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项目管理资料文档管理,2,目录,工程资料文档管理的概述,工程资料文档管理的重要性,工程资料文档的管理,工程资料软件的使用注意事项,3,一、工程资料文档管理的概述,本章提要,4,Diagram 2,Diagram3,Diagram 2,Diagram 3,工程资料文档的概念,在施工的过程中，按照国家和公司的有关规范规定，应该形成一整套工程施工完整的资料。这套资料应该全面、完整地记录从施工准备开始阶段直至竣工验收阶段，整个施工过程的施工管理情况。所使用和安装的材料、设备的情况、施工的整个过程和工程内在质量状况。同时，这套资料也应该全面反映施工单位的技术管理、质量管理的措施和手段；反映施工单位在施工过程中是否全面满足设计要求、甲方要求和国家法律法规的要求。,5,Diagram 2,Diagram3,Diagram 2,Diagram 3,可以说，工程施工资料是工程建设施工过程的完整记录，是以文字、图、表等形式建成的工程，它应该准确地描述了该工程全部的内在质量并可以随时再现给大家。工程资料文档是指在工程建设过程中形成的各种形式的信息记录（纸质文件和电子文件），包括工程准备阶段文件、监理文件、施工文件、竣工图和竣工验收文件，也可简称为工程文件。工程准备阶段文件是指在工程开工以前，招投标的过程文件、以及人员、物资等方面在工程开工前形成的文件以及开工所需办理的文件。,工程资料文档的概念,6,Diagram 2,Diagram3,Diagram 2,Diagram 3,监理文件是指监理单位在施工阶段、竣工阶段等监理过程中形成的文件；施工文件是指施工单位在工程施工过程中形成的文件；竣工图是指在工程竣工验收后，真实反映建设工程项目施工结果的图样；竣工验收文件是指在建设工程项目竣工验收活动中形成的文件。,工程资料文档的概念,7,Diagram 2,Diagram3,Diagram 2,Diagram 3,工程资料文档按性质来分：机密资料文档、一般文档；工程资料文档种类来分：纸质文档、电子文档；机密资料文档主要是牵涉到公司机密的合同文件、资质文件等；一般文档是工程性一般文件；,工程资料文档的分类,8,Diagram 2,Diagram3,Diagram 2,Diagram 3,工程资料文档的分类,常规资料种类,9,Diagram 2,Diagram3,Diagram 2,Diagram 3,工程施工资料的编制工作贯穿了工程施工建设的全过程和所有涉及到有关工程建设的各个单位，包括建设单位、设计单位、监理单位、施工总承包单位、施工分包单位、材料设备供应单位、设备供应单位。所以，工程资料文档的编制工作具有延续时间长、涉及范围广、系统性强、全面性、真实性、可追溯性的特点。,工程资料文档的特点,10,二、工程资料文档管理的重要性,本章提要,11,Diagram 2,Diagram3,Diagram 2,Diagram 3,（1）按照规范的要求积累而成的完整、真实、具体的工程技术资料，是工程竣工验收交付的必备条件；（2）工程资料文档为公司同类工程的实施提供有力的数据和依据，同时对以后工程的质保阶段实施检查、维护、改造、提供可靠的依据；（3）一个质量合格的工程必须要有一份内容齐全、原始技术资料完整、文字记载真实可靠的技术资料；,工程资料文档管理的意义,12,Diagram 2,Diagram3,Diagram 2,Diagram 3,（4）对于优良工程的评定，更有赖于技术资料的完整无缺；（5）做好建设工程文件和档案资料管理工作也是项目管理的重要内容；（6）建设工程文件和档案资料是建设单位对建设工程管理的依据。,工程资料文档管理的意义,13,Diagram 2,Diagram3,Diagram 2,Diagram 3,1).对于施工方而言，施工资料是表明施工方全面履行合同的约定、施工质量全面达到国家质量验收标准和设计要求的唯一标志。2).施工资料不仅是施工过程的记录，更重要的是施工资料就是工程质量的重要组成部分，是工程内在质量的反映。工程质量是否合格，是否存在隐患不是简单地反映在工程的外表，观感质量只是工程质量的一部分，而且是很有限的部分，而结构的安全性,工程资料文档管理的作用,一、对施工单位的作用,14,Diagram 2,Diagram3,Diagram 2,Diagram 3,、功能的可靠性等，用来衡量工程质量的更重要的性能，很多是无法直接用肉眼来观察的，这些关键的质量状况只有靠工程的施工资料来反映。3).施工方与建设方之间的关系是依靠法律来调节的，由于施工资料可以证明工程的内在的质量，可以分辨建设、设计、施工、监理各方的责任，所以施工资料将是法庭的重要证据。4).工程资料管理也关乎到企业的形象展示、企业的规范管理的问题，做为项目主管要有足够的认识。,工程资料文档管理的作用,15,Diagram 2,Diagram3,Diagram 2,Diagram 3,5).工程资料文档管理对项目成本核算、进度、质量、安全等会起到十分重要的作用。文档管理对于一个项目的顺利进行有着至关重要的作用，作为管理完善的项目文档，管理者完全可以依顺它的轨迹看清整个项目进展的全程脉络，同时更准确的管理项目的成本、进度，同时通过对阶段性文档的把握使整个项目质量得到很好的掌控，制定一套完整有序的项目文档管理规定十分必要。作为施工单位，应树立危机意识和自我保护意识，切实抓好施工资料的编制管理工作，使施工资料发挥作用。,工程资料文档管理的作用,16,Diagram 2,Diagram3,Diagram 2,Diagram 3,在建筑工程建设过程中，建设单位要注重施工过程工程技术资料管理，遵循准确、及时、同步、完整的方针，收集工程技术资料，保证工程建设顺利进行，在过程控制、工程技术资料、加强施工监督管理中起积极作用。1).按照国家工程建设要求，保证资料完整性。2).便于对设备的维护、改造、学习、培训等掌握第一手资料。,工程资料文档管理的作用,一、对建设单位的作用,17,Diagram 2,Diagram3,Diagram 2,Diagram 3,3).能够掌控工程的进度、质量、安全方面的内容。4).对工程材料、构配件和设备，建设单位能有效掌控工程材料、构配件和设备符合设计文件和合同要求，并保证相关物资文件的完整、真实和有效。说明：一直以来，有很多的人都在说文档管理的重要性，而不是真的做到了，最耳熟能详的莫过于,工程资料文档管理的作用,18,Diagram 2,Diagram3,Diagram 2,Diagram 3,项目中的人员变动以后，后面新来人员无法很快的进入前者的角色，导致项目上的人员很难调整。随着公司逐渐的壮大发展，根据项目的情况人员上的调动就很频繁，如果不做好项目上各种文档的很好的管理，就会造成人员调动的障碍。事实情况是，就算人员不变动，时间长了，当时的编写的技术方案、施工方案也不会记得当时的思路是什么，因为时间会消磨一些东西，另外每个人的想法和思维方式也在发生变化，最终会造成项目管理的绊脚石。,工程资料文档管理的作用,19,Diagram 2,Diagram3,Diagram 2,Diagram 3,一个项目组织在进行一些想法的沟通时，由于个人知识结构的不同、所处的地位立场不同等原因也会导致对一个想法的最终实现方案的认知上存在差异，最终落实到方案上也会有所不同，通过一个书面的文档可以将每个人的认知形成一个统一的认知，减少不必要的沟通障碍。,工程资料文档管理的作用,20,三、工程资料文档的管理,本章提要,21,Diagram 2,Diagram3,Diagram 2,Diagram 3,主要有三点：一是项目管理者重视程度不到位。对施工资料作用的重要性认识不到位，没有认识到施工资料是工程的重要组成部分，而是把施工资料和工程的实物割裂开来。二是自我保护意识不到位。工程的资料完整性忽略，有些项目竣工验收证明文件不全，一旦发生纠纷，会造成被动的情况。,工程资料文档管理的现状,22,Diagram 2,Diagram3,Diagram 2,Diagram 3,三是管理不到位。项目上对于建立、健全施工资料编制管理不完善；资料编制深度没有与企业发展相结合；资料编制、收集、归档没有相应的责任制明确度不够；对分包单位编制的施工资料没有统一标准、监管不严、验收不严格。,工程资料文档管理的现状,23,Diagram 2,Diagram3,Diagram 2,Diagram 3,工程资料文件存档是指工程文件形成单位完成其工作任务后，将形成的文件整理立卷后，按公司规定和要求向公司档案管理部门移交工程的资料文件。存档的工程资料文件应符合下列规定：（1）归档文件必须完整、准确、系统，能够真实反映工程施工过程中的全过程。（2）根据建设程序和工程特点，归档可以分阶段进行，也可以在单位或分部工程通过竣工验收后进行。,工程资料文档的存档要求,24,Diagram 2,Diagram3,Diagram 2,Diagram 3,（3）工程资料文件应字迹清楚，图样清晰，图表整洁，签字盖章手续完备。（4）所有竣工图均应加盖竣工图章。（5）竣工图章的基本内容应包括“竣工图”字样、施工单位、编制人、审核人、技术负责人、编制日期、设计单位、监理单位、现场监理、总监。,工程资料文档的存档要求,25,Diagram 2,Diagram3,Diagram 2,Diagram 3,为了达到一个好的沟通交流方式，我们需要各式各样的文档，在现实的项目管理过程中也确实存在了大量的文档，每个人都认为文档是重要的，但是往往在施工过程中和业主、监理以及自己内部沟通中一些事情往往会口头传达，当需要资料时再去补充文字的文档，这是习惯和想法出现了问题。工程资料管理范围从规范和要求来讲，主要有以下内容。,工程资料文档管理的范围和方法,资料文档管理范围,26,Diagram 2,Diagram3,Diagram 2,Diagram 3,1）项目管理者要有足够的重视，在项目之处，设专职或兼职资料管理员，明确资料管理员职责。2）工程开工报审表 3）施工组织设计 定义:指承包单位开工前为工程所做的施工组织、施工工艺、施工计划等方面的设计，是指导拟建工程全过程中各项活动的技术、经济和组织的综合性文件。,工程资料文档管理的范围和方法,27,Diagram 2,Diagram3,Diagram 2,Diagram 3,要求：内容应齐全、步骤清楚、层次分明，反映工程特点，有保证工程质量的技术措施。参与编制人员应会签，交项目经理签署意见并签字，报经监理工程师及项目总监审批同意后执行并进行下发交底的正式文件。内容：工程概况及特点、全部工程施工顺序、施工力量部署、关键性工程施工方法（流水段划分、主要项目施工工艺、质量通病治理措施）；施工技术组织措施和建筑安装施工综合进度计划；施工管理措施、施工准备工作计划、施,工程资料文档管理的范围和方法,28,Diagram 2,Diagram3,Diagram 2,Diagram 3,工总平面图；场内外交通运输，临时道路、水、电供应等分别按设计要求和施工技术方案确定。4）项目交底资料 内容：公司开工项目交底、工程技术交底；目的：更加清晰地了解工程情况，方面工程实施；5）施工日志 目的：施工过程中由项目部有关人员对有关技术管理和质量管理活动及其效果逐日做的连续完整的记录。,工程资料文档管理的范围和方法,29,Diagram 2,Diagram3,Diagram 2,Diagram 3,6）图纸管理 内容：项目施工过程中，由于项目不同，施工方所有的图纸套数也各不尽同，当施工图有两份，其中一份不完整，项目管理者往往会把完整的图纸往往下发到班组，而班组在施工过程中图纸经常会损坏或丢失，结果造成项目备份图纸不完整。造成将来备查的资料不是很完整，项目图纸管理我们要做到至少保证项目文档管理的备份图纸是完整的蓝图，班组施工可以使用复印的图纸，最终保留一套完整的项目施工图纸。,工程资料文档管理的范围和方法,30,Diagram 2,Diagram3,Diagram 2,Diagram 3,要求：图纸的发放要有据可查，做好发放记录。7）会议记录 内容：施工前和施工中的会议记录，包括和设计、业主、监理以及自己内部的会议，都要有完整的资料。对比开会受重视的程度，会议记录往往就不一定特别受重视。特别是在项目工程实施中，我们往往是对会议记录的保存甚至开会不做记录，认为只要有结果即可，或者觉得大家都在现场，知道,工程资料文档管理的范围和方法,31,Diagram 2,Diagram3,Diagram 2,Diagram 3,细节。这样的做法，虽然当时确实能解决问题，但时间稍久，就会出现无法回溯的问题。如果有人错会了当时会议的要点，并且过分执着于自己的判断，要说服他很困难。出现这样的情况，已经足以让管理者和员工头疼，更不要说需要资料和关键讨论内容时找不到备份所带来的经济和时间方面的损失。和业主、监理的会议记录还要有与会人员的签字记录，我们施工企业在某一个项目中的会议记录也可能是工程量的变动，有的项目工期较紧，业,工程资料文档管理的范围和方法,32,Diagram 2,Diagram3,Diagram 2,Diagram 3,业主说要改动某一点的工程，可能会出现现干活，最后签工程洽商单时，没有明确的节点记录，也会出现这种分歧，所以我认为在施工项目中，文字型的记录很重要，一定要重视，确保在工程实施的顺利。要求：会议记录要详细、清楚及签字确认。8）工程质量控制资料 内容：材料报验资料、设备报验资料、工程变更、洽商记录、隐蔽工程资料、调试试验资料、检验批资料等。,工程资料文档管理的范围和方法,33,Diagram 2,Diagram3,Diagram 2,Diagram 3,材料、设备报验资料包括：合格证、出厂质量证明、检验报告、试验报告、设备说明书、随设备图纸等。隐蔽工程即被下一道工序覆盖、遮挡而无法直接观察的施工部位等均属于隐蔽工程。隐蔽工程验收记录是记载、反映工程内在质量、施工过程的重要技术资料，是工程内在质量的真是写照。通过隐蔽工程验收记录，应该可以全面、准确地了解已经被隐蔽的、不可见的各个工程部位所使用的材料是否符合设计的要求、施,工程资料文档管理的范围和方法,34,Diagram 2,Diagram3,Diagram 2,Diagram 3,工做法（施工工艺）是否符合有关技术标准的要求、施工质量是否已达到质量验收规范的规定的标准。只有隐蔽工程全部验收合格并予以准确记录，分项工程才能予以验收。进而分部工程、单位工程才能够进行验收。隐蔽工程验收记录另一个重要作用就是当工程质量出现问题或工程各方因工程质量发生纠纷、异议时成为反映工程内在质量的重要证据。要求：隐蔽工程验收记录必须全面、准确,工程资料文档管理的范围和方法,35,Diagram 2,Diagram3,Diagram 2,Diagram 3,地描述已施工完成的实物质量状况、状态。隐蔽记录整理应按分项工程、施工阶段分别整理，相同分项、相同施工阶段应按楼层顺序整理，不应按单纯按隐蔽时间的先后编排资料的顺序。调试试验资料：在施工过程中为了保证工程设备的质量，对设备进行条件性试验，确认合格后安装使用来确认所使用的材料、设备的质量、性能符合设计要求或规范的规定，在现场进行的各项检测、试验应由施工单位编制检测、试验记录并由工程师签字确认。,工程资料文档管理的范围和方法,36,Diagram 2,Diagram3,Diagram 2,Diagram 3,送检测机构进行的检测、试验其送检试样应按规定采取见证取样，并由检测机构出具相应报告。试验、检测工作应根据国家有关规定按一定比例取样。9）施工安全资料 内容：项目开工安全技术交底、项目施工安全的应急预案、项目施工安全日志、项目施工班组安全台帐、项目安全保障体系、项目安全检查制度、文明施工安全生产规定、项目部安全和消防管理体系、新工地安全教育、安全奖惩管理以及在防火、防爆区域施工的动火证类的文件等。,工程资料文档管理的范围和方法,37,Diagram 2,Diagram3,Diagram 2,Diagram 3,在项目中安全保证体系、应急预案等资料文档按照要求需要上报监理、业主审核、批准的应及时上报，反馈的文档及时存档。安全管理制度、文明安全施工、安全、质量保障体系等文件需要上墙的，应按照要求统一悬挂、统一标志，具体内容依据集团管理文件汇编和集团质量安全部的质量安全管理文件执行。业主、监理、公司的安全文件做到及时传达、完整保存。,工程资料文档管理的范围和方法,38,Diagram 2,Diagram3,Diagram 2,Diagram 3,10）竣工资料 内容：竣工图纸、结算文件、竣工验收资料等。竣工验收资料要按照国家规范要求填写，详细完整。竣工验收资料的排序：a）工程管理卷 C11 工程开工报告 C12 施工组织设计,工程资料文档管理的范围和方法,39,Diagram 2,Diagram3,Diagram 2,Diagram 3,C13 技术交底记录 C14 施工日志 C15 预验工程记录 C16 施工现场质量管理检查记录 C17 工程竣工施工总结 C18 工程质量保修书 2）其他各卷 C21 图纸会审、设计变更、洽商记录 C22 材料、设备、配件出厂合格证及进场检验报告,工程资料文档管理的范围和方法,40,Diagram 2,Diagram3,Diagram 2,Diagram 3,C23 隐蔽工程记录 C24 管道设备强度试验、严密性记录 C25 系统清洗、灌水、通球试验 C36 给水管道试验记录 C38 卫生器具满水试验记录 C39 消防、燃气管道压力试验记录 C310 排水干管通球试验 自制表11电气调试记录 C212 照明负荷试验记录,工程资料文档管理的范围和方法,41,Diagram 2,Diagram3,Diagram 2,Diagram 3,C216 设备运行记录 自制表17自检记录 C218 分部（子分部）工程质量验收记录 C219 分项（子分项）工程质量验收记录 C220 检验批质量验收记录 自制表21交工验收证书,工程资料文档管理的范围和方法,42,Diagram 2,Diagram3,Diagram 2,Diagram 3,1).文件装订方法为：工程文件可按建设程序划分为工程准备阶段文件、监理文件、施工文件、竣工图、竣工验收文件五部分。工程准备阶段文件可按建设程序、专业、形成单位等组卷；监理文件可按单位工程、分部工程、专业、阶段等组卷；施工文件可按单位工程、分部工程、专业、阶段等组卷；竣工图可按单位工程、专业等组卷；竣工验收文件按单位工程、专业等组卷。案卷不宜过厚，一般不超过40mm。,工程资料文档管理的范围和方法,资料文档管理的方法,43,Diagram 2,Diagram3,Diagram 2,Diagram 3,2).卷内目录的编制尽量符合下列规定：卷内目录式样要便于查阅，例：图方法1序号：以一份文件为单位，用阿拉伯数字从1依次标注。责任者：填写文件的直接形成单位和个人。有多个责任者时，选择两个主要责任者，其余用“等”代替。文件编号：填写工程文件原有的文号或图号。文件题名：填写文件标题的全称。,工程资料文档管理的范围和方法,44,Diagram 2,Diagram3,Diagram 2,Diagram 3,日期：填写文件形成的日期。页次：填写文件在卷内文件首页之前。卷内目录排列在卷内文件首面之前。3).资料封面的编制应符合下列规定：资料封面题名应简明、准确地提示卷内文件的内容。案卷题名应包括工程名称、专业名称、卷内文件的内容。编制单位应填写案卷内文件的形成单位或主要责任者。保管期限分为永久、长期、短期三种期限。,工程资料文档管理的范围和方法,45,Diagram 2,Diagram3,Diagram 2,Diagram 3,密级分为绝密、机密、秘密三种。图方法2,工程资料文档管理的范围和方法,46,Diagram 2,Diagram3,Diagram 2,Diagram 3,工程资料文档管理的范围和方法,图方法1,47,Diagram 2,Diagram3,Diagram 2,Diagram 3,工程资料文档管理的范围和方法,图方法2,48,Thank you！,
