图解Excel打印技巧.ppt

1,图解Excel超实用打印技巧,打印表格是很多朋友在工作中常常要面临的任务，这里我们通过实例图解的方式向大家提供一些Excel中实用的打印技巧。仔细学习并使用这些技巧，可以使我们能更加得心应手地完成工作中的各种打印任务。学习目标：一、在每一页上都打印行标题或列标题 二、只打印工作表的特定区域 三、将数据缩印在一页内 四、将报表打印在指定的几页内 五、打印设定的工作表背景 六、打印工作表中的零值 七、不打印工作中的错误值 八、打印出工作表中的公式,2,一、在每一页上都打印行标题或列标题(1),在Excel工作表中，第一行通常存放这各个字段的名称，如“客户资料表”中的“客户姓名”、“服务帐号”、“公司名称”等等，我们把这行数据称为标题行(标题列依此类推)。当工作表的数据过多超过一页时，打印出来只有第一页有行标题，这样阅读起来不太方便。用下面方法可以让每一页都打印行标题：进入要打印的工作表，选择菜单“文件页面设置”命令，在弹出的对话框中选择“工作表”选项卡，然后单击“打印标题”区“顶端标题行”文本区右端的按钮，对话框缩小为一行，并返回Excel编辑界面，用鼠标单击一下标题行所在的位置(图 1)，再单击回车即可。,3,一、在每一页上都打印行标题或列标题(2),这时对话框恢复原状，可以看到“顶端标题行”文本框中出现了刚才选择的标题行(图 2)，核对无误后单击“确定”完成设置。以后打印出来的该工作表的每一页都会出现行标题了。说明：列标题的设置可仿照操作。若需要要打印工作表的行号和列标(行号即为标识每行的数字，列标为标识每列的字母)，勾选“打印”区的“行号列标”复选框即可。,4,二、只打印工作表的特定区域(1),在实际的工作中，我们并不总是要打印整个工作表，而可能只是特定的区域，那么应该如何设置呢？请跟着下面的方法进行。(一)、打印特定的一个区域 如果需要打印工作表中特定的一个区域有下面两种方法。方法1：先选择需要打印的工作表区域，然后选择菜单“文件打印”命令，在弹出的“打印内容”对话框的“打印内容”区，勾选“选定区域”单选框(图 3)，再单击“确定”即可。,5,二、只打印工作表的特定区域(2),方法2：进入需要打印的工作表，选择菜单“视图分页预览”命令，然后选中需要打印的工作表区域，单击鼠标右键，在弹出的菜单中选择“设置打印区域”命令即可(图 4)。说明：方法1适用于偶尔打印的情形，打印完成后Excel不会“记住”这个区域。而方法2则适用于老是要打印该工作表中该区域的情形，因为打印完成后Execl会记住这个区域，下次执行打印任务时还会打印这个区域。除非你选择菜单“文件打印区域取消打印区域”命令，让Excel取消这个打印区域。,6,二、只打印工作表的特定区域(3),(二)、打印特定的几个区域 如果要打印特定的几个区域，和上面的方法对应，也有两种方法。方法1：开始时，按住Ctrl键，同时选中要打印的几个区域，后面的操作与上面的方法1相同。方法2：在分页预览视图下，用前面方法2介绍的方法设置好一个打印区域后，再选择要打印的第二个区域，单击鼠标右键，在弹出的菜单中选择“添加到打印区域”命令即可(图 5)。用同样的方法设置其它需要打印的区域。说明：用方法2设置的打印区域，Excel会一丝不苟地把它记下来。要取消这些设置，执行菜单“文件打印区域取消打印区域”命令即可。,7,三、将数据缩印在一页纸内（1）,这个技巧主要运用于如下的情形：1、当数据内容超过一页宽时，Excel总是先打印左半部分，把右半部分单独放在后面的新页中，但是右半部分数据并不多，可能就是一两列。2、当数据内容超过一页高时，Excel总是先打印前面部分，把超出的部分放在后面的新页中，但是超出的部分并不多，可能就是一两行。上面的情况不论是单独出现或同时出现，如果不进行调整就直接进行打印，那么效果肯定不能令人满意的，而且还挺浪费纸张。下面我们提出两种常用的调整方法。(一)、通过“分页预览”视图调整 进入需要调整的工作表，选择菜单“视图分页预览”命令，进入“分页预览”视图(图 6)。,8,三、将数据缩印在一页纸内（2）,从图6中可以看到F列和G列之间有一条蓝色虚线，这条线就是垂直分页符，它右边的部分就是超出一页宽的部分，下面我们把它和左面部分一起放在同一页宽内。将鼠标指针移至F列和G列之间的蓝色虚线处，鼠标指针变为左右双箭头(图 7)，这时按住鼠标左键，拖拉至G列右边缘处放开即可。,9,三、将数据缩印在一页纸内（3）,调整后的效果如图8所示，可以看到原来的蓝色虚线与G列边缘的蓝色实线重合，表示垂直分页符被重新设定，这样原来超出的G列数据就可以被打印在同一页宽内。水平分页符的设定方法完全一致，可以仿照操作。,10,三、将数据缩印在一页纸内（4）,(二)、通过“页面设置”对话框调整 通过“页面设置”对话框调整也相当方便。进入需要调整的工作表，选择菜单“文件页面设置”命令，打开“页面设置”对话框，选择“页面”选项卡。然后点选“缩放”区的“调整为”单选框，在后面的文本框内输入“1”页宽和“1”页高(图 9)，单击“确定”按钮即可。,11,四、将报表打印在指定的几页内,当数据的内容比较长时，打印出来的纸张可能有很多页，当然，这些页之间的分隔，都是Excel默认为我们添加的。但是实际情况中，我们可能希望Excel能够以自己的分页标准来打印，下面介绍一下处理的方法。具体操作之前，我们打开“页面设置”对话框，进入“页面”选项卡，确认一下“缩放”区域，选中的是“缩放比例”单选框。如果这里选择了“调整为”单选框，后面的操作Excel就会不听话了。根据Excel会把不相邻的打印区域打印到不同的页面上的原理，下面我们做两件事：一是在我们需要分页的地方插入一个空白行；二是将由空白行分开的每一页都设置为打印区域。这两件事做好后，再执行打印命令就可以得到我们要求的效果了。具体操作步骤如下：在我们需要分页的位置插入空白行。所有空白行插入好后，按住Ctrl键，同时选中需要打印的各页数据，注意不要选中空白行。然后选择菜单“文件打印区域设置打印区域”命令，再选择菜单“文件页面设置”命令，进入“页面”选项卡，点选“缩放”区的“调整为”单选框，输入所需的页数，单击“确定”按钮即可(图 10)。,12,五、打印设定的工作表背景,有很多朋友都有为工作表设定一个漂亮的背景的习惯，这样可以为工作表的外观增色不少。但是当执行打印命令，把工作表打印到纸上时，发现Excel并没有打印这个背景。如果你还没有上面的经历，可以马上试验一下：随便在工作表中输入一些数据，然后选择菜单“格式工作表背景”命令，打开“工作表背景”对话框，随便选择一幅图片作为该工作表的背景，然后执行“打印预览”命令，发现效果图中没有背景的任何痕迹，真的很遗憾啊！。如果我们一定需要在Excel中打印插入的图片，该怎么操作呢？下面提供一种方法。进入需要插入图片的工作表，选择菜单“插入图片来自文件”命令，打开“插入图片”对话框，然后通过该对话框插入恰当的图片即可。用这种方法插入的图片就会被Excel打印。值得一提的是，为了使打印出来的工作表更加美观，可以通过设置单元格的填充色，因为单元格的填充色会被Excel打印。,13,六、不打印工作表中的零值,有些工作表中，如果认为把“0”值打印出来不太美观，可以进行如下设置，避免Excel打印“0”值。选择菜单“工具选项”命令，打开“选项”对话框，进入“视图”选项卡，把“窗口选项”区的“零值”复选框的勾去掉(图 11)，单击“确定”按钮后，返回Excel编辑窗口，可以看到工作表中的所有零值都变成了空白单元格，再执行“打印”命令，零值单元格就不会被打印出来。,14,七、不打印工作中的错误值,当在工作表中使用了公式或者函数之后，有些时候难免会出现一些错误提示信息，如果把这些错误信息也打印出来就非常不雅了。要避免将这些错误提示信息打印出来，可以按照下面的方法进行设置。选择菜单“文件页面设置”命令，打开“页面设置”对话框，进入“工作表”选项卡，在“打印”区单击“错误单元格打印为”下拉框，选择“空白”项(图 12)，最后单击“确定”按钮，这样在打印的时候就不会将这些错误信息打印出来了。,15,八、打印工作表中的公式,一般情况下，我们是不需要打印公式内容的，但是某些特殊情况下，为了方便我们对计算公式进行分析，我们可以把公式内容打印出来。进行如下的设置即可。打开如图11的对话框，勾选“窗口选项”区的“公式”复选框(图 13)，单击“确定”按钮后返回Excel编辑窗口，可以看到所有的公式都显示出来了，此时再打印工作表，就会把工作表中所有的公式内容都打印出来。说明：使用快捷键“Ctrl”可以快速地在公式和计算结果之间进行切换。要打印公式，切换到公式显示时，执行打印命令即可。,16,Excel 2003轻松套打报表（1）,1.扫描表格 把原表格放入扫描仪，扫描分辨率设定为100dpi、缩放比设为100、模式为黑白文本。在预览图形上调整扫描区域框使它尽量靠近表格边框，你也可以在扫描后再用图形处理软件进行修剪，去除表格周围的空白，再将扫描的图像处理后保存好。如果在表格外也要填写的话，那么在扫描前最好先用铅笔在原表格上画一个边框，作为扫描后修剪和量取页边距的依据。2.设置背景 启动Excel 2003，单击菜单栏的“格式/工作表/背景”，打开工作表背景对话框，找到刚才保存的表格图像，设定为背景。单击工具栏上显示比例的下拉列表框，在框中直接输入105后回车，把显示比例设定为105%。注意：这里105%的比例是这样得来的。在纸上画一个边长10厘米的正方形，扫描后设为电子表格背景，此时比例为100%，用绘图工具栏中的“矩形”工具画一个与背景正方形完全重合的矩形，打印出来。量得打印出正方形边长为10.5厘米，除以原正方形的边长10厘米，可得比例为105%。另外，你也可以在Excel中画一个边长为10厘米的正方形，再试着慢慢调整比例，使它与背景正方形重合，亦不难得到相应的比例。,17,Excel 2003轻松套打报表（2）,3.定位填写 通过拖动行、列标题的边界调整行高或列宽，再配合使用格式工具栏中的“合并及居中”按钮，调整表格线使它与背景表格的表格线重合(也不必很准确，只要能让文字填写在所需位置就可以)。对于大量等高(宽)的行(列)，全部选中并从菜单样中的“格式/行/行高(列/列宽)”中直接输入数值会更快些。然后在相应单元格里输入数据、文字或公式引用(如图)，记住千万不要设置单元格边框，这样一张表格就做好了。,18,Excel 2003轻松套打报表（3）,4.页面设置 单击菜单栏中的“文件/页面设置/页边距”，用尺子量取原表格纸中表格边框到纸张左边和上边的距离，把量取的尺寸直接输入页面设置对话框中相应的左、上页边距中，右、下边距则要设小一点，让整张表格都可以打印出来就行了。单击“选项”按钮，进入打印机设置界面自定义纸张尺寸，直接输入纸张的尺寸，这当然也要直接用尺子测量。部分打印机设置中可能没有自定义纸张尺寸的功能，此时我们只要从“文件/页面设置/页面/纸张大小”中选一个比实际纸张大点的纸张尺寸，一般也可以正常打印。5.打印输出 现在可以把原表格纸放入打印机打印了，如果以上操作均无误的话，一般无须调整即可一次成功。即使出现水平或垂直移位，也只要直接量取偏移值，然后增减到相应的上、左页边距中即可。在此我们设置为背景的表格虽然在屏幕上可以看到，但是并不会被打印出来，所以无须考虑。这种套打表格的方法特别适用于打印大量的相关表格。像财务、税务和统计这三种报表中的数据都是密切相关的。如果把这些相关的报表都存放在同一工作簿内，设置好不同工作表间的相互引用和计算公式。以后我们只要输入几个基本数据就可以自动计算套打出一套完整的报表。,19,Excel打印故障问答锦囊,问：我想打印彩色的页眉，却不能为页眉应用彩色格式。如何解决？答：页眉中的文字只能打印为黑色，即便使用彩色打印机，也不能对页眉和页脚中的文字应用彩色。要打印彩色页眉，可以使用打印标题代替页眉。例如，要在每页的顶端打印公司的徽标与地址，将徽标与地址信息放置在工作表的前几行；在“文件”菜单上，单击“页面设置”，单击“工作表”选项卡，然后在“顶端标题行”框中，输入包含徽标与地址的行。问：我使用“格式”菜单上的“背景”命令，为工作添加了背景图案，但打印时，却没有打印工作表背景。为什么？如何解决？答：用“格式”菜单上的“背景”命令添加到工作表中的背景图案不会被打印出来。但用“插入”菜单中的“图片”命令添加到工作表中的图案和用“格式”菜单上的“单元格”命令添加到工作表中的单元格背景图案或阴影，都会被打印出来。问：在我打印工作表时，Excel忽略了所设置的分页符。为什么？答：如果已设置让Excel将工作簿打印到特定数目的页面中，那么，Excel将忽略已设置的手动分页符，并缩小打印工作表的尺寸。若要将工作表打印到指定的页数中并使用手动插入的分页符，请单击“文件”菜单上的“页面设置”，再单击“页面”选项卡，然后单击“缩放比例”。如果“缩放比例”不能产生预期效果，你可以在设置打印区域时，将其中的每一页都选定为独立的区域，Excel会将打印区域中不相邻的区域打印到独立的页面上。问：我在工作表中设置了多个打印区域后，Excel却不能将多个打印区域打印到同一页上。如何解决？答：如果打印区域中包含工作表中的不相邻区域，在默认情况下，Excel将把每个区域打印到单独的页面上。你可以使用下列方法指定工作表中的独立区域，并将它们打印到同一页面上。1将不相邻的列打印到相邻的位置上：选定不想打印的列，点击“格式”菜单中的“列”，然后单击“隐藏”。设置一个包含所有列的打印区域，其中也包括隐藏的列。2将不相邻的行打印到上下相邻的位置上：选定不想打印的行，点击“格式”菜单中的“行”，然后单击“隐藏”。设置一个包含所有行的打印区域，其中也包括隐藏的行。,20,Excel文件的打印技巧(1),一、Excel文件打印的一般步骤 Excel文件的打印结果是各类报表，因此它的可读性显得格外重要，下面是增强可读性的几个具体措施：1 建立页眉和页脚工作表的页眉和页脚包含了许多有用信息，例如报表的页码或工作表标题等等，用户只需单击“文件”菜单中的“页面设置”命令，打开“页面设置”对话框的“页眉/页脚”选项卡。如果需要使用内置的页眉和页脚，就要打开“页眉”或“页脚”下拉列表，从中选择“第1页”、“第1页，共？页”之类的内容。如果需要自行建立自己的页眉和页脚，可以单击“自定义页眉”或“自定义页脚”打开对话框。两者的布局和功能是完全相同的，其中间排列着十个按钮。最左边的按钮用来设置文本的字体格式，最右边的按钮用来设置图片的大小等格式，中间从左到右的八个按钮可以插入页码、日期、时间等内容。2 打印行或列标题如果Excel制作的报表大小超过了一页，要保证第一页以后的各页均能看到行或列的标题，以便正确标识各行或列数据的具体含义。办法是单击“文件”菜单中的“页面设置”命令，打开“页面设置”对话框的“工作表”选项卡。当每一页需要重复打印列标题时，请将光标插入“顶端标题行”框，然后用鼠标选中包含列标题的所有单元格即可输入引用，或者将列标题的单元格引用直接输入“顶端标题行”框。如果每一页需要重复出现行标题（一般在A列），可以按相同方法将光标插入“左端标题列”框，然后按上面介绍的方法设置行标题的引用。3 使所有数据可见如果某一单元格中的文本或数字超出了列宽，那么打印出来的文本将被截断，打印出来的数字则会显示为“#”。为此，打印之前必须确保工作表中的所有数据可见：如果发现了某一列的宽度不够，只需将光标放到该列列标右侧的边线处，待光标变成双向光标后双击边线，即可自动增加列宽以适应数据的长度。也可以单击“格式”菜单中的“单元格”命令。打开“单元格”对话框的“对齐”选项卡，选中“文本控制”下的“自动换行”，即可使数据自动换行以适应列宽。,21,Excel文件的打印技巧(2),4 使用容易查看的格式国内的各种报表习惯设置网格线，我们可以打开“页面设置”对话框的“工作表”选项卡，选中“打印”下的“网格线”即可。也可以选中需要设置网格线的所有单元格，单击Excel“格式”工具栏中的“边框”下拉按钮，打开对话框从中选择需要的边框样式。另外，屏幕显示效果良好的格式不一定有好的打印效果。如果工作表的文字或表格边框设置为彩色，但是使用黑白打印机进行报表打印，最好使用对比度较高的颜色，否则打印出来的内容就不够清晰。另外，也可以打开“页面设置”对话框的“工作表”选项卡，选中“打印”下的“单色打印”，从而提高彩色打印的清晰度。5 使报表居中如果使用的打印纸能够容纳整个报表，就可以设置水平居中或垂直居中。前者可以打开“页面设置”对话框的“页边距”选项卡，选中“居中方式”下的“水平”复选项，后者可以选中“居中方式”下的“垂直”复选项。两者同时选中时，报表会在纸张上同时使用水平居中和垂直居中。6 调整报表四周的空间Excel报表的四周包括页边距和上、下的页眉、页脚六个部分。如果我们需要改变页边距或页眉和页脚，可以打开“页面设置”对话框的“页边距”选项卡，改变其中上、下、左、右和“页眉”、“页脚的数值。也可以单击Excel工具栏中的“打印预览”按钮，打开预览窗口单击“页边距”按钮，显示页面的页边距的尺寸柄，根据需要拖动至需要的宽度为止。,22,Excel文件的打印技巧(3),二、打印设置 工作表在打印之前应当进行打印预览，它可以看到普通视图中看不到的内容，避免失误、提高打印质量，而且可以快速更改许多打印设置。1快速更改打印设置如果在打印预览窗口中发现了不合适的打印设置，只需单击窗口顶部的“设置”按钮，就可以打开“页面设置”对话框，快速修改工作表的布局和打印选项，例如打印或不打印网格线、添加页码或打印标题等。2使工作表适应页宽如果打印预览时发现工作表的宽度超过了页面，可以尝试以下方法使工作表适应页宽：一是将打印方向更改为“横向”。我们只要按上面介绍的方法打开“页面设置”对话框的“页面”选项卡，选中“方向”下的“横向”即可。二是缩小工作表的大小以适应页面。方式仍然是打开“页面设置”对话框的“页面”选项卡，选中“缩放”下的“调整为”，并在“页宽”框内输入“1”。确定后即可预览页面以观察字体大小是否合适了。三是减小页边距以及页眉（页脚）的宽度。我们可以按上面介绍的方法打开“打印预览”窗口，单击其中的“页边距”按钮显示页边距的尺寸柄，根据需要将其拖到所需的宽度即可。四是隐藏报表中某些不需要打印的列。我们只需选中这些列，单击“格式列”子菜单下的“隐藏”命令。报表中的其他列就会占用被隐藏列的位置，从而使原本不能打印的内容能够打印出来。此后，只要单击“格式列”子菜单下的“取消隐藏”命令，就可以显示被隐藏的列。3调整垂直分页符如果报表的数据区域远远宽于页面，上面介绍的方法也不能使工作表适应页宽。只能调整垂直分页符，使报表的数据区域按需要分布在多页纸张上。具体操作方法是：打开工作表选中“视图”菜单中的“分页预览”，鼠标放到蓝色粗虚线（自动垂直分页符）的上面，根据双向箭头的指向拖至合适的位置，当其变为蓝色实线时说明它是手动垂直分页符。这种方式使一张报表分布在几张纸上，为了了解各数据列的意义，应当按上面介绍的方法添加打印标题。4调整水平分页符如果打印预览时发现工作表的长度超过了纸张，除了可以采用类似“使工作表适应页宽”的方法以外，还可以调整水平分页符，使报表的数据区域按需要分布在多页纸张上。具体办法仍然是打开工作表，选中“视图”菜单中的“分页预览”。分页预览窗口中的蓝色水平虚线表示Excel的自动分页符，它将工作表分为多个页面，我们只需按上面介绍的方法将其拖至需要的位置即可。5允许重调A4/Letter纸型某些用户可能使用了仅仅支持信函纸型的打印机，为了能够按信函纸型大小自动调整A4工作表。我们可以单击“工具”菜单中的“选项”命令，打开“选项”对话框的“国际”选项卡，勾选“允许重调A4/Letter纸型”复选框即可。,23,Excel数据表分页汇总与批量打印（1）,图1是一份普通的Excel数据表，我们现在需要将其打印成如图2所示的样式，如果采取手工复制、粘贴的做法，不仅操作麻烦，而且容易出现错误。,24,Excel数据表分页汇总与批量打印（2）,处理过程：1、启动Excel2003（其他版本请大家仿照操作），打开数据表。2、切换到Sheet2工作表中，仿照图2所示的样式，制作好需要打印的表格表头的表尾。3、选中A4单元格，输入公式：=A3+1，并用“填充柄”将其公式复制到A5至A22单元格中（此处假定每页打印20行数据）。4、分别选中B3至H3单元格，依次输入公式：=IF(ISERROR(VLOOKUP($A3,数据!A:H,2,FALSE),VLOOKUP($A3,数据!A:H,2,FALSE)、=IF(ISERROR(VLOOKUP($A3,数据!A:H,3,FALSE),VLOOKUP($A3,数据!A:H,3,FALSE)=IF(ISERROR(VLOOKUP($A3,数据!A:H,8,FALSE),VLOOKUP($A3,数据!A:H,8,FALSE)。5、同时选中B3H3单元格区域，用“填充柄”将上述公式复制到B4至H22单元格中。6、分别选中E23和F23单元格，输入公式：=SUM(E3:E22)和=SUM(F3:F22)，用于统计当页工程的“建筑面积”和“造价”，达到分页汇总的目的。7、执行“工具宏Visual Basic编辑器”命令，进入VBA编辑状态。注意：按下“Alt+F11”组合键，也可以快速进入VBA编辑状态。8、选中“工程.xls”工作簿名称，执行“插入模块”命令，插入一个新模块（模块1），然后将下述代码输入到右侧的空白区域中：Sub 分页打印()x=InputBox(请输入打印起始页码)设置打印起始页码 y=InputBox(请输入打印结束页码)设置打印结束页码 For i=x To y 设置一个循环 Cells(3,1)=20*(i-1)+1 在A3单元格中输入一个序号 执行一次打印操作 Next 进入下一个循环 End Sub 注意：在上述代码中，英文单引号“”及后面的字符是对代码的解释，在实际输入的时候不需要输入。9、输入完成后，关闭VBA编辑窗口，返回工作表中。10、执行“视图工具栏控件工具箱”命令，展开“控件工具箱”工具条。11、单击工具条上的“命令按钮”按钮，然后在工作表中拖拉一下，画出一个命令按钮。12、右击命令按钮，在随后出现的快捷菜单中，选择“属性”选项，打开“命令按钮属性”设置框（如图5）。,25,Excel数据表分页汇总与批量打印（3）,13、切换到“按分类序”标签下，展开“外观”选项，将“Caption”选项右侧的字符修改为“分页打印”，给按钮命名；再展开“杂项”选项，将“PrintObject”选项设置为“False”。注意：将“PrintObject”选项设置为“False”，则后面打印时，该按钮不被打印出来。如果设置成了“True”，则按钮会打印在纸张上，影响表格的打印效果。14、双击上述命令按钮，再次进入VBA编辑状态，将“分页打印”（上述代码中的宏名称）字符输入到已经出现的两行代码之间，成如下状况：Private Sub CommandButton1_Click()分页打印 End Sub 15、关闭VBA编辑状态，返回工作表中。16、象调整普通图片大小一样，调整好命令按钮的大小，关将其定位在表格的合适位置上，单击工具栏上的“退出设计模式”按钮。17、以后需要分页打印时，单击“分页打印”命令按钮，系统先后弹出类似如图6所示的两个提示框，输入需要打印的起、始页号（参见图6）。按下“确定”按钮，不一会儿，一份份分页汇总打印的表格就呈现在我们的面前了（参见图2）。,