部分秘书与办会.ppt

博纳电影传媒 2007年推荐影片排期,第三部分 第十章,秘书与办会,办会,第一节 会议准备工作会议概况与会议审批 第二节 会议策划方案会议内容第三节 会中服务工作会议程序 与会务服务,第一节 会议准备工作,工作任务：天地公司要在本市召开新产品介绍新闻发布会，秘书高山应该做好哪些申报工作？任务分析：做好会议申报工作也是职业秘书的一项基本工作。秘书应该向上级主管部门提供申报单位的各项材料。其中包括会议的名称、缘由、性质、宗旨、意义、参与人数、时间、地点、经费预算、重要代表名称等。,一、会议的涵义,会议是有组织、有目的地召集人们商议事情、沟通信息、表达意愿的行为过程。,二、会议的种类,从不同的角度出发，可以将会议划分为不同的类型。（一）按会议规模分：大型千人乃至数千人参加的会议，如政治和群团组织的全国性大会，一些庆祝大会、纪念大会等。中型百人至数百人参加的会议，如报告会、庆功会、经验交流会等。小型少则几人，多则几十人参加会议，如座谈会、办公会、现场会等。,人代会、某公司召开的大型商贸会议,某先进事迹报告会、某政论讲坛,小型会议室,（二）按会议性质分规定性会议指依法必须召开的，具有法律效力的会议，如各级人民代表大会；决策性会议指各级政府的常务会议，省、市、县长的办公会议，企业中厂长经理办公会等等；专业性会议这类会议具有极明显的专业性，多以各部门名义召开，如教育工作会议，金融工作会议，人事工作会议等等；动员性会议这类会议以宣传动员群众，提高群众认识为目的，如征兵动员会；纪念性会议纪念重大事件或重要人 物的会议，如纪念辛亥革命九十周年大会；外事性会议指与外宾会谈，与外商谈判的会议等；综合性会议这类会议多以各级办公室名义召开，讨论和研究各种问题。,（三）按时间分常规型定期会议如学会年会、机关办公例会；非常规型不定期会议视需要临时召开的会议或处理紧急突发事件而临时召开的会议，如防汛紧急会，抗震救灾紧急会等。,（四）按媒介分电话会议：即通过公共通讯系统或专用通讯系统提供的电话会议功能，使多个会场实现异地语音交流的会议形式。电视会议：即运用远程数字传输系统，声音和图像在不同地区的多个会场之间相互联通，使相隔千里的各分会场如同在同一会场内很方便地传输文字、图像和语音信息的会议形式。计算机会议：计算机和数字传输设备在网络支持下可实现非常灵活的网上多方对话。这种网络上多方对话同时也是计算机网络技术支持下的会议组织和管理的新形式。,三、会议的申报与审批,（一）会议申报与审批的形式 核心是确立、安排议题一是口头申报形式。二是书面申报形式。三是会议申报形式。,某新闻发布会申报单,某单位会议申报单,（二）会议审批的原则尽管各种会议的申报与审批形式不同，但精简从严的审批原则却大体一致。秘书部门对有关职能部门申报召开的会议，要本着精简从严的审批原则，严格把好审批关。要分析会议是否有必要开，能否合并开，可否用其他方式解决问题等。会议审批还应遵循“一支笔”（统一领导、集中管理）的原则。,（三）审批程序如某政府信息公开新闻发布会1、涉及综合性情况的政府信息公开新闻发布，经分管处领导同意后，由举办单位报区政府办公室审核，由有关部门准备相关文字材料，由政府办公室把握口径并组织实施；2、涉及部门或行业工作情况的政府信息公开新闻发布，经举办单位主要领导审定，报政府办公室审批，由举办单位组织实施；3、突发事件的新闻发布，按归口管理的原则，根据突发事件的情况，由参与事件处置的领导确定发布形式，按分工组织实施，在授权范围内按发布口径对外发布新闻信息；4、新闻发布的内容不得违反国家的法律、法规和方针政策，不得泄露秘密、商业秘密、个人隐私；5、任何单位未经批准，不得举办政府信息公开新闻发布会，各新闻单位也不得自选组织或变相组织新闻发布会。,第二节 会议策划方案,工作任务：天地公司为了开拓夏季服装市场，拟召开一个服装展示会，推出一批夏季新款时装。请你拟定一个会议策划预案。任务分析：所谓会议预案就是会议的筹备方案，制定好预案是开好会议的前提。会议预案一般包括以下内容：1.会名 2.会议时间 3.会场 开会地点，会场设置4.出席范围 5.会议票证 6.会议筹备班子的职责分工 7.会场布置8.主席台9.会议议程10.经费预算以上十项是一般会议预案的主要内容，有些会议还有选举、发奖、摄影等活动，也应列入预案之中。,一、会务工作的概念与原则,所谓会务工作是指有关会议的具体筹备、组织和服务工作的总称。指导会务工作的原则：1.准备充分。2.组织严密。3.服务周到。4.确保安全。5.节俭高效。,二、大中型会议的组织工作,各种会议类型不同，内容各异，规模也有差别，会务工作的项目也不同，这里重点分析大中型会议会务工作的一般要求。大中型会议工作内容繁多，且视会议议题，规模不同而有差别，但概括起来说，大都有以下六个环节：,（一）制定会议预案,所谓会议预案就是会议的筹备方案，制定好预案是开好会议的前提。,会议预案一般包括以下内容：1.会名 2.会议时间 3.会场（开会地点，会场设置，要结合参加会议的人数和会议效果来综合考虑）4.出席范围 5.会议票证 6.会议筹备班子的职责分工 7.会场布置 8.主席台。主席台是会议参加者注目的地方，也是会场布置的重点，应预案中单独列为一项。9.会议议程。会议议程通常是指会议所要解决、处理问题的大体安排。大型会议的议程、日程、程序必须划分得很清楚。小型会议则将三者合而为一，统称之为议程。10.经费预算。会议活动的经费视会议规模大小、规格高低而定，但只要会议涉及经费问题都要事先做好预算，以备领导审核。以上十项是一般会议预案的主要内容，有些会议还有选举、发奖、摄影等活动，也应列入预案之中。,会场布置,相对式,全围式、半围式,分散式,主席台的布置,主席台是会议参加者注目的地方，也是会场的中心，因此是会场布置的重点。一般要在主席台上方悬挂会标，天幕悬挂会徽或红旗以及其他艺术造型，主席台下和讲台上摆放鲜花，主席台上放置座位台签。会标：红色横幅，一般用艺术字标出会议名称。会徽：体现或象征会议精神的图案性标志。一种是以本组织的徽志作为会徽，如国徽、党徽等；另一种是向社会广泛征集。座次：左为上（领导方向）奇数、偶数,（二）会议文件准备,会议审议的文件材料，应在会前数日分送与会人员审阅，让他们有时间准备意见，特别是研究工作方案、审议工作计划的会议，这一环很重要，会直接影响会议的效率。为了准备好会议的主要文件，秘书部门应根据领导意图，有的放矢地进行调查研究，提出解决问题的方案，拟出文件。如有必要和可能，还应将拟定的初稿，分送有关单位征求意见，然后修改定稿。会前做好有关文件的准备工作，可以使会议议题比较集中，保证会议的基本目标得以实现。,（三）会议通知,会议通知必须简明扼要。那种用“为了”起句，然后摆出一大堆依据，把会议时间、地点放在最后的写法，不能使人开门见山地得到会议信息，应尽量避免。会议通知必须具备七要素（也有称之为“七个清楚”）：会名、会期、开始时间（月、日、星期，上、下午或晚上几时）、地点、参加会议人员范围、入场凭证、筹办会议的联系单位等。,会议通知的一般体例是：,兹定于月日（星期）午时在地点召开会议，会期天，参加人员为，凭入场，有关会议的具体事宜，请与联系（电话号码）,（四）会前检查,会前检查是落实预案、保证开好会议的重要一步，重要会议在会前要多次反复检查落实。,（五）会间调度,1.会议签到制度 2.候会制度 3.会议特殊情况的应急措施 4.做好会议记录，写好会议简报 5.大型集会的现场指挥,（六）会议结束和会后整理,1.并非所有的会议在结束时都要有总结 2.会议纪要 3.会议代表离会工作 4.会议新闻报道 5.会务经验总结 6.归还借用物品，做好财务结算，善始善终地完成整个会议的会务工作。,三、办公会议的组织工作,（一）办公会议题的收集整理 办公会议题收集，由秘书人员主动向有关行政副职和职能部门联系、征询。收集的议题应在合并整理后，视条件成熟与否和事项的轻重缓急，列出有必要提交办公会研究的若干问题，送主要领导人审定。由主要领导人斟酌后增删调整，确定办公会议题。,（二）准备相关材料 办公会议相关材料的准备一般包括：1.与议题相关的背景材料及解决问题的初步方案；2.议题提出部门向办公会所作的专题汇报材料；3.拟作为会议讨论的文件初稿或拟提交会议讨论通过的决定草案。,（三）会议通知 办公会因属例会，时间、地点一般是相对固定的。对于工作程序已形成多年的企业，办公会会议通知一般不必另行制作，而是在企业每周重大会议活动安排表中注明（见会议活动安排表）。办公会组成人员对已成惯例的办公会，自然会在看到会议活动安排表后预留出时间。但对与议题相关的职能部门，秘书人员应在发送会议活动安排表时，对职能部门额外叮嘱下周办公会时间及出席人员。某些企业，因工作程序或企业领导人工作习惯等原因，办公会仍需制作会议通知。,（四）会前检查安排 在企业中，办公会一般在固定会议室召开，秘书人员应在会前先检查会场桌椅（包括烟灰缸）是否整洁。有些议题涉及人员较多，座位不够，应事先预作安排。打开会议室灯光和空调系统并调到合适温度。,（五）会议过程中的服务工作 秘书人员列席会议的任务主要是做好会议记录。此外，随着会议议题进展，应注意适时安排与下一议题的相关人员进入会场。散会时在其他人员退场后，秘书人员应检查会议室有无遗忘的文件，并收捡会议使用的器材，关闭空调及灯光。,（六）会议后的相关工作 办公会结束后，秘书人员对会议决定事项中需要以纪要方式通知相关部门协调办理的内容，应及时整理出会议纪要。,（七）会议文件的管理 办公会会议记录，应由秘书部门妥善保管。作为讨论稿的相关文件，应按文书处理的有关制度予以妥善处理。,秘书小李拟了一个方案，内容如下：1会议名称：“2009XX服装集团夏季时装秀”。2参加会议人员：上级主管部门领导2人；行业协会代表3人；全国大中型商场总经理或业务经理以及其他客户约150人；主办方领导及工作人员20名。另请模特公司服装表演队若干人。3会议主持人：XX集团公司负责销售工作的副总经理。4会议时间：2009年5月18日上午9点30至11点。5会议程序：来宾签到，发调查表。展示会开幕、上级领导讲话。时装表演。展示活动闭幕、收调查表，发纪念品。,第三节 会议服务,工作任务：天地公司决定于2008年底公司召开年度全国销售商表彰大会，以表彰先进、规划2009年工作。参加表彰大会的有公司邀请的省市的有关领导、公司董事会成员、全国各分公司的领导、全国销售代理商代表以及公司著名的高层管理人员和科技人员等。会议由秘书高山协助总经理组织筹划。总经理让高山写出会议具体的议程安排。任务分析：会议议程应根据到会主要领导的情况，确定会议主持人；根据会议的主题，确定会议发言人；围绕会议主题，确定讨论题目和方式；根据会议目的，安排主要领导做会议总结。,相关知识,一、会议通知会议通知的内容包括名称、时间、地点、与会人员、议题及要求等。会议通知的种类有书信式和柬帖式。会议通知的发送形式有正式通知和非正式通知。会议通知的方式有书面、口头、电话、邮件。,二、会议通知的制作：例1：同志：兹定于11月26日（星期五）下午2:30，在集团公司二楼会议室召开部门经理会议，讨论明年公司发展计划，请按时出席。总经理办公室 2008年11月19日,大中型会议的正式通知（信函型）：例2：同志：兹定于 2008年11月15日19日在湖北武汉江汉大学召开全国高等院校秘书学教学经验交流会暨中国高等院校秘书学教学研究会第一次年会，请届时参加。注意事项如下：（1）报到时间：2008年11月14日；（2）11月14日大会筹备处在武昌火车站、汉口火车站、长航17码头设有接待站；如乘坐飞机来汉者，请乘坐机场交通车至中国民航汉口售票处，此处同时设有接待站。提前或逾期来汉者，请乘坐路公共汽车至终点站。（3）各校自编教材可提供样本五册以上，大会准备进行教材陈列、交流活动。（4）住宿、旅差费用自理。（5）其他有关事项请参照江汉大学2008年9月13日会议通知。（6）大会筹备处通讯地址及电话：湖北武汉赵家条江汉大学中文秘书系 联系人：电话：027 全国高等院校秘书学教学经验交流会 二零零八年十月十五日,大中型会议通知（公告型）：例3：关于举办“并购重组国际高峰论坛”的通知 经国务院批准，国务院国有资产监督管理委员会（以下简称国资委）与联合国发展组织（UNIDO，以下简称联合国工发组织）将于2003年11月1920日在京共同举办“并购重组国际高峰论坛”。本次论坛以并购重组融合全球经济的桥梁为主题，以高水准专业知识、高层次参会代表、高质量会议成果为组织原则，紧扣世界中国并购重组领域的重大问题，为中外双方就并购重组的战略、趋势、方法、途径、立法、监管、制度改革等问题提供广泛交流的平台。论坛将由国资委主任李荣融和联合国工发组织总干事卡洛斯.马加里尼奥斯担任主席，并邀请部分近年来在并购重组领域较活跃的国内外知名公司和中介机构的董事长或总裁、联合国工发组织等国际组织的高级官员、我国政府部门和有关机构的高层人士、并购重组领域的专家学者等约500名代表参会。届时拟邀请国务院领导同志出席论坛的有关活动。,现就有关事项通知如下：一、日程安排 11月19日上午：举行开幕式和主论坛（人民大会堂剧场）11月19日下午：同时举行三个分论坛（人民大会堂广西厅、吉林厅、海南厅）11月19日晚：欢迎晚宴（钓鱼台国宾馆）11月20日上午：同时举行三个分论坛（人民大会堂广西厅、吉林厅、海南厅）11月20日下午：举行电视论坛（中央电视台演播厅）二、报名办法 报名办法一：将填妥的参会登记表（见附件）于 11月10日前传真至国资委外事局。联系人：辜嫦、王德智 电话：0106319 3533、0106319 2304 传真：0106319 3625 报名办法二：登陆论坛网站 www.masummit.org，在网上在线填写参会登记表。,三、费用 每位参会代表需交纳会议注册费 4100元人民币（含会议资料，2次人民大会堂午餐、一次钓鱼台国宾馆晚宴）。国资委办公厅 二三年十一月四日,三、会议组织流程（会前）,会 中,会 后,四、会议议程与日程会议议程是对会议所要通过的文件、所要解决的问题的概略安排，并冠以序号将其清晰地表达出来。会议日程是指会议在一定时间内的具体安排。,某公司销售会议议程表,1、推选销售部经理的人选。2、年度销售活动的总结。3、有关销售问题的发言。4、下年度销售目标。5、销售人员的招聘和重组。,某股份有限责任公司股东大会日程安排,五、案例分析 案例 1：一次重要的报告会，办公室安排秘书小刘负责会议的录音工作。小刘将无线话筒和录音机磁带安排好以后，还事先调试了一番，觉得效果不错，小刘放心地做其他的事情去了。会议结束后，主任要小刘把录音整理出来。小刘打开录音机，前几分钟听起来还不错，但越听越不清晰了，到后来竟然完全是一片噪声。报告自然是没有整理出来，小刘应怎样总结教训呢？,案例 2：一次重要的国际会议，十多个国家的领导人在一起聚会。因为组织者的疏忽，在集体摄影中竟将两位女性领导人安排在了后排，结果在这一重要国际会议的“全家福”中，竟找不到这两位女性领导人的影像，引起两国舆论的指责。,案例 3：某校召开一次表彰大会，对全校七、八个先进集体，数十名先进个人，颁发锦旗和奖状。当领奖的同学上台领到锦旗和奖状后，有几名同学当即发现奖状上的名字不对，转头向领导更换和相互交换，一时间领奖台上竟乱糟糟，好似集贸市场。,任务实施,高山拟定的会议议程如下：第一项：由公司常务副总致辞 第二项：由市经委主任发言 第三项：颁奖 第四项：销售公司优秀业务员发言。第五项：营销副总对明年营销工作作进一步的安排。第六项：公司总经理总结发言，并对下一步的营销工作 做具体安排。第七项：会议结束。,6会议文件：会议通知、邀请函、请柬。签到表、产品意见调查表。服装集团产品介绍资料。订货意向书、购销合同7会 址：服装集团小礼堂。8会场布置：蓝色背景帷幕，中心挂服装品牌标识，上方挂展示会标题横幅。搭设T型服装表演台，安排来宾围绕 就座。会场外悬挂大型彩色气球及广告条幅。9会议用品：纸、笔等文具。饮料。照明灯、音响设备、背景音乐资料。足够的椅子。纪念品(每人发X X服装集团生产的T恤衫1件)10会务工作：安排提前来的外地来宾在市中心花园大酒店报到、住宿。安排交通车接送来宾。展示会后安排工作午餐。,