清华大学管理秘书实务43.ppt
任务三：印信管理与检查监督,张林是光华公司的办公室秘书，在她工作的三年当中，公司中大大小小的事情凡是经过张林来做的，没有一次疏漏和拖沓，各部门都觉得工作很顺畅，办事有效率，公司也在这三年中得到了突飞猛进的发展。公司成立三周年之际，举办了“我最感谢的一个人”主题征文，出乎大家的意料，很多人都写到了张林。,秘书的办公室事务工作中，印信必须严格遵照规章进行管理，对工作的检查和监督也要遵照流程，以促进工作为目的。秘书的办公室工作杂事多，工作烦琐，但在这样的岗位上，可以学到新知识、新经验，增长新才干，是加强自我锻炼的好场地。,知识点一：印信的管理,印信管理是指秘书人员对单位印章和介绍信的管理。机关企事业或社会团体的印信，是这个机构、组织作为一个法人地位、权力的标志和凭证，具有法律效力，一般要严格指定专人专管，各种印信由监印人负责保管，如有遗失或误用情事，由监印人全权负责，监印人除了在文件、文稿上用印外，还应记好印信记录并存档。印信遗失时除立即向上级报备外，应立即依法公告作废。,1、印章的种类,印鉴：向主管机关登记的印章或指定业务专用的印章。职章：刻有公司董事长或总经理等领导职衔的印章。部门章：刻有部门名称的印章。不对外单位的部门章可加注对内专用。职衔签字章：刻有经理及总经理等职衔及签名的印章。,在使用中，不同事务性质要加盖不同权限的印章，秘书在工作中，要明确规定，严格遵守。,2、介绍信的种类：介绍信是用来介绍本单位人员到有关单位去接洽事情、办理公务(联系工作、参观学习、出席会议、调查事项等)的一种专用书信。持介绍信的人以此作为与对方单位联系工作的 凭证。由于介绍信上一般还有持信人的职务、职称、政治面貌，因此介绍信还有证明身份的 作用。一般都使用印刷好的介绍信，并留有存根以便于查核。介绍信要简明扼要，字迹要工整清楚，不得涂改，如有涂改，必须在涂改的地方加盖公章，有时还要 注明有效期限。,普通介绍信存根介绍信专用介绍信证明信,介绍信一般有四种形式:,二、印信管理的规则印信管理规定：（一）明确权限、严格审批手续。明确权限，严格印信的审批手续，是秘书人员必须牢记的基本准则（二）高度负责，纪律第一。印信管理员要有高度政治责任心，要坚持原则，秉公办事。组织纪律性强。（三）妥善保管，避免遗失。,二、印信管理的流程,印信相关单据公司用印审批单,知识点二：督查工作,一、督查工作的分类督查工作的两个重要组成部分一是决策督查，一是专项督查。,二、督查工作的程序1、决策督查的程序(1)立项。对决策事项分解、量化，明确承办部门、单位、责任人和落实时限，按照一事一项的原则立项。(2)制定方案。督查方案主要内容：交办方式；督查方法；协调方法；报告时限。(3)交办。书面交办和会议交办。(4)催办。到落实单位现场了解情况；督查部门印发通知，请承办单位定期书面报告进展情况；召开调研会，座谈、了解进展情况等。,(5)协调。对于两个以上部门共同落实的决策事项，意见不一致的请牵头部门协调。(6)报告进展情况。对落实时限较长的决策事项，要定期写出文字材料，向领导机关或领导同志报告决策的落实情况，对存在的困难和问题，提出解决的意见和建议。(7)审核验收。对承办部门、单位的报告进行审核。(8)反馈报告。决策事项落实后，要及时写出督查报告，如实地向领导机关或领导同志报告落实情况。,2、专项督查程序 督查工作服务对象不同，工作程序也相应的有所不同：第一种类型：督查工作为本级领导服务时，专项督查的程序是：(1)立项。必须一事一项，接到批示件或交办事项后，要立即登记。(2)交办。确定承办单位，规定办理时限，发督查通知单，交办督查事项，提出办理要求。涉及多个单位，确定主办单位和协办单位，确定办理时限，制发督查通知单，以书面形式通知承办单位，交办督查事项，提出办理要求。(3)认真督查。督查通知单发出后，适当时机要询问承办单位是否收到；确认收到后，至办理完毕期间，要通过适当方式，如打电话、发传真、登门了解情况、现场调查研究等方式进行督查；办理时限到达之前，对承办单位进行必要的提示。督查过程要作记录。,(4)审核办理报告。主要审核是否符合办理要求，是否符合政策，行文是否规范，文字是否准确。对办理结果，能到现场检查的，尽量到现场检查。不符合办理要求的，退回重办。(5)反馈。要以文字的形式，如实向领导报告办理结果。要实事求是，敢于讲实话、讲真话，客观地反映事实。(6)再督查。对于领导在督查反馈报告上的再批示，进行再督查，直至办结为止。(7)立卷归档。督查件办结后，按归档程序立卷归档。,第二种类型：督查工作为上级领导服务时，专项督查的程序是：(1)立项。(2)送批。立项后，要立即送本单位领导批示。注意要及时，争取在最短的时间内，请本单位领导同志做出批示；二是注意文件不要横传，有的单位领导批示后习惯于直接送交承办部门而不给办公室，这样容易造成文件失控，一定要请领导批示后将督查件退办公室，由督查人员登记、分发，跟踪督查。(3)交办。(4)认真督查。(5)审核办理报告。(6)反馈。为上级领导服务时，也就是承办上级领导批示或交办事项时，反馈包括两个步骤：一是向本单位领导反馈办理结果，由本单位领导审核；二是经本单位领导批准后，向上级机关或上级督查部门写出办理报告。(7)再督查。(8)立卷归档。,三、督查的方法 现场督查 会议督查 书面督查 电话督查 督查工作要要实现“二个转变”一是实现角色的转变，即要当指挥员，又要当战斗员二是实现思维方式的转变，从原来的“领导交办，办就办好”的思维方式向“怎样去办、怎样办好”的方式转变,
