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基本职业素质培训,科学的工作方法,-田术刚2013.08.20,北京春溢通物流有限公司快消品事业部,北京春溢通物流有限公司快消品事业部,2,前言,自我教育的问题,在这个社会上，每年都产生大批量的求职者，也造就了相当多的管理人员。就管理者而言，能尽管理职责的人，到底占了多大比率？接受管理职位的人，是不是也担负起了管理人员应尽的责任，起了表率作用？面对社会各方面飞速的发展及我们企业的发展，我们应该明确地知道该有何种心理准备?该采取何种行动以使自己紧紧跟住企业发展的步伐。我们观念、思维及工作方法都不能停留在普通职员或自己现有的那些水平。,3,第1章 使你的工作系统化,在旁观者看来：不整洁的工作场所、凌乱的工作台面！除了反映出工作者头脑混乱以外，不再代表其他。,北京春溢通物流有限公司快消品事业部,4,办公室的5S运动：5S起源于日本，因日语的罗马拼音均以“S”开头，简称为5S。5S：整理（SEIRI）、整顿（SEITON）、清扫（SEISO）、清洁（SETKETSU）、素养（SHITSUKE）五个项目5S运动提出的目标简单而明确，就是要为员工创造一个干净、整洁、舒适、合理的工作场所和空间环境。倡导者相信，保持工作环境干净整洁，物品摆放有条不紊，一目了然，能最大程度地提高工作效率。,第1章 1.1 你的工作需要系统化,有人曾统计过，很多的人在一年内，大概花费六周的时间，在办公室找东西。如果你的办公区域、办公桌、文件等都井然有序，那你的工作效率一定很高！,北京春溢通物流有限公司快消品事业部,5,第1章 1.2 开始系统化你的工作,提醒：在我们试着改变工作的过程中，常常会陷入这样的困境：试着解决复杂的问题而忽略了基本的问题。而基本的问题却是任何一位工作者每天都要处理的，包括他的办公桌、椅子、电脑、文件夹、档案夹、电脑磁盘、还有更多的其他东西。,系统化你的工具（1）基本工具（2）复印机（3）传真机（4）电脑,北京春溢通物流有限公司快消品事业部,6,（1）工作档 什么是工作档？（工作档是用来整理目前进行的专案和固定的工作）工作档有什么？（A、立即可用的资料；B、“待议”的项目；C、固定职务；D、目前的专案；E、问题档）,系统化你的文件,第1章 1.2 开始系统化你的工作,教你一招：（1）要将文书工作处理得更好，就要根据使用的频率来整里你的文件。你最常用的东西应该在你的手边，随手可取。（2）将所有不用的文件移走，不要让它们占据你的工作档。（3）确定为每一专案和活动建立档案。把每一个档案清楚地贴上标签。,北京春溢通物流有限公司快消品事业部,7,系统化你的文件,（2）资料档 列出你的资料档项目清单。建立资料档两件事：A、资料是否有保存价值？B、资料档方便查阅吗？帮助你将自己资料档结构化的做法：A、列出你工作的主要内容。例如：合约、产品开发、预算等。这些可 以成为你资料档的类别。B、档案夹应根据所确定的类别，做清楚且适当的标示。C、查看现存的档案，然后去掉没用的档案。D、一个抽屉存放一个或多个类别。E、.用大而清楚的字标示档案抽屉和档案夹，以方便查阅并方便归档。,第1章 1.2 开始系统化你的工作,北京春溢通物流有限公司快消品事业部,8,教你一招：（1）要将文书工作处理得更好，就要根据使用的频率来整理你的文件。你最常用的东西应该在你的手边，随手可取。（2）将所有不用的文件移走，不要让它们占据你的工作档。（3）确定你为每一专案和活动都建立了档案。把每一个档案清楚地贴上标签。,系统化你的文件,第1章 1.2 开始系统化你的工作,北京春溢通物流有限公司快消品事业部,9,让你的档案更加有效的小秘诀：（1）使用大写、清楚的字母标示档案。（2）使用彩色标识能让你一眼就找到某一类型文件的位置。（3）将类别与次类别标签排成一列，类别与次类别用不同 颜色标示。（4）为大型的资料建立索引。,第1章 1.2 开始系统化你的工作,系统化你的文件,北京春溢通物流有限公司快消品事业部,10,开始系统化你的工作：（1）系统化你的工具；（2）系统化你的文件；（3）建立、建全你的工作档、资料档。,第1章 使你的工作系统化,总结,北京春溢通物流有限公司快消品事业部,11,P D C A 循 环 法 它是一种科学的管理程序，也是一种科学的工作程序。,第2章 学会用PDCA循环法,北京春溢通物流有限公司快消品事业部,12,什么是PDCA？,这是四个英文字母，分别代表：A计划（Plan）；B执行（Do）；C检查（Check）；D修正再执行（Action）。,P,C,D,A,循环,第2章 2.1 认识PDCA循环法,北京春溢通物流有限公司快消品事业部,13,计划（Plan）,执行（Do）,检查（Check）,修正再执行（Action）,在工作程序Plan Do Check Action过程中：Plan 即：拟订计划，制订计划目标，制订计划做法；Do 即：执行实施，并加以控制；Check 即：确认或评估执行状况与目标之差距；Action 即：执行结果与目标值之差距探讨，并修正，采取措施。,第2章 2.2 PDCA循环法四大要素,北京春溢通物流有限公司快消品事业部,14,第2章 2.3 PDCA工作步骤表,北京春溢通物流有限公司快消品事业部,15,修正后再执行,对检查结果做出修正,设定目标,搜索信息,拟定方案,制作计划表,检查执行情况,按计划工作表执行工作,A PC D,第2章 2.4 PDCA工作步骤图,北京春溢通物流有限公司快消品事业部,16,Plan 阶段：本阶段你要明确六个问题，这六个问题简称为5W1H。（1）Why？为何制定此计划？（2）What？计划的目标是什么？（3）Where？何处执行此计划？（4）When？何时执行此计划？（5）Who？何人执行此计划？（6）How？如何执行此计划？,特别强调事项一：,第2章 2.5 PDCA实施过程特别强调事项,北京春溢通物流有限公司快消品事业部,17,特别强调事项二：,Do 阶段：计划做好之后，着手将项目一步一步向前推进。Check 阶段：在进行市场调研或检查过程中，一定要记得检查，看目标的推 进是否按原先的计划进行？当中有无纰漏和出现偏差？Action 阶段：针对你的检查结果确定你的行动。如果在检查过程中，发现已经偏离原先的计划了，或者发现原 先的计划考虑不够周全，那你就要及时弥补、调整，以确保任 务的圆满完成。如果当中并无纰漏或出现偏差，当然是皆大欢 喜，那你可以继续一如既往地进行。,第2章 2.5 PDCA实施过程特别强调事项,北京春溢通物流有限公司快消品事业部,18,第2章 学会用PDCA循环法,总结,一切按“PDCA”循环图 P（Plan）计划 D（Do）执行 C（Check）检查 A（Action）修正再执行,北京春溢通物流有限公司快消品事业部,19,每天早晨都要计划一天的具体事务，并认真加以贯彻。这犹如一条红线，引导他走出生活中繁忙的迷宫。有条理的时间安排就像一线光明，冲破他生活的樊篱。哪里没有计划，哪里的时间配置就不合理，混乱就会降临到哪里。维克多 雨果,第3章 计划你的工作,北京春溢通物流有限公司快消品事业部,20,不能了解目的港口的人，是无法一帆风顺的！塞内卡,第3章 3.1 锁定工作的目标,北京春溢通物流有限公司快消品事业部,21,有效目标的“SMART”原则：明确的（Specific）目标必须明确 可量化的（Measurable）能分阶段、能统计 切实可行的（Achievable）切合实际，不空洞 注重结果的（Result-oriented）结果是必要的、必须的，产生影响的 有时间限制的（Time-limited）无时间限制的那就不能成为目标,第3章 3.1 锁定工作的目标,北京春溢通物流有限公司快消品事业部,22,出差的目的明确化 费用的预算目标可量化 时间目标有时间限制的 可以实现的目标 注重结果的,小测试,第3章 3.1 锁定工作的目标,出差目标设定,北京春溢通物流有限公司快消品事业部,23,剥洋葱法,大目标,即时目标,更小目标,小目标,设定目标,实现目标,长期目标,中期目标,即时目标,大目标,剥洋葱图,第3章 3.1 锁定工作的目标,北京春溢通物流有限公司快消品事业部,24,目标多杈树,（1）目标多杈树的代表意义：树干代表目标；每一根树杈代表子目标。叶子代表实现子目标的因素。（2）在目标多杈树中，目标与子目标的关系：A、子目标是实现目标的策略；B、目标是子目标的结果；C、子目标实现之“和”一定是目标的实现。,第3章 3.1 锁定工作的目标,北京春溢通物流有限公司快消品事业部,25,如果我们只会一味地搜集资料，而不会加以利用，那么我们拥有的资料与垃圾桶里的垃圾并无两样。,第3章 3.2 信息过滤器,为什么要过滤信息,北京春溢通物流有限公司快消品事业部,26,（1）阅读法；（2）捕捉法；（3）调查法；（4）交换法。,获取信息的四种主要方法,信息特征,（1）传递性；（2）共享性；（3）依附性和可处理性；（4）时效性；（5）真伪性；（6）价值相对性。,第3章 3.2 信息过滤器,北京春溢通物流有限公司快消品事业部,27,大量的信息,直接相关的信息,相关信息,有用信息,过滤器,过滤器,过滤器,信息过滤器流程图,第3章 3.2 信息过滤器,北京春溢通物流有限公司快消品事业部,28,什么是决策？对于工作计划中的决策是一个为达到预期目标而从两个或多个可供 选择的方案中选择合理方案的判断和选择的过程。制定决策的四个步骤：（1）形成决策的问题，包括提出的方案和确定目标；（2）判断自然状态和概率；（3）拟定多个可行方案；（4）评价方案并作出选择。,第3章 3.3 合理决策,决策是计划工作的核心,北京春溢通物流有限公司快消品事业部,29,价值（Valuable），考察方案对目标的贡献,合适（Suitable），考察方案是否与策略吻合,认可（Acceptable），考察方案是否确实可接受,可行（Feasible），考察方案是否成功,持久（Eternal），考察方案是否符合长期利益,VSAFE快速决策法,第3章 3.3 合理决策,北京春溢通物流有限公司快消品事业部,30,“令人惊讶的是，当我用足够的时间计划后，我可以完成很多事情，而同样令人惊讶的是，如果不经过计划，我就只能完成一点点事情。我宁愿在一个星期里紧张的工作四天半而有进度，而不要一直做却没有进度。”富兰克贝格,计划是联结我们当前所在之处与将来我们所去之处的桥梁。,第3章 3.4 制定工作计划,北京春溢通物流有限公司快消品事业部,31,第一批项目,第二批项目,制订计划的时间,执行时需要的时间,制订计划的时间,执行时需要的时间,第3章 3.4 制定工作计划,制定计划需要的时间,北京春溢通物流有限公司快消品事业部,32,把工作进行分类 工作内容简单明了，你已经掌握了完成工作所需要的所有信息。不能确定怎样才能完成，还需要进一步分析。一定会给你带来麻烦的工作。,第3章 3.4 制定工作计划,制定工作计划表,北京春溢通物流有限公司快消品事业部,33,第3章 计划你的工作,总结,计划你的工作：（1）设定有效的目标；（2）筛选有用信息；（3）合理决策；（4）制订你的计划工作表。,北京春溢通物流有限公司快消品事业部,34,症状：工作越来越没效率；文件积压越来越厚；每天的预定目标只完成了一半；下班时发现今天几乎什么也没干。病因：无目标、无计划，工作无规律；做事拖拉，时常抱着“还有明天”的想法；时间管理不善，做事不分先后、主次。,第4章 给你的工作吃“高效丹”,北京春溢通物流有限公司快消品事业部,35,不要把难事往后拖 不要把不喜欢的事往后推 不要把喜欢的事做过了头,第4章 4.1 第一剂 立即行动,提醒你注意：有时候你最好能立刻着手解决问题，决不拖延半点时间；但有时候，解决问题的时机并不成熟，如果这时候你就立即行动，往往只会弄巧成拙。这时候最好能把事情缓一缓，另外 选择一个适当的时机。,三不要,北京春溢通物流有限公司快消品事业部,36,A型：今天必须做重要并且紧急的任务。B型：今天应该做重要或紧急，但不是既重要又紧急的任务。C型：今天可以做既不重要也不紧急的日常任务。,第4章 4.2 第二剂 ABC法则,把你的工作按照以下标准分为三种类型,北京春溢通物流有限公司快消品事业部,37,A型：你应该尝试每天完成几项紧急和有难度的任务。,B型：你的工作主要由这部分任务构成，这些任务应占去大部分工作时间。,C型：这些不紧急的事情有时间再做。,一个工作日,提醒你注意：任何工作日，都是A型、B型、C型任务的混合。你应该把这三种类型的工作任务均匀分布于全天，而不是按顺序干完A型任务，再干B型任务，等等，注意三者的平衡。,第4章 4.2 第二剂 ABC法则,平衡日常工作任务,北京春溢通物流有限公司快消品事业部,38,这项任务是否既重要又紧迫？否 是,这项任务是否必要？否 是,这项任务能否助你更有效地工作？否 是,这项任务是否日常性的？否 是,是否今天就需要完成？否 是,这项任务是否有最后期限？否 是,这项任务是否重要但不紧迫，或紧迫但不重要？否 昌,不必做，取消它,留待有空时再做,分出时间来完成,制订可行的期限,留出时间完成,立即行动,A型任务,C型任务,B型任务,否,否,否,否,否,否,否,是,是,是,是,是,是,是,考虑一项任务的优先程度,第4章 4.2 第二剂 ABC法则,北京春溢通物流有限公司快消品事业部,39,第4章 4.2 第二剂 ABC法则,提醒你注意,世事变幻无穷，没有任何事是处在一成不变的环境中的。同样，你的工作顺序也总是不断变化，因为我们的周围总在不断变化。往往一则新信息就能将一项任务的重要性或紧急性完全改变。如果明天召开的会议延迟三天后举行，你还认为它是A型的任务吗？一旦得知任何影响你工作优先顺序的新信息，你就应该重新评估你工作的优先顺序。,北京春溢通物流有限公司快消品事业部,40,以一个小的诱因、投入或努力，通常可以产生大的结果、产出或酬劳。就字面意义来看，这法则是说，你完成的工作里80%成果，来自于你所付出的20%。因此，你只要集中精力处理工作中比较重要的20%的那分，就可以解决全部的80%。,第4章 4.3 第三剂 80:20定律,80:20定律的主张,北京春溢通物流有限公司快消品事业部,41,寻求捷径，而非全程参与；练习用最少的努力去控制工作、生活；选择性寻找，而非巨细无遗地观察；在几件工作上追求出色，不必事事都有好表现；完成最重要的工作，不必事必躬亲；,第4章 4.3 第三剂 80:20定律,应用80:20定律，你必须学会：,特别提醒：我们务必时时检讨自己，是否把较多的时间和精力放在关键少数 事务上面，而不是浪费在无用的多数事务上。,北京春溢通物流有限公司快消品事业部,42,有关人员统计数据,查阅资料,知情者准备情况,数据汇总、审查、补充,谈话了解内容,草拟报告,上午,下午,第4章 4.4 第四剂“双管齐下”法,模拟报告网络,北京春溢通物流有限公司快消品事业部,43,第5章 用数据来检查你的工作,在工作的过程中，如果你能够运用数据分析工具来帮助你检查工作，分析问题。往往能够达到事半功倍的效果。并能得出科学准确的结果。,请记住：数据比你更会说话！,北京春溢通物流有限公司快消品事业部,44,第6章 创造性地解决问题,创新性解决问题，犹如电脑CPU的升级换代,北京春溢通物流有限公司快消品事业部,45,对于改变思维来讲，改变一个人的工作方法显得比较简单，也容易去改变，而一个人思维的转换就必须在你日常工作、生活中对某一问题通过不同角度的解决方法所带来的解决效果去琢磨、去思考，去用心的体验通过思维的改变而产生令你意料之外的更好的效果，也只有这样你才会去改变、去创新。润物细无声！思想一切的改变往往在你无意识时发生。,习惯性思维 运用以前获得的信息，不需要更改或解决类似情景中的问题 的思维过程。创造性思维 以新异的、发明性的方式来正确解决问题的思维过程。,第6章 6.1 解决问题需要你的创新,北京春溢通物流有限公司快消品事业部,46,自我检查：在出现问题并寻求解决时，不妨向自己提问以下问题，有利于帮助 你界定真正的问题所在：（1）我能否把问题清晰有条理表达出来？（2）我是否已经考虑过问题为什么会发生？（3）我是否对问题已有了较深的了解？（4）我是否知道解决问题的目的？（5）我是否清楚，如果问题得不到解决，会有什么后果发生？,第6章 6.2 解决问题需要你自我提问,我们失败的原因，多半是因为尝试用正确的方法解决不正确的问题，而非不正确地解决正确问题。管理哲学家阿可夫,北京春溢通物流有限公司快消品事业部,47,全文回顾,第一章 使你的工作系统化 第二章 学会用PDCA循环法 第三章 计划你的工作 第四章 给你的工作吃“高效丹”第五章 用数据来检查你的工作 第六章 创造性地解决问题,观点总结,北京春溢通物流有限公司快消品事业部,48,欢迎研讨！,北京春溢通物流有限公司快消品事业部,服务客户,49,成就自我,回报社会,北京春溢通物流有限公司快消品事业部,