管理信息系统-可行性分析.ppt

管理信息系统,湖南涉外经济学院计算机系,第一节初步调查,用户原始需求的提出用户最初提出来的任务只是罗列一些需要的功能和初始需求，开发人员首先要对这些初始需求做出一个准确的认识和估计。比如说，某师范职业学院提出要建设一个“校园一卡通“系统，当时校长只提出：”我们大概需要这么一个系统，师生通过校园卡可以在学校的食堂、超市、澡堂、开水房消费，能够用智能卡考勤，能够在图书馆借书、能够存储学生的一些基本资料和成绩信息、方便学校的管理”而这种初始需求只能说明系统的某几个功能。,初步调查的内容和目的系统调查的重点是了解用户的组织和信息管理概况，它的资源情况和认识基础、以及和外部的关系。包括：1.组织概况包括组织的规模、行业性质、管理目标和模式等2.组织环境包括上下级关系、横向联系、与外部组织的信息来往,3.如有现行系统，了解现行系统的情况包括现行系统的功能、技术水平、效率、可靠性、人才队伍和管理体制，以及存在的问题4.关于认识的基础迫切性、领导决心、管理人员和技术人员的积极性5.资源情况包括现有的人力、物力、设备、财力和环境，以及投入新系统的人力、物力、设备、财力、资金、时间和现实条件,例如，上面所提到的，某职业技术学院要建设一个“校园一卡通”系统，提出了原始的需求，我们在调查中可以发现：学校的组织概况规模：有8个系，3个年级，共计师生7000多人；行业性质：高等教育；管理模式：开放式的学分制管理，管理目标是：做到管理计算机化，工作流程化，提高办事效率，提高管理水平。学校的组织环境上下级关系：校长、副校长、系主任、教师、学生；横向联系：各个系（中文系、艺术系、外语系等）、人事部、后勤部、招生部、学工处、图书馆等平行部门，学生入校，先在学工处注册、再前往各系报到，教师先在人事处注册，再前往各系报到，后勤部负责食堂、澡堂、开水房的管理、各系处负责学生上课、就寝的考勤，以及负责教师的考勤、考核，各系向学工处提供学生的基本资料和学习情况，向人事部提供教师的工作情况,现行系统情况当时该学校没有类似系统，只有一个小型的档案管理系统，功能不多，可靠性不高，已经不适合学校规模的不断扩大和扩招的需要，也很难和即将建设的新系统集成，建议淘汰。认识的基础学校领导已经认识到建设新系统的迫切性和重要性，校长、副校长都非常关心，决心很大，但是，缺乏计算机软、硬件的技术人员，管理人员素质参差不齐，有的认真负责，懂得管理，有的却办事效率低下，还有的老教师甚至不懂电脑操作。资源情况该学校资金较雄厚，有上级教育部门的很多拨款，学校3个月前刚刚建设好全新的校园网络，机房、各办公室都有比较先进的智能终端，加上软件公司具有较高的开发实力，在技术、设备、资金上都没问题。但是时间紧迫，学校方面要求新系统第一期必须在下学期开学以前上线，仅5个月开发时间，非常紧迫。,初步调查的目的是：掌握用户概况，明确新系统的初步目标，为可行性分析提供基础。例如，还是以刚才的某师范职业技术学院的“校园一卡通系统”为例，我们只有掌握了学校（用户）的一些基本概况（前面分析过），才能明确新系统的初步目标（利用IC卡，方便学生的一些消费和管理），接下来我们才能根据这些实际情况作可行性分析,调查的方式和方法l 发调查提纲，收集意见主要对象是组织内部的上层管理人员和主管领导l 召开调查会召开由主管人员和上层管理人员介绍情况的调查会l 访问针对具体业务的调查手段l 实践体验亲身体验组织的信息管理情况和业务流程,调查需要的图表一、现行系统概图当我们在调查中掌握了现行系统的情况之后，就可以用一些简单的符号表示出来。例如下图是某企业生产计划科的现行业务管理系统概图。它表示了该系统管理信息的输入、输出、处理功能和信息存储，以及与外部环境的联系等。这种图能较好的记录系统的概貌，而且便于系统的综合与向上汇总。,年度综合计划,生产计划、综合统计表,生产调度情况汇报,人事变动,劳动力与出勤情况统计,月薪变动、出勤统计,劳动生产率统计表,材料、能源计划,材料、能源消耗统计,会计报表,综合统计表,销售情况,销售综合统计表,库存情况,库存综合统计表,材料能源消耗统计,生产计划和完成统计,XX厂生产计划管理,处理功能1.综合计划管理2.统计管理3.生产调度,技术科,劳资科,人事科,厂办,财务科,销售科,仓库,各车间,综合计划生产计划生产统计台帐综合统计台帐各种报表生产调度日志,二、调查表作为例子，这里介绍一个用于了解各类人员对建立本单位管理信息系统的必要性和重点要解决的问题的调查表。系统分析人员可以根据调查的需要，设计出各种调查表格，目的是让各类管理人员简单明了地提供自己的意见，并且使问题更加集中和有目的性。,第二节可行性分析,什么叫可行性分析可行性分析也称为可行性研究，是决策部门在采取一项重大改革或投资行动之前，对该项目的必要性和可能性进行分析与论证的活动。简单的说，可行性分析是要决定“做还是不做”。可行性分析已被广泛应用于新产品开发、基建、工业企业、交通运输、商业设施等项目投资的多个领域。管理信息系统的开发是一项耗资多、周期长、风险性大的工程项目。在展开大规模的开发行动之前，必须对用户提出的目标的必要性和可能性进行必要的论证，可行性论证的正确与否，是系统开发成败与否极为重要的一步。,如何进行可行性分析？研究在当前组织内外的具体条件下，建立新系统的工作是否具有必要性和可能性。一、必要性组织内部对建立新系统的需要（迫切性）和组织外部的要求。以刚才提到的某师范职业学院的“校园一卡通”项目为例，校领导已经认识到建立新系统的必要性，非常重视。,二、可能性联想集团领导人柳传志曾说：“没钱赚的事我们不干；有钱赚但投不起钱的事不干；有钱赚也投得起钱但没有可靠的人选，这样的事也不干。”柳传志为决策立了上述准则，同时也为可以行性分析指明了重点。要从多个角度进行可行性分析，如、经济可行性、技术可行性、社会可行性等等。,1、技术可行性技术可行性指的是现有的软、硬件技术能否达到新系统目标的要求，开发队伍的技术水平、人力资源方面是否能实现新系统。另外还要从人才的角度考虑，例如是否找得到可以实现需要使用的某种技术的人才。有句名言：“人分三类人物，人才，人手”如果一个软件公司里上述四类人齐全了，那么最好的分工是让“人物”当领导，“人才”做第一线的开发人员，“人手”做行政人员。,如果采用自主开发方式，就再看本单位有没有相关的技术人才，如果没有，能否引进？如果采用委托开发方式，就要考虑是否能找到可靠的系统开发商。技术可行性分析可以简单地表述为：做得了吗？做得好吗？做得快吗？,以前面提到的某师范职业学院为例子，全校师生7000多人的信息相关存储量，采用ORACLE或者SQL Server数据库完全能够胜任；用户方面要求把Windows作为操作系统并且界面操作附合Windows操作规范，而现在的VisualBasic、PowerBuilder、Delphi或者C+Builder等主流开发工具都能做出很标准、友好的界面；用户要求每一位教师的基本资料和学生的基本资料、学习成绩情况以及消费用的资金都能存储在一张IC卡上，而现有的IC卡技术完全能够做到；用户要求每一张卡基本信息的输入后到保存的处理时间，以及消费划卡操作的处理时间不超过2秒钟，这一点如果采用非接触的射频卡也完全能做到。用户要求系统启动时间不超过5分钟，这一点在程序上也能实现。而软件公司在数据库、程序设计、智能卡技术上都有较高的水平和经验，开发人员素质较高，态度负责。这些都是技术可行性分析的粗略的例子。,2、经济可行性经济可行性指的是新系统的建立是否能为投资者带来经济效益。估算成本/收益比，看是否得利。成本/收益分析最容易理解，如果成本高于收益则表明亏损了，如果成本大大高于收益那就亏大了。如果采用的是委托开发方式或者合作开发方式，经济可行性分析，既要考虑是否为用户（甲方）带来经济效益，也要考虑是否开发商（乙方）是否能赚钱，做到“双赢”。如果是为客户做软件项目，那么收益就写在合同中。如果是做自己的软件产品，那么收益就是销售额。,软件的成本不是指存放软件的那张光盘的成本，而是指开发成本。要考虑的成本有：（1）设备费用包括计算机硬件(含网络设备)、输入输出设备、空调、电源及机房设施、开发工具、软件配置所需的一切费用。（2）人员费用包括系统开发人员、运行人员和维护人员、行政管理人员的工资、加班费和技术培训费等。（3）材料费用包括系统开发用的材料、各种能源与消耗品所需的费用。例如文档资料的复印、打印纸、色带、磁盘、磁带和用水、用电所需的费用等。,（4）运行和维护费用包括由于新系统带来工作方式的改变而需要的其它开支，系统正常运行期间的设备维修与保养费等。（5）如果保护知识产权的风声紧，还要考虑购买系统软件的费用，如买操作系统、数据库、软件开发工具等。（6）做市场调查、可行性分析、需求分析的交际费用、公司人员的培训费用（7）产品宣传费用。如果用Internet作宣传，则要考虑建设Web站点的费用。,（8）如果软件公司的风水不好，关系不铁，可能会有很多莫名其妙的管理费和税收。在费用估算时，往往要加大一定的比例，以防由于意外或物价变动因素而出现预算偏低的现象。,收益的估计包括：（1）节省人力，减轻劳动强度。（2）降低成本，节省开支。（3）提高了管理水平，增强了企业在同行中的竞争力。（4）提高了信息处理的及时性、准确性。（5）提高了管理人员的素质，建设了人才队伍。收益的估算有直接的也有间接的，有定量的也有定性的，有眼前的也有长远的，必须实事求是地给予评价。,还是以前面提到的某师范职业学院“校园一卡通”系统为例，这套系统虽然不能为用户在短期内带来直接的经济收益，但是却能够节省管理所需要的成本，减轻劳动强度，提高了信息处理的及时性、准确性，建设了人才队伍。采用委托开发方式，对于用户来说，新增的服务器投入3万，其他新增的所有智能终端投入10万，从软件开发商那里购买软件以及IC卡（包括读卡写卡器）开发费用25万，材料（纸张、水电）费用1万，其他费用1万，总投入约40万。软件开发商方面，预计4个月的开发时间，开发人员（10名）的工资合计约7万元，差旅费合计约3万元，IC卡芯片成本0.5万元，材料费用不到1万，其他成本1万元，科研成果鉴定用来行贿专家和领导的钱5万元。软件开发商投入17.5万元，通过30万元能够赚约12.5万元。对于用户来说虽然在经济上，该系统不能带来直接的经济效益，但是间接效益和长远效益是显而易见、不可估量的，远远超过40万元的开发投入资金。而开发商方面，纯利润有12.5万元，经济效益显著。以上是一个简单的经济可行性分析的粗略例子。,3、社会可行性社会可行性考虑的是社会大环境的因素。如：管理体制的稳定性，行业的政策影响、经济发展的趋势等，有时还要考虑人的因素。如果是委托开发方式或者合作开发方式，对于用户（甲方）来说，是否能够促进当地的经济发展或者社会进步，是否在操作上可行，是否不与政策和法律违背，是否对组织内外人的身心有什么影响等等，都是要考虑的；对于系统开发商（乙方）来说，社会环境的可行性至少包括两种因素：市场与政策。市场又分为未成熟的市场、成熟的市场和将要消亡的市场。涉足未成熟的市场要冒很大的风险，要尽可能准确地估计潜在的市场有多大？自己能占多少份额？多长时间能实现？这都是要考虑的。,对于系统开发商（乙方）来说，挤进成熟的市场，虽然风险不高，但油水也不多。如果供大于求，即软件开发公司多，项目少，那么在竞标时可能会出现恶性杀价的情形。国内第一批卖计算机的、做系统集成的公司发了财，别人眼红了也挤进来，这个行业的平均利润也就下降了。将要消亡的市场就别进去了。政策对软件公司的生存与发展影响非常大。比如整个90年代，中国电信的收费相当高，仅此一招就把国内互联网企业打得奄奄一息。某些软件行业的利润很高，但可能存在地方保护政策，使竞争不公平。政策不当将阻碍软件公司的健康发展，可最怕的还是政府干预企业的正当行为。,社会环境是影响新系统可行性的社会因素，是属于社会环境的因素，为管理体制的稳定性、全社会经济发展的宏观形势、政府的法律条文、行业政策等等，具体论证从以下两方面进行：一、组织管理的可行性企事业领导、部门主管对新系统的态度，即支持是否坚决。企事业各级管理人员对新系统的态度如何，配合的程度。现行管理系统的业务基础如何，即各项规章制度的健全程度等。新系统的开发运行导致管理模式、数据处理方式及工作习惯的改变，这些工作的变动量如何，管理人员能否接受。,二、环境的可行性即从外部环境分析新系统开发的可行性新系统是否符合政府法令或行业规程要求。新系统开发是否会引起侵权或其它法律责任问题。股东、客户或供应商对新系统的支持程度，能否给他们带来经济效益、负面效应等等。全社会环境可能发生的变化对新系统开发的影响（如经济危机、战争、政府改组等）,再次以某师范职业学院“校园一卡通”为例，对于用户来说，能够提高自身的管理水平，减少差错，能够促进科技的应用，增强在同行方面的竞争，符合相关的政策和法律，在师生和社会中获得较好的口碑；对于系统开发商来说，这是一个成熟的市场，在操作上可行，促进了科技的应用，为自己开创了市场、积累了开发经验，提高了自身的实力，赢得了口碑。通过技术可行性、经济可行性、社会可行性的简单分析，我们可以初步得出结论，该师范职业学院的“校园一卡通”系统的建设可行，可以立项。,撰写可行性分析报告可行性分析完毕之后，我们把可行性研究的结果整理成书面的形式，生成可行性分析报告，内容包括如下几点：1、引言（1）摘要 新系统名称、目标和基本功能；（2）背景 用户单位、新系统开发的承担单位或组织机构、本系统与其他系统或机构的关系和联系；（3）定义 本报告中使用的专门术语及其定义；（4）参考资料 本报告所引用的文件及技术资料。,2、可行性研究前提（1）要求；（2）目标；（3）条件、假定和限制；（4）进行可行性研究的方法。3、对现行系统的分析（1）组织机构的目标与任务；（2）组织结构及管理体制；（3）现行系统的状况；（4）可供利用的资源及约束条件；（5）存在的主要问题及薄弱环节。,4、新系统的方案（1）新系统的目标；（2）新系统的功能；（3）新系统的结构；（4）计算机系统(含网络设备)的配置；（5）新系统开发的进度计划，包括各阶段的人力、资金、设备需求；（6）新系统实现后对组织结构、管理模式的影响。,5、可行性研究（1）开发新系统的必要性；（2）开发新系统经济上的可行性；（3）开发新系统技术上的可行性；（4）社会方面的可行性。6、可供选择的其他方案,召开可行性分析论证会按照软件工程思想，在生成可行性分析报告之后我们应该召开可行性论证会，这实际上是对可行性分析报告的一个评审。1.主持参与人员主持者：主管部门参与者：用户单位、开发单位、专家学者过程：可行性分析小组的代表详细的介绍说明，专家讨论，重视少数人的意见，充分估计各种可能出现的情况,2.讨论结果l 如果同意或基本同意报告中的内容，立即执行、或等待条件、或取消项目l 如果对报告持不同意见，如果不同点不影响整个问题的讨论，则留在详细调查时解决，项目照常进行如果影响整个问题的讨论，则重新进行可行性分析，重点调查不同意见的问题。,3.通过讨论结果可行性分析报告一旦通过，就是整个组织的领导、管理人员、开发人员的共同认识，成为以后工作的依据。,第三节系统分析概述,系统分析的任务系统分析就是运用系统工程的观点和方法，对现行系统进行目标分析、环境分析和数据分析，从而得出管理信息系统的目标和逻辑功能模型的过程。系统分析主要从用户的需求出发解决系统“能做什么”的问题，故又简称为新系统的需求分析。系统分析是得到新系统最佳逻辑设计方案的关键阶段。系统分析必须从现行系统入手，通过详细调查研究和需求分析，由系统分析员运用管理知识、计算机知识以及系统分析技术绘制一组描述系统总体逻辑方案的图表，经过与用户反复讨论、分析和反复修改后得到用户比较满意的新系统逻辑模型，并提出网络环境平台、计算机硬件与软件配置方案。,系统分析的步骤1、系统的详细调查现行系统的详细调查是对被开发对象（系统）集中一段时间和人力，通过各种途径作全面、充分和详细的调查研究，以便得到现行系统的有用资料，为系统开发做好原始资料的准备工作。2、现行系统分析在详细调查的基础上，进行现行系统分析，其目的是把系统的内在关系分析清楚，以便确定新系统的逻辑模型。现行系统包括：目标分析、功能分析、内部关系分析、数据分析、处理判断过程分析等。,3、目标系统逻辑模型的建立在系统调查和系统分析的基础上建立新系统逻辑模型。模型可用图表工具来表达和描述，以便新系统概貌地呈现在用户面前，这样方便分析人员和用户讨论研究，以便于提出改进意见，如果系统庞大，应划分子系统以简化设计工作。4、系统计算机资源及网络环境平台的配置在系统逻辑模型建立之后，要根据新系统功能的需求来配置计算机系统的硬、软件及网络环境平台，以便合理、恰当地实现新系统功能。5、系统分析报告系统分析报告是系统分析阶段的成果总结和向领导提交的文字报告，也是下一阶段设计的工作依据。,在运用上述步骤和方法进行系统分析时，应注意以下几点：（1）分析的任务需按上述步骤和方法进行，但步骤之间的界限并不十分严格。如调查研究将贯穿于系统分析的全过程，调查与分析经常交替进行，分析根据调查资料进行，分析中发现问题，再返回去进行重新调查。（2）系统分析深入的程度如何，往往是影响管理信息系统性能好坏的关键问题。系统分析工作一定要从用户的需求出发，因为新系统是要交付用户使用的，用户如果不接受，推广使用就会受到阻碍。,（3）管理信息系统不是使用计算机之后现行系统的再现，而是基于现行系统而高于现行系统。高于现行系统是指在新系统中要充分发挥计算机的作用，使计算机不仅仅是提高工作效率更重要的是优化管理方法和手段，使管理的性质发生根本的变化，提高管理水平。,第四节详细调查,详细调查的目的和要求可行性分析通过之后，接下来就要进行详细调查。详细调查目的是了解组织内部信息的处理和流通情况。工作量很大，细致程度高，除了增加人力之外，还要提倡深入调查的作风。,为了使调查研究能顺利进行，取得满意的成果，对详细调查研究工作有如下几项要求：1、要取得领导的重视与配合管理信息系统的开发自始至终要取得组织机构高层领导人的坚决支持。因为任何新系统的运行实施不可避免地会导致一些机构和人员的地位，作用以及工作内容发生变化，这有可能会引起有关人员的抵制或不合作。而这关系到调查工作乃至整个开发工作的成败。研究中取得他们的配合（尤其是一把手）是至关重要的,2、制定调查计划 调查计划包括调查的进度计划、时间、内容和方式等，并通知有关人员。3、注意调查顺序在调查研究时，先自上而下做初步调查，在了解全局和总体的基础上，再自下而上地进行具体详细调查。4、要有数据概念 调查研究要注意收集有数量概念的数字，并且尽量精确，以供定量分析之用。,5、要有正确的调查态度 系统分析人员在调查研究中应具有虚心、热心、耐心、细心和恒心。系统分析人员的调查过程主要是大量原始素材的汇集过程。分析员必须对这些内容进行整理、研究和分析，归纳整理出描述现行信息系统的文字材料，还可将有关内容绘制成描述现行系统的各种图表，以便在短期内对现行信息系统有全面详细的了解，并且与各级用户进行反复讨论、研究、反复修改、力求真实准确。,详细调查的内容系统分析员向用户的各级领导、业务人员及其他有关人员进行多种调查，调查大致从以下几方面进行：1、系统界限和运行状态调查现行系统的发展历史、目前规模、经营效果、业务范围及与外界的联系等，以便确定系统界限、外界环境和接口，以及衡量现有的管理水平等。2、组织机构和人员分工调查现行系统的组织机构、领导的隶属关系、人员分工和配备情况等。从中不仅可以了解现行系统的构成、业务分工，而且可以进一步了解人力资源，同时还可以发现组织和人事等方面的不合理现象。,3、业务流程不同系统有着不同的业务功能，他们进行着不同的业务处理。分析人员要尽快熟悉业务，全面细致地了解整个系统各方面的业务流程，以及物流和信息流的流动情况。除此之外，对各种输入、输出、处理流程、处理速度和处理量以及业务过程的逻辑关系都要了解得比较清楚。4、各种计划、单据和报表调查中要收集各类计划表格、单据和统计报表，了解它们的来龙去脉及其各项内容的填写方法，以便得到完整的信息流程。,5、资源情况除了人力资源外，还要调查了解现行系统的物资、资金、设备、建筑平面布置和其他各项资源的情况。若现行系统配置了计算机，则要详细调查其型号、功能、容量、外部配置和计算机软件配置情况，以及目前的使用情况和存在的问题等。6、约束情况调查了解现行系统在人员、资金、设备、处理时间和方式等各方面的限制条件和规定。,7、薄弱环节和用户要求系统的薄弱环节正是新系统要解决和关心的主要问题，薄弱环节的解决往往也是新系统目标的重要组成部分。因此，要注意收集用户的各种要求，善于发现问题，并找到问题的关键所在。用户要求是指系统必须满足的所有功能和限制。它通常包括功能要求、性能要求、可靠性要求、安全保密要求以及开发费用、开发周期、可使用资源等各方面的限制。,详细调查的方法一、重点对象讯问方式自上而下的对关键技术岗位或者业务骨干进行询问。二、全面业务需求分析的问卷调查方式针对所需要调查的各项内容，绘制各种形式图表，这些图表对企业管理岗位上的工作人员进行全面的需求调查（填表），然后分析整理这些图表逐步得出我们要调查研究的内容。三、深入实际的调查方式带着问题深入到具体的工作岗位上去,详细调查的过程一、单位机构设置调查二、业务流程调查三、数据流分析四、数据/功能分析五、建立逻辑模型,第五节机构设置与功能分析,对企业的机构设置分析按以下步骤进行：（1）根据系统调查的结果，绘出该企业的机构图。（2）调查各机构间的内在联系（包括上下级隶属关系、资金流、物资流、信息流动关系），绘出组织结构图。（3）对机构的职能进行分析，根据系统调查结果，对照实际生产和经营情况，分析各机构的职能是否明确，是否真正发挥作用。（4）根据同类型企业的国际、国内先进管理经验，对机构的设置进行分析，从企业管理科学的角度，分析企业机构设置的合理性，找出存在的问题。（5）根据计算机管理的要求，为决策者提供调整机构设置的参考意见。由组织结构可以进一步了解功能结构。,企事业单位的机构设置企事业单位的机构设置指的是组织内部的部门划分以及它们之间的相互关系。信息的流动关系总是以组织结构为背景的，而且总是伴着组织部门之间的物流、资金流、资料流发生的,单位机构设置图单位机构设置图是一种反映组织内部之间隶属关系的树状结构图。画组织结构图的时候要注意确定系统边界范围内的信息流的情况，其中应该重点画出与系统目标有关的部门和这些部门之间各种流，与研制系统没什么关系的流，可以不画。,机构结构图机构结构图是把单位分成若干部分，并标明各部分之间可能存在的各种关系。这里所说的各种关系包括：上下级领导关系、物资流动关系、资金流动关系和资料传递关系。所有这些关系都伴随着信息流，这正是调查者最关心的，所以，在一般的单位机构设置图的基础上，经常需要把每种内在联系用一张图画出来，或者在单位机构设置图上加上各种联系符号，以更好地反映、表达各部门间的真实关系。机构结构图是因系统目标而异的，以图书物流仓储管理系统为例，如下图,信息流,物质流,资金流,功能结构图以机构结构图为背景分析各部门的功能，分层次将其归纳、整理，形成各层次的功能结构图，然后自上而下逐层归纳、整理，形成以系统目标为核心的整个系统的功能结构图。现行系统的许多处理功能由手工完成，不但速度慢，而且处理功能一般分得较细，环节又多，甚至由于某些历史原因造成一些不合理的处理设置。那么，在分析归纳过程中，就要把那些不合理的流程取消，而且把功能相似或工作顺序相近的处理功能尽量合并（因计算机工作速度快，是有能力完成更多工作的）。最后还要分析，归纳后的功能是否达到新系统目标以及应设置的功能是否已经具备等。,经分析后的系统功能结构一般也是树形结构，分为多层次。系统层次一般为：系统子系统功能子功能子子功能等。这些层次根据系统大小的不同，可多可少，它不受部门大小组织机构的限制。一般最后一级功能是不可再分割的单一处理业务。如下图所示。,第六节业务流程分析,业务流程分析的任务在现行系统详细调查中，业务流程调查的特点是工作量大，繁琐而又细致。它的主要任务是调查现行系统中各环节的管理业务活动，掌握管理业务的内容，作用及信息的输入、输出、数据存储和信息处理方法及过程等，为建立管理信息系统数学模型和逻辑模型打下基础。在此基础上，用尽量标准的符号描述，绘制成现行系统业务流程图。流程图是掌握现行系统状况，确立系统逻辑模型不可缺少的环节。,业务流程分析步骤和内容如下：（1）绘出各业务部门的业务流程图；（2）与业务人员讨论业务流程图是否符合实际情况；（3）利用管理学理论分析业务流程中存在的问题，如处理内容是否重复，信息流或物资流是否符合逻辑规则等；（4）与业务人员讨论，按照管理信息系统的要求，提出改进业务流程的方案；（5）将新业务流程提交单位决策者，进而确立合理的、切合实际的业务流程。,除对单位业务流程作调查外，还要对业务系统的其他需求作调查，可归纳为以下几项内容：一、对业务系统的事务处理能力的需求，包括：1、事务处理活动的组织.某项事务是由什么内容组成的；哪一部门负责；涉及哪些业务部门；组成活动的各个过程、步骤和功能是什么，是否满足专门的管理目标；哪些方面需要改进等。2、事务处理活动量。每项事务处理的频繁程度；是否有周期性；业务人员工作量的需求（一般以年/人为单位）。3、事务处理活动的控制。每项事务处理活动用什么方法来控制；用什么标准来测量和评价性能；在控制中使用什么方法来检测差错，有没有专门的安全措施来防止错误的活动以及哪些方面需要专门控制；可否对事务处理的结果进行预测，用什么方法预测等。,二、对业务系统决策功能的需求，包括：1、决策功能:作什么样的决策；解决什么问题；输出形式要求；处理速度要求等。2、决策信息来源:决策使用什么信息；历史数据是否丰富；信息的来源是什么等。3、决策与事务处理之间的联系:哪些事务处理需要的数据产生于决策中；哪些决策过程需要实时处理数据等。,业务流程图系统业务流程图是系统分析和描述现行系统的重要工具，是业务流程调查结果的图形化表示，以某业务的处理为单位，反映部门内部某业务流程处理的具体过程，而且比较详细，也称为事务流程图。它反映了现行系统各机构的业务处理过程和它们之间的业务分工与联系，以及选择各机构的物资流、信息流的传递和流通关系，体现了现行系统的界限、环境、输入、输出、处理和数据存储等内容。,业务流程图的常用符号,业务流程图的绘制业务流程图的绘制并无严格的规则，只需简明扼要地如实反映实际业务过程即可。下图为某省级图书物流仓储中心的业务流程图。这个流程图反映了该仓储中心的入库处理、分发给地（市）营业部的出库处理过程。,入库过程：运书车到后，仓储管理人员清点车上书籍，第一步是将车上所运书籍与随货同行的运单核对，第二步是查看书籍是否有无损坏。如果检验无误则验收，作入库处理给出入库单号，新书上架。如果有破损，则作部分书籍退书处理。如车上所运书籍与运单不符则作全部退书处理，不予受理。出库过程：按地（市）营业部订单，分批将各营业部所需书籍打包，转入待运临时库，等待发运，同时打印回执单送车队随书同行。经核对无误之后，删除库存信息。,以下是某单位仓库关于原材料的入库、出库的简单流程图：,第七节数据流分析,数据和信息的收集组织结构调查和业务流程调查的作用是明确系统牵涉的部门和发生在这些部门之间的和信息有关的各种流，但是对于MIS开发，更重要的是了解数据和信息的流动和存储，以及对数据及处理情况进行分析与综合，这就是信息流程的调查和分析。要发现和解决数据流通中的问题，如：数据流程不畅、前后数据不匹配、数据处理过程不合理等等。一个畅通的数据流程是今后新系统用以实现这个业务处理过程的基础。,信息流的调查首先要进行数据的收集。数据收集实际是资料收集，是贯穿在系统调查阶段全过程。其原则是一切从实际出发，数据收集工作和后面的数据分析工作界限不太明显。数据收集常伴以分析，而数据分析又常需要补充收集数据。,l全面收集各类信息载体（如单据、卡片、报表），了解他们的性质、作用、来源、去向、产生的时间、地点、频率、输出方式、份数等l了解这些载体的各项数据内容、物理意义、结构（类型、长度、精度）、计算或逻辑处理的算法，以及载体的格式l 了解信息采集和输入前的预处理，处理的方式、方法和要求，掌握信息流动的过程l 了解信息总量，明确存储介质，信息的安全性、保密性和保留时间等。,数据收集的方法：1.查阅档案；2.采访调查；3.测定有些数据要现场测定；4.采样有些情况既没可能也没必要收集全部数据，可以用抽样的方式；5.参加实践当对业务不太清楚时要跟着工作人员干一段时间；6.会议主要用来搞清楚各部分关系；研究有关杂志、上级文件等资料。,数据收集的结果通常要填写入数据量汇总表和报表统计表。如下表，就是数据量汇总表,以下是报表统计表的式样,数据分析一、数据分析方式（1）围绕系统目标进行分析分析现有已收集到的信息能否对系统的目标提供足够的支持，可以从两个方面来进行：从业务处理角度来看，为了满足正常的信息处理业务，需要哪些信息，哪些信息是冗余的，哪些信息暂缺而有待于进一步收集。从管理的角度来看，为了满足科学管理的需要，应该分析这些信息的精度、及时性、可行的处理区间如何，对于一些定量化的分析（如预测、控制等）能否提供信息支持等。,（2）弄清信息周围环境对数据进行分析就必须分清这些信息是从现有组织结构中哪个部门来的，目前用途如何，流向哪个部门，它的上一级信息结构是什么，下一级的信息结构是什么。（3）围绕现行业务流程进行分析分析现有报表的数据是否全面，是否满足管理的需要，是否正确地反映了业务的实物流。分析现有的业务流程有哪些弊病，需要做出哪些改进；做出这些改进后的信息与信息流应做出什么样的相应改进，对信息的收集、加工、处理有什么新要求等。哪些信息是多余的，哪些信息是系统内部可以产生的，哪些信息是需要长期保存的。,2、数据特征分析我们收集到的原始资料、单据、报表等往往很多，经过取舍后，就应对之进行分析。分析的一个主要目的是使这些各式各样的信息资料，转换成能被计算机所容易理解识别的数据，以便处理。数据库管理软件对数据的描述，分为三个层次。即数据元素、记录和数据文件。,数据流图数据流图是舍去物质、材料、资金等具体的流，从数据和信息的流动和存储情况描述系统信息的一种工具，它能在逻辑上描述新系统的数据输入、输出、存储，成为描述系统逻辑功能的主要工具。,数据流图有如下两个特征：第一，抽象性。在数据流图中，具体的单位机构配置、工作场所、物资流等都已去掉，只剩下信息和数据存储、流动、使用以及加工情况。这使我们有可能抽象地总结出信息处理的内部规律。第二，概括性。它把系统对各种业务的处理过程联系起来考虑，形成一个总体。而在前面介绍的业务流程图中没有反映出这种数据流之间的关系。,数据流图的绘制1.绘制数据流图的基本要求（1）要与业务流程图相对应。即数据的处理内容和过程，产生的数据，数据来源及流向要与其业务过程一一对应。（2）绘出草图与业务人员讨论。不符合实际的地方要修改，并相应修改业务流程图和数据字典。（3）对数据流进行分析。找出现行管理系统的问题所在，并进行修改。,数据流图的主要作用，是反映某一数据处理范围内，其数据处理的功能。如果系统的规模比较小，我们可以用一张图来表示他的全部细节。但是现实中，系统规模往往比较大，这样，我们可以先画出它的顶层图，以保证整个系统的概况一目了然，而把细节用下一层次的数据流图来表示。可以在顶层的基础上，自上而下的分解。分解过程主要围绕每个数据处理的逐层细分来进行。这个过程，称为数据流图的逐层细化，这样逐层细分的数据流图，称为分层数据流程图（Data Flow Diagram,简称DFD）。,分层数据流图的画法，可以按业务流程图理出的业务流程顺序，将相应调查过程中所掌握的数据处理过程，绘制成一套完整的数据流程图，一边整理绘 图，一边核对相应的数据和报表、模型等。如果有问题，则定会在这个绘图和整理过程中暴露出来。由于实际数据处理过程常常比较繁杂，故应该按照系统的观点，自顶向下地分层展开绘制。,数据流图的符号l外部实体（数据源/数据去向）：表示一个处于系统界限外的人或组织，是系统数据的输入来源和输出去向，符号内标明数据源/去向的实体名。例如：,有时候，同一个外部实体可能会在同一张数据流图中出现多次，为了使图形清晰，避免流线的交叉，同一外部实体可在不同处出现。外部实体上的标记，同一实体在不同处出现时在右下角处打上斜线。,l数据流：表示数据的流向，可以是组合数据项或记录。在箭头下方标明流的名称，左上角标上一个F开头的编号例如,数据处理：表示一个数据处理的功能，一般是对输入数据或存储数据进行某种处理之后产生输出数据流，在矩形框内标明数据处理名称，有一个P开头的编号例如,l数据存储：表示数据的存储，同时是指有关的账册、单据、或者计算机的文件、数据库，符号框内标明数据存储的名称，左边有一个D开头的编号例如：,同一数据存储也可在同一张数据流图的不同处出现。为了清楚起见，用竖线来表示存储在图上不同处出现。,用以上符号可以画出某省级图书物流仓储管理系统的数据流图，然后逐层分解:,某省级图书物流仓储管理系统的信息流是这样的：系统对供应商提供的供书单证进行审核检查，将不合格的单证随图书一起退给供应商，合格的单证生成回执单文件，并对审核合格的书籍进行书况检查，将书况不合格的图书生成退书单文件，随书退给供应商。对书况合格的书进行分书入库，生成收书报表提供给仓库主管，并对入库信息进行入库调整，,思考题假设要建设某个考试事务处理系统，要求具有如下功能（操作）：1.对考生送来的报名单进行检查，对合格的报名单编好准考证号码后将准考证送给考生，对不合格的报名单编制好不合格报名单送给考生，并且生成考生名册文件，将汇总后的考生名单送给阅卷站；2.对阅卷站送来的成绩清单进行检查，并根据考试中心制订的合格标准，审定合格者，往试题得分清单文件中插入考生成绩记录，如发现阅卷错误，将错误成绩清单送给阅卷站点；3.根据审定的成绩清单和考生名册文件提供的考生信息制作考生成绩通知单送给考生；4.根据考生名册文件的考生信息和试题得分清单文件的得分信息，进行成绩分类统计和试题难度分析，产生成绩分类统计表和试题难度分析表送往考试中心。请分三层画出该考试事务系统的分层数据流图。,参考答案顶层数据流图,考试事务系统,不合格报名单,考生成绩通知单,准考证,报名单,考生名单,成绩清单,错误成绩清单,难度分析表,合格标准,考生信息,考生名册,考生成绩,考生成绩,难度分析,成绩分类统计表,参考答案第二层数据流图,报名登记,不合格报名单,考生成绩通知单,准考证,报名单,考生名单,成绩清单,错误成绩清单,难度分析表,合格标准,考生信息,查询名册,考生成绩,考生成绩,成绩统计,难度分析,成绩分类统计表,参考答案第三层数据流图,检查报名单,不合格报名单,考生成绩通知单,准考证,报名单,考生名单,成绩清单,错误成绩清单,合格标准,考生信息,考生名册,考生成绩,考生成绩,检查成绩清单,合格报名单,编准考证号,正式报名单,登记考生,审定合格者,正确成绩清单,制作通知单,审定的成绩清单,分类成绩统计,试题难度分析,分类统计表,难度分析表,难度分类,如下是将要建设的一个房产管理系统的大致功能描述：系统随时对住户送来的入住单进行入住单校验，如果遇到合格的入住单，则往据库中的住户基本信息文件中更新住户记录，追加新住户的基本信息，否则生成不合格入住单送往住户。每月初，系统根据物业管理委员会提供的月附加费表和房租调整表，调整房租，更新数据库中的房租文件，并根据房租文件计算每个住户的月租费（包括附加费），更新数据库中相应的当月的交费文件（该文件包含了每个用户的每一个交费项目以及交费金额等），向住户发出交费通知单。住户交费时，系统输入住户提供的交费凭证，根据数据库中的交费文件中的交费信息进行交费凭证校验，如果交费凭证合