医院档案管理建设过程中存在的问题及对策建议思考.docx

医院档案管理建设过程中存在的问题及对策建议思考数字化档案管理建设在现代社会发展过程中已经成为重要的发展趋势，尤其对于医院这种档案管理量大的地方来说，数字化档案管理模式的存在更有意义。相比之下，传统的档案管理模式已经不能适应现代化医院的数字化档案管理。就单从量大这一点来说，传统的档案管理在分档归类以及使用查询的过程中，就需要花费大量的时间，这样管理效率不仅会大大下降，还会给管理人员带来很大的不便。使用数字化档案管理的模式对医院的档案进行管理，不仅可以在短时间内完成分类的任务，还可以在同一时间容纳下大量的档案，为后期的检索与使用提供了很大的便利。因此，这种档案管理的方式深受各个医院的重视，并在现有的基础上建设数字化档案管理，但由于各方面因素的影响，在施行的过程中还是会出现各方面的问题。为了进一步对目前出现的问题进行研究，提升医院在数字化档案管理建设方面的水平，以下对数字化技术在医院档案管理过程进行分析，意在提供更好的解决对策，使数字化技术更好地辅助医疗事业的发展。一、医院数字化档案管理的概况（一）内涵。医院数字化档案管理的主要内容是将一些图纸、录像等资料，通过使用仪器对其进行扫描，将其转化成图片或者声音的形式，这样的方式更利于对资料的保存，这样的转化过程通常被称为数字化档案。通过使用文字识别工具以及存储技术，将转化好的文件以及图片保存在光盘中,最终实现对资料文件的管理。这种对文件进行管理的方式，可以有效提升对档案管理的效率。医院在建立数字化档案管理的同时，还会配备相应的查询系统，工作人员在后续的工作中有需要使用的部分，就可以随时在互联网的条件下进行检索和查询。当有新的资料需要录入时，也可以通过检索的方式对其进行快速分类，有效降低对资料进行管理过程中出现的错误，也可以为医疗事业的发展提供更加有利的基础。总之医院在使用数字化档案管理时，主要以数据库、计算机技术以及互联网技术为基础，用电子的方式对医院所产生的资料进行分类管理，存储以及后期的加工环节，在保障医院资料有序管理的前提下，提升医院的管理效率和发展的速度。（二）数字化档案管理的优点。L承载容量大。承载容量大是现代化数字档案管理过程中最重要的一项优势，尤其是面向医院这些群体来说，使用数字化的方式对档案进行管理可以最大限度地收纳医院所产生的资料，容纳时间跨度更长。医护工作者在对资料进行查询或者学习时，可以通过医院数字化的渠道找到尽可能全的资料，对于其学习和借鉴都有很大意义。2.使档案管理进一步细化，优化各种资源的类目。使用数字化的方式对医院的档案进行管理，可以对所管理的资料进行深度划分，使其细分的类目更加完整，在后期查询或者检索的时候有更强的目的性。在对档案进行分类的过程中，可以使用系统的优势对档案资料的类目进行明确的规划，如：可以将所需要的资料通过一类、二类、三类的方式将其进行划分，在后期查阅或者学习的过程中，通过分类对其进行搜索，减少使用者搜索的时间，为后续的使用带来了极大的便利。3.有效实现资源共享。通过使用数字化对医院的档案资料进行管理，最终可以达到资源共享的目的。对于很多传统的档案管理来说，对档案资料进行存储时不仅会浪费一定的纸质资源和空间，对于查阅者来说也会带来极大的不便。使用数字化的方式对其进行管理，将系统进行内部共享，查阅者可以直接通过移动端的方式对其进行检索，实现系统内随时随地进行学习和查阅的目的，一定程度上实现了资源共享的目的。二、医院档案管理建设过程中存在的问题（一）医院在数字化方面的基础建设不够完善。对于部分现代化医院而言，其在进行数字化建设之前没有完备的基础设施，使数字化的转变发展出现阻碍。在建立数字化之前，首先作为医院的管理者，应先对一部分硬件方面的设施加以重视，例如：加强医院范围内的网络建设、强化对档案管理程度的重要性、加强档案管理的完整程度、强化纸质档案转化电子档案的硬件配套设施、重视对相关技术的引进等一系列数字化建设所需要基础设施。目前而言，很多医院都会将发展的重心放到医学科研、对先进设备的购置以及对疾病的研究治疗等方面，缺乏对数字化档案管理建设方面的认识。因此，数字化档案管理建设常常会被忽视，医院在进行科研、诊断以及治疗时，档案资料在其中发挥着非常重要的作用，其重要程度相当于文库，随时可以为研究者提供相应的文献,解答研究过程中的一些疑难问题。但因为忽视的原因，即使数字化档案管理方面的技术不断更新和引进，也不能引起医院管理者的关注，导致医院在建设数字化管理的过程中出现基础设施不完善的现象。（二）医院档案数字化过程中，缺乏一定的管理系统。即使使用数字化的方式进行医院档案管理，也会出现对其管理系统不完善的现象。就目前部分医院而言，即使使用数字化的方式对医院的档案进行管理，但其管理的内容也只是停留在部门或者科室所需要的内容上，并没有将其规范到整个医院的层次上来，完全达不到规范化标准的要求。尽管档案管理方面的技术有所发展，但是很多数字化档案管理的检索工具仍然比较落后，这给使用者带来了极大的不便，还会延长使用过程中的时间，降低使用效率。在进行医院档案信息整理、查阅、使用的过程，需要投入的时间成本较多。作为医院，每天接触到的资料比较多，只有在保障信息技术不断更新的基础上，才能更好地适应医护工作者的要求，保障其使用过程中的效率，为其研究提供一定的基础，减少不必要的时间浪费。（三）将纸质版资料转换成电子文件的能力较弱。实现医院档案数字化的前提，主要是需要通过一定的手段将医院产生的纸质版资料转化成电子版进行存储，同时，需要有一定存储能力的软件对这些电子文件进行存储，保障存储的有效性和安全性。但是，对于现在的很多医院来说，实现这两项功能的能力较弱。首先，对于纸质转化为电子来说，部分医院进行转化的过程中，仅仅是将产生的纸质文件的内容进行录入，这是非常容易产生错误的一个环节，对后续的使用也会造成很大的不良影响。其次，医院对于文档的存储功能若没有足够安全的软件对这些信息进行存档，加上在电子版上修改内容不易看出痕迹和记录，容易使保存的文件出现安全隐患，同时也会产生某些方面的不便，影响后续安全使用的效果。（四）档案管理工作人员职业素质较低。在个别现代化医院中，安排进行档案管理的工作人员本身的职业素养是比较低的。在进行档案整理的过程中，不仅对软件和系统的操作有一定的要求，还要对相关的类型操作有一定的研究，才能使文档在管理的过程中正确分类。其中，在使用数字化对医院的档案进行管理的过程中，管理人员还要面对极为复杂的网络问题，若在使用网络的过程中出现使用不当的行为，就会遭到黑客或者病毒的入侵，给医院的档案造成很大的威胁，严重者还会出现较大的网络事故。管理人员无法对相应的计算机技术进行熟练的操作，当遇到一些问题的时候，不能及时进行处理，同样影响对档案内容的管理。三、数字化档案管理体制建设的对策（一）强化基础设施的建设，为后续的工作提供相应的设施。在进行数字化档案管理建设时，应及时提供相应的接触设施，为后续的使用、查阅以及检索提供便利的条件设施。首先，想要实现数字化档案内容的管理，先要强化网络设施,保障在进行档案管理的过程中能够实现网络通畅，避免出现误存或者多存的现象。其次，还要重视相关的信息技术发展,使用先进的技术以及软件对其进行建设，尤其是在纸质转化电子以及存储方面的硬件设施加以完善，保障后续工作的顺利开展。除此之外，在实现电子存档的过程中，还应配备档案专用的目录柜、计算机、扫描机以及打印机等，最大限度满足电子化建设的需求，为数字化管理创造良好的条件，提高档案存储能力。通过强大的网络系统将医院内部进行链接,使保存好的资料在院内实现资源共享，实现实时动态调整，提升医院档案在信息服务方面的水平。（二）建立医院档案管理系统和制度，实现资源共享。建立属于医院专有的管理系统，实现各个部分的无缝衔接，规定电子版本的格式与各部门上交文档的标准，同一档案管理的业务流程，保障档案在有效的时间内及时归档和更新。通过统一的档案上交标准，保障所收集档案的完整性和有效性，保障其可以有效地在内部实现资源共享。对于档案管理系统来说，尽可能使用医院专有的系统对档案进行管理，使用专有的存档系统，可以有效保障医院的档案资源不受侵犯,保护医院档案资源的安全性，将管理系统与共享系统进行分离，保障存储的档案不会被随意篡改以及后续使用的有效性。在选择存储系统的过程中，应尽可能选择兼容性与应用性较好的软件，保障后续在使用的过程中是流畅的，节省时间成本。规定每个部门都由专门的人员进行对接，确保档案准确无误的情况下，再进行下一步存档。（三）强化档案资料管理人员的专业素养，提升纸质版转化电子版的能力。作为医院方面，要及时对资料管理人员进行培训和调节，保障资料管理人员的工作可以保持在一定的水平。在对资料管理人员进行管理的过程中，要对其进行严格的要求，保障管理者在充分掌握关键的前提下，再进行下一步的管理工作。只有提升管理工作者的能力，才能进一步保障资料收录的安全性和有效性。除此之外，还需要提升管理者对信息技术的使用能力和使用标准，降低工作过程中出现错误的频率，在应对一些网络上的安全问题时，有足够的能力对其进行应对，避免在使用软件进行存档的过程中出现黑客或者病毒的侵入，保障档案管理的安全性。（四）强化系统内部的优化能力，保障电子文档的安全性。定期对内部存档系统进行升级和优化，若长时间不对系统进行优化和升级，系统就会老化，容易产生漏洞，给病毒和黑客的侵入制造机会。加上数字化存档的特殊性，若不对其系统进行保护，很可能使不法分子对文档的内容进行篡改,后期使用的过程中不易进行辨别。除此之外，还可以通过设置防火墙或者数字认证的方式对医院的内部系统进行强化，提升内部人员访问电子档案的步骤和内容，对已存档的内容进行定期维护和检测，避免出现数据丢失的现象。通过以上的步骤进一步强化管理人员在思想上对档案管理的重视程度。四、结语综上所述，医院的档案管理工作是非常重要的，尤其使用数字化的方式对其进行管理，有效提升了管理人员的工作效率。与此同时，在对数字化档案管理进行建设的过程中，还应强化在硬件、软件方面的设施以及管理人员的专业素养,提升对内部系统的优化能力，只有满足以上的条件和能力，才能使档案完成有序的分类，最大程度保障已存档案的安全性和有效性，使医院的档案实现真正的数字化管理，更进一步推动医院科研、治疗以及诊断方面的发展和进步。