电子公文传输系统.ppt

李 明,青海省政府电子公文传输系统概述系统安装和设置电子公文传输系统用户管理平台Word公文排版青海省政府电子公文传输系统使用,青海省政府电子公文传输系统概述,系统简介 青海省政府电子公文传输系统是实现红头文件和相关信息在网络中安全传输的公文处理系统。该系统利用数字文档技术、信息安全技术、中间件技术及计算机网络等技术实现了红头文件的制作、盖章、分发、接收、阅读、打印、归档等功能，以现代的电子公文传输系统模式取代了传统的邮寄传递模式。电子公文传输系统在不改变现有工作流程的情况下，使发送红头文件像发送普通电子邮件一样快捷，同时能保留红头和公章，符合现行所有公文和公章的管理制度，保证文件的有效性、规范性、严肃性，安全程度有质的提高。,系统特点 电子公文传输系统将电子公文传输系统方式从传统的“先打印后传输”更改为“先传输后打印”，从而达到既能用计算机网络传输红头文件，又不改变现有工作流程的目的，并解决了相应带来的远程传版、电子公章管理、系统安全性等问题。该产品实现了用数字化方式传送带红头红章公文的目标。,手册常用术语说明 版式文件：是目前在出版界、印刷界、国家政府机关广泛使用的一种文件格式。由于计算机处理系统不统一，版式文件格式有多种，后缀名为.SEP（书生公司文档转换工具对常用字处理软件排版生成的文件转换后生成的版式文件），金山公司利用WPS2000排版，生成.S72的版式文件，方正7.X生成PS2格式文件，方正9.X组版软件排版，生成S92版式文件，文星公司排版软件则生成.S2版式文件等。公文文件：又称为加密文件，是青海省政府电子公文传输系统对版式文件进行盖章加密操作后生成的带有红头红章的文件。公文文件的后缀为.GW。,脱密文件：又称为归档文件，是青海省政府电子公文传输系统对公文文件进行解密操作后生成的文件，脱密文件和公文文件版式完全相同。脱密文件可以有红头黑章，黑头黑章，红头无章，黑头无章，红头红章五种格式选择，本系统使用的是黑头黑章的脱密文件。脱密文件的后缀为.GD。移动存储介质：移动存储介质指能够存储信息的移动介质。主要包括软盘、U盘等，公章就是存放在软盘或U盘上的。,系统功能模块 青海省政府电子公文传输系统由三大模块构成：公文排版模块、电子公文传输系统模块、公文生成和处理模块。公文排版模块安装在客户端，主要使用方正书版等排版软件生成版式文件，在公文处理流程中生成公文文件。电子公文传输系统模块主要进行文件的登记、发送、签收、退文等操作。公文生成和处理模块主要对版式文件进行盖章、加密、浏览、打印、归档等操作。该模块在客户端作为一个独立模块存在，在服务器端嵌入在电子公文传输系统模块各相应环节。,系统运行环境 青海省政府电子公文传输系统运行在青海省政府办公网上，该系统采用B/S(浏览器端/服务器端)架构设计，公文文件的登记、阅读、发送、接收、打印、归档等操作都是在IE浏览器中进行的。使用此系统各单位需安装电子公文传输系统客户端软件。服务器 主要负责电子公文收发管理与电子公文数据集中管理。由青海省政府信息技术办系统管理员负责安装配置与维护。客户端 主要功能是为用户提供电子公文收发界面，完成用户的文件收发、浏览、打印等操作。所有的客户机均使用Windows 2000+Sp4，需要安装IE6.0+sp1、电子公文传输系统硬件和相关软件。,系统安装和设置,青海省政府电子公文传输平台采用B/S结构，服务器端配置均在青海省政府信息技术办公室进行，因此本节内容主要介绍客户端系统安装以及各单位管理员对本单位信息的设置。,硬件加密狗安装这里主要介绍加密狗以及驱动程序的安装过程。加密狗的主要功能是进行公文盖章/加密、公文打印、公文脱密操作，在进行以上几项操作时必须用到加密狗。安装加密狗操作步骤如下：运行光盘中”加密狗驱动”目录下的InstDrv.exe程序：,图21ROCKEY驱动安装程序单击“开始安装”，如图22：,图22安装驱动,单击“下一步”，如图23：,图23安装驱动程序成功 单击“退出”按钮，系统将完成ROCKEY驱动程序的安装过程。安装完毕后，插入加密狗，系统自动找到硬件，您可以从系统的“设备管理器”中查看到加密狗的安装情况。在桌面上，鼠标右键单击“我的电脑”图标，选择“属性”，出现“系统特性”对话框，选择“硬件”标签，在“设备管理器”项中单击“设备管理器”按钮，出现“设备管理器”对话框，如图24：,图24设备管理器 您可以在“通用串行总线控制器”项中看到“USB Key”。这就说明已正确安装了加密狗以及驱动程序。硬件部分的安装结束。,公文传输系统主程序安装 硬件加密狗安装完毕后，客户端还需要安装公文传输系统软件,安装方法如下：(1)开机，启动Windows，将公文传输系统安装光盘放入光驱。(2)双击Windows桌面上“我的电脑”图标，双击光盘中主程序文件夹下的Setup.exe安装程序，出现“公文传输系统”安装对话框，如图25：,图25安装界面,单击“下一步”，出现“许可证协议”对话框，如图2 6：,图26许可证协议 单击“是”按钮，在弹出“客户信息图”对话框的“姓名”栏中输入“使用者姓名”，“公司”栏中输入单位名称。输入的名称将作为该套产品的授权用户名称显示在系统的版权信息中，然后单击“下一步”按钮，出现“选择目的地位置”对话框，如图27：,图27目标文件夹“目的地文件夹”默认为C：Program FilesSureSenseSedA6，可根据情况改变目标文件夹，然后单击“下一步”按钮，出现“选择组件”对话框，如图28：,图28安装选项 在“选择组件”的窗口中（如上图），系统有默认安装的组件，用户也可根据需要选择要安装的组件。单击“下一步”，即可完成系统的安装。(3)安装完毕后，在“开始”菜单的“程序”项里将自动生成公文传输系统文件夹。,SEP Reader安装 开机，启动Windows，将安装光盘放入光驱。双击Windows桌面上“我的电脑”图标，打开光盘中SEP Reader文件夹下的Setup.exe安装程序，系统将自动运行安装程序，并由安装向导完成整个安装，如图29：,图29安装向导,安装向导完成运行后，系统自动弹出安装界面，如图210：,图210安装界面,单击“下一步”，出现“许可证协议”对话框，如图211：,图211许可证协议,是否接受上述许可协议中的全部条款？如果选择“否”，则安装程序将关闭。要安装SEP Reader，必须接受本协议。单击“是”按钮，在弹出“客户信息”对话框的“用户名”栏中输入“使用者姓名”，“公司名称”栏中输入单位名称，如图212：,图212客户信息,输入的客户信息将作为该套产品的授权用户名称显示在系统的版权信息中，然后单击“下一步”按钮，出现“选择目的地位置”对话框，如图213：,图213目标文件夹,“目标文件夹”默认为C：Program FilesSureSenseSEP ReaderReader1.3，可根据情况改变目标文件夹，然后单击“下一步”按钮，系统自动安装应用程序所需要的文件，如图214：,图214安装过程,安装完毕后，系统自动弹出安装完成对话框，如图215：,图215安装完成 最后单击“完成”按钮，完成SEP Reader的安装过程。,SEP Writer的安装 对于使用Word等字处理软件来进行排版的用户，需要安装书生公司提供的文档转换工具SEP Writer来生成版式文件。SEP Writer是由北京书生电子技术有限公司开发的文件格式转换工具。使用文字处理系统可通过SEP Writer生成书生版式文件。SEP Writer通过标准的GDI接口进行控制，在客户的应用程序（如Windows下的文字处理系统Word、WPS等）中调用打印命令，以“打印”文件的方式创建书生版式文件。,安装步骤如下：(1)将公文传输系统安装光盘放入光驱；(2)打开光盘中SEP Writer文件夹，双击SepWriter.exe文件，出现SEP Writer的安装向导，完成到100%系统进入安装界面，如图216：,图216安装界面,单击“下一步”按钮，系统弹出“许可证协议”对话框，如图217：,图217许可证协议 单击“是”按钮，系统弹出“客户信息”对话框，输入相应的用户信息，如图218：,图218客户信息 单击“下一步”按钮，系统将进入文件复制的过程，最后系统弹出安装完成对话框，如图219：,图219安装完成 单击“完成”按钮，即完成SEP Writer的安装。,安装完成后，在计算机的打印机系统中出现新的打印机“SEP Writer”,可从“控制面版”的“打印机”项中看到，如图220：,图220打印机项 同时，系统在C盘根目录下自动生成“公章定位图片”文件夹，并在该目录中存放四张公章定位图片供用户选择。,公文传输系统设置 在进入电子公文传输平台前，客户端IE6(6.0及以上版本)需要进行一些相关设置，设置方法如下：打开IE进入“工具”菜单下“Internet选项”，如图221：,图 221Internet选项,1：首先在“常规”选项卡，单击Internet临时文件中的“设置”按钮，进入“设置”对话框，如图222：,图 222页面更新设置 修改“检查所存网页的新版本”为“每次访问此页时检查”，单击“确定”按钮，返回“Internet选项”界面。,2：单击“安全”选项卡，如图2-23所示：,图2-23 安全选项,选中“,”，单击“站点”如图2-24所示：,图2-24 受信任的站点,去掉对该区域中的所有站点要求服务器验证(https：)(s)前的对勾，将青海省政府电子公文传输系统的地址加入如图2-25所示的区域中。,图2-25受信任站点,然后点击“添加”，点击“确定”返回图2-23所示界面。单击“自定义级别”，进入“安全设置”框，如图226：,图226安全设置 将其中ActiveX控件和插件下相应内容均修改为“启用”，单击“确定”按钮返回。然后再单击“确定”按钮返回IE。,注意：有些软件比如：上网助手会拦截青海省政府电子公文传输系统平台的界面，最好不要安装。Windows XP的IE有时候会与REALPLAYER冲突，如果登录青海省政府电子公文传输系统IE报非法关闭时，请注意。,电子公文传输系统用户管理平台 青海省政府电子公文传输系统平台维护由各单位管理员进行。管理员使用自己账号登陆青海省政府电子公文传输系统平台后就可以进行文件传输所必需的相关设置。各单位管理员账号由青海省政府电子公文传输系统平台管理员进行分配。,系统登录 首先在IE的地址栏中输入青海省政府电子公文传输系统平台地址。（青海省政府电子公文传输系统平台地址为（例）：），出现系统登录界面，如图31：,图31 系统登录,输入青海省政府设定的各单位管理员的账号和密码，单击“登录”按钮，如果账号和密码正确，则进入单位信息界面，如图32：,图32 单位信息,本单位信息 登录后，管理员可以编辑自己单位相关信息，如：单位序号，管理员账号等，单位名称一般由上级单位指定，自己无权修改。在单位信息界面中选中“密码修改”框，可以修改管理员密码，如图33：,图33 修改管理员密码,选中管理员密码后的复选框，即可以输入新的管理员密码，并在确认密码中输入同样的密码。人员初始密码指管理员新建本单位人员时，如果不另外指定密码，则统一使用此处设定的人员初始密码。注意：带红“”号的项必须设定。,本单位部门 本单位信息设定完毕后，即可以进行本单位部门。单击左边“本单位部门”菜单，进入本单位部门界面，如图34：,图34 本单位部门,单击“新建部门”按钮可以添加一个新的部门，如图35：,图35 新建部门,输入部门名称和部门电话，以及部门相关信息，输入完毕后单击确定，回到图34界面，则部门新建完成。单击“部门名称”栏下对应的各部门名称可以查看该部门信息。单击“操作”栏下，各部门对应的“修改”可以修改该部门信息。单击各部门对应的“人员查看”可以查看该部门下人员信息，如图36。如果某部门下没有人员，则单击“删除”按钮可以删除该部门。,本单位人员 完成本单位部门和本单位角色后就可以进行本单位人员维护。单击左侧“本单位人员”菜单，进入本单位人员信息界面，如图37：,单击右上角“新建人员”按钮，进入新建人员界面，如图38：,在该界面中选择所属部门（如果没有该部门需先到“本单位部门”中进行配置），然后指定用户账号和姓名，用户密码可以不设定，使用初始密码。然后依照该人员工作和权限选定相应角色。其它信息依据实际情况输入。输入完毕后选择“保存”按钮，则新建人员成功。单击相应人员所对应的操作栏下“修改”或“删除”可以进行人员相关信息的修改或删除操作。注意：修改人员信息时人员密码仅能够修改，不能查看。,本单位角色 本单位角色主要是为了方便管理员进行权限分配而设置。管理员可以依照系统提供的功能和收发文工作流程中不同的权限分配来设置不同的角色。单击左侧“本单位角色”菜单即可进入单位角色列表界面，如图39：,单击右上角“新建角色”按钮，进入新建角色界面如图310：,管理员可以在该界面中首先输入角色名称和描述，然后依照相关人员所能够使用的系统功能来选择对应的系统功能，选择相应的系统功能之后，针对每一项系统功能来进行权限设置。设置完成后，单击右下角“保存”按钮，返回图37本单位角色界面。用户也可以修改或删除某一角色，通过单击“操作”栏下的“修改角色”或“删除角色”来进行。,直属单位 单位管理员除可以进行本单位部门、本单位角色、本单位人员外，如果需要还可以设定下属单位（只有青海省政府的管理员才能设置直属单位）。单击左侧“直属单位”菜单，进入“直属单位”列表界面，如图311：,单击右上角“新建单位”按钮，进入新建单位界面，如图312：,带红色*号的内容为必填内容。其中打印分数是在发文选择单位时该单位使用的打印份数，默认值为1，使用时必须修改。,单位群组 单击左侧“单位群组”进入单位群组列表，如图313：,单击右上角“新建群组”进入新建群组界面，如图314：,输入要建立的群组名称，在单位类别列表中可以选择“直属单位”、“上级单位”或“全部单位”。则下面的单位列表中出现对应的单位名称。选择要放在一个群组内的单位（在前面复选框中选中），然后单击确定，则群组新建完成。新建群组后还可以依照实际情况在群组列表界面，进行群组的修改或者删除操作。注：用户可以将行文关系密切的单位设置在一个群组内实现群发功能。,个人设置“个人设置”项用来修改当前用户的口令。单击左侧个人设置中的“口令维护”菜单可以修改用户口令。如图316：,退出系统“退出系统”项就是重新回到登陆界面。进入青海省电子公文传输系统，单击“退出系统”，如图3-17所示：,至此，管理员系统维护工作已经完成，本单位用户可以依照系统管理员分配的账号和密码进入公文传输管理平台进行相关操作。,Word公文排版 使用书生公文传输系统进行盖章就是对Word转换生成的版式文件（*.SEP）进行盖章加密的过程，下面我们介绍版式文件（*.SEP）的制作方法。,公文制作版式规范 行政公文是任何一个国家行使行政管理和监督职能不可缺少的重要工具之一，是上情下达、下情上报的一种基本工作手段。在新世纪的开端，长期在我国公文格式中处于主导地位的16开型纸将成为历史，以国际标准A4型作为公文用纸的新式公文样式将替代16开型，成为未来我国行政公文采用的基准纸型。这是我国行政机关公文格式的一项重大变革，它标志着与我国行政机关公文制作相关的技术装备以及办公自动化水平已经与国际接轨。为了适应这一具有划时代意义的变革，同时规范行政机关的公文格式，由国务院办公厅秘书局和国家质量监督局所属中国标准研究中心共同修订完成的GB/T97041999国家行政机关公文格式国家标准已由国家质量技术监督局正式发布，并已于2000年1月1日起实施。该标准的发布、实施对于我国行政机关公文的印制，实现公文格式的统一，提高公文的制作水平和质量具有非常重要的意义。本章节只对制作公文的基本版式要求进行说明。,正文版心的设置 版心字号 三号 版心字体 仿宋 每页 22 行 每行 28 字 行距*7/8 以上参数说明版心设置以三号字为单位，每页22行，每行28个字，行与行之间的距离为7/8。,正文页码的设置 页码字号 四号 页码字体 白正 页码两边修饰 页码与正文距离*7/8 页码为切口位置 右左 以上参数说明页码以四号字为单位，字体为白正体，置于版心下边缘之下一行，数码左右各放一条四号一字线；页码和正文之间的距离为7/8；单页码右空1字，双页码左空一字。,秘密等级和保密期限 如需标识秘密等级，用三号黑体字，顶格标识在版心右上角第一行，两字之间空一字；如需同时标识秘密等级和保密期限，用三号黑体字，顶格标识在版心右上角第一行，秘密等级和保密期限之间用“”隔开。,紧急程度 如需标识紧急程度，用三号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，两字之间空1字；如需同时标识秘密等级与紧急程度，秘密等级顶格标识在版心右上角第1行，紧急程度顶格标识在版心右上角第2行。,发文机关标识 由发文机关全称或规范化简称后加“文件”组成；对一些特定的公文可只标识发文机关全称或规范化简称。发文机关标识上边缘至版心上边缘为25mm。对于上报的公文,发文机关标识上边缘至版心上边缘为80mm。发文机关标识推荐使用小标宋字体，用红色标识。字号由发文机关以醒目美观为原则酌定，一般应小于22mm15mm（高宽）。联合发文时应使主办机关名称在前，“文件”二字置于发文机关名称右侧，上下居中排布；如联合发文机关过多，必须保证公文首页显示正文。,发文字号 发文字号由发文机关代字、年份和序号组成。发文标识下空2行，用三号仿宋字体，居中排布；年份、序号用阿拉伯数码标识。年份应标全称，用六角括号“”括入，序号不编虚位（即1不编为001），不加“第”字。发文字号之下4mm处印一条与版心等宽的红色反线。,签发人 上报的公文需标识签发人姓名，平行排列于发文字号右侧。发文字号左空1字，签发人姓名居右空1字，签发人用三号仿宋体字，签发人后标全角冒号，冒号后用3号楷体字标识签发人姓名。如有多个签发人，主办单位签发人姓名置于第一行，其他签发人姓名从第二行起在主办单位签发人姓名之下按发文机关顺序依次顺排，下移红色反线，应使发文字号与最后一个签发人姓名处在同一行并使红色反线与之的距离为4mm。,公文标题 红色反线下空2行，用二号小标宋体字，可分一行或多行居中排布；回行时，要做到词义完整，排列对称，间距恰当。,主送机关 标题下空1行，左侧顶格用三号仿宋体字标识，回行时顶格，最后一个主送机关名称后标全角冒号。如主送机关名称过多而使公文首页不能显示正文时，应将主送机关名称移至版记中的主题词之下、抄送之上，标识方法同抄送。,公文正文 主送机关名称下一行，每一自然段左空2字，回行顶格。数字、年份不能回行。,成文日期 用汉字将年、月、日标全；“零”写为“”；成文日期的标识位置参阅十二、十三。,单一发文印章 单一机关制发的公文在落款处不署发文机关名称，只标识成文日期。成文日期右空4字；加盖印章应上距正文1行之内，端正、居中下压成文日期，印章用红色。,联合发文印章 当联合发文需加盖两个印章时，应将成文日期拉开，左右各空7字，主办机关印章在前；两个印章均压成文日期，印章用红色。只能采用同种加盖印章方式，以保证印章排列整齐，两印章间互不相交或相切，相距不超过3mm。当联合发文需要加盖3个以上印章时，为防止出现空白章，应将各发文机关名称（可以简称）按加盖印章顺序排列在相应位置，并使印章加盖或套印在其上。主办机关印章在前，每排最多3个印章，两端不得超出版心；最后一排如余一个或两个印章，均居中排布；印章间互不相交或相切；在最后一排印章之下右空2字标识成文日期。,加盖印章特殊情况说明 当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时，应采取调整行距、字距的措施加以解决，务使印章正文同处一面，不得采取标识“此页无正文”的方法解决。,主题词“主题词”用三号黑体字，居左顶格标识，后标全角冒号；词目用三号小标宋字体；词目之间空一字。,抄送机关 公文如有抄送机关，在主题词下一行；左右各空一字，用三号仿宋体字标识“抄送”，后标全角冒号；抄送机关间用逗号隔开，回行时与冒号后的抄送机关对齐；在最后一个抄送机关后标句号。如主送机关移至主题词之下，标识方法同抄送。,印发机关和印发日期 位于抄送机关之下（无抄送机关在主题词之下）占一行位置；用三号仿宋体字。印发机关左空1字，印发日期右空1字。印发日期以公文付印的日期为准，用阿拉伯数字标识。,版记中的反线 版记中各要素之下均加一条反线，宽度同版心。,版记的位置 版记应置于公文最后一面，版记的最后一个要素置于最后一行。以上内容是参照GB/T 97041999国家行政机关公文格式国家标准应用指南一书编写，在制作公文时请遵照该标准，按照国家有关规定制作。,电子公文的模板制作 制作过程我们以Word2003为例，首先，进入Word 2003系统：单击“开始”菜单“程序”“Microsoft Office”“Microsoft Office Word 2003”，进入Word 2003界面,如图4-1：,用户可根据实际需求制作公文模板，模板可以包括红头、红线、文号和主题词等。模板文件只需制作一次，以后直接调用模板来制作公文。,进行页面设置 选择“文件”“页面设置”,在此对话框中可以进行页面设置。1.选择“页边距”附签，如图4-2：,上：3.7厘米下：3.5厘米左：2.8厘米右：2.6厘米。,2.选择“纸张”附签，如图4-3：,纸张大小：A4,3.选择“版式”附签，如图4-4：,1)若要实现公文的奇偶页码的位置不同，要在“页眉和页脚”的“奇偶页不同”选项前打“”。2）若要改变页码在纸张中的上下位置则修改“页脚”，一般设为3.1厘米。,4.选择“文档网格”附签，单击“字体设置”按钮，进入“字体设置”对话框，如图4-5：,“中文字体”仿宋GB_2312；“字 号”三号；设置完成后单击“确定”，回到图4-6：,图4-6“文档网格”设置 在此对话框中进行如下设置：首先选中“指定行和字符网格”；将“每行”设置成“28”个字符；“每页”设置成“22”行。然后单击“确定”按钮，这样就将版心设置成了以三号字为标准、每页22行、每行28个汉字的国家标准。,插入页号 1选择“插入”“页码”，如图4-7：,“位置”设置为“页面底端（页脚）”；“对齐方式”设置为“外侧”；选中“首页显示页码”。然后单击“格式”按钮，如图4-8：,“数字格式”设置为“全角”，如上图所示，单击“确定”按钮，回到图2-6，再次单击“确定”按钮完成页码设置。,双击页码，如图4-9：,页码样式设置如下：字号四号；字体任意；在页码两边各加上一条全角方式的短线，方法是：将光标挪动到页码范围内闪烁，将输入法切换成任意一种中文输入法，将“半角”状态（月亮形状）单击切换城“全角”状态（圆形状态），在页码的左右各输入一个“”即可。空格奇数页的页码要设置成右空一个汉字，偶数页的页码设置成左空一个汉字。方法如下：将光标挪动到页码范围内闪烁，选择“格式”菜单下的“段落”，如图4-10：,奇数页将“缩进”的“右”设置为1字符；偶数页将“缩进”的“左”设置为1字符；然后单击“确定”即可，至此，页码设置完成。,发文机关标识制作 选择“插入”“文本框”“横排”菜单项，鼠标将会变成“”，在Word 2003版面上会出现一个“在此处创建图形”的图形框，由于我们用文本框来建立红头而不创建图形，所以将鼠标放在这个图形框外面的任一位置上拖动鼠标左键即可完成文本框的建立（文本框的大小可以任意，一会我们会进行大小的设置），如图4-11：,文本框拖动出来以后，我们在该文本框内输入发文机关标识，输入完成后，选中该文本框，单击鼠标右键“设置文本框格式”，在这里我们来设置红头的属性。,1、选择“颜色和线条”附签，如图4-12：,“填充颜色”设置成“无填充颜色”；“线条颜色”设置成“无线条颜色”。,2选择“大小”附签，如图4-13：,这里的高度和宽度指的是红头所在的文本框的高度和宽度，而不是实际的红头文字的高度和宽度，确定红头文字的高度和宽度要打印出来对比一下，再来确定该文本框的高度和宽度。注：用户可根据实际情况调节尺寸。,3选择“版式”附签，单击“高级”按钮，如图4-14：,水平对齐：“对齐方式”设置成“居中”“度量依据”设置成“页边距”垂直对齐：“绝对位置”设置成“页边距”“下侧”设置：根据要求设置。这里的距离指的是红头所在的文本框的上边缘距离上页边距的高度。设置好后，单击“确定”，在弹出的窗口中再次单击“确定”即可。,4选中文本框内的全部文字，将其居中；将颜色设置成“红色”，字体设置成“宋体”，字号根据文本框的大小设置成相应字号；如文字太多可进行缩放设置，但一定要尽量充满该文本框，这样，红头制作完成。,红线制作 首先将“视图”“工具栏”“绘图”选中，在Word 2003界面的下方将会出现“绘图”工具条，单击上面的直线工具，鼠标会变成“十”字形，左手按住键盘上的Shift键，右手拖动鼠标从左到右划一条水平线，然后选中直线单击鼠标右键，选择“设置自选图形格式”，红线的属性在这里进行设置。,1选择“颜色和线条”附签，如图4-15：,“颜色”设置为“红色”；“虚实”设置为“实线”；“粗线”设置为“1.5磅”。,2.选择“大小”附签，如图4-16：,“宽度”设置为“15.6cm”。,3选择“版式”附签，单击“高级”按钮，如图4-17：,水平对齐：“对齐方式”设置成“居中”“度量依据”设置成“页边距”垂直对齐：“绝对位置”设置成“页边距”“下侧”设置成“6.7cm”平行文标准“13.5cm”上行文标准,注：用户可根据实际情况进行调节。单击确定。这样，直线属性设置完成，一条长为156mm、距上边距67mm的红线制作完成。,文号制作 1平行文文号：文号三号仿宋GB_2312、居中显示。2上行文文号：文号三号仿宋GB_2312、左空一个汉字的距离；签发人三号仿宋GB_2312；签发人姓名三号楷体GB_2312、右空一个汉字的距离。,注：文号一定要使用六角符号。六角符号插入方法：选择“插入”“符号”“符号”附签，找到六角符号后，将光标置于准备插入的地方，单击“插入”按钮即可。效果如图4-18：,主题词制作选择“表格”“插入”“表格”，如图4-19：,通过插入一个3行1列、列宽为15.6cm的表格来制作主题词。,1表格基本设置：单击鼠标右键表格属性“表格”附签，如图4-20：,然后单击“边框和底纹”按钮，如图4-21：,将线的宽度设置为“1磅”；在“预览”窗口中将每行的下线选中，其它线取消，如上图所示，然后单击“确定”，回到上图4-20。将图4-20的“对齐方式”设置为“居中”，单击“确定”即可。,在表格中填写具体内容：主题词用三号黑体；主题词词目用三号宋体；抄送、抄送单位、印发单位及印发日期用三号仿宋GB_2312。制作完成后的主题词效果如图4-22：,保存成模板文件单击“文件”“保存”，如图4-23：,“保存类型”：选择“文档模板（*.dot）”；（根据需要而定，doc也可以）“文件名”：给模板命名；“保存位置”：模板所在路径。至此，模板制作完成。以后所有属于此种类型的公文都可以调用该模板，直接进行公文正文的排版。要对该模板进行修改，可以调出相应模板，方法是：选择“文件”“打开”，找到相应的模板路径，然后单击“打开”按钮调出模板即可进行修改。,公文模版的修改 根据已有的模板，修改单位名，制作成本单位的模板。双击打开模板，系统会自动生成doc文件“文档1”，双击选中红头文字，输入本单位名称，同样的办法把内容不变的部分修改。一般要修改的是“红头”、“机关代字”、“年份”、“领导名”、“印发单位”等，下图为修改前后比较：,修改前的模版,修改后的模版,说明：使用office软件制作文件或文件模板的方法很多，这里只是提示一种方法，不管使用什么方法只要制作的文件符合要求即可。这里提供的模板是参照国标制作的。某些单位的名称比较长，输入后如果出现折行现象，请选中文字，选择菜单“格式”-“文字”，在“字符间距”选项中调整缩放比例（缩放比例根据情况调整）。如图：,以上是红头文字部分的说明，对于我们青海省有藏族、蒙古族等少数民族，那相应的公文文头就有少数民族语言，那少数民族语言文头怎么加入公文模版，因为大家使用的扫描仪、扫描软件、图片处理软件各不相同，所以这里也不能给大家提供一个统一的标准，以下方法以及步骤仅供参考：,将现有的红头纸扫描后将民族语言部分裁剪出来（分辨率一般为300）。修改颜色为红色，尺寸大小参考实际红头尺寸，保存图片（一般在photoshop中修改）。将处理好的图片插入到红头的位置，插入方法和2.6节中介绍插入公章定位图片的方法相同。插入图片后还可以调节图片的位置和大小。,文件内容修改完毕，选择“文件”菜单中的“另存为”，保存类型为“文档模板(.dot)”,选择模板保存路径，如图：,单击“保存”即在相应的目录下生成本单位的模板文件。,电子公文正文排版 依据模板建立新公文 在硬盘上找到模板文件（*.dot）双击，即可打开一个通过该模板建立的新文档（*.doc）。,制作公文正文内容 正文内容根据用户的实际需求，可以直接录入文字，也可以从其它软件中将文字复制进来，但必须遵循以下国家标准：标 题二号宋体，居中，若文字过多需要2行显示，可以调整2行之间的行间距；主送机关三号仿宋GB_2312，顶格，冒号使用全角方式；正 文三号仿宋GB_2312；成文日期三号仿宋GB_2312，方法：选择“插入”“日期和时间”，选择正确的显示类型，将其设置成右空四个字的距离（具体操作同页码右空的操作方法）。文号、签发人、主题词按照模板定义的字体填写完整。最后，将红头、红线、文号、签发人、标题、主送机关、正文、成文日期、主题词的相互位置调整好。,定义公章位置 安装SepWriter程序后会在以下路径自动生成一个文件夹：“c：公章定位图片”，里面含有4个图片，可以用来进行公章定位使用，用户可以根据实际公章的大小来选择使用哪幅图片。注：定义公章位置必须使用我们所提供的这4个图片之一。,word操作条上所显示的是SEP Writer的这4个图片的快捷方式，我们只要在需要的图片上单击一下，则此图片就将被插入到word光标当前的所在位置上，如图2-23：,我们将此图片移动到成文日期之上，图片所在的位置就代表将来公章所在的位置，若将来盖章发现公章位置不准确，请在此处修改。,插入Windows补字 如果公文里需要补字，首先我们要在造字软件中将字补好，然后把补好的字插入到Word文件中。插入Windows补字方法如下：首先打开Word 2003的排版文件，将光标置于准备补字的位置上，将输入法切换成“区位码”，用键盘输入补好的字的区位码，该字显示出来表示成功插入，没有正确显示表明该字区位码输入有误或所补的字不正确。,插入扫描图片方法同公章图片插入方法一致。报表制作方法同制作主题词方法一致。,保存公文文件选择“文件”“保存”，如图4-25：,“保存类型”：选择“Word文档（*.doc）”；“文件名”：给文件命名；“保存位置”：文件保存路径。,Word文件转换成SEP文件 安装SEPWriter程序后，会在“控制面板”下的“打印机”里有一个名称为 SEP Writer的打印机，Word 2003文件就是靠这个SEP Writer打印机完成转换的。下面我们介绍转换方法：,在SEP Writer的快捷操作条上有个按钮就可以完成转换工作，如图4-26：,单击此按钮，弹出“选择输出文件名”的对话框，如图4-27：,选择输出路径、输入文件名后单击“保存”按钮，转换完成。,这时系统会自动打开刚才转换生成的SEP文件进行浏览，如图4-28：,这个SEP文件就是我们准备盖章的版式文件，生成的SEP文件不能再进行修改，如果有错误要进行修改就必须重新修改相应的Word 2003文件，然后重新转换成SEP文件。在第一次使用之前，我们也可以对SEP Writer进行设置，打开word文档，选择“文件打印”，选择型号为SEP Writer打印机后，单击右面的“属性”按钮，可以对SEPWriter打印机进行设置，如图4-29：,“页面设置”附签设置打印方向、纸张类型、页边距；“保存选项”附签设置生成的SEP文件的路径等等，如图4-30：,我们可以根据实际需要进行设置，上图所示为SEP Writer的默认设置，设置完成后，单击“确定”按钮，以后就可以按照自己设置来使用。注：此项只需设置一次。至此，word排版及版式SEP文件的转换操作完成。,青海省政府电子公文传输系统使用 各单位系统管理员完成各项设置后，操作员就可以使用管理员设定的账号和密码进入电子公文传输系统进行公文收发传输。,系统登录首先在IE地址栏中输入青海省政府电子公文传输系统服务器IP地址（http:/10.101.1.63,实际工作地址应由青海省政府信息中心决定），出现系统登陆界面，如图5-1所示：,输入操作员的账号和密码，单击登录即可进入电子公文传输系统。用户登录后左边为系统功能菜单。注意：各用户的系统功能菜单根据本单位管理员设定的该用户所属角色不同，使用的系统功能也不同。下面以拥有所有功能的超级用户为例分别讲述系统的各项功能。,用户登录后，界面显示为“待办事项”，如图52所示：,该界面显示了当前用户所在单位、所属部门、用户姓名；同时，系统提示了当前用户的待完成工作，用户可以直接单击相关工作后面的“现在处理”，进行相关文件处理。左侧功能菜单分为“收文管理”、“发文管理”、“查询统计”、“系统设置”和“退出系统”五大部分，下面我们逐项介绍各种系统功能。,系统设置 系统设置用来进行主送单位、抄送单位、印发机关、抄送人、录入人、等设置。,主送单位 主送单位”可以设置发文登记中需要选择的主送单位。单击“系统设置”中的“主送单位”，如图53所示：,视图中显示的是已设置好的主送单位，可以对其进行修改、删除，若要新建，单击“新建主送单位”按钮，进入新建界面，如图54所示：,输入完成后，单击“确定”按钮即可保存，若要取消新建单击“取消”按钮，则系统返回上层界面。,抄送单位“抄送单位”可以设置发文登记中需要选择的抄送单位。单击“系统设置”中的“抄送单位”，如图55所示：,视图中显示的是已设置好的抄送单位，可以对其进行修改、删除，若要新建，单击“新建抄送单位”按钮，进入新建界面，如图56所示：,输入完成后，单击“确定”按钮即可保存，若要取消新建单击“取消”按钮，则系统返回上层界面。,印发机关“印发机关”可以设置发文登记中需要选择的印发机关。单击“系统设置”中的“印发机关”，如图57所示：,视图中显示的是已经建立的印发机关名称，可以对其进行修改、删除，若要新建，单击“新建印发单位”按钮，进入新建界面，如图58：,输入完成后，单击“确定”按钮即可保存，若要取消新建单击“取消”按钮，则系统返回上层界面。,签发人信息“签发人信息”可以设置发文登记中需要选择的签发人。单击“系统设置”中的“签发人信息”，如图59所示：,视图中显示的是已经建好的签发人信息，可以对其进行修改、删除，若要新建，单击“新建签发人”按钮，进入新建界面，如图310：,输入完成后，单击“确定”按钮即可保存，若要取消新建单击“取消”按钮，则系统返回上层界面。注：在新建签发人时，一定要按照签发人的行政职务级别大小，级别高的先建。,录入人信息“录入人信息”可以设置发文登记中需要选择的录入人。单击“系统设置”中的“录入人信息”，如图511所示：,视图中显示的是已经建好的录入人信息，可以对其进行修改、删除，若要新建，单击“新建录入人”按钮，进入新建界面，如图512：,输入完成后，单击“确定”按钮即可保存，若要取消新建单击“取消”按钮，则系统返回上层界面。,单位群组“单位群组”功能模块是为了简化公文发送方依次添加公文收文单位的繁琐工作而建，管理员可以根据实际情况建立不同的单位群组，以方便操作员日常工作使用。进入青海省政府电子公文传输系统，选择“系统设置”，单击“单位群组”，如图5-13所示：,右侧视图中显示的是已经建立的单位群组名称，查看该群组的具体内容可以