会议邀请函的编写.ppt

,第六章第二节梁少仪 林静 黄炜铧 温慧君 刘艳芳,会议邀请函的编写,Your own footer,邀请函 主要用于横向性的会议活动，发送对象是不收本机关职权所制约的单位和个人，也不属于组织的成员，一把不具有法定与会权利或义务，是否参加会议由对象自行决定。如学术研讨会、论证会、鉴定会等，以发邀请函为宜。会议通知 则用于具有纵向关系（即主办方与参与者有隶属关系或者工作关系）性质的会议，如人民代表大会、董事会议等。对于参与者来说，参与会议是一种责任，因此只能发会议通知，不能发邀请函。要区分成员与非成员。,会议邀请函和会议通知的区别,会议邀请函是专门用于邀请特定单位或人士参加会议，具有礼仪和告知双重作用的会议文书,会议邀请函的编写,由会议名称和“邀请函(书)”组成，一般可不写主办机关名称和“关于举办的字样，如：亚太城市信息化高级论坛邀请函。“邀请函”三字是完整的文种名称，与公文中的“函”是两种不同的文种，因此不宜拆开写成“关于邀请出席X X会议的函”。,邀请函,1、标题,单位,个人,公开,发送到单位的邀请函，应当写单位名称。由于邀请函是一种礼仪性文书，称呼中要用单称的写法，不宜用泛称(统称)，以示礼貌和尊重。,邀请函直接发给个人的，应当写个人姓名，前冠“尊敬的”敬语词，后缀“先生”、“女士”、“同志”等。,网上或报-T-1上公开发布的邀请函，由于对象不确定，可省略称呼，或以“敬启者”。,2、称呼,正文应逐项载明具体内容。开头部分写明举办会议的背景和目的，用“特邀请您出席(列席)”照应称呼，再用过渡句转入下文；主体部分可采用序号加小标题的形式写明具体事项；最后写明联络信息和联络方式。结尾处也可写“此致”，再换行顶格写“敬,”,“,3、正文,因邀请函的标题一般不标注主办单位名称，因此落款处应当署主办单位名称并盖章。,成文时间。写明具体的年、月、日。,4&5 落款和成文时间,首先,邀请函应该简洁、明确地传递出重要的信息，例如会议主题、时间、地点、议程、主办单位等。,其次,邀请函外观设计应美观大方，一边激起受邀请者参加会议的浓厚兴趣,最后,应该给受邀请者提供信息反馈的渠道，以便主办方根据与会者的需求及时做好准备工作。,注意事项,THANK YOU!,Your Logo,