办公自动化软件B.ppt

大学计算机基础,计算机网络原理、技术及应用ISBN:978-7-04-024268-3,第 1 章 计算机基础知识 第 2 章 操作系统 第 3 章 办公自动化软件 第 4 章 多媒体技术及其应用 第 5 章 计算机网络基础 第 6 章 互联网及其应用 第 7 章 标记语言与网页制作 第 8 章 国民经济与社会信息化,目 录,计算机网络原理、技术及应用ISBN:978-7-04-024268-3,办公自动化软件概述,办公自动化是计算机应用的一个重要方面，相应的计算机软件也很多，目前影响最大、使用最广泛的当属Microsoft公司的Office 2003。这是一个办公自动化应用程序软件包，其中包含了文字处理、电子表格处理、演示文稿制作、网页设计和桌面数据库管理等各个方面的内容，它的用途几乎涵盖了办公室工作的各个方面。这些软件用户界面统一，功能强大，使用方法一致，数据交换途径多，而且各有侧重，相得益彰。基本涵盖了普通办公室工作的各个方面。利用它们及其所携带的工具，将会大幅度地提高用户的工作效率。,计算机网络原理、技术及应用ISBN:978-7-04-024268-3,第 3 章 办公自动化软件,3.1 文字处理 3.2 电子表格3.3 演示文稿的制作,计算机网络原理、技术及应用ISBN:978-7-04-024268-3,3.2 电子表格,所谓“电子表格”是指通过计算机建立、存储和处理的数据表格。和纸质的表格最大有不同就是，它可以做到表格数据的实时性、直观性、动态性和自动处理。实时性是它可以做到使表格数据反映最新的数据变化；直观性它可以将数据以图表的形式直观地展示给用户；动态性是指表格可以任意地根据需要按不同的要求显示数据，用户可以动态地从不同的视角分析数据；自动处理是计算机的强项，任何纸质表格都无法与之相比。,计算机网络原理、技术及应用ISBN:978-7-04-024268-3,3.2.1 电子表格基础,Excel 2003 是一个功能强大的电子表格软件。是Microsoft 公司生产的办公自动化套装软件 Office 2003的主要应用程序之一。它具有强大的数据计算与分析处理功能，可 以 把数据用表格及各种统计图、透视图的形式表示出来，使得制作出的表格图文并茂，信息表达更加清晰。另外，Excel 2003还包含了很强的计算分析功能以及对 Internet 的全面支持，使 用 户 能 直接将工作簿文件保存为网页格式，并使用提供的发布工具将它传到服务器上。,计算机网络原理、技术及应用ISBN:978-7-04-024268-3,1.Excel 2003的窗口界面,计算机网络原理、技术及应用ISBN:978-7-04-024268-3,1）编辑栏,编辑栏是用来输入或编辑单元格数据或公式的区域。在这里，除可以直接输入数据或公式外，也可以通过其中的工具把函数粘贴到公式当中，使用非常方便。,计算机网络原理、技术及应用ISBN:978-7-04-024268-3,2）工作簿,工作簿是Excel 2003窗口中的主要部分，是用户编辑处理数据的工作场所，也是储存各类数据、公式、图表 等 各种用户信息的区域。在我们启动Excel 2003后，系统会自动新建一个空的工作簿文件。,计算机网络原理、技术及应用ISBN:978-7-04-024268-3,Excel工作簿由的组成,工作表编辑区：是由多行和多列单元格组成的单元格阵列。为了区分不同的单元格，单元格之间用网格线分开。行标、列标：在每一行的开头有一个行标按钮，上面的数据为该行的行号按钮；同样地，在每一列的顶部有一个列标，上面的字母表示该列的列号。行标和列标除作为行、列的标志外，还可以用来进行行、列的选定，行高和列宽的调整等。工作表标签行：在工作表的下部有一个工作表标签行，上面显示出了工作表的名称，白色标签与当前工作表连为一体，为当前工作表的标签。在工作表的标签上可以进行工作表的插入、删除和换名等工作。如果工作簿中工作表较多，按左边的按钮工具可以把隐藏的工作表标签显示出来。,计算机网络原理、技术及应用ISBN:978-7-04-024268-3,2.工作簿的建立与管理,Excel文档被形象地称为工作簿，扩展名为xls。下面看工作簿的管理。1）新建与打开工作簿2）工作表操作3）工作表的编辑4）保存工作簿,计算机网络原理、技术及应用ISBN:978-7-04-024268-3,1）新建与打开工作簿,当系统正常启动后，将自动建立一个名为“Book1”的空工作簿文件。在这里可直接进行数据的编辑，而工作簿的文件名可以到保存时再确定。在Excel 2003中，建立新工作簿、打开已经存在的一个工作薄文档，其的方法与Word文档的建立与打开方法一样。,计算机网络原理、技术及应用ISBN:978-7-04-024268-3,2）工作表操作,新建的空白工作簿，默认情况下，包括sheet1、sheet2和sheet3三个工作表。(1)激活和切换工作表：当新建一个工作簿或打开一个已有的工作簿时，Excel自动激活第一个工作表，处于激活状态的工作表为活动工作表或当前工作表，如sheet1。用户可以进行数据输入、编辑等操作。如果要切换到其他工作表，可以单击要激活的某工作表的标签。若标签不可见，则可以单击标签行中的按钮来显示工作表标签。(2)工作表的插入、删除和重命名：在使用Excel的使用中，经常要进行工作表的插入、删除和重命名工作。它的完成非常简单：只要激活相应的工作表，将鼠标指针指向它的标签，单击右键，显示出如所示的快捷菜单，然后选择进行工作表的插入、删除、重命名、移动、复制等工作。,计算机网络原理、技术及应用ISBN:978-7-04-024268-3,3）工作表的编辑,一个工作簿可以认为是若干个工作表的集合。它类似于财务室里会计手中的账册。我们知道，一本账册中一般有多页表格，各种账目数据都记录在各页表格当中。同样地，一个工作簿中的每一个工作表，也是记录各种数据、计算公式等信息的区域。一张工作表最多有65536行和256列。这是一个非常大的表格，我们在建立自己的表格时，一般只利用了其中很小的一部分区域。在Excel 2003中，工作表中的行规定用数字1，2，65536表示，列用字母A，B，Z，AA，IV表示。,计算机网络原理、技术及应用ISBN:978-7-04-024268-3,4）保存工作簿,保存工作薄文档的方法与Word文档一样，不再重复。,计算机网络原理、技术及应用ISBN:978-7-04-024268-3,3.2.2 数据输入与填充,1单元格和单元格区域2向单元格中输入数据3输入序列4编辑单元格的数据5插入、删除行、列和单元格,计算机网络原理、技术及应用ISBN:978-7-04-024268-3,1单元格和单元格区域,一个工作表是许多单元格的集合，即一个工作表是由多行多列单元格组成的矩形排列。它是工作簿中进行数据存储、计算、格式化的基本单位。一般在一个单元格中只存放一个数据，在公式中通过对单元格的引用，完成各种复杂的计算。,计算机网络原理、技术及应用ISBN:978-7-04-024268-3,1）单元格,对单元格的标识由它所在行的行标和所在列的列标组成。Excel 2003规定，列标在前、行标在后共同组合成单元格的名字（或称单元格地址）。例如，第2行第3列的单元格的名字是C2。在编辑栏的左端显示单元格的地址。第20行第28列的单元格名字是AB20，最后一个单元格的名字是IV65536。,计算机网络原理、技术及应用ISBN:978-7-04-024268-3,2）单元格区域,将同时被选定（激活）的多个单元格称为单元格区域，常用的是矩形区域。这种单元格区域的表示方法是用该区域的左上角的名字和右下角的名字中间加一个冒号“：”。例如，B3：D5表示由B3、B4、B5、C3、C4、C5、D3、D4、D5等9个单元格组成的矩形区域。被选定的单元格区域反色显示，其中一个呈正常显示的单元格为活动单元格。,计算机网络原理、技术及应用ISBN:978-7-04-024268-3,3）单元格和单元格区域的选定,(1)单元格的选定。(2)单元格区域的选定。(3)同时选定几个矩形区域。(4)选定整行、整列。(5)选定整个工作表。,计算机网络原理、技术及应用ISBN:978-7-04-024268-3,已经选定的单元格,计算机网络原理、技术及应用ISBN:978-7-04-024268-3,4）取消选定,单击区域之外的任一单元格或者再选定另外的区域，则取消当前的选定。,计算机网络原理、技术及应用ISBN:978-7-04-024268-3,2向单元格中输入数据,开始输入数据之前，应考虑好工作表的基本框架，即要对行和列有一个简单的安排。然后开始输入数据。输入数据是很容易的，用鼠标或光标移动键移到该单元格，然后开始输入。输入的数据可以包括文本、数字、日期、时间等各种不同的数据类型。在输入之前，用户不必先设置类型，Excel 2003会自动识别所输入的数据类型，进行适当的处理。,计算机网络原理、技术及应用ISBN:978-7-04-024268-3,3输入序列,可以表示前后顺序的一组数据称为序列。例如，表示一周7天的数据：“星期一”、“星期二”、“星期三”、“星期日”；表示一组奇数的数据：1，3，5，7，21等。为了提高工作效率，针对这种有规律数据的输入，Excel提供了“填充”功能，从而加快了输入序列数据的速度。,计算机网络原理、技术及应用ISBN:978-7-04-024268-3,1）序列的类型,在Excel 2003中，可以允许使用下列类型的序列。文字序列：数据属于文本类型，如上述的星期一、星期二等。数字序列：数据属于数值类型，如数学中的等差（如上述的奇数序列）、等比数列。日期序列：数据属于日期类型，如2月3日、2月4日等。,计算机网络原理、技术及应用ISBN:978-7-04-024268-3,2）输入序列,下面介绍几种输入的方法，可以根据不同的类型来选择。(1)使用“填充”命令(2)鼠标拖放(3)自定义序列,计算机网络原理、技术及应用ISBN:978-7-04-024268-3,(1)使用“填充”命令,计算机网络原理、技术及应用ISBN:978-7-04-024268-3,(2)鼠标拖放,首先，明确什么是“填充柄”。当选定一个单元格或一个单元格区域时，右下方有一个小黑方块，叫作填充柄，当鼠标指针指向它时将变成黑色的小十字形，然后按着鼠标左键进行拖放，松开鼠标，就在拖放的单元格区域里输入了预定义的自动填充序列。当右键按住填充柄拖动，放开右键时会显示出快捷菜单，从中选择填充的方式，或者选择“序列”后作填充设置。,计算机网络原理、技术及应用ISBN:978-7-04-024268-3,(3)自定义序列,对于有些经常使用的文字序列或日期序列，Excel已经预先设定用户可以直接使用。,计算机网络原理、技术及应用ISBN:978-7-04-024268-3,自定义序列,计算机网络原理、技术及应用ISBN:978-7-04-024268-3,4编辑单元格的数据,单元格中数据的修改与编辑和文字编辑类似，可以在单元格中移动插入点以完成字符的插入、更改与删除等，也可以选定要处理的字符通过剪贴板操作完成编辑工作。单元格的清除和后面讲的单元格删除不同，清除指从单元格中去掉原来存放在单元格中的数据、批注或数据格式等。去掉后，单元格还留在工作表中。清除的方法是：选择菜单“编辑”、“清除”，在级联菜单中包含了“格式”、“内容”、“批注”和“全部”，选择其中之一，即完成选定单元格的清除。,计算机网络原理、技术及应用ISBN:978-7-04-024268-3,5插入、删除行、列和单元格,在工作表的编辑中，常需要在现有的表格中插入或删除数据，这个过程一般用插入删除行、列或单元格的方法实现。对行、列或单元格的插入和删除，会引起现有单元格的移动。如果要在某行之前插入一行，需首先选定该行，然后选择菜单“插入”、“行”。同样，要在某列之前插入一列，需首先选定该列，然后选择菜单“插入”、“列”。若选择多行或多列，则在执行插入操作时可以同时插入相应的行数和列数。若在某单元格的上方或左方插入单元格，则先选定该单元格，然后选择菜单“插入”、“单元格”完成选定要删除的行或列，选择菜单“编辑”、“删除”，则选定的行、列被删掉，下边的行或右边的列自动前移。如果要删除单元格或单元格区域，选择菜单“编辑”、“删除”完成。,计算机网络原理、技术及应用ISBN:978-7-04-024268-3,3.2.3 工作表的格式化,工作表编辑好后，有必要对它进行格式编排，这样使得工作表更加美观、实用。格式化包括了行、列的调整，字体、对齐方式、颜色、边框与底纹的设置等。,计算机网络原理、技术及应用ISBN:978-7-04-024268-3,1行高和列宽的调整,工作表中的单元格在正常情况下，行高和列宽为默认值。输入数据后，会发现数据超过列宽时，不发生变化。而行高会根据字体的大小自动调整。但有时调整结果也不能满足要求，因此，有必要对行高和列宽进行适当的调整。,计算机网络原理、技术及应用ISBN:978-7-04-024268-3,1）调整行高,在Excel 2003中，行高以磅为单位，方法是：将鼠标指针指向要改变行高的行标之间的分隔缝线上，当鼠标变成形状时，按住鼠标左键可以上下拖动，拖动过程中，网络线变为虚线，到合适的位置，松开鼠标即可。也可以通过输入行高值方法：选定要设置行高的行，选择菜单“格式”、“行”、“行高”，打开“行高”对话框，在“行高”框中输入值，单击“确定”按钮。输入值的范围是0 255。,计算机网络原理、技术及应用ISBN:978-7-04-024268-3,2）调整列宽,Excel按字符（每个字符的宽度是行高默认的字体宽度）作为列宽的计量单位，范围取值在0 255。设置列宽和设置行高基本一样。,计算机网络原理、技术及应用ISBN:978-7-04-024268-3,2单元格格式设置,常常要对单元格中数据的字体格式以及它们在单元格中的对齐方式进行必要的设置，以使得所制作的表格整齐美观，也可以使表格中的数据重点突出醒目。字体的设置中包括字体、字形、字号、下划线、颜色等属性；对齐方式的设置包括数据在水平方向和垂直方向上的对齐方式，甚至可以任意调整数据在单元格中的倾斜角度。,计算机网络原理、技术及应用ISBN:978-7-04-024268-3,设置单元格格式的过程,计算机网络原理、技术及应用ISBN:978-7-04-024268-3,“单元格式”对话框,计算机网络原理、技术及应用ISBN:978-7-04-024268-3,3在工作表中插入对象,在对工作表的格式处理当中，也常常在表格的某些位置加入对象，如插入一个艺术字作为表格的标题，在报表的开头插入本公司的徽标等，以此来装点自己的表格作品。Excel 2003中的对象插入方法与Word 2003中的对象插入方法完全一样，对象的格式化内容与方法也基本相同（稍有差别）。读者可以参照上一节中介绍的方法，试着在自己的Excel工作表中插入一些不同类型的对象。,计算机网络原理、技术及应用ISBN:978-7-04-024268-3,4条件格式,在表格制作中，有时我们希望单元格的格式能随着数据的变化而变化，如在现金收支账中，当出现超支的情况时，希望用红色显示超支额。再如在学生成绩登记表中希望那些成绩优秀的学生成绩用绿色，成绩不及格的学生成绩用红色等。所谓条件格式化，是指规定单元格中的数据达到设定的条件时，按规定的格式显示。这样使表格将更加清晰、易读，有很强的实用性。,计算机网络原理、技术及应用ISBN:978-7-04-024268-3,条件格式设置过程,计算机网络原理、技术及应用ISBN:978-7-04-024268-3,3.2.4 公式与函数,Excel 2003具有强大的计算功能。对于那些需要填写计算结果的表格非常有用。电子表格之所以大受人们的欢迎，也是和它的计算功能分不开的。Excel 2003是通过在单元格中插入公式实现计算的。用户除可以用公式完成诸如加、减、乘、除等简单的计算外，还可以结合系统所提供的多种不同类型的函数，在不需要编制复杂的计算程序情况下完成像财务计算、数理统计分析以及科学计算等复杂的计算工作。可以说，公式和函数是Excel的核心内容和精髓部分。作为电子表格，失去了两者就失去了它存在的意义。,计算机网络原理、技术及应用ISBN:978-7-04-024268-3,1公式,一个或多个运算符连接运算量而形成的式子叫公式。在单元格中，通过公式可以计算得到单元格的数据。运算符：运算所用到的符号叫运算符，常用的运算符有算术运算符（+、-、*、/、%）、比较运算符（=、=、=）和文本运算符（&）。列出了每种运算符及其含义。运算量：常量、单元格地址、单元格区域、函数等都可以作为运算量。,计算机网络原理、技术及应用ISBN:978-7-04-024268-3,1）公式的种类,不同的运算符组成了不同类型的公式，Excel的公式有三种：(1)算术公式：其值为数值的公式。例如5*4/22-A1，其中A1的值是5，结果是0。(2)文本公式：其值为文本数据的公式。例如：B2&B4,其中B2的值是“汉字”，B4的值是“输入法”，结果为“汉字输入法”。(3)比较公式（关系式）：其值为逻辑值True或False的公式。例如：32，结果是True；Excel 2003规定比较的规则是：数值类型按数值的大小比较；文本类型按ASCII码或汉字机内码；日期型数据按前后比较大小；逻辑型数据中“False”小于“True”。,计算机网络原理、技术及应用ISBN:978-7-04-024268-3,2）公式的输入,向单元格中输入公式，必须以一个等号“=”开头，然后再输入上述的各种不同的式子。具体操作如下：选定要输入公式的单元格，输入“=”（在编辑栏和单元格中同时显示），接着依次输入公式中各个字符，输入完毕，单击编辑栏的确认按钮或按Enter键。如取消当前的输入可以单击编辑栏中的取消按钮或按Esc键。,计算机网络原理、技术及应用ISBN:978-7-04-024268-3,公式的编辑,计算机网络原理、技术及应用ISBN:978-7-04-024268-3,3）公式的复制,公式的复制和前面介绍过的单元格或单元格区域数据的复制操作方法是相同的。不同的是，公式中含有单元格地址或单元格区域地址时，由于引用方式的不一样，将会对公式复制的结果产生不同的影响。,计算机网络原理、技术及应用ISBN:978-7-04-024268-3,(1)相对引用,所谓相对引用，是指当把一个含有单元格或单元格区域地址的公式复制到新的位置时，公式中的单元格地址或单元格区域会随着改变，公式的值将会依据改变后的单元格或单元格区域的值重新计算。,计算机网络原理、技术及应用ISBN:978-7-04-024268-3,(2)绝对引用,如果我们希望公式复制后引用的单元格或单元格区域的地址不发生变动，那就必须采用绝对引用。所谓绝对引用，是指在公式中的单元格地址或单元格区域的地址不随着公式位置的改变而发生改变。要区别相对引用和绝对引用，实际上只把公式中的单元格或单元格区域地址表示改变一下，即在行标或列,标之前加上一个$符号，凡是带$符号的为绝对引用的地址，否则为相对引用的地址。,计算机网络原理、技术及应用ISBN:978-7-04-024268-3,（3）混合引用,如果把单元格或单元格区域的地址表示为部分是相对引用，部分是绝对引用，如行标为相对引用、列标为绝对引用，或者行标为绝对引用、列标为相对引用，这种引用称为混合引用。,计算机网络原理、技术及应用ISBN:978-7-04-024268-3,2函数,函数是Excel预先定义好的公式。具有9类，几百种函数，包括了财务、日期与时间、数学与三角、统计、查找与引用、数据库、文本逻辑信息等方面。只要有可能，应该尽量地使用Excel系统所提供的函数。这样不仅可以减少输入公式占用的时间，而且能少用内存空间，减少错误的发生，提高问题处理的速度。,计算机网络原理、技术及应用ISBN:978-7-04-024268-3,1）函数的结构,函数由函数名和相应的参数组成，函数名由系统规定用户不能改变，参数括在圆括号内，放在函数名后。参数可以是一个或多个，每两个之间用逗号分隔。大多数参数的数据类型是确定的，参数可以是能产生所需数据类型的任意值。例如，对AVERAGE函数，可以取130个参数，参数的类型可以是数值、名称、数组或包含数值的引用（这里的引用指的是单元格或单元格区域，名称与数组本书没有涉及）。也可把一个函数作为另一个函数的参数使用，称为函数嵌套。,计算机网络原理、技术及应用ISBN:978-7-04-024268-3,无参函数,还有极个别的函数没有参数，称为无参函数。对于无参函数，函数名后面的圆括号不能够省略。例如，NOW()函数返回的是计算机系统内部时钟的当前日期与时间，不能只写NOW。,计算机网络原理、技术及应用ISBN:978-7-04-024268-3,2）函数的输入,计算机网络原理、技术及应用ISBN:978-7-04-024268-3,3.2.5 Excel图表,图表实际上是数据表格的形象化表示。它可以把数据和数据间的关系直观、形象地表示出来。不但使得打印出的文档丰富多彩，而且有利用于分析和比较。这是Excel的另一项重要功能。,计算机网络原理、技术及应用ISBN:978-7-04-024268-3,1创建图表,计算机网络原理、技术及应用ISBN:978-7-04-024268-3,图表向导(1),计算机网络原理、技术及应用ISBN:978-7-04-024268-3,图表向导(2),计算机网络原理、技术及应用ISBN:978-7-04-024268-3,图表向导(3),计算机网络原理、技术及应用ISBN:978-7-04-024268-3,图表向导(4),计算机网络原理、技术及应用ISBN:978-7-04-024268-3,插入图表后,计算机网络原理、技术及应用ISBN:978-7-04-024268-3,2编辑图表,当建好图表以后，用户还可以对它进行修改，比如改变图表的大小、类型或数据系列，移动或复制图表中的某些内容等。再如为了更进一步美化图表，增加视觉效果，修改数据表及图表，对图表各项进行必要的格式设置等。,计算机网络原理、技术及应用ISBN:978-7-04-024268-3,(1)选定图表,在编辑图表时，可单击要选定的图表，这时图表框的边角上将出现8个称为尺寸柄的黑色小正方形，同时窗口中的“数据”菜单名改为“图表”菜单名，而且出现了一个“图表”工具栏。,计算机网络原理、技术及应用ISBN:978-7-04-024268-3,(2)改变图表的类型,选定图表，选择菜单“图表”、“图表类型”，将出现“图表类型”对话框，可以在此对话框上作图表类型设置。也可以在“图表”工具栏上单击“图表类型”按钮，从中选择一种新图表类型即可。,计算机网络原理、技术及应用ISBN:978-7-04-024268-3,更改图表类型的过程,计算机网络原理、技术及应用ISBN:978-7-04-024268-3,(3)改变数据和数据对应的图形,当我们修改数据表中单元格的数据时，图表上所对应的图形也随着发生改变。反过来，如果图表中的某个数据所对应的图形发生改变时，它所对应的数据也随之变化。这是因为在创建图表时就已经建立了两者之间的动态联接关系。,计算机网络原理、技术及应用ISBN:978-7-04-024268-3,更改数据前后的对比,计算机网络原理、技术及应用ISBN:978-7-04-024268-3,(4)增加和删除数据系列,要增加数据系列，首先在数据表中加入一行或一列数据；然后选定图表，再选择菜单“图表”、“添加数据”，出现“添加数据”对话框，在此对话框中，确定数据系列所在的区域。最后单击“确定”按钮，图表中即增加了一个新数据系列。,计算机网络原理、技术及应用ISBN:978-7-04-024268-3,(5)删除数据系列,只要删除数据表中的某行或某列，这时图表中对应的数据系列也随即被删除。,计算机网络原理、技术及应用ISBN:978-7-04-024268-3,(6)图表的格式化,格式化图表，实际上是对图表中所包括的标题、坐标轴、网络线、图例、数据系列、图表区等各项重新进行有关属性的设置。要格式化图表项，选定该项后，从“格式”菜单中或从快捷菜单中选择相应的命令即可。,计算机网络原理、技术及应用ISBN:978-7-04-024268-3,3.2.6 数据清单,所谓“数据清单”，其实就是遵循某种规则建立的Excel表格，其中表格的第一行必须为文本类型，为相应列的名称。在此行的下面是连续的数据区域，每一列包含相同类型的数据，如图所示的表格，在这里我们也可以称它为数据清单。,Excel中的数据清单和关系型数据库管理系统中的数据表类似，因此，Excel采用关系型数据库的专业术语，一行称为一个记录，一列称为一个字段。,计算机网络原理、技术及应用ISBN:978-7-04-024268-3,1创建数据清单,在创建一个具体的数据清单之前，首先应该明确建立数据清单要遵循的规则，然后根据实际问题设计其结构，最后输入数据建立数据清单。,计算机网络原理、技术及应用ISBN:978-7-04-024268-3,1）数据清单遵循的规则,(1)一个数据清单最好占用一个工作表。(2)数据清单应是一片连续的数据区域，中间不能存在空行或空列。(3)在同一工作表中数据清单与其他零星数据之间至少留有一个空白行或一个空白列。(4)避免把关键数据放在数据清单的两侧，防止在进行筛选数据清单时可能会被隐藏。(5)数据清单的第一行文字为列标题（字段名），必须是惟一的，使用的样式（包括字体、对齐方式、图案、边框等），最好与数据清单中其他数据的样式不一样。,计算机网络原理、技术及应用ISBN:978-7-04-024268-3,2）设计数据清单的结构,结构的设计实际上是要分析建立数据清单的实际问题，决定哪些项作为字段，字段的名称、字段的类型等。例如，2007级学生情况表有6个字段，分别为学号、姓名、性别、出生日期、学院、班级、家庭住址等，其中除“出生日期”为日期型字段外，其他全为“文本”类型。,计算机网络原理、技术及应用ISBN:978-7-04-024268-3,3）建立数据清单,在数据清单的起始行输入字段名，每个字段名占一个单元格，然后分别输入每个学生各个字段的值，其中每个学生为一个记录。,计算机网络原理、技术及应用ISBN:978-7-04-024268-3,2数据清单的排序,所谓“排序”，就是根据数据清单中的一列或多列数据的大小重新排列记录的顺序。这里的一列或多列称为排序的关键字段。排序分为升序（递增）和降序（递减）两种。,计算机网络原理、技术及应用ISBN:978-7-04-024268-3,1）只有一个关键字段的排序,如果只按一个字段的大小进行排序（此字段称为关键字段），只要单击数据清单中关键字段所在列的任意一个单元格，然后再单击“常用”工具栏上的“升序”或“降序”按钮。,计算机网络原理、技术及应用ISBN:978-7-04-024268-3,2）多个关键字段的排序,如果在数据清单中首先被选定的关键字段的值有相同的（此字段称为主关键字段），需要再按另一个字段的值来排序（此字段称为次关键字段），依次类推，还有第三关键字段。,计算机网络原理、技术及应用ISBN:978-7-04-024268-3,排序过程(1),计算机网络原理、技术及应用ISBN:978-7-04-024268-3,排序过程(2),计算机网络原理、技术及应用ISBN:978-7-04-024268-3,排序过程(3)排序结果,计算机网络原理、技术及应用ISBN:978-7-04-024268-3,3数据清单的筛选,所谓“筛选”，是根据给定的条件，从数据清单中找出并显示满足条件的记录，不满足条件的记录被隐藏。条件一般分为简单条件和多重条件两种。简单条件指的是由一个比较运算符所连接的比较式。多重条件是指多个简单条件用“与”或“或”连接简单条件组成的比较式。,计算机网络原理、技术及应用ISBN:978-7-04-024268-3,1）自动筛选,使用“自动筛选”，可以快速、方便地筛选出数据清单中满足条件的记录。(1)单击数据清单中任意单元格。(2)选择菜单“数据”|“筛选”|“自动筛选”。(3)单击条件中字段名所在列的，显示一个下拉列表，表中列出了“全部”、“前10个”、“自定义”以及本字段中所有不同的值。,计算机网络原理、技术及应用ISBN:978-7-04-024268-3,自动筛选的过程,计算机网络原理、技术及应用ISBN:978-7-04-024268-3,自动筛选中要注意的问题,(1)“自动筛选”命令旁边有一个复选标记，说明正在使用此命令。再次选定此命令，复选标记消失，取消“自动筛选”。(2)如多个筛选条件，这些条件之间一定为“与”的关系，即所筛选出的记录是满足所有条件的记录，不能是“或”的关系，实现的方法是多次使用“自动筛选”命令。(3)如果要显示全部记录并清除全部“自动筛选”中的条件，可以选择菜单“数据”、“筛选”、“全部显示”。,计算机网络原理、技术及应用ISBN:978-7-04-024268-3,2）高级筛选,对多列进行筛选即多个筛选条件，虽然可以多次使用“自动筛选”命令解决“与”的问题，但比较麻烦。“高级筛选”不仅能快速地解决“与”的问题而且还可以快速地解决“或”的问题，同时还能把符合条件的数据输出到其他单元格中，和原数据清单分开。使用“高级筛选”要保证在数据清单的上方或下方至少有三个能用作条件区域的空行和要存放输出数据的空行。,计算机网络原理、技术及应用ISBN:978-7-04-024268-3,高级筛选的步骤(1),(1)将条件中涉及到的字段名（如本例中是“性别”、“籍贯”）粘贴到条件区域。(2)Excel规定条件在同一行出现，表示“与”关系，不在同一行，表示“或”的关系。对于文本类型的字段，筛选时可以使用通配符“*”和“?”，含义与在Windows操作系统的含义一样，本例在“性别”下面输入“女”，“家庭住址”下面输入“*济南*”，此时“女”和“*济南*”在同一行，表示“家住济南的女同学”。(3)单击数据清单中的任一单元格。,计算机网络原理、技术及应用ISBN:978-7-04-024268-3,高级筛选步骤(2),(4)选择菜单“数据”|“筛选”|“高级筛选”，打开“高级筛选”对话框。,计算机网络原理、技术及应用ISBN:978-7-04-024268-3,高级筛选步骤(3)筛选结果,(5)单击“确定“按钮。如图中所示，右边的表格即为筛选结果。,计算机网络原理、技术及应用ISBN:978-7-04-024268-3,4对数据清单的分类汇总,所谓“分类汇总”，实际上是把数据清单中的数据分门别类地予以统计处理。不需要用户自己建立公式，Excel将会自动对各类别的数据求和、求平均等多种计算，并且把汇总的结果以“分类汇总”和“总计”显示出来。在Excel 2003中，分类汇总可进行的计算有：和、平均值、最大值、最小值、乘积、计数值、标准偏差、总体标准偏差、方差和总体方差等。,计算机网络原理、技术及应用ISBN:978-7-04-024268-3,1）创建分类汇总,下面以一个实例来说明如何创建分类汇总。如图所示的数据清单为某新华书店一天内销售计算机图书的情况表，现在要求汇总统计各个出版社当天的销售量和销售金额。,计算机网络原理、技术及应用ISBN:978-7-04-024268-3,分类汇总步骤(1),(1)首先应按出版社为关键字段进行排序（升序或降序均可）。(2)单击数据清单中的任意一个单元格。(3)选择菜单“数据”|“分类汇总”，打开“分类汇总”对话框，如图所示。,计算机网络原理、技术及应用ISBN:978-7-04-024268-3,分类汇总步骤(2)汇总结果,计算机网络原理、技术及应用ISBN:978-7-04-024268-3,2）汇总数据的分级显示,从上图可以看到，在行标按钮的左边出现了分级显示区。在此处可以对工作表展开或折叠，从而既可以只显示汇总结果，也可以包括明细数据，以满足不同用户的需要。在分级显示区，按钮为不同的层次等级：按只显示全部记录汇总、按显示全部记录汇总和各类别的汇总结果、按从全部记录汇总到记录数据全部显示。、为展开或折叠各级上不同类别的数据。通过汇总后的分级显示，可以建立起动态的数据汇总表格，用户可以根据需要显示或隐藏数据或汇总结果。,计算机网络原理、技术及应用ISBN:978-7-04-024268-3,3）删除分类汇总,如果用户刚刚进行了“分类汇总”就发现有问题,可以选择菜单“编辑”|“撤消”。若因为已作过其他修改，“撤消”命令不能用，可以选择菜单“数据”|“分类汇总”，在其对话框中，单击“全部删除”按钮即可。,计算机网络原理、技术及应用ISBN:978-7-04-024268-3,3.2.7 打印工作表,在设置打印之前，首先要检查使用的计算机是否已经安装了打印机。若没有安装的话，应在Windows操作系统下的打印机窗口单击“添加打印机”完成打印机安装操作。即使所用的计算机没有打印机，也必须安装上某种打印机的驱动程序，否则打印预览、打印设置等功能将无法进行。,计算机网络原理、技术及应用ISBN:978-7-04-024268-3,1页面设置,页面设置是针对打印的需要而对文档进行的设置，如打印位置、打印方向、页眉及页脚的样式和内容、网格线是否打印等。页面设置与所用的打印机以及打印纸有很大关系，所以设置之前应对打印的基本性能、打印纸的大小等有所了解，以防止打印出不合格的废品，造成浪费。,计算机网络原理、技术及应用ISBN:978-7-04-024268-3,页面设置的步骤与对话框,计算机网络原理、技术及应用ISBN:978-7-04-024268-3,2预览与打印,1）预览在用打印机打印之前，一般采用“打印预览”命令，在屏幕上显示打印的效果，如果不满意，可以返回编辑画面，进行重新编辑或重新设置。这样不仅节约纸张，而且节约了时间，执行“打印预览”的操作步骤如下。选择菜单“文件”、“打印预览”，或者单击“常用”工具栏上的“打印预览”按钮，出现“打印预览”窗口，如图所示。,计算机网络原理、技术及应用ISBN:978-7-04-024268-3,预览窗口,计算机网络原理、技术及应用ISBN:978-7-04-024268-3,2）打印,通过打印预览，对页面的效果感到满意时，这时就可以进行打印了。在确定打印之前，还要做好一定的准备工作，如放好纸张、打开打印机、检查打印机是否工作正常等。一切没有问题后，按以下操作完成打印。,计算机网络原理、技术及应用ISBN:978-7-04-024268-3,打印对话框,本 节 结 束,谢谢大家,