创建数据库和表.ppt

第2章 创建数据库和表,使用“空数据库”创建数据库使用“模板”创建数据库使用“向导”创建表使用“通过输入数据创建表”创建表使用“表设计器”创建表设置表中字段的各种属性,2023/10/6,第2页,任务1 创建“学生成绩管理”数据库,任务描述与分析 要建立“学生成绩管理”系统，首先应该创建一个数据库，用来对该系统所需要的数据表进行集中管理，该数据库取名为“学生成绩管理”。Access2003提供多种创建数据库的方法，如：创建一个空数据库、使用模板创建数据库、使用向导创建数据库、根据现有文件创建数据库。本任务将介绍最常用的一种，即先创建一个空数据库，然后向空数据库添加表、查询、窗体、报表等数据库对象，这种是一种灵活方便的创建数据库的方法。,2023/10/6,第3页,方法与步骤（1）启动Access2003数据库管理系统。（2）单击菜单“文件”“新建”命令，在主窗口右侧出现“新建文件”任务窗格。（3）在“新建文件”任务窗格中的“新建”下，单击“空数据库”，在“文件新建数据库”对话框中为新建的空数据库文件取一个名字，并指定它保存的位置。（4）单击“创建”按钮，此时将出现新建的空数据库窗口。到此，空数据库就建立了，然后就可以在该数据库中创建表和其他的数据库对象。,2023/10/6,第4页,利用“本机上的模板”创建数据库 Access2003提供了10个数据库模板，利用这些模版，可以快速的建立所需的数据库。其步骤是：（1）打开Access2003主界面，在主窗口右侧的“新建文件”任务窗格中单击“本机上的模板”命令项。（2）在弹出“模板”对话框中，单击“数据库”选项卡，选中所需要的数据库模版后单击“确定”按钮。这时弹出“文件新建数据库”对话框。（3）输入文件的保存位置和文件名，单击“创建”按钮，此时建立了所需数据库并弹出“数据库向导”对话框。在“数据库向导”的引导和提示下一步步地操作，不仅建立了数据库，还可以建立数据库中所需要的表、窗体和报表等数据库对象，从而形成一个简单的数据库系统。,2023/10/6,第5页,打开数据库的方式 单击“打开”对话框的“打开”按钮右边的黑色小三角箭头，会出现一个对打开数据库给于某种限制的下拉菜单。若选择“以只读方式打开”，则打开的数据库只能查看但不能编辑，也就是说限制数据库为只读方式。若选择“以独占方式打开”,则以独占方式打开数据库。独占方式是对网络共享数据库中数据的一种访问方式，当以独占方式打开数据库时，也就禁止了他人打开该数据库。若选择“以独占只读方式打开”，则这时打开的数据库既要只读（只能查看，不能编辑），又要独占（他人无权打开数据库）。若没有以上几种情况的限制，则可直接单击“打开”按钮。,2023/10/6,第6页,创建了“学生成绩管理”数据库后，下一步的任务就是按照“学生成绩管理”工作的需求在该数据库中添加相应的表了。根据“引言”中的分析，“学生成绩管理”数据库应包含“学生”表、“教师”表、“课程”表、“成绩”表、“课程安排”表、“班级”表和“专业”表等7张表，本任务将首先创建“课程”表。“课程”表的结构（字段及其属性）如表所示。,任务2 使用“向导”创建“课程”表,任务描述与分析,2023/10/6,第7页,方法与步骤,（1）打开“学生成绩管理”数据库，选择“表”对象，打开“新建表”对话框。（2）选择“表向导”选项，单击“确定”按钮，打开“表向导”的第一个对话框。（3）选择“商务”选项，在“示例表”中选“学生和课程”。（4）在“示例字段”中选取需要的字段，添加为“新表中的字段”；（5）单击“重命名字段”按钮，弹出“重命名字段”对话框，可在其中重新给字段命名。（6）所需要的字段名称都重新命名后，单击“下一步”按钮。（7）在“请指定表的名称”文本框中输入表名“课程”，并选择“是，帮我设置一个主键”，单击“下一步”。（8）在对话框中，如果选择“直接向表中输入数据”选项，然后单击“完成”按钮，就完成了“课程”表的创建。如果选择“利用向导创建的窗体向表中输入数据”选项，单击“完成”按钮，则出现向“课程”表输入数据的窗体，此时，就可以在窗体中逐条输入相关具体数据了。,2023/10/6,第8页,相关知识与技能,1数据表的结构和内容 数据表由表的结构与表的内容两部分组成。表结构是指组成数据表的字段及其字段属性，而数据表的内容是指表中的具体数据。建立数据表时，首先要建立表的结构，然后才能向表中输入具体的数据内容。2主键的概念 主键是表中其值能惟一标识一条记录的一个字段或多个字段的组合。如“课程”表中的“课程编号”字段，由于每门课程都要有一个编号且不能相同，因此“课程编号”字段可以惟一标识表中的一条记录，可将“课程编号”字段设为该表中的主键。一个表中只能有一个主键。使用主键可以避免同一记录的重复录入，还能加快表中数据的查找速度。3自动编号 在使用表向导创建表时，如果在“表向导”对话框中，选择“是，帮我设置一个主键”选项，则会自动将表的第一个字段设置为主键，并在输入窗口该字段处显示“自动编号”字样，当输入数据内容时，该字段自动填入阿拉伯序列数字。,2023/10/6,第9页,任务3 使用表设计器创建“学生”表,任务描述与分析,使用设计器创建表可以根据用户的需要设计表的字段和各种属性，灵活方便。本任务将使用表设计器创建“学生”表。,2023/10/6,第10页,方法与步骤,（1）打开“学生成绩管理”数据库，选择“表”对象，打开“新建表”对话框。（2）选择“设计视图”选项，单击“确定”按钮，打开表设计器窗口。（3）在“字段名称”列下输入各个字段的名称，在“数据类型”列下单击下拉列表框按钮，选择各个字段的数据类型，在“说明”的下方为某些字段段添加说明。（4）在表设计器下方的“常规”选项卡设置字段属性，有关字段属性的设置见本章任务5。（5）设计好每个字段后，单击工具栏中的“保存”按钮，打开的“另存为”对话框，输入表的名称“学生”,保存类型为“表”。（6）单击“确定”按钮，此时会弹出“尚未定义主键”提示对话框，。（7）单击“否”按钮，暂不为该表定义主键。到此“学生”表结构创建完毕。（8）如果要向“学生”表输入数据，在表设计器视图中单击菜单“视图”“数据表视图”命令，可打开“学生”表的数据表视图，输入数据。如需要将“学号”字段设置为主键，则应在设计视图中右键单击“学号”字段，在弹出的快捷菜单中点击“主键”选项。,2023/10/6,第11页,相关知识与技能,1数据类型（1）文本型：用于文字或文字与数字的组合。如：学号、课程编号、邮编等。（2）备注型：主要用于长文本，例如注释或说明信息。（3）数字型：用于要进行算术计算的数据。数字类型又可分为：字节型、整型、长整型、单精度型、双精度型等。（4）日期/时间：用于表示日期和时间。分为常规日期（yyyy-mm-dd hh:mm:ss）、长日期（yyyy年mm月dd日）、长时间（hh:mm:ss）等等。（5）货币：用于表示货币值，并且计算时禁止四舍五入。（6）自动编号：在添加记录时自动给每一个记录插入的唯一顺序或随机编号。（7）是/否：用于只可能是两个值中的一个的数据。如表示是否团员、婚否等。（8）OLE 对象：该字段中可保存声音、图像等多媒体信息。（9）超链接：用于存放链接到本地或网络上的地址。（10）查阅向导：用于实现查阅另外表中的数据。,2023/10/6,第12页,2设置主键的方法（1）将表中的一个字段设置为主键如果要设置表中的一个字段为主键，可以打开表的设计视图，用鼠标右击要设置的字段所在的行，在弹出的快捷菜单中选择“主键”，那么该字段左侧的按钮上就会出现钥匙形的主键图标。（2）将表中的多个字段组合设置为主键如果要设置表中的多个字段组合为主键，则要在按住“Ctrl”键的同时，用鼠标分别单击选择字段左侧的按钮，当选中的字段行变黑时，用鼠标右击黑条，在弹出的快捷菜单中选择“主键”，这时所有被选择的字段左侧的按钮上都会出现钥匙形的主键图标。3使用“表设计器”创建表的基本步骤(1)双击“使用设计器创建表”，打开表设计器。（2）在表设计器中，输入各个字段的名称，在“数据类型”下单击下拉列表框按钮，选择各个字段的数据类型；并设置个字段相关属性。（3）设计好每个字段后，单击工具栏中的“保存”按钮，在打开的“另存为”对话框中，输入表的名称，单击“确定”。（4）创建完表的结构后，单击菜单“视图”“数据表视图”命令，打开表的数据表视图，输入数据。,2023/10/6,第13页,任务4 使用“通过输入数据创建表”创建“教师”表,任务描述与分析,本任务将采用“通过输入数据创建表”的方法创建“教师”表。,2023/10/6,第14页,（1）在数据库设计窗口中选择“表”对象，双击“通过输入数据创建表”，弹出数据表视图。（2）在“字段1”上双击，将字段名修改为“教师编号”，在“字段2”上双击，将字段名修改为“姓名”，依此可重定义每一个字段的名称。（3）在字段名的下面的输入数据。（4）单击工具栏上的“保存”按钮，在“另存为”对话框中输入表名“教师”，在弹出的“创建主键”提示框中，单击“是”按钮，设置“教师编号”字段为主键。到此，“教师”表创建完毕。但需要注意的是：这种方法创建的数据表不能对字段的数据类型和属性进行设置，字段的数据类型是系统根据输入的数据确定的，属性都采用默认值，因此，一般在创建了表之后，还需要通过表的“设计”视图进行修改。,方法与步骤,2023/10/6,第15页,1创建数据表的方法创建数据表包括表结构的定义和数据的录入两部分，通常是先定义表的结构，然后再录入数据。创建表的三种方法分别是:（1）使用表设计器创建表“使用表设计器创建表”是指使用设计视图创建表，创建的只是表的结构，数据需要在表的数据视图中输入。（2）使用向导创建表“使用向导创建表”就是用Access2003预置的多种类型的表模板来创建表，所以用这种方法创建的表往往还需要对表中字段的名称、类型、属性进行修改，才能符合实际需要。（3）通过输入数据创建表“通过输入数据创建表”是指在数据表视图中直接创建表。这种方法可以直接根据需要在数据表视图中命名字段和输入数据，非常方便。但这种方法创建的数据表也不能对字段的数据类型和属性进行设置，还需要通过表的“设计”视图进行修改。,相关知识与技能,2023/10/6,第16页,2数据表的视图及其切换（1）设计视图 设计视图是用来编辑表结构的视图，在设计视图中，可以输入、编辑、修改数据表的字段名称、字段类型、字段说明和设置字段的各种属性。在数据库窗口的表对象窗口中选择一个表,单击工具栏上的“设计”工具按钮，则打开该表的设计视图。（2）数据表视图 数据表视图是用来浏览和编辑数据表数据内容的视图。在数据表视图中，不仅可对数据表进行数据的输入、编辑和修改，还可以查找和替换数据、对记录进行插入、删除的操作，还可以对数据表按某个字段、某种方式进行排序和筛选，设置数据表的显示格式。在表对象窗口中选择一个表，单击工具栏上的“打开”工具按钮，则打开该表的数据表视图。，（3）数据表视图的转换 无论是在设计视图下还是在数据表视图下，右键单击该视图的标题栏，在弹出的快捷菜单中进行选择，可切换到另一种视图下。还可以单击Access2003窗口的“视图”菜单，在下拉菜单中进行选择切换。,2023/10/6,第17页,任务5 设置“学生”表的字段属性,在创建数据表时，首先要创建表的结构，既要对表中各字段的属性进行设置，字段的属性除了包括名称、类型外，还包括诸如字段大小、字段标题、数据的显示格式、字段默认值、有效性规则和输入掩码等属性。这些属性的设置可以使数据库表的输入、管理和使用更加方便、安全和快捷。本任务将设置“学生”表字段的基本属性，包括设置字段大小、字段标题、数据的显示格式、有效性规则及有效性文本、默认值和输入掩码等。,任务描述与分析,2023/10/6,第18页,方法与步骤,1设置“姓名”字段的大小为4个字符（1）打开“学生”表的设计视图，选中“姓名”字段。（2）在下面的“常规”选项卡中的“字段大小”一行中输入“4”。（3）关闭并保存对“学生”表的修改（设置了字段大小）。切换到数据表视图，此时“姓名”字段只能输入4个汉字（或字符）。2设置“姓名”字段的标题为“学生姓名”（1）打开“学生”表的设计视图，选中“姓名”字段。（2）在下面的“常规”选项卡中的“标题”一行中输入“学生姓名”。（3）关闭并保存对“学生”表的修改（设置了字段标题）。切换到数据表视图，可以看到“姓名”字段的标题被修改为“学生姓名”。注意：并未修改数据表结构中的字段名。3设置“出生日期”字段的显示格式为“长日期”格式（1）打开“教师”表的设计视图，选中“出生日期”字段。（2）在下面的“常规”选项卡中的“格式”行中单击右边的下拉箭头，在弹出的下拉菜单中选择“长日期”。（3）关闭并保存对“学生”表的修改（改变了“出生日期”的显示格式）。切换到数据表视图，可以看到“出生日期”字段的显示格式被改变了。,2023/10/6,第19页,4设置“入学成绩”字段只能输入200400之间的数据（1）打开“学生”表的设计视图，选中“入学成绩”字段。（2）在下面的“常规”选项卡中单击“有效性规则”右边的按钮。（3）弹出“表达式生成器”对话框，在此框内输入“入学成绩=200 And 入学成绩=400”，然后单击“确定”按钮。（4）回到表设计视图，在“常规”选项卡的“有效性文本”框内输入“只能输入200400之间的数据”提示信息。（5）关闭设计视图。当表中已存有数据时，会提示“是否用新规则来测试现有数据？”。（6）单击“是”按钮，又会出现“是否用新设置继续测试？”的提示框，如图2-37所示。这是因为现有数据是在新的有效性规则设置之前就已输入，因此与新的有效性规则有冲突。新的有效性规则不能改变现有数据，但对于后来再输入的数据可以起到限制作用。（7）单击“是”按钮，返回到数据库窗口。此时，对于“入学成绩”字段，新的有效性规则已经设置，以后再输入或修改“入学成绩”字段的数据时，将会对输入内容进行限制，即只能输入200400之间的数据。（8）打开“学生表”的数据表视图，在第1条记录的“入学成绩”字段处修改数据为“401”，回车后会发现输不进去，并弹出提示对话框，其中显示的是“有效性文本”中设置的内容。这是由于输入的数据不符合“入学成绩”字段的有效性规则。,2023/10/6,第20页,5设置“是否团员”字段的默认值为“是（yes）”由于学生入学时大多数已是团员，因此可以将“是否团员”字段的默认值设置为“是（yes）”，当录入数据时，记录中该字段的值默认为“是（yes）”，可省略该字段值的录入。当新记录的“是否团员”字段的值应为“否”时，只需单击该单元格，将小方块的对号去掉即可。设置“是否团员”字段的默认值的操作步骤是：（1）打开“学生”表的设计视图，选中“是否团员”字段。（2）在下面的“常规”选项卡中的“默认值”行输入“yes”。（3）关闭并保存对“学生”表的修改（设置了字段的默认值）。切换到数据表视图，再输入数据时，会发现“是否团员”字段的默认值为“是”。6设置“学号”字段只能输入8位阿拉伯数字（1）打开“学生”表的设计视图，选中“学号”字段。（2）在下面的“常规”选项卡中的“输入掩码”行输入“00000000”。（3）保存对表字段的更改，然后打开表的数据视图。会发现“学号”字段只能输入8位阿拉伯数字，否则将出现提示出错提示框。,2023/10/6,第21页,1“字段大小”属性“字段大小”属性可控制字段使用的空间大小。只能对“文本”或“数字”数据类型的字段大小设置该属性。2“字段标题”属性字段标题是字段的另一个名称，字段标题和字段名称可以相同，也可以不同。当未指定字段标题时，标题默认为字段名。字段名称通常用于系统内部的引用，而字段标题通常用来显示给用户看。3“格式”属性“格式”属性用以确定数据的显示方式和打印方式。不同数据类型的字段其格式不同。“格式”属性只影响数据的显示方式，而原表中的数据本身并无变化。4“有效性规则”和“有效性文本”属性“有效性规则”是用于限制输入数据时必须遵守的规则。利用“有效性规则”属性可限制字段的取值范围，确保输入数据的合理性并防止非法数据输入。5“默认值”属性在数据库中往往有一些字段的数据内容相同或相似，将这样的字段的值设置成默认值可以简化输入，提高效率。6“输入掩码”属性“输入掩码”是一种输入格式，有字面显示字符和掩码字符构成，用于设置数据的输入格式。“输入掩码”可以在输入数据时保持统一的格式，还可以检查输入错误。使用Access提供的“输入掩码向导”，可以为“文本”和“日期型”字段设置“输入掩码”。,相关知识与技能,2023/10/6,第22页,任务6 为“学生”表输入数据内容,本任务将向“学生表”输入数据。实际上，创建数据库表都要分两步进行：一是建立表的结构，即对组成表的各字段的属性进行设置，二是向表中输入数据。,任务描述与分析,2023/10/6,第23页,方法与步骤,（1）打开“学生成绩管理”数据库，选定表对象，打开“学生”表数据视图。（2）由左至右，从第一个字段开始输入“学生”表的各数据。每输入一个字段值后按下回车键或“Tab”键，就可顺序输入下一个字段值了。（3）在输入“团员否”字段这类“是否型”数据时，只需在复选框中单击鼠标左键，即可出现一个对钩“”符号，表示该学生是团员。（4）备注型字段用以输入较长的文本内容，主要存放诸如“简历”、“说明”等内容。（5）在输入“照片”字段等OLE对象类型字段的数据时，单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择“插入对象”命令，打开“插入对象”对话框插入照片。（9）将第一条记录的所有内容都输入结束后，按下Enter键或Tab键，就可以输入第二条记录的内容。如此类推，即可将“学生表”的所有记录输入完毕。（10）所有记录都输入完后，单击“保存”按钮，保存输入结果。,2023/10/6,第24页,几点提示,（1）每次输入一条记录时，表会自动添加一条新的空记录，并在该记录最左方的“选择器”中显示出一个“*”号，表示这是一条新记录。（2）对于选定准备输入的记录，其最左方的“选择器”中显示出一个箭头符号，表示该记录为当前记录。（3）对于正在输入的记录，其最左方的“选择器”中显示出一个铅笔符号，表示该记录正处在输入或编辑状态中。（4）Access2003的OLE对象字段中可以是位图、Excel图表、PowerPoint幻灯片、Word图片等；插入图片类型可以是BMP、JPG等，但只有BMP（位图）格式可以在窗体中正常显示，因此在插入照片之前，应将照片文件转化为BMP（位图）格式。,2023/10/6,第25页,拓展与提高 利用“Office Online模板”创建数据库,如果计算机已经与互联网相连，可以利用Microsoft Office的网站提供的数据库模版建立所需的数据库。利用“Office Online模板”创建数据库的步骤是：（1）打开Access2003，在主窗口右侧的“新建文件”任务窗格中单击“Office Online模板”命令项，计算机将在Internet上搜索并打开Microsoft Office 网站。（2）在Microsoft Office 网站中找到所需要的数据库模版(如“学生及课程数据库”)。（4）单击“下载”按钮，即将“学生及课程数据库”模版下载到本地机上，然后既可以按照“向导”提示创建相关数据库了。（3）在“学生及课程数据库”模版上单击，将出现“学生及课程数据库”模版的下载页面。,2023/10/6,第26页,上机实训,【实训要求】1使用“向导”的方法创建“成绩”表2使用“通过输入数据创建表”的方法创建“课程安排”表3使用“表设计器”的方法创建“班级”表和“专业”表4按照引言中给出的表格录入每个表的数据5“学生成绩管理”数据库中共有7张表，要求全部建立并输入数据，在任务中未完成的要在该实训时完成。,实训1 创建“成绩”,“课程安排”,“班级”和“专业”表,2023/10/6,第27页,各表结构如下：,（1）“成绩”表 学号(文本型,6),课程编号(文本型,6),成绩数字型（单精度）（2）“课程安排”表 班级编号(文本型,6),课程编号(文本型,6),教师编号(文本型,6)（3）“班级”表 班级编号(文本型6),班级名称(文本型,10),所属专业(数字型）（4）“专业”表 专业编号(数字型),专业名称(文本型,10),2023/10/6,第28页,实训2 设置各表的字段属性并建立表间关系,【实训要求】1设置“成绩”表中各字段的属性（1）设置“成绩”字段标题为“考试成绩”（2）设置“成绩“字段的显示格式为“00.0”（3）设置“成绩”字段有效性规则为“成绩大于等于0且小于等于100”及有效性文本为“输入成绩错误”（4）设置“课程编号”字段默认值为“000001”2设置“教师”表中各字段的属性（1）设置“学历”字段标题为“最高学历”（2）设置“参加工作时间“字段的显示格式为“长日期”（3）设置“职称”字段有效性规则为“只能输入助讲、讲师和高讲”及有效性文本为“输入职称错误”（4）设置“在职否”字段默认值为“yes”（5）设置“教师编号”字段只能输入6位数字3设计并设置各表中字段属性 要求学生自己设计并设置各表的字段属性和输入掩码。,2023/10/6,第29页,总结与回顾,1.创建数据库的方法2.创建表的方法3.表的组成4.表的两种视图5.表的字段类型7.字段属性。6.主键,2023/10/6,第30页,第2章结束 谢谢！,