公文概述含电邮.ppt

行政公文,第一节 公文概述第二节 通知、通报的写作第三节 报告、请示的写作第四节 批复、函的写作第五节 会议纪要的写作第六节 决定、意见的写作,党政机关公文处理工作条例,1、党政机关公文处理工作条例是全新的首次统一党政机关公文处理工作的一种规范标准。2、在“文种”方面，在国家行政机关公文处理办法的13个文种基础上，增加了党委的“决议”和“公报”两个文种，共15个文种。3、在“格式”方面，取消了主题词。4、在公文拟制方面，要求“重要公文”由主要负责人签发。5、在行文规则方面，增加“不得以本机关负责人名义向上级机关报送公文”。6、在公文管理方面，增加发文立户的规定。,党政机关公文处理工作条例,1、党政机关公文处理工作条例是全新的首次统一党政机关公文处理规范标准。2、在“文种”方面，在国家行政机关公文处理办法的13个文种基础上，增加了党委的“决议”和“公报”两个文种，共15个文种。3、在“格式”方面，取消了主题词。4、在公文拟制方面，要求“重要公文”由主要负责人签发。5、在行文规则方面，增加“不得以本机关负责人名义向上级机关报送公文”。6、在公文管理方面，增加发文立户的规定。,公文概述,一、行政公文的概念:行政机关的公文（包括电报），是行政机关在行政管理的过程中形成的具有法定效力和规范体式的公务文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具。二、党的机关公文的概念：是党的机关实施领导、处理公务的具有特定效力和规范格式的文书，是传达贯彻党的路线、方针、政策，指导、布置和商洽工作，请示和答复问题，报告与交流情况的工具。,公文的程式,根据国务院2000年8月24日发布的国家行政机关公文处理办法的规定：1、行政公文（13种）：（1）命令（令）；（2）决定；（3）公告；（4）通告；（5）通知；（6）通报；（7）议案；（8）报告；（9）请示；（10）批复；（11）意见；（12）函；（13）会议纪要,公文的种类,根据1996年5月3日中办印发的中国共产党机关公文处理条例的规定：2、党的机关公文（14种）：（1）决议；（2）决定；（3）指示；（4）意见；（5）通知；（6）通报；（7）公报；（8）报告；（9）请示；（10）批复（11）条例（12）规定；（13）函（14）会议纪要,公文的种类,两种公文中，有共用的，也有不同的：1、党政机关共用的有9种：决定、通知、意见、通报、报告、请示、批复、函、会议纪要。2、行政机关使用，党的机关一般不使用的4种：命令（令）、议案、公告、通告。3、党的机关使用，行政机关一般不使用的有5种：指示、决议、公报、条例、规定。,公文的种类,公文种类的划分：（1）按使用范围：通用法定公文与专用法定公文。（2）按写作主体系统：党的机关公文与行政机关公文。（3）按行文关系：上行文、下行文、平行文。（4）按保密要求：普通件、秘密件、机密件、绝密件。按阅读范围：公开级、国内级、内部级。（5）按办理时限：平件、急件、特急件。,公文程式,三、公文的程式：眉首（文头）、主体（正文）、版记（文尾）三大部分。四、公文的制办程序：1、制发程序：一般包括拟稿、审核、签发、缮印、校对、用印、登记、分发、立卷、归档、销毁等。2、收办程序：一般包括签收、登记、拟办、批办、承办、催办、查办、立卷、归档、销毁等。,公文程式,一、眉首（文头）部分：1、份数序号：是将同一文稿印制若干份时每份公文的顺序编号，用阿拉伯数码顶格标识在版心左上角第一行。党的公文将份数序号列入法定格式，但行政公文没有明确份数序号是格式要素。但办法明确规定：“绝密、机密级公文应当标注份数序号。,公文程式,一、眉首（文头）部分：2、秘密等级和保密期限：公文的密级，分为绝密、机密、秘密三级。凡有密级的公文应当标明具体的秘密等级。保密期限是对公文密级的时效加以规定的一种说明。秘密等级和保密期限用3号黑体字标识于版心的右上角，中间用“”隔开，如“机密五年”。,公文的程式,一、眉首（文头）部分：3、紧急程度。紧急程度是公文传送和办理速度的要求，标明紧急程度可以确保有关公文在规定的时间内迅速办理，常见的有“特急”、“急件”两种。用3号黑体标注在版心右上角，两字之间空1字。4、发文机关标识:由发文机关全称或规范化的简称之后加“文件”（行政公文可不加“文件”）两字组成。联合行文，主办单位在前，其余依次排列。5、发文字号：三要素：机关代字、发文年度号、顺序号。如“国办发200216号”。联合行文，只标注主办单位发文字号。,公文的程式,6、签发人：签发人标识仅在上报的公文中出现。办法规定：“上行文应当注明签发人、会签人姓名。”签发人姓名平行排列于发文字号的右侧。,公文的程式,二、公文的主体部分：1、标题：一般强调三要素原则；标题现旨原则。批转、转发、印发性文件的标题应作特殊处理。如：国务院批转财政部等部门关于交通和车辆税费改革实施方案的通知。2、主送机关：普发性下行公文、特指性上行公文等，根据行文关系、公文内容、实际需要等确定。3、正文。用3号仿宋体，每页22行，每行28字。4、附件说明：两类主要附件。,公文的程式,5、成文日期：一般以单位负责人的签发日期为准；会议讨论通过的事项，以通过的日期为成文日期；联合行文，以最后一个发文单位领导的签发日期为准；规范性公文以批准日期为准。成文日期应以汉字规范书写。6、印章：印章是公文生效与取信的凭证。联合上报的公文，由主办单位盖章；联合下发的公文，各发文机关均需盖章。有些公文，如命令（令），一般用领导人亲笔签字或亲笔签名章。7、附注：对公文所涉及的名词术语、传达范围、使用方法等的说明。如“此件发至县团级”、“此件可自行翻印”等。办法规定：“请示应当在附注处注明联系人姓名与电话。”,常见公文的适用范围,一、规范性公文：1、条例；2、规定；3、办法；4、决定。二、领导指导性公文：1、命令（令）；2、指示；3、批复；4、通知；5、通报。三、公布性公文：1、公告；2、通告。四、陈述呈请性公文：1、议案；2、请示；3、报告；4、调查报告；5、商洽性公文（函）；6、会议公文（会议纪要）。,公文文种的选用,一、总体原则：1、根据发文机关与主要受文者之间的关系选择文种：当双方存在着领导与被领导、指导与被指导关系时，可分别选用下行或上行文种；当双方存在的只是平行关系或不相隶属关系时，选用平行文种。如“函”。2、根据作者的权限选择文种。明确作者的职责、权力范围，选择与之相符合的文种。3、根据行文目的、要求和表现主题的需要选择文种。即在相同性质的文种中，选取有助于实现发文目的和要求，有助于使主题得到正确、鲜明表现的具体文种。,公文文种的选用,二、具体原则1、根据写作目的及行政效率确定文种。例如：同是用于人事任免的行政公文，有命令、决定、通知、批复。“命令”往往以个人名义发布，用于行政机关根据法律法规作出的任免事项；“决定”一般用于有特殊事由作出的任免；“通知”多用于常规任免事项；批复则是针对下级机关提请任免事项的请示而所作的行文。,公文文种的选用,再如：“决定”与“通报”文种，均有表彰先进或批评错误的职能。1、如果行文目的是对有关人员的奖惩事项告知有关单位，一般用“决定”；2、但如果行文目的是需要表彰的具体先进事迹或需要批评的具体错误而行文，以及由此总结出经验或应该吸取的教训告知有关单位，则可选择“通报”文种。,公文文种的选用,2、根据行文方向选择文种。如某县教育局因建校舍问题需向县人民政府、财政局、国土局分别行文，根据行文关系所确定的方向，给县政府的行文应为“请示”，而给财政局、国土局的行文应是“函”。与此同理，县政府答复应用“批复”，而财政局、国土局的答复只能用“复函”。3、根据职权范围和隶属关系选择文种。,公文文种的选用,如省教育厅就举办应届毕业生就业招聘活动事项发文给各省属高等院校，因教育厅与各高等院校之间存在着业务上的领导与被领导的关系，所以该文可选用“通知”。但如果由省人力资源与社会保障厅来行文，则以“通告”为妥。如果该活动需地方劳动人事部门协助办理，则由教育厅与人力资源保障厅联合行文（通知）为妥。,公文行文规则,一、下行文的行文规则（1）要根据行文关系、发文目的选准文种。（2）行文一般只发直属下级，有时也可以事项性质与实际需要扩大到所属各级。（3）向下级机关的重要行文，应抄送发文机关的直属上级机关。（4）上级机关不可与下级机关联合向下级行文。,公文行文规则,（5）单位部门之间对有关问题未经协商一致，一律不得各自向下级行文。（6）部门内设机构除办公室（厅）外不得对外正式发文。二、上行文的行文规则（1）机关单位之间一般不能越级行文。（2）党政机关不能交叉上行请示、报告。,公文的行文规则,（3）一头请示原则。（4）一文一事原则。（5）除领导直接交办的事项外，一般不送个人。也不得同时抄送下级机关。（6）受双重领导的机关单位向上行文，应写明主送和抄送。,公文的行文规则,（7）一般不以个人名义上报。（8）凡属本机关职权范围内可以解决或与其他部门协商可以解决的问题，不要请示上级机关。三、平行文的行文规则（1）同级政府、同级政府各部门、上级政府部门与下一级政府可以联合行文；政府与同级党委、军队机关可以联合行文；政府部门与同级的人民团体和具有行政职能事业单位可以联合行文。（2）不相隶属机关之间一般用“函”行文。（3）平行文在写法上要态度谦和，多用商量的口气，不能强加于人，也不能用指示性口吻。,公文处理,公文处理的基本任务：（1）发文办理：包括拟稿、审核、签发、复核、缮印、用印、登记、分发等程序。（2）传递公文：包括电信传递、邮政传递、机要通信传递、普通直接投递、机要交通传递、文件交换站投递。（3）收文办理：包括签收、登记、审核、拟办、批办、承办、催办等程序。（4）处置办毕公文：包括立卷归档、清退、销毁或暂存。（5）管理公文：包括收发、审核、清退、保管、立卷、归档等。,发文办理,发文办理的工作环节主要包括：拟稿、会商、审核、签发、编号、注发、复核、缮印或签署、登记、分装、发出。可分为三个阶段：（1）制文阶段：拟稿、会商、审核、签发。（2）编发阶段：编号、注发、复核、缮印、校对、用印或签署、登记、分装、发出。（3）办毕公文的处理：包括立卷归档、暂存或销毁。,收文办理,1、拟办拟办是一项辅助决策活动。一般由办公室负责人或较高水平的秘书人员对文件进行阅读分析，提出处理意见或建议，提供相关选择方案，供领导决策时参考。做好拟办工作应注意：(1）弄清文件的意图、问题的性质与实际情况；(2）意见要简明、具体、得体；(3）在“公文处理单”中工整、清晰地填写好意见，签注姓名、日期；,收文办理,2、请办：需请办的文件可以分为三种类型：注批件、注办件、函办件。（一）注批件：一般直接注“请某某同志批示”的文件。办理注批件要把握以下几点：（1）对于请示的问题比较重大，不需要办文部门协调、补充说明的，要注请领导同志批示。（2）对于注请领导批示的请办件，应同时分送有关领导和主管部门阅看，以便相互通气，加快办理速度。,收文办理,（3）对于一些特殊件，如确需直接注请领导批示，可先与领导的秘书联系协调，然后再注请办理，而不能随便直接注请领导人批示。特别是有些请示，有关部门意见不一致，不便领导表态的，更不能直接请领导人批示。（二）注办件：就是注“请某某部门研办”的文件。注办方式包括：“请某某部门研办，请某某部门商某某部门研办，请某某部门研处，请某某部门研究提出意见，请某某部门商某某部门研究提出意见等。”,收文办理,办理注办件要注意把握以下三点：一是注意“研办”与“研究提出意见”的区别。对“研办”件，承办部门可以自行批复请示单位。注明“研究提出意见”，是表示征求意见，要求有关部门提出办理意见供上级领导机关办文参考，主办者实际上是请示件的主送机关。例如：关于重大革命历史纪念设施的问题，地、市委请示省委，省委办公厅的办文部门可请省委宣传部研究提出意见，省委宣传部的意见反馈给省委办公厅后，由省委办公厅报省委同意，而后再以省委名义上报中央审批。,收文办理,二是“请某某部门商某某部门研办”的文件，两个承办部门，以前者为主，由前者牵头承办。牵头单位应当充分征求商办单位意见。如果两个单位意见不一致时，应将两种意见同时报上级机关酌定。三是注办件的分送范围要得当。一般请部门研办、研究提出意见的文件都应当分送有关领导，使领导了解某个文件已由某个部门承办。如果主管领导对请示有批示，可由办文人员直接告知承办单位。,收文办理,（三）函办件：即以函的形式通知有关部门研究提出办理意见的文件。办理函办件要注意三点：一是请示件中的内容涉及几个部门，需要各方面征求意见，又不便于请某一个部门承办的，办公厅（室）可分别发函。函中可写明：“现将某某请示转去，请就某某方面的问题研究提出意见。”二是办公厅（室）领导有批示的文件，而该批示不便于和承办部门见面，就以发函的形式，并可以把“此件是领导同志交办的”这样的信息向承办部门传递过去。三是一些特急件，需要限定承办部门在一定期限内办完，用函的形式说清楚。,收文办理,3批办批办是指有关负责人认真阅读分析文件后，提出相关处理意见。正职领导一般批办全局性、政策性的公文；副职领导一般批办一般性例行事务的公文。批办是一项由法定责任者履行法定的事务处置权的决策活动，规定了对具体文件的处理方法、程序、具体承办责任、承办原则与要求等，对公文效用的实现具有决定性影响。,收文办理,批办公文时应注意：(l）严格控制批办范围，不越权批办；(2）不能只阅不批，或只批“拟同意”、“阅”之类模棱两可的文字，甚至只画一个圈；(3）批办意见明确、具体、切实可行，并力求迅速及时批办；(4）如待办问题自己无权处置，可将批办改为拟办，并如实提出自己的意见，供上级决策参考；(5）将批办意见填入“公文处理单”或“文件传阅单”，并注明批办人姓名和日期。,收文办理,4承办承办是指具体承接处置文件内容所针对的事务与问题的活动，是公文处理的中心环节。承办是各级机关的重要职责，其依据是有关法规、指令、决定等，更具体的是上级领导依照法规、决议等作出的批示、口头指令或以其它形式传授的意图。承办的方式：主要有传达承办、专案承办、答复承办三种。,收文办理,承办公文应注意：(l）吃透有关法规、方针政策加强调查研究；(2）努力协调好各方面的关系；(3）有效运用各种承办方式；(4）各级领导也应积极参与承办工作；(5）对承办结果注意检查和监督。,公文审核,审核是对文稿的全面检查与修改，是关系文件质量的关键性环节。审核的重点：是否确需行文；行文方式是否妥当；是否符合行文规则和拟制公文的要求；公文格式是否符合相关办法的规定。简言之，一是审核内容；二是审核形式。,公文签发,签发标志着文稿的被认定。根据签发人身份、地位及工作程序的不同，签发被分为正签、代签、核签、会签等数种：（1）正签：指签发人在自身法定职权范围内签发公文，如机关负责人签发以机关名义对外发出的公文。（2）代签：指根据授权代他人签发公文。（3）核签（又称加签:指上级领导人签发下级机关或部门的重要公文。（4）会签则指两个或两个以上机关联合行文时，由各机关的领导人共同签发公文。,公文签发,做好签发工作必须注意以下几点：(1）必须“先核后签”。在签发之前必须再一次对文稿作全面审核，及时纠正文稿中的错误或疏漏，待确认无误后才能签发。(2）不得越权签发公文。各级领导者只能对自己职权范围内的公文负责，只能签发自身权限所及的公文。根据国家行政机关公文处理办法的有关规定：“以机关名义制发的上行文，由主要负责人或者主持工作的负责人签发；以机关名义制发的下行文或平行文，由主要负责人或者由主要负责人授权的其他人签发。”中国共产党机关公文处理条例中也有类似规定。,公文签发,(3）联合发文时，必须做好会签工作，使各机关或部门领导人均履行签发手续。(4）必须在“发文稿纸”相应栏目内批注定稿及发出意见（如“发”、“急发”等）并签注完整的姓名与日期，不要只签姓或只签名，不要只签姓名不批注意见。如为代签应标注“代”、“代签”等字样。,电子邮件规则及礼仪,一、关于主题：主题是接收者了解邮件的第一信息，因此要提纲挈领，使用有意义的主题，可以使收件人迅速了解邮件内容并判断其重要性。1.一定不要空白标题，这是一种失礼行为。2.标题要简短，不宜冗长。3.标题真实反映文章的内容和重要性，切忌使用含义不清的标题。,电子邮件,5.可适当使用大写字母或特殊字符（如“！”等）来突出标题，以引起收件人注意。但应适度，特别是不要随便就用“紧急”之类的字眼。6.回复对方邮件时，可以根据回复内容需要更改标题，不要“RERE”一大串。,电子邮件礼仪,二、关于称呼与问候：1.恰当地称呼收件者，把准尺度。邮件的开头要称呼收件人，这既显得礼貌，也明确提醒某收件人，此邮件是发送给他的，要求其给出必要的回应；收件人称呼的具体处理：如果对方有职务，应按职务尊称对方，如“x经理”；如果不清楚职务，则应按通常的“x先生”、“x小姐”称呼，但要把性别先弄清楚。不熟悉的人不宜直接称呼英文名，对级别高于自己的人也不宜称呼英文名。称呼全名也是不礼貌的，也不要逮谁都用“Dear xxx”，显得很熟络。,电子邮件礼仪,2.Email开头、结尾要有问候语。最简单的开头写一个“HI”，中文的写“您好”；结尾常见的有Best Regards（此致敬意），中文一般用“祝您顺利”之类。“礼多人不怪”，礼貌一些，总是好事。即便邮件中有些地方不妥，对方或许也能平静的看待或宽容。,电子邮件礼仪,三、关于正文1.Email正文要简明扼要，行文通顺。Email正文应简明扼要的说清相关事项；如果具体内容确实很多，正文应只作摘要介绍，然后单独拟一个文件作为附件进行详细描述。正文行文应力求通顺达意，多用简单词汇和短句，力求准确清晰表达，不要出现让人晦涩难懂的语句。最好不要让人家拉滚动条才能看完你的邮件，尤其千万不要学唐僧般絮絮叨叨念经。,电子邮件礼仪,2.注意Email的行文语气根据收件人与自己的熟悉（亲密）程度、等级关系确定相关行文语气。根据邮件对内、对外性质的不同，选择恰当的语气进行论述，以免引起对方不适；尊重对方，“请”、“谢谢”之类的语句要经常出现。另外，电子邮件可轻易地转给他人，因此对别人意见的评论必须谨慎而客观。,电子邮件礼仪,3、Email正文多用1、2、3、4分条列项之类的列表，以清晰明确。如果事情复杂，最好用1、2、3、4列几个段落进行清晰明确的说明，并保持每个段落简短不冗长，因为很少有人有时间与耐心仔细看你没有分段的长篇大论。4.一次邮件交待完整信息。最好在一次邮件中把相关信息全部说清楚，说准确。不要经常过两分钟之后再发一封“补充”或者“更正”之类的邮件，这会让人很反感，觉得你的决定（决策）非常随意而不严谨。,电子邮件礼仪,5.尽可能避免拼写错误和错别字，注意使用拼写检查。这是对别人的尊重，也是自身严谨工作态度的一种体现。如果是英文Email，最好将拼写检查功能打开；如果是中文Email，注意某些输入法的特殊功能可能带来的弱智同音别字或其他错别字。在邮件发送之前，务必自己仔细阅读一遍，检查行文是否通顺，拼写是否有错误或其他瑕疵。,电子邮件礼仪,6.合理提示重要信息合理的提示是必要的，但过多的提示则会让人抓不住重点，影响阅读。不要动辄用大写字母、粗体斜体、颜色字体、加大字号等手段对一些信息进行提示。,电子邮件礼仪,7.合理利用图片，表格等形式来辅助阐述。对于很多带有技术介绍或讨论性质的邮件，如果单纯以文字形式很难描述清楚，那么可以配合图表加以阐述，收件人或许会感觉你对其的体贴。8.不要随意使用“笑脸”等字符，尤其在商务信函里面这样显得不够庄重严肃。所以“笑脸”之类的字符最好慎用。一般只用在某些你确实需要强调出一定的轻松气氛的场合，,电子邮件礼仪,四、关于附件1.如果邮件带有附件，应在正文里面提示收件人查看附件。2.附件文件应按有意义的名字命名，不可用外星人才看懂的文件名。3.正文中应对附件内容做简要说明，特别是带有多个附件时。4.附件数目不宜过多，一般不超过4个，数目较多时应打包压缩成一个文件。,电子邮件礼仪,5.如果附件是特殊格式文件，应在正文中说明打开方式，以免影响使用。6.如果附件过大（不宜超过2MB），应分割成几个小文件分别发送。,电子邮件礼仪,五、关于语言的选择和汉字编码：1.只在必要的时候才使用英文邮件。英文邮件只是交流工具，而不是用来炫耀或锻炼英文水平的。如收件人中有外籍人士，应使用英文邮件交流；如果收件人是其他国家和地区的华人，一般也应采用英文交流。应该注意的是：由于存在中文编码的问题，中文邮件在其他国家、地区可能显示成乱码天书。,电子邮件礼仪,2.尊重对方的习惯，不主动发英文邮件。如果对方与你的邮件往来采用中文，不要自以为是的发送英文邮件；如果对方发英文邮件给你，也不要老土的用中文回复。3.对于一些信息量丰富或重要的邮件，建议使用中文。因为有时确实很难保证英文邮件的表达水平或收件人中某人的英文理解水平，如果其中一方存在问题，必然影响邮件所涉及问题的解决。,电子邮件礼仪,4.选择便于阅度的字号和字体。中文一般用宋体或新宋体，英文用Verdana或Arial字型，字号用五号或10号字即可。这是经有关部门研究证明比较适合在线阅度的字号和字体。不要用稀奇古怪的字体或斜体，一般也不宜采用背景信纸，特别是公务邮件。,电子邮件礼仪,六、结尾签名：每封邮件在结尾都应签名，对方可以据此清楚的知道发件人信息。尽管你的朋友可能从发件人中认出你，但不要为你的朋友布置这样的额外工作。,电子邮件礼仪,1.签名信息不宜过多。电子邮件消息末尾加上签名档是必要的。签名档包括姓名、职务、公司、电话、传真、地址等信息，但信息不宜行数过多，一般不超过4行。一般只需反映一些必要信息。对方如果需要更详细的信息，自然会与你联系。引用一个短语作为你的签名的一部分是可行的，比如你的座右铭，或公司的宣传口号。但是要分清收件人对象与场合，切记一定要得体。,电子邮件礼仪,2.不要只用一个签名档。对内、对私、对熟悉的客户等群体的邮件往来，签名档应该进行简化。过于正式的签名档会让与对方显得疏远。你可以在Outlook中设置多个签名档，灵活调用。3.签名档文字应选择与正文文字匹配，简体、繁体或英文，以免出现乱码。字号一般应选择比正文字体小一些。,电子邮件礼仪,七、回复电邮的技巧1.及时回复Email，收到他人的重要电子邮件后，即刻回复对方，体现了对他人的尊重。理想的回复时间是2小时内，特别是对一些紧急重要的邮件。对于一些优先级别低的邮件可集中在一特定时间处理，但一般不要超过24小时。如果事情复杂，无法及时确切回复，至少应该及时回复说“收到了，我们正在处理，一旦有结果就会及时回复，云云”。如果你正在出差或休假，应该设定自动回复功能，提示发件人，以免影响工作。,电子邮件礼仪,2.进行有针对性回复。当回件答复问题的时候，最好把相关的问题抄到回件中，然后附上答案。不要图省事用简单的方法，那样会显得太生硬，应该进行必要的阐述，让对方一次性理解，避免再反复交流，浪费资源。3.回复不得一般不得少于10个字。对方给你发来一大段邮件，却只回复“是的”、“对”、“谢谢”、“已知道”等字眼，这显得非常不礼貌，对方很自然的会认为你对其所发的邮件缺乏足够的重视。,电子邮件礼仪,4.一般不要就同一问题多次回复讨论。如果收发双方就同一问题的交流回复超过3次，一般只能说明交流不畅或存在障碍，此时应采用电话沟通等其他方式进行交流后再做判断。电子邮件有时并不是最好的交流方式。对于较为复杂的问题，多个收件人频繁回复，发表看法，把邮件越RE越高，这将导致邮件过于冗长笨拙而不可阅读。此时应及时对之前讨论的结果进行小结，删减瘦身，突出有用信息。,电子邮件礼仪,5.要区分Reply和Reply All（区分单独回复和回复全体）。如果只需要单独一个人知道的事，单独回复一个人就即可。如果你对发件人提出的要求作出结论响应，应该replay all，让大家都知道；如果你对发件人的提出的问题不清楚，或有不同的意见，应该与发件人单独沟通，不要当着所有人的面，不停的RE来RE去，与发件人讨论。不要向上司频繁发送没有确定结果的邮件。点击“回复全部”前，要三思而行！,电子邮件礼仪,6.主动控制邮件的来往。为避免无谓的回复，浪费资源，可在文中指定部分收件人给出回复，或在文末添上以下语句：“全部办妥，无需回复”、“仅供参考，无需回复”。,电子邮件礼仪,三、正确使用发送，抄送，密送。要区分收件人、抄送人、秘送人：收信人地址的填写方式有三种：“收件人”，“抄送”和“密抄”。首先，某些用户完全无视“抄送”的存在。即便邮件只针对某一个人，也把所有地址（指收件人、抄送地和密抄地址）统统塞到“收件人”。如此一来，所有收到信的人都弄不清楚究竟谁应该负责回复。其结果，他们要么都回复，要么都不回复。,电子邮件礼仪,其次，有些用户不管三七二十一，把通讯录的所有联系人都作为每一封邮件的收信人。即便是“渴望他人注意”，也不宜采用如此极端的方式。最后，有些用户从来不关心同一封邮件的其它收信人。例如：X给A，B和C发送了一封邮件。C不先检查A和B是否也收到信，而是立刻转发，还画蛇添足地问道“喂，你收到没？”。,电子邮件礼仪,总的来说，关于如何填写收信人地址，大致应按下列方法操作：1、“收件人”地址应该是直接收信人。2、“抄送”地址应该是间接收件人。他们只是参考一下邮件，或者发信人觉得有必要知会他们。因此，“抄送”给需要的人即可，不必搬上整本通讯录。,电子邮件礼仪,3、“密抄”和“抄送”差不多，唯一的区别就是：在同一封邮件中，“收件人”和“抄送”的收信人看不到“密抄”的邮箱地址，即“密抄”对于“收件人”和“抄送人”是不可见的。因此，使用“密抄”有时显得有点偷偷摸摸，所以并不被广泛提倡。,电子邮件礼仪,4、慎用全部答复“全部答复”只是一个小小的按钮，却功能强大，可以瞬间产生一大堆不必要的邮件。例如，如果给12个人发送了邮件，请问他们是否能在某一时间出席会议。那么，应该收到12封回复，不多也不少。但是，如果每个收信人都按了“全部答复”。那么，不单单我会收到12封，再算上其他人，邮件总数将达到144个！,电子邮件礼仪,（1）收件人是要受理这封邮件所涉及的主要问题的，理应对邮件予以回复响应。（2）抄送人则只是需要知道这回事，一般没有义务对邮件予以响应，当然如果有建议，当然可以回Email。,电子邮件礼仪,（3）各收件人的排列应遵循一定的规则。比如按部门排列；按职位等级从高到低或从低到高都可以。适当的规则有助于提升你的形象！（4）只给需要信息的人发送邮件，不要随意占用他人的资源。,电子邮件礼仪,（6）转发邮件要突出信息。转发信息之前，首先确保所有收件人可能需要此信息。其次，转发敏感或者机密信息要小心谨慎，不要把内部消息转发给外部人员或者未经授权的接收人。如果有需要，还应对转发邮件的内容进行修改和整理，以突出信息。不要将RE了几十层的邮件发给他人，让人摸不着头脑。基本原则：只发有必要的邮件！,会议工作及会议预案,一、构成会议的四个基本条件：（1）有组织；（2）有领导；（3）商议事项；（4）集会。二、会议的类型：按会议的规模，有三类：（1）小型会议：人数一般在三五人至数十人之间，最少不能少于三人；（2）中型会议：人数一般在一百人至一千人之间。如各级人民代表大会。（3）大型会议：人数一般在一千人以上。,会议工作及会议预案,按会议的性质，可分为：1、规定性（法定）会议：如党代会、人代会等。2、日常性会议：如办公会、协调会等。3、专业性会议：专业性强，议题单一集中，部署性强。如高校招生工作会议，企业利税改革会议等。4、纪念性会议：纪念某历史人物、某重大节日等。,会议工作及会议预案,三、会议的功能1、决策功能；2、指挥功能；3、沟通功能；4、协调功能；5、动员功能；6、显示功能：赞成什么，反对什么，体现会议主体的价值及感情取向。,会议工作及会议预案,四、会议工作的主要任务：1、组织工作：2、文书工作：3、联络工作：4、后勤服务工作：5、接待工作：6、选举工作：7、安全保密工作。,会议预案的写作,五、会议的准备1、制定会议预案：（1）会议名称：（2）会议议题：（3）召开会议的时间、地点：（4）会议的规模：（5）与会对象的准确确定（6）会议主要议程及日程,会议的准备,（7）会议的组织领导：（8）会议的具体日程安排：（9）与会人员的食宿安排（包括规格、标准）（10）会议经费预算及开支办法。2、组建会议的组织机构:(如在会议秘书长统筹下的会议机构：秘书组；材料组；组织组；宣传组；后勤组；保卫组等。,会议的准备,3、发送会议通知：4、准备会议文件：如工作报告、交流材料、领导讲话稿、会议须知等。5、布置会场：（1）主席台的布置；（2）会场的布置；（3）装饰性布置：如会徽、会标、标语、旗帜、花卉等。代表大会应庄严、隆重；庆祝大会则热烈、喜庆；报告会则简朴、庄重；纪念会庄重、严肃。（4）附属性布置。如照明、音响、录音、录像等。,会议的准备,6、人员编组：大中型会议需作人员编组，并指定召集人等。7、制作会议证件：如代表证、列席证、工作证、记者证、出入证等。8、安排食宿与车辆；9、会前检查10、接站与报道,会议的召开,1、会场签到；2、会间调度：对会议程序、内容及会场服务所作的调整与安排。3、会议记录：文字记录与电子记录。4、会议简报；5、会议选举：（1）宣布参加会议的人数及选举内容；（2）通过会议选举办法；（3）通过监票人及总监票人名单；（4）核实出席会议参加选举的具体人数；（5）检查票箱；,会议的召开,（6）分发选票；（7）填写选票；（8）宣布投票顺序及进行投票；（9）开箱清点选票；（10）报告回收选票数，宣布选举是否有效；（11）进行计票（可宣布与计票工作无关的出席会议的其他人员作临时休息）（12）宣布选举结果。,会议的召开,6、会议总结：代拟领导总结讲话；表彰先进；合影留念等。某些大型会议的相关活动，如颁发奖状、奖品等可事先演练，以免秩序混乱。7、后勤保障：安排好与会人员的食宿、交通、医疗业余文化活动、参观考察等。,会议结束后的相关工作,1、印发会议纪要；2、清理会议文件：一般应做好“收”、“存”、“带”、“销”四项工作。3、组织安排代表离会；4、搞好宣传报道；5、会议工作总结；6、做好会后催办工作。,困难情境的书面沟通,一、何为沟通？“沟通”的定义有上百种之多，以下两种观点是比较有代表意义：一种是说服派的观点，即强调信息的单向传播和送达。沟通“可视为一种程序，借此程序，组织中的每一成员，将其所决定的意见或前提，传送给其他有关成员。”另一种是共享派的观点，即认为沟通是信息发送者与信息接受者共享信息的过程，强调信息传递的双向性。,困难情境的书面沟通,二、沟通的目标1.沟通首先是实现信息被对方接收。2.信息不仅是被传递到，还要被充分理解。3.所传递的信息被对方接受。这是沟通目标的更高层次。4.引起对方反响。沟通的目的不是行为本身，而在于结果。,困难情境的书面沟通,三、沟通的类型 1.语言沟通：语言沟通建立在语言文字的基础上，又可细分为口头信息沟通、书面信息沟通两种形式。（1）口头信息沟通：人们之间最常见的沟通方式就是交谈，即口头信息沟通。口头信息沟通方式灵活多样，既包括演讲、正式的一对一讨论或小组讨论，也包括非正式的讨论。,困难情境的书面沟通,口头信息沟通：信息从发送者一段段接力式传送的过程中，存在着巨大的失真的可能性。每个人都以自己的偏好增减信息，以自己的方式诠释信息，当信息经长途跋涉到达终点时，其内容往往与最初的涵义存在重大偏差。如果组织中的重要决策通过口头方式，沿着权力等级链上下传递，则信息失真可能性相当大。,困难情境的书面沟通,（2）书面信息沟通：书面信息沟通包括信函、报告、备忘录等其他任何传递书面文字或符号的手段。书面记录具有有形展示、长期保存、法律防护依据等优点。一般情况下，发送者与接收者双方都应拥有沟通记录，以确保沟通的信息可以长期保存下去。,困难情境的书面沟通,书面沟通的缺点：相对口头沟通来说，书面沟通耗费时间较长。同等时间的交流，口头比书面所传达的信息要多得多。书面沟通不能及时提供信息反馈，结果是无法确保所发出信息能被接收到。即使接收到，也无法确保接受者对信息的解释正好是发送者的本义。发送者往往要花费很长的时间来了解信息是否已被接收并被准确地理解。,困难情境的书面沟通,2.非语言沟通非语言沟通指通过某些媒介而不是讲话或文字来传递信息。非语言沟通的内涵十分丰富，包括身体语言、时间、沉默和空间等。,困难情境的书面沟通,三、沟通过程及障碍分析（1）沟通过程沟通过程就是发送者将信息通过选定的渠道传递给接受者的过程。沟通过程包括信息发出者、编码和译码过程、信息传播渠道、信息接受者等要素，此外在这个过程中还有可能存在一些干扰或者妨碍沟通的因素。,困难情境的书面沟通,1.信息发出者信息发出者是沟通过程的主要要素之一。发信者是利用生理或机械手段向预定对象发送信息的一方。发信者可以是个人，也可以是组织。发信者的主要任务是信息的收集、加工及传播。,困难情境的书面沟通,2.编码与译码编码是发送者将信息的意义符号化，编成一定的文字等语言符号及其他形式的符号。译码则恰恰与之相反，是接收者在接收信息后，将符号化的信息还原成为思想，并理解其意义。完美的沟通，应该是信息发出者的思想A经过编码和译码两个过程后，形成的思想B与思想A完全吻合，编码和译码完全“对称”。对称的前提条件是双方拥有类似的经验，如果双方对信息符号及信息内容缺乏共同经验，也就是缺乏共同语言，编码、译码过程不可避免地会出现误差。,困难情境的书面沟通,3.渠道或媒介不同的信息内容要求使用不同的渠道。如工作总结报告就不宜采取口头形式而多采用正式文件作为通道。邀请朋友吃饭如果采用备忘录的形式就显得不伦不类。有时根据需要也可以使用两种或两种以上的传递渠道。此外，在各种方式的沟通中，影响力最大的仍然是面对面的沟通方式。,困难情境的书面沟通,4.接收者接收者是发信者信息的传递对象。人们通过沟通分享信息、思想和感情，这种分享不是一种单向的过程，这个过程可逆向而行。在大多数情况下，发信者与接收者在同一时间既发送又接受。因此，接受者的主要任务是接受发信者的思想和情感，并及时地把自己的思想和情感反馈给对方。,困难情境的书面沟通,5.反馈反馈是接收者接收发信者所发出的信息，通过消化吸收后，将产生的反应传达给发信者的过程。沟通实质上不是行为而是过程。这意味着在沟通的每一个阶段都要寻求受众的支持，更重要的是给他们回应的机会。通过反馈，才能真正使对方对沟通的过程和有效性加以正确的把握。在沟通过程中，反馈可以是有意的，也可以是无意的，,困难情境的书面沟通,如演讲者在登台演讲时就存在一个与观众之间的沟通过程，此时观众可能以喝倒彩表示他们对演讲者的不满，也可以在听演讲时显得疲惫与精神不集中，这种无意间的神情与表情的流露，同样可以反馈出他们对演讲内容和方式不感兴趣。所以，在沟通中反馈是非常重要的一环，反馈让所有发信者得知对方是否接受与理解他所发出的信息，并了解对方的感觉。,困难情境的书面沟通,6.噪音噪音是沟通过程中的干扰因素，它是理解信息和准确解释信息的障碍，可以说妨碍信息沟通的任何因素都是噪音。噪音发生在发送者和接收者之间，分为外部噪音、内部噪音和语义噪音等。,困难情境的书面沟通,.2 沟通过程的障碍因素分析在沟通的过程中，经常会出现干扰有效沟通的噪声，从而引起沟通不畅。造成沟通障碍的主要原因：（1）感觉差异：人们对于词汇的理解在很大程度上取决于过去的经验。由于人们在年龄、国籍、文化、教育、职业、性别、地位、个性等方面具有不同的背景，因此每种因素都可能引起感觉差异和对情境的不同认识。感觉方面的差异往往也是产生许多其他交流障碍的根源。,困难情境的书面沟通,（2）武断：人们往往观其所想看的和闻其所想听的，而不是客观事实，因而易作出以偏概全，以点带面的结论。（3）成见：由于人们需要吸取经验，因而也存在这样的风险，即对不同的人一概而论。（4）缺乏了解：背景不同的人之间进行沟通是困难的，要求沟通者能够意识到双方的知识水平的差异，并根据具体情况进行相应的沟通活动。,困难情境的书面沟通,（5）缺乏兴趣：接受者对