称为标准管理,被忽视的自我管理,除非你能管理“自我”，否则你不能管理任何人或任何东西帕瑞克我是谁？我是我的身体、思想、感情的拥有者、体验者和观察者自我管理必须具有一种心态，就是克制自己管理应该不是管理你的外在，应该真正把你的心管好能够完全占有自己的心，也就获得了世界上最可贵的珍宝,“他律”与“自律”,只有自律才能有真正的自由。不自律的人会沦为情绪、口味和热情的奴隶。高效能人士的第八个习惯作者：史蒂芬柯维（美），著有高效能人士的七个习惯随心所欲不逾矩 孔子,人生的4个判断标准,在上司的眼里，你是一个严格要求自己的优秀下属，是一个可以放心和值得托付的人，你与上级和同事将建立起互利互赢的关系你值得放心吗？你的同事喜欢与你共同工作，会主动与你交往，并给你真诚的理解与帮助，当公司准备提拔晋升你并进行360度测评的时候，他们会抛开嫉妒为你投上真诚的一票你值得推荐码？,你的同事会佩服你的专业能力，并为你的职业魅力所倾倒，自动自发的工作，从而为你和你的集体赢得出色的业绩你值得佩服吗？你的家庭为你骄傲，会全力以赴的支持你的事业发展，你也会在健康和谐的家庭中享受到人生的甘甜与快乐你值得骄傲吗？,人生的4个判断标准,时间管理是习惯管理,做到好的时间管理必须修正自己的习惯,有良好时间管理能力的人，都是拥有很好习惯的人。管理时间是习惯，而非兴趣是长时间的，而非短时间的,长时间的自我约束，久而久之就会成为习惯时间管理不是一时的，而是长久的，未来一定会成为你的优势,第三部分时间管理的2个重要原则,I+重要性,MI,MII,MIII,MIV,U+紧迫性,I+U+,I+U,I U+,I U,原则1：确定事件的优先顺序区分事件的重要性和紧迫性,重要的事：对个人工作生活会产生重大影响的事情。紧迫的事：此刻不做就会给我们带麻烦的事情。紧迫的事情不一定是重要的事情,事件的分类,紧急,重要,不重要,不紧急,危机急迫的问题有期限压力的计划,不速之客某些电话某些信件与报告某些会议必要而不重要的事受欢迎的活动,防患未然改进产能建立人际关系发掘新机会规划、休闲,繁琐的工作某些信件某些电话浪费时间之事有趣的活动,偏重的结果,紧急,重要,不重要,不紧急,偏重此类事务，结果压力巨大精疲力竭陷于危机处理忙于收拾残局,偏重此类事务，结果短视近利忙于危机处理轻视目标与计划缺乏自制力，怪罪他人人际关系浮泛，甚至破裂,偏重第四类事务，结果全无责任感工作不保依赖他人或社会机构维生,偏重此类事务，结果有远见，有理想平衡纪律自制少有危机,时间分类,给它许多时间，立即就做！,现在就做，给少量的时间,紧急不重要：不速之客某些电话某些信件与报告某些会议必要而不重要的事受欢迎的活动,紧急重要：危机急迫的问题有期限压力的计划,时间分类,给它很多时间，计划好你将何时做,控制花在这些任务上的时间，当所有重要且紧急的事做完后再做,不紧急不重要：繁琐的工作某些信件某些电话浪费时间之事有趣的活动,不紧急重要：防患未然改进产能建立人际关系发掘新机会规划、休闲,Diarize（定出做的时间）变为Do it latter（呆会做）,Do it now！（马上就做）,Dont do it。（别去做了）,重 要,紧 迫,Delegate授权别人去做,正确的做法4D原则,重要事件选择的价值取向,对时间最好的运用是以自己的价值观与原则为中心，做自己认为最重要的事情孔子说过：无友不如己者。这恐怕也是一种时间管理的方式一种基于价值观的时间管理唯有基于价值观的时间管理才能使你的时间有效地投资在你所认为地最重要的事情上,原则2：避免分散注意力专注于与达成目标相关的事件,你所花费的努力中，通常有百分之二十已决定了最后的结果专注在少数能影响结果的事务上，将有助于在短时间内达到要的成果,注意研究你精力最充沛、脑子最清楚的时段，在此时段做最有价值的事；注意研究你注意力集中的时间有多长，在此时间内解决问题；该休息的时候一定要休息，在你感到疲倦之前就休息，你每天清醒的时间，就多增加了1小时。,如何利用生物钟进行有效的时间管理,如 何 处 理 高 价 值 活 动,让高价值活动充实每一天，剩余的时间再用于做琐碎的小事。坚持重点，排除外界干扰，头脑中始终有最终结果设定最后期限，合理安排事情的进展。将大项目分解，逐步完成运用自己的黄金时段奖励自己，始终保持积极进取的态度。,授权或分派出这些活动，节约自己的时间。降低自己的标准，不要追求完美。学会放弃既没有价值，又浪费时间的事。将它们汇总集中时间处理。,如 何 处 理 低 价 值 的 活 动,第四部分 时间管理的技巧,墨非定律：(1)凡是可能出错的都会出错；(2)每次出错的时候，总是在最不可能出错的地方；(3)不论您估算多少时间，计划的完成都会超出期限；(4)不论您估算多少的开销，计划的花费都会超出预算；(5)您做任何事情之前，都必须先做一些准备的工作。,投资时间才能节省时间,年轻的伐木工人第1天砍了10棵树，他的斧头锐利，而且身强力壮、精神奕奕。第2天，他一样地努力工作，事实上，他觉得他比第1天工作更努力，但是只砍了8棵树。明天，他要早一点开始，所以他提早上床睡觉，到了第3天，他尽全力地工作，但是只砍了7棵树；又过了1天，数目减少为5棵树。到了第5天，他只能砍倒3棵树，而且在黄昏之前就觉得精疲力尽。隔天早上，他正在费力砍树的时候，一个老人经过，问他：“你为什么不停下来磨一磨斧头呢？”他回答：“没时间，我正忙着砍树。”,过于沉溺于一个活动之中，而忘了应该采取必要的步骤使工作更简单、快速。比如学习，比如思考，比如总结,投资时间而不是浪费时间,回想一下我们的人生，我们有多少时间是用在了为了取悦他人身上的？为了情面难却而去的应酬，为了繁琐的人际关系而苦心经营的虚情假意但是这些应酬和虚情假意是真正的人际关系吗？唯有站的高，才能看的远，也惟有确立自己远大的人生目标，才能有效的摆脱烦琐的俗臼。如果明白了这些，你们就应该知道，职业生涯中的抱负才是你们的原则。如果未来是要获得晋升，那么，发展自己的管理与领导才能才是自己最重要的事情。如果你的抱负是创业，那么，在和你的客户应酬的同时，也许聆听和学习这些老板的创业史和经验对你才是最重要的事情。,投资时间而不是浪费时间,关系不会在吃吃喝喝中成长，感慨“人走茶凉”的人往往就是当初和客户喝了太多酒的人，而拥有相互认可的价值观念才会惺惺相惜，才会交到真正的朋友公司内的人际关系也是如此，虚情假意那只是门面的勾当，只有诚实与守信才能让你树立真正的个人品牌，而这些，才是真正用投资的观念去运用时间人与人的不同，说到底就是单位时间价值高低的不同。认清自己的价值观，从而把时间运用在最值得投资的重要事情上，种下善因，才会结出善果。事业如是，人生亦如此,几个极有价值的时间管理理念,善于利用时间的人，不会把时间花在需要的事情上，而是花在值得的事情上时间管理中最有用的词是“不”做一件事情实际花费的时间往往会比预期的时间多1倍用正确的方法把正确的事情做好,最实用的时间管理方法订定每日工作计划,每日工作计划确保每日工作以“事件”为中心每日工作计划确保体现每日事件的优先顺序每日工作计划确保自己专注于达成目标的相关事件每日工作计划让自己分清应对哪些事件说“不”,十个赢得时间的锦囊妙计,一、为重要任务或同类工作建立工作时段,六个间断的十分钟是比不上一个60分钟给重要的工作留大块儿的时间直截了当处理紧急事务控制花在不重要事务上的时间，即使它们很紧急,二、有针对性地回避设立安静时间、随后进行回话,电话是不速之客,三、在会议和个人约会中设立时间限制,一小时会议、或约会说明开会的目的鼓励发言和要求言之有物,要避免发言同事偏离主题 最好设定一个时限,以方便各人安排工作,四、把优先权作为所有工作的基本原则,重要和紧急学会放弃，学会拒绝，你就会有更多的时间做正确的事比把事做正确更重要,五、尽可能只做那些确实关健的工作,20%完成80%的工作定律80%的结果来自投入的20%的时间80%的价值集中在20%的工作上80%的销售额是源自20%的顾客80%的工作失误来自20%的管理不当80%的看报时间都花在20%的版面80%的病假来自20%的员工如何用好20/80定律将一天的工作全部列出对工作价值进行分类时间和精力分配,六、充分运用代理完成服务性的工作,省时省力的最佳方式,七、将较大的任务拆分为小部分进行,蚕食政策,八、与自己商定完成A级任务的期限（数目、日期、事件）,一定要在自己的日历上封闭（和自己约定的时间）,九、尽可能先完成重点任务（成就感）,早起的鸟儿有食吃,十、按效率高低波动，有针对性地规则,先择自己的最佳时间做最重要的事避免出现：从做最难的或者你最不喜欢的事情开始有多少时间做多少事考虑拖延的后果,关于时间的十“点”建议时间会带给我们压力？,压力管理,压力管理的诀窍？体会？压力不可怕，怕的是产生负面影响。,诀窍1：明白点,首先认识到压力完全是您自己对外界环境的一种感受。您对外界环境的感受可以有多种反应。,诀窍2：负责点,没有人可以强迫您对压力产生不利于健康的反应。您是要对自己的反应的后果负责任的。,诀窍3：悠着点,不要人为造成工作压力。如果一项工作需要一个星期的时间才能完成，决不承诺在二天内完成。如果作了承诺，除非您是一个不守信用的人，您必须加班加点。加班加点就冲掉了您的正常生活安排，造成与家人友人的矛盾，破坏了自己内心的平静。这个压力完全是由于您自己过度承诺造成的。,诀窍4：聪明点,您要知道，每个人的能力都是有限的。您一个人不可能包办一切。如果需要帮忙，就要坦然地去找别人帮忙。这些道理看起来简单，做起来不一定容易。如果做了，肯定会减少许多工作上的压力。,诀窍5：清楚点,对自己的情绪心中有数可以帮助预防不必要的负面情绪反应。比如说，将每次负面情绪反应的时间、地点、原因记录下来，分析一下，然后学习一些修身养性的方法，经常有意识地考虑如何临危不惊，遇事不烦。您对自己了解的越多，就越容易识别和处理自己对压力的负面反应如发火等。,诀窍6：冷静点,注意了解自己产生负面反应如愤怒暴发的前兆信号也有助于预防愤怒情绪的发生。有的人在发怒之前会突然头痛，有的人在发怒之前心中很烦，有的人发怒之前紧握拳头。对这些信号发现得越早，及时采取措施，预防的效果就越好。应该明白，在受到挫折不顺心时，与其怨天忧人，积累愤怒，不如冷静下来，考虑对策为妙。,诀窍7：阿Q点,对不顺心的事，常常是越想越气。因此，有意地不去想引起愤怒的理由，可以帮助防止愤怒暴发。有些鸡毛蒜皮的事，过去了就算了。即使吃了小亏，谁能知道不会因此而占大便宜呢?中国有句古话，塞翁失马，安知非福?,诀窍8：理智点,在要发怒时试图用语言将您的愤怒情绪说出来。当您能够具体地描述您的情绪时，您就会比较理智地看待事情。这本身就打断了愤怒时的不理智“越想越气”的过程。当然，理智地认清了自己的情绪反应，就会更容易知道下一步该做什么。,诀窍9：躲开点,如果发现自己有可能与人争吵，马上退出现场，争吵自然不会发生了。当然，离开现场后也不能光是想这件事，试图做点其他事把争吵这件事暂时忘掉。冷静下来之后，也许问题会看得更清，也许已经不值得争论了。想办法让自己不要去想感到压力的事，特别是您无奈的事。,诀窍10：健康点,照顾好自己很重要。保证足够的营养和睡眠，不要喝太多的咖啡和茶，不要借喝酒和吸烟来对付精神.心理压力。,时间管理是一种能力不同人的时间管理，带来不同的效果,人与人之间的差别在于：管理时间的能力就是管理事件的能力、自我约束的能力,光忙是不够的，关键是你在忙着干什么？,