[电脑基础知识]第4章Excel2003电子表格.ppt

第4章 Excel 2003电子表格,4.1 电子表格的概念及操作基础4.2 编辑和设置工作表4.3 公式和函数4.4 图表处理4.5 数据的管理和分析4.6 Excel使用技巧,4.1 电子表格的概念及操作基础,4.1.1 Excel 2003简介1Excel 2003的启动启动Excel 2003的方法有多种，任选下列方法中的一种即可。(1)单击桌面上的Microsoft Office Excel 2003快捷方式图标“”。(2)在“开始”菜单的“程序”子菜单的“Microsoft Office”菜单项中选择“Microsoft Office Excel 2003”选项。,(3)通过在“资源管理器”或“我的电脑”中双击某个Excel类型的文档(扩展名通常为.xls)，系统会自动将该文档与Excel关联，并自动调用Excel打开该文档。(4)通过在“开始”菜单的“文档”菜单中单击某个Excel类型的文档(扩展名通常为.xls)，系统会自动将该文档与Excel关联，并自动调用Excel打开该文档。,2Excel 2003的窗口组成图4.1列出了Excel窗口元素的名称，以下是Excel主要窗口元素的功能作用简介。(1)名称栏与编辑栏。名称栏可随时显示当前光标所在的单元格的名称，比如光标位于B列1行，则名称栏中就会显示“B1”。编辑栏可同步显示当前活动单元格中的具体内容。如果单元格中输入的是公式，则最终单元格中显示的是公式的计算结果，但在编辑栏中会显示具体的公式内容。另外，有时单元格中的内容较长，无法在单元格中以一行显示，在单击该单元格后，编辑栏中可看到比较完整的内容。,图4.1 Excel 2003窗口,(2)工作表行标签和列标签。工作表的行、列必须有自己的名称，这样才便于对每个单元格进行命名，进而可以实现在公式中准确无误地引用指定的单元格或范围。为了不让行、列相互混淆，Excel的行标签使用阿拉伯数字编号(165535)，而列标签用英文字母按顺序表示(AZ，AAAZ，BABZ，IAIV，最多可达256列)。行标签和列标签在有些资料上也被称为“行标”、“列标”等，其含义相同。,(3)工作表标签及控制。工作表标签也被称为“页标”。一个页标就代表一个独立的工作表。默认情况下Excel在新建一个工作簿后会自动创建三个空白的工作表。单击任一页标，可切换相应的工作表为活动状态。工作表的页标名称默认为Sheet1、Sheet2等，双击工作表标签后就可以像更改文件名那样对工作表的页标名称进行修改了。,(4)任务窗格和状态栏。默认启动Excel后，其窗口右侧显示的竖向面板就是任务窗格。任务窗格中会显示与当前操作相关的命令或文件链接。为充分利用屏幕面积，我们一般都会在创建或打开文件后，按“Ctrl+F1”键，或者选择“视图”菜单中的“任务窗格”选项关闭任务窗格。状态栏位于窗口最下边，任务栏之上，平时它并没有什么丰富的显示信息，但如果在状态栏上右击鼠标，将弹出如图4.2所示的快捷菜单，从中我们可以选择常用的Excel函数进行快速计算。,图4.2 快捷菜单,图4.3 快捷计算,(5)水平分割钮和垂直分割钮。在垂直滚动条的上方是水平分割钮“”，在水平滚动条的右侧是垂直分割钮“”。平时这两个小按钮很不起眼，但如果用鼠标按住它们向下或向左拖动，就会把当前活动窗口一分为二，如图4.4所示，并且被拆分的窗口都各自有独立的滚动条。这在操作内容较多的工作表时极其方便。,图4.4 水平分割钮和垂直分割钮,4.1.2 Excel工作簿与工作表1工作簿与工作表的区别与联系工作簿与工作表只有一字之差，但它们的区别很大。工作簿：一个独立的Excel文档就是一个工作簿；工作簿中可以包含多个工作表(默认为三个)。工作表：是工作簿中的具体数据表格，它依赖于工作簿而存在。不同工作表单元格中的数据可以通过公式和引用进行调用。简单地说，工作簿就好比是一本传统的大账本，而工作表就相当于这个账本中的账页。,2新建工作簿的几种方法(1)启动Excel 2003后，程序默认会新建一个空白的工作簿，我们看到的Excel窗口中的工作表就是这个默认工作簿中的内容。默认情况下，这些工作簿以Book1.xls、Book2.xls等依次命名，用户可以在存盘时更改默认的工作簿名称。(2)单击“常用”工具栏中的新建按钮“”，也可创建一个新的空白工作簿。,图4.5“新建工作簿”任务窗格,(3)在“文件”菜单中选择“新建”选项，可打开如图4.5所示的“新建工作簿”任务窗格，在任务窗格中，有多种灵活的创建方式，如新建空白工作簿、根据现有工作簿创建、使用Office Online模板创建工作簿、使用本机上的模板创建工作簿、通过网站上的模板创建工作簿等。(4)在“资源管理器”或“我的电脑”的某个文件夹位置的空白处，单击鼠标右键，选择“新建”菜单项中的“Microsoft Excel工作表”选项，也可新建一个Excel文档。,3工作簿的打开和保存1)工作簿的打开打开Excel工作簿有多种方法，用户可根据自己的习惯任意选择其中的一种。(1)单击“常用”工具栏上的打开按钮“”，弹出如图4.6所示的“打开”对话框，在对话框中找到需要打开的Excel文档后单击“打开”按钮即可。(2)在“文件”菜单中选择“打开”选项，也能够调出“打开”对话框，找到文档后单击“确定”按钮即可。,(3)在“视图”菜单中选择“任务窗格”选项，打开如图4.7所示的“开始工作”任务窗格，单击其中的“打开”链接也可找到指定的文档并打开。(4)从“资源管理器”或“我的电脑”中，找到要打开的Excel文档后双击也能直接打开该文档。,图4.6“打开”对话框,图4.7“开始工作”任务窗格,2)工作簿的保存与另存在Excel 2003中操作，要随时注意文档的保存。一般情况下，当我们新建一个Excel文档后，不要等到处理了很长时间后才想起存盘，甚至在工作完毕、退出Excel时才由程序提示是否存盘，那样极有可能因死机、掉电、误操作等意外情况而带来不必要的损失。正确的做法是创建新工作簿后立即改名并保存新文档，工作过程中随时对文档进行保存，特别是进行一些较复杂的操作过程后应立刻存盘，以最大限度地避免意外情况带来的数据丢失。遗憾的是，Excel 2003在默认安装情况下仍然没有自动保存功能，这是它与Word相比的一个不足之处。,保存Excel工作簿可以选用以下方法中的一种：(1)按“Ctrl+S”快捷键保存。(2)单击“常用”工具栏上的保存按钮“”保存。(3)在“文件”菜单中选择“保存”选项。如果是新建的文档，则在上述任意一种命令后，会弹出图4.8所示的“另存为”对话框，只需指定保存文件的路径和文件名，然后单击“保存”按钮即可。,图4.8“另存为”对话框,对于已经打开的工作簿文件，如果要另存为其他名称，则只需在“文件”菜单中选择“另存为”选项，打开图4.8所示的“另存为”对话框后，指定好保存路径和新的文件名，然后单击“保存”即可。说明：在进行保存或另存操作时，单击“另存为”对话框中的“保存类型”下拉列表，可以选择其他多种存盘的文档格式，比如可以将当前的工作簿保存为模板文件备用等。在完成另存为操作后，所做的各种修改都将只对另存后的新文档生效。,3)改变工作簿的默认保存位置默认情况下，在Windows XP操作系统环境中，Excel文档的保存位置一般为“C:Documents and Settings(UserName)My Documents”。将工作文档保存到操作系统所在的C盘的多层子目录下，既不方便更不安全。尽管用户可以在保存文档时重新指定保存路径，但毕竟极不方便。因此安装好Office 2003后，首次使用Excel时就应当对程序默认的文件保存位置进行修改。在Excel的“工具”菜单中选择“选项”选项，单击“常规”选项卡，如图4.9所示，在“默认文件位置”后面的输入框中填写好合适的目录路径，比如“d:我的文档”等，再单击“确定”按钮即可。,图4.9“选项”对话框的“常规”选项卡,4.1.3 简单的工作表示例为了让大家一开始就对Excel 工作表有一个最基本的印象，我们以图4.10所示的最原始、最简单、没有进行任何格式化的工作表为例进行介绍。从这个简单示例中可以发现，制作Excel工作表与我们印象中传统的制表方法以及在Word中制作表格的方法差异非常大。在此大致可以分析出以下一些规律：,图4.10 简单工作表示例,(1)表格标题并非是放在表格标题行的中间位置。因为最开始并不可能知道最后这个表格到底有多宽，因此人为估计是绝对不行的。实际操作中不少入门用户都认为标题要居中输入，其实一开始只需在标题行的第一列输入即可，至于如何让它永远居中，后文有详细介绍。(2)表格字段及下级子字段(也即俗称的“表头”)内容的输入情形与上述标题的输入大致相似，如上图中的“科目”字段与其下层的“语文”、“数字”等子字段之间的位置关系，也并非在输入时人为地将“科目”放在下层字段上部的居中位置。,(3)对于垂直方向上需要居中的字段，如图中的“序号”、“姓名”等，一开始输入时，可以将直接参加统计的字段放在相同的一行。以后在进行表格的格式化操作时再让它们垂直居中。(4)原始数据的输入只需从键盘直接键入，但“总分”、“平均分”等这些需要计算的内容则不必手工输入，而是待随后使用公式，让Excel自动得出计算结果。,4.1.4 工作表的页面设置与打印1打印区域的设置设置打印区域的目的是指定工作表中被打印的内容范围。当用户希望只打印工作表的部分区域内容，或者强行在一页纸上打印指定范围的内容时，设置打印区域就显得很有必要。如果要把所有数据都打印出来，则不必事先设置打印范围，Excel会自动确定有效的单元格作为打印的默认范围。,(1)用鼠标在需要打印的单元格上拖动，选定要打印的区域；如果要打印的区域不是连续的，则可按住Ctrl键同时单击鼠标，以选定不连续的范围。注意：如果选定了不连续的打印范围，则最终打印时Excel并不会按照各个选定区域的原始位置进行打印，而是会分页打印这些不连续的区域。(2)在“文件”菜单中选择“打印区域”菜单项中的“设置打印区域”选项，如图4.11所示。被选定的范围会被一个虚线框围起来，这些被虚线包围的部分就是将要被打印的部分，其他未被框定的部分不会打印。,图4.11 设置打印区域,2打印预览由于Excel表格的大小不确定，因而不能像在Word中那样直接打印，而必须进行打印预览，再调整表格的大小以适应选择的纸张，以免表格大小与纸张不匹配。(1)根据需要确定事先是否设置打印区域。(2)单击Excel“常用”工具栏上的打印预览按钮“”，或在“文件”菜单中选择“打印预览”选项。(3)打开如图4.12所示的打印预览窗口。,图4.12 打印预览窗口,打印预览窗口中各有关按钮的功能说明如下。“下一页”：显示要打印的下一页。如果选择了多张工作表，并且当前页是其中一工作表的最后一页，那么下一页指的是下一工作表的第一页。“上一页”：显示要打印的上一页。如果选择了多张工作表并且当前页是其中一工作表的第一页，那么上一页指的是上一工作表的最后一页。,“缩放”：在全页视图和放大视图之间切换。“缩放”功能并不影响实际打印时的大小。也可以单击预览窗口中工作表上的任何区域，使工作表在全页视图和放大视图之间切换。由于显示器分辨率的原因，可能无法看到某些图形，例如全页视图中的细边框。“打印”：设置打印选项，然后打印所选工作表。“设置”：设置用于控制打印工作表外观的选项。,“页边距”：显示或隐藏可通过拖动来调整页边距、页眉和页脚边距以及列宽的表格控制点。“分页预览”：切换到分页预览视图。在分页预览视图中可以调整当前工作表的分页符，还可以调整打印区域的大小以及编辑工作表。“普通视图”：在普通视图中显示活动工作表。“关闭”：关闭打印预览窗口。,3工作表的整体缩放很多情况下，在打印预览时，表格的大小并不适合纸张的可用范围，不是偏大就是偏小。此时可以取消预览状态，返回平时标准的编辑模式，对字体大小、行列尺寸等进行修改，然后再次进行打印预览，直到表格大小比较合适为止。也可以将表格按比例缩放以适应纸张，方法为：单击打印预览工具栏中的“设置”按钮，打开如图4.13所示的“页面设置”对话框。在“页面”选项卡中，更改“缩放比例”的数值，然后单击“确定”。反复尝试几次，直到表格刚好充满纸张可用范围为止，然后就可以正式打印了。,图4.13“页面设置”对话框,4页眉、页脚、标题及页边距的设置1)页眉、页脚的设置(1)在打印预览窗口单击“设置”按钮，或在“文件”菜单中选择“页面设置”选项，打开“页面设置”对话框，单击“页眉/页脚”选项卡，如图4.14所示。,图4.14“页眉/页脚”选项卡,(2)根据需要，单击页眉或页脚下拉列表，然后从中选择一种表达格式，比如“第1 页，共？页”等。(3)单击“确定”按钮即可。说明：如果有必要，可单击“自定义页眉”或“自定义页脚”按钮，在弹出的“页眉”或“页脚”对话框中根据需要，分别在“左”或“中”或“右”文本栏中输入自己定义的页眉或页脚的内容，或在“”按钮中选择自己需要的格式输入。,2)工作表标题的设置(1)在打印预览窗口单击“设置”按钮，或在“文件”菜单中选择“页面设置”选项，打开“页面设置”对话框，单击“工作表”选项卡，如图4.15所示。(2)根据需要，分别单击“顶端标题行”或者“左端标题列”输入框右侧的“”按钮，然后选择作为标题行或标题列的工作表内容。(3)单击“确定”按钮即可。,图4.15“工作表”选项卡,3)显示和改变页边距进入打印预览窗口后，单击“页边距”按钮可显示页边距。用鼠标拖动打印预览页边距控制点，可快速调整页边距的大小。注意在拖动的同时，打印预览窗口最下面的状态栏上会同步显示当前的边距数值。单击“设置”按钮或在“文件”菜单中选择“页面设置”选项，在“页面设置”对话框中单击选择“页边距”选项卡，如图4.16所示，可以输入数值以精确定位页边距。,图4.16“页边距”选项卡,5打印输出对工作表进行打印预览和必要的调整后，就可以正式打印了。打印的方法有多种：单击“常用”工具栏上的打印按钮“”，在“文件”菜单中选择“打印”选项，在打印预览窗口直接单击打印按钮“”。在打开的如图4.17所示的“打印内容”对话框中，可以选择打印机(如果有多台打印机的话)，可选择打印范围和打印内容，可设置打印份数等。如果表格的外形与纸张不匹配，可单击“属性”按钮对打印机做进一步的设置。,图4.17“打印内容”对话框,4.2 编辑和设置工作表,4.2.1 操作对象的选取1单元格及区域的命名规则1)单个单元格的命名每个单元格根据其所在的行列位置，都有一个以行列为依据的单元格地址，其命名规则类似于数学上的直角坐标系。比如，第F列、第5行的单元格其地址就是F5，依此类推。,2)连续矩形区域的命名计算时经常涉及对若干单元格组成的区域的引用。由于Excel中的每个区域都是矩形(复杂的选择区域可以看做是由若干个矩形区域组成的)，因此就可以用区域的起点和终点所在的单元格为依据来表示这个矩形区域。连续矩形区域的命名是使用半角冒号连接矩形区域首尾两个单元格的名称。比如图4.18所示的区域，是一个从B2开始到D6结束的连续矩形区域，其表示方法为B2:D6。,图4.18 连续矩形区域,3)不连续的单元格或区域的命名对于不连续的单元格或区域，其表示方法是使用半角逗号作为分隔，将各个单元格或区域连接起来。比如图4.19中，有三个不连续的矩形区域，则表示方法为：A2:B3,B5:C6,D3:D4。依此类推。,图4.19 不连续的矩形区域,2选取单元格选取单元格的操作方法通常有以下两种。(1)鼠标单击法。用鼠标单击要选定的单元格。此时该单元格会被加粗的黑线框住，同时被选定单元格对应的行标签和列标签也会变成桔黄色。(2)名称栏输入法。将光标定位于Excel的名称栏中，直接键入所要选定的单元格的地址，比如“D3”，输入后按回车键，则指定的单元格就会被选中。,3选取连续区域与选取单元格相似，选取连续区域也有两种方法。(1)鼠标拖动选取。按住鼠标左键，直接在Excel工作表内拖动，则鼠标经过的矩形区域就会被选中。(2)名称栏输入法。将光标定位到Excel的名称栏，按照前面所述的命名规则，键入欲选取的单元格或区域名称。比如在名称栏输入B2:D7后按回车键，即可得到如图4.20所示的选取范围。,图4.20 名称栏输入法选取连续区域示例,4选取不连续区域不连续区域的选取稍微需要一点技巧。大致也有以下两种方法。(1)鼠标结合Ctrl键拖动选取。按住Ctrl键，然后直接在Excel 工作表内单击或按下鼠标左键拖动，则鼠标经过的各个单元格或区域就会被同时选中。(2)名称栏输入法。将光标定位到Excel的名称栏，按照前面所述的命名规则，键入欲选取的单元格或区域名称，注意此时要正确使用半角冒号或逗号。比如在名称栏输入“A1:B4,C6,D2:D7”后按回车键，就可得到如图4.21所示的选取范围。,图4.21 名称栏输入法选取不连续区域示例,5选取整行或整列整行或整列的选取非常简单。单击工作表左侧的行标签，即可选中对应的整行；单击工作表顶部的列标签，即可选中整列；单击行标签或列标签的同时拖动鼠标，可以同时选中多行或多列；按住Ctrl键的同时单击行、列标签或者同时拖动鼠标，还可以实现行、列的同时选定，效果如图4.22所示。,图4.22 行、列的同时选定,6选取单页或多页工作表前面说过，一个工作簿文档中可以包含多张工作表，要在某个工作表中操作，必须先选定该工作表。(1)选定单页工作表：单击窗口下方、状态栏之上的要选定的工作表的标签，则该工作表在被选中的同时，自动切换到最上层。被选定的工作表标签会变成白色。(2)选定多页工作表：按住Ctrl键的同时，用鼠标左键分别单击要选定的工作表标签，即可同时选中多个工作表。所有选定的工作表的标签都会变成白色，效果如图4.23所示。,图4.23 选定多页工作表,数据的录入或公式编辑操作过程中，使用键盘进行单元格的定位可能比鼠标更加方便。以下是常用键盘定位操作的归纳总结：Home 定位到当前行最左边的第一个单元格；Ctrl+Home 定位到A1单元格；Ctrl+End 定位到活动工作表的最后。,4.2.2 工作表数据的输入1直接输入默认情况下，从键盘输入数字或文本后，按回车键可直接转入下一行相同列的单元格的输入状态；如果键入内容后按“”或“”方向键，则可激活同行左列或右列的单元格，按“”或“”可进入上一行或下一行的另一个单元格。,2特殊内容的输入1)分数的输入比如要输入1又1/2，则输入数字1后，加一空格，再输入1/2即可。要输入1/2，直接输入后Excel会自动转换成日期等其他格式，此时请先键入一个空格，再键入1/2。,2)日期和时间的输入日期：用“/”或“-”(连字符)分隔年、月、日即可。例如，键入“1/2”或“1-2”都会自动转换为“1月2日”。时间：如果按12小时制输入时间，请在时间数字后空一格，再加上字母a(上午)或p(下午)。例如，输入8:00 p，可显示为8:00 PM。如果只输入时间数字而不加上a或p标志，则Excel将一律按AM(上午)处理。,3)自动设置小数点或尾随零数字的输入Excel可以自动设置小数点或尾随零的数字，免除手工输入小数点或尾数零的麻烦。但输入前必须进行简单的设置。在“工具”菜单中选择“选项”选项，在弹出的“选项”对话框中，单击“编辑”选项卡，选中“自动设置小数点”复选框，再在“位数”框中输入一个正数，或输入一个负数。例如，如果在“位数”框中输入2，然后在单元格中键入1234，则最终的显示结果将是12.34。如果在“位数”框中输入-2，当键入1234时，最终显示结果自动转为123400。进行上述设置时，在选择“自动设置小数点”选项之前输入的数字不会受到影响而自动更改格式。,4)多个单元格中同时输入相同数据先按住Ctrl或Shift键，单击或拖动选择需要输入数据的单元格(注意：这些单元格不要求一定要相邻)；接着在最后一个单元格中键入相应数据，随即按“Ctrl+Enter”键，则选中的单元格中都会输入这组相同的数据。,5)多张工作表中同时输入或编辑相同的数据(1)选定多张工作表。选定两张或多张相邻的工作表的方法为先选中第一张工作表的标签，再按住Shift键并单击最后一张工作表的标签。选定两张或多张不相邻的工作表的方法为单击第一张工作表的标签，再按住Ctrl键，分别单击其他工作表的标签。如果看不到所需的标签，请单击标签滚动按钮“”中的一个以显示此标签，然后单击要选择的工作表的标签即可。工作表被选定后，其标签的颜色会由灰色转变为白色。,(2)在当前工作表中单击要输入或编辑数据的单元格，输入相关数据，然后按Enter或Tab键，则被选定的工作表的相同位置单元格中都被输入了相同的数据。要取消对多张工作表的选定，只需在任意工作表标签上单击即可。,3有规律的序列内容的输入表格处理过程中，经常会需要输入大量的连续有规律的数据，比如序号、连续的日期或星期、连续的数据等。如果人工输入，则这些机械性操作既麻烦又容易出错，效率非常低，而使用Excel的拖动法填充，可以极大地提高工作效率。1)鼠标左键拖动输入序列在单元格中输入某个数据后，可以看到单元格右下角有一个黑色小方块“”，称之为“填充柄”。用鼠标左键按住填充柄(等光标变为实心十字“”时)向下或向右拖动(当然也可以向上或向左拖动)，则鼠标经过的单元格就会以源单元格中相同的数据或公式填充，如图4.24所示。,图4.24 鼠标左键拖动输入序列,2)鼠标右键拖动输入序列使用鼠标右键拖动填充柄，可以获得非常灵活的填充效果。单击用来填充的源单元格，按住鼠标右键拖动填充柄，拖动过若干单元格后放开鼠标右键，此时会弹出如图4.25所示的填充方式快捷菜单，其中各填充方式的主要功能说明如下。,图4.25 填充方式快捷菜单,(1)“复制单元格”：其效果与上述用鼠标左键拖动填充的效果相同，即简单地复制源单元格的内容。(2)“以序列方式填充”：即按一定的规律进行填充。比如源单元格是数字1，则选中此方式填充后，可依次填充为1、2、3等；源单元格为“五”，则以序列填充会得到五、六、日、一、二、三等；如果是其他无规律的普通文本，则按序列填充的快捷菜单命令将为灰色的不可用状态。,(3)“仅填充格式”：此选项的功能类似于Word的格式刷，即被填充的单元格中，并不会出现源单元格中的数据或序列数据，而仅复制源单元格中的格式到目标单元格中。这在工作表进行格式化时比较有用。(4)“不带格式填充”：即被填充的单元格中仅填充数据，而源单元格中的各种格式设置不会被复制到目标单元格。(5)“以天数填充”等：这些菜单命令可按日期天数、工作日、月份或年份等进行填充，在制作某些管理方面的表格时非常方便。,(6)“等差序列”、“等比序列”：这种填充方式要求事先选定两个以上的带有数据的单元格。如图4.26所示，比如选定了已经输入1、2的两个单元格，再用鼠标右键拖动填充柄进行拖动后，就可以选择快捷菜单中的“等差序列”或“等比序列”进行其余单元格的填充了。(7)“序列”：当源单元格中的内容为数值时，用右键拖动填充柄后选择“序列”选项，可弹出一个如图4.27所示的“序列”对话框，在此可以灵活地选择多种序列填充方式。,图4.26 以等差或等比序列进行填充,图4.27“序列”对话框,图4.28“填充”子菜单,4在其他工作表中输入相同数据如果某张工作表中已经输入了数据，可快速将该数据复制到其他工作表的相应单元格中。先按Ctrl键单击多张工作表的标签，选中含有输入数据的源工作表以及复制数据的目标工作表，再选定包含有需要复制数据的单元格。打开“编辑”菜单，在“填充”子菜单中选择“至同组工作表”选项，如图4.28所示。此时所有被选定的工作表中相同位置的单元格都会填充上与源工作表相同的数据。,5工作表标题的输入及设置技巧对于工作表标题，或者含有子字段的表格字段，一般都要设置为相对表格居中。但输入时并非由人工确定居中位置，而使用合并及居中设置。先用鼠标左键单击并拖动包含标题内容的单元格在内的各个单元格，拖动的范围一般要包括整个表格的宽度所占用的列，如图4.29所示。接着单击格式工具栏中的合并及居中按钮“”，则所选定范围内的单元格就会被合并为一个单元格，同时标题文本也会自动居中，如图4.30所示。,图4.29 工作表标题的输入及设置,图4.30 合并并居中后的标题,选定需要居中的单元格后，在“格式”菜单中选择“单元格”选项，或者用鼠标右键单击需要居中的单元格，在弹出的快捷菜单中选择“设置单元格格式”选项，都可打开“单元格格式”对话框。单击“对齐”选项卡，如图4.31所示，在“水平对齐”中选择“居中”，同时选中“合并单元格”复选框，也会得到相同的合并及居中效果。如果要取消已经合并的单元格，则只需在此取消对“合并单元格”复选框的选定或再次单击“”按钮即可。,图4.31“单元格格式”对话框,4.2.3 工作表的外观设置1工作表的行高与列宽设置工作表的行高和列宽的设置分多种情形：分别设置个别行、列的高、宽；同时设置多个行、列的高、宽；自动根据表格内容将行高和列宽调整为最合适的大小。1)设置行高(1)分别设置单独行的行高。要调整某一行的行高，请用鼠标上、下拖动该行与相邻行的行标签的分界线，如图4.32所示。拖动的同时，屏幕上会同步显示该行的高度数值，至合适的高度后放开鼠标即可。,图4.32 设置单独行的高度,(2)同时设置多行的行高。先选定要设置的几行，再在选定的行标签的分界线处按住鼠标上下拖动，则被选定的行将会同时被设置为指定的高度。拖动的同时，屏幕上也会同步显示当前的高度值，效果如图4.33所示。,图4.33 同时设置多行的行高,2)设置列宽列宽的各种设置操作与行高的设置操作基本相同，区别仅仅在于选定的对象是列。要选定整列，只需在列标签上单击鼠标；要同时选定连续的多列，只需按住鼠标在列标签上拖动；要选定不连续的若干列，可按住Ctrl键的同时分别单击要选定的列标签。,3)设置最合适的列宽和行高如果表格内容很长，一个屏幕窗口无法查看到所有的列或行，某些单元格的内容无法显示出来，这时可以让Excel自动设置最合适的行高。先选定要设置的行、列的标签，再在选定范围内的任意标签分界线处双击鼠标，则选定的所有行、列的行高或列宽都会自动根据其中的内容设置为最佳值。图4.34就是对行高和列宽进行了设置后的效果。可以看出，通过双击行、列标签的做法，单元格的行高和列宽值会自动“就多不就少”，这在保证单元格完整显示数据方面极其有用。,图4.34 自动设置成最合适行高和列宽,2单元格字体相关设置适当设置单元格字体格式，可以使工作表更加醒目、直观。用户可以通过工具栏和“单元格格式”对话框两种方式对单元格中的字体格式进行设置。1)使用工具栏快速设置字体、字号、前景色和背景色用工具栏快速设置单元格字体格式的步骤如下：选中需要设置格式的单元格，根据需要单击“格式”工具栏中的字体、字号、颜色、填充颜色及对齐方式等按钮，再在弹出的选项卡中设置好所需要的格式，确定后，选定的单元格中的字体就会按要求被格式化，效果如图4.35所示。,图4.35 设置字体、字号、前景色和背景色,2)使用“单元格格式”对话框设置字体通过“格式”工具栏设置单元格字体的方法虽然快捷方便，但如果希望进行更加复杂的设置，就得通过“单元格格式”对话框进行了。(1)选定将要进行格式设置的单元格。(2)在“格式”菜单中选择“单元格”选项；或用鼠标右键单击选定的单元格，在弹出的快捷菜单中选择“设置单元格格式”选项。(3)打开“单元格格式”设置对话框，单击“字体”选项卡，如图4.36所示，然后根据需要选择各种设置参数。,图4.36“单元格格式”对话框的“字体”选项卡,3单元格内容的对齐默认情况下，Excel 可以自动区分输入内容中的普通文本与数字，并且自动分别采取不同的对齐方式。一般数字默认为右对齐，普通文本为左对齐。比如输入带有半角单引号的“1234”和不带任何符号的“1234”后，前者将被识别为普通文本而自动采用左对齐，后者被识别为数值而采用右对齐，效果如图4.37所示。,图4.37 单元格内容的对齐,但是，很多情况下仍然需要手工对单元格的对齐方式进行设置，以满足版面的需要。1)使用“格式”工具栏快速设置对齐先选中要设置对齐的单元格，再单击“格式”工具栏中的左对齐按钮“”、居中对齐按钮“”或右对齐按钮“”，即可快速设置单元格的对齐方式。2)使用“单元格格式”对话框设置对齐通过“单元格格式”对话框也可设置各种对齐方式。先选中要设置对齐的单元格，按“Ctrl+1”键或者在“格式”菜单中选择“单元格”选项，打开“单元格格式”对话框，再单击打开如图4.31所示的“对齐”选项卡。,在该选项卡中除了可以选择多种水平对齐方式外，也可设置垂直对齐方式、是否自动换行(如果内容超出当前单元格的宽度则自动换行显示)、是否缩小字体填充(单元格内容较多时，自动缩小字体来适应单元格大小)、是否合并单元格(与“格式”工具栏中的“合并及居中”按钮的作用相同，但这里可以取消合并及居中设置)。其中的“文字方向”下拉列表还允许选择多种不同的文字排列方向。如果拖动“方向”设置项目下面的时钟状指针，则可以设置单元格内容的旋转角度。有了这些设置，在制作具有中国传统特色的表格时，就显得格外方便。图4.38就是设置了旋转44度、水平居中后的单元格显示效果。,图4.38 旋转44度、水平居中后的显示效果,3)特殊的对齐方式折行输入用户刚接触到Excel工作表时会发现：Excel单元格中的内容只能向右延伸排列，而按回车键后不能换行。确实，Excel中的换行操作与Word 等文本处理软件稍有不同。实现换行输入有两种情形：一是自动换行，即文本自动根据单元格的大小进行换行；二是手工强制换行。(1)自动换行。在“单元格格式”对话框的“对齐”选项卡中，选中“自动换行”后，被设置的单元格就具备自动换行功能了。,(2)手工强制换行。在向单元格输入内容的过程中，当需要强行换行时，只需按“Alt+Enter”键，然后继续输入后面的内容，则这个操作后续输入的内容就会从下一行开始显示，而不管是否达到单元格的最大宽度。对于已经输入的内容，先单击要换行的单元格，再单击编辑栏中需要换行的位置，然后按下“Alt+Enter”键。图4.39就是手工设置换行的输入效果。,图4.39 手工设置换行的输入效果,4边框线与网格线的设置1)使用工具栏快速设置表格线首先拖动选中要设置表格网格线的范围；接着单击“格式”工具栏中“”按钮右侧的小三角箭头，打开如图4.40所示的表格边框线样式面板。根据选定范围内网格线的需要单击选择一种边框线样式，则被选定范围内的所有单元格就会被设置为指定的框线。如果希望一个表格的不同部分有不同类型的框线，可以分别选定不同的部分再单击各自的框线样式。图4.41就是对一个表格应用了粗外部框线和细内部网格线后的效果。,图4.40 表格边框线样式面板,图4.41 设置表格框线后的效果,图4.42 将字段范围底部框线设置为粗线,2)使用“单元格格式”对话框设置表格线首先选定要设置的单元格范围，再按“Ctrl+1”键打开“单元格格式”对话框，单击打开如图4.43所示的“边框”选项卡。先在“线条”设置项目中选择一种线条样式，必要时可在“颜色”下拉列表中选择一种线条颜色，然后根据选定范围和实际需要，在“边框”设置示意图的“田”字格中，分别单击将要设置为选定线条样式的那根线条，则相应的表格线就被设置为选定的线条样式和颜色了。通过单击“预置”设置选项中的三个按钮，还可以快速取消所有表格线、设置粗的外边框线和设置普通内部框线等。,图4.43“边框”选项卡,5单元格内容显示格式的修改Excel支持单元格中以不同的格式显示文本或数字，比如“1220”这样一组很普通的字符，根据其格式设置的不同，可以显示为很多不同的样式。图4.44就是在各单元格中输入“1220”，然后进行不同的格式设置后的显示效果。因此，为适合不同环境下的需要，应对单元格的显示格式进行必要的设置。,图4.44 不同格式设置后的显示效果,1)单元格格式的修改选定要修改或设置格式的单元格后，在“格式”菜单中选择“单元格”选项，或者按“Ctrl+1”快捷键，打开“单元格格式”对话框，单击“数字”选项卡，如图4.45所示，其中有“常规”、“数值”等12个类别的数字格式可供选择，针对各格式还可进行具体的设置。比如，在某个单元格中按默认格式输入一组身份证号码，输入完毕后按回车键或移动光标到其他单元格时，Excel会自动将这组很长的数值以科学计数法显示出来，比如“610828196808130361”会自动显示为“6.10828E+17”。为保持身份证号码格式的正确性，必须对单元格格式进行正确的设置。,如果在单元格中已经输入了数值，但格式显示不正确，则可打开“单元格格式”对话框，然后在“数字”选项卡中选择正确的格式即可。但要注意，对于已经自动显示为不正确格式的单元格，即使事后再进行某些格式上的修改，也可能无法以正确的格式显示出来。比如上述身份证号码被显示为“6.10828E+17”后，即使更改其格式为“文本”，也将仍然以“6.10828E+17”显示。此时可以选择“特殊”类型，然后选择“邮政编码”即可。鉴于上述情况，比较简便的做法是在输入数据之前就对单元格进行一些格式上的设置。仍然如上例身份证号码的输入，如果事先将单元格格式设置为“文本”，再输入身份证号码就不会出现格式显示的问题了。,图4.45“数字”选项卡,图4.46 相同内容、不同格式设置的显示效果,2)日期、时间的输入及格式显示Excel中输入日期和时间也是很常见的应用。其实并不需要完整地输入某年某月某日，而只需使用适当的分隔符将数字分隔开来，Excel会自动将其转换成适当的日期或时间格式。(1)日期的输入：可以使用半角的“-”或者“/”来替代年、月、日，比如输入“02/12”或者“02-12”，确认后将会显示“2月12日”。(2)时间的输入：可以使用半角的“:”将时、分、秒的数值分隔开来。比如输入“8:08”、“16:25”等，Excel将按照默认的时间格式显示。,6单元格内容的字体颜色与填充颜色设置1)设置字体颜色选中要设置字体颜色的单元格，单击“格式”工具栏中的字体颜色工具按钮“”右侧的小三角箭头，将打开如图4.47所示的颜色调色板；单击调色板中需要的颜色，则选定单元格中的文字就会以指定的颜色显示。,2)设置单元格填充颜色先选中要填充颜色的单元格，再单击“格式”工具栏中的填充颜色按钮“”右侧的小三角箭头，在弹出的如图4.48所示的背景颜色面板中选择合适的背景颜色即可。设置背景色(即填充色)也可以在“单元格格式”对话框的“图案”选项卡中完成。如图4.49所示，在该对话框中不但可以选择各种背景填充色，还可以同时选择单元格的填充图案。,图4.47 颜色调色板,图4.48 背景颜色面板,图4.49 选择背景填充图案,7格式的复制1)使用格式刷复制格式与Word类似，Excel也提供了一个很方便易用的格式刷。格式刷只会复制格式到鼠标拖动经过的单元格，而不会复制具体的单元格内容到目标单元格中。先单击已经进行了必要格式设置的单元格，这个单元格中的格式就是需要复制到其他单元格的格式。然后单击“常用”工具栏上的格式刷按钮“”，此时鼠标光标将变成“”(刷子形状)，这就完成了格式的取样操作。拖动这个刷子形光标经过所有希望复制格式的单元格，则鼠标经过之处，这些单元格的格式就会立即与取样单元格完全一致。,2)使用“选择性粘贴”复制格式上述通过格式刷拖动的方法复制格式虽然简便，但如果取样的单元格和目标单元格距离较远，或者对目标位置有其他特殊要求，这种方法就不太方便了。此时可以使用“选择性粘贴”的方法来复制格式。先单击选定已经设置了某些格式的单元格，按“Ctrl+C”键或者在“编辑”菜单中选择“复制”选项，将选定单元格内容复制到剪贴板；接着选定目标单元格，在“编辑”菜单中选择“选择性粘贴”(或单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择“选择性粘贴”)选项，此时将打开如图4.50