会议记录培训教材.ppt

,议,记,录,会议记录培训教材,MINUTES TRAINNING MATERIALS,会,制作人：赵玉洁,目录contents,1,2,3,4,会议记录的定义及作用,会议记录的分类及要求,会议记录的构成,常出现的错误及应对小技巧,人们聚在一起，围绕特定主题进行讨论，交流的活动。会议是一种群体沟通的方式,什么是会议？,1,1,开会时，把会议的组织情况和具体内容记录下来而形成的书面材料，就是会议记录。它是由会议组织者指定专人，如实、准确地记录会议的组织情况和会议内容的一种应用性文书，要求真实、全面地反映会议的本来面貌。,什么是会议记录？,会议记录的作用,（2）材料作用,（1）依据作用,（3）备忘作用,会议记录的分类,摘要记录：,2,重要的会议，讨论的问题较复杂，要解决和处理带有政策性、原则性问题的，个人的观点和态度，关系到本人的原则立场的，讨论中不同意见的争论又较激烈的，就要详细记录，以备日后查考。主要应用：政府办公会议，行政例会，座谈会，研讨会,一.详细记录,摘要记录：,一.详细记录实例,要点：详细记录所有人的发言和观点,会议记录的分类,摘要记录：,2,开会讨论问题较简单，主要是事务性的，与方针政策等重大问题关系不大，与意见所反映的个人立场、观点及个人责任影响不大，即可作摘要记录。公司的事务性会议，产生AR（Attention Requirement）,二.摘要记录,二.摘要记录实例,摘要记录：,要点：会产生会议决议以及追踪完成时间,真实准确,明白清楚,重点突出,格式规范,会议记录的要点,会议记录的要求,听力小测验,会议的决议要正确无误地记录，无论是详细记录还是概要记录，都必须忠实原意，不得添加记录者的观点，主张，不得断章取义，尤其是会议决定之类的东西，更不能有丝毫出入。,真实准确,会议记录的要求,清楚明白,一是要条理清楚；二是要语言明白流畅；三是要用规范文字。,简要记录的重点是会议讨论的中心论题及讨论后的决议。记录时要详细记录会议主持人开头提出的议题和最后的归纳总结。如果主持人没有归纳总结，记录人就要把决议全部归纳整理出来，然后交主持人审阅。,会议记录的要求,格式规范,每一份会议记录都应该包含会议记录所应该包含的各大要点，另每个公司都会有属于自己的固定格式，为了便于阅读与理解，所做的会议记录应该符合公司的格式。,重点突出,1.会议的组织情况2.会议的内容,会议记录的构成,3,会议主题,会议时间,会议地点,会议主持人,会议出席人员,缺席人员,记录人员,会议的组织情况（7要素）,会议的内容,会议记录应该突出的重点有：（1）会议中心议题以及围绕中心议题展开的有关活动；（2）会议讨论、争论的焦点及其各方的主要见解；（3）权威人士或代表人物的言论；（4）会议开始时的定调性言论和结束前的总结性言论；（5）会议已议决的或议而未决的事项；（6）对会议产生较大影响的其他言论或活动,会议记录中常犯错误及应对小技巧,4,会议记录常犯错误,歪曲虚构,错记漏记,记录不规范,一、会前记录准备,1.了解相关出席人员，能将姓名和人联系起来。2.了解会议有关内容，会议背景以及相关知识，避免在会议记录过程中无法听懂与会者的专业名词。3.准备好记录的相关工具和表格。,会议记录小技巧,二、会间记录,一般说来，有四条：一快、二要、三省、四代。,三、会后整理完善,1.会议记录应趁热打铁：趁着印象深刻,写起来要容易得多。2.针对在会议过程中没有记录明确或者自己不确定的部分，要找责任人或会议主持人确认。,会议记录小技巧,“,会议记录的定义及作用1.依据作用2.材料作用3.备忘作用,1.真实准确2.明白清楚3.重点突出4.格式规范,会议记录的要求,常见错误歪曲虚构错记漏记记录不规范.,应用小技巧1.会前记录准备2.会间记录3.会后整理.完善,85%,课程内容回顾,会议记录的分类1.详细记录2.摘要记录,1.会议的组织情况2.会议内容,会议记录的组成,课程的结束是行动的起点,THANK YOU！,