公文写作与处理(市人事局培训课件).ppt

公文写作与处理,宁 晋,国家行政机关公文,指国家行政机关在依法行使职权的行政管理过程中，处理日常事务时使用的一种具有规范体式的重要文字工具。,公文处理：,是指对公文的撰制、传递、处理与管理，是使公文得以形成并产生实际效用的全部活动，是机关实现 其管理职能的重要形式。拟写制作处理传递保管提供利用监督控制和组织管理,广义的公文,通用公文,专用公文（外交、军事、司法等）,狭义的公文法定公文（国家行政机关公文中国共产党机关公文）,法定公文,事务文书（计划、总结、调查报告、简报等）,公文的特点,一、具有鲜明的政治性 二、有法定的作者 三、有法定的权威性和行政约束力 四、具有严格的时效性 五、具有特定的体式,公文的功能,一、规范和准绳功能二、领导和指导功能三、宣传和教育功能四、联系和关照功能五、依据和凭证功能,一、中国共产党机关公文处理条例（中共中央办公厅1996年5月3日印发）二、国家行政机关公文处理办法（国务院二OOO年八月二十四日发布）三、中华人民共和国国家标准 国家行政机关公文格式（国家质量技术监督局1999-12-27发布 2001-01实施）,公文的分类一、按照行文关系和行文方向可分为 上行文（报告、请示）平行文（函）下行文二、按公文的来源划分 收进公文外发公文内部公文三、按公文的职能划分 法规性公文指挥性公文报请性公文知照性公文实录性公文,四、按公文内容的处理要求划分 参阅性公文（阅件）承办性公文（办件）五、按公文的秘密程序划分 对外公开公文限国内公开公文内部使用公文秘密公文机密公文绝密公文六、按照公文的紧急程度划分 特急公文急办公文常规公文,草稿定稿正本 试行本暂行本 存本副本 修订本不同文字稿本,公文的稿本,正本复份的副本,复制件的副本,一、公文文种的规范,国家行政机关公文处理办法 命令（令）、议案、决定、意见、公告、通告、通知、通报、报告、请示、批复、函、会议纪要（13种）,（国务院二OOO年八月二十四日发布）,中国共产党机关公文处理条例 决议、决定、指示、意见、通知、通报、公报、报告、请示、批复、条例、规定、函、会议纪要（14种）,（中办1996年5月3日印发）,二、公文格式规范,公文格式的具体项目：眉首：（文头，在红色反线上方）印制份数顺序号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人,1、公文份数顺序号 7位数（机密、绝密件才标注）2、密级和保密期限（秘密、机密、绝密 30年）3、紧急程度（特急、急件；电报：特提、特急、加急、平急）4、发文机关标识 XXX人民政府文件 XXX人民政府 5、发文字号：发文机关代字（渝府发）、年份 1992、序号（联合行文只标主办机关的发文字号）6、签发人（只有上行文才标注，请示应在附注处注明联系人姓名和电话）,0000123 机 密 20年 重庆市人民政府文件 渝府发 1999 2号 重庆市人民政府关于的通知各区县（自治县、市）人民政府：XXXXXXXX XXXXXXXX XXXXXXXX XXXXXXXX,特 急,重庆市人民政府文件渝府文20033号 签发人：王鸿举重庆市人民政府关于XXXXXXXX的请示国务院：XXXXXXXX XXXXXXXX XXXXXXXX XXXXXXXX,_,主体（红色反线下方，主题词上方）,标题、主送机关、正文、附件、发文机关、成文时间、印章、附注,1、标题（位于红色反线空两行之下）：三要素：发文机关、事由（关于的）、文种XX县人民政府关于加强夏季防火工作的通知,文章的标题除法规、规章名称可加书名号外，一般不用标点符号。2、主送机关（全称或规范化简称、统称）注：公告、通告等属周知性的公文，没有主送单位。3、公文正文：首页必须显示正文,4、附件 附件是正文内容的组成部分，与公文正文一样具有同等效力。5、成文日期（行政机关公文用汉字，党委系统用阿拉伯数码标识；法规性公文的成文时间一般在标题下方正中，并加一圆括号）,6、公文生效标识 公文除会议纪要、以电报形式发出外，均要盖印章。7、附注（请示、用作上行文的意见、函需在此处标明联系人姓名、电话）,版记：1、主题词（除类别词外，最多不超过5个）类别词类属词文种2、抄送机关(抄送单位之间用逗号停顿，结尾用句号）3、印发机关和印发日期（党的机关公文才有份数）,（正文略）附件：XXX（重庆市人民政府印）二OO五年一月九日（联系人：XXX 电话：XXXXXX）,主题词：XX XX 请示 抄送：国家发改委，财政部。市政府办公厅 2005年1月10日印发,三、公文行文规范,（一）公文的行文关系1、隶属（上下级）关系（国务院市人民政府沙区人民政府乡镇人民政府）2、指导关系（人事部市人事局区人事局）3、平级关系（市人事局市卫生局 区交通局镇政府）4、不相隶属关系（某大学区政府、区政府区人大）,（二）公文的行文方式,根据发文机关划分：单独行文联合行文根据受文对象划分：1、纵向行文逐级行文多级行文越级行文普发行文2、横向行文,（三）公文行文规则1、依据隶属关系行文的规则（党政分开行文）2、上行文的规则（1）要单头主送，不要多头主送（2）要逐级行文，不要越级行文（3）要向机关行文，不要向领导者个人行文,（4）请示的行文规则一文一事，不能一文数事；请示可以抄送其他上级机关，但不得同时抄送下级机关；请示与报告不能混用，不得在报告中夹带请示事项。,3、下行文的规则（1）按照职权范围行文（2）部门之间应当经过协商一致，方可就有关问题向下行文,4、联合行文的规则（同级或准同级）,四、公文中运用数字的规范原则：公文中的数字，除成文时间、部分结构层次序数和词、词组（短语）、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数码。,公文的语言规范,准确、庄重、严谨、简洁、平实、规范,准确：概念准确，避免歧义；措词得体，防止误用；把握分寸，褒贬得当；前后照应，杜绝矛盾；细心检查，排除错漏。如：1、没有能源的开发和交通运输业的发展，工业的发展是不可想象的。2、这些谬论在铁的事实面前是雄辩不了的。,庄重：公文语言必须文雅庄重，严肃认真，不能油腔滑调，胡吹瞎侃。,1、把握文体特点，把准文章语言基调。命令、决定、决议庄重严肃；法规讲求严谨、确切、利落。2、注意接受心理。上行文尊重而不阿谀讨好；下行文谦和但不失度；平行文以诚以礼相待，多商量，不打官腔，互相尊重。,简洁：语言必须简洁明快、干净利落、言简意赅。如：可以不可以，请马上批示意见可否，请即批示 在处理公务的记录里在案 收到了，知道 了收悉 为了这个目的为此,开门见山，不玩文字游戏；使用规范化公文用语，不用文学语言，不使用夸张、双关、隐喻；使用规范化简称；多用陈述句、祈使句；慎用多义词。,严 谨,不仅指具体语句的严谨，还包括整篇文章的结构表达上的严谨。,平 实,语言平直自然，通俗易懂。,规范：讲“普通话”，不说“方言”。,使用规范的现代书面语言；使用规范的词语；使用规范的文字；正确使用标点符号。,行政机关公文的主题,公文主题是公文中贯穿的基本观点、主张或意图，是公文内容的核心部分，是公文的“灵魂”和“统帅”，是写好公文的关键。,公文主题确立的原则,一、正确 二、集中三、鲜明 四、深刻 五、新颖,公文的材料 公文材料是写入公文中用来说明行文机关的意图和观点的，它是包括具体事实、背景、根据、数据等的统称。,材料的选择合题真实准确充分新颖典型,行政机关公文的结构开头-主体-结尾(凤头、猪肚、豹尾),开头：说明发文的根据、原由和目的。主体：表述公文的主要内容，要求观点鲜明 正确，提出的意见措施得当，脉络清晰。结构：并列式递进式连贯式结尾：发出号召，提出希望或要求。,行政机关公文的语言与表达,公文的基本表达方式 记叙说明议论,一、撰写目的明确 二、符合政策法规 三、坚持实事求是 四、讲究行文结构 五、合乎公文规范 六、语言简洁精当七、制作准确无误 八、注意公文时效九、制成材料耐久,公文写作要求,法规性公文 是指国家机关、团体、企事业单位根据法律和有关政策按一定程序制作的具有强制力和约束力的公文。如：条例、规定、办法、细则、章程、制度等。,法规性公文的正文一般分为：总则分则附则,决 定 适用于对重要事项或重大行动作出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。决定属于指挥性公文。,特点：具有领导指挥性具有法规性结构：标题日期正文（决定依据、决定事项、决定要求）,请示的写作,一、概念 适用于向上级机关请求批示、批准。,二、请示的分类请求解决问题、请求审批事项、请求解答指示,三、请示的写作标题请示的理由请示事项结尾,通告的写作1、适用范围 适用于公布社会各有关方面应当遵守或周知的事项。2、分类：（1）法规性通告（2）事项性通告。3、写作：标题正文落款4、基本特点：兼具知照性和法规性应用的广泛性公开性专业性,报告的写作,一、概念 适用于向上级机关汇报工作、反映情况，提出意见或者建议，答复上级机关的询问。,二、写作：标题、原由、主体、结尾,通知的写作,适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员。,特点：发布性、指示性、中转性、周知性,分类：指示性通知批转、转发性通知知照性通知,指示性通知：是下达指示，布置安排工作任务所使用的通知。如：国务院关于进行第五次全国人口普查的通知 国务院办公厅关于切实做好扶贫发工作的通知这类通知还包括发布（印发）性通知。如：国务院关于发布国家行政机关公文处理办法的通知 教育部关于印发幼儿园教育指导纲要（试行）的通知,批转、转发性通知：批转性通知用于批转下级机关来文。这类通知由批转语和被批转的来文两部分组成。如：国务院批转公安部关于推进小城镇户籍管理制度的改革意见的通知转发性通知用于转发上级机关和不相配隶属机关来文。这类通知由转发语和被转发的来文两部分组成。如：国务院办公厅转发农业部等部门关于2002年减轻农民负担工作意见的通知,知照性通知：用于行政机关职能部门向下级或有关单位通知传达事项。1、事项性通知：就管理体制、组织机构、工作分工、启用公章、节假日放假等事项向有关单位发出的通知。2、会议通知,任免通知：公布人事任免事项。,通报的写作一、概念 适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。二、种类（一）表彰性通报（二）批评性通报（三）情况通报,三、通报的写作 标题正文,表彰性通报正文的写作：概括介绍先进事迹分析其典型意义并评价表彰决定提出希望和发出号召,批评性通报正文的写作：情况概述分析原因处理办法提出要求,情况通报正文的写作：通报的相关情况分析情况和提出要求,函（适用于不相隶属机关相互商洽工作、询问和答复问题；向有关主管部门请求批准等）,特点：1、行文关系多样 2、使用范围广泛 3、篇幅短小、写法灵活,函的分类：1、商洽函 关于请求代培统计工作人员的函 2、询问与答复函 关于调查电教教材编制情况及今后设想的函关于的 复函 3、知照函 国务院办公厅关于毛产销和质量等问题的函 4、请求批准函 关于请求增加高级讲师指标的函,函的写作标题发文字号主送机关正文落款,正文：开头：应阐明行函的原因、目的或依据。主体：应阐明行函的事项，即商洽、询问、请求批准或答复的事项。结尾：请求批准函：请审核批准、望予批准为荷 询问函：请即函复、盼复、望早日函告 答复函：此复、特此函复,意见的写作 适用于对重要问题提出见解和处理办法。,分类：一、指导性意见：这是布置和指导工作的下行文。用来布置工作，阐明工作的指导原则，提出见解、办法、措施和要求。如中共中央 国务院关于做好2001年农业和农村工作的意见二、呈报性意见：这是向上级领导机关呈报的上行文。分为：（一）建议性意见就重要工作、重大问题向上级机关提出见解和处理办法，为领导机关决策服务。如：某省农委报给省政府的关于在“十五”期间实施“百万亩保护地发展计划”的意见,（二）呈转性意见是业务主管部门主本部门主管的工作提出意见、建议，呈报给上级机关，由上级领导机关审定同意后，批转给有关单位贯彻执行。如：公安部关于推进小城镇户籍管理制度改革的意见，呈报给国务院，经其审定同意后批转通知行文，要求各省、自治区、直辖市人民政府执行。三、参考性意见：就重要工作向业务主管部门和有关单位提出建议及处理办法的平行文。其意见供对方参考。如：某省人民政府办公厅关于对加强嫩江松花江近期防洪建设若干意见修改的意见,意见的写作标题主送机关正文（前言、主体、结尾）,会议纪要的写作,适用于记载、传达会议情况和议定事项。特点：指导性纪实性概括性分类：决议性会议纪要这类会议纪要是与会人员经过讨论协商，对某些事项作出决定，需要有关单位遵守和贯彻执行。如：国务院贫困地区经济开发领导小组第七次会议纪要情况性会议纪要这类会议纪要把会议的基本内容、有关信息通报出去，或公开发表，使人们了解会议的主要情况。如：税收是宏观调控的重要手段实施税收征管法及其细则理论座谈会纪要,会议纪要的写作标题：三要素齐全 会议名称+纪要时间：一般标注在标题的下方，居中，用圆括号括住。正文：导语内容纪要结束语,公文处理的原则：一、执行法规原则 二、实事求是原则三、集中统一原则 四、党政分工原则五、优质原则 六、时效原则 七、保密原则 八、简化原则,公文处理的基本任务,一、发文办理 二、传递公文 三、收文办理 四、处置办毕公文 五、管理公文,收进阶段：签收登记启封分发摘编阅办阶段：审核拟办批办承办注办组织传阅催办查办处置办毕公文：清退暂存销毁立卷归档,收文处理程序,拟稿会商审核签发编号注发复核缮印校对 用印或签署登记分装发出,发文处理程序,谢 谢,