公文写作基础知识 (2).ppt

公文写作基础知识,目录,一、公文的概念二、公文的种类三、公文写作的标准格式四、常见公文的写法五、常见别字纠错六、常用标点符号纠错,一、公文的概念,什么叫公文？公文是公司在实施行政和业务管理过程中所形成的具有约束力和规范体式的公务文书；是传达贯彻上级方针、政策，发布规章制度，请示和答复问题，指导、布置和商洽工作，报告情况，交流经验的重要工具。目前我们公司除了公文的主要经办部门行政部和党委办收发处理外来公文以外，各部室如生产管理部、技术设备部等都会向相关部门和车间下发通知、通报等，有时候车间内部也会张贴和下发通知、通报。另外根据公司领导安排，相关部门还会起草一些对外公文，送到行政部以公司名义上报各级政府部门，各个部门公文的规范性和严肃性影响着我们的办公效率。“有时候甚至体现了一个单位或一个单位负责人的管理水平”，因此，掌握公文的行文规范是每个管理人员和行政办公人员必备的业务技能。,按照党政机关公文处理工作条例（中办发201214 号，2012 年4 月）2012年7月1日起实行，1996年5月3日中共中央办公厅发布的中国共产党机关公文处理条例和2000 年8 月24 日国务院发布的国家行政机关公文处理办法停止执行）。公文15种：决议、决定、命令（令）、公告、公报、通告、意见、通知、通报、报告、请示、批复、议案、函、会议纪要）按行文关系来分：上行文：报告和请示平行文：函，议案和部分通知意见：上中下均可行文其他都是下行文。,二、公文的种类,常用公文的适用范围,适用于对重要事项或重大行动作出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下属单位不适当的决定事项。,决定,决议,适用于会议讨论通过的重大决策事项。,3、通知,4、通报,适用于批转所属单位的公文，转发上级和不相隶属单位的公文;传达要求下属单位办理和需要有关单位周知或共同执行的事项，任免和聘用干部。,适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或情况。,6、请示,5、报告,适用于向上级单位汇报工作，反映情况，答复上级单位的询问。,适用于向上级单位请求指示、批准。,7、批复,8、函,适用于答复下属单位请示事项。,适用于不相隶属单位之间、投资或合作伙伴之间相互商洽工作、询问和答复问题，向其他业务主管部门请求批准等。,9、会议纪要,10、意见,适用于记载和传达会议情况和议定事项。,适用于对重要问题提出见解和处理办法，对重要事项提出解决办法。,三、公文写作的标准格式,公文包括文头（也叫版头）、主体（或叫正文）、文尾（或叫版式）三部分一、文头 1.发文机关标识（俗称的红头）：由发文机关的全称加“文件”二字组成。如“宁夏紫荆花纸业有限公司文件”、“宁夏紫荆花实业集团有限公司文件”、“宁夏紫荆花纸业有限公司工会委员会文件”。根据我公司的实际情况，除行政部与党委办可以发“文件”外，其他部门无权下发“文件”，通知和通报一律套公司规定的文头。2.发文字号：由发文机关简称代写、年份和序号组成。比如文件的发号字号是宁紫纸公司发、宁紫集团党发等；通知通报的发文字号是行政部、人力资源部等等；年份不能简写，用阿拉伯数字的全写，并加上六角符号，不能用【】（），序号前不能加“第”、“0”等，直接标注阿拉伯数字。,二、主体（正文）1.公文标题：2号或小2号黑体加粗（可分一行或多行居中排布，呈正梯形、倒梯形或菱形；回行时要做到以词为单位转移，词意完整，排列对称，间距恰当）。2.主送机关：要用全称或规范简称。比如“永宁县人民政府”，而不能写成“县政府”；“银川市工业和信息化局”规范简称为“银川市工信局”。,3.正文是公文的核心：要做到简明扼要，层次清楚，一般应当一件事一段文字，逻辑要清楚，忌混乱。使用规范字，注意语法、用语，正确使用标点符号。4.内容结构层次的叙述一般为：第一层为“一、”，第二层为“（一）”，第三层为“1”，第四层为“（1）”，第五层为“”，第六层为“a”。如层次较少，可以跨层使用，但层次序列、序数格式不变。两等级以下时，可不使用括号级。科技类文稿（项目报告或规章制度）的层次为1.1.1通常不应超过四层。5.正文字体：四号（或三号）仿宋或宋体。6.附件：公文如有附件，应当注明附件顺序和名称。“附件”写在正文下一行，左空格两字，加冒号，序号使用阿拉伯数码，附件名称后不加标点符号。附件的名称和编号应当与正文一致。例：附件：例2：附件：.,7.成文日期：指公文生效日期。以负责人签发的日期为准，联合行文以最后签发单位负责人的签发日期为准，传真以发出日期为准。成文日期要用汉字或阿拉伯数字将年月日标全，但切忌不能混用。例：常用的数字写法有三种，一种是汉字大写数字，即零、壹、贰、叁表示；一种是汉字小写数字，即、一、二、三表示；一种是阿拉伯数字，用0、1、2、3表示。表示一个数值，只能用其中一种，而不能混用。显然，二零零五是错误用法。二五年4月20日也是错误用法。需要注意的是“二五年”中的“”在键盘上应当用大写字母表示。8.纸张尺寸：国标型（210297）9.除“会议纪要”和“简报”形式发出的以外，应当加盖印章（电子版下发除外），联合上报的公文，由主办单位加盖印章；联合下发的公文，发文单位都应当加盖印章,文尾文尾部分的“报、送、发”，报：一律统一为董事长；送：总经理、各副总经理（或根据实际情况增减其他高管），一般根据发文需要，“发”会有所省略，如抬头部分已经写清了发放范围，则文尾处不再写“发”；如果抬头部分不能清楚地涵盖发放范围，则必须写清“发XX部、XX车间”。举例以正式通知、通报形式予以发布的，必须经过所在部室负责人审核，主管高管审核签字后方可发布。起草审核整理校对,四、常见公文的写法,标题的撰写一般由发文机关（即行文单位名称）、公文主要内容（即事由）、文种三部分组成，也称为公文标题的三要素。例：宁夏紫荆花纸业有限公司关于享受西部大开发企业所得税优惠税率的申请、关于进一步细化推进创新管理活动的通知，等等。常见标题错误.“关于”的位置错误。.过度使用。常表现在转发性通知上。.在文种前错加定语例：关于医院向单位临时借用医疗器械的函正确应为医院关于向单位临时借用医疗器械的函；医院召开关于转制会议的通知正确应为医院关于召开转制会议的通知例：人力行政部关于转发审核部关于企业基本管理制度考试的通知的通知正确应为转发审核部关于企业基本管理制度考试的通知“”例：关于水汽车间75吨流化床锅炉一次风机的设备事故通报正确应为关于水汽车间75吨流化床锅炉一次风机设备事故的通报,（一）公告（报）、通告、通知、通报的区别,1.公告：适用于国家行政机关或者党的机关向国内外宣布重要事项或者法定事项。2.通告：适用于公布社会各有关方面应当遵守或者周知的事项。公告与通告的区别：第一，内容不同。公告用于“向国内外宣布重要事项或者法定事项”，多与政治方面有关；通告的内容是“在一定范围内应当遵守或周知的事项”，多是业务工作方面。第二，发布范围不同。公告面向国内外的广大读者、听众；通告的范围则相对较窄，只是面向“一定范围内的”的有关单位和人员。第三，使用权限不同。公告通常是国家高级领导机关宣布某些重大事项时才用，新华社、司法机关以及其他一些政府部门也可以根据授权使用公告。而通告则适用于各级行政机关和企事业单位。,3.通知:适用于转发上级公文，发布规章制度，传达要求各部（室）、车间办理和需要有关部（室）、车间周知或者执行的事项，任免和聘用人员。通知在下行文中的规格，要低于命令、决议、决定、指示等文体。用它发布的规章，多是基层的，或是局部性的、非要害性的；用它布置工作、传达指示的时候，文种的级别和行文的郑重程度，明显不如决定、指示。通告与通知的区别：第一，受文对象不同。通知的受文对象比较明确，是有关的下级单位。通告的受文对象比较广泛，涉及到社会不同层次的单位和个人，不完全是发文机关的下属单位。第二，通告是泛行文，面向广大社会组织和公众，没有特定的主送机关；通知则是下行文，主送机关是发文机关的下级单位。,4.通报:适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。一般包括以下主要内容：（1）开头：通报事实。概述事件发生的时间、地点、人物、事件、原因、结果。如果通报的是几个人、几件事，则要分段概述。（2）主体：事实评析。这一部分是从通报事实中引出来的，既要概括通报事实的本质特征，又要表明发文机关的通报意图和态度。评析内容主要包括通报事实的性质、原因、意义和影响等。要求实事求是，分析中肯。（3）结尾：通报决定。是对该人该事的表彰和处分决定并提出对有关单位和人员的要求和希望。个别表彰性通报将该部分内容放在开头。通报的写作一般应注意四个问题：内容要真实、事迹要典型、评析要恰切、写作要及时。,通知与通报的区别：第一，时间差异：通知的事项还没有发生，通报的事项已经发生。第二，内容差异：通知提出具体工作意见和办法，要求遵照执行或限期执行；而通报则着眼于思想和路线方面的教育。,报告：适用于向主管单位汇报工作，反映情况，提出意见或者建议，答复主管单位的询问（结尾一般写特此报告）请示：适用于向主管单位请求指示、批准（结尾一般写成妥否，请批示）报告与请示的区别：行文目的和作用不同：请示用于请求上级机关批准、答复，目的是得到上级机关同意；报告则是向上级机关汇报工作，提出建议，以使上级了解更多情况。内容和结构不同：请示必须“一事一文”，报告则可以反映多方面的综合情况，在报告中不能夹带请示事项。报告无需批复，请示则必须批复。行文时限不同：请示必须事前行文，得到上级批准后方可实施，报告则可以事前、事中、事后行文。,（二）报告与请示的区别,(三)工作总结,1、文种特征,工作总结是对一定时期内的工作进行系统地回顾整理、分析研究，探寻工作规律，总结发现差距，从中总结出具体经验或教训，以利于今后改进工作的一种文书材料。,2、总结的分类,根据其内容含量的不同，将总结分为综合总结和专题总结。,3、总结的特点,客观性,客观性,典型性,指导性,证明性,综合总结的结尾较为简单，要载明总结写作的时间。,4、存在问题,这部分是综合总结写作不可或缺的内容。,5、经验教训,这部分是综合总结写作的又一重点内容。它是认识的深入，思想的升华。要将上述主要成绩和存在问题进行综合归纳，上升到理论的高度，从中探求能够反映事物本质的具有规律性的经验教训，以供今后工作中借鉴和汲取。,6、结尾,常见别字纠错,的、地、得是使用频率很高又极易错用的三个字。简单说来，作助词时，这几个字的正确用法应该是：1、“的”后面跟名词或代词。跟名词：如我的太阳，可爱的花儿，谁的橡皮，清清的河水；跟代词：溜溜的他、可爱的你。2、“地”后面跟动词，结构方式一般为：副词+地+动词 如“用力地踢，仔细地看，开心地笑笑、高声地喊、疯狂地咒骂、严密地注视、一次又一次地握手、迅速地包围、斩钉截铁地说、从容不迫地申述。上面这些词组，中心词也在后面，而且都是动词性的，因此在描绘、限制他们时都用“地”。3、“得”前面跟动词，后面跟形容词，表示怎么怎么样的，结构形式一般为：动词+得+副词。如“扫得真干净，笑得多甜啊、走得很快、疼得直叫唤、瘦得皮包骨头、红得发紫、气得双脚直跳、理解得十分深刻、惊讶得目瞪口呆、大得很。有时需要说明动作的情况和结果，或补充说明事物性质的程度和变化，往往补充说明的部分改在被补充说明的词语后面，这时两者之间用“得”连接。,数字使用正误表,在什么情况下必须使用阿拉伯数字.公元、世纪、年代、年月日和时刻；公历年份一般不简写，1999年不要写成99年或九九年；.计数的数值，包括正负数、小数、分数、百分数等。.物理量中的数字。例如：3安（3）、4m(4米)、10克(10g)，1.5m3(1.5立方米）。.代号、代码、序号中的数字：例如8431部队，177/178次列车等。.引文标准版次、书卷号等用数字：例如毛泽东选集修订第2版，76页。,常用标点符号纠错,分号的误用分号是句内点号，表示停顿或分隔的层次大于逗号，小于句号。分号多用在复句内并列分句之间，这是使用分号的基本原则。并列分句鲜明的标记就是用层次序列号标示，如一；二；三；，需要注意的是，当这种并列关系中出现了句号时，就存在了以小包大的情况。这种情况经常出现在各部门编撰的制度、细则中，比如1.1；1.2；1.3；当并列关系的分句中内容较多，出现句号时，要将每一个分句末尾的分号改成句号。引号加句号的用法（1）如果引文独立成句，意思又完整，句号放在引号里面。标志是前面有冒号。例：我想到了唐朝贾岛的诗句：“只在此山中，云深不知处。”（2）引文不完整或者说引文作为自己话的一部分，这时，句号放在后引号的外面。例：写文章要做到“平字见奇，常字见险，陈字见新，朴字见色”。（3）引文末了是问号、感叹号的，无论直引、间引均放在引号内。例：一同学问我：“the king is always lucky,怎么翻译？”我不假思索地说：“国王总是幸运的。”他摇摇头，说：“错，是王老吉！”,顿号的误用.用两个相连数字表示概数，不能用顿号隔开，而要去掉顿号。例如：这两三天时间里，来了二三十个十七八岁的车间员工，共栽了七八百棵树。.当有关联词如“或或”，“以及”并且”“尤其”“还有”“特别是”，这些词前一般都不用顿号，而用逗号。例如：他不得不继续干下去，或亲自签批，或指示下属间隔号的误用“五一”国际劳动节、“六一”儿童节、“八一”建军节等是人们熟知的节日，中间不加“”；但如遇有月份是“十一”、“十二”或日期是双数的，则区别为“一二九”运动、“一二八”事故。,谢谢,