常用公文写作-(印刷版).ppt

文昌供电局公文知识讲座,常用公文写作,海南电力学校(培训中心)陈新2010年12月3日,文昌供电局公文知识讲座,课程内容:一、公文定义二、公文种类三、公文分类四、公文格式五、公文写作六、公文行文规则常见的问题,文昌供电局公文知识讲座,一、公文定义 公文是党政机关、人民团体和企事业单位在实施管理、处理公务过程中形成的具有特定或法定效力和规范体式的文书，是传达贯彻党和国家方针政策，指导、布置和商洽工作，请示和答复问题，沟通信息，交流经验和记录情况的重要工具。,文昌供电局公文知识讲座,公文行文原则:确有必要，注重效用,文昌供电局公文知识讲座,二、公文种类,文昌供电局公文知识讲座,公文种类,文昌供电局公文知识讲座,公文种类,文昌供电局公文知识讲座,三、公文分类,（一）行文关系和行文方向,1.上行文：2.下行文：3.平行文：,文昌供电局公文知识讲座,（二）秘密等级分类,1.绝密公文：2.机密公文：3.秘密公文：,文昌供电局公文知识讲座,（三）紧急程度 按照紧急程度，可将公文分为普通公文和紧急公文。紧急程度是根据机关公文发送和处理的时间要求而定的，紧急公文又可分为急件、特急件两种。,文昌供电局公文知识讲座,四、公文格式,(一)公文一般由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送机关、印发机关和印发日期等部分组成。,文昌供电局公文知识讲座,文昌供电局公文知识讲座,(二)公文格式说明,红色反线,版心:156mm 225mm,1.版面,文昌供电局公文知识讲座,2.排版与装订,左边装订，上、下边缘8mm处各订一钉，钉距纸张左边缘3mm5mm,发文字号：发文机关标识下空2行，用3号仿宋体字，居中排布，年份用“括入。序号不编虚位。,标题：红线下空2行，用2好宋体字加黑。,主送机关：标题下空1行，左侧顶格，3号仿宋体字，全角冒号。,正文：用3号仿宋体字。但倍行距，每页22行，每行27个字。数字、年份不能回行。,正文的一级标题，3号加黑宋体字。,文昌供电局公文知识讲座,正文中二、三级标题表示,附件：正文下空1行，左空2字，3号仿宋体字，两个或两个以上用序号标明，附件名称后面不加标点。,成文机关：单一机关制发的公文落款处不署发文机关名称，只标识成文日期。日期一般用插入方式，在文档中。,版记：1、主题词3号黑体。2、词目3号宋体加黑。3、抄送空1字。3号仿宋。4、印发机关和印发日期3号仿宋。,文昌供电局公文知识讲座,页码：采用插入方式,文昌供电局公文知识讲座,3.其他相关说明,（1）上行文（请示、报告）应当注明签发人、会签人姓名；“请示”应当在附注处注明联系人（具体承办人）姓名和电话。,附注写在成文日期下一行。,文昌供电局公文知识讲座,（2）公文标题应当准确地概括公文的主要内容并标明公文种类，一般应当标明发文机关。公文标题中除法规、规章名称加书名外，一般不用标点符号。,文昌供电局公文知识讲座,（3）当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时应当采取调整行距、字距的措施加以解决，务必使印章与正文同处一面，不得采取标识“此页无正文”的方法解决。,（4）成文日期以负责人签发的日期为准。,文昌供电局公文知识讲座,（5）主题词按照国务院公文主题词表的要求标注。标引顺序是先类别词、再标类属词。在标类属词时，先标反映公文内容的词，最后标反映公文种类的词，一份公文的主题词，除类别词外，最多不超过5个词目。,类别词,类属词,公文种类,文昌供电局公文知识讲座,（6）公文中的人名、地名、数字、引文一定要准确。引用公文应当先引标题，后引发文字号。如：根据海南电网公司关于开展2008年度五项目标责任制考核工作的通知（海南电网企2008855号）。（7）公文中的数字，除成文日期外，应采用阿拉伯数字。比如：正文中年月，应用2008年3月，而非二OO八年三月；增长30%，而非百分之三十等。,文昌供电局公文知识讲座,（8）一般常用公文如“规划”、“计划”、“总结”、“讲话”、“方案”等，以及法规类公文如“办法”、“细则”、“规定”等，均不可直接等同于法定公文行文，即不得赋予其以法定公文的固定格式，不得冠上法定公文的版头，以人们通常所说的“红头文件”形式印发。但可作为“附件”行文。,文昌供电局公文知识讲座,海南电网公司文件 海南电网200602号 海南电网公司关于转发我省电力体制改革方案的通知 各供电公司、直属各单位：现将省发改厅制定的我省电力体制改革方案转发给你们，请认真执行。Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx。,xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx。附件：省发改厅关于我省电力体制 改革方案 2006年3月10日 主题词：转发 电力 改革 方案 通知 抄报：公司领导 抄送：本部各部门 海南电网公司总经理工作部2006年平3月11日印发,(三)案例分析,文昌供电局公文知识讲座,五、公文写作的规范格式 1.标题（1）完全式标题：发文机关事由文种 海南电网公司关于深化机关改革方案的请示（2）灵活式标题：事由文种 关于进一步精简会议严肃会风的通知,文昌供电局公文知识讲座,2.主送机关 主送机关指公文的主要受理机关，应当使用全称或者规范化简称、统称。3.正文（1）开头或者说明原由：比如依据什么情况，因为什么原因、由于什么事件等；常用“目前”、“根据”、“鉴（由）于”等开启；或者交代目的：常用“为了”等；或者揭示意义。,文昌供电局公文知识讲座,（2）主体 有时又称为事项，是公文的核心部分。公文序码顺序共四层。如 第一层次：一、二、三、四，等等；第二层次：（一）、（二）、（三）、（四）等 第三层次：1.、2.、3.、4.，等等；第四层次：（1）、（2）、（3）、（4），等。,文昌供电局公文知识讲座,（3）结尾：有两种写法 一是提出措施和要求，或者发出号召和希望，或者加以强调，或者提出请求；二是使用专用语如：“请予批准（审议、批示、批复、批转执行、遵照执行）”、“特此通知（通告、公告）”、“现予以发布（颁布）”等。,文昌供电局公文知识讲座,4.附件 附件是随正件一并发出的其它文件或材料。常见的有两类:一是对正文补充说明的参考资料，如照片、图表、统计表、其它文字材料等；二是专门为上级机关报送或者向下级机关批复的附件。,文昌供电局公文知识讲座,5.生效标识 成文时间是公文形成与生效的时间标志。单一机关制发的公文在落款处不署发文机关名称，只标识成文时间。,文昌供电局公文知识讲座,六、常用公文基本写作方法（一）请示（向上级机关请求指示、批准）1.标题2.主送机关3.正文（1）开头-写明请示起因。说理要充分，缘由是请求指示和批准事项的依据，要事实清楚，把叙事和说理相结合，让人一看就觉得这个事得批。,文昌供电局公文知识讲座,（2）主体-写明请示事项。请示事项要具体明确，主体内容要清楚，不能含含糊糊，模棱两可。（3）结尾-常用结语“妥否，请批示”等；4.落款-发文机关印章和成文时间。,文昌供电局公文知识讲座,5.请示写作的要求（1）请示应一文一事。一个文件只能请示一件事；（2）不要超级请示；（3）不能多头主送；（4）请示一般不要抄送下级单位。事情未有定论，下级不宜过早知道；（5）除领导亲自交办的事项外，请示不应主送领导者个人；（6）属本单位职权范围惟内的事项不必请示，有关政策、规定允许的事项不必请示。,文昌供电局公文知识讲座,（二）报告（向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问）1.标题：发文机关+文种组成2.主送机关3.正文：（1）开头-一般是依据或提要、或背景、或基本情况或缘由。过渡句为“现将有关情况报告如下”或“为此提出如下意见”。,文昌供电局公文知识讲座,（2）主体-叙述报告主体的具体内容。A）是思路清晰，主题明确；B）是重点突出，点面结合；C）是情况与分析结合，观点与材料相统 一，保持论点与论据的一致。（3）结尾-呈报性“如有不妥，请指示”、“特此报告”；呈转性“如无不妥，请转发执行”。4、落款-发文机关印章和成文时间。,文昌供电局公文知识讲座,5.报告写作的要求（1）严格区分请示与报告的异同。共同点：都是上行文；不同点：请示需要批复，报告不需要批复；（2）报告中不得夹带请示事项.,文昌供电局公文知识讲座,（三）会议纪要（记载、传达会议情况和议定事项）格式：（1）以文件形式印发，格式与文件相同，需加盖印章。（2）以“某某会议纪要”专有名称为文头的，可不盖印章，需打印签发人姓名。一般在单位内部使用较多。1.标题：2.时间：会议通过的时间或领导人签发的时间。3、正文：开头-概括会议情况。主体-指会议纪要内容，即会议主要精神。主要概括会议进程、决议和任务。结尾-一般正文写完，自然结束。,文昌供电局公文知识讲座,4.会议纪要写作的要求（1）紧扣中心主题；（2）抓住基本观点；（3）语言简明扼要。,文昌供电局公文知识讲座,（四）计划 1.计划的概念 计划是为了实现一定时期的目标决策而制订出综合和阶段的任务及其实施方法、步骤和措施的通用性的行政文书。2.计划的分类（1）按内容分，有综合性计划、单项计划；（2）按功能分，有生产计划、营销计划、基建计划、工作计划、学习计划等；,文昌供电局公文知识讲座,（3）按范围分，有国家计划、部门计划、单位计划等；（4）按时间分，有年度计划、季度计划、月度计划等；（5）按表达方式分，有图表计划、文字计划等；（6）按作用分，有指令性计划、指导性计划。,文昌供电局公文知识讲座,3.计划的规范体式 一是条文叙述式；二是图表表达式；三是图表加条文式。,文昌供电局公文知识讲座,4.计划的写作要求（1）从实际出发；（2）走群众路线；（3）明确的目标，有力的措施；（4）较强的预见性。,文昌供电局公文知识讲座,（五）工作总结 1.总结的概念 总结是人们对前一段工作或一项活动，进行全面、系统的回顾、分析研究，从中找出经验教训，引出规律性认识，明确今后实践方向而写成的行政文书。2.总结的分类 一是全面总结；二是专题总结；三是个人总结。,文昌供电局公文知识讲座,3.总结的规范体式（1）标题：一般由单位名称、时间、事由、文种组成。（2）导语：概述基本情况；概述基本经验；点明中心思想、主要成就或问题等。前言要求紧扣中心，简洁精练，有吸引力。（3）正文：这是总结的主要内容。一般要写明以下几个问题：工作情况、经验与体会、问题与教训、今后打算与努力方向。,文昌供电局公文知识讲座,4.总结的写作要求（1）提高认识，端正态度；（2）找出规律，揭示本质；（3）主次分明，重点突出；（4）有理有据，实事求是；（5）写出特色，写出新意；（6）条理清晰，结构严谨。,文昌供电局公文知识讲座,（六）通知（适用于发布制度、规定；批转所属单位的公文，转发上级和不相隶属单位的公文；要求办理和需要有关单位周知或共同执行的事项；任免和聘用干部。）原由:说明依据、目的和意义。事项:把布置的工作或需要周知的内容分条列项地阐述清楚。一般包括讲清目的、要求、措施、办法等。主要的重要的事项写在前面，重轻有序。有的事项性通知还有结语，常用“特此通知”、“请遵照（研究、参照）执行”等。,文昌供电局公文知识讲座,例如：会议通知 是事项性通知的一种，其正文包括原由、事项和结束语。原由:说明召开会议的目的和意义事项:一般包括会议名称、会议时间、会议地点、会议内容、参加人员、报到时间和地点、需做什么准备等。结束语:通常用“特此通知”。,文昌供电局公文知识讲座,通知的写法注意事项：1.关于标题.：转发上级机关、平级机关或不相隶属机关的公文，应该用“转发”；转发下级机关的公文时，应该用“批转”。2.当被转的公文是通知时，只须保留一个“通知”，其他的“通知”一律去掉。这类标题的公式是:（发文机关）转发+（始发机关）原通知标题。这种标题省略了文种以避免出现“的通知的通知”的现象。如：*公司关于转发财政部（关于*年*工作有关问题的通知）的通知改为*公司转发财政部关于*年*工作有关问题的通知。,文昌供电局公文知识讲座,通知的写法注意事项：3.如果是多层转发的公文，可以省去中间过渡的机关，直接转始发文机关及其原通知标题，在正文中说明转发情况。,文昌供电局公文知识讲座,（七）函（适用于不相隶属单位之间的商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项等。）函的写法：1.商洽工作要用商量的口气，要尊重对方，态度诚恳、温和，对级别低的不可盛气凌人，居高临下，对级别高的也不必过谦。2.缘由要写充分，事项要写清楚，宜直述，忌铺陈；宜简明，忌繁琐；宜集中笔力，忌旁征博引。3.请求批准，应用“拟”字，不要写成请示、报告的口气，一般最后写“请予审批”或“请函复”,文昌供电局公文知识讲座,“便函”的形式:这是一种例行公事、不需要长期保存的公函的变通形式，它在格式上与正规文件的函是不同的，它的文种既可以是函，也可以是其它文种。两者的区别，一个是文件的函；一个是格式的函。,文昌供电局公文知识讲座,七、公文行文规则常见问题 1.越级请示（指下级单位越过直属上级单位直接报送请示的情况。）2.越权行文（指公文内容超越本单位（部门）职能范围，或者应当协商会签而未协商会签，或经协商未达成一致意见，即自行对外行文情况。）3.党政不分（指党政机关互发指导性、约束性文件、或党政文件在格式上混用的情况。）4.多头请示（指就同一事项，同时或分别向多个单位（部门）请示。5.一文多事（指一件请示中有多个主旨的情况）,文昌供电局公文知识讲座,七、公文行文规则常见问题 6.向领导同志个人报文 7.报告夹带请示事项 8.协商会签不到位 9.主旨不明（指公文主旨表达不符合单一、鲜明、确切的要求）10.层次不清（如：反映“基本情况”部分中含有需解决问题的建议）11.逻辑混乱（语序失当、前后矛盾、概念不清）,文昌供电局公文知识讲座,七、公文行文规则常见问题 12.语言文字欠推敲（语法不当、用词不准、指代不清）13.时间表述含糊。14.数字（数量）表达不规范 15.标点符号不规范.16.标题拟写不规范 17.引文不规范,文昌供电局公文知识讲座,七、公文行文规则常见问题 18.清稿、校对和错字、漏字等问题 19.是对公文拟搞者的 最基本要求，必须认真负责，增强责任意识。20.党政公文印制板式混乱 21.发文字号不规范 22.密级标注不准确 23.公文附件不规范 24.成文日期标注不正确 25.签发人标注不规范 26.联合发文用印不规范 27.出现“空白印章”隐患,文昌供电局公文知识讲座,公文写作测试,文昌供电局公文知识讲座,总结：,文昌供电局公文知识讲座,谢谢大家！,