第三章办公室礼仪.ppt
办公室礼仪,“事君数，斯辱矣，朋友数，斯疏矣”论语意思是：如果你有事没事总是跟在国君（领导）旁边，虽然表示亲近，但离自己招羞辱就不远了；你有事没事总是跟在朋友身边，虽然看起来亲密，但离你们疏远也就不远了。,有一个哲学寓言，名叫豪猪的哲学,有一群豪猪，身上长满尖利的刺，大家挤在一起取暖过冬。,他们老是不知道大家应该保持一种什么样的距离才最好，离得稍微远些，互相借不到热气，于是就往一起凑凑,一旦凑近了，尖利的刺就彼此扎着身体了，就又开始疏离；离得远了，大家又觉得寒冷,经过多次磨合以后豪猪们才终于找到了一个最恰如其分的距离，那就是在彼此不伤害的前提下，保持着群体的温暖,在今天这个社会，尤其是职业场合，怎样的关系才能称做“好呢”,商务礼仪告诉我们：太过疏远和太过亲密都不是最佳状态，所谓：“过犹不及”,无论是对同事还是领导，都要保持一定的距离，掌握好亲疏的分寸。,作为新人离开学校终于迈开自己事业的第一步。当你走进办公室的时候，需要掌握好以下基本办公室礼仪：,电话礼仪在接听电话时，你所代表的是单位而不是个人，所以不仅要言语文明、音调适中，还要让对方能感受到你的微笑。,同时，更不要忘记每一个重要的电话都要做详细的电话记录，包括来电的时间、来电的单位及联系人、通话内容等。,迎送礼仪当客人来访时，应该主动从座位上站起来，引领客人进入会客厅或接待区，并为其送上饮品，如果是在自己的座位上交谈，应该注意声音不要过大，以免影响周围同事。,另外，接待客人要切记面带微笑。,握手礼仪愉快的握手是坚定有力的，这能体现你的信心和热情，但不能太用力且时间过长。,如果你的手上有污垢或者有水、汗，就不宜和别人握手了，但要主动向对方说明不握手的原因。,名片礼仪递送名片时，应用双手拇指和食指执名片两角，让文字正面朝向对方，接名片时要用双手，并认真看一遍上面的内容，使对方感觉你很重视他。,参加会议时，应该在会前或会后交换名片，不要在会中擅自与别人交换名片。,最重要的一点是，你要对他人，包括你的同事、上级和下级，表现出你对他们的尊重，尊重他人的隐私，尊重他人的习惯。,分清哪是公共的区域，哪是个人的空间。,工位的整洁。在办公室中要保持你的工位整洁、美观大方，避免陈列过多的私人物品。,谈话声音和距离的控制。在和他人进行电话沟通，或者是面对面沟通的时候，你的音量尽量要适当控制，两个人都能够听到就可以了，避免打扰他人工作。哪怕当电话的效果不好时也应该这样。,尽量避免在办公区域用餐。有些公司员工中午是在自己的工位上进行就餐的，这不是一个良好的商务习惯。,应该尽量避免在自己的工位上进餐。实在不能避免的情况下，尽量节省时间，或者就餐完毕之后迅速通风，以保持工作区域的空气流通,办公室的称呼,人们一直以为只有在上世纪七八十年代前人们才更注意这些刻板严谨的称呼，所以职场上对称呼的注重正日益淡漠。,尤其是刚出校门的大学生们更是对职场称呼处于摸不着头脑的阶段。,刚进单位，两眼一抹黑，全是生人面孔，如何迅速融合到这个团队中？怎样给别人留下好印象？,其实都是从一声简单的称呼中开始的。哪怕是甜言蜜语呢，只要恰到好处不招人烦就是成功。,新人报到后，首先应该对自己所在部门的所有同事有一个大致了解。对自己介绍后，其他同事会一一自我介绍,这个时候，如果职位清楚的人，可以直接称呼他们“张经理、王经理”等等，对于其他同事，可以先一律称“老师”,这一方面符合自己刚毕业的学生身份，另一方面，表明自己是初来乍到，很多地方还要向诸位前辈学习。,等稍微熟悉之后，再按年龄区分和自己平级的同事，对于比自己大许多的人，可以继续称“老师”，或者跟随其他同事称呼。,对于与自己年轻相差不远甚至同龄的同事，如果是关系很好，就可以直呼其名。,需要注意的是，在喊人的时候，一定要面带微笑，眼睛直视(但不是死瞪)对方，表现要有礼貌。,同时，各单位都会有这样一些员工。年龄近中年，但职位却仍处一般。他们的年纪有时与经理同岁，甚至还要大于经理等管理者。,有些人甚至凭借自己的资历对领导也“小张、小王”地称呼，或者即使在称呼上加入了“张总、李总”这样的台头时，也总让人感觉他们是在说反话，有点黑色幽默的讽刺意味。,这会让领导非常不舒服。不是所有的领导都胸襟宽广，大部分领导都希望自己的属下能对自己尊敬，这种倚老卖老，忽略职场称呼的做法绝对是搬石头砸自己的脚。,与外企不同，民营企业对职场称呼的阶层区分更明显一些。从老板到部门主管、到办公室主任、再到比自己资历老的各位同事，几乎对每个人都有不同的称呼。,现在的公司多如牛毛，小型公司更是遍地开花。在这样的公司里，对职场称呼要更直白和热情一些。,在小公司工作的，有的公司里不过才七八个人，根本就没那么多的层级概念。大家统称领导为“头儿”，或者“张哥、李姐”地称呼，同事之间更是以“哥、姐”这样叫的居多。大家的私人关系也都很密切。,但专家提醒，这种亲热的“哥俩好”还是能少则少，不要太过。尤其是需要注意自己和老板之间的关系。,如果太过亲热，少不了让人说闲话，而且如果在工作中太过随意和亲热地称呼，容易让工作伙伴觉得你不够成熟。,毕竟是在工作环境中，最好不要把私人关系和同事关系混为一谈。,外企称呼是否也是“看人下菜碟”？,摩托罗拉的Rose刚一听到“职场称呼”这个概念时，稍微有些茫然，因为在她的工作辞典里，职场称呼倒不是占据非常重要的位置。,在她的部门里，所有人都是称呼英文名，大家感觉比较轻松和自在。无论是外方主管还是中方主管，称呼员工时也大多叫其英文名字。,而且她感触最深的是，所有人在打招呼的时候都是微笑着的，这让工作环境分外舒服。,她说，外企公司可能较国内企业更注重人性化的工作氛围，尤其是一些知名的大公司更是追求一种和谐的工作环境。,尽管大家直呼其英文名，但员工们对老板还都是从心里表示尊重。因为工作能力在那里摆着呢，随和的领导者大家都更喜欢。,其实外资企业更注重礼节。叫名字虽然不违反礼节，但同时更需要注意的是，不要以为叫了名字就可以更亲热或做事肆无忌惮，在外企更要注重自己的形象，行为举止都要更有分寸。,在外资企业工作的Linda对“职场称呼”有自己的观察。她认为不是所有外资企业的老板或主管都喜欢别人称呼自己英文名的。这也需要“看人下菜碟”。,Linda的公司主管是从加拿大总部学习归国的，强调办公室的人际和谐气氛，大家一律互称英文名。,后来，这位经理被调到香港分公司去，新来的经理是刚从另一家国内知名企业过来的。大家对他不自觉地就称呼“魏总”。,大家私下开玩笑说，看着他严肃的面孔，就不自觉地把称呼改了。,Linda说，外企员工也不要总认为自己的上司就喜欢你叫他本名。,现在各企业的人事情况都越来越复杂，很多国内知名企业的管理者都会跳槽到一些外企任职，对于他们不要理所当然地沿袭以往的称呼习惯，要先观察一下他们的喜好和性格，然后再决定如何称呼。,如果领导有明确“指示”让你叫什么，那最好，如果没有，就需要自己多个心眼了。叫错了虽然没什么大碍，但如果老板用异样的眼神盯你五秒钟，也够让脑细胞死伤无数了。,经典故事一句称呼换来一份工作,职场上最诚惶诚恐、毕恭毕敬的人是谁？,是菜鸟新人！,王露是太平洋盈科电脑城的一个小职员，去年刚刚毕业。说起职场称呼，她满脸兴奋。“我应聘时就是因为一句称呼转危为安的。”,去年应聘时，由于她在考官面前太过紧张，有些发挥失常，就在她从考官眼中看出拒绝的意思而心灰意冷时，一位中年男士走进了办公室和考官耳语了几句。,在他离开时，她听到人事主管小声说了句“经理慢走”。那位男士离开时从王露身边经过，给了她一个善意鼓励的眼神。,王露说自己当时也不知道哪儿来的灵光一闪，忙起身，毕恭毕敬地对他说：“经理您好，您慢走！”,她看到了经理眼中些许的诧异，然后他笑着对自己点了点头。,等她再坐下时，她从人事主管的眼中看到了笑意,后来她顺利地得到了这份工作。,人事主管后来告诉她，本来根据她那天的表现，是打算刷掉她的。,但就是因为她对经理那句礼貌的称呼，让人事部经理觉得她对行政客服工作还是能够胜任的，所以对她的印象有所改观，给了她这份工作。,办公室的说话礼仪,要让说话不失分寸，除了提高自己的文化素养和思想修养外，还必须注意以下几点：,第一，说话时要认清自己的身份。任何人，在任何场合说话，都有自己的特定身份。这种身份，也就是自己当时的角色地位。,比如，在自己家庭里，对子女来说你是父亲或母亲，对父母来说你又成了儿子或女儿。如用对小孩子说话的语气对老人或长辈说话就不合适了，因为这是不礼貌的，是有失分寸的。,第二，说话要尽量客观这里说的客观，就是尊重事实。事实是怎么样就怎么样，应该实事求是地反映客观实际。,有些人喜欢主观臆测，信口开河，这样往往会把事情办糟。当然，客观地反映实际，也应视场合、对象，注意表达方式。,第三，说话要有善意。所谓善意，也就是与人为善。说话的目的，就是要让对方了解自己的思想和感情。,俗话说：好话一句三冬暖，恶语伤人恨难消。在人际交往中，如果把握好这个分寸，那么，你也就掌握了礼貌说话的真谛。,同事交往的语言艺术,在办公室里与同事们交往离不开语言，但是你会不会说话呢？俗话说“一句话说得让人跳，一句话说得让人笑”，同样的目的，但表达方式不同，造成的后果也大不一样。,在办公室说话要注意哪些事项呢？,不要跟在别人身后人云亦云，要学会发出自己的声音。,老板赏识那些有自己头脑和主见的职员。如果你经常只是别人说什么你也说什么的话，那么你在办公室里就很容易被忽视了，你在办公室里的地位也不会很高了。,有自己的头脑，不管你在公司的职位如何，你都应该发出自己的声音，应该敢于说出自己的想法。,办公室里有话好好说，切忌把与人交谈当成辩论比赛。,在办公室里与人相处要友善，说话态度要和气，要让觉得有亲切感，即使是有了一定的级别，也不能用命令的口吻与别人说话。,说话时，更不能用手指着对方，这样会让人觉得没有礼貌，让人有受到侮辱的感觉。虽然有时候，大家的意见不能够统一，但是有意见可以保留，对于那些原则性并不很强的问题，有没有必要争得你死我活呢？,的确，有些人的口才很好，如果你要发挥自己的辩才的话，可以用在与客户的谈判上。如果一味好辩逞强，会让同事们敬而远之，久而久之，你不知不觉就成了不受欢迎的人。,不要在办公室里当众炫耀自己，不要做骄傲的孔雀。,如果自己的专业技术很过硬，如果你是办公室里的红人，如果老板老板非常赏识你，这些就能够成为你炫耀的资本了吗？,骄傲使人落后，谦虚使人进步。再有能耐，在职场生涯中也应该小心谨慎，强中自与强中手，倘若哪天来了个更加能干的员工，那你一定马上成为别人的笑料。,倘若哪天老板额外给了你一笔奖金，你就更不能在办公室里炫耀了，别人在一边恭喜你的同时，一边也在嫉恨你呢！,办公室是工作的地方，不是互诉心事的场所。,我们身边总有这样一些人，他们人特别爱侃，性子又特别的直，喜欢和别人倾吐苦水。,虽然这样的交谈能够很快拉近人与人之间的距离，使你们之间很快变得友善、亲切起来，但心理学家调查研究后发现，事实上只有1%的人能够严守秘密。,所以，当你的生活出现个人危机,如失恋、婚变之类，最好还是不要在办公室里随便找人倾诉；当你的工作出现危机，如工作上不顺利，对老板、同事有意见有看法，你更不应该在办公室里向人袒露胸襟。,过分的直率和十三点差不多，任何一个成熟的职业人都不会这样“直率”的。自己的生活或工作有了问题，应该尽量避免在工作的场所里议论，不妨找几个知心朋友下班以后再找个地方好好聊,说话要分场合、要看“人头”、要有分寸，最关键的是要得体。不卑不亢的说话态度，优雅的肢体语言，活泼俏皮的幽默语言这些都属于办公室语言的艺术,禅宗推崇的一个境界，叫做：“花未全开月为圆”堪称人间最好的境界了，我们要本着平等和理性的态度去尊重每一个人，彼此之间留一点分寸，有一点余地。,本章参考书目：东方哲学简史（锡兰）贝克中国友谊出版社2006.2,
