项目的组织协调与沟通.ppt
1,项目的组织协调与沟通,项目协调项目沟通项目管理中几种重要的沟通项目沟通中的问题及原因项目沟通方式,2,项目协调,项目协调的意义调动项目参与人员的积极性提高项目组织的运转效率打开项目实施道路上的绿灯（清除障碍）项目协调工作贯穿项目周期之始终项目经理是协调的中心,3,项目协调,项目协调的内容人际关系的协调：包括项目组织内部的人际关系和项目组织与关联单位的人际关系组织关系的协调：项目内部的分工与配合供求关系的协调：人、财、物、技术信息配合关系的协调：相关利益主体之间约束关系的协调：政府（执法）部门,4,项目协调,项目协调管理的范围,项目协调范围,系统内部的协调,系统外部的协调,人际关系的协调,组织关系的协调,需求关系的协调,与近外层关系的协调,与远外层关系的协调,5,项目沟通,有关沟通和项目沟通的主要概念沟通就是相互理解沟通就是提出和回应问题与要求沟通交换的是信息和思想沟通是一种有意识的行为沟通是项目协调的手段项目沟通是开展项目管理的重要途径,6,项目沟通,项目沟通的意义使总目标明确，让项目参加者对项目的总目标达成共识建立和保持较好的团队精神消除障碍、化解矛盾、减少摩擦、提高组织效率保持透明度，保证齐心协力,7,项目沟通,项目沟通的困难并不在于沟通工具、沟通技术方面，而主要体现在心理上（1）项目参加者关系复杂，沟通面大，需要建立复杂的沟通网络（2）新技术、新工艺的使用，专业化、社会化的分工，项目管理综合性和专业化分工的矛盾增加了沟通难度,8,项目沟通,（3）项目相关利益主体不同的利益、动机、兴趣和期望等造成行为的不一致（4）项目组织的临时性容易产生组织摩擦（5）反对变革的态度（6）人们的社会心理、文化、习惯、专业及语言方面的差异对沟通产生影响（7）项目实施过程中既定方针政策的稳定性难以保持,9,项目管理中几种重要的沟通,项目经理与业主的沟通（1）理解总目标，理解业主的意图（2）让业主参与项目实施过程让业主理解项目及过程，使其成为专家了解业主对项目关注的焦点，决策时充分考虑业主的期望、习惯和价值观尊重业主，随时向业主报告情况，提供充分的项目信息,10,项目管理中几种重要的沟通,加强计划性和预见性（3）业主应将项目策划和决策过程向项目经理解释和说明，并提供详细的资料（4）项目经理应正确对待业主所属企业的其他部门或合资各方对项目的指导,11,项目管理中几种重要的沟通,项目管理者与承包商的沟通（1）让各承包商理解总目标、阶段目标以及各自的目标、职责、项目的实施方案（2）指导和培训各参加者和基层管理人员适应项目工作（3）不随意对承包商动用处罚权，或经常以处罚相威胁，强调管理服务意识（4）在招标、商签合同、工程施工中让承,12,项目管理中几种重要的沟通,包商掌握信息、了解情况，以便正确决策（5）鼓励承包商将项目实施状况、遇到的困难、意见向项目管理者汇报，通过意见的交换减少争执、谋求一致,13,项目管理中几种重要的沟通,项目经理部内部的沟通项目经理与内部职能人员之间存在沟通障碍建立完备的项目管理系统和工作流程，明确划分工作职责、规定沟通方式、渠道、时间，可提高项目经理部内部的沟通效率项目经理应主要从心理学、行为科学角度激励组织成员的积极性,14,项目管理中几种重要的沟通,（1）发扬民主的工作作风（2）建立平等、互助、信任的工作关系（3）公开、公平、公正地处理事务对以项目为经营对象的企业，应形成比较稳定的项目管理队伍，可有效减少摩擦受双重领导的职能人员应保持双重忠诚建立公平、公正的工作业绩考评方法、标准，定期、客观地对成员开展业绩考评,15,项目管理中几种重要的沟通,项目经理与职能部门的沟通项目经理与职能经理之间存在着内在的矛盾性，这一界面的协调是项目成功关键项目经理必须发展与职能经理的良好工作关系，这是其工作顺利进行的保证项目经理和职能经理应保持高密度的相互交流，并在他们之间形成一个清楚的、快捷的信息沟通渠道,16,项目管理中几种重要的沟通,项目经理与职能经理的基本矛盾主要来源于权力和地位的斗争，职能经理因承受项目经理的压力和被动性而缺乏承担责任的积极性，甚至产生抵制的心理职能管理是企业管理机构的一部分，作为常设机构能寻求强大高层的支持以项目计划为主要信息沟通工具，项目计划应尽力取得职能部门资源支持的承诺,17,项目沟通中的问题及原因,常见的沟通问题项目组织或项目经理部内部出现混乱非事务性主题频繁干扰项目的重大议题信息传递不及时、不准确、不够全面应有的争执不公开讨论项目经理部中存在或散布不该有的气氛项目实施中的不一致和不同步项目得不到职能部门的支持,18,项目沟通中的问题及原因,原因分析（1）缺乏对项目目标、责任、组织规则和实施过程的统一认识和理解（2）多业主状况导致非程序干预（3）缺乏对项目组织成员工作的明确的结构划分和定义，人们不清楚其职责范围（4）信息沟通系统设计功能不全（5）项目经理的领导风格和项目组织的运,19,项目沟通中的问题及原因,行风气不正（6）项目协调会议主题不明，项目经理权威性不强，或缺乏正确引导（7）滥用分权和计划的灵活性原则（8）组织运行规则的缺陷（9）项目经理缺乏管理技能、经验和威信（10）业主或企业经理不断改变项目的范围、目标、资源条件和项目的优先级,20,项目沟通中的问题及原因,组织争执常见的争执（1）目标争执（2）专业争执（3）角色争执（4）过程的争执（5）项目组织间的争执正确对待争执,21,项目沟通中的问题及原因,（1）处理争执是项目经理的日常工作（2）适度的争执对项目组织的工作有利（3）争执过度导致能量的损耗和低效率（4）对争执的正确态度：通过争执发现问题，暴露矛盾，获得新信息；通过积极的引导和沟通达成一致，化解矛盾（5）对争执的处理决定于项目管理者的性格及对争执的认识程度,22,项目沟通中的问题及原因,解决争执的措施（1）回避、妥协、和稀泥（2）合作（3）协商、调停（4）裁决（5）对抗,23,项目沟通方式,影响项目沟通方式选择的因素沟通需求的紧迫程度沟通方式方法的有效性项目相关人员的能力和习惯项目本身的规模,24,项目沟通方式,沟通方式的主要类型（1）按是否需要反馈分类 双向沟通 单向沟通（2）按组织内沟通的方向分类 垂直沟通 横向沟通 网络状沟通,25,项目沟通方式,（3）按沟通的过程分类 正式沟通 非正式沟通（4）按沟通的具体手段分类 语言沟通（口头沟通、书面沟通）非语言沟通,26,项目沟通方式,项目沟通中的正式沟通（1）基本内容概念:通过正式的组织过程来实现或形成基础：项目的组织结构图、项目流程、项目管理流程、信息流程、运行规则过程：专门设计和定义特点：固定的方式方法和过程；一致认可，统一遵守；有法律效力,27,项目沟通方式,（2）主要方式 项目手册：项目的工作指南 各种书面文件 协调会议 各种工作检查 其他方法,28,项目沟通方式,项目沟通中的非正式沟通（1）概念通过项目中的非正式组织关系而形成（2）常见的形式聊天、喝茶、吃饭、小组会议、现场观察、旁听会议、走访（3）作用 良好的非正式沟通有助于组织目标实现 非正式沟通也有负面影响,29,项目沟通中的正式沟通,利用非正式沟通可以获取更多真实信息通过非正式沟通可以解决各种矛盾，协调好各方面的关系可以产生激励作用获得的信息有参考价值，可以辅助决策有意识地利用非正式组织增强凝聚力重大决策前采用非正式沟通可缓解各方面的矛盾，减小决策阻力，避免犯错误,
