采购过程的财务基础.ppt

采购过程的财务基础,采购过程的财务基础,学习基本要求 一、掌握供应商管理 1、供应商组织信息管理 二、掌握零部件价格管理 1、零部件报价信息管理 2、零部件调价信息管理 3、考核 三、掌握发票种类 1、增值税专用发票 2、增值税普通发票 3、公路、内河货物运输业统一发票与发票格式 4、定额发票 5、辨别发票的方法 6、其他（收款收据）四、掌握材料进厂业务 1、采购检验单格式及应用要求 2、材料入账、审核、扣款、退货或退票的管理要求 五、掌握付款与对账管理,一 供应商管理,1、供应商组织信息管理（1）加强重要供应商的合同管理，在合同中注明的付款方式、购买优惠等细节要及时告知财务，便于财务控制和核算，避免经济损失。（2）建立维护供应商档案信息，明确供应商公司名称、纳税人税号、地址电话、开户行及账号、公司在我公司的信誉等级、公司法人、公司的销售种类的相关信息（产品的名称、规格型号、单位等）等。（3）加强与供应商之间的信息沟通，如供需双方发生档案信息变更的要及时相互转告，避免之间的延误造成不必要的损失。例：某供应商发生名称变更没有及时通知公司，公司在付款时将仍按照原供应商信息汇款，由此发生的汇款变更后的公司是接收不到的，由此将发生一些不必要的工作麻烦或经济纠纷。,二 零部件价格管理,1、零部件报价信息资料管理 报价资料本着诚信合作的原则按照五征公司提供的表格认真填写，内容详细、真实、可靠，工序明确，工时合理，不虚报、瞒报。图号必须准确无误、不能缩写、漏写。具体要求如下：（1）零件报价信息：必须按照本厂制作工艺，列出原料材质，单价，进货厂家、下料尺寸、毛重（说明毛重原因）、净重、废料处理。工序内容必须按照本厂制作工艺顺序填写，各工序对应的工时定额、费用；原材料价格、毛重、净重必须属实，材料价格必须是当期市场价格（含税价格），提供的样品必须与实际生产的零件具有一致性；销售费用、财务费用、管理费用、利润、利税必须在合理空间内。（2）总成件（部件）报价信息：必须细分到零件，将各零件按照要求列出。（3）合成产品报价信息：必须列出其组成成分、成分含量、单价、进货厂家、毛重（说明毛重原因）、净重、废料处理。如：橡胶件，塑料件、电解液、铜芯线、油漆、稀料等。（4）铸造件的报价信息：必须携带公司检验科提供的毛坯重量检验单，毛坯样品必须与实际生产的零件具有一致性。（5）报送新零部件（包括试制件）时必须携带：成品件、详细的报价资料、图纸复印件、公司检验科文件，并将报价资料送达相应的供应科，为便于查找和管理请厂家务必提供相应的电子文档（方法1：u盘；方法2：电子邮件）,2、零部件调价信息管理 对要求调价的零部件，请厂家携带详细的调价分析资料，包括调价前后所用材料（对合成件列出各组成成分）的单价、工时等成本变化情况。3、考核 公司承诺对厂家提供的信息保密，报价与调价申请务必实事求是，对存在价格虚报或材料价格比市场价格高，公司将对该配套厂家做相应处理。,三 发票种类,（一）增值税专用发票,1、增值税 增值税是对销售货物或者提供加工、修理修配劳务以及进口货物的单位和个人就其实现的增值额征收的一个税种。（1）销售和进口货物的货物是指有形动产，包括电力、热力、气体等，不包括不动产。（2）加工是指受托加工货物，即委托方提供原料及主要材料，受托方按照委托方的要求制造货物并收取加工费的业务；（3）修理修配是指受托对损伤和丧失功能的货物进行修复，使其恢复原状和功能的业务。税款抵扣 根据销售商品或劳务的销售额，按规定的税率计算出销项税额，然后扣除取得该商品或劳务时所支付的增值税款，也就是进项税额，其差额就是增值部分应交的税额，这种计算方法体现了按增值因素计税的原则。,增值税特点 划分纳税人：一般纳税人和小规模纳税人两种 一般纳税人：生产货物或者提供应税劳务的纳税人，以及以生产货物或者提供应税劳务为主并兼营货物批发或者零售的纳税人，年应税销售额超过50万的；从事货物批发或者零售经营，年应税销售额超过80万元的。小规模纳税人：从事货物生产或者提供应税劳务的纳税人，以及从事货物生产或者提供应税劳务为主，并兼营货物批发或者零售的纳税人，年应征增值税销售额在50万元以下（含本数）的；年应税销售额在80万元以下（含本数）。税率：一般纳税人：17%、13%；小规模纳税人：3%；出口货物：适用零税率。,2、增值税专用发票格式,3、增值税专用发票接收、开具与负项发票开具,（1）增值税专用发票接收 项目齐全，与实际交易相符 A 购货单位；纳税人识别号；地址、电话；开户行及帐号应核对无误，如有误，应退回开票单位重开。B 货物或应税劳务名称、规格型号、单位、数量、单价、金额、税额应填写齐全，并与对应资料核对一致，如有误，应退回开票单位重开。C 收款人、复核、开票人要填写齐全，且复核和开票人不能是同一个人。字迹清楚，不得压线、错格 打印字迹应清晰对格，不可以压到边界线，特别是密码区，不得有任何情况的压线、出格、超格，如有误，应退回开票单位重开。,发票联和抵扣联、销售货物或者提供应税劳务清单加盖发票专用章。各供应商一般纳税人销售货物或者提供应税劳务，向我公司开具增值税专用发票，应通过增值税防伪税控系统开具专用发票。专用发票联，作为购买方核算采购成本和增值税进项税额的记账凭证；抵扣联，作为购买方报送主管税务机关认证和留存备查的凭证；销货方应同时向我公司交付发票联和抵扣联，不得缺联；两联发票不得出现折痕、印痕和污损现象。有下列情形之一的，不得作为增值税进项税额的抵扣凭证，并且可要求销售方重新开具专用发票。A 无法认证。B 纳税人识别号认证不符。C 专用发票代码、号码认证不符。D 污损、折痕严重不能认证的。各供应商开具的专用发票自开票之日起请即时交于我公司收票单位审核，原则上不超过30天。,（2）增值税专用发票开具 开具发票前客户要提供开具发票的信息资料，初次开具的要提供税务登记证、开户许可证。客户接收时要注意审查增值税专用发票所有项目是否填开齐全，与实际交易是否相符；有无字迹不清，压线、错格、超格；发票联和抵扣联是否加盖发票专用章。,（3）增值税专用负项发票开具,(1)开具负项发票情况 供方售出的产品购方已认证相符且已进行了抵扣，之后因发生销货退回或销售折让需要抵减销项税额的；供方开具开票有误购买方拒收；购买方获得的专用发票认证相符且已进行了抵扣，之后因发生销货退回或销售折让需要做进项税额转出；购买方获得专用发票后因以下问题无法抵扣时：A 专用发票抵扣联、发票联均无法认证；B 专用发票认证结果为纳税人识别号认证不符；C 专用发票认证结果为专用发票代码、号码认证不符；D 所购货物不属于增值税扣税项目范围。,(2)开具负项发票 购货方未抵扣且发票在认证期内 收回已开具给客户的原增值税专用发票联和抵扣联（包括购货方未作账务处理或尚未交给客户的发票联和抵扣联）及客户提交的发票拒收证明，由开票员在税控机中开具红字增值税专用发票申请单，并附购货和销货公司开具的红字发票说明书，报送国税局审批。购货方抵扣的，要收回原已开具给客户的增值税专用发票联和抵扣联（复印件）及客户提交给税务局的红字发票申请书和抵扣通知单并附购货和销货公司开具的红字发票说明书，报送国税局审批 开具增值税普通负项发票 开具时要凭税务批准资料或收回已开具给客户的蓝字发票联，对予无法收回原开具发票的要提供税务局出具的退货证明、原发票复印件、冲红发票说明及公司内部退货资料，由开票员在税控机中开具红字增值税专用发票。,4、增值税专用发票预警与丢失,（1）增值税专用发票预警 增值税专用发票预警是税务局在税务系统中对企业未认证发票的提醒，发票认证期限为180天，预警提醒期限为120天，为了企业避免造成损失而设置的。出现预警企业税务局处罚200-5000元。出现预警增值税专用发票的主要现象有：供方忘记将发票送交购货方；供方不及时将发票送交购货方；由于种种原因购货方将发票退回供方，供方没有及时注销；购货方相关人员不及时或忘记将发票送达财务入账；供需双方发生意见分歧将发票搁置未得到有效处理的。,（2）增值税专用发票丢失处理 持票丢失人要及时通知财务，由财务到办税厅领取并填写发票挂失/损毁报告表，并且要在报纸上刊登遗失声明；一般纳税人丢失已开具专用发票的发票联和抵扣联，如果丢失前已认证相符的，购买方凭销售方提供的相应专用发票记账联复印件及销售方所在地主管税务机关出具的丢失增值税专用发票已报税证明单，经购买方主管税务机关审核同意后，可作为增值税进项税额的抵扣凭证。如果丢失前未认证的，购买方凭销售方提供的相应专用发票记账联复印件到主管税务机关进行认证，认证相符的凭该专用发票记账联复印件及销售方所在地主管税务机关出具的丢失增值税专用发票已报税证明单，经购买方主管税务机关审核同意后，可作为增值税进项税额的抵扣凭证。,一般纳税人丢失已开具专用发票的抵扣联，如果丢失前已认证相符的，可使用专用发票发票联复印件留存备查。如果丢失前未认证的，可使用专用发票发票联到主管税务机关认证，专用发票发票联复印件留存备查；一般纳税人丢失已开具专用发票的发票联，可将专用发票抵扣联作为记账凭证，专用发票抵扣联复印件留存备查。依据山东省国家税务局关于对违反发票管理法规行为的处罚标准第三十九条 丢失发票的，可区分下列情况进行处罚：A 丢失发票能及时报案的，由国税机关责令限期追回，并处100元以上的罚款；逾期未追回的，处以1，000元以上的罚款；B 丢失发票未及时报案的，由国税机关责令限期追回，并处500元以上的罚款；逾期未追回的，处以2，000元以上的罚款。,（二）增值税普通发票,1、增值税普通发票 增值税普通发票是增值税纳税人向非增值税纳税人（如缴纳营业税的企业、机关、事业单位等非企业单位）、增值税小规模纳税人及消费者个人开具的，不能用来抵扣增值税进项税，且受票方也都是不需要抵扣进项税的单位和个人。增值税普通发票的格式、字体、栏次、内容开具的要求与增值税专用发票完全一致。只是增值税普通发票不能抵扣税额。,2、增值税普通发票格式：,（三）公路、内河货物运输统一发票与发票格式,1、公路、内河货物运输业统一发票概念 公路、内河联合货物运输业务，是指其一项货物运输业务由两个或两个以上的运输单位（或个人）共同完成的货物运输业务。运输单位（或个人）应以收取的全部价款向付款人开具货运发票，合作运输单位（或个人）以向运输单位（或个人）收取的全部价款向该运输单位（或个人）开具货运发票，运输单位（或个人）应以合作运输单位（或个人）向其开具的货运发票作为差额缴纳营业税的扣除凭证。要求：（1）必须机打，手写无效，并如实一次性填开，运费和其他费用要分别注明；（2）录入信息必须准确、完整；如货物名称、数量（重量）单位运价、计费里程，备注栏中要填写起始点及车牌号码；（3）纳税人识别号前打印“”号标记。“”号与纳税人识别号之间不留空格，带+号为运输发票抵扣方；（4）起始点为兖州的要在兖州市地方税务局代开发票。（5）在发票联盖地税局代开发票章和承运人的发票专用章。,2、公路、内河货物运输统一发票格式（样本）,（四）定额发票,1、定额发票的概述及分类 定额发票是经营单位凭借税务登记证去向税务部门去购买的，并在规定时间内要去交纳税金的。定额发票是税务局专门印制的，不用填开的，有固定数额的发票。年应税销售额商业50万元以下、工业30万元以下的小规模纳税人应使用定额发票，定额发票共有小额10元、20元、50元、100元、200元、500元、1000元、2000元、5000元、10000元等11种面额的版本，配套使用定额发票清单，纳税人可根据业务需要选择使用。在济宁地区使用20元的定额发票。使用范围：适用于娱乐业、饮食业、停车场收费、其他服务业劳务的单位和个人。定额发票的规格：定额发票共有小额10元、20元、50元、100元、200元、500元、1000元、2000元、5000元、10000元等11种面额的版本。非有奖定额发票规格为175mm77mm，联次为并列二联,即存根联和发票联；有奖定额发票规格为213mm77mm，联次为并列三联，即存根联、发票联、兑奖联。,（五）辨别发票的基本方法,1、接收审核 普通发票专用水印纸，用于印制通用定额发票和税控卷式发票。发票联有水印图案为菱形，中间标有SW字样，另外还有“xx地税”水印图案，并在发票联上方正中央套印大红色发票监制章和右侧套印发票号码。发票开具单位和发票专用章的单位是否一致，开具内容和盖章是否清晰。发票中开具的服务项目是否是该单位的业务。发票中密码和奖区是否能刮开，及发票密码区是否清晰。发票的左边或者下边都有开具的期限。发票中注明的“手开无效”字样。发票中盖的是否为国家税务局规定的发票专用章。,2、通过查询方式鉴别普通发票的真伪 可以通过因特网登陆税务网站（发票正上方椭圆型发票监制章上记载的税务局），访问普通发票查询栏目，根据网站的提示输入普通发票的发票代码和发票号码就可以迅速查询出普通发票的领购单位。可以通过拨打12366纳税服务热线，按自动语音提示将取得发票的12位代码和8位发票号码录入后，就可以迅速查询出此发票的真伪以及发票的开具单位。携带需要辨别真伪的普通发票前往当地税务机关发票管理部门，由工作人员予以鉴别。3、对发票违法行为进行举报的途径 拨打举报电话，各市地税局举报电话印制在当地发票票面上；到当地地税机关举报；给地税机关写信或登陆地税网站举报；拨打12366纳税服务热线举报。,（六）收款收据,1、收款收据 收款收据一般是指经营活动以外的非经营活动中收付款项时开具的凭证，如企业职工内部借款归还、各种保证金的收讫等等。2、收据种类及应用 收据可分为内部收据和外部收据。外部收据又分税务部门监制、财政部门监制、部队收据三种。内部收据是单位内部的自制凭据，也就是我们所说的自制的原始凭证。用于单位内部发生的业务，如材料内部调拨、收取员工押金、退还多余出差借款等，这样的内部自制收据是合法的凭据，可作为成本费用入账。单位之间发生业务往来，收款方在收款以后不需要纳税的，收款方就可以开具税务部门监制的收据。行政事业单位发生的行政事业性收费，可以使用财政部门监制的收据。单位与部队之间发生业务往来，按照规定不需要纳税的，可以使用部队监制的收据，这种收据也可以入账。,3、收据应用的注意事项（1）涉及往来类的收据（不能与收入费用挂钩）的收据，可以用来做账，但计算企业应税所得时不得在税前扣除。（2）向正规公司购进原材料不索要发票或涉及的费用收的是内部收据未做税前扣除，不仅仅是公司利益受损，还会受到税务机关罚款。（3）单位或个人在收付款时使用的内部收据或其他自制收据，就是日常所说的“白条”，是不能作为凭证入账的。4、开具的收据一般要求：（1）收据应在经营业务确认时开具，依照收据顺序号依次使用，不得跳页和单页使用；（2）项目填写要齐全、内容真实、字迹清晰，发生填错时要整联次盖作废章作废重新书写，不得涂改和撕毁，整本用完要将存根上交财务。（3）付款方是单位的，应填写单位全称，不得填写简称。付款方是个人的，应填写个人全名，不得只填姓或着不填（最好把客户的手机号填写上）。（4）收据交款人栏必须经付款人签字。,1、采购检验单格式及应用要求,（1）采购检验单格式 山东五征集团 山拖农机装备有限公司物资采购检验单 供货单位：仓库：年 月 日,制单人：供货单位：仓库保管员：供应公司审核：,（2）采购检验单应用要求 物资采购检验单是物资采购、检验、入库流程的第一步，以后入库流程产生的单据如收货凭证、入库单、发票等均由该单内容产生，故在填写该单时，严格按照开发部确定的物资名称、规格型号、单位要求填写，并属实正确填写其他各栏目。,四 材料进厂业务,2、材料入账、审核、扣款、退货或退票的管理要求（1）材料入账 持收货凭证和物资采购检验单在规定的入库时间到物管科办理入库手续；按照入库单内容和供需双方确定的材料价格开具增值税专用发票，要求发票与入库单内容相一致（物资名称、规格型号、单位、实收数量）。,（2）发票审核 增值税专用发票与抵扣联是否同时提交；发票是否超期提交；发票票面是否存在折痕、污损、印痕、错格等不良现象；发票四要素开具是否正确；发票打印和盖章是否清晰；发票开具内容与入库单内容是否一致；价格和计算是否正确；属汇总开具的是否附增值税清单；属于过磅接收的材料是否附材料过磅单；入库单上标明的让步接收扣款和销售过程或生产过程出现的需返回不合格产品引起的扣款，供应商是否已从发票中冲减；利用收据扣款的 收据内容填写是否规范详细；需要从发票中兑现优惠事项的是否按时在发票中及时兑现；出现价格多开现象是否得到有效处理；由于种种原因不能及时送交财务审核处理的是否备案予以专项重点处理。是否在审核过程中记录出现的错误并分析原因制定整改措施；以上无误和处理得当后签字确认，分批次及时送交物价科审核，避免一次性送交。,（3）扣款 关注发生扣款事项未处理的供应商，直至扣款事项得到解决为止。供应商对索赔单有异议的要及时与其沟通反馈处理，不得无故拖延，造成索赔时间拖延给公司带来的损失。供应商要求公司开具增值税专用发票时，只开具三包索赔单B项旧件原值金额，A项三包补偿费用需供应商提供收款收据。,（4）退货或退票 发生因质量或其他原因导致配件不合格需部分或整批退回配件的，要及时通知供应商办理退货手续；引起退票行为的要与供应商当面交代清楚，并跟踪其票能得到其财务注销为止，避免引起预警发票现象的发生。,五 付款与对账管理,1、付款（1）付款时要提前联系财务落实供应商账面资金，避免出现超支付现象；（2）对于预付款项要密切跟踪，及时处理相关账务，避免长时间（不得超过2个月）挂账。（3）预付款项连续3个月未发生业务的供应商要及时查找分析原因处理。,2、对账（1）每半年联系供应商到财务核实往来业务，达到供需双方账面一致，避免串户和预付资金损失。（2）若供应商来公司对账，供应商需带盖有公司财务专用章的对账函一式两份，由供应公司相关业务员的介绍下到成本科对账，财务不单方给供应商提供对账服务。（3）对没有在期限内对账导致供需双方账面不一致给公司造成损失的由供应公司业务员负全部责任。,