常用公文写作讲义(新)总结.ppt

常用公文写作,办公室：读音bngngsh英文名office；办公室是处理一种特定事务的地方或提供服务的地方。办公室是一个单位对外的窗口，对内协助领导工作的部门。,中世纪的修道士是办公室的发明者,1799年拿破伦的办公室现代办公室的雏形,办公室,不管部,承上启下、协调关系联系各方、发号司令,工作枢纽调度中心,综合部,办公室（综合部）工作,1.办文：是由文书文件而产生的一切事务。,撰制公文,收发文处理,按规矩行文,2.办会：是会议、会谈、会晤的组织事务。,精心策划、组织落实,3.办事：是一切事务性工作。,无边无际、无尽无休、无时无刻,办公室（综合部）工作,办文、办会、办事的关系,(一)“办文”有时是通过“办会”解决的,(二)“办会”离不开“办文”的工作,(三)“办事”在多数情况下是通过“办文”或者“办会”体现的,办公室（综合部）的工作标准和追求：文以载道见水平，会以周全见作风，事以缜密见精神,办公室（综合部）工作,一、精确办文:,1.知识办文。学习政治理论，学习历史书籍，学习政策法规，学习规范程序,2.思考办文。把握领导思路，吸纳领导意见，学习领导讲话，完善领导意见,3.调研办文。勇于求是，实事求是,二、周全办会:,1.筹划要早。搜集撰写材料，研究会议方案，充分准备议题，仔细安排会务，做好应急预案,2.抓得要细。确保不隙一空，不虚一时，不漏一处，不拉一人,3.协调要好。明确分工，科学安排,4.速度要快。做到五勤：即“脑勤”、“眼勤”、“嘴勤”、“腿勤”、“手勤”,5.保障得力。周密、周全、周到,办公室工作,6、落实到位。文件回收，录音整理，会议纪要，音像宣传，督促落实,三、智慧办事:,原则要求：1.按政策要求办，遵规守矩，不变通、不走样；2.按工作程序办，逐级请示报告，有始有终；3.按职责权限办，不推诿、不争揽，牵头不包办，协调不干涉，有所为有所不为。,具体要求：1.立足全局善谋事。站到领导的高度，着眼发展审视,2.认真细致能干事。明明白白，雷厉风行，严谨细致，有始有终，严格有序,3.提高修养会处事。一要讲究仪表修容；二要提高语言素质，三要掌握说话技巧；四要提高心理素质；五要广泛建立关系；六要优化道德品质。,4.团结协作能成事。,5.豁达大度能容事。,6.开动脑筋总结事。,一、常用公文,公文就是公务文书。“公文”也即公务文书，对人们通常所说的公务文书这个概念，有广义和狭义两种理解。广义的公务文书是指党政机关、企事业单位及社会团体在公务活动中所用的各类文字材料。行政机关公文，即有关机构与部门正规的公文文种。又称法定公文。事务文书，即机关、单位、团体为处理工作而普遍使用的法定公文之外的文书，它又称常用文书。以上两类文书均有较强的通用性，适用于不同的社会行业或领域，所以合称通用文书。专用文书，即在不同的社会行业、专业领域或特定的场合专门应用的文书。专用文书与通用文书是相对而言的。公文是指狭义的公文而言的。狭义的公文即法定公文（机关公文），专指国务院2000年8月24日发布的国家行政机关公文处理办法列出的13类公文。,1.什么是公文?,规范的解释,国务院办公厅于一九九三年十一月修订的国家行政机关公文处理办法，其中第一章第二条明确规定：行政机关的公文（包括电报，下同），是行政机关在行政管理过程中所形成的具有法定效力和规范体式的公务文书，是传达贯彻党和国家的方针、政策，发布行政法规和规章，施行行政措施，请示和回答问题，指导、布置和商洽工作，报告情况，交流经验的重要工具。为处理公务而按规定格式制作的书面材料。关键词：具有法定效力 规 范 格 式,2、公文的特点,我们可以从下列方面把握公文这一概念：公文是“行政机关”制发的，只能在行政机关使用。行政机关属于行政的系统，因此，公文只适用于各级政府机关、企事业单位以及社会团体等。公文形成于“行政管理过程”，就决定了它的内容应当是行政管理的。而行政管理所涉及的范围又极为广泛，大到中央最高行政管理机关制定方针政策，小到一个街道居委会、一个村民小组研究某项计划。凡是处理国家、集体等行政事务的，都属于公文的内容。公文具有“法定效力”。因为公文的制发者只能是法定的机关、单位或团体，所以，公文具有法定的权威性，特别是“发布行政法规和规章，施行行政措施”，一经公布生效，便有国家宪法所赋予的行政权力，即有法定的权威来保证和强制执行，对它所涉及的所有单位和人员都具有法定的行政效力。公文具有“规范体式”。体式，指文章的样式。公文从标题到签署，从正文到各种附加标记，从文面到用纸，都有特定的要求，都必须是规范的。有些文书，如简报和调查报告之类，似乎结构并不那么固定，但总的格式还是符合公文的统一要求的。公文是行政管理的“重要工具”，强烈的政策性。,公文的特点,公文是开展机关工作的一种十分重要的手段，有时效性。公文是语言要求很高的一种写作，特点是简朴性“简”，即简约、精当、扼要；“朴”，即质朴、自然、平易。根据处理事务的需要，语言要求简明扼要，不能罗嗦繁冗；要求明确实在，不能虚美华饰。陈子展应用文作法讲话中说：“求其于事理有当而已，尚简约不尚冗长，尚朴实不尚浮华。要一词不虚设、一字不苟下”。公文的语言还要受到机关级别、权限和行文关系的制约。上行、下行和平行等文书，其用语也各有别。如专用词语（“任免”、“嘉奖”、“惩戒”等）和惯用词语（“拟请”、“承蒙”、“兹有”、“值此”、“经曲”、“悉”等），使语言显得简练、庄重公文有很强的时限性。它不仅在制作上要求一定时间写成，而且和某项工作的时间要求紧密相联，工作完成了，与之有关的文件也就失去了现实的效用，转化为档案材料。,总结公文的特点,政策性:观点鲜明、严肃郑重、充分权威,实用性：针对实际、目的明确,可靠性：真实、准确、,定向性：特定对应关系,时间性：特定时间,规范性：特有的办理程序、写作格式,3.公文的作用,规制令使：必须执行,明事通情：交流信息,参谋决策：资治辅政,宣传舆论：教育引导,商洽联络：联系协调,存储凭证：依据凭证,结论：要高度重视公文,公文是一个单位的“喉舌”、“脸面”，体现了制发机关的政策水平、业务水平、领导作风和工作作风。公文的质量同机关、基层工作效率成正比。,公文规范、得体，是对受文单位的尊重，令人肃然起敬公文低劣、粗糙，是对受文单位的轻视，令人反感、憎恶,公文的作用,4.公文的分类,1.按照制文机关的种类划分：党务、行政、司法、军事、企事业、社团,2.按照行文方向划分：上行公文、平行公文、下行公文,3.按照保密程度划分：绝密、机密、秘密、内部材料和普通公文,4.按照紧急程度划分：特提、特急、加急、平急、普通,5.按照使用范围划分：通用公文和专用公文。,6.按照规范性和颁发程序的规范程度、行政约束力的强弱划分：规范性公文和非规范性公文,4.公文的分类,规范性公文有13种：命令、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要。,常用的非规范性通用公文有：调查报告、工作计划类、工作总结类、提案、建议、说明、讲话稿、简报信息、书信类、启事类、条据类、表格类、大事记等,公司使用的正式文种有10个：决定、通知、通报、报告、请示、意见、函、批复；会议纪要、电报。,4、法定公文的分类,通用公文的文种行政系统通用公文文种主要有：条例、规定、办法，命令、决定、指示、批复、通知、通报，公告、通告，议案、请示、报告，函，会议纪要等。党的机关通用公文文种主要有：条例、规定，决议、决定、指示、批复、意见、通知、通报、公报，报告、请示，函，会议纪要等。通常命令、议案、通告、公告为行政公文特有；公报、决议、条例、规定是党的公文特有。,5.公文样式（1）,文件,文件,5.公文样式（2）,公司公文种类,文件式7类：报告、请示、意见、决定、通知、通报、批复；签报信函式5类:函、意见、通知、通报、批复；便函 普通传真电报 会议纪要,信函式与文件式公文的关系,意见通知通报批复,报告请示决定,函,区别：1.格式 2.适用范围,处理日常事务的平行文和下行文,重大事项的正式行文,错误：1.信函式便函 2.信函式函,信函式公文（5类）,文件式公文（7类）,6.公文的要素,公文用纸：A4公文眉首(首页红色反线以上)发文机关标识（平下行文，文件式、信函式）发文字号（组成=单位代字+主办部门+年份+序号）公文主体(红色反线与主题词之间)标题主送机关正文（附件）签发日期（成文日期、印发日期，位置）版记(主题词下)（组成=主题词+抄送+印制标记）,公文的要素图示,机密5年特 急,标题,发文单位,发文字号,签发人,主送单位,附件,成文日期及盖印处,附注,主题词,公文保密,机密5年特 急,公文注意事项,紧急公文 标明“特急”“急件”。电报分别标明“特急”、“加急”、“平急”。发文单位标识 使用发文单位全称或者规范化简称；公司内部联合行文，按党委、行政、工会、团委排序。发文字号 包括单位代字、年份、序号，联合发文，只标明主办单位发文字号。签发人 标注在首页发文字号的同一行右端。其中，“请示”应当在附注处注明联系人的姓名和电话。公文标题 发文单位+主要内容+公文种类。除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。,公文注意事项,电报应当有标题。主送单位 指公文的主要受理单位，抄送单位指除主送单位外需要执行或知晓公文的其他单位，应当使用全称或者规范化简称、统称。附件，应当注明附件顺序和名称。如附件页数较多不能与主件一并装订，则应在单独装订的附件首页左上角注明主件的发文字号和附件的顺序号。印章 除“会议纪要”外，都应当加盖，与发文机关标识（即文头）所示的单位名称一致。联合上报公文由主办单位加盖；联合下发的公文，发文单位都应当加盖。,公文注意事项,成文日期 以负责人签发的日期为准；联合行文以最后签发单位负责人的签发日期为准；印发时间，以文件印制的日期为准。电报以发出日期为准。附注(需要说明的其他事项)，应当加括号标注。主题词，标引顺序应当先标类别词，再标类属词，尾词标文种，最多不超过5个词。用纸 采用国际标准A4型(210mm297 mm)，左侧装订。,7.行文规则,1.行文关系根据隶属关系和职权范围确定，一般不得越级行文；,2.不以部门名义对外正式行文；,3.单位各部门之间，不相互行文；,4.部门向单位负责人请示汇报工作用“签报”;只送分管领导，不盖章，签名。,5.意见不一致，不得行文；联合行文应明确主办单位;,6.注意请示、报告的区别；,7.行文应当确有必要，注重效用。,发文的注意事项,1.公文拟出送办公室审核前，主办部门负责人应认真审核、修改、签字。2.对涉及其他部门职权范围内的事项，主办部门应当主动与有关部门协商。3.送分管领导签发前，应当由办公室进行审核。4.上行文由主要负责人或者主持工作的负责人签发；下行文或平行文，由授权人签发。5.重要公文发出后，主办部门应当及时了解、掌握办理、执行情况。6.公文正式印制前，文秘部门在编文号登记的同时应当进行复核。7.校对由拟稿人负责，确认无误并签字后方可付印。8.公文应当由发文单位的办公室统一登记、封发。9.公司普通传真电报用于处理紧急公务。,二、常用公文写作的格式要求,（一）确定文种,1.决定：对重要事项或者重大行动作出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤消下级机关不适当的决定事项。,关于组建重庆工程公司的决定xxxx：xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx,（一）确定文种,2.公告：向社会、员工群众或者行政管理相对人宣布重要事项或决定；要公布各有关方面应该遵守或者周知的事项，采用通告。,（一）确定文种,3.通知：将上级文件批转下级执行，传达要求下级机关办理和有关单位需周知或共同执行的事项；发布规章；任免和聘用干部等。,特点：1广泛性；2.指导性；3.时效性。,主要类型：1指示性通知；2批示性通知；3事项性通知；4知照性通知；5会议通知；6.任免通知,结构与写法,1.标题:完全，省略2.正文:原由+事项+要求,（一）确定文种,4.报告：向上级机关汇报工作、反映情况、提出意见或者建议，答复上级机关的询问。,关于铁路项目投标情况的报告,报告的特点：,1内容的汇报性：,2语言的陈述性：,3行文的单向性：,4成文的事后性：,5双向的沟通性：,类别及功用：1例行报告;2综合报告；3专题报告：4.备案报告,报告的格式和写法：,报告注意事项：,（一）确定文种,标题：包括事由和公文名称。上款：收文机关或主管领导人。正文：开头+主体+结尾主体结构：基本情况+主要做法+收到的效果+存在问题+工作建议。,1.情况确凿，观点鲜明，想法明确，口吻得体，不要夹带请示事项。,2.注意结语,3.呈转报告要写上“以上报告如无不妥，请批转各地参照执行。”,4.写报告容易出错的地方,（一）确定文种,5.请示：向上级机关反映并请求帮助解决困难和问题。,关于参与xx项目施工的请示,特点：一是时间性较强；二是一事一请示；三是主送一个机关；四是按隶属关系逐级请示；五是简短精练。,分类：请求指示；请求批准；请求 批转,结构：全文=标题+主送机关+正文+发文机关+日期正文=原因+内容+要求,文头注明签发人姓名。文尾注明联系人、联系方式。,请示的写法,1.选好角度，阐述原由充分；事实说话，以情动人,请求批准类请示,2.结合实际，归纳请示事项要简明；,3.表述得当，提出回复要求要恳切。,例文赏析1,市人民政府关于申请特大自然灾害救济补助费的请示省人民政府:今年我市遭受了不同程度的干旱、冷冻、风雹、洪涝、病虫害等自然灾害，特别是入汛以来发生的风雹、洪涝灾害，造成灾区部分群众房屋倒塌或者损坏，局部地区灾情十分严重，给灾区群众冬季生活造成了较大的困难。据核查，全市农作物受灾面积71736.3公顷，绝收面积10534公顷，受灾人口928193人，造成直接经济损失84105.8万元，农业直接经济损失73446.9万元。其中需要政府救济人口181600人，需要救济粮640.11万公斤，需要衣被救济21582人，需要伤病救济20897人。对这些需救济人口，县、乡两级已分类排队，登记造册，建立了冬季灾民救济台帐，并提出了切实可行的救助方案。我市对冬季救灾工作高度重视，多次安排布署，已投入救灾资金221万元用于安排冬令期间灾民的生活。但由于救灾形势十分严峻，而我市财力有限 特恳请省人民政府拨付救灾资金800万元，使我市灾区群众平稳过冬。妥否，请批示。年月日,市人民政府关于323国道至段列入省“九五”交通重点工程建设计划的请示 改革开放已来，在省委、省政府的领导下，在省交通厅和有关部门的关心支持下，我市的公路建设事业取得了较快的发展。特别是“八五”以来，公路建设发展更快，成绩更为显著。但由于原有基础太差，公路技术等级和路面等级严重偏低，很难适应“九五”期间公路运输迅速发展的需要。现在我市有省养公路62条，总里程2657.62公里，其中高速、一级公路还是空白；二级公路仅362.57公里明显低于全省水平，明显滞后于社会经济发展的客观要求。我市是全省的南大门，是内地通往沿海特区的主要通道，无论从全市还是从全省的发展要求看，公路现状都亟待改善。然而，根据“九五”全省交通发展规划，我市公路建设未列上省重点建设工程计划，只能按照投资基数包干、贷款贴息的公路改造模式搞些小的路面工程。目前尽管各级党政对修建改造公路的要求十分迫切，热情高涨，但由于地方财政十分困难，无力承担巨大的公路建设投资。仅“八五”以来，全市各县市财政因贷款贴息修路欠银行的利息已达1190.64万元，还有承担路基土石方工程、征地拆迁等应付未付的款达1403.91万元，仅此两项，使一些县市政府背上了沉重的债务，地方财政压力很大。当前，我市公路急需改造的是323国道县城至县城的59公里。该路段是我市通往福建特区的必经路段，是东部6个县市与“京九”铁路衔接的必经之路。然而由于该路段路基狭窄、线形不顺、技术等级低、交通量大等原因，致使交通拥挤，车辆阻塞现象日益严重，给我市的对外形象和经济发展带来不利影响。针对上述路段的实际情况，省市交通、公路部门已按二级公路标准进行勘查设计，工程造价共需要8600多万元。由于上述改造所需费用巨大，、两县根本无法承担交通厅补助后尚缺口的5000多万元改造经费 为此，请省政府针对我市公路建设改造所存在的实际困难，将323国道至段列入省“九五”交通重点工程计划，按照重点工程实行预算包干的模式进行改建。专此请示，盼予批复。年月日,例文赏析2,报告与请示比较,相同点：两者都属上行文。为督促各级领导干部认真履行职责，对行文负全责，上报的报告、请示首页须注明签发人。通常情况下，报告和请示的标题可省略发文机关。,不同点：性质和行文目的不同；报告不用答复，请示要求答复。上级机关处理原则不同；请示不管同意与否都要批复。篇幅容量不同；行文时间不同。请示必须事前行文，不得先斩后奏。,请示,路要一步一步走请示一件一件做,只有请示能让上级表态,只有老大才能叫上级表态,一定要留下联系方式,请示注意事项,适用请示,联系人,2011,语焉不详，文种不当,不规范,确定文种,6.批复：答复下级机关的请求事项。,关于同意五公司增加绩效工资的批复,先有下级请示，才有上级的批复。,结构：标题+主送单位+正文+结尾+发文机关,批复态度：完全同意、部分同 意、完全不同意,结尾：特此批复。,（一）确定文种,7.意见：对某项重要工作或者某个重要问题提出见解和处理办法。,关于实施新劳动合同法的意见,下行文：重大问题提出指导性意见（工作部署）常见“实施性意见”,上行文：对重大问题提出建议，请求批转执行,平行文：单位之间沟通意见、提出建议，,（一）确定文种,8.函：不相隶属机关之间，商洽问题、询问或答复问题，或者向有关主管部门请求批准等。,关于改善x项目施工环境的函,函的类别：,根据主动与被动分：发(去、问)函+复函,根据形式和规格分：公函+便函,1.联系函2.告知函3.请批函,注意事项：,1.一函一事；2.语言得体；3.注重时效,（一）确定文种,9.会议纪要：明确通过会议形式决定的事项、记录会议精神。,格式：会议概况+会议精神和议定事项,写作方法：（一）集中概述法（二）分项叙述法（三）发言提要法,（一）确定文种,10.命令：公布行政法规和规章；宣布施行重大强制性行政措施,（二）规范写作,1.主题规范：,2.使用材料规范：,3.文章格式规范：,4.文字表述规范：,主题鲜明突出，一文一事,真实典型,典型有力,标题：发文机关+事由+文种,主送机关：只写受文机关；只能写一个主送机关；用统称或者规范简称；逐级行文,正文：逻辑层次清楚有序，说理简洁准确并力求深刻，用语符合规范结尾：不同文种的要求,简明、准确、朴实、得体、通俗、易懂,陈述性、写实性,规范写作（2）,6.数字、计量单位等使用规范:公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，一般使用阿拉伯数字,5.标点、层次、引文使用规范：a.转发上级或下级文件时，标题一般不用标点符号;不要过多出现“通知”两个字;b.引用公文应当先引标题，后引发文字号;c.结构层次序数，第一层为“一、”，第二层为“(一)”，第三层为“1.”，第四层为“(1)”,规范写作（3）,7.印制规范：a.格式:红头文件和白头文件,红头适用于请示、报告、意见、通知、文件。白头适用于讲话稿、汇报材料等。调查报告、工作方 案等既可红头，也可白头。红头文件拟文单位、成文时间等落款在结尾处，白头文件一般把拟文单位、成文时间放在标题下。,b.签发:重要文件，尤其请示、报告，必须一把手签发c.印鉴:盖在单位落款和成文时间之间d.成文时间:领导签发的时间,常用规范性公文(补充),工作计划类：具备目标、措施、步骤三要素。两种格式：一是文字表述式，一是图表式,工作总结类：分类：综合性总结、专题性总结、个人总结 写作关键和重点：实践性、经验性、自述性、理论性 文章结构：基本情况+成绩收获+经验教训+存在问题和努力方向。行文要求,计划、规划、方案、要点,首先，要有素材。,其次，谋篇布局。,第三，注意技巧。,凤头、猪肚、豹尾,高度+角度+尺度,常用非规范性公文,讲话稿：主要有工作报告、会议讲话、汇报材料、传达提纲、述职报告等。主体内容和基本要求：中心突出、议题集中、政策清楚、任务明确工作报告比较正规，用语庄重，一般不用口语化语言，一般不允许脱稿临场发挥。会议讲话用语要力求生动，体现领导个人风格。,汇报材料和传达提纲：汇报材料事实准确、重点突出、要有事例和数据；传达提纲要综合主要的、有代表性的体现会议精神的东西，要有侧重。,礼仪讲话：一是简短精炼；二是富有感情；三是力求文采斐然,首先，了解情况,其次，清楚形势,第三，站位准确,存在问题：一是高度不够。二是不切实际。三是提练归纳。四是语言风格。,传达提纲一要抽取精髓；二要有所侧重；三要结合实际。,项目汇报材料1.项目概况2.机构人员情况3.工程进展情况4.安全质量情况5.专项情况（关注）6.存在问题,常用非规范性公文,调研报告：,对某一情况、某一事件、某一经验或问题，进行客观的调 查了解，对相关情况、材料进行“去粗取精、去伪存真、由此及彼、由表及里”的分析，揭示出本质，寻找出规律，总结出经验。,实事求是反映和分析客观事实,核心,调研报告的分类及写法,1.反映基本情况的调研报告,主要用于反映某一事物的基本面貌。偏重于反映客观情况，分析研究成分少。基本概况+主要成绩+存在问题,2.总结典型经验的调研报告,对先进典型进行深入调研后，提练出成功的经验和有效措施，指导和推动面上的工作。,标题反映主题,前言概述成绩、提示经验,调研报告赏析,中铁四局改革发展情况调研报告一、调研的基本情况和初步结论二、中铁四局近年来改革发展情况的基本评价企业规模持续扩张。经济效益稳步增长。2009年底，盈余现金保障倍数达到9.3。多元经营稳步发展。海外经营逐步扩大。竞争实力全面增强。发展基础不断巩固。政治优势充分发挥。和谐建设全面推进。结论：具备中国中铁标杆企业基本条件。三、中铁四局改革发展的主要经验（一）坚持“做强主业、相关多元”的理性发展思路（二）构建“制度健全、落实到位”的有效管控体系（三）创新“效益为先、全程控制”的精细运作模式（四）强化“执行有力、奖罚分明”的刚性管理方式（五）培育“融入中心、和谐共建”的特色企业文化（六）打造“开拓进取、真抓实干”的优秀领导团队结论：归纳全文，总结主旨。,主体部分：充分展开，不仅有具体做法，而且有切身体会；不仅有感性认识，而且上升到理性认识。,总之，总结和推广中铁四局近年来改革发展的主要经验，对于企业在新的发展起点上，全面实施“推动两大转变、实现二次创业”的“十二五”战略发展规划，进一步做大做强做优企业具有重要意义。可以推动全公司进一步树立理性发展、和谐发展、全面发展的理念，转变发展方式、创新发展模式、拓展发展领域、优化发展环境；进一步加强以工程项目为重点的企业基础管理，推进精细化管理，全面提高企业发展质量和经营效益唤徊郊忧亢透慕辰枷胝喂鳎罨“创先争优”活动，推进企业文化建设，为企业发展提供坚强的政治、组织和文化保证。,调研报告的分类与写法,3.反映新生事物的调研报告,用于评价新生事物。说明新生事物的产生背景，发展过程，性质、特点，弱点和不足。,4.揭露问题的调研报告,5.考察历史事实的调研报告,6.研究探讨性的调研报告,信息写作,分类：动态类：一是上级重要决策部署、重要会议的贯彻落实情况；二是对重大决策执行效果的反馈；三是上级领导关注的重点工作情况；四是反映本单位突出的热点、难点问题；五是一些重点项目的工程进展情况；六是本单位重大的工作动态、发生的重大事件和重要的社情民意。综合类：一是报告类，二是反馈类，三是问题建议类，四是经验成效类，五是调研类,三、如何提高文字材料写作水平,如何提高文字材料写作水平,一、要善于积累和运用资料,“不管鸟的翅膀怎么完善，它任何时候也不可能不依赖空气飞向天空。事实和资料就是我们的空气，没有它，你任何时候也不可能起飞；没有它，你的理论就是无用的挣扎.”巴甫洛夫,一是要认真学习资料。,二是要精心选择资料。,三是要用活用好资料。,如何提高文字材料写作水平,一、要善于积累和运用资料,二、要切实领会和把握领导意图,一是积极扩展领导意图。,二是善于挖掘领导意图。,三是努力完善领导意图。,四是及时捕捉领导意图。,主动询问领导批示批评表扬讲话材料,如何提高文字材料写作水平,一、要善于积累和运用资料,二、要切实领会和把握领导意图,三、要努力体现和增强文字材料的思想性,一是针对性。,二是要有概括性。,三是要有深刻性。,四是要有独创性。,五是要有说理性。,思想是一切文字材料的骨干和核心,四、公文的常见问题,公文运转存在的问题,程序倒流,体外循环,多头直送,公司现行公文处理办法,现行的办法有：1.中铁二局党政公文处理办法（司办201144号）2.关于规范公文发文代字的通知(办秘201144号)3.关于印发中铁二局公文主题词表的通知(办秘201144号),关于印发中铁二局报送公文评价办法等6个文件的通知,于2011年发布,公文中的常见问题公文种类,格式选择。能以便函解决的问题，不发正式文件；能以信函式公文解决的，不以文件式公文行文。部门向领导请示、报告用签报(签报不盖章，由部门负责人亲笔签署姓名)。注意请示与报告、决定与通报、通知与通报等文件使用的区别。,公文中的常见问题公文种类,关于2007年人民武装部工作情况的函(平行文),问题：上行文格式、文种适用,案例分析,公文中的常见问题公文种类,关于广佛地铁夏南车辆段等工程投标文件盖章的请示(上行文、文件式公),问题：平行文格式、文种适用、标题冗长,案例分析,公文中的常见问题公文眉首,紧急程度、期限、密级程度等发文单位标识（公文“红头”）发文代字=单位代字+年份+序号；司办（函）20081号；集司社 20082号股司办 20081号；四司办 20081号联合发文，只标明主办单位发文字号。签发人,公文中的常见问题公文眉首,上空一格,三司工,关于广州猎德大桥支顶系统施工方案的请示,全称以示尊重,案例分析,公文中的常见问题公文的标题,公文标题=发文机关+关于+事由+文种在文件式公文中标题=发文机关+关于+事由+文种在信函式公文中，标题=关于+事由+文种,公文中的常见问题公文标题,一般不用标点符号少用介词转发文件的问题把紧急程度标在公文标题中请示报告中的用词重复,公文中的常见问题公文标题拟写练习,关于更换项目经理、总工程师的函关于更换项目经理和总工程师的函关于对南宁大桥施工方案的批复关于南宁大桥施工方案的批复关于二一0年集团公司财会人员计算机等级鉴定结果的通报关于2010年集团公司财会人员计算机等级鉴定结果的通知关于请求拨付工程款的紧急报告关于拨付工程款的请示(首页右上角第二行顶格处“特急”或“急件”)关于转发中铁二局集团有限公司关于印发的通知的通知关于转发集团公司员工薪酬管理办法的通知,公文中的常见问题公文标题,案例分析,公文中的常见问题公文主送机关,原则：逐级行文；用全称或规范简称；不得直接送给领导者个人。,上空一格,关于眉山象耳和峨嵋双福基地维修重建的请示,全称,空一字,公文中的常见问题公文主送机关,案例分析,公文中的常见问题公文正文,情况属实观点鲜明结构严谨文字精炼格式规范,公文中的常见问题公文正文,1.引用公文 先引标题，再引发文字号，发文字号用“（）”标注“()”，年份用“”，而不是“”2.数字使用(一般采用阿拉伯数字)使用汉字的情况：成文日期，部分结构层次序数，定型的词、词组、惯用语、缩略语、具有修饰色彩语句中作为词素的数字3.结构层次序数 一、（一）1.（1）两层“一、1”，一层“一”、“1”中任选一个。,公文中的常见问题公文正文,4.数字序号用“1”，不用“1、”。5.尽量不出现文夹图或文夹表，表和图一般作为附件。6.内部单位间称呼对方宜用“你办”、“你部”或规范化简称，不“贵办”、“贵部”等。7.除公文标题外，正文中原则上不加黑。8.国家法定计量单位。如“t”用吨，“m3”用“立方米”，“J(kgK)”、“焦耳每千克开尔文”。9.非规范化简称，先用全称后注明简称。外文名称，在第一次出现时注明准确的中文译名。,公文中的常见问题公文正文,根据股司人200163号中铁二局股份有限公司关于成立重庆轻轨工程项目经理部的通知，从即日起，启用 特此通知。（此页无正文）问题：引用的顺序，画蛇添足的部份 根据中铁二局股份有限公司关于成立重庆轻轨工程项目经理部的通知（股司人200163号），从即日起，启用。,案例分析,公文中的常见问题公文正文,X公司20几家单位共3000余人次参与了在汶川、绵竹等地的抗震救灾。他们中，有的同志一干就是七、八天，轻伤不下火线，问题：数字体例不一致，概数、定型词组用汉字，例：九三学社、五五普法、第三季度。约数“几”跟“多”、“余”、“左右”、“上下”、“约”等不同修改：X公司二十几家单位共三千余人次参与了在汶川、绵竹等地的抗震救灾。他们中，有的同志一干就是七八天，轻伤不下火，,出版物上数学用法的规定,案例分析,公文中的常见问题公文正文,中铁二局股份有限公司XX分公司在闽中标路外工程任务分配实施细则 各施工单位：为加强在闽工程施工管理，积极调动全面经营，共同树誉福建，经XX分公司研究决定，制定了在闽中标路外工程任务分配实施细则，现发送各单位。附件：在闽中标路外工程任务分配实施细则 二00一年六月二日,标题成分残缺，标点，正文表述，附件处理，成文日期,案例分析,公文中的常见问题公文正文,平方米,“约”,案例分析,格式错误。序号错误。附件名与附件（实物）名不相符。将转发文件、印发办法等标为附件。,公文中的常见问题公文附件,此处未做“附件：”标识,“附件一”应为“附件1”，且标识位置应为本页第一行顶格,公文中的常见问题公文附件,案例分析,正文中附件名与附件（实物）名称不一致,附件名应在“附件：”后直接书写,公文中的常见问题公文附件,案例分析,1.各附件名应有数字序号2.各附件名后不应有标点符号3.“附件：”标识和排版均有错误,公文中的常见问题公文附件,案例分析,成文日期使用汉字（党机关文件成文日期不用汉字）。成文日期右空4字，印章上缘距正文1行空白。印章端正、居中，印章上弧距正文24mm。下套压日期；中套方式。加盖两个印章时，成文日期拉开，左右各空7字；两章压成文日期，互不相交或相切，相距不超过3mm；3个以上印章，防止空白章，标注发文机关（简称）。,公文中的常见问题日期与用印,正确排版应为日期距正文下空三行，用印后，印章上弧距正文约2mm-4mm,日期排版还应为右空4字,公文中的常见问题日期与用印,案例分析,当用两个印章的时候，正确的用印章应为,公文中的常见问题日期与用印,案例分析,公文中的常见问题日期与用印,正确用印,主题词=类别词+类属词+文种。用于揭示公文内容，便于公文检索查询。能体现公文的主旨和归属类别。通常3个以上，不超过5个词；类别词可作类属词用，类属词可搭配使用；从主题词表中选择，不得生造。词目之间空1字；,公文中的常见问题主题词,公文中的常见问题主题词,案例分析,抄送机关先外后内、先上后下内部机关按照一定序列排序；格式、标点要规范；,公文中的常见问题抄送机关,“股份公司工程部，计调科”有歧义。应写为“股份公司工程部,公司计调科”或“股份公司工程部”。,公文中的常见问题抄送机关,案例分析,发文程序包括：起草、核稿、会签、签发、文印、执行、归档等环节,公文中的常见问题发文程序,起草前，准确掌握相关政策规定，准确吃透上级精神，准确领会领导意图。公文的内容要求。指导思想、原则、目的要明确；政策要交待清楚；提出的措施要具体，有可操作性，有明确的执行要求；时间、地点、单位、人员、数字等要准确。文字要简洁，表达要准确；标题、文种、主送单位、抄送单位等公文体式上的要素要完备。,公文中的常见问题发文起草,（秘书）核稿要做到：是否应该发文；是否符合查政策规定。是否需要会签。是否符合领导意图和会议决议。措施能否落实。文字是否简明扼要、准确，有无错别字。文种、主送机关、抄送机关等公文要素是否准确、完整。,公文中的常见问题发文核稿,会签即意味着责任。公文内容与方针政策、上级规定、公司以往规定有无矛盾之处。公文规定的政策界限有无不清楚、不便操作的情况。,公文中的常见问题发文会签,由拟稿人校对；拟稿人不在时，应由对公文内容比较熟悉的员工校对公文。公文校对时，必须对照原稿（包括公文处理签），认真、仔细地校对公文的每一项内容，如发文字号、标题、主题词不达意等，特别要注意公文中的数字、人名等。,公文中的常见问题发文校对,收文流程：登记、拟办、批办、承办（传阅）、催办、办结、归档等6个环节。,公文中的常见问题收文程序,程序倒流（如先签发，后核稿会签）体外循环(直接送达领导，横传)多头直送催办不力文件拖延（尤其在自动办公系统中）,公文中的常见问题公文流转,会议的组织与会务工作,一、办会的总体要求,1.筹划要早。搜集撰写材料，研究会议方案，充分准备议题，仔细安排会务，做好应急预案2.抓得要细。确保不隙一空，不虚一时，不漏一处，不拉一人,3.协调要好。明确分工，科学安排,4.速度要快。做到五勤：即“脑勤”、“眼勤”、“嘴勤”、“腿勤”、“手勤”,5.保障得力。周密、周全、周到,6、落实到位。文件回收，录音整理，会议纪要，音像宣传，督促落实,二、会议的策划与组织,1、会议策划：根据工作或事件、或领导的要求对会议进行策划，包括时间、地点、规模、内容、参会人员、会议主持等2、会议组织：根据会议的策划确定会议的议程，准备会议的文件资料，包括会议通知、议程、主持词、领导讲话稿、会议的文件资料以及会议总结讲话稿、会议纪要等,三、会务工作,1、会议通知2、会场的布置主席台,会议位次注意事项：主席台必须排座次、放名签，以便领导对号入座，避免上台之后互相谦让。几个单位的领导人同时上主席台，通常按机关排列次序排列。可灵活掌握，不生搬硬套。对一些德高望重的老同志，可适当往前排，而对一些较年轻的领导同志，可适当往后排。对邀请的上级单位或兄弟单位的来宾，不一定非得按职务高低来排，通常掌握的原则是：上级单位或同级单位的来宾，其实际职务略低于主人一方领导的，可安排在几主席台适当位置就座。,上主席台的领导同志能否届时出席会议，在开会前务必逐一落实。领导同志到会场后，要安排在休息室稍候，再逐一核实，并告之上台后所坐方位。如主席台人数很多，还应准备座位图。如有临时变化，应及时调整座次、名签，防止主席台上出现名签差错或领导空缺。要注意认真填写名签，谨防出现错别字。,主席台座次排列：依台上人的左右，与台下观众看到的相反 领导为单数时，主要领导居中，2号领导在1号领导左手位置，3号领导在1号领导右手位置；领导为偶数时，1、2号领导同时居中，2号领导依然在1号领导左手位置，3号领导依然在1号领导右手位置。,主席台布置,长条桌,客方或领导 4 2 1 3 5 4 2 1 3 5 主方或一般人员-门-,参会人员座次以职务高的在前，职务低的在后；职务高的在中间，职务低的两边的次序进行排列布置发言席或报告席的位置会标音响设备投影设备名签制作与摆放的位置茶杯、矿泉水摆放的位置工作人员席,3、会务人员的安排4、会务手册与报道或签到5、会议住宿6、会议用餐7、会议车辆安排8、会议安保工作9、会议的协调10、会议的预案,四、会议的宣传,1、会场的宣传标语、展板和摄影摄像等2、会议的宣传会议报道、会议精神的宣贯,谢谢！,任何地方的世界都精彩,