第3章信息管理过程及组织.ppt

信息管理基础,2010年9月,第三章 信息管理过程及组织,3.1 信息运动过程及规律,信息运动的过程是由低级到高级，由简单到复杂，逐步递进的阶梯式过程。信息运动的过程可分为自然界、生物界和人类社会三种不同的类型。,3.1.1 信息运动的过程及其特征,1.信息运动的含义 物质运动，必然伴随着信息的生成、采集、加工、转录、传递和利用等环节的更替和演变。这种必然联系体现为信息运动过程。信息存储的时间运动表现为存储过程，如化石存储了其所在年代的环境信息等；信息传递的空间运动表现为传递过程，如陨石传递了宇宙空间的环境信息等。信息运动是信息在时间和空间上的函数。信息运动能随着物质材料在时空中流动，一定层次范围的信息也可以在载体基本上不流动的情况下，由一个载体流向另一个载体。,信息运动与物质运动、能量运动的有机结合,信息运动是物质运动的质；能量运动是物质运动的量。信息运动是主导作用，规定着物质的结构、运动方式，规定着物质系统的划分、结构、功能、状态的方式。,信息运动的三要素,物质的运动形态由低级向高级、由简单向复杂不断递进，与之相应的信息过程也会随之递进:物质是载体，能量是动力，信息是内涵。信息源、信息载体和信息流是信息运动的三要素。,2.信息运动的过程,(1)自然信息运动的过程无机物之间传递和存储着彼此的信息，无机物的内部结构、顺序、联系方式等特征本身也是信息的一种。过程的特殊性表现在：,(2)生物信息运动的过程生物能对信息进行加工处理，并且能够加以利用，这种加工利用还处于模糊的感知和辨识的阶段，还不能对信息进行思维抽象及更完善的利用和反馈。生物信息运动过程表现出自然信息运动过程和人类社会信息运动过程之间的过渡性。生物机体内和生物机体间传递的信息，是信号形态的信息，这是世界逐步进化的结果。生物信息运动过程与自然信息运动过程相比，已具有了专门化的形态，具有了统一的载体和统一的编码，如DNA遗传信息编码。,(3)社会信息运动的过程人类学会了驾驭信息、利用信息，创造了特有的符号信息系统，克服了生物信息从形式到内容囿于生物体内的局限性，形成了一种独特的、超出人的机体之外而独立存在的“纯粹”信息系统符号信息。符号信息的产生，把人和其他生物严格区分开来。人依靠符号信息，从时空上把握客观世界，认识自我，具有了自我意识。随着时间的演进、空间的转移，信息运动从简单到复杂、从低级到高级、从单信息过程到复合信息过程，在不断地演进着。这三种信息运动过程，共同构成了信息运动过程的有机整体，达到了高度的统一。,3.信息运动过程的特征,1)形式多样辐射式运动。信息可以以光的速度作辐射式传播。辐射范围广、流量强、流幅宽、密度大、速度快，适用于传播为社会多数人所需要的最新信息或人们所关心的信息。运动的主要手段有广播电视网、计算机网络、报刊杂志等。有序性运动。信息经人控制使之有序化。如“上情下达”和“下情上达”等。有序性包括两层含义：一是信息自身的有序性，二是信息运动方式的有序性。有序性运动的主要手段是电文传真、文件、报告、书籍、刊物等。,接力式运动。信息运动从信源到信宿是需要多次接力传递的。有意识接力式信息运动如层层传达文件、微波通信等。无意识接力式信息运动如传播小道消息等，往往产生不良影响，或造成失密，应加以控制。布朗运动。无规则、无休止的运动。人际交谈、小道消息是这种信息流动的主要方式。信息越独特，对人们现实生活关系越密切，其布朗运动往往也越剧烈。信息的布朗运动各有利弊。例如，当涉及到某个人时，它可能影响其声誉，或扩大其影响；当涉及到人际关系时，则可能影响或促进团结。我们应尽力控制布朗运动的消极方面，利用它的积极方面。,2)信息与载体不可分离也即是信息与物质、能量的不可分离。一定层次范围的信息可以在载体基本上不流动的情况下，从一个载体流向另一个载体，这是信息的一种极其宝贵的性质。对应于系统结构状态和功能状态，有结构信息和功能信息之分。结构信息具有一定的功能，功能信息则是一定功能作用的对象。不是所有载体承载的信息都具有变换其他信息的功能，信息必须成为结构信息才能具备一定的功能。,3)信息的模糊度、冗余度与重复信息的无效性模糊度:人们常用“可能”、“大约”、“差不多”、“几乎”等概念来表达思想。这些信息本身含义是模糊的、不确定的，都属于模糊信息。它们是由事件本身的模糊度的性质引起的，而模糊度则由模糊集合来进行定量描述的。模糊数学为模糊信息的处理提供了有效的工具。冗余度:在表达传输信息时，除了必要的最小(最少)的信息以外，还用了多余的信号和编码，即冗余的信息。换言之，就是用了较多的信息量来实现较少的信息传递。在信息运动过程中，冗余度是无法避免的，甚至是必要的。信息的效用，即信息价值。信源发生信息后，对不同的接收者，其效用或价值是不同的。重复信息对接收者来说是无效的。但是，在实际生活中，重复刺激常常是引起注意的重要手段。,4)噪声干扰不可避免狭义的噪声是以声波的形态表现出来的。广义的噪声除声波以外，还有电磁干扰、机械噪声、化学噪声、热噪声等。噪声信号和作为信息的信号之间并没有绝对的区别。但对某一确定的信息运动过程来说，噪声和信息信号之间的区分是明确的。克服噪声干扰的方法主要有两类：改善信息运动过程中的物质条件，从信宿方面考虑，设法降低噪声的功率；从信道方面考虑，提高信道克服噪声的功能。利用编码方法，譬如通过纠错码技术来克服噪声。,5)运动过程不可逆性信息运动过程就是不可逆的过程。原因有二：无数的科学事实证明信息是按指数规律增长的；信息的损失也是不可避免的。,3.1.2 信息运动的规律,1.信息不守恒在封闭系统中，系统的物质能量的分布有由自发的不均匀走向均匀，由有序走向无序的趋势，即系统的信息有自发减少的趋势。由此可知，在封闭系统内，信息是不守恒的。开放系统可通过与外界交换物质能量，而增加维持有序性，即增加维持信息量，这时系统内的信息就不断增加了。开放系统的信息也是不守恒的。,2.信息的选择性信宿能够决定是否接受信源所产生的信息。如电视机调频。选择性导致信宿得到的信息和信源所发出的信息量有差异。由于选择性的存在，信宿得到信息量的大小，除了与信源发生信息量的大小有关外，还与信宿对信源所发出的信息的原有了解程度及感受能力有关。信宿了解越少，从信源得到的信息也越少；反之亦然。当然，信源信息对于信宿具有新颖性，信宿对信息的兴趣愈大，获得信息量就愈多。人类选择信息能力的不断提高成为人类社会发展的一个重要方面。人类选择信息能力恰恰是信息价值得到实现的基本保证，也是产生信息竞争的一个重要原因。,3.信息的梯度信息的梯度表现为落差（势）、不均衡，信息量、信息密度在地域分布上的不平衡和不均匀。由于各国、各地区发展程度的不同，信息产生量、存储量、实用手段、流动速度、信息分布密度都是不均匀的。信息的梯度转移趋势：从密度大的地区向密度小的地区转移；从较高层次向较低层次呈现出的瀑布式传递；传递落差越大，对信息吸收率越低；而同一层次各群体之间的横向传递，彼此互相渗透、融合的程度就越高。吸收高层次的信息是重要的，但创造层次间相互接近的信息也是重要的。还应当重视技术的横向转移，同时提高信息的密度。,4.信息利用弹性规律现实社会中无数事实表明，同样一条信息被不同的信宿所利用，发挥的作用则可能完全不同，甚至有时是大相径庭的，这就是信息利用的弹性规律。信息利用依赖于人的智力因素，包括观察力、想像力、思维力、注意力和记忆力；同时，也依赖于人的知识结构和知识水平。一个人的社会经历也具有一定的作用。高质量的信息往往只有在杰出的政治家、军事家、科学家和企业家手里，才能充分发挥作用。,5.信息时空膨胀规律随着社会的发展，信息运动的速度越来越快、时间越来越短，而信息量的增长也同样越来越快了。社会的发展使信息运动在时间上越来越浓缩，在空间上越来越膨胀，这就是信息运动的时空膨胀规律。为了解决信息量急剧增加的矛盾，人们想尽办法提高空间存储信息的容量和密度。与此同时，信息传递的速度也越来越快。信息运动的时空膨胀规律，使人类获取、利用信息越来越容易。这对提高人民生活质量，加速经济和社会发展，都具有十分重要的意义。,6.信息整体效应规律单元信息被组配成有机的整体就能形成一种合力，从而使信息的整体效应大于单元信息效应之和，这就是信息整体效应规律。结构决定功能，结构优化能产生优化的结构效应。若干子系统组成的大系统，各子系统的独立性占主导地位时，信息彼此是孤立零散的，关联度差，相互制约，无序性就会增加，系统结构不合理，这时就会出现1+12的效应。将单元信息组配成有机整体关键在于能否将空间上接近、时间上连续、内容上相关、形式上相同的单元信息有效地收集、组配在一起。,3.2 信息需求与信息服务,信息需要信息服务,3.2.1 信息需要,需要，是人体自身或社会生活中所必要的事物在人脑中的反映。能引起需要的两个因素：不足之感和求足之感。动机，主体产生了某种需要时，就会形成一种内在的驱动力，即动机。动机支配目标导向行动和目标行动（满足需要的活动）。需要在不断满足的过程中削弱。,马斯洛的“需要层次论”,在人类社会早期，人们的需要大多为追求生理和安全的需要而活动。随着生产力的发展，除了物质需要之外，人们还产生了多种多样的精神需要。心理学家马斯洛在1943年首次提出了“需要层次论”，将人的基本需要划分为生理需要、安全需要、社交需要、尊重需要和自我实现需要这五个层次。,1954年马斯洛又扩充为生理需要、安全需要、社交需要、尊重需要、求知需要、求美需要和自我实现需要七个层次。,人类的信息行为永远不会停止,信息需要主要是人们面对复杂性问题而努力满足自我发展的高级需要而产生、变化和发展着的。需要层次是逐级上升的。社会性因素逐渐增多，而生物性因素逐渐降低。高级需要往往不易得到满足，求知和自我实现的需要几乎永无止境。与高级基本需要一样，人们的信息需要永远不会得到完全的满足，人类的信息行为也永远不会停止。,1.信息需要的特征,广泛性 凡事皆需要信息，凡人皆有信息需要。社会性 信息需要的产生和发展是由人与自然、人与人的关系及其相互联结所形成的社会环境和社会活动决定的。信息需要主要是一种社会性需要。发展性 社会科技、经济、文化事业的进步，促使信息需要总体扩大和需要层次提升，带来了信息需要的大量化和高级化。多样性 既有信息活动主体自身因素的作用，也有社会环境因素的制约。,2.信息需要的结构分析,1)信息需要的层次结构,2)信息需要的内容结构,(1)对信息的需要内容 要求获得有助于问题解决的特定信息。类型 如消息、数据或事实资料、知识；口头信息、文字信息、图形图像信息；各类文献。质量 准确、可靠、完整、全面数量 数量适度、能够有效消化吸收的信息。,(2)对信息服务的需求 服务方式:检索、咨询、报导、借阅、复制、翻译等。服务设施：检索设备、阅览场所和设施等。服务质量：适时性(时间)、针对性(方向)、连续性(服务环节)，经济性(效果)、可近性(对信息源的要求)、易用性(对信息系统的要求)、可得性(原始文献信息)、方便性等等。,信息服务的概念,3.2.2 信息服务,信息服务者通过选择、加工、提供信息产品来 满足用户的信息需要，成为联结信息产品与信息用户的桥梁。,信息服务的三个基本因素,1.信息服务的原则,针对性 服务内容与服务对象的“匹配”。适时性 加快信息传递速度；在用户最需要的时候提供。精炼性 根据用户需要把最有用的部分挑选出来。方便性 可近性和易用性。跨地域，跨行业、跨平台的信息资源共享；简化利用信息服务的手续，提高信息服务的效率；友好的界面；开展用户培训工作等。效益性 追求整体效益最大和供需双方互利。竞争性 有关越境数据流与国际信息服务、信息资源共享与知识产权保护、市场垄断与公平竞争等问题相继出现，使信息服务机构既看到了机遇，又面临着严峻的挑战。,2.信息服务的主要类型,1)文献服务-传统信息服务的主要形式信息服务机构利用像图书馆、资料室、档案馆等固定的文献保管场所向用户提供记录在一定载体之上的信息的一类信息服务方式。文献信息服务方式:,2)报导服务 方法和渠道多种多样由于文字报导具有信息量大、传播面广、便于使用等明显优点，信息出版物成为报导服务的主要方式。,表3-1 中国信息出版物分类表,3)检索服务将信息按一定方式组织和存储起来，然后在用户需要时找出并提供有关信息的过程。检索服务可以划分为：(1)定题情报提供(SDI)。检索系统定期从新的文献信息中为用户检索，并按用户指定的格式为用户加以编排和打印。用户可定期获得所需要的最新信息，及时掌握同类专题的动态和进展。(2)专题回溯检索(RS)。用户对检索系统中积累多年文献资料的数据库进行检索，查找一定时间范围以内或特定时间以前的文献。通常采用联机检索方式进行。其特点是信息的系统性，它不仅要求提供有关某一提问的最新信息，而且要详尽追溯系统中过去存储的所有相关信息。一般用于科研课题调研及成果查新等。,4)咨询服务 咨询受托方(咨询人员或咨询机构)根据委托方(客户)提出的要求，帮助委托方解决各种疑难问题的一种高级智能型信息服务。通常是依靠具有专业知识背景、实践经验和创新能力的人才，充分开发利用信息资源，运用现代信息技术和咨询科学方法为客户解决复杂问题的一种有组织的智力活动。,咨询服务五大主要类型,(1)政策咨询：为某一国家、地区或大型企事业单位的发展战略规划和各种带有政策性、全局性和综合性的重大决策问题提供的咨询服务。服务的范围从社会政治、经济、科技、文化等各个领域长期发展战略规划的论证，到综合性的跨行业、跨部门决策问题以及国家重大方针政策和重要建设项目的确定等，涉及的专业领域往往超出特定的学科范围，需要集中许多学科领域的专家学者进行共同研究。政策咨询是决策科学化的重要保证，深受世界各国重视。,(2)管理咨询：亦称企业诊断。针对企业经营管理中存在的主要问题和薄弱环节，提出各种优化方案，供企业领导者决策时参考，以提高企业的经营管理水平。内容包括企业经营战略、管理体制、市场发展等综合咨询以及生产管理、人事管理、财务管理、质量管理、销售管理、信息技术等专题咨询。管理专家深入企业现场，对企业各个方面及其全过程进行诊断，在全面了解和掌握企业经营管理有关状况的基础上，对所存在的问题提出基本评估和改进方案。,(3)工程咨询：专门为各种工程建设项目提供的咨询服务。工程咨询以尽可能避免项目决策失误为目的，通常是对工程建设项目从立项评估到竣工投产的全过程进行咨询，一般情况下要参与可行性研究、设计、招标、施工等阶段的咨询服务，包括向现场派驻常任代表或者直接参加施工监理工作。,(4)技术咨询：咨询人员利用自己掌握的技术知识、信息和经验，为解决客户遇到的技术疑难问题所开展的咨询服务。技术咨询目标具体，技术性强，咨询方式多种多样。主要有技术问题诊断、技术经济分析、技术可行性研究、技术发展预测、技术选择与评价、技术推广与培训等。技术咨询以适用技术为出发点，其影响则渗透到社会、经济的各个方面，是促进技术转移、技术改造和技术进步，搞好技术引进、活跃技术市场的重要工作。,(5)专业咨询就某一特定专业领域里的问题进行咨询服务。针对客户提出的问题进行，涉及面较窄，专业性较强。主要包括环境咨询、金融咨询、会计咨询、法律咨询、医学咨询、心理咨询、生活咨询等等。专业咨询服务，由相应领域的专家来承担，咨询机构的规模大多比较小，业务方式灵活多样，除采用答复咨询等形式外，有时还通过举办专业培训班或编辑出版各种书刊资料进行宣传指导，或者代理各种专门服务等。专业咨询服务正在逐渐成为现代咨询业的主流。,基础通信层由电信部门负责，从事网络基础建设并提供光纤或卫星网络骨干线路租赁与管理以及Internet出口、升级与分配管理等，如中国电信。网络增值服务层在电信物理链路上架构广域网，利用Internet技术和资源，根据用户需求进行集成后，向大型集团企业或集团用户提供网络接入、管理与运行服务。信息增值服务层在网络增值服务层的基础上，面向个人用户开展上网服务或电子商务并提供公众信息、广告信息、增值信息等的ISP。(分为以提供网络接入服务为主的IAP和以提供专业信息内容服务为主的ICP)。,5)网络服务 三个发展层次,网络服务的优势,Internet信息容量巨大、形态多样、迅捷方便、全球覆盖、自由与交互，集传统信息服务优势为一体，成为继报刊、广播、电视等三类媒体以后的第四类信息媒体。兼备三大传媒所具有的一切表现形式，同时又改变了以往大众传媒那种信息单向瞬时传播、受众被动同步接收的缺陷，使大众传媒的控制权由传播者向网民们手中转移，信息传播由发布向服务过渡。网民们通过Internet可以在自己方便的时间主动选择接收与发布信息，提高了信息处理、存储与自由交互的能力，信息服务将更加方便和有效。,3.3 信息的收集及处理,信息采集是企业或组织的管理信息系统，根据一定的目的，将系统内外各种形态的信息采出并汇聚起来，供自身系统或其他系统使用的过程。,1.信息收集的方法,1)业务法业务法是根据信息业务工作的需要，确定信息的收集计划、设计数据结构和收集信息的方法。这种方法只需把与某项业务有关的信息收集整理并能最后提供出所需的信息资料就可以了；收集的主要环节只有调查和校验。业务法缺陷：不容易保证信息系统性，难以避免信息多次重复收集或重要信息被遗漏等。业务法只能在一些分工简单的部门中作为信息收集的补充方法。,3.3.1 信息收集,2)系统法 系统法是指信息的收集是从整个系统的目标出发，来确定信息的收集内容、收集计划、数据结构和收集信息的方法。系统法所获得的信息不仅能满足某项业务的需要，而且能满足整个系统的需要，它能反映系统内部的有机联系，建立信息产品网络。系统法的缺点：在社会分工复杂、信息总量大的情况下，信息收集的内容和数据结构设计不易确定。,信息收集的具体方法,1)明确目标需求，制定收集计划,2.信息收集的基本程序,2)设计数据结构,包括两个方面：,3)信息收集的过程,4)提供信息资料,整理成如调查报告、资料汇编、统计报表等。,3.信息收集的主要途径,1.按照信息的表现形式记录型信息收集渠道包括:购买、交换、接收、征集、复制、租借、接受捐赠、现场收集、索取等。其中购买是最常见、最主要的途径。实物型信息收集渠道包括:展览、观摩、观看、参观等。展览又可细分为实物展览、定货会、展销会、交易会等；参观主要指参观同行的实验室、试验站等。思维型信息收集渠道包括:交谈、采访、报告、培训、录音、各种社交活动以及进行现场调查、实地考察、技术交流等。思维型信息资源越来越受重视。,1）内部途径,2.按照信息的来源,2）外部途径,3.2.2 信息处理,包括数据输入和信息加工两部分。,1.数据输入 将信息系统链接到用户领域中,1.数据输入的任务(1)数据的收集 获取信息并转换为计算机可识别的符号；(2)数据的登录 将数据转换为适合系统所需的形式；(3)数据输入 将数据读入到系统的中央处理机的存储器。注意：数据本身的正确性；数据收集的时间性。,数据的收集可分为以下两类,(1)来源性收集数据。从已有资料中获取。应用来源性收集数据时，如何选择可靠的资料源十分重要。(2)根源性收集数据。通常用仪器直接从系统中收集资料，直接输入计算机加以处理。根源性数据收集，必须注意仪器的精确度、使用方法、技术和时间性。,2.输入类型(1)终端输入。键盘输入，效率低，费用高。出错难以避免。(2)实时输入。把现场有关信息定时或随机地通过检测装置和转换装置变成数字数据送到计算机中，常用于实时检测或实时控制系统中。采用此方法要求有可靠而复杂的设备。(3)批量输入。把收集到的有关数据放到磁带等介质上，然后再通过这些介质将数据成批地送到计算机中，这种输入一般都是定时进行的。可由程序进行一定正确性检查。(4)网络输入。以通信方式从工作站或网络系统获取有关数据的方式称网络输入。这种方式能够及时地索取反映外界情况的数据，是一种较高水平的输入。,3.输入评估准则(1)成本。实时地处理、传递信息所花费的成本很高。(2)适时性。适时性实质上是处理某数据的时间周期。例如，企业中规定的周报、旬报、月报、季报、年报等。对服务系统而言，要求系统能对顾客快速响应。(3)完整性。收集对系统所需的所有数据并转换成适合于系统所需的形式；每个记录的格式、属性都要满足要求。(4)正确性。在输入过程中应有一个环节来检查输入数据的有效性。,出错检验,除人工校对外，还有一些用计算机自动进行检查的方法。如数据类型的检查；对指定的域进行是否提供了输入数据的检查；数据规范性检查；输入时增加校验位，减少产生错误的概率；值域的合理性检查。在批处理时，可以采用一些按组检查控制。例如，一批处理数据的控制、求一批数据之累加和、求代码和等。,信息加工:把原始信息进行判别、筛选、分类、排序、计算、研究、著录、标引、编目和组织而使之成为二次信息的活动。处理过程分为三类.简单的整理，作为业务信息给“业务层”使用。.信息分析，综合出辅助决策的信息，供“战术层”使用。.统计推断，产生决策信息，供“战略层”使用。,2.信息加工,标准性。在对信息进行加工时需要按标准化要求进行操作，以便于国内外的信息交流，提高信息的利用价值。系统性。在信息资源加工过程中使信息系统化，以便于更好地使用信息，使其最大限度地发挥效能。可靠性。提供给用户的信息必须具有可靠性，才能为使用者提供一定的经济效益，避免造成重大损失。及时性。要尽力减少信息加工的时间，争取在最短时间内将信息加工完毕，以便发挥最大的效能。适用性。一定要立足当前需要，兼顾长远需要，便于当前使用和推广，这样才能被人们充分利用。,（1）信息加工的基本原则,（2）信息资源加工的基本过程,筛选和判别。判断和鉴别信息的真伪。分类和排序。进行分门别类，并且按照一定规律前后排列成序，才能使之成为规则、有序、系统的二次信息。计算和研究。对综合归纳的信息进行推理判断，以便创造出更为系统、更为深刻、更具使用价值的新信息的活动。著录和标引。对原始信息的外表特征和物质特征进行描述并记载下来，再按照一定规律加注标识符号信息，方便存储、检索、传递和使用。编目和组织。将著录和标引的结果另外编制成简明的目录，利用目录组织作为检索指南，提供给信息需求者作为查找信息的工具，以便节省更多的时间和精力。,（3）信息加工的基本方法,信息筛选和判别的基本方法感官判断法：加工者凭直觉判断信息的真伪和可信度。分析比较法：通过对不同渠道收集的同一信息及相关信息进行对比分析，以便确定信息的真伪和可信度。集体讨论法：集体会诊确定其取舍。该方法获得的信息准确性较高。专家裁决法：方法的科学性取决于专家的个人素质。数学核算法：及时纠正那些因信息采集、计算错误、笔误或者传递错误等造成的信息失真现象。现场核实法：对有疑虑的信息，深入现场核实真伪。,信息分类的方法地区分类法：依据地区的不同而进行的信息资源划分方法；时间分类法：依据时间顺序对信息资源进行划分的方法；内容分类法：按信息内容划分信息资源类别的一种方法；主题分类法：以主题词作为划分信息资源类别的一种方法；综合分类法，是对上述四种分类法的综合应用。,信息计算和研究的主要方法统计法是指包括总量指标法、相对指标法、平均指标法、动态数列法、相关分析法等的信息计算和研究的重要方法。会计法是指包括采用会计通用的方法，如固定资产核价法、固定资产折旧法、固定资产使用效果核算法、固定资产使用效益核算法、长期银行借款利息核算法、成本核算法、利润核算法等。文字信息研究法是指包括汇集法、归纳法、连横法、推理法的信息研究方法。,3.3.2 信息整序,整序就是把杂乱无序的事物整理为系统有序的状态。把传递中的杂乱无序的信息整理为系统有序状态的活动就是信息整序。,概念,序是事物的一种结构形式，组成系统的诸要素之间的相互联系。事物的组成要素具有某种约束性，当其在空间结构和时间序列上呈现出某种规律时，我们就说这一事物是有序的。有序或无序是相对于一定的参照系而言的。在信息管理范围内，如果一个信息的元素特征，与其他信息元素特征，是相应于给定参数或设定基准而排列的，那么可以认为，信息流在特定条件下是有序的。信息整序就是把无序信息流转化为有序信息流，对信息的选择、组织和加工整理过程，形成更高级的信息产品，以满足人们的特定需要。,2.2.2 信息整序的目的与要求,许多信息整序部门，如学会或协会等组织团体、广播影视等大众传播媒介、编辑出版发行机构、文献信息部门、数据库开发者、因特网内容提供者(ICP)、信息分析中心等等。他们共同参与信息产品的开发、加工和传播，针对不同的社会需要提供多种多样的信息服务，从而形成了一个新的产业信息服务业。广义的信息整序概念涉及信息产生、传播到产品加工与流通服务的整个过程。,信息整序主要是指专业信息管理部门在一次整序基础上进行的二、三次整序活动。如右图所示，信息流每经过一个整序机构(整序阀)，就进行一次筛选、分流或加速，使传递中的无序信息流变得相对有序，更符合用户需要，用户获取利用所需信息也就更加方便。,信息整序活动的展开,信息整序的目的,信息整序的基本要求,(1)信息内容有序化。从信息源采集到的信息属于零散的、孤立的信息，为此需要对信息内容进行有序化整理。具体说:,(2)信息流向明确化。信息作用力的大小取决于信息流动的方向。信息流向明确化，认真研究用户的信息需要和信息行为，确定信息的传递方向；根据信息环境的发展变化不断调整信息流动的方向，尽量形成信息合力。(3)信息流速适度化。信息流速的不断加快使人们感受到了巨大的信息压力，眼花缭乱的信息流可能会降低决策的效率。人们面对的决策问题在不断地发展变化，信息需要也在不断地更新。必须适当控制信息的流动速度，把握住信息传递时机，提高信息的效用。,(4)信息数量精约化。信息数量浩如烟海，以至于超过了人们的吸收能力。信息整序应达到内容精练、简明扼要的要求，为此必须认真选择加工，尽量降低信息的冗余度，在解决问题的前提下筛选整理出最精约化的信息产品，方便人们的吸收利用。(5)信息质量最优化。从信息源中采集到的信息常常新旧并存、真假混杂、优劣兼有。必须对信息进行鉴别、分析和评价，剔除陈旧过时、错误无用甚至自相矛盾的信息，提高信息产品的可靠性和先进性。,2.优化选择,信息选择:根据用户需要，从社会信息流中把符合既定标准的一部分挑选出来，是信息内容、传递时机、获取方式等信息流诸要素与用户需要相匹配的过程。信息选择是以选择主体对社会信息现象的认识为前提的，是人的主观认识与客观现实的相互作用。由于客观条件的限制，或者是受人的主观因素的影响，在初始信息选择采集活动中经常会出现信息失真、信息老化甚至信息混乱等问题。要精简信息数量，提高信息质量，并控制信息的流速流向，就必须对采集来的信息进行优化选择。,1）优化选择的标准,优化选择的依据是信息使用者的最终需要。对于不同的用户，选择的标准不同；即使对于同一用户，其选择标准也因时间、地点和环境条件的不同而发生变化。对于不同内容、不同类型的信息，优化选择的标准也有许多差异。而且，随着选择层次的不断深入，优化选择的标准也在不断发生着相应的变化。,相关性 信息内容与用户提问的关联程度,相关性选择就是挑选出与用户提问有关的信息，排除无关信息的过程。相关性概念是建立在信息检索的匹配理论上的。在信息检索中，匹配是指信息及其著录与检索策略、用户提问或信息需求之间的相互一致性关系。这时，相关性表示的是信息内容与用户问题之间的关系的主观判断，即认为挑选出的信息主题内容充分接近所要求的主题内容。相关性的判定是相当含糊，我们无法准确地测量出信息对提问的接近程度。但它毕竟表明了信息与提问之间存在着的相关关系，并因而成为信息优化选择的基础标准。,可靠性 信息的真实性,可靠性判断也就是要鉴别信息所描述的事物是否存在，情况是否属实，数据是否准确，逻辑是否严密，反映是否客观，等等。影响因素有:人类认知能力的局限；主体心理状态的影响；信息采集方法的失误；信息传递过程中的干扰。只有准确可靠的信息对决策才有参考价值。经过层层选择，信息冗余度越来越低，用户不便重新判断挑选，可靠性就显得愈发重要。,先进性,先进性的涵义：,适用性 信息使用者作出的价值判定,适用性是指信息适合用户需要、便于当前使用的程度。由于用户及其信息需要的多样性，信息的适用性在很大程度上是随机多变的，它受用户所处的自然与社会环境、科技与经济发展水平、人的因素、资源条件以及组织机构的管理水平等很多因素的制约。不注意这些方面的差异，就很难使信息达到适用性的要求。在对信息进行优化选择时要密切注意用户信息环境的发展变化，立足当前需要，兼顾长远需要，综合考虑信息的适用性问题。,2）优化选择的方法,(1)比较法。排除虚假信息，去掉无用信息。可比事项：时间、空间、来源、形式等。,(2)分析法。通过对信息内容的分析而判断其正确与否、质量高低、价值大小等等。例如，对某事件的产生背景、发展因果、逻辑关系或构成因素、基础水平和效益功能等进行深入分析，说明其先进性和适用性，从而辨清优劣，达到选择的目的。,(3)核查法。可从三方面入手：,(4)引用摘录法。一般来说，被引次数较多或被本学科专业权威出版物引用过的信息质量较高。美国的科学引文索引和社会科学引文索引(SSCI)就是衡量学术期刊论文水平的重要参考标准。另外，被文摘索引摘录或在综述评论中有所反映的信息，其价值一般也比较大。,(5)专家评估法。对于内容专深且又不易找到佐证的信息，可以请有关专家学者运用指标评分法、Delphi法、技术经济评估法等方法进行评价，以估测其水平价值，判断其可靠性、先进性和适用性。这类方法准确度高，但费用较大，一般只用于选择那些十分重要的信息成果。,3.确定标识,确定每件信息在社会信息流这一时空隧道中的“坐标”，以便于人们查寻、识别并获取该信息。一件信息之所以有别于其他信息，主要是因为它与其他信息在外表和内容两方面的特征都有所不同。信息外表特征:名称、类型、表现形式、生产者、产地、日期、编号等等；信息内容特征:信息所涉及的中心事物和学科属性等。我们把对信息外表或内容特征进行描述的各种结果统称为数据项。,1）数据项的确定,数据项是描述信息外表特征或内容性质，也是构成数据库记录的最小单位和基础。数据项又可分为初等数据项和复合数据项。不能再分的数据项称为初等数据项，由若干初等数据项组成的数据项称为复合数据项。在文献数据库中，描述一篇文献特征和性质的各个著录事项(即数据项)的集合，就是一个文献记录。不同类型的数据库选用不同的数据项，其中以文献数据库的数据项为最多、最全。,文献数据库应包括的数据项,选取数据项应遵循原则,(1)完整性原则。首先要尽可能把“必选项”挑选出来，再根据需要选取一定的“任选项”来充分表征整个信息。(2)标准化原则。应考虑有关的国际和国家标准。只有在不能从中找到合适的数据项时，才允许参照标准自行拟定数据项。(3)方便性原则。尽可能设立较多的检索点，为用户提供更多的方便。(4)低冗余原则。在满足需要的前提下，要严格控制表征一个信息记录的数据项数量。避免数据重复。(5)灵活性原则。考虑到用户需要、专业性质、系统功能要求以及信息环境的具体情况，灵活变通，发挥每一数据项的实用功能。可根据用户需要和专业性质略做增删；也可以有所侧重。,2）信息外表特征的加工 著录,按照一定的标准，对存在于一定物理载体的信息的外表特征和物质形态进行描述加工的过程称为著录。在著录过程中，若干数据项按照一定的逻辑以一定的格式形成款目，众多款目再依一定规则排列即成为信息加工的最终产品目录、题录、文摘索引或数据库等等。对于文献型信息来说，许多条例和标准对各类数据项的选取和描述分别做了规定和说明，只不过由于载体的差异而要对其载体形态特征作出特别描述。,（1）将口头信息和实物信息转化为文献型信息，如录音带、录像带、磁盘、光盘、照片、图片、幻灯片、投影片，电影片、缩微胶卷和平片，调查报告、笔记、说明书等，然后依规定格式进行加工；（2）直接描述事物的名称，外形、内容，性能、生产者及产生时间、地点等，按规定格式记录下来，形成数据库之类的信息产品。,非文献型信息加工方法,3）信息内容特征的加工 信息标引,在进行分析的基础上，根据规则给信息的内容属性以标识，并作出描述。这一过程通常称为信息标引。信息标引是通过分析信息的主题概念、款目记录、内容性质等标引对象的特征，为它们赋予能够揭示有关特征的简明的代码或语词标识，从而为信息揭示、组织和检索提供依据的信息加工方法。信息标引通常可分为以学科分类代码作为信息标识的分类标引(分类法)和以主题语词符号作为信息标识的主题标引(主题法)两大类。,(1)分类标引 按学科属性来系统揭示和组织信息的方法,将具有共同学科属性的信息类聚在一起，并依据各类信息之间的学科关系把所有信息组织成一个有层次、有条理的整体。分类标引的工具是分类法。著名的分类法有杜威十进分类法(DDC)、国际十进分类法(UDC)、信息编码分类法(ICC)、中国图书馆图书分类法等等。分类标引就是根据选定的分类法，全面分析标引对象的特征，确定所属类目，并将标引对象的学科特征及有关信息，用分类法中规定的符号代码揭示出来。经过分类标引，原先杂乱无章的信息就可以按照分类法规定的序列组织排列成一定的学科体系。分类标引的缺点：不熟悉分类体系的人不易使用，且对新兴学科不能适时反映。,(2)主题标引,所谓主题，是指某件信息所论及或涉及的事物。表达主题的语词称为主题标识(主题词)。通过主题标引，可以把有关同一主题的信息集中在一起，并将其按字顺排列起来。主题标引是对信息内容进行主题分析，确定主题概念，然后按照一定的词汇控制方式，为标引对象赋予恰当的语词标识的过程。主题标引的依据是主题法。主题法是一种以规范化或未经规范的自然语言作为信息主题标识的方法。主题法可分为标题法、元词法、关键词法和叙词法。,标题法 是用规范化的标题词来表达信息内容的方法。标题词的来源主要是标引对象的名称或标题中通用的定型名词。标题词的汇编称为标题表，词间关系是预先组配好的，通过标题参照系统对同义词、多义词、相关词和上下位词等进行规范和显示。标题法直接、专指、通用性强，比较适用于特性检索。元词法 是通过若干单元词的组配来表达复杂主题概念的方法。元词又称单元词，用以描述信息所论及主题的最小、最基本的、概念上不能再分的词汇单位。元词法比较适合于标引和检索较专深的资料，可达到一定的专指度。但由于过多强调词汇单元化，因而会拆开复合词汇，造成假联系、假组合等歧义现象，产生误标和误检。,关键词法 是直接从信息资料中抽取能表达主题概念的具有实质意义的语词作为关键词，然后按字顺轮排以供信息检索的方法。关键词法能及时反映新的名词术语，灵活方便，且可由计算机自动抽词，标引速度快，费用低。但由于关键词标引比较粗糙，不能反映词间关系，故漏检率和误检率较高，质量较差。一般适用于目的性不强的浏览性查找。叙词法 可达到更高专指度。叙词是指以概念为基础、经过规范化和优选处理的、具有组配功能并能显示词间语义关系的词或词组。概括各门或某个学科领域并由语义相关、族性相关的概念和术语组成的规范化的动态性词典，就是叙词表。叙词法具有直观、专指、灵活以及标引准确、查找方便等优点。,4.组织排序,(1)分类组织法依照类别特征组织排列信息概念、信息记录和信息实体。如分类目录、分类索引、分类统计报表，等等。需要对每一个类别特征进行分析，为它们赋予分类代码或其他形式的类别标识，然后再按照类别的不同或分类代码的次序排列起来。,(2)主题组织法,是按照信息概念、信息记录和信息实体的主题特征来组织排列信息的方法。学术论文以及书刊内容的组织中采用的标题、章节次序等可视为较简单的主题组织法。主题组织法主要用于各种信息检索工具或检索系统记录单元的组织，如主题目录、主题文档、书后主题索引，等等。,(3)字顺组织法,按照揭示信息概念、信息记录和信息实体有关特征所使用的语词符号的音序或形序来组织排列信息的方法。各种字典、词典、名录、题名目录等大多采用字顺组织法。这种排序结果很少或基本上不能反映信息内容之间的联系。,(4)号码组织法,是按照每件信息被赋予的号码次序或大小顺序排列的方法。如科技报告、标准文献、专利说明书等，在生产发布时都编有一定的号码。对于