公文处理与写作.ppt

公 文 处 理 和 写 作知 识讲 座,主讲:太史功科吉 林 庆 达 公 司二00七年一月 五 日,2,概 述,公文处理和写作，不仅是国家机关的一项非常重要的工作，也是企事业单位必不可少的管理工具和手段。对于公司来说，是公司基本形象的体现。对于每一个文员来说，是一项最基本的职务技能，是一个文员基本素质的体现。,3,内 容,一、公文的概念及其在公司的地位二、文书、文件和公文的关系三、公文的类别 四、国家规定的公文种类五、公文格式 六、公文写作要点 七、公文写作中常犯的错误八、公文拟写者应具备的修养,4,一、公文的概念及其在公司的地位,公文：即公文文书，又称文件。是行政机关及其他社会组织在行使职权和实施管理的过程中所形成的具有法定效力与规范格式的文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具。公文概念的理解 1.公文形成的主体是行政机关及其他社会组织。这些机关或组织都是依据国家的法律和有关的章程、条例建立起来的，是具有法定地位的。这种法定的地位赋予了这些机关与组织在自己的职权范围内制定和办理公文的权力。这是公文形成的前提。,5,一、公文的概念及其在公司的地位 公文概念的理解,2、公文形成的条件是行使职权和实施管理。具有法定地位的机关、组织，都有自己的组织系统、领导关系和职权范围，有自己主管的事务与办事意图，它们在行使法定职权和实施有效管理的公务活动中，必然会产生体现自身意志的文字材料。这是公文形成的必要条件。3、公文是具有法定效力与规范格式的文书。公文的法定效力是由公文形成者的法定地位所决定的。公文的规范化格式，不仅增强了公文的权威性与有效性，也方便了公文的处理。这是公文区别于其他文章和图书资料的主要之点。,6,一、公文的概念及其在公司的地位 公文概念的理解,4、公文是国家机关及其他社会组织依法行政、办理公务的重要工具。任何一个机关、组织在日常的工作活动中都需要通过公文这一工具来表达意图，处理公务，实施管理。比如：向上级汇报工作，则使用“报告”；向下级布置工作，则使用“指示”或“通知”；向有关单位和其他业务部门联系公务，则使用“函”；记载会议议决事项，则使用“决议”或“会议纪要”等，这是公文的作用所在。,7,二、文书、文件和公文的关系,实际工作中，特别是在机关工作中，常常会出现“文书”、“文件”和“公文”这三种概念。文书：一般指文书处理、文书工作；文件：一般指文件拟写、文件往来；公文：一般指公文格式、公文立卷等。文书、文件、公文都是指国家机关及其他社会组织在工作活动中形成和处理的收来文件、发出文件以及内部所使用的文件材料，即公务文书。可见：文书、文件和公文这三个概念的基本含义是一 致的。但根据不同情况、不同场合，则应分别使用这三个概念。,8,二、文书、文件和公文的关系,（一）文书 可以作为所有文件材料的总称。在人们日常生活和公务活动中，使用的极为普遍和广泛。文书还可以指一种职业，如某某人在做文书工作。（二）文件 同文书一样，有时也可以指文件材料的总称。如一次大型会议结束之后，要将会议文件立卷归档保存。这里说的文件，即指会议形成的有规范格式的正式文件，如会议纪要、决议等，也包括会议进行中的简报、领导讲话、代表发言、会议纪录，甚至还包括录音、录像、照片等有关资料。但是，对于一些重要的文件，如：中共中央文件、国务院文件等具有规范格式的正式文件，人们往往郑重地称之为“文件”，而不称文书或公文。,9,二、文书、文件和公文的关系,（三）公文 特指各级关单位为了办理公务而产生的文书或者文件。从这个意义上说，它是公务文书或者公务文件的简称。,10,三、公文的类别,从文学角度讲，公文作为一种文体，可以从不同的角度来划分：（一）从公文的来源来划分 1、对外文件：发文。2、收来文件：收文。3、内部文件：指制发和使用都限于公司或部门 内部的文件。如公司或部门内部的规章制 度、会议记录、工作计划、经验总结以及内 部的通知、通报等。,11,三、公文的类别,(二)从公文的行文关系上划分 行文关系是指发文机关同收文机关之间的文件往来关系。划分为：上行文、平行文和下行文。1、上行文就是指下级机关向它所属的上级领导机关所发送的文件，也就是自下而上的行文，故称上行文。2、平行文就是指同级机关或者不相隶属的没有领导指导关系的机关之间的一种行文。3、下行文就是指上级领导机关对所属的下级机关的一种行文。,12,三、公文的类别,（三）从公文的阅读范围来划分1、秘密文件是指内容涉及到党和国家的秘密，需要 控制知密范围和知密对象的文件。可以确定为秘密、机密、绝密三种；2、普通文件是相对秘密文件而言的，也可称非密文 件。这种普通文件也并非无密可保，可供任何人阅 看。如机关、组织的决议、工作计划、总结，对工作 人员的处理决定、通报等。这类普通文件阅读的范围 比较宽。但一般只限于本机关、组织内，不对外颁布，即不在社会上公布，不向国外传播。3、公布文件就是向人民群众和国内外公开发布的文 件。如一些公告、通告、公报、法律、法令、中央领 导的某些重要讲话、报告等，通常都可以采用广播、电视播放、报刊登载，公开张贴或口头传达等方式进 行公布。,13,三、公文的类别,（四）从公文制发机关的性质和公文作用来划分1、法规文件是指由中央和地方各级权力机关、行政 机关所制发的法律、法令和行政法规文件。2、法律文件是体现统治阶级的利益和意志，以国家 强制力来保证其实施的行为规则，是实行阶级专政的 一种工具。法律文件在我国是由行使最高立法权的机关全国 人民代表大会按照立法程序制定的。如宪法、刑法、刑事诉讼法等。3、法令文件根据宪法的有关规定所制发的一种文 件，通常是以中华人民共和国主席或国务院总理的名 义发布的。如公布法律的命令以及宣布施行重大强制 性行政措施时发布的命令等。,14,三、公文的类别,4、行政法规是由国家行政机关和地方行政机关，为 具体贯彻执行法律、法令和行政法规，对于行政措 施、行政制度和活动规则所制定的条例、办法、细 则、规定等。5、行政文件主要是指国家机关在日常公务活动中形 成和使用的文件。具有行政指挥、领导指导工作和公 务联系的作用。例如政府机关、行政管理机关使用比 较普遍的指示、通知、请示、报告等。6、党的文件是指由党的机关、组织形成和使用的文 件，反映党的领导、党的工作和党的建设等活动。其 中，只限定在党的组织和党员中间阅读和传达的文 件，又叫党内文件。,15,三、公文的类别,（五）从公文的性质、内容和特点来划分 按照公文的性质、内容和特点，可将公文分为 指挥性公文、规范性公文、报请性公文、知照性公文、记录性公文等。1、指挥性公文是指上级领导机关对下级机关或群众 发出的用以领导和指导工作的公文。它需要下级机关 单位和有关人员认真学习和贯彻执行，是下级单位决 策和进行工作活动的依据。例如命令、指示、决定、意见、批复和政策性通知等。2、规范性公文是指由机关、组织、社会团体制定 的，要求其成员在活动工作等方面严格遵守的行为规 范，它是一种兼有政策性和法规性的公文，有较强的 规范性和强制性。例如章程、条例、规定、办法、细 则、规则等。,16,三、公文的类别,3、报请性公文是下级机关向上级机关汇报工作、反映情况、请示问题时所使用的陈述性、请求性公 文。这类公文主要是报告、请示等。4、知照性公文是指机关单位发布的需要周知或遵 守，以及各机关单位之间联系工作，通报情况所使 用的公文。例如公报、公告、通知、通报、函等。5、记录性公文是指各机关、组织用以记载公务活 动以备查考的公文。如会议记录、会议纪要、大事 记、日志等。,17,四、国家规定的公文种类 2000年8月24日国务院国发200023号发布的国家行政机关公文处理办法中将公文明确规定为13类：,（一）命令（二）决定（三）公告（四）通告（五）通知（六）通报（七）议案,（八）报告（九）请示（十）批复（十一）意见(十二）函（十三）会议纪要,18,四、国家规定的公文种类,（一）命令：命令（令）适用于依照有关法律发布行政 法规和规章；宣布施行重大强制性行政措施；嘉 奖有关单位及人员。例：中华人民共和国国务院令 第444号禁止传销条例已经2005年8月10日国务院第101次常务会议通过，现 予公布，自2005年11月1日起施行。总理 温家宝 二五年八月二十三日 禁止传销条例 第一章总则 第一条为了防止欺诈，保护公民、法人和其他组织的合法权益，维护社会主义市场经济秩序，保持社会稳定，制定本条例。第二条本条例所称传销，是指组织者或者经营者发展人员，通过 对被发展人员以其直接或者间接发展的人员数量或者销售业绩为依据计 算和给付报酬，或者要求被发展人员以交纳一定费用为条件取得加入资 格等方式牟取非法利益，扰乱经济秩序，影响社会稳定的行为。（略）,19,四、国家规定的公文种类,（二）决定:决定适用于对重要事项或者重大行动作出安 排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级机 关不适当的决定事项。例：国务院关于修改征收教育费附加的暂行规定的决定国务院决定对征收教育费附加的暂行规定作如下修改：删去第三条第二款。将第三条修改为：“教育费附加，以各单位和个人实际缴纳的增值税、营业税、消费税的税额为计征依据，教育费附加率为3%，分别与增值税、营业税、消费税同时缴纳。“除国务院另有规定者外，任何地区、部门不得擅自提高或者降低教育费附加率。”本决定自2005年10月1日起施行。,20,四、国家规定的公文种类,（三）公告：公告适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。例：国家人口计生委关于全国人口和计划生育科技成果奖、科技发明奖、科技贡献奖和软科学奖的公告（国人口发200637号）为贯彻落实全国科技大会精神，进一步提高人口和计划生育科技工作水平，推动人口和计划生育科技工作深入发展，国家人口计生委拟在全国人口和计划生育科技大会期间对“九五”、“十五”期间取得的人口和计划生育优秀科技成果以及在人口和计划生育科技工作中做出突出贡献的个人进行表彰。根据国家人口计生委关于评选全国人口和计划生育优秀科技成果、科技工作先进集体和先进个人的通知（国人口发200619号）中关于各类奖项的申报条件和评选要求，在各省、自治区、直辖市、计划单列市、新疆生产建设兵团人口计生委，解放军、武警部队人口和计划生育领导小组办公室以及国家人口计生委相关直属挂靠单位、相关科研机构推荐的基础上，国家人口计生委组织有关专家进行了认真评审，初步确定了全国人口和计划生育科技成果奖一等奖3项，二等奖13项；全国人口和计划生育科技发明奖二等奖3项；19人获全国人口和计划生育科技贡献奖，全国人口和计划生育软科学奖特等奖1项，一等奖3项，二等奖15项。为确保奖励表彰工作公开、公平、公正，现将获奖名单在“中国人口网站”（网址：）上公布。自公布之日起10日内，任何单位或个人对本次公布的获奖项目、完成人、获奖者持有异议的，请以真实身份书面向我委提出，并提供必要的证明文件。我委对提出异议的单位和个人身份予以保密，并对异议所涉及事项进行核实、查证。凡匿名异议一律不予受理。特此公告。联 系 人：国家人口计生委科学技术司 张黎明、王巧梅 联系电话：（010）62046622转2521、2520 E-mail:通讯地址：北京市海淀区知春路14号 邮 编：100088 附件：全国人口和计划生育科技成果奖、科技发明奖、科技贡献奖和软科学奖获奖项目及获奖者名单（请点击本文下方的附件，打开下载即可）二六年五月三十一日,21,四、国家规定的公文种类,（四）通告：通告适用于公布社会各有关方面应当遵守或者周知的 事项。例：吉林省“全国杰出专业技术人才”人选公示通告 为全面落实科学发展观，进一步实施科教兴国和人才强国战略，营造“尊重劳动、尊重知识、尊重人才、尊重创造”的社会氛围，引导广大专业技术人才树立正确的荣辱观，为建设创新型国家拼搏奉献、建功立业，中共中央组织部、中共中央宣传部、人事部、科学技术部决定，2006年继续开展“全国杰出专业技术人才”表彰工作。根据中共中央组织部、中共中央宣传部、人事部、科技部关于开展“全国杰出专业技术人才”表彰工作的通知（国人部发200664号）要求，根据中共中央组织部、中共中央宣传部、人事部、科技部关于开展“全国杰出专业技术人才”表彰工作的通知（国人部发200664号）要求，吉林省人事厅在全省范围内开展了人选的选拔工作。经所在单位申报、各地各部门初评、专家评审会评审，确定 孙寰同志为我省“全国杰出专业技术人才”人选。现予以公示。欢迎社会各界和广大人民群众对孙寰同志为“全国杰出专业技术人才”人选是否符合条件提出意见，进行监督。如有意见，请以书面形式提出异议。以个人身份提出异议的，请具署实名；以组织名义提出异议的，请加盖公章；书面异议应阐明具体内容，并提供有关证据，否则不予受理。我们将对反映的情况和问题按照有关规定做出相应处理。来信来访接待机构：吉林省人事厅专业技术人员管理处 地址：长春市建设街2650号，邮编：130021 联系电话：公示截止日期：2006年9月5日 吉林省人事厅 二OO六年八月三十日,22,五、国家规定的公文种类,（五）通知：适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶 属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知 或者执行的事项，任免人员等。例1：关于事业单位人员聘用合同鉴证 有关事宜的通知 吉事改办字20065号 省直各部门：根据全省事业单位人事制度改革的进程，省直事业单位人事制度改革工作正进入实施阶段，有的单位已完成了人员聘用工作，按照省事业单位改革工作领导小组的有关文件精神，完成了人员聘用工作的事业单位需要与受聘人员签订聘用合同，并进行合同鉴证。现就事业单位人员聘用合同鉴证的有关事宜通知如下：一、省直已完成人员聘用工作的事业单位凭省事业单位改革工作领导小组办公室批复的事业单位岗位设置表到省人才中心三楼“工资合同办理”窗口免费领取事业单位人员聘用合同书。二、各单位领回事业单位人员聘用合同书后，应组织受聘人员认真填写事业单位人员聘用合同书。事业单位人员聘用合同书填写中的有关注意事项如下：六、此通知请各部门及时转发所属各事业单位。特此通知 附件：1省直事业单位人事制度改革实施工作流程 2省直事业单位工作人员首次聘用情况一览表 3省直事业单位首次聘用人员一览表 4吉林省事业单位人员聘用合同鉴证专用章（印模）吉林省人事厅 二OO六年八月二十九日,23,四、国家规定的公文种类,（五）通知：例2吉林省人民政府 吉政干任200687号关于禹治洪任职的通知 省司法厅:省政府2006年7月17日决定,任命禹治洪为省司法厅副厅长。二六年七月十七日,24,四、国家规定的公文种类,（六）通报:通报适用于表彰先进，批评错误，传达重要 精神或者说明事实情况。例：通 报 省直采购中心、住所在长沙的政府采购代理机构：我办在政府采购代理机构负责人会议布置，各单位于2006年10月20日17时30分以前，报送2006年度任一政府采购项目的录音录像资料，没有开展政府采购业务的单位应提交书面说明。至截止时间，以下十六个单位没有按要求报送有关资料：湖南中技招标咨询有限公司、湖南利安达招标咨询有限公司、湖南中科项目管理有限公司、湖南天平招标代理咨询有限公司、湖南安森招标咨询有限公司、湖南天兴招标代理有限公司、湖南省湘咨招标代理有限公司、湖南省现代教育招标有限责任公司、湖南新星工程造价咨询有限公司、湖南创迪工程管理咨询有限公司、湖南天舟招标代理有限公司、湖南洞庭招标代理有限公司、长沙材信招标代理有限公司、长沙湘资招标代理有限公司、湖南中建项目管理有限公司。特提出通报批评。二六年十月二十五日,25,四、国家规定的公文种类,（七）议案:适用于各级人民政府按照法律程序向同级人 民代表大会或人民代表大会常务委员会提请审议 事项。例：关于请求解决农村民用煤问题的议案 建议人：罗启伦等18名代表 案由：水城县辖区内33个乡镇，目前只有1 6个产煤乡，其余1 7个乡镇无一对有证矿井，每年的民用煤供应都成了我县的一个重大政治问题，工作难度较大，问题较多。案据：按照市的要求，县里采取了许多措施，原则上实行产煤乡供应无煤乡的办法，但有证煤矿的供应任务十分繁重，且生产成本较高，大量原煤供应给农民后，煤矿无利润可言，业主抵触情绪较大。在供应民用煤过程中，县虽然进行了严格要求和督查，但少部分煤矿仍然存在以次充好及掺假现象，严重损害了农民群众的利益。同时，由于煤矿分布不均，大部分需要民用煤的乡镇距离供应点十分遥远，运输成本高，农民生产生活用煤仍然十分困难。解决办法：请市委、市政府尽快建立民用煤长效机制：一是建立民用煤补助基金。在煤炭企业按吨煤(焦)征收，即：原煤2元吨，洗精煤、焦煤3元吨，全部用于解决所在县区的民用煤补助；二是加大对民用煤的市级补助力度。,26,四、国家规定的公文种类,（八）报告：适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复询问，提出建议。其正文主要包括：行文的根据：点明公文所要涉及的具体情况和问题（时间、地点、人物、背景、经过、结果等）并对其性质进行概要分析；建议（要求谁，何时，做什么，怎样做，方法、措施、期限、考核指标等），如没有建议则对有关工作或问题作概括总结，分析存在问题的原因，表明努力方向。结语：有建议的报告提出批转建议：“以上意见，如无不当，请批转（单位）执行。”请上级指出问题的报告则为：“如有不当，请指正（示）”。其他报告则以“特此报告”“此报告”等结尾词强调行文目的。,27,四、国家规定的公文种类,（八）报告 例：吉林庆达数码有限公司 关于筹建情况的报告 吉林省工商行政管理局：吉林庆达数码有限公司，是由吉林庆达光盘科技有限责任公司和英属维尔京群岛 Media Delta Enterprises Ltd.共同出资设立的有限责任公司，于2004年12月29日在贵局登记注册。合资双方自2004年11月8日签订合同，只用两个月时间，便完成了全部审批手续；中方投入的5条生产线，已经到位并投入运行；外方所投的第一批设备10条可录光盘生产线，于2005年1月15日起陆续进厂，2月份开始安装，目前已经调试完毕，并陆续投入生产。因商检部门必须在设备运行正常后才能对设备的质量做出准确的评价，会计师事务所的验资工作，又要以商检部门的结论为依据。因此，目前正在等待商检方面出具的评价报告，故尚未进行验资工作，中方出资的5条生产线，也暂未做产权转移手续。我公司已向贵局申请将首批资金的到位时限延至2005年6月29日。特此函告 吉林庆达数码有限公司 二00五年四月二十八日,28,四、国家规定的公文种类,（九）请示:用于向上级机关请求指示或批准。其正文一般由这样几部分组成：行文的依据、原因：待解决的问题及初步方案，不只一个方案时的倾向性意见及理由；行文要求：即请上级复文的要求，常用“当否，请示。”“当否，请批复。”“请审核批复。”“妥否，请鉴核批示。”等惯用的结尾词语表达。请示可分为：1、呈请式请示 2、请求批转性请示 特别注意：请示必须一事一请。,29,四、国家规定的公文种类,（九）请示 1、呈请式请示 例：关于更换公务用车的请示 县人民政府：我委的公务用车是一九九四年县计划经济委员会购置的桑塔 纳2000型。目前行驶近30万公里，超出了国家规定的报废标准，根本无 法正常行驶。而我委的主要工作是到省、市相关部门争资金、争项目，平均每月要到成都跑十趟左右，同时，项目争取回来后对项目实施监管 也需要经常深入乡镇和项目单位检查，车辆使用频率较高。但目前车况 差，不能正常行驶，在高速公路行驶已多次出现故障，严重影响了工 作。为保证工作的顺利进行，特请示更换国产广州本田雅阁2.0轿车一 台。妥否，请批示。XXX县计划经济委员会 二00四年一月十八日,30,四、国家规定的公文种类,（九）请示 2、请求批转性请示 例：关于中国公民自费出国旅游管理暂行办法的请示 国务院：随着对外改革开放的不断扩大，人民生活水平不断提高，近年来，中国公民自费出国旅游不断增加，为适应改革开放形势，加强中国公民 自费出国旅游的管理，特制定了中国公民自费出国旅游管暂行办 法。附：中国公民自费出国旅游管理暂行办法 以上暂行办法如无不妥，请批转发布执行。国家旅游局（盖章）国家公安部（盖章）XXXX年 X 月X 日,31,四、国家规定的公文种类,（十）批复:适用于答复下级机关的请示事项。例：关于锦宏灯饰广场专业市场有关问题的批复 XX建设集团有限责任公司：你公司关于建设锦宏灯饰广场专业市场招商引资中亟待解决问题的 请示收悉。经我委研究，对你公司提出的问题作如下批复：一、子女入学问题 由我委会同招商局、教委负责协调解决。二、工商注册问题 由我委和行政服务中心协助实施“一条龙”、“一站式”服务。三、垃圾站的迁移 由我委会同建设局、环保局、环卫所和相关部门协调解决。四、税费问题 按市政发2004101号文件有关精神执行。此复 XXX市发展与计划委员会 年 月 日,32,四、国家规定的公文种类,（十一）意见：适用于对重要问题提出见解和处理办法。例：湖北省人民政府关于解决农民工问题的实施意见 各市、州、县人民政府，省政府各部门：为贯彻落实国务院关于解决农民工问题的若干意见（国发20065号），进一步统筹城乡发展，保障农民工合法权益，改善农民工就业环境，促进农村富余劳动力合理有序转移，推动和谐社会与全面小康建设进程，现结合我省实际，提出如下实施意见：一、统一思想，切实把农民工工作摆上重要战略位置（略）二、坚持以人为本，进一步强化农民工的就业服务（略）各地区、各部门要认真贯彻国家和省关于解决农民工问题的各项法律法规和政策规定，结合实际抓紧研究制订具体措施和办法，确保涉及农民工的各项政策措施落到实处。二六年十二月四日,33,四、国家规定的公文种类,(十二)函：函是商洽性文件的一种，用于平行或不相隶 属机关之间相互商洽工作，询问和答复问题，向有 关主管部门请求批准。函的正文主要包括：行文的目的和原因：需要询问、商议或批准的具体问题和事项（向对方介绍自己、介绍自己的意愿和方案，陈述有关理由、依据和背景材料）；提出希望或要求：如“请复文”“请予批准”“望予合作”等。有时以“此致”“特此函告”等结尾词作结。例：要求为对方提供服务的函 XXX先生：日前我们有机会参观了广交会上贵公司的产品展览，对贵公司产品的高品质及低价格留下了深刻的印象。作为一家贸易公司，我们极愿提供我们的服务。在贸易方面，本公司有着良好的关系，对产品进口业务也有丰富的经验。除此之外，本公司拥有自己的广告公司，能够极为有效地运用最新的市场销售方式。如果您愿意让我们在本国代售您的产品，贵公司的营业额必可大幅度增加。我们期盼着您的回音。顺祝 商祺！您真诚的朋友：XXX 年 月 日,34,四、国家规定的公文种类,（十三）会议纪要：用于记载和传达会议的情况与议定 事项。会议纪要的正文主要包括：会议基本情况；如会名、会址、会期、与会者、主持人、主要发 言人、报告人、记录人；主要议程、会议内容：议决的事项：即与会或相关人员应承担和享受的责任、义务、权利、利益；提出执行议定事项的措施或要求。,35,四、国家规定的公文种类,（十三）会议纪要 例：总经理办公会议纪要061226.doc,36,四、国家规定的公文种类,根据我公司的具体情况，除命令、公告、议案应用 较少外，主要应用的是以下10种：1、决定；2、通告；3、通知；4、通报；5、报告；6、请示；7、批复；8、意见；9、函；10、会议纪要。,37,五、公文格式,公文一般由公文份数序号、秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件、成文日期、印章、附注、主题词、抄送机关、印发机关和印发日期印发机关和印发日期等要素组成。例：吉林省新闻出版局文件.jpg 四平市人民政府文件.jpg（一）公文的要素 1、公文份数序号（一般文件不用）是将同一文稿印制若干份时，每份公文的编号。2、密级及期限（一般文件不用）涉及国家秘密的公文应当标明密级和保密期限，其中，“绝密”、“机密”级公文还应当标明份数序号。3、紧急程度（一般文件不用）公文应当根据紧急程度分别标明“特急”、“急件”。其中电报应当分别标明“特提”、“特急”、“加急”、“平急”。4、发文机关标识 应当使用发文机关全称或者规范化简称；联合行文，主办机关排列在前。,38,五、公文格式（一）公文的要素,5、发文字号 应包括机关代字、年份、序号。联合行文，只标明主办机关发文字号。6、签发人 公文应当注明签发人、会签人姓名。其中，“请示”应当在附注处注明联系人的姓名和电话。7、公文标题 应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类，不能用规范用纸的情况下，还要标明发文机关。公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。8、主送机关（单位）指公文的主要受理机关或单位，应当使用全称或者规范化简称、统称。9、正文 公文的具体内容，文字要从左至右横写、横排。,39,五、公文格式（一）公文的要素,10、附件 如有附件，应当注明附件顺序和名称。11、印章 公文除“会议纪要”和以电报形式发出的以外，应当加盖发文单位公章。联合上报的公文，由主办机关加盖印章；联合下发的公文，发文机关都应当加盖印章。12、成文日期 以发文机关负责人签发的日期为准，联合行文以最后签发机关负责人的签发日期为准。电报以发出日期为准。13、附注（没有附注事项时可不用）如有需要说明的其他事项，应当加标注。,40,五、公文格式（一）公文的要素,14、主题词 上行文按照上级机关的要求标注主题词。15、抄送机关 指除主送机关外需要执行或知晓公文的其他机 关，应当使用全称或者规范化简称、统称。16、印发机关和印发日期 署上印发公文机关的名称和印发日期，以示负责。,41,五、公文格式（二）公文要素标识规则,公文的各要素划分为眉首、主体、版记三部分。1、眉首：置于公文首页红色反线(宽度同版心，即 156mm)以上的各要素的统称；眉首的特点是位置相 对固定，掌握了对眉首所合各要素位置的规定，就可 以设计文件的“红头”部分 2、主体：置于红色反线(不含)以下至主题词(不含)之间 的各要素的统称；主体的特点是位置经常变动，依公 文内容的长短而定。3、版记：置于主题词以下的各要素的统称。版记的特点 是位置要依公文主体的构成而定。用一个形象的比喻，眉首可称之为公文的“头”，主体称之为公文的“身”，版记称之为公文的“脚”。,42,五、公文格式（二）公文要素标识规则,1、眉首 公文份数序号 公文份数序号是将同一文稿印制若干份时每份公文的顺序编号。如需标识公文份数序号，用阿拉伯数码顶格标识在版心 左上角第l行。并不是所有的公文都需要编制份数序号。办法规定带 有密级的公文要编制份数序号。如果发文机关认为有必要，也 可对不带密级的公文编制份数序号。编制份数序号用阿拉伯数 码，对编几位未作规定，应根据公文的份数来决定编几位，但 至少应不少于两位，即“1”编为“01”。份数序号的位置在版心左 上角顶格第1行。秘密等级和保密期限 如需标识秘密等级，用3号黑体字，顶格标识在版心右上 角第l行，两字之间空l字；如需同时标识秘密等级和保密期 限，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第l行，秘密等级和 保密期限之间用“”隔开。,43,五、公文格式（二）公文要素标识规则 1、眉首,紧急程度 如需标识紧急程度，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角 第1行，两字之间空1字；如需同时标识秘密等级与紧急程度，秘 密等级顶格标识在版心右上角第1行，紧急程度顶格标识在版心右 上角第2行。发文机关标识 由发文机关全称或规范化简称后加“文件”组成；对一些特定 的公文可只标识发文机关全称或规范化简称。联合行文时应使主办机关名称在前，“文件”二字置于发文机关名称右侧，上下居中排布；如联合行文机关过多，必须保证公文首页显示正文。,44,五、公文格式（二）公文要素标识规则 1、眉首,发文字号 发文字号由发文机关代字、年份和序号组成。发文机关标识下空2行，用3号仿宋体字，居中排布；年份、序号用阿拉伯数码标识；年份应标全称，用六角“”括入；序号不编虚位（即1不编 为O01），不加“第”字。发文机关之下4mm处印一条与版心等宽的红色反线。签发人 上报的公文需标识签发人姓名，平行排列于发文字号右侧。发文字号居左空1字，签发人姓名居右空1字；签发人用3号仿宋体字，签发人后标全角冒号，冒号后用3号楷体字标识签发人姓名。,45,五、公文格式（二）公文要素标识规则 2、主体,公文标题 红色反线下空2行，用2号小标宋体字，可分一行或多行居中 排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，间距恰当。主送机关 标题下空1行，左侧顶格用3号仿宋体字标识，回行时仍顶 格；最后一个主送机关名称后标全角冒号。如主送机关名称过多 而使公文首页不能显示正文时，应将主送机关名称移至版记中的 主题词之下、抄送之上，标识方法同抄送。公文正文 主送机关名称下l行，每自然段左空2字，回行顶格。数字、年份不能回行。,46,五、公文格式（二）公文要素标识规则 2、主体,附件 公文如有附件，在正文下空 l 行左空 2 字,用3号仿字体字标识“附件”，后标全角冒号和名称。附件如有序号使用阿拉伯数码(如“附件：1”)；附件名称后不加标点符号。附件应与公文正文一起装订，并在附件左上角第l行顶格标识“附件”，有序号时标识序号；附件的序号和名称前后标识应一致。如附件与公文正文不能一起装订，应在附件左上角第l行顶格标识公文的发文字号并在其后标识附件(或带序号)。成文日期 用汉字将年、月、日标全；“零”写为“O”；公文生效标识 公文生效标识，是证明公文效力的表现形式。它包括发文机 关印章或签署人姓名。公文生效标识有以下两种情况：,47,五、公文格式（二）公文要素标识规则 2、主体,单一发文印章 单一机关制发的公文在落款处不署发文机关名称，只标识成 文日期。成文日期右空4字；加盖印章应上距正文l行之内，端 正、居中下压成文时间，印章用红色。当印章下弧无文字时，采用下套方式，即仅以下弧压在成文日期上；当印章下弧有文字时，采用中套方式，即印章中心线压在成文日期上。联合行文印章 当联合行文需加盖两个印章时，应将成文日期拉开，左右各 空7字；主办机关印章在前；两个印章均压成文日期，印章用红 色。只能采用同种加盖印章方式，以保证印章排列整齐。两印章 间互不相交或相切，相距不超过3mm。特殊情况说明当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时，应采取调整行距、字距的措施加以解决，务使印章与正文同处一面，不得采取标识“此页无 正文”的方法解决。,48,五、公文格式（二）公文要素标识规则 3、版记,主题词“主题词”用3号黑体字，居左顶格标识，后标全角冒号；词目用3号小标宋体字；词目之间空1字。抄送机关 公文如有抄送机关，在主题词下l行；左右各空1字，用3号仿宋体字标识“抄送”，后标全角冒号；抄送机关间用逗号隔开，回行时与冒号后的抄送机关对齐；在最后一个抄送机关后标句号。如主送机关移至主题词之下，标识方法同抄送机关。印发机关和印发日期位于抄送机关之下(无抄送机关在主题词之下)占l行位置；用3号仿宋体字。印发机关左空l字，印发日期右空1字。印发日期以公文付印的日期为准，用阿拉伯数码标识。,49,五、公文格式（二）公文要素标识规则 3、版记,版记中的反线 版记中各要素之下均加一条反线，宽度同版心。版记的位置 版记应置于公文最后一面(封四)，版记的最后一个要素置于最后一行。4、其他 页码 用4号半角白体阿拉伯数码标识，置于版心下边缘之下一行。公文中表格 公文如需附表，对横排A4纸型表格，应将页码放在横表的左 侧，单页码置于表的左下角，双页码置于表的左上角，单页码表 头在订口一边，双页码表头在切口一边。装订 公文装订要规范，特别是只用一个钉时，在左上角距上、左边缘1mm 处竖向装钉。,50,五、公文格式（三）公文的特殊格式,（三）公文的特殊格式 1、信函式格式2、会议纪要格式 3、公司内部行文格式,51,五、公文格式（三）公文的特殊格式,1、信函式格式 发文机关名称上边缘距上页边的距离为30mm，推荐用小标宋体字，字号由发文机关酌定；发文机关全称下4mm处为一条武文线(上粗下细)，距下页边20mm处为一条文武线(上细下粗)，两条线长均为170mm。每行居中排28个字。首页不显示页码。发文机关名称及双线均印红色。发文字号置于武文线下1行版心右边缘顶格标识。发文字号下空l行标识公文标题。如需标识秘密等级或紧急程度，可置于武文线下l行版心左边缘顶格标识。公司信函统一格式：公司信函统一格式.doc,52,五、公文格式（三）公文的特殊格式,2、会议纪要格式 会议纪要标识由“会议纪要”组成。会议纪要不加盖印章。3、公司内部行文格式 例：公司内部文件统一格式.doc,53,六、公文写作要点,七、公文写作要点（一）公文结构用语（二）公文写作的思维方式（三）公文语言的基本特征及要求,54,六、公文写作要点,（一）公文结构用语一是开头用语。用来表示行文目的、依据、原因，情况等。如：为（了）、关于、由于、对于、根据、按（遵、依）照、据、查、奉、兹、来函收悉等。二是结尾用语。如：为要（荷、盼）、特此通知（报告、函告）、如无不妥，请予批复，此致、顺祝（平安、如意、商祺）、敬请批复、特此函复等。三是过渡用语。如为（对、因、据）此、鉴于、总之、综上所述 等。四是经办用语。如：经、已经、业经、现经、兹经、办理、责 成、试行、执行、贯彻执行、研究执行、切实执行等。五是称谓用语。有第一人称：我、本；第二人称：你、贵；第三 人称：该；等等。,55,六、公文写作要点,（二）公文写作的思维方式 在公文写作过程中，最重要的并不是“写”，而是“思”。不同 的文体，其思维的方式方法并不相同。公文写作的思维方式主要 有以下特征：（1）对象化思维，要围绕想要处理的那一事件，或想要解决的那一 问题而展开的思维。其目的是认识事物、处理事情、解决问题，讲究实用。（2）模式化思维，公文写作是一种创造性较弱的写作行为，在结 构、表达、语言、风格等方面，都不要求标新立异，而更多地要 求按照既定的模式来展开。在结构上，其“基本型”，是三大块：开头、主体、结尾。开头一般都是写行文的根据、目的、意义。主体部分用来叙述基本事实、阐明性质意义，或者提出措施、要 求。结尾部分则是执行要求或申报请求。在表达方式上，公文写 作一般只用叙述、议论、说明三种，公文的语言也是模式化语言。（3）替代性思维，替代思维是一种站在他人的立场上，设身处地，替他人思考的一种思维方式。因为公文的作者是代言人。（4）逻辑性思维，公文写作首先要注意概念的准确性和判断的准确 性以及结论的正确性。,56,六、公文写作要点,（三）公文语言的基本特征及要求1、特征：（1）准确性。有作家说，要表现一个事物，只有一个名词是准确 的；要描绘一种状态，只有一个形容词是准确的；要说明一个动 作，只有一个动词是准确的。写作的主要工作之一，就是找到这 一个准确的名词、形容词、动词。这话用于公文写作，是比较确 切的。在汉语中，有大量的意义相同或相近的词汇，称为同义词或 近义词。其实，即使是同义词，细细分辨起来还是有些微妙的差 异。譬如，“优异”、“优秀”、“优良”，这三个词粗看相近，细看 则有程度的区别。“鼓舞”、“鼓动”、“煽动”，从动作的方向和力 度上看并无差异，但感情色彩却很不相同。（2）实用性。俄国形式主义者把人类的语言分为两大基本类型：实 用语言和文学语言。实用语言只传达词语的词典意义，人们在使 用和接受它的时候，依靠平时养成的习惯，自动地认识它的指向 物，而对语言本身并无太多的注意。实用语言是表达认知的语 言。不能用文学语言写公文。,57,六、公文写作要点,（3）规范性。公文语言，可以说是一种循规蹈矩的语言。在词汇 上，公文语言严格遵照其词典意义；在造句上，公文语言严格遵 循语法规则；在修辞上，公文语言只适当运用比喻、对偶、排 比、设问、反问等常规修辞格式，而对夸张、暗示等可使事物有较 大变形的或曲折达意的修辞格式一般不用。可以说，规范性是公 文能够得到有效贯彻和落实的保障。（4）模式性。在公文写作中，沿用一些固定的模式化语句和语词的 现象比较常见，有些公文用语甚至在关键之处必须使用。沿用它