办公室综合素质与工作效率(讲授提纲）.ppt
办公室综合素质与工作效率（讲授提纲）,办公室 参与政务 管理事务 综合服务,一、新形势下办公室管理者 角色认知 1、角色 直接为领导服务、为本单位 各职能部门服务、为群众服 务，承上启下，协调左右，沟通内外，综合的办理日常 事务的领导的参谋与助手。,办公室主任（行政经理、行政主管）对上是辅助者、执行者，对本办公室是领导者、掌管者，对本单位各职能部门是中介者、协调者。参谋长、总调度、大管家。多谋事、多理事、多干事。,做领导做不好的事；做领导不愿做的事；做领导不宜亲自做的事；首先要明确我是做什么的，怎样做，怎样做能做得更好。,2、定位要有作为，不乱作为，不能越位，工作到位。与领导关系：从行政上讲-上下级关系-一定服从从工作上讲-主辅者关系-当好助手 从生活上讲-同志间关系-处处关心服从而不盲从，尊重而不庸俗，规矩而不拘谨。,与同事关系：认同群体、寻求一致、谦虚谨慎、关心体贴、友好善待、适宜表现。不显山露水、不抓尖抢上、不嫉贤妒能；要少说多做、要宽容饶恕、要诚实守信。,3、理念：由文房四宝办公转向网络办公 要求三快：反映快 思考快 节奏快 由依照常规办公转向超常办公 要求三新：形式新 标准新 方法新 由凭经验办公转向勇于探索办公 要求三多：多研究 多进取 多谋划,4、素质：即：2 1 2 3 1 1 1素质工程 2源：开发自己 无形资源-情商（软件）有形资源-智商（硬件）1品：高尚的思想境界与良好的形象 风度 气质 魅力 温文尔雅、飘逸潇洒，宽宏大度、沉浮练达。纯实与朴素、个性与共性，朦胧与含蓄、敬业与大局。,2职：职业道德、职业技能有功劳时不伸手；要有：一技之长有苦劳时不计较；技压群芳有疲劳时不抱怨；3能：学习能力 做到四名 活化是根本交际能力 明确前提 法则 方法专业能力 综合分析能力 创新参谋能力口头表达能力 文字表达能力沟通协调能力 双赢公关能力独立办事能力 社会活动能力专业技能 快速记录 快速阅读 快速写作,1法：法律法规1心：良好心态 心理平衡 行为自然 处变不惊 超脱独立 1键：文化修养 心理素养 身体保养生病来自：50%是生气 30%是乱吃 20%是劳累,5、作用 中心枢纽作用、参谋助手作用 沟通协调作用、窗口形象作用,二、新形势下如何当好办公室主任助手角色 管家角色 活动家角色 1、明确1 2 3 4 5工作法一个原则：服务于全局中心工作二个转变：角色转变，指挥员、战斗员三项工作：调查研究、制度管理、综合 勤政贴近领导核心，辅助领导工作贯彻领导意图，反映群众利益没有领导权力，隐含领导权利,四手功夫：把班带好 把人用活 把事办实 把后勤管好五个必要：（五常法）常组织 常清洁 常整顿常规范 常自律,2、提高工作效率的方法 1）时间运筹科学化 2）工作安排合理化 3）管理事务规范化 4）工作手段现代化影响效率原因：时效观念差 不会抓取舍不善于协调 揽的事过多,3、如何当好领导的参谋观察领导的闪光点、兴奋点、关注点接受任务时，弄清领导本意不能惟命是从，不能固执己见衡量利弊得失，维护领导威信总揽全局抓大事，不谋全局者，不足谋一域立足当前谋长远，不谋万世者，不足谋一时见微知著抓本质，不因爱而溢其美不因恨而增其恶,要有深邃思想，贵在创新要有广阔视觉，贵在灼见要注重调查研究，贵在求是要善于分析综合，贵在升华站在市场角度看问题，站在领导角度想问题 站在群众角度解决问题。,三、新形势下办公室管理者能力提升1、口头表达能力 1）以情为主线：语言7%声音38%情感55%情理交融 理利相剂 情之至者 其话必至 2）以诚为基点：立诚 切境 得体 言之有的 言之有礼 言之有情 言之有物 言之有理 言之有益,3）四区求四感：思想区求信任感 知识区求博学感 娱乐区求沟通感 生活区求亲切感 4)通俗升华现：小中见大，柔中有刚 随手拈来，其味自醇 见人所共见，言人所未言,2、人际交往能力：前提认识 交际法则 交际方法 长期维持好大学时的好朋友 交友的广度、向度、深度、适度,交友法则：铁的法则 黄金法则 白金法则交际方法：网与支 信与爱 和与动交一个好人，带来的是好人交一个坏人，带来的是坏人有公则灵，有诚更灵，有信最灵和为贵，忍为上，诚为本，默为高动则有，静则无，圆则通，方则止,3、文字表达能力 大脑与二脑相互作用 思考与联想相互作用 结构与规范相互作用 流程与技巧相互作用,写请示流程：一是为什么写这请示二是要请示什么三是请求批复写总结流程：一是基本情况二是取得的成绩三是取得成绩的经验和体会四是存在不足之处五是今后的设想,写贺信流程：一是向对方表示祝贺 二是表示向对方学习 三是向对方表示希望 明确各种公文流程，然后根据流程写作,三、新形势下如何做好“三办”工作 办事-办公室事务工作1、办公模式 在家办公、弹性办公、远程办公2、处理突发事件 原则：快速反应，控制事态发展 以人为本，保护公众利益 公开透明，真诚面对公众 化解危机，重塑整体形象,方法：及早发现，马上报告，保护现场 临危不乱，沉着应对，控制源头 成立指挥部，组建急救队，主攻 突破口 调动一切资源平时做好预防工作，对员工培训演练急救方法,3、信息开发与利用信息开发形式：剪报 索引 目录 文摘 资料 简讯 调查信息开发方法：汇集法 归纳法 纵深法 连横法 浓缩法 图表法信息利用服务途径：信息加工服务 定题查询服务 信息咨询服务 网络信息服务,4、办公室工作管理 办公室工作目标管理 办公室工作量化管理 办公室工作效率评估,办会-会务组织与服务1、会前准备工作会前筹备方案内容主题 名称 内容 议程 人数 时间 地点 经费 设备 后勤 会前接待工作 接站 住宿 餐饮 会场布置 座位安排 会议设备,2、会中服务工作 会议签到 设备操作 会议记录会议简报 会议文件 会间服务3、会后总结工作 安排返程 清理会场 整理文件 会议纪要 会议总结 会议反馈4、大型会议组织安排5、大型会议活动组织安排,办文-文书拟写与处理应用文书法定文书：命令、决定、公告、通告、通知 通报、议案、报告、请示、批复 意见、函、会议纪要 事务文书：请柬、贺信、简报、计划、总结 邀请信、感谢信、备忘录、讲话稿、会议记录、述职报告等商务文书：意向书、合同书、订货单、说明书、招标书、投标书、调查报告等,办文-文书拟写与处理1、应用文书法定文书：命令、决定、公告、通告、通知 通报、议案、报告、请示、批复 意见、函、会议纪要 事务文书：请柬、贺信、简报、计划、总结 邀请信、感谢信、备忘录、讲话稿、会议记录、述职报告等商务文书：意向书、合同书、订货单、说明书、招标书、投标书、调查报告等,2、文书格式眉首部分：机关标识、发文字号、份数序号 秘密等级、保密期限、紧急程度 签发人、红色反线主体部分：公文标题、主送机关、正文内容 附件、成文日期、印章、附注版记部分：主题词、抄送机关、印发单位 印发日期、版记中反线,3、文书要素文书材料：围绕主题选材、选材要典型、选材要真实、选材要新颖主题要求：正确、深刻、新颖、集中文书结构：标题、开头、层次、段落 过度、照应、结尾文书语言：准确、简洁、平实、庄重,4、文书办理发文办理：注发、编号、缮校、用印、投送收文办理：收文、登记、拟办、批办、分发、传阅、承办、催办、办复各类文书拟写（略）,
