会议运营管理课件第8-10章.ppt

第八章 会议财务管理,会议运营离不开资金流动，所以，财务管理是会议必不可少的内容，它关系到会议能否正常运营。,【内容概要】本章首先介绍会议财务管理的基本概念；后面几节着重学习会议财务的预测、编制会议预算和会议资金管理和会议成本控制等会议财务管理的核心内容；最后研究会议赞助和广告的运作。【本章学习目标】本章学习目标有四个：掌握会议财务管理的特点和会议经费管理的原则；熟悉会议财务预测的内容与方法；学会编制会议预算，特别是掌握会议注册费计算的方法;熟悉会议资金管理方法；(5)学会会议成本控制的方法和技巧；(6)熟悉运作会议赞助和广告的方法。,会议财务管理是利用价值形式对会议财务活动的管理。会议财务管理的本质就是对会议资金的管理，其主要内容是研究会议运作时资金活动的过程及其规律。会议资金活动主要包括筹集资金、运用和分配资金。会议要努力开辟资金渠道，合理分配和使用资金，在资金管理方面保证会议获取成功。,第一节概述,会议财务目标分为赢利性和非赢利性两种。目前在我国举办的大多数会议都不是纯粹商业活动，财务目标都是非赢利性的，因此在会议财务管理中也很少计算投资收益，只要能收回启动资金，最终使会议的财务做到收支平衡，略有结余即可。有些公益性会议甚至做不到收支平衡，还需要考虑从其他渠道获取一些会议经费，才能保证会议的顺利召开。,会议的财务目标,二、会议财务活动的特点,会议财务活动的实质就是会议资金的活动，在会议运作的不同阶段，资金活动有不同的表现形式，会议的举办过程中的财务活动大致可分为5个阶段。,第一阶段,第一阶段发生在会议筹备初期，资金活动的主要表现形式就是筹措资金。由于在漫长的筹备期间会议本身没有任何收入，主要是靠这个阶段筹集到的资金维持各项筹备活动的开支。资金筹措的渠道各种各样，有的是从事业单位拆借资金，有的是由专业会议组织机构垫支资金，有的是企业赞助的资金，业界通常将这些筹措到的资金称为“会议启动资金”。,第二/三阶段,第二阶段的资金活动主要表现为会议启动资金的消耗，筹备期间要购置少量的固定资产、支付会议各种活动的费用以其他必要的支出形成了会议的筹备成本；第三阶段的资金活动是会议的收入，在临近会议举行前的几个月中是会议收入的高峰期，通过注册费和企业的赞助费的收入，形成会议的主要资金收入。,第四阶段的资金活动是会议举行期间的资金支出，短短的几天将会议的全部收入支出了7080，从而保证了会议能够顺利进行。第五阶段也是最后一个阶段的资金活动是会议结束后剩余资金的分配，即会议结束后如果有少量的剩余资金，如何分配这些资金。,第四/五阶段,每个阶段的财务活动的特点,每个阶段的财务活动的特点都非常明显，第一和第三阶段主要表现为资金的流入，第二和第四阶段主要表现为资金的流出，最后一个阶段是资金的分配，会议资金活动表现为两入两出一分配的特点，掌握了这些特点，对于会议资金管理是非常有利的。,三、会议财务管理的内容,会议财务管理包括三部分主要内容：会议财务计划管理 会议日常财务管理会议财务分析,（一）会议财务计划管理,会议财务管理首先是从财务计划管理开始。在策划每一个会议的初期，会议组织者根据我国对举办会议的财务政策和法规，参照以往举办会议的历史资料，在资金运动规律的基础上正确地编制会议预算。会议预算是会议财务计划管理的重要依据，它将使会议组织者有计划的筹措资金，包括资金的数额、来源；按预算进行各项支出，包括支出的项目和费用水平，预算是会议财务计划管理中最重要的内容之一。,（二）会议日常财会管理,会议日常财务管理是按我国制定的财会政策和规定，根据组织委员会批准的会议预算，由财会部门和人员进行日常的财务管理工作，内容包括会议资金管理、费用管理和会议余款的处理。,（三）会议财务分析,闭幕宴会如果安排在室外，一般也采用冷餐自助方式，它的要求和欢迎招待会一样。如果闭幕宴会安排在室内进行，通常选用桌餐形式，十人一桌，桌上摆设制作精美的菜单。由于宴会的规模太大，很难做到每道菜都由服务员分餐。所有的宴会都设置主桌，主桌分为长条形和圆形两种。长条形主桌的好处是可将所有的贵宾安排在一起，根据人数调整长度。圆桌一般都要设置3个左右，1大2小，要安排专门的服务人员为主桌的客人分菜。,（四）会议财务分析,财务分析是对会议财务状况的分析和研究，对流动资金的应用和费用开支的分析中，检查会议的财务状况和存在问题，提出切实可行的改进意见。会议财务分析的最终目的是要保证实现会的财务目标。,四、会议财务管理人员,（一）财务管理人员举办会议时要安排财务管理人员，负责完成会议财务计划管理和会议的财务分析。主要财务管理人员通常是会议组织委员会里的司库，其主要职责就是专门对会议财务进行计划管理，随时进行财务分析并有效地加以控制。司库对大会主席和会议组织委员会负责，定期向他们做财务汇报。在司库的授权下，会议秘书长具体负责日常的财务管理工作。,（二）财会管理人员,按我国的财务管理制度规定，运作会议时必须配备专职的财会管理人员，负责日常的财会工作。临近开会的半年时间内，每天都会有几十笔的收入和支出，会计工作是非常繁忙的，但是目前很少有为某个会议聘用专门的会计人员并设立单独账号的，因为这会加大会议的管理成本。绝大多数情况是将会议的会计工作委托给某个单位的财务部门，利用现有的会计人员、账号和设备为会议提供财务服务，会议组织者只要进行必要的监督并支付少量的财务服务费即可。,四、会议财务管理人员,（一）财务管理人员举办会议时要安排财务管理人员，负责完成会议财务计划管理和会议的财务分析。主要财务管理人员通常是会议组织委员会里的司库，其主要职责就是专门对会议财务进行计划管理，随时进行财务分析并有效地加以控制。司库对大会主席和会议组织委员会负责，定期向他们做财务汇报。在司库的授权下，会议秘书长具体负责日常的财务管理工作。,五、会议的经费管理,会议经费管理通常贯彻以下几条原则：1.确定一位会议领导人负责会议全部支出，要非常熟悉会议的预算,明确每一项支出的标准和使用的权限和范围，得不到他的批准将不得进行任何支出，实行“一支笔”签字的原则。这位领导人通常是由会议秘书长担任。2.不能轻易改变财务管理授权人和其权限范围,也不能轻易改变授权人的财务决定,以免引起混乱。但在实际筹备过程中有时也会出现不能严格按照会议预算的标准进行支出的项目，遇到这种情况时都要有充分的理由，并经会议组织委员会批准，集体决策,防止出现一个人说了算的现象。,六、会议财会记账方式,我国的会计制度规定会议使用现金法记账，即当收入实际收到和费用实际支付时才记录下收入和费用。举办国内会议时的收费情况比较简单，会议代表通常只采用银行汇款和邮局汇款两种方式，款到后即可入账。而举办国际会议时，国外代表经常用托收支票的方式缴纳费用，会计人员要拿这些支票到银行办理托收手续。从办理之日到费用进入账号，一般需要1到3个月的时间，甚至半年，当费用进入账户时才能将这部分代表缴纳的费用作为收入加到会议的收入中。项目支出是实际已经付款并且收到发票时才将这些费用入账。,现金记账法虽然比较简单，但在分析会议的财务状况时，常常不能十分准确地反映会议某一时刻的财务状况。例如给会议的赞助款许多都是在会议结束后很长一段时间内才能进账，按现金记账法的原则，在会前这部分收入就不能记入会议的收入账中，在账面上会议就有可能出现亏损，因此会议财务管理人员不能仅仅使用现金记账法提供的财务数字来进行财务分析，还要经常使用借贷发生制记账法的原则，参考会计人员的账本，进行财务分析，以便能够随时控制和调整会议预算。,第二节 会议财务预测,一、会议财务预测概述（一）会议财务预测的目的会议财务计划管理中很重要的内容是会议财务预测。财务人员要依据会议财务活动的客观发展规律，利用已经掌握的财务知识和手段，对会议未来的财务状况做出预先的推测和判断，保证顺利实现会议财务管理的最终目标。根据预测得到的数据编织会议财务预算。会议财务预测是编制会议预算的基础，会议预算又是会议财务预测的综合体现。,（二）会议财务预测的基本程序,1.确定预测目标和制定工作方案 2.搜集和整理资料 3.选择预测的方法通常采用定性预测法，而不采用定量预测法，原因是因为不同的会议情况差别很大，会议之间很难寻找可以相互借鉴的数据和资料。这种方法主要是依靠知识、经验和综合分析能力来判断未来会议可能出现的财务状况，把定性转化为定量信息，作为判断的手段。经常采用的具体手段有专家调查法、报表调查法、历史类比法和集合意见法等。,4.进行预测为取得经验，首先选择一些情况熟悉的数据（如会议规模）进行预测，根据所预测的数据，确定所选择预测方案和方法是否可行，分析预测数据的可信程度，总结测序的经验与问题，加以改进后，再预测出会议的全部所需数据。5.分析预测的结果提出预测报告任何一个好的预测也不可能完全与实际相符。分析预测出来的结果与实际情况相比较，分析预测误差大小，找出产生误差的原因，不仅为评价此次预测提供资料，并且为今后预测工作积累经验和资料。将预测结果和分析情况写出书面报告提交给会议司库和会议组委会，从而完成最后一部预测工作。,二、会议财务预测的主要内容,（一）会议规模的预测 会议预算是以会议规模也就是参加会议的人数为最主要的基础数据编制而成的。在会议筹备初期，会议人数带有很大的不缺定性，给编制会议预算带来了很大的难度，就只能根据财务预测的各种基本原理预测出会议规模这个最基本的数据。例如举办国际组织系列性会议时，经常采用历史类比法对数据进行判断，估算出本届会议的人数。一般可参考前三届会议的人数，可向这几届会议主办国索取代表名录，对参加每届会议的人数按国家进行分析，就可以推算出本届的会议代表人数。根据上述的方法还能预测出会议其他的辅助数据，例如会议国内代表人数，陪同人员和参加旅游人数等数据。,（二）会议固定支出的预测,由于会议的许多固定支出都是发生在会议筹备的前期，需要由会议启动资金支付，因此预测出会议固定支出的金额对筹集会议启动资金也有指导意义。,（三）会议保本人数的预测,举办会议最基本的财务目标是保证会议不能出现亏损，也就是说会议收入一定要大于会议支出。由于会议收入主要取决于注册费的高低和参加会议的人数，当会议注册费的标准确定之后，会议的收入就完全取决于会议代表人数的多少。通常可以用下列简单公式来进行计算：保本人数会议固定支出/(注册费-每位代表的可变支出),注册费和保本人数的关系图(保本模型图),注册费收入(纵轴)盈亏平衡点 会议收入 可变支出 固定支出 保本人数 代表人数(横轴),（四）会议收入的预测,通常在会议各种收入中注册费的收入是相对比较稳定的，只要人数预测准确，预算的收入和实际的收入不会有很大的差别。但是会议其它某些收入，在不同的会议中会有很大的差别，例如国际会议收入中的宾馆佣金和旅游收入。由于各种原因，来我国参加国际会议的北美和欧洲的代表很少采用组团的形式，因此他们即能下榻会议推荐的宾馆，也能参加会议举办的各种旅游活动，会议在宾馆佣金和旅游方面将会有一些收入。,但如果会议代表主要来自亚洲国家，就要另当别论了。1997年中国质量学会举办第11届亚洲质量控制小组会议时，来自11个亚洲国家近1000多名会议代表，全部由各国旅行社组团参加会议，几乎没有会议代表住在会议推荐的宾馆和参加会议的旅游，为此会议少了一大块收入。赞助费也是会议的主要收入，许多会议的盈亏最终取决于赞助费的多少，因此对赞助费的预测也是至关紧要。,（五）经济环境的预测,筹备大型国际会议经常需要几年时间，在这期间世界经济环境的变化和国家通货膨胀的因素最终都会反映到各种价格的变化，其中汇率的调整经常是影响国际会议财务管理的重要因素，例如2008年10月举办的第14届世界地震工程大会,国外代表均以美元形式交纳会议注册费，4年的筹备期间人民币的对美元的汇率上浮了15，会议仅注册费一项就减少了125万元的收入。,通货膨胀引起的地区性价格上涨对会议的影响也不可忽视，例如北京地区某些宾馆的茶歇价格从前几年的每人每次8元上浮到15元人民币，涨幅高达87%，如果举办一个会期为五天的千人规模的会议，仅这一项就增加了7万元的支出。,第三节 编制会议预算,一.概述（一）编制会议预算的目的 预知会议固定支出、可变支出、会议收入及会议的盈亏，以保证 会议最终不出现财务亏损。了解会议启动资金需要的金额，避免出现由于启动资金不足而影 响了会议的正常筹备。,（二）会议预算的内容,收入固定支出可变支出预算总结,收入,固定支出（Fc）,可变支出（Vc）,预算总结,注册费的计算,Fc+Vc+C Rc=D Fc+Vc+CI Rb=D,Vc C=Vc Fc+Vc,其中D为参加会议的代表人数，C为 不可预见费。会议筹备期间会有一些预 料不到的事件发生，因此在预算中应加 上一笔不可预见费，其数额可按总支出 的5%20计算，也可用下列公式计算：,确定注册费的标准时还要考虑的因素,若是系列性会议，要参考前几届的标准，通常本届会议注册费的水平不应高于上届的注册费的5-10；参照国际、国内同类专业、同类型会议的收费标准，一般临床医学类会议注册费最高；计算机、通讯、建筑等工程技术应用科学其次；而数学、物理等纯理科的注册费最低；,如果计算出来的注册费比较高，就要将一些在支出中占比重比较大的项目如宴会、午餐不包含在注册费里。会议代表要参加这些活动需另付费用。另外会议是否提供同声传译服务和会议是否设有网吧，这些项目都可以用来调整注册费；,会议的诸项收入中只有注册费是会议实实在在能够收到的费用，而其它几项，由于各种原因，会议可能得不到这些收入，因此做预算时可以只用注册费一项的收入，用以会议的全部支出，这种状态下若能做到财务平衡，说明会议可以最终做到只赚不赔；若不能平衡，可以适当提高注册费的水平。通常提高注册费可以增加会议的收入，但注册费的提高决不是无限的，注册费太高将影响参会代表的人数，因此如果会议经费的缺口较大，就必须寻找会议的其它收入来源。,（三）编制会议预算的程序,编制预算流程图,二.预算调整,（一）预算调整的原因 随着会议筹备的不断深入，会议的各种数据也在不断发生变化。会议的预算应随着会议数据的变化而进行调整和完善，从简单到复杂，从初步到精确。由于预算中的金额是根据预测和估算的数据编制的，与实际发生的金额总会有些差距需要不断地调整。,（二）预算调整的时机,在整个会议筹备期间，对预测的会议人数是否准确有两次检验的时机。第一次是论文征集结束后第二次是代表预先注册基本结束后。第二次的检验更为重要，因为此时离会议召开只有短短的几个月，会议代表的人数和注册费的收入基本确定，如果此时预先注册的人数与预算时的人数相差太多，就必须对预算作最后的调整,论文征集结束后的调整,参加会议的绝大多数代表都会向会议提交他们的论文，可根据收到的论文数量，估算出可能参加会议的代表人数。通常的规律是实际参加会议的人数会略少于提交论文的人数，原因是来自于一些第三世界国家的论文作者，他们在收到了会议的论文接受通知书后，将以此为凭据，开始向各方面寻求参加会议的经费，寻求不到，就不来参加。因此当出现论文的数量远少于预算中的人数，或者是国内代表的论文数量远多于国外代表的数量时，就要考虑调整预算了。,注册截止后的调整,注册截止日期过后会议预先注册工作基本结束,此时已经注册的代表人数和将来实际参加会议的人数相差无几；另外由于离会议举行的时间也只有两、三个月，相关价格也都不会再发生更大的变化，此时经过调整的预算与未来会议的决算就基本相同；如果这时的预算中会议收入大于会议支出，会议将会如期完成财务目标；如果相反的情况发生，会议组织委员会就一定要采取相应的措施，例如降低某项会议活动的水准，或者是寻求更多的会议赞助。,突发事件后的调整,会议筹备期间，特别是临近会议举行时遇到突发事件，例如2001年的“911”事件和2003年“非典”之后，致使会议的代表人数大大减少。由于此时会议已经支付了大量的国定支出，即使在会议举行期间可变支出按比例减少，会议也很难做到收支平衡。通常按国际惯例，在遇到这种不可抗拒的突发事件时，通常要全部退回那些已经注册又不能参加会议的代表所交纳的各种费用，采取这样的措施后，将使得会议出现大幅度的亏损，此时如何保证会议收支平衡将是会议面临的重大问题。按变化后的数据编制新的预算，将为会议组织者的决策提供重要的财务依据。,第四节 会议成本费用控制,在举办会议期间，不管是使用会议启动资金，还是使用会议本身的收入，这些资金的消耗最终都会转换为会议的成本费用。由于会议的收入总是有限的，为了保证会议财政目标的顺利实现，加强会议成本费用的管理是会议财务管理中的一项重要内容。,一.会议成本费用的内容,会议的成本主要是由直接与会议有关的活动支出构成。会议的费用由不直接用于会议各项活动的支出构成，主要包括折旧费用、人工费用和办公费用等。,二.会议成本费用的控制方法,成本费用控制就是在举办会议时根据预先制定好的会议成本和费用标准和财务预算，按照一定的原则、采用专门的方法，对会议的各种活动支付的成本费用进行严格的管理和监督，把各项成本费用控制在一定范围之内。成本费用控制是会议实现成本管理的重要步骤之一。,制定成本费用标准的方法主要有分解法、定额法和预算法。为操作简单，通常使用定额法。定额法是指会议首先要确定每个项目成本费用的合理定额，并以此为依据制定成本费用标准。凡是能够直接确定定额的成本费用都应该制订标准成本，例如邮寄费和交通费等。不能直接确定定额的成本也要参考其他会议成本费用和开支标准加以限额，用以控制盲目的成本费用开支，例如印刷费和资料包的费用。成本费用标准制定后要打印成文，发给每位参与筹备会议的工作人员在实际工作中严格执行。,（一）制定会议成本费用标准,（二）成本费用控制的方法,1.建立成本费用控制信息系统会议应该通过建立成本费用控制信息系统对会议各项成本费用进行控制。成本费用控制信息系统主要包括三部分内容：会议成本费用标准的输入系统，核算和控制的反馈系统，分析和预测系统。这三个系统构成一个整体就能发挥提供、传递与反馈成本费用信息的作用，成为会议成本费用控制的有效方法。,.实行责任成本费用制 为了加强会议成本费用控制，会议还可采取按部门实行责任成本费用制度，即把负有成本费用责任的各个工作小组作为成本费用责任中心，使其对可控成本费用负完全责任。通过责任成本费用制度，可以把经济责任落实到会议机构中的每个工作小组，推动各个小组控制所负责的成本费用。在会议举行期间实行责任成本费用制显得尤为重要，届时来自不同单位的几十甚至上百名工作人员不停地在组织各项活动，短短的几天会议就有几百万甚至上千万经费支出，不实行责任成本费用制是根本不可能做好成本费用控制的。,3.成本费用控制的监督和检查会议要对每个工作小组的成本费用控制情况及整个会议的成本费用控制的情况进行定期检查。如果出现成本费用支出严重偏离会议成本费用标准时，就要查找和分析其原因；总结教训，提出补救措施，为今后的筹备活动积累经验。,三.会议成本费用控制的实际应用,由于费用在整个会议支出中所占比例较小，因此在实际会议财务运作中会议组织者更注重成本的控制。举办一个会议可以简单地分为两大阶段，前半阶段是会议的筹备阶段，后半阶段是会议的举行阶段，在这两个阶段中对成本控制的内容也不完全相同。,筹备期间发生的成本主要都是会议的固定支出，因而这一期间的成本控制也主要表现在对固定支出的控制。在漫长的会议筹备期间，支持会议能够顺利筹备的经费只有会议启动资金,因此对启动资金的支出必须要加以严格控制，尽量降低会议成本是会议财务管理的工作重点。由于筹备期间的活动主要是印刷和邮寄会议公告，印刷费和邮寄费又是最主要的固定支出，通常这两项费用可以占到全部会议启动资金的70左右，筹备大型国际会议时这两项费用经常可达到几十万元。,（一）会议筹备期间的成本控制,财务管理人员要与会议工作人员密切配合，开拓思路、积极尝试，尽量控制和减少印刷和邮寄费用来降低会议成本，例如在筹备第28届国际心理大会时，要给每个国家的心理学会邮寄会议注册通知书，通常的观念是认为采用航空邮寄的方法比较便宜，后经比较发现向欧洲各个国家采用快件邮寄大宗的印刷品的方式更加便宜，仅这一项活动就节省了几万元的邮寄费用。,会议财务管理人员每年都要检查资金使用情况，要按会议预算控制会议成本，并向会议组织委员会提交财务报告。当会议筹备期间的成本远远超出会议预算时，组织委员会要及时加以解决。中国电子学会在筹备2000年的第16届世界计算机大会时由于选择的会议组织机构缺乏举办大型国际会议的经验，仅印刷和邮寄征文通知一项活动的费用支出就高达60万元，使得会议资金空前紧张，组织委员会立刻做出决策，重新选择在我国举办大型国际会议最有经验的中国国际科技会议中心作为新的合作者，加大了对会议成本的控制，会议的另一个重要文件注册通知书的印刷和邮寄费只用了几万元，最终保证了会议财务目标的实现。,（二）会议举行期间的成本控制,会议举行期间的资金支出比重最大，占到了会议总资金支出的70左右。许多会议的运作过程中，在会议筹备期对资金支出控制的非常严格，而到了会议召开期间，由于各个方面的事物繁杂，往往开始忽视会议财务的管理，缺乏必要的成本控制，会议结束后才发现白白浪费了许多资金。在会议举行期间，特别是大型会议举行期间只要对某些项目稍加留意，几万甚至十几万的成本就会被节省。由于会议期间的支出是以可变支出为主，支出是与人数成正比。由于各种原因，在会议期间举办的各种活动，人数变化大多数的规律是实际参加活动的人数总是会比预订的人数减少一些，会议财务管理人员要有强烈的责任心和预见性，根据以往的会议运作的实际经验，对参加活动的人数变化及时做出反应，这是实行成本控制的最好的途径。以下是最有可能调整的几个项目。,1.餐饮费,餐饮费是会议举行期间一项最大的支出，通常占到会议总支出的50%。餐饮费又是会议可变支出的主要部分，会议期间餐饮费的成本控制是最重要的环节。,招待会,欢迎招待会如果安排在会议正式举行的第一天晚上，绝大多数的会议代表都会前去参加；若安排在注册日的晚上，由于各种原因会有相当数量的代表不能参加；特别是在举办国际会议时，由于国际航班的原因，通常会有2030的代表有可能赶不上参加招待会。因此要根据以往举办会议的经验估算出参加招待会的可能人数。2000举办世界高分子大会的时，计参加会议的代表的总人数大约为1150人，会议按总人数的80，即920人预订招待会，实际参加招待会的人数为927人。,闭幕宴会,如果宴会票是要求参加者购买的，就不用担心人数的问题。如果宴会是包含在注册费中的，就一定要格外注意，特别是将闭幕宴会安排在会议的最后一天，许多代表由于各种原因会提前离会，为表示谢意而邀请的主管部门的领导和合作机构的负责人通常也不会前来参加这种宴会，因此一定要做好参加宴会人数的判断，避免出现浪费。,茶歇和午餐,由于会议遵循递减的规律，即参会的人数会随着会议的进行越来越少，参加下午会议的人数会比参加上午会议的人数还少一些，参加分组会的人数比参加大演讲会的人数又要少一些。根据这种规律可适当对每次茶咖歇和午餐的预定人数也做适当递减。,2.会场和设备,会议举行期间由于参加会议的人数越来越少，对会场和设备的及时调控也是成本控制的一项措施。,会场的调整,由于每天参加会议人数的递减，有时会议还要将原预定的大会议室改为小会议室，或将原预定的比较多的分会场减少几个，这样调整的目的并不仅仅只是为了减少一些开支，更重要的是也要考虑到会议交流的效果，试想一个很大的会场只有几个人开会气氛是不会很好的。,同声传译设备,同声传译的接收设备要发给每一个代表。会议通常是按代表人数向设备公司租用。但由于许多代表并不需要，也不在注册台办理借用手续。会议应将未使用的接收设备尽早返还给设备公司。在北京地区每个接收机每天的租金为人民币40元，若会期5天多借100个就是2万元。,影像设备,为了增加会议的交流效果，会议经常会使用大量的影像设备，包括多媒体投影仪、光学投影仪、幻灯机和录像机。具体到某一个会议到底需要选择哪些影像设备需要认真地加以调查研究，选择不当也将会造成浪费。,第五节会议赞助与广告收入,会议的主要收入来自会议代表所缴纳的注册费，当注册费不能全部承担会议的支出时，会议组织者只能采取两个措施，其一是降低会议一些活动的档次，例如在北京举办的许多大型会议的闭幕宴会都希望安排在人民大会堂，但是由于在人民大会堂举行宴会的价格不菲，若同样规模的宴会安排到四星级宾馆，成本可少支付50%甚至60%。,如果不降低会议的活动档次，另一个有效的办法是寻求赞助来保证会议财务的收支平衡。会议各种赞助中，企业赞助是最主要的，有些会议的赞助费甚至超过注册费的收入。会议也是一个能吸引一定“高质量”眼球的媒介，因此，会议可以吸引企业在会议上做广告以获得收入。会议应对赞助和广告给予极高的重视，要安排专门的工作人员负责这两项工作。,一.企业赞助,科技类会议是最容易得到企业赞助,这是由于“科学技术是第一生产力”的思想已被越来越多的企业所认同。当一个学科领域中举办最高级别的学术会议时，有关的企业往往会主动和会议联系表示可以对会议提供各种各样的赞助，这是因为对会议赞助就像一种广告，当所有的会议代表都挎着某家企业赞助的资料包时，这些资料包好象在替赞助企业说：“请不要忘记我们”。当然赞助企业也会向会议提出要求，有些要求是在会议期间可以完成的，如向全体会议代表发放企业资料等；有些要求是会议结束后继续进行的，例如新药的临床试验等。,二.寻找赞助企业,寻找赞助企业是做好赞助工作的关键。会议组织者应充分利用各方面的人士，疏通各方面的渠道，在最大范围内确定一个潜在的赞助企业名单。具体可以采用下述方法运作。,会议主要领导人的工作是获得企业赞助的最重要途径。会议，特别是大型会议的主席、组织委员会主席和程序委员会主席一般都是在该学科领域里的德高望重的专家学者、部门的主要领导，有些甚至是我国的领导人。由于对会议的赞助工作不是纯粹的商业活动，为了会议的成功，他们经常会主动与企业联系，寻求赞助。根据以往组织会议的经验，他们的影响力是一般人不可替代的。,（一）会议主要领导出面联系,（二）会议机构中工作的人员出面联系,如程序委员会和组织委员会的各个成员都在本学科领域里工作数年，会或多或少地与企业建立了各种工作关系，他们出面主动与企业联系，获得企业赞助的可能性极大。,（三）国际组织出面联系,国际组织对国际上知名跨国公司的影响力是巨大的，国际会议组织者可主动与国际组织联系，寻求他们的支持和帮助。2001年在我国举办的第7届世界预防口腔大会时，会议的主要赞助企业高露洁和佳洁仕就都是世界预防口腔学会为会议联系的，这两家生产牙膏和牙刷的公司成为这届会议最主要的赞助企业。,（四）其它渠道,会议可以通过公开发行的企业通讯录来寻找该学科领域的企业，还可以参加同学科领域的国内、外的会议和展览会主动联系企业，希望它们能够对会议提供赞助。通过上述各种人员的努力，在经过1至2年的时间，逐渐形成了一个潜在的赞助会议的企业名单。,三.编制赞助说明书,赞助说明书是会议提供给企业的主要赞助文件。赞助说明书内容主要包括对会议基本情况的介绍、赞助项目、金额以及付款方式等基本内容，以便使企业对会议有初步了解，进而确定是否对会议提供赞助。赞助说明书主要包括下列内容：,包括学科和会议的两方面的内容。学科的介绍是要让赞助企业了解本次会议涵盖的学科范围，大会学术主题和各个专业题目，特别是要介绍涉及到的交叉学科和边缘学科的内容，这样可以扩大赞助企业的范围。为了进一步引起企业的兴趣，特别要强调本学科对实用科学技术的促进作用。对会议本身的介绍要突出本届会议的背景，例如是否是国际组织的会议，它在国际地位和对国内该学科领域的影响，特别强调会议参加的国际和国内的代表人数，一般的企业会更看重国内参会代表的数量，因为这些企业可以通过与国内会议代表的联系在将来占领更大的国内市场。,（一）会议的介绍,（二）主要赞助形式,赞助形式分为两大类：综合赞助单项赞助,综合赞助,指企业赞助会议一笔固定费用，但不能指明费用的具体用途，由会议组织者全权支配。根据会议可能获得赞助的具体情况，可确定固定赞助费用的金额，有时还可设置不同金额的赞助标准，根据赞助费用的多少分别命名为金、银和铜牌赞助。作为对赞助企业的回报，会议组织者要在会议的筹备和举办期间提供给赞助企业各种活动机会来宣传他们的产品和技术，扩大企业的影响，如会议期间作新技术演讲、提供免费展台、提供企业资料在会上散发等。,单项赞助,指赞助企业对会议的某项活动或会议的某个用品提供专项赞助。赞助的会议活动可以包括会议的开幕式、招待会及宴会等主要活动，赞助金额既可以是该活动的全部费用，也可以是部分费用。所赞助的活动可以冠以赞助企业的名称命名，列入XX之夜。赞助会议的某项用品包括会议的资料包、会议论文集等，甚至是会议使用的圆珠笔。赞助的形式既可以是费用赞助，也可以是实物赞助，不管那种形式，赞助商都可以将自己的企业名称印制其上，宣传和扩大企业的影响力。,（三）赞助程序,当赞助商收到赞助说明书后，经过认真的研究，认为该会议有赞助价值时，一般会主动与会议组织者取得联系，选择并确定赞助项目、赞助方式、赞助金额和赞助要求。会议组织者也会设置一个赞助截止日期，来鼓励赞助商尽早与会议取得联系。当某个赞助项目的赞助商超过一个以上时，一般是按时间顺序先联系先确定的原则。,（四）付款方式,赞助费用既可以一次付清，也可以分期付款；既可以付外汇，也可以付人民币。不管时那种方式，赞助书上都要有明确的付款方式和付款要求。,国际会议赞助说明书的语言,对国际会议的赞助还可以编制中文和英文两种形式。这是因为通常对会议赞助金额比较大的厂商一般都是跨国公司，这些企业是否对会议提供赞助，赞助金额是多少，采取何种赞助形式，这些原则问题都不是在我国境内的分支机构有权决定的，他们都要向海外的公司总部请示，英文的赞助说明书都是作为附件和请示演讲一同递交给公司总部。,四、征集赞助的发布会,大型会议在举办前一年左右的时间，可以组织征集企业赞助的发布会。这样早就举办发布会的原因是因为争取跨国公司的赞助时，由于赞助的金额比较大，我国大陆内地的分公司或办事处要层层上报，直到地处北美或欧洲的公司总部，才有可能列入总公司的年度财务计划。征求赞助的会议可以选择会议的举办地点召开，根据潜在赞助商的数量安排会议室和相关的设备。,文件除了赞助说明书外，还应该包括会议和会议附设展览已发过的全部文件，以及会议和附设展览继续筹备的日程和主要活动，使得参加会议的企业能对会议有个整体的了解。会议室的入口处照例要设一个报到处，企业的代表要进行简单的登记和留下名片，以便今后继续保持联系；同时企业的代表也在此领取有关资料。,会议通常是安排几个演讲人，有的向企业代表详细介绍会议的筹备情况，有的像企业代表解释会议的赞助说明书，时间一般为半个小时左右。还要留出半个小时的时间供企业代表提出问题。在发布会后可以安排简单的自助餐，会议的工作人员和企业的代表相互进行更充分的交流，也使得会议的工作人员可以对企业进行更深入的了解。,由于参加赞助发布会的人员都不是能够对会议提供赞助的决策人员，他们只能起到传递信息的作用。会议组织者要在会后进行跟踪活动，对有可能提供赞助的每家企业都要登门拜访，若会议主席亲自出马，获得赞助的可能性就更大。,五、赞助的落实,（一）赞助会议合同书在会议召开前8至10个月左右的时间，会议组织者开始着手与已表示对会议提供赞助的企业签订“赞助会议的合同书”。赞助合同书中的主要内容分为四个部分。第一部分内容是赞助企业所选择的赞助方式、赞助金额和付款日期；第二部分内容是会议组织者提供给赞助企业各个方面的承诺，例如为赞助企业举办技术研讨会、提供一定面积的展台等；,第三部分内容是双方落实第一、二两部分内容的工作程序和时间期限；最后一部分内容是违约责任。赞助会议合同书由双方代表签字并加盖单位的公章。赞助合同书的针对性是很强的，会议组织者与每位赞助企业所签的合同书的内容都不完全相同。赞助的项目、金额和其它条款也允许与会议赞助说明书不同。赞助合同书在合同没有完全执行完毕前，对任何第三方完全保密。,签订赞助会议合同书后，会议就要积极主动和认真落实在合同书中的全部条款，这里即包括落实会议向赞助单位承诺的全部工作，也包括“催促”赞助单位的工作。如果一个会议的赞助单位多达十几家时，工作量也是非常的大。,（二）与赞助企业的联系,会议要安排专门的工作人员与赞助企业保持经常联系，保证这些企业能够按合同中规定的时间缴纳赞助款，同时也要提醒赞助企业按规定的时间提交有关材料。,1.“催促”赞助款,从签署赞助会议合同到企业支付赞助费大约要经过半年的时间。这是由于赞助企业的机构都比较大，机构内部上下层次也比较多，支付赞助款时需要层层把关签字，有时还需要得到国外总部的批准。通常承诺了赞助的企业，基本没有违约不给或少给的，但是按规定时间付款的也不是很多。许多赞助企业都要经过会议工作人员的多次催促下才能将赞助款支付到位，有的甚至拖到会议结束后2、3个月才能付款。,2.“催促”广告,由于会刊的印刷都需要一定的时间，不能拖期，但是经常由于赞助企业的广告内容迟迟不能按时提交，致使整个文件的印刷都会被延期。出现这种现象的原因经常是由于赞助企业内部沟通的问题，因而会议的工作人员要不厌其烦的“催促”。,.“催促”免费人员的名单,要求赞助企业按期提交享受会议正式代表待遇的人员名单也是一件不容易做的工作。这些人员有的是赞助企业本身的工作人员，有的是赞助企业邀请的客户，名单经常变来变去，有时即使在注册现场，企业赞助的参会人员还在变化，事先已经准备好注册材料的代表不来了，现场来的代表又没有任何注册信息，使得现场注册产生混乱。,4.宣传资料,注册时要为赞助企业免费发放他们的宣传材料，一般都是要求赞助企业在规定的时间送到规定的地点。也需要会议的工作人员不断的重复提醒。,5.实物赞助,实物赞助包括两种情况。一是由赞助单位制作，在规定时间送到指定 地点。这里一定要提醒注意的是赞助实物上印制的会议名称、时间和地点不能出现错误，否则将根本没有时间重新制作。同时也是要求会议赞助企业一定要按时送交，对于这两点会议工作人员要不断提醒。二是赞助单位委托会议制作，问题就简单多了，只要双方与制造商共同商谈后，确定了基本的款式、价格和数量，赞助企业直接付款给制造商，制造商将物品直接提供给会议。,（三）落实对企业承诺的活动,会议对每个赞助企业的承诺都要认真兑现，不能因为进入会议的最后筹备阶段，会议本身的工作都很忙，而不能很好地落实赞助企业活动，特别是这些活动的落实一定要和会议本身的整体活动配合在一起。,1.技术研讨会,由于会议日程已经安排得很满，因此赞助企业的技术研讨会都是安排在午饭时间，参加这个活动的会议代表可以得到赞助企业免费提供的午餐。这样安排有两个好处，首先是不与会议的各项活动发生直接冲突，第二是有可能吸引更多的会议代表前去参加，其中不乏对商业活动不感兴趣的那部分代表。,技术研讨会的日期、时间和举办地点一经确定，会议组织者就应尽快在会议专用网站上发布，提前引起会议代表的关注。如果技术研讨会提供免费午餐，就有可能吸引大多数会议代表前去参加。会议就要尽量安排比较大的会议室，赞助企业也要相应准备比较多的食品。食品一般是快餐形式，三明治、鸡蛋和水果为主，加盒装饮料，进入会议室时领取一份。由于会议程序紧凑，一般不再留出专门的时间供代表进餐。,所谓技术研讨会的内容主要就是赞助单位介绍自己的最新技术和最新产品，但与纯粹的产品推销会相比较，内容还是有很大的区别。遇有赞助企业比较多的会议，每天中午都会安排这种形式的技术研讨会，赞助档次高的企业可以优先挑选时间。由于会议本身的规律就是越往后参加的人就会越少，同样参加技术研讨会的人数也会减少，因此有必要提醒赞助企业，否则食品准备的太多会造成浪费。,2.附设展览,专业展览的展位区域位置决定于 展位的价格，区域好的展台的价格会 高一些，相同价格的展台按先付款先预定的原则。会议附设展览的规模都不会太大，展台的价格基本相同，位置好的展台一般都会预留给主要赞助企业，其次才按先付款先预定的原则，因此赞助企业全部确定后，要尽快落实各主要赞助企业的展台，才能将余下的展台提供给那些只参加