轻工纺织学院团干部培训.ppt
轻工纺织学院2008年团干部培训,共青团齐齐哈尔大学轻工纺织学院委员会,齐齐哈尔大学,总第四期,2,本次培训课培训内容,网页文字复制,3,第二讲办公自动化【excel 2003】,2008年团干部培训,4,excel培训内容,5,我们在制作Excel表格时会遇到字数超长的情况，一般情况下我们会选择自动换行来让同一个单元格在高度上增加以显示更多的字，但是有的时候某些表格的要求很严格，把高度限制住了，这样的话，自动换行功能就不行了，我们只能在一行中显示，这样就只有缩小字号这个办法了，但是如果列数太多，一个格一个格地调整太费时间，这时就需要让EXCEL自动调整字号的大小了。选中需要调整字号的单元格右键单击选择设置单元格格式命令在“单元格格式”对话框中选择“对齐”选项卡勾选“文本控制”框中“缩小字体填充”选项。经过设置之后，单元格中再出现超长的文字时，EXCEL就会自动缩小字号以适应单元格的宽度。,Excel单元格自动调整字号,6,EXCEL的五个错误值是什么意思,1、#VALUE!参数错误、公式自动更正功能不能更正公式、运算对象类型错误时，就会产生这个错误值。具体原因如下：（1）单元格格式应为数字或逻辑值时却输入了文本，EXCEL不能将文本转换为正确的数据类型。解决方法：确认公式或函数所需的运算符或参数正确，并且公式引用的单元格中包含有效的数值。否则的话只要修改正确就可以了。（2）将单元格引用、公式或函数作为数组常量输入。解决方法：确认数组常量不是单元格引用、公式或函数。（3）赋与需要单一数值的运算符或函数一个数值区域。解决方法：将数值区域改为单一数值。修改数值区域，使其包含公式所在的数据行或列。,7,EXCEL的五个错误值是什么意思,2、#N/A 当在函数或公式中没有可用数值时会产生这个错误。解决方法：可以把结果那个单元格清空。,8,EXCEL的五个错误值是什么意思,3、#REF!删除了由其他公式引用的单元格，或将移动单元格粘贴到由其他公式引用的单元格中。当单元格引用无效时将产生错误值#REF！。解决方法：更改公式或者在删除或粘贴单元格之后，立即单击撤消按钮，以恢复工作表中的单元格。,9,XCEL的五个错误值是什么意思,4、#DIV/O!当除数是零时就会产生错误值#DIV/O!。（1）在公式中，除数指向空单元格（EXCEL中空白单元格会做为零来处理）或包含零值单元格的单元格引用。解决方法：可以把结果那个单元格清空。（2）输入的公式中包含明显的除数零，例如：公式=1/0。解决方法：将零改为非零值。,10,EXCEL的五个错误值是什么意思,5、#NUM！公式或函数中某个数字有问题时会产生这个错误。（1）在需要数字参数的函数中使用了不能接受的参数。解决方法：确认函数中使用的参数类型正确无误。（2）由公式产生的数字太大或太小，Excel不能表示。解决方法：修改公式，使其结果在有效数字范围之间。,11,Excel实用技巧,合并文本 EXCEL有个命令是合并单元格，如果要合并的单元格里都有内容的话，按这个按钮合并之后的单元格只保留左上那个格里的内容，如果想将多列的内容合并到一列中而又不会丢失任何一列的内容，想完成这个任务而又不想利用函数，那么就要用到连字符“&”了，只要在任意单元格中输入公式：,=“单元格1”&“单元格2”&“单元格3”&“单元格n”,回车后即可在这个单元格显示单元格1至单元格n的内容合并后的结果。,12,Excel实用技巧,多行文字的输入方法 极少数的时候我们需要在某个单元格内反复输入多个内容，但是在EXCEL中，每次输入一个值后按下 Enter 键查看结果后，活动单元格就会默认移到下一个单元格上，如果想在同一单元格输入多行文字应该怎么办呢？,实例,右图是EXCEL表格中的文字文字,到底怎么办呢,13,解决方法：组合键 Alt+Enter,Excel实用技巧,再思考一下：在EXCEL中每次按Enter都是向下一单元格移动插入点吗？,不是，可以按照我们需要在上下左右四个方向都可以只需要在【工具】【选项】【编辑】中修改设置,14,Excel实用技巧,快速粘贴 如果我们想把隔了很多行的两个或多个单元格的内容粘到一起可不可以呢？,可以。只要按住Ctrl键后同时选中想复制的单元格，复制后再粘贴会发现复制的内容连接到了一起。这样可以达到快速复制不连接单元格的作用。但是如果想复制的单元格中有空白单元格则本方法无用。,15,Excel实用技巧,快速转换行列 想把EXCEL表格的行列互换很方便，复制表格后，右键选择“选择性粘贴转置”就可以方便快捷地转换行列了,实例,怎么样快速将表格中行和列的内容调换位置,16,Excel实用技巧,快速定位至最边上单元格 我的屏幕上可以一屏显示30行和18列，分辨率越高，显示得越多，假设有人一屏可以上百行和上百列，想到屏幕最边上的单元格有什么方法呢？,一般就是按着向那个方向的箭头，到那行就可以了，可是人的反应能力还是慢，会超过想要到的那个格，那下面这个小技巧就有用了，在屏幕的任何位置只要按End键后再按方向键，当前单元格则会跳到屏幕最边上的单元格，而如果中间有空白单元格的话则会先会定位至空白单元格。【注意先后顺序颠倒无效】,17,Excel实用技巧,“填充内容”#与“填充内容”复制单元格的方法很简单，但是当我们需要输入大量前面部分或后面部分的相同内容时，我们可以使用类似于通配符一样的小技巧达到只输入不同的部分而自动生成相同部分的目的，这样可以事半功倍。右键单击单元格，在【单元格格式】中选择【自定义】，在类型输入框中输入填充内容”#或#“填充内容”，其中“填充内容”为自动填充的相同部分的内容，“#”为手动输入的部分。输入数字时用“#”，输入字符时用“”。例如想输入【齐齐哈尔大学】1号至22号楼，只要在类型中输入【齐齐哈尔大学#号楼】就可以了，然后你就只输入1至100，【齐齐哈尔大学 号楼】四个字是自动完成的。,18,何如在EXCEL中合并文本,一提到对EXCEL的操作，很多人就会想到函数，其实有时候简简单单一个符号就可以完成任务，例如要在EXCEL中合并文本，并不用写很复杂的函数，只要一个小小的连字符“&”就可以实现在EXCEL中合并文本的目的。,举例以把ABCD列的文本合并到E列中,公式=A1&A2&A3&.&An 然后Enter,19,何如在EXCEL中合并文本,1、在E1单元格中输入公式=A1&B1&C1&D1。2、选中E1单元格，把公式复制到E列下面的单元格，这个时候，ABCD四列的文本就已经合并到了E列的单元中了。3、但是这个时候还不能删除ABCD四列，因为这个时候的E列还是公式，删除了前四列，E列会出现公式错误，所以应该把E列整体选中，“复制”并选择性粘贴数值到F列中，这样，E列的内容就复制到了F列，因为是选择性粘贴所以复制过去的只是数值而不含公式。4、将A、B、C、D、E列删除，在EXCEL中合并文本的工作完成。,20,如何用好EXCEL的冻结窗口功能,由于Excel可以有最多65536行256列，有的时候我们在做表的时候习惯第一行写列名，但是如果行太多的话，向上滚几下就看不到列名了，那么，就让这一行冻在顶部吧，那么如果列也多怎么办呢？把第一列也冻住就行了呗，但是怎么才能只把第一行和第一列都冻结住呢？,21,如何用好EXCEL的冻结窗口功能,很简单的方法可以实现只冻结第一行第一列的目的。单击“B2”单击格（即第二行的第二列第一个单元格），在“窗口”菜单中选择“冻结窗格”命令，这时第一行、第一列就冻结好了。,22,如何在EXCEL中画斜线,平时我们手工画一张表或者在word表格中，有横线有竖线，也有斜线。那么 EXCEL中做一张表，横线竖线都有，斜线在哪里？是EXCEL没办法做斜线吗？,不是，画不出斜线是因为没有掌握方法，按我的方法去画，什么样的斜线都画得出来，而且又快又好。,23,如何在EXCEL中画斜线,第一种方法，我称之为外部法，由于这个方法涉及到WORD，因此得名。,第一步：在WORD中做一个斜线表头，先画出表格，然后选择表格及边框，直接拉出斜线。第二步：当鼠标指针在这个斜线表头内变成黑色实心斜向的箭头后，复制这个表头第三步：在EXCEL中，右键菜单中选择选择性粘贴命令，在对话框中选择“MicroSoft Office Word文档对象”，这样，刚刚在WORD中建立的那个斜线表头就粘贴到EXCEL中微调之后就可以了。或者直接粘贴也可以。,24,如何在EXCEL中画斜线,第二种方法我称之为内部法，因为完全是在EXCEL内部完成的，因此得名。,第一步：选中需要添加斜线的单元格 第二步：鼠标右键【设置单元格格式】第三步：调换至【边框】选项卡 第四步：选择你想要的一种斜线格式然后【确定】,25,输入分数,当我们在Excel中要输入一个分数的时候，如果按分数和写法来输入的话是不行的。比如说输入1/2，我们输入1，再输入/，然后输入2，按下回车键后会变成1月2日，什么原因呢？前面我们在讲日期的输入时已经说了，这是一种在Excel中输入日期的的默认的方法。那么我们要输入这样的分数的时候，就要借助于分数本身的整数部分来输入，比如输入1/2，它也就是0又1/2，所以我们输入时先输入整数部分的0，再输入空格，然后输入1/2这样，就可以正常的输入1/2这样一个0.5的数值。,26,输入平方与立方及特殊字符,在Word中要输入平方（x2)、立方(x3)等很容易，如果要在Excel中输入平方、立方就不那么容易了。方法一：可采用如下方法解决这个问题：先在单元格中输入“x2”或“x3”，再在编辑栏中选定“2”或“3”，点击“格式单元格”，在“字体”标签页中，勾选“上标”前面的复选框，最后单击“确定”即可。方法二：通常我们要输入平方或是立方这样的特殊字符，要么利用插入特殊字符，要么利用上标这两种方式来实现，其实我们可以利用Alt+数字键来输入。比如可以这样输入：按下平 方 Alt+178,立 方 Alt+179 正负号 Alt+177 平方米 Alt+43343 这里需要注意的是数字一定要是小键盘上的数字键。,27,对多张表格汇总,在一张表格中对多张表格进行汇总的方法是用公式，在单元格里这样写：=sheet1!A1+sheet1!A2+sheet1!A3+.其中A1A2A3就是你要选择相加的数、前面的sheetn就是指An在哪一张表上，在选择这些数字的时候，系统会自动生成它们所在的sheet,Thank You!,
