会议管理优化汇报材料.ppt

优化会议管理汇报材料（11月工作例会）,人事行政部2005-12-4,提 纲,一、会议管理现状二、会议管理存在的问题三、2006年两大例会管理改进方案优化会议议题人事行政部抓好两头参会领导配合事宜四、专业例会要把握的几项原则五、各公司总结表彰会时间安排计划表,一、会议管理现状,控股公司总部自成立以来，逐步形成了一定的会议管理体系，2004年5月制定的会议管理制度，对会议管理现状进行了规范，目前涉及集团范围的主要管理会议大都已形成例会管理惯例，为推动专业化管理发挥了积极作用。,二、会议管理存在问题,偏重于人事行政，生产技术、经营、财务方面核心议题一直相对较少，尤其对企业发展战略研究的议题和最能够体现管理深度和广度的分析报告及暴露管理存在问题类议题少，总部管理中心未能充分发挥职能。,议题单一失衡,资料收集延时,会议讨论离题,督办反馈简单,会议资料下发少于3天将直接导致参会领导按照工作计划审定会议材料，难以形成充分和成熟的上会意见，致使会议效果不尽理想。,参会领导准备相对不足，对议题研究不深，会前就议题联系及沟通不够，对某一议题发表意见有时会偏离主题，争论琐碎细节过多，会对会议决策产生一定干扰。,对会议决议停留在汇总反馈阶段，无法把握督办工作标准，注重督办过程，且督办结果与考核脱离，未能引起责任部门重视，有待建立有效督促执行体系。,三、2006年两大例会管理改进方案,优化议题，集中研究战略发展及宏观管理问题 抓好两头，强化会议准备和决议督办工作，进一步为提高会议管理效率创造必要条件 需要各位参会领导积极协助配合，提高会议效率,1、优化议题-月度部长例会议题谋划方案,会议定位：研究专业管理重大事项，开展专业管理分析，暴露专业管理中存在问题，提出集团化共性管理思路，为月底工作例会做好情况沟通和准备工作。会议时间：每月15日会议议题：固化会议议题，形成工作节奏,部长例会调整议题,1、优化议题-工作例会议题谋划方案,会议定位：针对各子公司及各部门提出的管理问题，沟通情况，研究应对具体措施，调动资源保证正常生产经营等工作的有序进行，更多关注企业管理运行体系建立和研究战略发展问题。会议时间：每月底会议议题：固化会议议题，形成工作节奏,各子公司及各部门对本单位管理工作专题汇报安排计划表,2、抓好两头，强化会议准备和决议督办工作,强化会议准备人事行政部一方面要对会议议题进行严格把关，不成熟或意见分歧较大的议题不匆忙上会，另一方面准备时间明显不充分的议题也不提交会议，要充分保证会议资料提前3天汇总完成，以给参会领导提供充足时间研讨议题。会后决议督办工作人事行政部将强化会议决议督办管理，将所有两大会议议定事项均纳入督办体系管理，逐一追踪，落实督办，通过制定详尽的督办计划表，细化执行标准，定期跟踪反馈情况，按期汇总工作成果，提请有关会议审议。同时为督促各公司及各部门重视决议督办工作，拟新设立督办简报，定期在内网平台上对各子公司及各部门执行决议情况逐月开展公示通报，并建议将完成情况及时纳入对各子公司及各部门班子成员考核工作。开发会议管理IT系统人事行政部将会同信息化部门在2006年上半年开发以信息平台为基础的会议管理系统，将会议通知、会议资料上传和下载、会议纪要发布、会议督办情况反馈及考核事项融为一体，建立会议管理平台和会议各种资料存档区，减少人为操作因素，提高会议管理效率。,3、需要各位参会领导给予协助配合的工作事项,一方面要求参会领导要提前谋划本部门（或单位）的会议议题及会议材料，按照会议管理时间节点提报相关会议资料，另一方面也要求参会领导要在会前认真研究会议议题及资料，在会前做更多的沟通工作，要将能够事前沟通解决的事项消化在会前；同时还要召开必要的专题会议，集合集体智慧，形成能够代表部门单位的综合意见提交会议讨论。正式会议提交的意见应以无法协调一致和需要会议议定的事项为主。对各位参会领导的工作事项要求，人事行政部草拟了以下设想，所列事项有待会议审定。,人事行政部长牵头做好会议管理工作，审核把关会议议题；每两月奇月分析人事行政专业工作存在问题，定期汇报专业工作，提出对策对历次决议执行情况进行收集反馈分析，责成未完成单位对未完成事项进行专项说明安排每年一次专题汇报人事行政专业工作规划企划部长导入管理工具，引导企划管理方向；每月提出议题关注发展战略，引导企业战略制定和组织实施计划对集团经营方针管理现状进行分析评估，提供各单位月度经营方针进展情况资料安排每年一次汇报企划专业工作规划,经营部长开展专业工作分析工作每月汇报集团采购、销售、供应等经营指标完成情况，分析通报外部市场动态信息，汇报信用落实工作进展，开展经营工作分析工作，提出下阶段工作对策安排每年一次专题汇报经营工作规划财务部长开展专业工作分析工作每月汇报集团财务、资金调度及预算执行情况分析，提出对策 安排每年一次专题汇报财务工作规划,生产技术部长开展专业工作分析工作每月汇报集团生产、设备及技术质量工作情况分析，提出对策 安排每年一次专题汇报生产、技术、设备工作规划审计监察部长开展专业工作分析工作每季末月汇报审计监察工作内及执行情况分析，提出对策安排每年一次专题汇报审计监察工作规划工程管理部长开展专业工作分析工作每两月偶月汇报集团工程及技改工作情况分析，提出对策每年安排一次专题汇报工程管理工作规划子公司总经理及时反映公司重大生产经营情况信息及需要解决的管理需求；每年安排一次专题汇报本公司生产经营及管理工作规划,四、专业会议要把握的四点原则,1、各部门专业会议要按照计划表中锁定的时间、地点和会议议题开展会议管理工作，不要轻易打破工作节奏。为方便各位领导对会议情况进行统筹了解，人事行政部计划印制专门工作台历，将各部门工作计划印制在台历上，提醒领导了解会议信息，把握工作节奏。2、由于控股公司各部门与各子公司之间的管理沟通以专业会议方式较为普遍，每月总部召开的专业会议较为频繁（平均7次/月），鉴于公司已经建立了高品质的视频系统，且跨时空交流功能能够满足会议管理需要，为提高会议效率，减少接待压力，降低管理费用，提倡勤俭办公，人事行政部提倡各专业会议应以视频会议为主，召开必要的见面会议最多是2个月1次，建议是1个季度1次。3、人事行政部建议各专业会议的召开要本着防止攀比、厉行节约、因陋就简的原则进行会务组织，接待及会议成本按照人事行政部提出的会议预算标准进行控制。（会议费用支出标准见下页）4、人事行政部将对控股公司各部门的专业会议召开方式进行季度评估，并请审计监察部监督各部门执行情况。,会议支出标准2005年部分支出情况,五、各公司总结表彰会时间安排计划表,考虑元月56日各子公司及总公司财务结算结果才能统计出来，同时控股公司工作总结报告及各部门2006年工作总结报告都将于12月31日提交工作例会讨论，为保持子公司工作思路与控股公司工作思路联贯一致，建议各子公司总结表彰大会围绕元月15日控股公司总结表彰大会时间左右召开。经过与各子公司沟通，初步拟就了各子公司总结表彰大会召开时间，请审议。,控股公司1月15日总结表彰大会拟安排三个议程：宣读控股公司表彰决定文件（人事行政部起草）；董事长做工作报告（企划部起草）；控股公司各部门宣讲2006年专业工作思路报告。其中控股公司表彰大会上仅宣读控股公司最佳员工及最佳团队表彰文件，不安排颁奖活动，获得控股公司最佳员工及团队奖项颁奖仪式合并在各子公司总结表彰会上进行。子公司总结表彰会时间敲定后，各子公司将结合工作需要，提报需要董事长在参加子公司总结表彰会议期间的走访计划。,需要审定的事项,议定对方案提出的对两个例会会议议题优化调整设想方案,各子公司及各部门对本单位管理工作专题汇报安排计划表,审定需要各子公司及各部门参会领导配合两个例会的工作事项,人事行政部长牵头做好会议管理工作，审核把关会议议题；每两月奇月分析人事行政专业工作存在问题，定期汇报专业工作，提出对策对历次决议执行情况进行收集反馈分析，责成未完成单位对未完成事项进行专项说明安排每年一次专题汇报人事行政专业工作规划企划部长导入管理工具，引导企划管理方向；每月提出议题关注发展战略，引导企业战略制定和组织实施计划对集团经营方针管理现状进行分析评估，提供各单位月度经营方针进展情况资料安排每年一次汇报企划专业工作规划,经营部长开展专业工作分析工作每月汇报集团采购、销售、供应等经营指标完成情况，分析通报外部市场动态信息，汇报信用落实工作进展，开展经营工作分析工作，提出下阶段工作对策安排每年一次专题汇报经营工作规划财务部长开展专业工作分析工作每月汇报集团财务、资金调度及预算执行情况分析，提出对策 安排每年一次专题汇报财务工作规划,生产技术部长开展专业工作分析工作每月汇报集团生产、设备及技术质量工作情况分析，提出对策 安排每年一次专题汇报生产、技术、设备工作规划审计监察部长开展专业工作分析工作每季末月汇报审计监察工作内及执行情况分析，提出对策安排每年一次专题汇报审计监察工作规划工程管理部长开展专业工作分析工作每两月偶月汇报集团工程及技改工作情况分析，提出对策每年安排一次专题汇报工程管理工作规划子公司总经理及时反映公司重大生产经营情况信息及需要解决的管理需求；每年安排一次专题汇报本公司生产经营及管理工作规划,审定2006年会议计划及管理原则事项,1、各部门专业会议要按照计划表中锁定的时间、地点和会议议题开展会议管理工作，不要轻易打破工作节奏。为方便各位领导对会议情况进行统筹了解，人事行政部计划印制专门工作台历，将各部门工作计划印制在台历上，提醒领导了解会议信息，把握工作节奏。（会议计划见附件）2、由于控股公司各部门与各子公司之间的管理沟通以专业会议方式较为普遍，宏观上每月总部召开的专业会议频繁，鉴于公司已经建立了高品质的视频系统，且跨时空交流功能能够满足会议管理需要，为提高会议效率，减少接待压力，降低管理费用，提倡勤俭办公，人事行政部提倡各专业会议召开应以视频会议为主，召开必要的见面会议最多是2个月1次，建议是3个月（1个季度）1次。3、会议费用控制工作。人事行政部建议各专业会议的召开要本着防止攀比、厉行节约、因陋就简的原则进行会务组织，接待及会议成本按照人事行政部提出的会议预算标准控制。4、人事行政部将对控股公司各部门的专业议召开方式进行季度统计评估，并请审计监察部监督各部门执行情况。,各公司总结表彰大会时间安排计划,控股公司1月15日总结表彰大会拟安排三个议程：宣读控股公司表彰决定文件（人事行政部起草）；董事长做工作报告（企划部起草）；各部门做2006年专业工作报告（各部门起草）。其中控股公司表彰大会上仅宣读控股公司最佳员工及最佳团队表彰文件，不安排颁奖活动，获得控股公司最佳员工及团队奖项颁奖仪式合并在各子公司总结表彰会上进行。子公司总结表彰会时间敲定后，各子公司将结合工作需要，提报需要董事长在参加子公司总结表彰会议期间的走访计划。,谢谢领导,