企业参展现场实施、控制管理.ppt

企业参展现场实施、控制管理,教学目的：掌握参展会议管理；掌握参展财务管理；掌握参展物流管理；掌握企业参展设计方案的实施；掌握展台布置的知识与技巧；掌握展期工作的技能；掌握展台安全与现场危机处理；掌握展品选择的原则；掌握展品选择考虑的因素；掌握展品选择和矛盾处理；掌握展品包装与装箱；掌握展品运输筹划；掌握展品运输的相关手续；掌握展品运输代理与保险。教学重点与难点：1、掌握参展物流管理；2、掌握企业参展设计方案的实施；3、掌握展台布置的知识与技巧；4、掌握展台安全与现场危机处理；5、掌握展品选择考虑的因素；6、掌握展品选择和矛盾处理；7、掌握展品包装与装箱；8、掌握展品运输筹划；教学方法与手段：讲授法、讨论法、小组活动法、案例法、模拟法、课堂展示,第十堂 参展物流、设计方案管理,会展物流会展物流是指为会议、展览、展销、体育及其他各类活动提供的物流服务。关于会展物流的概念，在我国有多种描述，目前还没有统一的定论。比较流行的定义是：所谓会展物流，“是为满足参展商展品展览的特殊需要，将展品等特殊商品及时准确地从参展商所在国（地）转移到参展目的地，展览结束后再将展品从展览地运回的过程，包括展览前后的仓储、包装、国内运输、进出口报关和清关、国际运输、展览中的装卸、搬运，以及在此过程中所需要的信息流动。”另一种有代表性的观点认为：会展物流“是指展销产品从参展商经由会展中转流向购买者的物理运动过程，它是展销活动供、需双方以外的第三方组织者所提供的一种具有后勤保障功能的服务，由会展组织者在综合会展现场多个供需对应体的信息要求后，统一指挥、统一安排、统一协调的会展物资流通体系。”,会展物流-概述对会展物流的诠释不同，会展物流的本质是会展相关物品的空间流动与管理。会展物流涵盖了在提供地与会展地之间，对会展材料设备与会展物品的高效率、低成本流动和储存而进行的一整套规划、实施和控制过程。会展物流的主体是会展组织者，客体是参展商和购买者。会展物流服务商（ELS，EXHIBITION LOGISTICS SERVER）服务水平的高低是关系到会展能否成功开展的重要因素之一。会展物流概念的提出，将使会展活动的专业化服务体系更趋完备。会展物流作为现代物流行业的一个重要分支，比一般运输、配送具有更高的专业性和服务性，属于高端物流。高端物流代表高质量的专业服务，服务对象一般是高端产品。高端物流服务管理体系与运作模式具有高附加值、高利润、高效率、高技术标准、高风险的特征。,会展物流-特点与传统物流体系相比，现代会展物流模式具有如下特点：1.服务的专业性 会展活动的特点要求为其提供物流服务的会展物流服务商，必须具有较高的专业化管理水平，必须拥有具备会展物流管理专业技能的人才、畅通的物流渠道、有效的物流配送手段和功能齐全的货物转运与仓储中心、完备的信息网络平台和信息技术作为支撑。因此，专业化程度相对较高是会展物流一个最为显著的特征。,2.流程的时效性 会展物流活动过程控制非常复杂，在时间上具有很强的阶段性，在空间上具有突发的集中性，在需求上具有双向性和不确定性，这就要求会展物流服务商提供更高层次的快速反应服务。如何在特定的时空里，满足参展商多种应急需求，是会展能否成功举办的关键。,3.展品的安全性 确保物流过程中的物品安全是会展物流的第一任务。会展活动所需的设备、物品一般由会展组织者采购，而参展商展销产品的运输则在会展组织者的统一调度下自行负责。承运人员在运送过程中要保证物品不发生霉烂、破损、水渍等损害展品原有使用价值的事故，避免因此而造成的供货质量问题导致的会展准备的中断。因此，会展物流服务商必须确保所运送物品不仅及时而且安全的达到目的地，通常还需再返回原地。,4.信息的实时性 信息化是我国会展产业与国际接轨的一个重要衡量标准。信息传递与共享是保障会展物流管理高效协调运行的重要基础。在会展物流的组织与管理过程中，会展主办方、参展商与物流服务商信息的实时沟通，为会展活动提供高效的物流服务支持，是会展物流服务商的重要目标之一。会展组织管理者应会同各参展商与物流服务商，不断对各种相关信息进行实时监控，并根据反馈信息及时调整会展物流过程中的具体行动措施。,会展物流因其特性，更注重科学的服务管理和物流操作流程。一次成功的会展，需要整个会展服务供应链中各节点，包括会展举办方、参展商、物流服务商、展馆方、展位设计服务商等，密切配合，相互合作，协调一致。优秀的会展物流服务商不但能够为参展商设计合理的实施方案，而且可以代替参展商完成参展样品的提货、运输、仓储、装卸、包装、搬运、布展，以及人员组织、调度、管理，设备的供给、保养、回收，保险等一系列服务。,会展物流的操作流程主要包括以下三个环节。1.会展主办方指定物流服务商 提供会展物流服务的供应商一般都是由会展主办方指定。物流服务商根据会展主办方提供的信息与参展商联系，洽谈具体的物流服务需求。在这一阶段，参展商也可以与会展主办方进行沟通，自己选择物流服务商。,2.物流服务方案的设计与完善 承担会展物流业务的物流服务商根据参展商的要求设计物流服务方案，包括了解展品的运输、保管、布展及回收等内容，如果是国际性会议还需要涉及国际保险、报关等服务。在这一阶段中，物流服务商需要与参展商充分沟通，才能保证方案符合参展商的需要。,3.物流服务方案的实施 根据会展主办方的展会日程安排，物流服务商依据方案进行展品提货、运输、保管等物流作业，活动过程中要与会展主办方及时沟通。交付展品后，要由参展商进行确认，待展览结束后立即启动下一轮物流或展品回程运输。优秀的物流服务商，还可以为参展商提供布展、展览管理、展品回收处理等一揽子增值服务。,在现实会展活动过程的组织中，展品的运输组织模式主要有四种：（1）参展商自行负责展品运输；（2）参展商自选物流服务商进行展品运输；（3）展览主办方指定会展物流服务商；（4）参展商通过邮寄或快递。,值得关注的是，在实际操作中，参展商使用会展主办方指定的物流服务商效果最好。因为在通常情况下，由会展主办方指定的物流服务商大多是一些有会展物流经验、综合实力较强、知名度较高，能够全权代理展会的国内、国际展品物流服务的大型物流企业，与这样的物流供应商合作，服务质量、安全性有一定保障，可省去参展商的许多的后顾之忧。如果企业自己联系物流服务商，最好找正规企业。否则，将会展物流业务交予缺少经验的物流公司难免会有一些意外状况发生，造成不必要的损失。,展览设计规矩：各国、各地的展览会对展览设计、施工都会有各种各样的管理规定和限制。很多规定和限制是与维护公共安全和公共秩序有关，您了解吗？（1）有关展台的规定。高度限制：展览会对展架及展品都有限制规定，尤其对双层展台、楼梯、展台顶部向外延伸的结构等限制更严，限高往往不是禁止超高，如果办理有关手续并达到技术标准，有可能获准超高建展台、布置展品。开面限制：很多展览会禁止全封闭展台，如果展台封闭，展览会就失去展示作用，参观者就会有抱怨，但是展出者需要封闭办公室、谈判室、仓库等,因此，协调的办法一般是规定一定比例的面积朝外敞开。这个比例一般是70，允许30以下的面积封闭。,（2）有关展览用具的规定。展架展具材料的限制：在很多国家，展览会规定必须使用经防火处理的材料，限制使用塑料，限制危险化学品。电器的规定：绝大部分国家的展览会对电器都有严格的规定，所用电器的技术指标必须符合当地规定和要求。,（3）有关人流的规定。走道限制：主要是对走道宽度的规定和限制，为保证人流的畅通，展览会规定走道宽度，禁止展出者的展台、道具、作品占用走道；电视、零售商品往往造成堵塞，因此也有相应的要求，比如电视不得面向走道，柜台必须离走道一定距离等。,（4）有关消防的规定。消防环境的规定：如果是大面积的展台，必须按展馆面积和预计的观众人数按比例设紧急通道或出口并设标志。消防器材的规定：必须配备消防器材。人员的规定：有些展览会要求展台指定消防负责人，并要求全体展台人员知道消防规定和紧急出口等,（5）有关展品的规定和限制。主要是对异常展品包括超高、超重展品的规定。只要采取适当措施一般都可以解决。比如限高，只要展馆高度足够，就可以与展馆商量解决；超重展品可以使用地托，分散单位负荷。比较常见、难解决的问题是展馆卸货大门的尺寸，这是自然限制。超高超重展品一般需要先于其他展出者的展品进馆。如果遇有任何难以解决的问题，要尽早与展览会组织者或展馆所有者商量。这类展品对展览会通常有宣传价值，因此，组织者会愿意积极协助。有些展览会考虑安全，会限制操作机器。对于武器，一般都有专门的规定，且手续都很麻烦。,（6）有关环境的规定。音量限制：背景音乐由展览会组织者安排，展出者的声像设备的音量必须控制在不影响周围展出者的范围内。色彩限制：若展览会组织者想取得协调效果，往往会提出色彩要求。要求展出者使用某种基本色调或标题色调。展览会还可能会提出标题字型、大小，这方面的规定大多比较宽松。展出者只要遵守规定，并不干扰周围展台（比如噪音太大），展出者一般可以任意设计展台形状、摆置展品、使用颜色。,（7）有关劳工的规定。很多国家（尤其是发达国家）规定，展场劳工必须是工会注册工人。不允许展出者自己动手。比如在美国纽约，如果展出者拿起锤子想钉根钉子，当地工人就会夺下锤子阻止你干活。美国人剥夺你的“劳动权”，听起来很荒唐，但是却是事实，还必须遵守。,展会展台设计的技巧攻略 每个展会结束，都会有一批装修得美轮美奂的展位在短短几小时内“土崩瓦解”。展位越大，花的钱越多，浪费就越严重。若想减少浪费，控制、降低展览装修的成本，就要从以下几个方面考虑：1、结构设计严谨，使展位能反复使用展览装修设计方案的优劣，一般以“功能完善、形象突出、造型独特”作为评判标准，但“结构设计巧妙，展位能反复和更新使用”也是展装设计的重要方面。试想，一个房地产公司每年可能要参加“春交会”、“港交会”、“秋交会”、“住交会”、四个展览，要是略微注意一下的话，可以节省很多银子！,2、选装修材料能省则省展览装修不像公共装修和家庭装修一样要求耐久性，也不太考虑因时间和季节变化所造成的施工质量问题。展装的目标是在保证安全的前提下突出“效果”。在关键部位，如人流通道、人接触的部位及高耸展台等，要加厚材料来加固，而在次要部位用合资、国产材料，这也可以说是“量材录用”。,3、事先考虑周全，避免施工中出偏差如果缺乏布展经验，那么就很可能在布展时间内为小的失误疲于奔命，为大的错误改变施工方案。有的参展商在布展期间要求增加项目，这样就要加班。也许参展商不在乎增加的场地租金和工人的加班费，可是参展商如果事先和施工企业在设计和施工方面多一点时间沟通，不仅可节约资源，还树立起参展商和施工企业“高素质、高效率”的形象。,4、展装创意：开拓展览业新空间 展装是展览会参展企业通过展位的设计来突出企业形象和产品，是集声、光、电、特殊材料展饰组合和设计的一种特种装饰，它又包含了力学、建筑学等知识和艺术。现代的、国际性的展装要体现出企业及产品文化及广告累计效应，更要注意张扬企业及产品的个性，并且在张扬个性的同时为企业或产品注入前瞻性的科技意识和文化感觉，因此，好的展装大大提升了企业或产品的现代内涵和文化底蕴。,5、展装创意：企业个性的张扬创意可以说是现代企业宣传及展示的主要特征。而创意的成功就在于个性的张扬。越是个性的越能给人以冲击，给人以震撼，令人过目不忘，从而发挥最有效的市场作为，实现最有效的市场传播。这种个性的张扬涉及到形式的定位、空间的想象、材料的选择、构造的奇特、色彩的处理和方式的新颖，须整合而统一。换言之，即展位独特的形态、色彩、工艺、格调等要有机融合，从而形成完整的企业或展品个性。,第十一堂 参展现场实施管理（2）,展台布置技巧（知识平台）,1.预先妥为规划：展前应由业务人员会同展位设计人员现场策划展品的陈列风格，然后决定展台具体的设计方案。,2.分类集中展示：千万不要将您所有的产品都搬来展览，应只展示主要产品。如展品种类实在太多，应将产品妥为分类、分区展出，以利于买主在一瞥之下，即可确认其目标产品。展台分区的方法很多，诸如各区域陈列台及背景墙壁以不同色彩来区分；各陈列台可做高低宽窄的变化；各区之间以各式隔板分隔等等，方式不限。总之以清晰明朗、无损于整个展台的协调统一为准。,3.特设针对性展室：有时某些企业因特别需要可在展位内设特别房间，陈列尚不宜公开的新产品，仅邀请特定的专业对象参观。这既可充分利用展览活动推销自己的新技术，又免于泄漏商品或技术机密。,4.根据买方心理布展：要确认您的销售对象是谁，找出其兴趣所在，针对他们关心和感兴趣的事来布展。假如你的公司是做速溶咖啡生意的，参加一个以消费者为对象的展览，则应当寻求能充分体现喝咖啡乐趣的布置，并作赠饮活动，而不是着重于咖啡的种植、采收、制作过程。,5.实际操作演示：机械、电脑、电动玩具等展品都应该允许顾客或消费者做现场操作表演，使其能较好地了解产品的使用、性能及功效。原料商则应展示使用该原料所制造出的成品，以增强其说服力。,6.夸张的立体陈列：展览陈列最忌讳将产品堆置在平面的陈列台上。应让产品陈列有立体感、动感，把它们垫高、降低、挂在墙上、悬在空中。但应注意选择较舒适的角度。如果您的企业只卖一种产品，而它的体积又很小，则可采取大量陈列和制作超大型样品等方式吸引人们的注意力。比如贵企业是从事花生生意的，则可在展位的墙上、展台上、天花板上都放置上规则排列的花生实物、超大型样品及图片等，以塑造戏剧性效果。,展示方式。展品本身大部分情况下并不能说明全部情况、显示全部特征，需要适应图表、资料、照片、模型、道具、模特或讲解员等真人实物，借助装饰、布景、照明、视听设备等手段，加以说明、强调和渲染。展品如果是机械或仪器，要考虑安排现场示范，甚至让参观者亲自动手；如果是食品饮料，要考虑让参观者现场品尝，并准备小包装免派发；如果是服装或背包，要使用模特展示，或安排专场表演。这些都是为了引起参观者的兴趣，增加他们的购买欲望。,展品选择。展品是展出者能给参观者留下印象的最重要因素。在参观者的记忆因素中，“展品有吸引力”占到39%的比重，应予重点考虑。选择展品有三条原则，即针对性、代表性和独特性。针对性是指展品要符合展出的目的、方针、性质和内容；代表性是指展品要能体现展出者的技术水平、生产能力及行业特点；独特性则是指展品要有自身的独到之处，以便和其它同类产品区分开来。,展台设计。展台设计的表面任务是要好看，根本任务则是要帮助展出者达到展览目的。展台要能反映出展出者的形象，能吸引参观者的注意力，能提供工作的功能环境。因此，展台设计在注重视觉冲击力的同时，还要注意以下几点：展览会不是设计大赛，展台设计要与整体的贸易气氛相协调；展台设计是为了衬托展品，不可喧宾夺主，让绿叶淹没了红花；展台设计要考虑参展者的公众形象，不可过于标新立异；展台设计时不要忽略展示、会谈、咨询、休息等展台的基本功能。,第十二堂 企业参展现场实施（3）,展品包装与装箱 展品包装装箱是涉及展品运输工作的第一步工作。工作内容依次为小包装、大包装、打印标志、衡量重量和尺寸、装箱、制作清册。在展出地，展品破损是无法更换的。因此，展品包装要比普通包装要求高。另外，展品衡量、造册工作比正常贸易的运输要复杂，因为，正常贸易运输往往是品种单一、尺寸单一，而展品运输往往是品种复杂，尺寸不一，因此，衡量、造册工作要求也高。,1.销售包装展品的直接包装是小包装，也称销售包装。展览会结束后，展品或者回运、或者赠送、或者售出，在大部分情况下，展品还要再包装，因此，展品小包装不能是一次性的包装。小包装的功能有两种：一是保护功能，在运输、搬运过程中保护产品，二是艺术功能，放在货柜上能吸引顾客。如果展品是直接展出（裸展），可以不考虑小包装的艺术效果，而着重考虑其保护功能。小包装要能够人工搬动而不用器械搬动，因此要注意重量。为了装卸、搬运方便，包装箱不宜过大。小包装箱大多是纸箱,2.运输包装 小包装外需要大包装，也称作运输包装。大包装箱多是纸箱和木箱。如果可能，尽量使用纸箱包装，因为有些国家对木材包装要求严格，规定必须使用经过处理的木材。展品包装箱应当坚实、简便。运输包装箱应结实、耐用以适应长途运输需要；包装箱应设计简单，比便非专业包装人员可以打包和拆包，可以人工开箱并再封箱而不带借助器械。大包装箱不论是纸箱还是木箱，在封箱后最好再用打捆机打捆，因为纸箱的胶条和木箱的钉子不一定能承受反复装运。大包装也要注意尺寸，要能够出入展场的门和电梯。,3.集装箱和木套箱 大包装箱还不是真正的运输箱，用于运输的箱子是集装箱或木套箱。展品箱尺寸不一，要紧凑地装入运输箱中需要一定的技术，因此，装运输箱最好由有经验的人指挥。装箱紧凑，一是防止运输途中摇晃，二是为了节省体积。运输费用是按体积计算的。易碎物品箱最好放在运输箱的上部，以免被压坏。动植物检疫物品箱最好放在运输箱靠门外，以便于提取。,4.包装衬垫物 垫底物应使用规范的化学包装材料，比如气泡塑料膜、压塑块、泡沫颗粒等，因为它们的防震压性能好，禁止使用稻草、废纸等易带病虫害源的物品。衬垫物也有重复使用问题，因此要用可以重复使用的包装材料，比如气泡塑料膜就比泡沫颗粒容易重复使用。装箱时可以装一些小工具、钉、钩、绳、胶条等现场布置、维修可能使用的东西。随时使用的、尤其是当地不易买到的东西也应该装箱。但是易燃、易腐、有毒展品严禁装箱。一般使用替代品，这一点在选择决定展品时就要考虑到。鲜活品需要单独装箱，快速运输。,二、包装箱标志 1.标志内容 运输包装箱要按规定标志，内容包括（1）运输标志（2）箱号（3）尺寸或体积：长宽高（以公分为单位（4）重量：以单位标（5）参观企业的名称、展馆号、展台号、以及其他标志,2.特别标记 运输标志一般在包装箱的顶部和两侧打印运输标志。易碎物品，要打上国际通用的易碎标志“玻璃杯”。如果是其他要求也要一一标明。比如需要防潮就打上“雨伞”标志，其他标志有“不能倒置”、“重心在此”、“挂缆绳处”等。每个箱子都要有清晰的标志，一方面是为了防止运输中丢失或弄混，一方面是为了在展品堆积如山的展览会现场容易辨别寻找。包装箱都需要量尺寸、称重量，以便制作体积衡量单。,三、装箱单和展品清册 展品装入小包装箱、再装入大包装箱，最后装入运输箱。装箱数量一定要准确。要防止漏装、错装、装箱不符的情况。为做到这一点，在任何一个装箱过程中，都要安排一人点货、一人记录。展品运输的特点之一就是杂，任何一环疏忽，就有可能造成展品清册和装箱单的错误。这也将给运输、报关、拆箱布展造成混乱和麻烦。装箱后，需要制作装箱单和展品清册。装箱单和展品清册必须准确、清楚，必须与箱内展品相符。,展品运输,俗话说：兵马未动，粮草先行。展览产品运输工作是将展出所用的展品用陆运、空运、海运或综合方式从货物所在地运到展出所在地，并运回或运到下一个展出地点以及办理有关手续的工作。运输环节多、时间性强、费用开支大、因此必须做到“安全、准时、省钱”。展品运输工作是展商参加展览会的一项主要工作，它对展出的效果有直接的、重要的影响。针对这一问题，我们专门采访了一些业内人士，他们认为，如果参展商能够注意下面几个展品运输环节的衔接，或许对展商的参展效果不无裨益：运输指南早知道,运输指南是展品运输代理在每个展览会开幕前制定的一份实用性文件。通过相关途径分发到参展商手中，以便相关人员能及时了解展品运输中的相关环节，及时应对紧急问题。为了保证展品运输的安全性，避免展品在整个运输、装卸和展台就位的全过程中出现损坏与丢失展品的现象，运输指南对参展展品的包装、唛头、运输保险提出了相关的规定和建议，对超重、超限展品的运输、装卸和展台就位也做出了相应的提示。为了保证运输代理在展览品从抵达指定的港（站）开始到展台就位的这段时间里，有充足的时间完成展品的报关、报检、提货、运输、查验、熏蒸处理等必要的手续和操作过程。收到运输指南后，可以组织相关人员认真看一看，读懂了再干可以少走弯路。,展品通关实申报 出国参展需要办理展品和运输单证、海关手续、保险手续，但是，各国对单证具体要求可能不一样，需要事先了解，并相应做好准备。为了方便通关，所有展品都必须标价、申报。出售品需要标价，其他展品和用品比如礼品、宣传品、自用品、招待品、道具等即使是无商业价值，也需标价。有些参展企业为了少缴关税，在展品清册上做手脚，将货物价格标得很低。这也许会省一些小钱，但是得不偿失，可能是自找若吃。首先海关人员对报关中的问题心中有数，有许多办法对付未如实申报者，真要是斗起来，吃亏的是参展商。海关一旦认定你瞒报货值，数倍罚款不说，展品也要被扣；万一受损，保险公司将按报关清册赔偿，因些，参展商还是如实申报为好。,及时到货最重要 参展商希望在展览会期间向观众展示自己的展品和技术，但往往因为发货不及时贻误了时机。展会上，有时候个别展位上空空如野，业内俗称“开天窗”。出现这种问题是由于参展商从国外港（站）发货较晚，导致展品在规定的抵达港（站）时间之后到达。这会给主办方指定的展品运输代理带来提货、运输、报关和报检等方面的时间压力，进而导致参展商不能及时参展或无法将展示产品摆上展台。这就要求参展商事先做好运输筹划方案。整个方案涉及运输方式、运输路线、运输日程和运输费用等因素。在确定展品运输日程时，不仅要考虑运输所需的时间，还要考虑展品、道具、资料等展览用品准备所需时间，以及办理有关单证和手续所需的时间。,展品包装是精要 对于参展展品，企业一定要注意包装箱及包装材料的选用，否则将面临难以预见的损失。在中国国际展览中心举办的国际木工机械展览会上，一家瑞士公司首次参展，他们通过远洋船舶发运了1只40英尺集体箱的展品。当海关人员与参展商打开集装箱时，发现5件木工加工机械竟均为裸装展品（即没有外包装箱），发现其中一件展品右侧外部有损坏现象，像是被重物撞击而产生了表层凹陷。展商当即表示，出厂安检时，机器外观完好无损，可能是运输过程中出现了问题。虽然进馆调试后，机器运转还算正常，但展商非常遗憾没有对机器进行外包装。后据了解，该公司的这套设备是由电脑控制的精密仪器，表面的残损使许多展会期间有意购买这套设备的客户，最后打消了念头。,检验检疫免不了 除了要注意展品包装外，还要关注您所使用的包装材料要符合展览举办国的要求。在2004年北京国际汽车展上，有位德国展商发运了9只40英尺集装箱的展架材料及3只40英尺集装箱的展车，由于该展商在货物出口前没有再进行熏蒸消毒，无法提供相应的官方文件，而被我检疫人员在进馆时扣留，并要求其退运出境。时间紧迫，眼看着其他展台搭建已初具规模，该展商急得手足无措，表示只要能够参展愿意接受中国检验检疫局的任何处罚，并保证以此为戒。最后，经过与检疫部门的多次联系协调，有关部门最终同意将其货物在中国境内进行熏蒸消毒、进行常规性消毒检查，并对其实行经济惩罚后方可进馆。此时已经临近开幕时间了。但不是所有的参展商都能如此幸运。,缺斤短两寻烦恼 大型展品进出展馆要通过现场作业来实现，它主要包括三个方面的作业，即吊机作业、铲车作业和人工作业。一般的运价为100元/吨，有的参展商在这方面又动起了小脑筋。比如：他起吊的展品是重型机床，毛重为15吨，为了节省吊装费用，有意瞒报重量，将毛量错报为8吨，一进一出两项作业就可节省1400元。现场操作人员不知内情，按照参展商申报的展品重量配备合适吨位的吊机，当吊机开始起吊展品时，由于不堪重负，轻者导致展品、吊机受损，重者会造成人员的伤亡。铲车目前最大搬运能力为15吨，展品毛重超过15吨时，可以改用吊机作业或双辆铲车同台作业，如果您申报不实，让小铲车载大展品，铲齿断了事小，展品伤了是真。由此产生的一切后果，都要由您负责。,现场交接应周到 将展品箱从运输箱中掏出或卸下，并搬运到指定的展台位置被称为掏箱，展商要监督掏箱，以保证掏箱工作准确、有序。掏箱过程中，将所有使用的人工数、工时、设备等情况和时间记录在案，一式两份，双方签字，一方一份，以备结算。开箱工作归好由展商指定的人员来做，特殊展品可以安排专业人员开箱。开箱次序要根据展台布置进度和展场情况事先安排好。道具箱先开，其次开大件展品箱，贵重物品和小件物品箱后开。开箱前要注意箱件是否完整，是否有被盗痕迹。若是运输途中被盗，应及时联系海关出具证明。开箱时，应该进行清点、核对。千万不要怕麻烦而省去这一环节。如果发现漏装或少装展品，还可以与运输代理商交涉，立即采取补救办法，等上了展台再想补漏，就不太容易了。,进退有序安排好 按理说展位搭建商与展品运输代理都是参展商的助手，但在实际操作中，二者的工作内容决定了他们有利益冲突，参展商要统筹规划，协调安排。如果自己的展品笨重、体积巨大，不容易进场，参展商就要考虑是否需要先搬运展品再装饰展台，撤展时为提高效率，是否可以先拆展台再吊运展品。装运展品的空箱最好存放在现场或离展馆尽可能近的地方，以便展览会结束后能够迅速运回空箱。使参展企业能尽早装箱和装车，这有利于企业迟早撤展。,越俎代庖无必要 在现场操作中，为了赶速度，个别参展商不通过现场调度人员，擅自指使现场人力和调用现场机力对其展品的进出馆进行作业，后果很严重。2005年5月15日18点左右，挪威ESKO公司在撤展时，擅自组织10名工人进行出馆操作，10个工人分别站在机器两侧将机器抬起，并平移至包装箱上方，下降准备放入包装箱。机器一侧先行放入包装箱内，另一侧在距包装箱约15公分高处垂直落下，首先接触到包装箱边沿上并滑入包装箱内，造成此台机器后侧轨道齿轮和两侧轨道罩发生破损。进出馆的现场操作是一项专业性的工作，自己不明白不要逞能。,险中求安不可少 运输险是展品在运输和展览过程中的保险。在展品发运并取得提单后，按清册价办理保险手续。一般可办理一切险种，并取得保险单。保险期从货物在国内仓库发运至运回国内仓库止。分保业务可交由承保行办理。建议展商根据自己展品的实际情况上附加险，它可以提供盗窃险和破损险的保护。在运输途中发生破损丢失，应设法向事故责任方取得理赔单证，若无法取得理赔单证，则要求责任方写证明书。受损方填写受损报告书，连同索赔清单交承保公司办理索赔手续。索赔期一般为一年。忠告您：一旦出险现场取证最重要。,