公文写作知识与公文处理.ppt

公文写作知识与公文处理,1,2,一、办公应用文体介绍二、公文概述三、公文用语四、公文写作中常见的问题五、其他需注意事项六、常用公文写作实务七、公文流转,目 录,3,（一）公文的定义：公文，是公务管理文书的简称，属于应用文。公文有广义和侠义之分：侠义公文：专指国家法规中特别限定的15种公文（中办201214号）。广义公文：指一些常用文书，如：简报，调查报告，工作计划、规划、要点、总结，大事记,二、公文概述,4,一、办公应用文体介绍,5,一、办公应用文体介绍,6,一、办公应用文体介绍,1.公文是由法定的作者制成和发布的。2.公文有法定的权威和效力。3.公文有特定的规范体式。4.须经过一定的处理程序。,二、公文概述,（二）公文的特点,7,8,（三）公文的作用：1.公文具有法规和准绳的作用。2.公文具有领导和指导的作用。3.公文具有教育和宣传的作用。4.公文具有联系和知照的作用。5.公文具有依据和证明的作用。,二、公文概述,1.按公文的来源分类:,收文：由外机关发送到本机关来的公文。发文：由本机关制成发送到外机关和本机关的公文。,二、公文概述,（四）公文的分类：,9,2.按行文的关系分类:,上行文：下级被领导机关向它所属的上级领导机关发送的公文。平行文：同级机关或者不相隶属的机关之间来往的公文。下行文：领导机关向它所属的下级机关发送的公文。泛行文：向公众宣布应周知和遵守事项的公文。,二、公文概述,（四）公文的分类：,10,3.按公文的阅读范围和机密程度分类:,公布的文件：向国内外和全社会公开发布的公文。保密文件：内容涉及党和国家机密的公文，需要在一定时期内限定其阅读范围。分“秘密”、“机密”、“绝密”三级。内部文件：不涉及重要机密，但只在机关和组织内部阅读与使用，不对外公布的公文。,二、公文概述,（四）公文的分类：,11,4.按公文的使用范围分类:,专用文种：在一定的工作部门或在一定业务范围的工作活动中，根据特殊需要专门使用的文种。如外交文件、公检法文件等。通用文种：在党、政、军机关和企业、事业单位、人民团体等组织中，普遍使用的文种。如决定、决议、请示、报告、通知、通报、批复、纪要、函等。,二、公文概述,（四）公文的分类：,12,13,（五）为什么要正确使用文种：公文作为传达和贯彻上级的方针政策、布置落实本机关工作，联系和处理各级机关公务的工具，体现着组织的意志，表达着组织的主张，显现着组织活动的行为目的。不同的文种反映着公文不同的内容与作用。各机关在拟制公文时，必须从实际需要出发，根据本机关的职权范围、所处地位与发文目的，正确使用文种。,二、公文概述,14,（六）撰制公文的原则要求：公文是党政机关的重要管理工具，撰制公文时必须严格遵守有关规定和要求，任何疏漏都有可能耽误公务的执行或错误地执行公务。（1）内容要求：严守法规、真实准确。（2）格式要求：选择恰当文种、遵守具体格式,二、公文概述,15,（七）公文的基本行文规则：1.行文机关应明确发文权限，在自己的职权范围内制发公文。2.下级机关应向自己的直接上级机关负责，不可随意越级向上行文。3.受双重或多重领导的机关上报公文，应根据内容写明主送机关和抄送机关，由主送机关答复请示的问题。4.贯彻党政分开原则，实行党政分别行文（案文）。,二、公文概述,（七）公文的基本行文规则：5.若待办事项涉及多个机关的职权范围，或多个机关遇有相同问题需请示和报告时，各机关可联合行文。在企业里使用不多，基本上仅党政联合发文。6.本着精简高效的原则，严格控制发文的数量、投送范围。,二、公文概述,16,（八）公文的一般结构 1眉首（1）秘密等级和保密期限：涉及国家秘密的公文应当标明密级和保密期限。（2）紧急程度：紧急公文应当根据紧急程度分别标明“特急”、“急件”。其中电报应当分别标明“特提”、“特急”、“加急”、“平急”。（3）发文机关标识：由发文机关全称或规范化简称后面加“文件”组成。,二、公文概述,17,（八）公文的一般结构 1眉首（4）发文字号：发文字号应当包括机关代字、年份、序号。联合行文，只标明主办机关发文字号。下行文居中排布，上行文居左排布。（5）上行文应当注明签发人、会签人姓名。其中，“请示”应当在附注处注明联系人的姓名和电话。,二、公文概述,18,（八）公文的一般结构 2主体（1）公文标题：公文标题是文件中心思想的高度提炼，应当准确简要地概括公文的主要内容，尽量使阅文人在阅读文件标题时，得到尽可能多的与正文有关的信息。公文标题一般应由发文机关名称、主要内容和公文种类三部分组成。公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。（2）主送机关：主送机关指公文的主要受理机关，应当使用全称或者规范化简称、统称。,二、公文概述,19,（3）正文：公文首页必须显示正文。必要时将主送机关名称移至版记中抄送机关之上。（4）附件：公文如有附件，应当注明附件顺序和名称。（如“附件：1”）并在附件左上角第1行顶格标识“附件”，有序号时标识序号；附件的序号和名称前后标识应一致。,（八）公文的一般结构 2主体,二、公文概述,20,（5）成文时间：以领导人签发的时间为准。联合行文一般由主办机关首先签署意见，协办单位依次会签，一般不使用复印件会签。成文时间以最后签发机关领导人的签发日期为准。电报，以发出日期为准。,（八）公文的一般结构 2主体,二、公文概述,21,（6）公文生效标识：公文除“会议纪要”和以电报形式发出的以外，应当加盖印章。行政机关联合向上行文，为简化手续和提高效率，由主办单位加盖印章即可；联合下发的公文，发文机关都应当加盖印章。（7）附注：公文如有附注（需要说明的其他事项，如“请示”应当在附注处注明联系人的姓名和电话），应当加括号标注。,（八）公文的一般结构 2主体,二、公文概述,22,（1）主题词：公文应当标注主题词。上行文按照上级机关的要求标注主题词。（2）抄送机关：抄送机关指除主送机关外需要执行或知晓公文的其他机关，应当使用全称或者规范化简称、统称。（3）印发机关及日期。,（八）公文的一般结构 3.版记,二、公文概述,23,24,版记,25,公文标题：使用规范公文版头（红头）的公文，标题中可省略发文机关名称。重要指导性文件（命令、指示、决定），不省略发文机关名称。,二、公文概述,26,联合发文，而“红头”只标注主办单位名称的，不省略发文机关名称，若联合行文单位太多时，可在主办单位名称之后加“等”；公文标题可分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，间距恰当。,二、公文概述,27,（一）公文用语具有狭隘性和特殊性 1.庄严平实。2.严禁歧义。3.正确对待当前社会上的流行用语和网络语言。4.除函外，不口语化。,（二）公文拟制六忌一忌空话连篇，脱离实际二忌弄虚作假，违背实际三忌主观臆断，不切实际四忌定调划框，捏合实际五忌偏听偏信，扭曲实际六 忌唯书唯上，不重实际,三、公文用语,28,（一）生造文种（二）混用文种（三）行文规则乱（四）公文规矩格式乱（五）语法逻辑错误,四、公文写作中常见的问题,（一）生造文种【案文1】关于退休人员一次性缴纳医疗费的具体操作规定【案文2】关于使用社会保障卡有关问题的说明【案文3】关于建设区域性综合实物培训教室的建设用地和建设资金的申请.docx,四、公文写作中常见的问题,29,【解析】案文1中的“操作规定”和案文2中的“说明”，均不是国家法定文种，因此不能作为公文文种使用。【修改成】1.关于印发退休人员一次性缴纳医疗费的具体操作规定的通知2.关于印发使用社会保障卡有关问题的说明的通知,四、公文写作中常见的问题,必须从法定文种中寻找一个合适的文种当载体，载着各种应用文体行文。,30,31,（二）混用文种1“请示”与请批性的“函”要分开2.“请示”与“报告”要严格分开,四、公文写作中常见的问题,32,1“请示”与（请批）“函”要分开,四、公文写作中常见的问题,33,2.“请示”与“报告”要严格分开“报告”中不得夹带请示事项,四、公文写作中常见的问题,34,例1：关于报送的报告（上行文）,这是报送总结的“文件头”。其后附有二0一三年工作总结。该工作总结格式只有标题、正文与成文日期，不用盖章。,四、公文写作中常见的问题,关于报送二0一三年工作总结的报告海油发展：现将我公司二0一三年工作总结呈上，请审示。*公司 二0一四年一月十日（盖章）,35,例2：关于印发的通知（下行文）,这是下发计划的“文件头”，其后附着公司二0一三年工作计划，该计划的格式只有标题、正文与成文日期，不加盖印章。,四、公文写作中常见的问题,36,（三）行文规则乱 1乱发公文 2行文关系混乱 3.行文方向混乱 4抄送不当 5请示的常见错误 6在非请示公文中夹带请示事项 7主送、抄送不应该出现领导干部个人姓名 8联合行文应当确有必要,四、公文写作中常见的问题,37,行文应当确有需要，注重实效，坚持少而精，可发可不发的公文不发，可长可短的公文要短；,（三）行文规则乱 1乱发公文，造成“文山”。,四、公文写作中常见的问题,38,（三）行文规则乱 2行文关系乱,四、公文写作中常见的问题,39,一定的行文关系，规定和约束了公文按照一定的方向运行，通称为行文方向。行文方向是行文关系的反映。行文方向分为上行文、平行文和下行文。,（三）行文规则乱 3.行文方向乱,四、公文写作中常见的问题,40,上行文版式,41,平行文、下行文版式,42,向下级机关的重要行文，应当同时抄送发文机关的直接上级机关。各级行政机关一般不得越级请示，因特殊情况必须越级请示，应当抄送被越过的上级机关。,（三）行文规则乱 4抄送不当,四、公文写作中常见的问题,43,（1）一文多事（案文）。（2）多头主送（多个主送机关）。（3）随意抄送。（4）直接送领导者个人。（5）未经会商，意见不统一。,（三）行文规则乱 5请示的常见错误,四、公文写作中常见的问题,44,6在非请示公文中夹带请示事项公文任免的通知.doc7主送、抄送不应该出现领导干部个人姓名8联合行文应当确有必要，单位不要过多；,（三）行文规则乱,四、公文写作中常见的问题,联合发文单位过多案例,四、公文写作中常见的问题,45,46,（四）行文格式乱（案文）（附件）上报的公文需标识签发人姓名。2公文标题中乱用标点符号。3结构层次序数的写法。4引用公文的写法。5“抄送”的写法。6附件的写法。7公章的盖法。8落款的写法。,四、公文写作中常见的问题,47,上行文应当注明签发人、会签人姓名。其中，“请示”应当在附注处注明联系人的姓名和电话。,（四）行文格式乱 1.上报的公文没有标识签发人姓名,四、公文写作中常见的问题,48,公文实例：上行文应当注明签发人姓名。,四、公文写作中常见的问题,49,有多个签发人时的写法,附注的写法,50,公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类，公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。【案文1】关于转发市政府关于强化非典型肺炎防治工作责任制的紧急通知的通知【案文2】关于转发局关于实行在网上公示建筑企业不良行为的通知的通知,（四）行文格式乱 2公文标题中乱用标点符号,四、公文写作中常见的问题,以上两例中的书名号都不应该使用，应改为：（案文1）关于转发市政府关于强化非典型肺炎防治工作责任制的紧急通知的通知（案文2）关于转发局关于实行在网上公示建筑企业不良行为的通知的通知,四、公文写作中常见的问题,51,52,（四）行文格式乱 3结构层次序数的写法,四、公文写作中常见的问题,53,引用公文应当先引标题，后引发文字号。【案文1】根据办200312号文关于的通知【案文2】根据办200312号文正确的引用方式应为：根据关于通知（办200312号）,（四）行文格式乱 4引用公文的写法,四、公文写作中常见的问题,54,抄送机关指除主送机关外需要执行或知晓公文的其他机关，应当使用全称或者规范化简称、统称。在行政公文运用中，一些单位对上级单位抄送文件时仍然沿用“抄报”一词，这是要注意的。目前，行政公文无论是对上级还是对下级，一概用“抄送”一词，行政公文不再使用“抄报”一词。,（四）行文格式乱 5“抄送”的写法,四、公文写作中常见的问题,55,（四）行文格式乱 6附件的写法,公文如有附件，应当注明附件顺序和名称。附件名称后不加标点符号。,四、公文写作中常见的问题,56,公文除会议纪要和以电报形式发出的以外，应当加盖印章。联合上报的公文，由主办机关加盖印章。,（四）行文格式乱 7公章的盖法,四、公文写作中常见的问题,57,用印位置：上不压正文，下骑年盖月，上大下小，五星不与成文时间重叠。,（四）行文格式乱 7公章的盖法,四、公文写作中常见的问题,58,联合下发的公文，发文机关都应当加盖印章。,（四）行文格式乱 7公章的盖法,四、公文写作中常见的问题,59,成文时间以领导人签发的日期为准，联合行文以最后签发机关领导人的签发日期为准。成文时间应在落款处用汉字完整标出年、月、日；“零”写为“”。决定、会议纪要，不标明主送机关的公文，成文时间标注于公文标题下方居中位置，正文之前，用圆括弧括入。,（四）行文格式乱 8落款的写法,四、公文写作中常见的问题,（五）公文中常见的语法逻辑错误 1主语短缺 例：“城市综合防御能力和广大农村防震亟待加强”。根据文意，亟待加强的是城市综合防御和农村专项（防震）防御的能力，句中主语应为“能力”，“防震”只能作“能力”的定语，不能充当主语。此句应改为：“城市综合防御能力和广大农村防震能力亟待加强”。,四、公文写作中常见的问题,60,（五）公文中常见的语法逻辑错误 主谓搭配不当 例：“工作条件和服务质量有所改善”。“改善”和“条件”可以搭配，但和“质量”搭配则不合理。应改为：“工作条件有所改善，服务质量有所提高。,四、公文写作中常见的问题,61,（五）公文中常见的语法逻辑错误 主宾搭配不当 例：使南水北调工程成为清水走廊、绿色走廊。该句缩略后为“使工程成为走廊”，很明显，“工程”与“走廊”不搭配。应在“工程”后面加上了“沿线”一词。即：使南水北调工程沿线成为清水走廊、绿色走廊。,四、公文写作中常见的问题,62,（五）公文中常见的语法逻辑错误 动宾搭配不当。例1：如何深入交通投资体制的改革。应将“深入”改为“深化”。例2：一定要注意避免引发新的地质灾害，及时防范地质灾害隐患。句中“防范”与“隐患”不搭配，应将“防范”改为“消除”。,四、公文写作中常见的问题,63,（五）公文中常见的语法逻辑错误 宾语残缺。例：重点抑制某些行业投资规模过大，加大结构调整力度。此句中缺少宾语，“投资规模过大”是修饰宾语的定语。应加上了宾语“势头”，改为“重点抑制某些行业投资规模过大的势头”。,四、公文写作中常见的问题,64,（五）公文中常见的语法逻辑错误 逻辑上不清晰 例：参加会议的有各单位的领导、工程师和工 程技术人员。句中人员“工程师”与“工程技术人员”二者在语法上是并列的关系，但逻辑上则是后者包含前者的包含关系（“工程技术人员”包含“工程师”），而包含关系是不能并列的。应删掉“工程师”。,四、公文写作中常见的问题,65,（五）公文中常见的语法逻辑错误 概念模糊公文任命的通知.doc 例1：高原病发病率得到控制，继续保持了高原病零死亡和鼠疫疫情零传播。“鼠疫”指一种疫病，“疫情”指疫病的发生和发展情况，保持鼠疫的发生和发展情况不传播(不让外界知晓)，显然与文意不符，换了概念。应删掉“疫情”一词。,四、公文写作中常见的问题,66,（五）公文中常见的语法逻辑错误 8.偷换概念（请示.doc、改造.pdf）公文所用概念要一以贯之，自始至终不变，除非另有注明。例：海油发展-集团；人力资源-人力资源公司-公司；湛江人力-西部人力.,四、公文写作中常见的问题,67,（五）公文中常见的语法逻辑错误 9不重视标点符号 标点符号具有和语言文字同等重要的意义。标点符号的不同或位置不同，会造成意思的不同，甚至会产生相反的意思。,四、公文写作中常见的问题,68,（五）公文中常见的语法逻辑错误 10公文的歧义问题（案文）,例：1请于2005年10月6日前来报到。2几个单位的负责人向公司领导汇报了工作。3在施工方案没有批准前，一律不准动工。4我们一定要严厉打击少数腐败分子，把反腐败斗争进行到底。,四、公文写作中常见的问题,69,70,1.人名、地名、数字、引文准确。引用公文应当先引标题，后引发文字号。引用外文应当注明中文含义。日期应当写明具体的年、月、日。2.应当使用国家法定计量单位。3.文内使用非规范化简称，应当先用全称并注明简称。使用国际组织外文名称或其缩写形式，应当在第一次出现时注明准确的中文译名。,五、其他注意事项,4.文内使用非规范化简称，应当先用全称并注明简称。使用国际组织外文名称或其缩写形式，应当在第一次出现时注明准确的中文译名。5.公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数码。,五、其他注意事项,71,72,6.定型的词、词组、成语、惯用语、缩略语或具有修辞色彩的词语中作为语素的数字，必须使用汉字。示例：一律 一方面 十滴水 二倍体 三叶虫 星期五 四氧化三铁 一0五九（农药内吸磷）八国联军 二0九师 二万五千里长征 四书五经 五四运动 九三学社 十月十七日同盟 路易十六 十月革命“八五”计划 五省一市 五局三胜制 二八年华 二十挂零 零点方案 零岁教育 白发三千丈 七上八下 不管三七二十一 相差十万八千里 第一书记 第二轻工业局 一机部三所 第三季度 第四方面军 十三届四中全会,五、其他注意事项,73,7.有的时间（世纪、年代、年、月、日、时刻）必须使用阿拉伯数字。(1)公历世纪、年代、年、月、日 示例：公元前8世纪 20世纪80年代 公元前440年 公元7年 1994年10月1日(2)年份一般不用简写。如：1990年不应简作“九0年”或“90年”。(3)一个用阿拉伯数字书写的数值应避免断开移行。(4)阿拉伯数字书写的数值在表示数值的范围时，使用浪纹式连接号“”。示例：150千米200千米 一368 2500元3000元,五、其他注意事项,（一）决 定,适用于对重要事项作出决策和部署，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。应当注意的是，用决定来安排的行动必须是“重大的”，所处理的事项必须是“重要的”。决定是下行文，但正文一般不写主送机关（案文）。,六、常用公文写作实务,74,按内容划分，决定可以分为三种：（1）对重大行动做出安排的决定。这类决定是针对某项重要工作制定决策、安排部署，用来统一思想认识，指导工作进行的。如国务院关于加快发展中西部地区乡镇企业的决定等。,六、常用公文写作实务,75,按内容划分，决定可以分为三种：（2）表彰先进的决定。对有较大贡献的单位、人员作出表彰嘉奖，可以用决定，如人力资源关于表彰班组建设先进集体和个人的决定等。（3）处分违法违纪人员的决定。对犯有重大事故或严重错误的单位或个人进行批评处理，可以用决定。如国务院关于大兴安岭特大森林火灾事故的处理决定等。,六、常用公文写作实务,76,（二）决议 适用于会议讨论通过的重大决策事项。决议与决定的区别：A决定可以由会议作出，也可以由领导集体作出，而决议则必须由会议讨论通过。B决定的内容一般来说比较具体，而决议则比较原则，理论性比较强。,六、常用公文写作实务,77,（三）通 知,适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员。通知可用于下行文和平行文。通知的分类：通知的适用范围很广，根据功能或用途，可以把通知分为：转发印发性通知、指示性通知和知照性通知等。,六、常用公文写作实务,78,1转发印发性通知：,转发印发性通知指用于“批转”、“转发”和“印发”公文的通知种类。“批转”具有“批准转发”之意，是上级对下级文件的认同并转发下去贯彻落实的通知。“印发”则主要用于发布本机关制定的公文或领导讲话。“转发”主要用于转发上级机关和其他机关、单位的文件，,通知的分类：,六、常用公文写作实务,79,2指示性通知,指示性通知是上级机关用于向下级机关作出某项工作要求的通知种类。一般认为，指示性通知是“命令”的变通方式，其内容常是不适合用命令发布的那一部分。指示性通知由通知缘由和通知事项和通知要求等组成。,通知的分类：,六、常用公文写作实务,80,知照性通知委员会的通知）.doc,知照性通知是向下级和有关单位宣布某些应知事项。如成立或撤销机构、启用或作废印章、任免干部、迁址办公、更改电话号码、变更作息时间、安全保卫、放假安排等都可以用这种通知办理。知照性通知要求表达完整、叙述准确。,通知的分类：,六、常用公文写作实务,81,（四）通 报,适用于宣传表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。一般分为三类:即宣传表彰性通报、批评性通报、情况通报。通报可用于下行文和平行文。,六、常用公文写作实务,82,通报与通知的主要区别:,1.目的要求不同。通知的目的是告知事项，布置工作，部署行动，内容具体，要求受文机关了解要办什么事，该怎样办理，不能怎样办理，要求遵照执行，有严格的约束力；通报的目的主要是交流、了解情况，通过正反面的典型去教育人们，宣传先进的思想和事迹，提高人们的认识。,六、常用公文写作实务,83,2.内容范围不同。通知和通报都有告知的作用，但通知告知的主要是一般事项，以及共同遵守执行的事项；通报则是告知正反面典型，或有关重要的精神或情况。3.表现方法不同。通知的表现方法主要是陈述，告知人们做什么，怎样做，叙述具体，语言平实；通报的表现方法则常用叙述、说明、分析和议论，有较强的感情色彩。,通报与通知的主要区别:,六、常用公文写作实务,84,命令、决定和通报用于奖励时如何区分:,命令、决定和通报三个文种用于奖励时，各级行政机关应当依据法律的规定和职权，根据奖励的性质、种类、级别、公示范围等具体情况，选择使用相应的文种。命令一般单位不能使用:决定偏重于表彰、授予称号：通报则更偏重于宣传先进事迹。,六、常用公文写作实务,85,（五）报 告,报告是陈述性公文，适用于下级机关向上级机关或者业务主管机关汇报工作、反映情况、答复上级机关的询问等。报告属上行文。,六、常用公文写作实务,86,报告的主要类型：,1.工作报告。指向上级机关报告工作的报告，有例行工作报告和专题报告两种。2.情况报告。指向上级机关反映情况的报告。3.答复报告。指答复上级询问事项的报告。4.报送报告。指向上级机关报送物件或有关材料的报告。,六、常用公文写作实务,87,（六）请 示,适用于向上级机关请求指示、批准的事项。请示属上行文。,六、常用公文写作实务,88,请示的适用范围：,（1）上级有关方针、政策、指示或法规、规章不够明确或有不同理解，需要上级机关做出明确解释和答复。（2）从本地区本单位的实际情况出发，需要对上级的某项政策、规定做出变通处理，有待上级重新审定，明确作答。（3）在工作中出现新情况、新问题需要处理而无章可循、无法可依，需要上级机关做出明确指示。（4）需要请求上级解决本地区、本单位的某一具体问题和实际困难。,六、常用公文写作实务,89,请示的适用范围：,（5）按上级机关和主管部门有关政策规定，不经请示无权自行处理的问题。（6）工作中出现了一些涉及面广而本部门无法独立解决的困难和问题，必须请示上级领导或综合部门，以求得他们的协调和帮助。（7）政府的职能部门对自己分管业务范围所出现的情况和问题，提出了处理意见和解决措施，但由于行业和地域的限制，无权要求同级职能部门和地方政府执行，这就需要请求上级机关批准后转发有关地区和部门执行。,六、常用公文写作实务,90,请示的主要类型：,（1）请求指示的请示。这类请示多涉及政策上、认识上的问题。（2）请求批准的请示。这类请示多涉及项目、人事、财物、机构等方面的具体问题。（3）请求批转的请示。这类请示应附完整的工作方案。,六、常用公文写作实务,91,“请示”的行文规则,（1）一文一事（案文）。（2）不多头请示。（3）不得越级请示。（4）不得抄送下级机关。,六、常用公文写作实务,92,请示与报告的区别：,(1)行文目的、作用不同。(2)行文时间不同。请示需要事前行文，报告一般在事后或者工作过程中行文。(3)主送机关数量不同。请示只写一个主送机关。报告有时可写多个主送机关。(4)受文机关处理方式不同。请示属办件，收文机关必须及时批复。报告属阅件，收文机关可不行文作答。(5)写作侧重点不同。报告只汇报工作情况，不能夹带请示事项。请示中所陈述的情况只是作为请示的原因，其重点依然是请示事项。,六、常用公文写作实务,93,（七）批 复,批复也是一种重要的领导指导性公文，适用于对下级机关的请示事项作出答复。批复是下行文。只能用于对本机关所属的下级机关。业务主管机关对于平行机关和没有隶属关系的机关答复问题和审批事项，不宜使用批复，可以用函答复。,六、常用公文写作实务,94,批复的特点：,（1）被动性。批复必须依赖请示而存在。先有请示后有批复。任何一份批复都是针对请示而做出的。（2）针对性。批复内容有很强的针对性，请示什么事项，就批复什么事项。批复的内容是由请示的内容来决定的，批复的针对性还体现在批复的主送单位只能是请示的单位，涉及的有关单位必要时可以抄送，但范围必须有一定限制。（3）权威性。上级机关通过批复表态准许怎样做，不准许怎样做。下级机关必须执行上级机关的批复意见。,六、常用公文写作实务,95,（八）函,即公务信件，用于不相隶属的机关之间进行一般的日常工作问题的联系，如商洽工作，询问和答复问题等，还可用于向有关主管部门请求批准和答复审批事项。函属于平行文。,六、常用公文的写作实务,96,函的主要特点是：,（1）适用范围广泛，使用灵活方便。既可用于相互商洽工作，询问答复问题，又可用于向主管部门请求批准事项及主管部门审批或答复事项。（2）短小精悍。函一般篇幅短小，内容单一，语言简洁。有的函只有三言两语。函有公文“轻骑兵”的称誉。,六、常用公文的写作实务,97,函的主要类型：,(1)商洽函。指主要用于平行机关或不相隶属机关之间商洽工作、联系有关事宜的函。(2)询问答复函。指主要用于不相隶属机关之间互相询问答复处理有关问题的函。(3)请批函、批准函。主要指向不相隶属的业务主管部门制发的请批函，以及业务主管部门向不相隶属的机关单位制发的批准函。有关机关、单位需向不相隶属的业务主管部门请求批准，但又因互相之间不是上下级的隶属关系而不宜用请示行文，就应用函。此类函常常误用为请示、报告或批复。,六、常用公文的写作实务,98,复函与批复的主要区别：,复函与批复的主要区别是：复函是用于回复不相隶属机关来函提出的事项；批复则是用来批准答复下级机关的请示。从使用范围来看，函比批复更广泛，使用更灵活。,六、常用公文的写作实务,99,函与请示的主要区别：,使用函还是请示，主要依据发文机关与受文机关的关系。函主要用于平级单位之间、不相隶属单位之间以及有业务上的主管和被主管关系的单位之间的工作往来。请示则用于有隶属关系的上下级机关之间，下级机关用请示向上级机关行文请求批准重要事项。因此，在使用请示和函时，我们首先要弄清发文机关和受文机关的关系，然后才能确定用什么文种。,六、常用公文的写作实务,100,函的书面礼仪：函头必须有，LOGO不能忘。可编号 一页一函，内容较长时用附件；附件太长时要写内容提要；发出前要反复检查校对。（特殊的套话；恰如其分的吹捧奉承；表达想要表达的；呼应套话。）1、称呼：敬语+称谓；有时加“提称”如:尊敬的王博士、总经理海城先生台鉴：小姐雅鉴：顶格+冒号。,六、常用公文的写作实务,101,函的书面礼仪：2、启词：您好！兹闻、兹悉、兹因、兹为、兹介绍；欣闻、欣悉、欣逢、值此；据了解、据悉、据报、据查实等。提领全文。在称呼下另起一行，空两格。3、正文：公函类正文，（1）问候，（2）发函原因，（3）要表达的事情，（4）过渡，（5）签署，（6）日期一般一文一事。简明扼要，语言顺畅，语气平和亲切诚恳。但情感不过分，恰到好处。,六、常用公文的写作实务,102,函的书面礼仪（3.正文）：信函类适当口语化会拉近感情，同时还可以使得语句没有那么呆板。就像双方面对面交流一样，使用“我们.”商议事务、告知事务、答复事务、请求事务、联络事务、答谢、致歉等等各有不同。语气语调要与内容相适应，感情表达要恰到好处。真诚、直接，不拐弯抹角兜圈子。在启词下另起一行，空两格。,六、常用公文的写作实务,103,函的书面礼仪：4、酬应过渡：正文结束后，可写几句酬应性的话，作为全文过渡。如：“我方相信，经过此次愉快的合作，贵我双方的业务关系将更加密切。”常有：特此致函、特此函达、敬请复函；承蒙惠允、承蒙协助、承蒙.5、祝颂词：此致 敬礼、诚祝生意兴隆等等。另行，靠左空格。,六、常用公文的写作实务,104,函的书面礼仪：6、签署：要全称，一般手签为敬。商务信函需在签名前加单位、部门、职务。另行或二至三行靠右下写。但E-mail一般靠左下写。7、日期：必须年月日写全。另：拜访前要发函，拜访后要答谢函；客户有喜事要发祝贺函；接受邀请要回致谢函，不能参加要回致歉函；与客户意见不一要发陈述函；客户投诉要复函。,六、常用公文的写作实务,105,（九）会议纪要,适用于记载、传达会议情况和议定事项案文。它是反映会议议定事项和会议主要精神的一个文种。制发会议纪要，便于与会单位共同遵守和执行会议决议。向上级汇报召开会议的情况，或者向下属单位传达贯彻会议的精神等。,六、常用公文写作实务,106,107,（一）发文办理程序 1、拟制公文，对涉及其他部门职权范围内的事项，主办部门应当主动与有关部门协商，取得一致意见后方可行文；并与有关部门会签。2、公文送负责人签发前，由办公室进行审核。审核的重点是：是否需要行文，行文方式是否妥当，是否符合行文规则和拟制公文的有关要求，公文格式是否符合本办法的规定等。,七、公文流转,（一）发文办理程序 3.以本机关名义制发的上行文，由主要负责人或者主持工作的负责人签发；以本机关名义制发的下行文或平行文，由主要负责人或者由主要负责人授权的其他负责人签发。4.公文正式印制前，文秘部门应当进行复核，重点是：审批、签发手续是否完备，附件材料是否齐全，格式是否统一、规范等。经复核需要对文稿进行实质性修改的，应按程序复审。,七、公文流转,108,109,谢谢,110,