工作分析和岗位说明书撰写培训.ppt

,2014年8月,四川环能德美科技股份有限公司工作分析和岗位说明书撰写培训,培训目标,通过本次培训会，您将掌握以下内容：,工作分析在企业人力资源管理中的用途岗位说明书的填写方法,2023/9/30,一、工作分析二、岗位说明书编写说明,目 录,2023/9/30,什么是工作分析工作分析的意义工作分析的方法工作分析中应注意的问题,工作分析：,2023/9/30,什么是工作分析,部门职责,公司使命,岗位职责,沟通与理解,层层分解,层层分解,在组织的内部存在着职责自上而下的层层分解管理者更期望在此基础上的自下而上的充分沟通，全面掌握和理解工作分析的过程体现着一个双向地充分沟通与理解的过程,工作分析是一个系统地收集和分析岗位信息的过程。通过一系列系统的、有效的方法对相关岗位进行研究，明确其工作任务和职责，与其它岗位的工作关系以及该岗位的任职资格等信息。,工作分析,2023/9/30,工作分析的结果是形成岗位说明书,岗位说明书的内容,示例,2023/9/30,一般来讲，当公司的组织或业务发生变化时需要进行工作分析,组织本身发生变化,业务发生变化,工作分析,2023/9/30,什么是工作分析工作分析的意义工作分析的方法工作分析中应注意的问题,工作分析：,2023/9/30,工作分析对企业的战略落地和组织优化具有重要的作用,实现战略传递,明确岗位边界,提高流程效率,实现权责对等,强化规范化管理,通过岗位分析，可以明确岗位设置的目的，从而找到该岗位如何为组织创造价值，如何支持企业的战略目标和部门目标，从而使组织的战略能够“落地”。,通过岗位分析，可以明确界定岗位的职责和权限，消除岗位之间在职责上的重叠，避免推诿扯皮，并防止出现职责空白。,通过岗位分析，可以理顺岗位与其流程上下游环节的关系，明确岗位在流程中的角色和权限，避免流程不畅、效率低下问题。,通过岗位分析，可以用关键岗位的职责来确定或调整组织的授权和权力分配体系，从而在岗位层面实现权责一致。,通过岗位分析，在明确岗位的职责、权限、任职资格等的基础上，形成该岗位工作的基本规范，一方面清楚地向员工表达了组织对员工的行为和绩效的期望；另一方面，将员工的行为规范在预定的轨道中。从而对员工形成一套规范化的牵引和约束机制。,2023/9/30,工作分析在人力资源管理体系中发挥基础性作用,工作分析的应用,招聘录用,人员规划,绩效管理,薪酬管理,职业发展,向应聘者进行工作介绍甄选录用标准人岗匹配,预测人力人员定编人岗匹配,工作目标工作考核标准工作评价基础,岗位评价工作分类薪酬设计,岗位晋升岗位转换晋升依据,培训开发,培训需求培训方案培训评价,2023/9/30,工作分析的过程也能推动公司上下级之间加强对岗位内涵的理解,任职者的角度,管理者的角度,二者一致的认可,系统的工作分析还是一次很好的上下级沟通的机会。通过进行工作分析中任职者和其直接上级的有效沟通，将有助于建立管理者和任职者对岗位的共同理解。,2023/9/30,什么是工作分析工作分析的意义工作分析的方法工作分析中应注意的问题,工作分析：,2023/9/30,工作分析的方法观察法,观察法是通过工作分析人员对任职者正常工作的状况进行实地的观察、交流、操作，从而获取所需的工作信息的方法,优势：可以了解到广泛的信息，取得的信息比较客观和正确。,适用于体力工作者和事务性工作者,劣势：要求观察者有足够实际操作经验不适用于工作循环周期长的工作不能得到有关任职者资格要求的信息,2023/9/30,工作分析的方法访谈法,优势：访谈法是国内运用最比较广泛和成熟的一种方法。能够适用于各层、各类的岗位分析的要求，尤其是对中高层管理岗位进行深度岗位分析效果最好的方法，有助于任职者完成对岗位的系统思考、总结和提炼信息来源直接，便于得到准确及时的信息,访谈法是通过工作分析人员对岗位任职者以及相关人员进行访谈，来收集岗位信息的方法。,适用于中高层管理者和脑力工作者,劣势：比较费时对工作分析人员有较高的要求,2023/9/30,工作分析的方法工作分析调查问卷法,劣势：有时很难全部收回 对于语言表达技巧不熟练的员工则受到限制 对于不全面，不准确的信息需要有跟进措施需要注意不充分的回答或有意的错误陈述,调查问卷法是由工作分析人员事先拟定调查问卷，然后由任职者或其他岗位相关人员进行填写，以此来收集岗位信息的方法。,优势：信息收集比较完整和系统适用范围规范 比较经济 可以个性化设计信息收集速度快,适用于脑力工作者、管理者或工作不确定因素较大的岗位,2023/9/30,工作分析的方法工作日志法,适用于工作相对稳定的、重复性的岗位,工作日志法是通过任职者在规定的时限内，实时、准确记录工作活动的工作信息的收集方法。,劣势：是源自任职者的单向信息获取方式，容易造成信息缺失、理解误差等系统性或操作性错误耗时长，组织比较困难后期信息处理量大,优势：原始工作信息的有效收集方法为其他岗位分析方法提供支持,2023/9/30,什么是工作分析工作分析的意义工作分析的方法工作分析中应注意的问题,工作分析：,2023/9/30,工作分析中应注意问题,分析岗位而不是分析具体个人防止任职者夸大自己工作的重要性分析岗位现实的情况使用统一和规范的标准编制岗位说明书岗位说明书需经由直接上级和员工共同确定,工作分析中需要注意的问题：,注意,2023/9/30,一、工作分析二、岗位说明书编写说明,目 录,2023/9/30,岗位说明书结构设计,深入分析环能德美整体管理水平及员工能力表现,一个基础,定位岗位说明书管理目标-确保支撑部门职能实现，为部门选人、育人、用人及留人提供明确指导,一个定位,结合欧洲模式、美国模式及行业企业成熟模式，经过多轮论证汲取优秀做法。,多轮的论证,2023/9/30,岗位说明书的编写原则,1、坚持对事不对人的原则 填写岗位说明书是以岗位工作为基准，针对岗位本身的要求进行编写、描述或说明，不能考虑或针对实际岗位所在员工的具体情况进行编写。2、坚持实事求是的原则 填写岗位说明书要客观、真实和公正，防止人为夸大或缩小岗位元素，做到不增不减。3、坚持统一和规范的原则 填写岗位说明书对所需编写每一项内容元素要不遗不漏，并按照统一的要求，使用规范用语和标准进行编写。,岗位说明书的编写原则：,注：岗位任职者编写完岗位说明书后，部室负责人应在与任职者沟通的基础上对岗位说明说进行审核和确认。,2023/9/30,一、基本信息科目填写,岗位名称：以此次梳理后的岗位名称为准岗位编号：将来依照一定的编号规则由人力资源部对岗位进行统一编排，暂不填写所属部门：填写岗位所在部门或单位的名称岗位类别：填写岗位类别名称，暂不填写制定者：编写岗位说明书的任职者姓名审批者：岗位所在部门的部门长姓名填写日期审核日期：描述岗位说明书的时间，本次统一按照2014年08月12日填写,2023/9/30,二、工作关系科目填写,2023/9/30,三、岗位设置目的科目填写,岗位设置目的是用简练而准确的语句来描述本岗位在单位及部门中存在的目的和作用。它要求能够用一句话来高度概括本岗位的工作，使不在本岗位上工作的员工也能够对本岗位有一个大概的了解。,句式结构为：为（目标），在/依据（范围内/指导下/影响下），做（工作）。,释义：,为了（目标），指的是本岗位存在的目的和对公司的价值，注意与本岗位的层级相挂钩，不要夸大；在/依据（范围内/指导下/影响下），指的是本岗位的工作达成受到的限制条件，如“依据文件、制度、规定、计划、规划”，或“在XXXX（领导）的指导下”等；做（工作），指的是对本岗位主要工作的概述，总是始于一个主动词，并表达出这一动词要达到的主要结果或目的。,2023/9/30,三、岗位设置目的科目填写（续1）,“以何为目标With What Objectives”市场 Market业绩 Performance利润 Profitability效率 Efficiency生产率 Productivity质量 Quality服务 Service期限 Deadlines安全 Safety持续性 Continuity,“有何限制 Within Which Limits”法律 Laws价值观Values原则 Principles政策 Policies策略 Strategies方针 Guidelines模型 Patterns方法 Methods技术 Techniques体系 Systems,作法 Practices习惯 Customs程序 rocedures条件 conditions模式 Models规定 Rules常规 Routines指示 Instructions规则 Regulations准则 Criteria,岗位目标、限制的一些例子：,2023/9/30,三、岗位设置目的科目填写（续2）,不够简洁明了结构混乱,示例业务稽核员,修改示意,岗位总体目标编写的典型错误,2023/9/30,注：图中每个框代表1人,本岗位下属人数：43人,直接下属人数：9人,间接下属人数：34人,下属人数的计算：直接下属+直接下属的直接下属,四、组织关系科目填写,2023/9/30,五、工作领域和职责科目编写,工作领域和职责确定的原则：岗位的工作职责来自该岗位所在部门的部门职能分解；岗位工作职责要体现出岗位总体目标向下的分解，每一条职责都是岗位总体目标的一个具体的工作成果或一个具体目标的体现；工作职责应无重叠和遗漏；每一项职责都是没有时限的，临时性工作不列入工作职责；工作职责应描述岗位工作内容的基本事实，而非对之进行评价或提出主观要求；注意不要和其他岗位有交叉。,列举本岗位的主要工作领域，描述为达成本项工作领域所需要的工作具体职责、职责业务权限和频率，同时列出各主要工作领域业绩评价标准及权重。将所负责的工作分块，写出主要工作领域，即基于战略的职责分解并结合流程将工作划分为几大块内容，然后再基于工作领域的达成，看看需要做什么具体的工作职责来保证此项工作领域的达成。,2023/9/30,五、工作领域和职责科目编写(续1),根据正略咨询在咨询过程中对企业内各层各类岗位的研究，我们发现，同一岗位的各项职责的内在关系可以大致区分为四种类型：,类型,图示,逻辑关系,2023/9/30,五、工作领域和职责科目编写(续2),1、并列型职责示例某高校院系办公室主任,2023/9/30,五、工作领域和职责科目编写(续3),2、流程型职责示例某公司的市场部经理,2023/9/30,五、工作领域和职责科目编写(续4),3、网络型职责示例某公司的战略分析高级主管,2023/9/30,五、工作领域和职责科目编写(续5),1、工作领域的编写格式-按工作性质将本部门工作划分为几大块内容：名词+规范动词；名词：工作的内容或对象；规范动词：规范动词要体现责任承担程度和职责完成方式；例如：培训管理、投资管理、供应商选择、招标与投标管理、人力资源规划等。2、工作职责的编写格式：规范动词名词，达到什么目的（目标）；达到什么目的（目标）：工作职责的最终成果或要达到的核心成果或目标。例如：组织开展培训需求调查，确定培训需求，为培训提供依据。3、工作领域和职责编写顺序：并列型工作领域和职责按重要性，由高到低排列；流程性工作领域和职责按流程逻辑顺序排列；网络型工作领域和职责按流程逻辑顺序或重要性高低排列。,为强化工作领域和职责编写的规范性，避免造成语意含混和模糊，要采取规范的格式来编写。,岗位工作职责编写格式：,2023/9/30,五、工作领域和职责科目编写(续6),规范化用词参考表,编写工作职责要使用规范化的动词，避免采用模糊化动词如“负责”、“管理”等，以明确权责，避免歧义。,例如：“负责成本核算工作，”。,如果是部门经理，应为“组织成本核算工作，”。如果是从事具体工作的员工，应为“承担生产成本核算工作，”。,2023/9/30,五、工作领域和职责科目编写(续7),1、业务权限是根据该岗位的工作目标和工作职责，组织赋予该岗位的决策范围、决策层次和控制力度。判断该职责业务权限，用“”勾选：执行（拟制）、组织执行（审核）、决策（批准）2、工作频率是在履行该职责时的表现状态，用“”勾选 日常（每天或几乎每天都会发生）、周期（几乎每天/周都会发生）、随机（无规律、不确定）3、工作结果衡量标准：评价工作职责对应业绩表现的衡量标准，衡量标准可以从数量、质量、成本、时间、人员反应五个维度进行设计，应尽可能客观、量化、数据易采集。4、权重：即每项工作领域相对其它工作领域权重或配分，配分累加等于100%，。,岗位业务权限、工作频率、工作衡量标准及权重设计形式：,2023/9/30,六、任职资格科目编写,注意：本项内容是针对岗位的要求，而非目前任职者本人的情况,任职资格是岗位对任职者在知识、技能、能力及其他方面特质的要求。这部分内容由任职者的直接上级编写。,2023/9/30,六、任职资格科目编写（续1）,任职资格：,素质要求素质是指通过一个人的行动，以及其种种努力行为，最终能够达成企业期望结果的一种本领。,请选择该岗位做出优秀业绩所需要3-5项素质要求,2023/9/30,六、任职资格科目编写（续2）,、学历要求包括国家教育主管部门认可的同等学历：为该岗位最低学历要求；初中 高中 高职或中专 大专 本科 研究生 博士、专业要求岗位最适合专业是：；岗位可接受专业有：。专业名称要求按国家统一规范的专业名称填写。、工作经历（经验）工作经历（经验）是胜任本岗位的工作应至少具备的工作经验、本行业工作经验、本岗位工作经验要求：编写形式：（）年工作经验；（）年本行业工作经验；（）年本岗位工作经验。A、不要求 B、半年及以内 C、半年到二年 D、二年到五年 E、五年到八年 F、八年到十二年 G、十二到十六年 H、十六年以上,学历、专业、经历和技能要求编写：,2023/9/30,六、任职资格科目编写（续3）,、知识+技能知识部分知识：本岗位工作要求必须掌握的知识。填写格式：动词知识内容。动词可根据程度不同选用“精通、掌握、理解、熟悉、了解”例如：“精通市场营销知识，掌握市场调查、市场预测和财务会计方面的知识，了解质量管 理、法律、金融证券等方面的知识”,知识内容的编写可参考下表：,2023/9/30,六、任职资格科目编写（续4）,、知识+技能技能部分 技能：本岗位工作要求必须掌握的技能。填写格式：动词技能内容。动词可根据程度不同选用“熟练掌握/使用”、“初步具备”（包括但不限于）例如：“熟练掌握网络故障诊断与排除技能”、“初步具备品牌策略策划与实施能力”,技能的编写可参考下表：,2023/9/30,六、任职资格科目编写（续5）,、其它除学历、专业、经历（经验）及知识技能外的其它任职资格要求。,2023/9/30,六、任职资格科目编写（续6）,基本/理想的学历、专业、经历（经验）和知识技能要求：“基本条件”指如果某人再低于这个资格条件时，连录用都困难。“理想条件”指符合公司未来发展要求的状况。,2023/9/30,七、职业发展科目编写,经验判断：,2023/9/30,八、工作条件科目编写,判断该任职者履行该岗位职责要求时所处工作环境艰苦程度、工作地点的特性、工作时间的状态，用“”勾选。,2023/9/30,附注：,文件字体格式要求：填写的字体为“宋体，五号，不加粗”。具体请参见岗位说明书示例。部门负责人收集齐本单位的工作分析调查表初稿，进行统计初审，部门负责人必须对内容进行审核确认，然后以电子版形式打包发送到指定邮箱。电子版文件保存方式：每个部门的岗位说明书，都放在一个文件夹内，并以部门的名称命名该文件夹。要求一个岗位保存一个岗位说明书文件。文件名为：部门名称岗位名称“岗位说明书”。例：“市场部客户服务中心个人大客户经理岗位说明书”、“财务部主管会计岗位说明书”。岗位说明书提交：岗位说明书编写完毕后，请于08月18日下午下班前发送到人资行政部姚红邮箱：在编写过程中如有疑问,可随时与正略咨询项目组联系：项目联系人:苏红兵 联系电话:,2023/9/30,岗位说明书是岗位价值的评估基础岗位价值是岗位薪酬多少的基础岗位考核指标将以岗位说明书为基础员工的晋升和岗位说明书密切关联,再次强调，岗位说明书质量,2023/9/30,如欲更多了解正略咨询管理咨询欢迎访问公司主页,正略咨询期待与环能德美合作双赢！,