个人时间管理与组织时间管理.ppt

1,时 间 管 理,时间管理,2,主要内容,时间管理概述 个人时间管理组织时间管理,时间管理,3,人们对时间的认识由来已久，明朝的文嘉就有诗为证：明日复明日，明日何其多，我生待明日，万世成蹉跎，世人若被明日累，春去秋来老将至，朝看水东流，幕看日西坠，百年明日能几何，请君听我明日歌。时间对一切人都起作用，正因如此它才显得尤为重要，在西方，此课被誉为“西点军校式的课程”必读！,时间管理,4,一、时间管理概述,1.什么事消耗了你的时间2.关于时间的数据3.时间管理的目的和定义4.时间管理的原则,时间管理,5,1.什么事消耗了你的时间,你是否感到时间总是不够用？你是否整天忙但却事倍功半？请大家写下来你的主要时间占用，看看能不能通过本课程得到解决、改进的思路,时间管理,6,时间就是这样消失的,电话干扰会议没有计划和控制上司召见太随意下属不断请示汇报不放心下属工作，帮下属做事事必亲躬工作没有程序,做事没有主次和轻重缓急不知道如何说“不”对喜欢和熟悉的事尽快做完，对棘手的事一拖再拖不授权，下属闲，自己忙,时间管理,7,2.关于时间的数据,假如你有80岁生命1-20岁、60-80岁忽略不计，余40年，1年为1寸,剪时间尺游戏,时间管理,8,你的时间价值几何?,你的时间价值每天/每小时/每分钟?元,时间的测量单位是金钱：一寸光阴一寸金，寸金难买寸光阴,时间管理,9,时间管理,1930年，胡适先生在中国公学十八年级毕业典礼上，发表了一篇演讲，内容如下：诸位毕业同学：你们现在要离开母校了，我没有什么礼物送给你们，只好送你们一句话。这一句话是：珍惜时间，不要抛弃学问。以前的功课也许有一大部分是为了这张文凭，不得已而做的。从今以后，你们可以依自己的心愿去自由研究了。趁现在年富力强的时候，努力做一种专门学问。少年是一去不复返的，等到精力衰竭的时候，要做学问也来不及了。有人说：出去做事之后，生活问题急需解决，哪有功夫去读书？即使要做学问，既没有图书馆，有没有实验室，哪能做学问？我要对你们说：凡是要等到有了图书馆才读书的，有了图书馆也不肯读书；凡是要等到有了实验室方才做研究的，有了实验室也不肯做研究。你有了决心要研究一个问题，自然会节衣缩食去买书，自然会想出法子来设置仪器。至于时间，更不成问题。达尔文一生多病，不能多做工，每天只能做1点钟的工作。你们看他的成绩！每天花1点种看10页有用的书，每年可看3600多页书；30年读11万页书。诸位，11万页书可以使你成为一个学者了。可是每天看3种小报也得费你1点钟的功夫；四圈麻将也得费你1点半钟的光阴。看小报呢？还是打麻将呢？还是努力做一个学者呢？全靠你们自己选择！易卜生说：你的最大责任就是把你这快材料铸造成器。学问就是铸器的工具。抛弃了学问便是毁了你自己。再会了，你们的母校眼睁睁地要看你们10年之后成什么器。看到胡适先生的这一番语重心长的话语，你有何感受？“时间就是效率”、“时间就是金钱”、“时间就是生命”、“一寸光阴一寸金，寸金难买寸光阴”，诸如此类的描述我们每个人都可以脱口而出，但是我们做得究竟怎样呢？我们常常听到“我要是在大学多学点东西就好啦！”“我应该少看些电视，好好地约束自己，多读点书！”,10,时间管理：时间本身不能够被管理，时间管理说到底是对单位时间内事件的管理,3.时间管理的定义及目的,不能管理时间，便什么都不能管理德鲁克,时间管理,小案例：如果银行每天早晨向你的帐号拨款8.64万元。你在这一天可以随心所欲，想用多少就用多少，用途也没有任何的规定。条件只有一个：用剩的钱不能留到第二天再用，也不能节余归自己。前一天的钱你用光也好，分文不花也好，第二天你又有8.64万元。请问：你如何用这笔钱？,11,效果,效率,确定的期待结果,以最小的代价或花费获得最佳的期待结果,以最小的代价或花费获得结果,效能,时间管理的目的：就是将时间投入与你的目标相关的工作，达到“三效”，即效果、效率、效能。,时间管理,12,时间管理,案例：查尔斯史瓦在半世纪前担任伯利恒钢铁公司总裁期间，曾经向管理顾问李爱菲提出这样一个不寻常的挑战：“请告诉我如何能在办公时间内做妥更多的事，我将支付给你任意的顾问费。”李爱菲于是递了一张纸给他，并向他说“写下你明天必须做的最重要的各项工作，先从最重要的那一项工作做起，并持续地做下去，直到完成该项工作为止。重新检查你的办事次序，然后着手进行第二项重要的工作。倘若任何一项着手进行的工作花掉你整天的时间，也不用担心。只要手中的工作是最重要的，则坚持做下去。假如按这种方法你无法完成全部的重要工作，那么即使运用任何其它方法，你也同样无法完成它们，而且倘若不借助某一件事的优先次序，你可能甚至连哪一种工作最为重要都不清楚。将上述的一切变成你每一个工作日里的习惯。当这个建议对你生效时，把它提供给你的部属采用”。数星期后，史瓦寄了一张面额两万伍仟美元的支票给李爱菲，并附言她确实已为他上了十分珍贵的一课，伯利恒瓮后来之所以能够跃升为世界最大的独立钢铁制造者，据说可能是导因于李爱菲的那数句真言。,13,4.有效的时间管理原则,（1）有效计划（2）优先管理（3）80/20原则,时间管理,14,(1)成功在开始有效计划,确立目标；寻求达到目标的各种方案；选择最佳方案；将最佳方案转化为每周、每日的工作事项；列出每周、每日的工作次序并具体执行；定期检查目标可行性程度，根据实际情况完善计划。,凡事预则立，不预则废 礼记中庸,工作计划-,时间管理,15,时间管理,案例分析时间：星期四要做的事情：做出下季度的部门工作计划，周五上午交老板。约见一个重要客户。11：30去机场接五年没见面的大学老友，送到酒店里。要去一趟医院，看看4月份的花粉过敏症。去银行办理相关手续。下班后和先生约会，因为今天是一个纪念日。其余就是日常工作内容，包括给国内的几个分公司打电话询问情况，回复电子邮件，整理公司文件，上传下达等。小李：前一天晚上工作计划拖了一周，昨天晚上不得不做了，因为看电视，十点钟才开始，拿出一个大纲后已两点。,16,时间管理,8：00实在太困了，睁开眼已快8点。8：40匆忙打车到公司，迟到5分钟，听到电话声响，老板提醒他明天一上班就要交计划书。8：5011：00打开电脑，上网到自己信箱，开始一一回复客户和分公司的邮件；不停打电话答复分公司问询。最后一个电话结束，已11点了，到机场要来不及了。11：002：00向头告假一小会，赶到机场，刚过10分钟。同学的手机一直关机，原来飞机晚点。12：00见到老友，送到酒店一起吃饭，有点心不在焉，因为2：30要和客户见面，所以一边吃饭一边不断打电话和客户约地点。2：00和同学告别，到约定地点去。2：303：30一上午在城市里兜了一个大弯，有点头晕。因为花粉过敏，和客户约见的时候一个劲的打喷嚏，连说sorry。,17,时间管理,3：50回到公司，充了一杯咖啡。刚刚坐定，想再顺一遍工作计划，银行的电话来催了。差点忘了回公司的目的：拿资料去银行。3：504：30跑去银行，银行却突然要增加一份文件，什么也没办成，返回公司。4：305：00跑了一天，太累了，不想再理那份计划书，先给同学打了一个电话，聊聊天感觉好了很多。5：005：30放下电话，看到满桌的文件，忽然觉得特烦，决定整理文件已经好几个星期了，今天索性处理了，把文件归类，装钉成册，已经到了下班时间。6：009：00和老公约会，一起吃晚饭庆祝纪念日，不断打呵欠，一直在想晚上要完成的工作报告。9：30洗了个澡，继续完成工作报告。,18,时间管理,小王：前一天晚上：睡觉前，列了一个清单，把重要的事情在脑子里过了一遍，划上了勾。8：309：30准备上班，开始打电话。给各分公司打电话，请他们将相关材料通过电子邮件传递，并且告知上午不再接受其它询问，下午会答复。给客户打电话约时间地点，将客户约见地点安排在同学预定酒店楼下咖啡店里。给机场打电话，确定班机到港时间。给银行打电话，确定相关手续的准备材料。9：3011：00整个上午的时间，都用来形成工作计划，因为前一周零敲碎打已差不多，很快完成，并上传给老板。中间除几个必接的电话外，其它工作全部暂停。,19,时间管理,11：0012：0011：00离开公司，顺便拿上到银行的一切资料。知道飞机晚点半小时，路过医院看花粉过敏。12：002：30去机场接同学，吃饭后直接到旁边咖啡店和客户谈事情。3：304：30从咖啡店出来，直接到银行，办完事后，4：30回到公司。4：305：30答复询问，将上午各分公司的事务集中处理完毕。5：30接到老公打来的电话，漂漂亮亮去吃晚饭。这个案例说明了什么？说明有效计划的重要性,20,(2)选择重点优先管理,为什么有人忙忙碌碌却做不出成绩,享受不到快乐；为什么有的人悠闲自在却能在关键时刻做出几件“漂亮”事，令人刮目相看；能否搞好时间管理，取决于你的人生态度，取决于你对事件的取舍。,工作计划-,时间管理,21,不重要,时间矩阵图,长期规划发现问题与预防人际关系建立等自我表现培养与提高,危机急迫的问题有期限的压力计划,繁琐的工作某些信件、电话浪费时间之事有趣的活动,不速之客某些电话、会议信件与报告必要而不重要的事等,重要不重要,不紧急 紧 急,重要的事：对个人工作生活会产生重大影响的事情。紧迫的事：此刻不做就会给我们带来麻烦的事情。紧迫的事情不一定是重要的事情。,时间管理,22,不重要,偏重的结果,时间管理,23,时间管理,24,(3)如何分出轻重80/20原则,时间管理,25,时间管理,案例：穆尔于1939年大学毕业后，在哥利登油漆公司找到业务员的工作。当时的月薪是160美元，但满怀雄心壮志的他仍拟定了一个月薪1000美元的目标。当穆尔逐渐对工作感到得心应手后，他立即拿出客户资料以及销售图表，以确认大部分的业绩来自哪些客户。他发现，80%的业绩都来自于20%的客户中，同时，不管客户的购买量大小，他花在每个客户身上的时间都是一样的。于是，穆尔的下一步就是将其中购买量最小的36个客户退回公司，然后全力服务其余20%的客户。结果如何？第一年，他就实现了月薪1000美元的目标，第二年便轻易地超越了这个目标，而成为美国西海岸数一数二的油漆制造商。最后还当了凯利穆尔油漆公司（Kelly-Moore Paint Company)的董事长。,26,在企业里重要的事情都是围绕组织目标的实现而展开的，找出围绕目标和为目标创造条件的事情，就掌握了重点。,能否做到居安思危,安排时间预防未来可能出现的危机，多做重要不紧急的事情，是衡量一个人是否有战略眼光的标志。,时间管理,27,主要内容,时间管理概述 个人时间管理组织时间管理,时间管理,28,二、个人时间管理,1.时间管理存在的现象2.个人时间管理的方法3.个人时间管理的工具,时间就像海绵里的水，只要肯挤，总是会有的！鲁迅,时间管理,29,1、时间管理存在的现象,很想干一件事，却没有时间干工作太忙，身不由己一天下来，该做的重要事没做，反被琐事缠身每天都很烦乱，不开心工作的效率很高，但仍处于救火状态能挣钱却无时间消费，成为只有干活没有生活的一群工作没有程序与计划 请对照一下，在你身上有没有发生这些事,时间管理,30,2、个人时间管理的方法,（1）个人时间规划（2）个人5S管理（3）学会拒绝与放弃（4）学会学习（5）改变心态（6）改变习惯（7）排除干扰,时间管理,31,（1）个人时间规划,根据个人的实际情况，做好书面的、可衡量的长期时间规划,将长期时间规划层层分解，规划到每年、每月、每周、每天的工作与任务,角 色,目 标,行 事 历,授 权,计 划,这样可做好个人时间规划，实现人生价值的最大化,时间管理,32,（2）个人的5S管理,节约时间保持桌面整洁按项目分类把主要的任务放手边电话伸手可及记录你要做的事项清理掉可有可无的资料,杂乱的办公环境将浪费我们许多时间,时间管理,33,（3）学会拒绝与放弃,学会放弃既没有价值，又浪费时间的事。授权或分派出这些活动，节约自己的时间。不要事求完美。将它们汇总，集中时间处理。拿钱买时间学会说NO，不要太好面子，一个不会说NO的人一生将会很痛苦 做正确的事比正确的做事更重要,时间管理,34,（4）学会学习,你如何读书？根据80/20原则，一本书最重要的部分是目录，其次是简介和推荐语，再找感兴趣的内容看熟能生巧，巧能生精书越读越薄温故而知新，触类旁通，学而时习之参加一些学术会议或沙龙组织，迅速接近某一学科的前沿，进而超越,时间管理,35,（5）改变心态,一张一弛，文武之道辛勤工作和享受人生统一工作赚钱和消费花钱统一个人利益和团队利益统一团队利益和社会利益统一,和谐社会，和谐工作，和谐生活，和谐的人,时间管理,36,（6）改变习惯,(1)改变不好的习惯和中性的习惯，走出舒适区列出改变习惯的计划写出需要改变的习惯列出改变习惯的方式写出量化的结果(2)创造一个改变习惯的环境(3)坚持,时间管理,37,改变习惯的计划表,说明：1、选出需要改变的三个习惯，列举出习惯存在的问题、改变的理由、改变的目标，并把要改变的目标量化；2、此表适合于个人填写。,时间管理,38,（7）排除干扰,来自上司的干扰对策：有自己的时间计划，让上司知道你的工作及目标 高一格，快一步来自同事的干扰对策：和他人约定一定时间内不沟通，如财务系统的报销 由应变到制变来自下属的干扰对策：集中时间处理琐碎的事情 做事情分清楚轻重缓急,时间管理,39,（7）排除干扰（续）,“己所不欲，勿施于人”我们既要珍惜自己的时间，又要尊重他人的时间，特别是领导干部。浪费他人时间主要表现在：任意侵害和占用下属时间 会议时间地点的反复变动 屁股太沉 因交代不明，反复修改稿件及会议通知 没有预约的突然到访 把不紧急的事项当紧急事项让下属做 没有任何对策和答案的汇报 反复修改报告直到开会前 让一些无关的人参加会议,时间管理,40,3、个人时间管理的工具 notes系统的应用,时间管理,41,（1）利用notes系统，管理个人日、周、月的工作计划。月工作计划在上月的最后一两天填写；周工作计划在上周最后一天填写；日工作计划在前一天下班前填写。为提高组织整体时间利用效率，需将个人日历安排与有关人员共享。,时间管理,42,月工作时间安排表,时间管理,43,周工作时间安排表,时间管理,44,日工作时间安排表,时间管理,45,（2）在notes系统中，填写个人待办事宜。明确待办事宜的优先级；提前提醒。,时间管理,46,（3）善用不同颜色管理notes邮件,用不同颜色标注邮件，如蓝色表示重要领导邮件，绿色表示朋友邮件，以便确定处理邮件的轻重缓急，提高工作效率。,时间管理,47,从我做起 从现在做起,时间管理,