高效会议主持(讲师版).ppt

高效会议主持,山东蓝帆塑胶股份有限公司会议效率提升项目组,高效会议主持 学习目标,学习目标,1、了解高效会议特征及流程2、掌握高效会议主持技巧3、解决会议主持中常见问题,高效会议主持 主要内容,如何理解会议 怎样开好一个高效会议,主要内容,高效会议主持 如何理解会议,会议的含义 需要思考的问题 明确会议目的 会议的分类及特征 避免会议综合症,如何理解会议 会议的含义,会议：相关人员聚在一起，每人承担不同角色，就关键问题进行沟通的过程。,为什麽要开会 需要思考的问题,需要思考的问题是不是真的要开会考虑开会的效率会议务实还是务虚,高效会议主持 如何理解会议,为什麽要开会 明确会议目的,明确会议目的 开展有效沟通 信息交流与培训 协调工作矛盾 解决工作问题 决策与资源共享,高效会议主持 如何理解会议,为什麽要开会 避免会议综合症,会议的分类及特征研讨型交流型传达型,高效会议主持 如何理解会议,为什麽要开会 避免会议综合症,避免会议“综合症”,高效会议主持 如何理解会议,高效会议主持 主要内容,如何理解会议 怎样开好一个高效会议,主要内容,高效会议主持 怎样开好一个高效会议,怎样开好一个高效会议 高效会议特征 会议流程及注意问题,怎样开好一个高效会议 高效会议特征,高效会议特征简短、高效、有针对性，按计划达成会议目标。,怎样开好一个高效的会议 会议流程及注意问题,会议准备,开始,展开,归纳,结束,会后追踪,会议进行,会议流程,怎样开好一个高效的会议 高效会议基本环节及注意问题,会议准备,开始,展开,归纳,结束,会后追踪,会议进行,怎样开好一个高效的会议 会议流程及注意问题,高效会议注意问题会议准备,会议准备 会议主题 采取方式 时间/地点 参会人员 会场设计及会务,会议流程及注意问题 会议准备,高效会议注基本环节及注意问题 会议议题与议程,议题与议程：确定议题时需考虑：议题内容与目的密切相关 针对议题涉及内容合理分类 重要内容专人负责 专项议题预先准备资料,怎样开好一个高效的会议 会议流程及注意问题,会议流程及注意问题 会议准备,高效会议基本环节及注意问题 会议议题与议程,确立议程考虑因素：议程较长（超过2小时）或议题过多，可安排多次短会。报告较长，可提供书面资料，会议只讨论最重要议题。注意重要议题排列顺序。,怎样开好一个高效的会议 会议流程及注意问题,会议流程及注意问题 会议准备,高效会议基本环节及注意问题 几个注意问题,会务准备 会议通知 人员落实 会场布置 仪器设备 交通饮食 其它,会议流程及注意问题 会议准备,目标管理 为什么实行目标管理,1、会议目的：2、会议的形式：3、会议的时间4、会议议程及主持人5、会议地点6、会场如何布置7、出席人数8、出席者名单9、出席者座位安排10、是否准备座签11、是否安排出席人员往返会场的交通工具12、会议是否安排出席人员住宿问题13、有无资料随会议通知预先发出14、准备那些必要的辅助视听器材15、准备文具（文件夹、订书机、订书针、胶带纸等）16、准备会议场所周边位置图（行车路线、洗手间、茶水间、休息室、餐厅等17、是否要求与会者准备资料及副本的份数。18、安排食宿及床位及娱乐项目19、其他：是否有少数民族、是否有人吃素、是否有翻译、是否有记者参加,高效会议基本环节及注意问题 几个注意问题,举例：会务准备检查,会议流程及注意问题 会议准备,会议流程及注意问题 会 议 进 行,会议准备,开始,展开,归纳,结束,会后追踪,会议进行,怎样开好一个高效的会议 高效会议基本环节及注意问题,会议进行四环节主持会议技巧运用,会议进行,会议流程及注意问题 会 议 进 行,怎样开好一个高效的会议 高效会议基本环节及注意问题,会议准备,开始,展开,归纳,结束,会后追踪,会议进行,会议流程及注意问题 会 议 进 行,会议流程,目标管理 如何理解目标管理,参会人员四个角色及职责 主持人 时间控制 会议记录 其他参会人员,几个注意问题 参会人员四个角色及职责,会议流程及注意问题 会 议 进 行,目标管理 如何理解目标管理,会议主持参与会议准备宣布会议开始提出会议议题控制引导进程评价会议效果会议结果追踪,高效会议基本环节及注意问题 几个注意问题,几个注意问题 参会人员四个角色及职责,会议流程及注意问题 会 议 进 行,目标管理 如何理解目标管理,时间控制 控制开始/结束时间 提醒发言时间 调整会议进度 安排休息时间,高效会议基本环节及注意问题 几个注意问题,几个注意问题 参会人员四个角色及职责,会议流程及注意问题 会 议 进 行,目标管理 如何理解目标管理,会议记录 准确记录会议要点 核实重要信息 撰写会议纪要,高效会议基本环节及注意问题 几个注意问题,几个注意问题 参会人员四个角色及职责,会议流程及注意问题 会 议 进 行,目标管理 为什么实行目标管理,良好的开场按时开会明确主题解释议程明确规定,几个注意问题 良好的开始,会议流程及注意问题 会 议 进 行,怎样开好一个高效的会议 高效会议基本环节及注意问题,会议准备,开始,展开,归纳,结束,会后追踪,会议进行,会议流程及注意问题 会 议 进 行,会议流程,怎样开一个高效的会议 达成会议目标,达成会议目标-会议扩展技巧“虚拟”小组 脑力激荡 图文呈现 划分小组,会议流程及注意问题 会 议 进 行,目标管理 如何理解目标管理,“虚拟”小组 作用：提供信息，集思广益 步骤：小组研讨前，每人写出意见；汇总整理，形成意见清单；反馈小组成员，分别评估 核对整理结果，提交会议,怎样开一个高效的会议 达成会议目标,会议流程及注意问题 会 议 进 行,目标管理 如何理解目标管理,脑力激荡 作用：与会成员运用创造力，提供多方面建议，供选择决策。要求：成员踊跃发言不要讨论观点不提反对意见可在观点上发挥记录所有观点,怎样开一个高效的会议 达成会议目标,会议流程及注意问题 会 议 进 行,目标管理 如何理解目标管理,图文呈现作用：运用不同呈现方式，便于收集归纳。步骤：陈述表达，用不同词描述 运用文字、图形、图表清晰描述 分类、归纳整理，提炼问题,怎样开一个高效的会议 达成会议目标,会议流程及注意问题 会 议 进 行,目标管理 如何理解目标管理,小组划分 作用：调动与会成员积极性，收集建议，便于研讨 步骤：分成3-7人的小组，与会成员可自由发言确认组长，承担小组会议主持复杂问题，可由小组分别负责，进行研讨小组研讨，向会议提交结果,怎样开一个高效的会议 达成会议目标,会议流程及注意问题 会 议 进 行,会议开展中的两大技巧,说话和倾听,会议沟通的模型,发言,Diagram 2,Diagram3,Diagram 2,Diagram 3,反馈,倾听,说话的能力,说话的能力,倾听的能力,简单的说话技巧,古代有一位国王，一天晚上做了一个梦，梦见自己满嘴的牙都掉了。于是，他就找了两位解梦的人。国王问他们：“为什么我会梦见自己满口的牙全掉了呢？”第一个解梦的人就说：“皇上，梦的意思是，在你所有的亲属都死去以后，你才能死，一个都不剩。”皇上一听，龙颜大怒，杖打了他一百大棍。第二个解梦人说：“至高无上的皇上，梦的意思是，您将是您所有亲属当中最长寿的一位呀！”皇上听了很高兴，便拿出了一百枚金币，赏给了第二位解梦的人,第一个解梦的人就说：“皇上，梦的意思是，在你所有的亲属都死去以后，你才能死，一个都不剩。”皇上一听，龙颜大怒，杖打了他一百大棍。,第二个解梦人说：“至高无上的皇上，梦的意思是，您将是您所有亲属当中最长寿的一位呀！”皇上听了很高兴，便拿出了一百枚金币，赏给了第二位解梦的人。,总结,1、论事情大小，会说话都会助你成功，会说话会加速你成功，在关键时刻甚至起到决定性的作用。2、“眼睛可以容纳一个美丽的世界，而嘴巴则能描绘一个精彩的世界”。3、“世间有一种成就可以使人很快完成伟业，并获得世人的认识，那就是讲话令人喜悦的能力。”4、“一句话说得人笑，一句话说得人跳。”,倾听的技巧,每个人都喜欢听到自己的嗓音“两只耳朵一张嘴”法则（“你的思想在度假，你的嘴却把班加”。）沉默不一定没有力量（永不放弃）,让对方感觉到你是在用心地听,倾听的十条法则,1,让对方感觉到你的态度很诚恳,2,记笔记，效果会更好,3,重新确认，减少误会及误差,4,非万不得已，不要打断讲话；,5,对方停止说话时，再停顿3-5秒；,倾听的十条法则,6,不明白的地方见机追问；,7,倾听时，不要组织语言,8,倾听过程中，点头微笑,9,眼睛要注视对方鼻尖或前额；,10,闭上嘴巴,我们是否试过换位思考？如果讲话者是你，而表现出不愿意倾听的人，正用我们平时听我们说话时的动作，来对待我们。我们心里是否会觉得有被轻视了的感觉呢？如果我们有，那么，别人也会有！倾听最管用的武器：“闭上嘴巴！”,四招学会如何倾听呢？,1、身体语言（1）点头表示你可以跟得上所说的信息（2）对愉快信息一个真诚的微笑（3）露出感兴趣的表情（4）对严肃的信息显示出焦虑（5）面对讲话者（6）稍稍地偏向讲话者（7）稳定的目光接触（8）表现出平静和耐心的表情,四招学会如何倾听呢？,2、简短的语言词汇 下面这些口语词汇将告诉你的讲话者，“我正在听着呢，你继续说吧”。恩；对；是的；好的；哇；啊哈；我明白了；没错；真的吗；啊；太好了；哦；,四招学会如何倾听呢？,3、复述 复述就是重复讲话者所表达的信息的关键词或短语，通过这种方式来得出更多的信息，以获得一个清楚的理解。,四招学会如何倾听呢？,4、探究式提问 下面举例说明：“你完成那个报告了吗？”答：“完成了。”“会议什么时间开？”答：“两点。”这些是常用的提问关键词 为什么：“你为什么觉得顾客会反对我们提出的观点呢？”告诉：“告诉我有关这件事情的更多信息，好吗？”解释：“给我解释一下你对这个问题的看法。”什么：“昨天开会时发生什么事情了？”怎么样：“你在这次产品促销推广活动中表现得怎么样？”阐述：“阐述一下公司的经营理念。”描述：“描述一下这次展示会的具体情况。”,怎样开好一个高效的会议 高效会议基本环节及注意问题,会议准备,开始,展开,归纳,结束,会后追踪,会议进行,会议流程及注意问题 会 议 进 行,目标管理 如何理解目标管理,会议归纳技巧运用对应目标分析（牢记会议目标）A、B、C分类（不同类的任务）利用压力排序（重要、紧急与否）小组投票确认（小组确认）,怎样开一个高效的会议 达成会议目标,会议流程及注意问题 会 议 进 行,怎样开好一个高效的会议 高效会议基本环节及注意问题,会议准备,开始,展开,归纳,结束,会后追踪,会议进行,会议流程及注意问题 会 议 进 行,目标管理 为什么实行目标管理,会议结束 达成共识 明确行动计划 落实责任人 确认监控措施 会议效果评估,几个注意问题 成功的结束,会议流程及注意问题 会 议 进 行,会议流程及注意问题 会 议 进 行,会议准备,开始,展开,归纳,结束,会后追踪,会议进行,会议流程及注意问题 主持会议技巧运用,会议进行四环节主持会议技巧运用 倾听-支持每人的发言权力 提问-信息来源充分 有效控制会议进程 有效激励会议,会议进行,目标管理 目标管理的好处,倾听-支持每人的发言权力 运用四到（眼、手、耳、心）适当发言 避免打断别人 支持每个人发言,怎样开好一个高效的会议 主持会议技巧运用,目标管理 目标管理的好处,正确提问-信息来源充分 指明发问 交替发问 对全体发问,怎样开好一个高效的会议 主持会议技巧运用,目标管理 目标管理的好处,会议控制常遇到的问题：问题一：会议一言堂问题二：会议跑题问题三：会议延时问题四：议而不决怎样有效控制会议？,怎样开好一个高效的会议 主持会议技巧运用,怎样开好一个高效会议,会议流程及注意问题 主持会议技巧运用,目标管理 目标管理的好处,有效控制会议进程 与职务较高，爱讲话的人事先沟通，确保合作 坐在“不安分子”旁边，及时提醒 提醒注意会议规则 运用非语言技巧 果断打断发言过长的人 采取轮流发言的方法 给爱干扰会议的人找事做,怎样开好一个高效的会议 主持会议技巧运用,会议流程及注意问题 主持会议技巧运用,目标管理 目标管理的好处,会议激励常遇到的问题：问题一：会议冷场问题二：对议题不感兴趣,怎样开好一个高效的会议 主持会议技巧运用,怎样开好一个高效会议,会议流程及注意问题 主持会议技巧运用,怎麽办？,目标管理 目标管理的好处,两个有用的工具：停车场 意见箱,怎样开好一个高效的会议 主持会议技巧运用,怎样开好一个高效会议,会议流程及注意问题 主持会议技巧运用,目标管理 目标管理的好处,有效激励会议开场明确目标创造畅所欲言氛围鼓励参与，及时称赞让与会成员充分沟通。合理处理争议与矛盾掌握击活会议技巧,怎样开好一个高效的会议 主持会议技巧运用,会议流程及注意问题 主持会议技巧运用,会议流程及注意问题 会后追踪,会议准备,开始,展开,归纳,结束,会后追踪,会议进行,目标管理 目标管理的好处,会议结果落实与跟踪 目的：落实会议效果，确保安排如期进行，达成会议目标。注意事项：会议纪要 行动方案落实 检查监控措施,怎样开好一个高效的会议 主持会议技巧运用,会议流程及注意问题 会后追踪,语言你讲得非常好，那你对XX问题怎么看？你讲得非常好，旁边这位怎么看？请用5分钟时间说一下（一般会用多少分钟？）非语言手势姿势眼神面部表情,技巧一：如何掌握议事进度,极好争辩跑题顽固份子过分健谈询问你的观点沉默不语,发牢骚完全错误表达不清私下谈话漫无边际,我愿意聊天,我比你懂!,技巧二、如何处理会议中“问题”员工,冲突的二维模型,决断,不决断,不合作,合作,*竞争(暴力),*回避,*妥协,*协作,*迁就(适应),决断-满足自己的要求,合作-满足对方的要求,如何处理与会者间的冲突,处理冲突的大忌,建议举行一个你可能不是主持人的求借方法会议引导双方攻击你缩小问题的严重性换话题（如要求帮助解决你自己的问题）当双方争执时，表达不愉快的情绪,听完陈述后就没词了向双方之一表示赞同阻止对方宣泄，建议双方冷静下来后再谈认为双方都有错误，指出两者各自存在的问题,团体会议讨论中的误区,集一思考（团体思维）是指在团体内部，人们在决策及思考问题时由于过分追求团体的一致，从而导致团体对问题的解决方案不能做出客观及实际的评价的一种思维模式。产生的原因：1，达成一致时没有考虑所有的信息；2，团体有较高的凝聚力和强硬的领导者，成员的观点难以有效地表达，观点受到污染；3，来自规范性影响的从众压力使得成员同意最终的决策，而不是从内心同意。团体极化指通过团体讨论使得成员的决策倾向更趋极端的现象。,用“足够多”的时间检视困难所在，并使与会者达成共识列举或图示各提案并开始讨论之客观比较各提案的优劣，避免意气之争估计各提案之获益率评估有无采集更多参考资料的需要征求反对意见以中立角度检视正反意见寻求与会者对各提案之认同对提案做适当的修整与妥协确认议事结果组成或指定议案执行的监督单位,如何达成决议,摘自彼得得鲁克“管理任务，职责及实践1974,感覺與事實,感覺即對事物主觀的意念,其中包含個人的價值判斷,因此感覺的產生往往因人而異。事實即有具體、明確的訊息陳述,與實際所發生的事件相符。,感覺與事實演練,昨日九點過後,G珠寶店里有一位商人正在收拾店面,一位客人出現並要求鑑賞貨品,店主打開玻璃櫥窗,櫥窗內的東西被人抓起,忽然有個男人迅速跑出店外,突然間警鈴大響保安人員迅速趕至現場。,判 斷 問 題,以下問題你認為是事實者請打 為感覺者請打1.店主正在收拾店面時,有一個男人出現。2.那個男人是強盜。3.此事件發生於昨晚九點過后。4.打開櫥窗的男人是店主。5.強盜抓取櫥窗內物品后迅速跑出店外。6.有人打開櫥窗。7.要求鑑賞貨品的人在抓取櫥窗內的物品后迅速逃走。8.櫥窗內有金飾,且有許多貴重的寶石。9.強盜威協店主並進行搶劫。10.這個故事僅牽涉店主、客人、保安人員等三個角色。,头脑风暴法德尔菲法易地思考法思路转换法,团队决策方法,头脑风暴法,分类,Idea,Idea,Idea,Idea,Idea,Idea,Idea,Idea,Idea,Idea,Idea,Idea,Idea,Idea,Idea,Idea,Idea,Idea,Idea,Idea,Idea,Idea,Idea,Idea,Idea,Idea,Idea,Idea,Idea,Idea,Idea,Idea,Idea,无拘无束提意见，追求数量将点子记在大家看得见的地方供大家参考/受启发鼓励结合他人的想法提出新构想与会者不分职位高低，平等议事不允许在点子汇集阶段评价或反驳别人的意见。在无拘无束、相互激荡的情况下汇集的点子比一般方法多70%,头脑风暴法（BRAINSTORMING）,特点：让专家以匿名群众的身份参与问题的解决，靠专门的工作小组进行协调，通过信函进行交流，避免面对面的讨论带来的消极影响1，由工作小组明确问题内容，并设计一系列征询解决问题的调查表2，将调查表寄给事先选定的专家，请他们提供解决问题的意见和思路，专家之间不沟通，相互保密3，处理这一轮征询的意见，找出共同点和各种意见的统计分析情况4，将统计结果反馈给专家，专家结合其他人的意见对自己的意见进行修改，说明理由5，将修改过的意见进行综合处理后，再寄给专家，如此反复几次，直到获得较为满意的答案,德尔菲法专家群体决策法,特点：让团队离开原来的工作环境，摆脱日常事物的干扰，到另一个地方去专门研究一些问题参与决策的人员离开办公室，到一个新的环境中去讨论，容易摆脱工作环境中上下级界限及各类琐事的干扰，利于畅所欲言，活跃思想，提出高水平的构想，作出高水平的决策,易地思考法,就是有意识的变换常规的思维方法，从不同的角度、观点甚至完全相反的方向来探索新的方案，通常人们总是觉得例行做法就是唯一的合理方式，一旦换一个新的角度进行审视，就会有意想不到的发明或发现这是突破旧的思维模式进行变革的决策方法,思路转换法,会议记录的十大建议,重要的会议应录音下来从而使整理会议记录时有依据除非有必要，定期召开的会议通常不用录音。因花费时间记下的详细发言内容，可能毫无用武之地。大多数会议都能指定一会议记录者。主席最好不要兼任此项工作。此外会议记录者最好由与会者轮流担任会议记录者的笔记最好要流畅易于了解，同时不失真会议记录者的责任还包括：要及时指出令人困惑的发言，请发言人解释清楚。适时做总结，协助讨论进行向与会者确认各议案的排序是否无误,6，会议记录内容包含：讨论过程中所达成的各种共识（要不厌其烦地向与会者确认每个结论都无误）有哪些证据支持次议案的通过，及反对意见如何分派工作的详细情形及完成日期7，会议结束后重新整理所记录的内容，尽可能维持在一页的长度。8，会议记录应有组织地整理如下：标题，会议目标，主席名字，缺席及出席人名单应列在会议记录起头处使用列点或简短的一段文字，名数与会者重点工作分派情形及完成日期记录无误通过此决议的评估标准（如有必要）9，会议记录者应与主席共同修正会议记录者错误部分10，将此份会议记录发送给与会者,如何取得效果,任何技能只有不断实践，反复练习，成为习惯性的行为后才能产生应有的效果。,“我知道会议管理的技巧都非常好，我只是没有时间去实践这些技巧！我在开会！”,习惯：逐渐养成的，一时不容易改变的行为，倾向。是对思维和性格的写照。,会议技巧掌握的4个步骤,A）无意识无能力(找到感觉)B.)有意识无能力(找方法学习)C.)有意识有能力(由学生到老師到專家)D.)无意识有能力(成为本能之一),会议控制能力提高篇,六顶思考帽,ARE YOU READY？YES，I AM READY！,祝你成功！,We first make our habits,then our habits make us.先改变习惯，习惯改变行为！,谢谢大家,