合同管理方案.docx

合同管理方案本项目的合同管理不单单是向索取合同副本，了解掌握合同内容, 以便进行合同的跟踪管理。而是协助进行工程及设备的招标、投标、 工程质量、进度、造价、材料、安全、工程决算审核等一系列的合同 管理工作，这就为监理方的合同管理提出了更深层次的内容和如何做 好合同管理。一、合同分析要点合同分析工作，其目的是使所签订的合同符合有关法规范，条款准确 无误，特别是要明确技术要求、验收要求、交货状态、经济担保等, 为甲乙双方的承诺加一道保险。因此，合同的分析要点极为重要，其 主要内容为：1、施工前期通过合同手段进行设计审核，督促设计方进行必要修改，保证：(1)符合要求。(2)符合法规要求。(3)符合造价预算要求。(4)符合进度要求。(5)文件完整性满足质量要求，消除设计出图和图纸发包要求之间 的距离。2、招标阶段(1)使用下列标准选择适用发包方法1)风险管理2)不同方法的优点和缺点3)对造价的影响4)对工程进度的影响可选的发包形式一般为：1)施工总承包2)平行发包3)总承包加指定分包（2）编制合同文件该合同文件应包括：1） 一般须知2）一般条款3）特殊条款4）合同和修订格式5）合同方案6）方法说明7）质量管理8）安全文明9）用工关系10）说明U）图纸清单12）工程量清单或价格表13）综述14）反通连声明15）履约保函3、施工阶段施工过程中的合同管理将体现在：投标人如何运用各种管理方法和手 段，以合同为依据协调各方利益，发出施工指令,解决施工中的争议。合同管理将涉及施工质量、进度和投资三个方面。1）依据合同规定组织现场会议，组织发计交底，依据合向承包商发放 设计施工图纸2）审核专业分包商的施工图纸3）依据合同规定进行已完工程验收和现场材料检验4）依据合同按时发出各项施工指令5）依据合刷向承包商签发整改通知6）在工程竣工时代表发出缺陷责任证书7）依据合同审核施工完成情况，审核承包商的中期请款报告8）依据合同代表向承包商签发付款证明9）审核施工变更中请，签发变更令10）解决施工争议和承包商的索赔11）依据合同审核竣工财务报表，签发决算证明12）保修期满后向承包商支付保留金二、合同管理在各个时期的要点1、合同订立前的管理，主要是协助参与确定本建设项目的合同结构。 我们认为，本项目仍然包括有部分设计合同、施工合同、加工合同、 材料与设备订货合同、运输合同等等，这就决定了我们必须为这些合 同确定合同结构，即合同框架、主要内容、条款等。2、合同订立时的管理，主要是协助起草合同及参与合同谈判。拟定 上述建设合同在签订前的谈判和拟订合同初稿，提供决策。3、合同履行中的管理，包括在合同实施阶段的履行、监控、检查、 管理。4、合同发生纠纷时的管理，主要是协助处理合同的纠纷和索赔。此 过程中，主要是秉公处理建设工程各阶段中产生的索赔，参与协商、 调解和仲裁甚至法院解决合同的纠纷。5、合同的鉴证和涉及第三方等关系的处理，以及其它内容。三、索赔与反索赔措施1、搞好合同分析。对涉及到本项目的工程承包、共同承担风险的合 同条款、法律条款分别进行仔细的分析解释，如果发现有与本方产生 风险较大的条款，要相应增加抵御的条款。要详细分析哪些条款对有 关，与总包有关，与分包有关，与设计单位有关，与工程检查有关, 与工期有关等，分项别类地分析各自的责任和相互联系的关系，做到 心中有数。2、建立合同数据档案。本项目配备微机一台，指定专人把合同 管理条款分项别类的归纳起来，将其存入计算机内，以便于检索。合 同中的不同规则、补充协议、技术规范、设计变更、协商结果都用计 算机检索。同时，把平时积累下来的试验数据、监测数据辅以图表形 式进行整理。3、建立合同台帐，形成合同网络系统，把承发包合同、检测、监测 合同等合同中订立、履行、变更和中止的时间、工作、成本用网络形 式表达，形成计划表格。其内容包括：图纸目录、试验数据表设备订 货情况等，以便于监督管理。4、加强合同监督。在合同实施过程中，把设计、试验报告、保证发 票、订货手续、工作指示、来往信函、文件、会议记录等要经常与沟 通，使之符合合同的要求，以便根据合同掌握工程的进展。5、搞好索赔管理。对于索赔与反索赔，要对每一个过程、事项进 行实事求是的评价分析，从中找出索赔的理由和条件。6、做好工程文件的积累和保管。用文字代替口头协议；记录要细 致，包括信件、会议记录、更换方案的书面记录、特定现场情况等。 对于工程进展情况和工程缺陷的表述，除了表格、文字外，在该现场 配备照相机一部，以便拍摄现场情况。必要时进行摄相处理，以减少 不必要的合同纠纷。7、严格执行监理人员自律守则及技术经济签证制度，工程款支付 签审制度、技术经济资料管理制度、施工现场会议制度、监理工作日 志制度、监理在设备订货、采购、开箱检查、安装调试、验收的工作 等，以事实为根据，公正地处理索赔与反索赔中的问题。8、认真做好合同争议调解与索赔处理施工阶段的合同管理主要体现在以合同为依据调解各方利益，解 决施工中的合同争议。尤其是现代的工程承包是一种风险承包，并突 出表现在以下几个方面： 物价上涨或通货膨胀政策法规的变更和修改施工中出现的现场与原设计不符情况未及时提供外部条件及未能及时付款监理工程师的原因其它不可抗力以上原因，就要求监理单位必须做到出现合同争议及索赔时，应 当清楚地认识到，索赔是合同变更的法律后果，不是违约的法律后果, 它是索赔条款所对应的风险发生时，出现的合同变更。(1)争议的调解针对上述风险，防止争议的发生，应力求做到；做好施工前的准备；认真审核图纸；选择合适的分包模式；完善合同条款；了解合同条款，防止错误的指令而导致施工索赔；材料进场记录；施工监理日志；气象资料；现场资料：施工进计划：整改记录。出现争议时，应力求将变更管理作为争议调解的重点，根据现场变更 情况，认真审核承包商的变更申请及实施情况。分析变更对工期、质量和费用的影响程度。(4)索赔出现时，应按以下程序进行处理四、减少工程延期发生的预控措施1、对工程的项目任务书、扩初设计、基建计划、勘察设计合刚、 工程承包合同、监理合同要充分熟悉，作为进度控制的依据和目标。2、掌握施工图提交计划，及时与与设计单位协商，以满足工程 施工要求。3、认真阅读施工图纸，对影响进度的关键工程、关键环节(如重 点单项工程、单位工程，结构复杂、施工难度大、工期长的分部、分 项工程)必须做好预控，提出明确的进度要求，予以确保。4、认真审查施工组织设计中所编制的总进度计划，控制工程中的关键工序，并依此编制进度网络计划（包括季、月进度），保证对整 个工程进度有影响的工序或分部、分项工程如期实施。5、严格审查施工单位提出的资料、设备及所列的规格与数量、 质量是否满足工程进度的要求。6、在项目进度全过程中检查月份、季度、年度工程进度，严格 审核施工单位每月报送的统计报表。进行计划值与实际值比较，发现 偏离及时提出意见，分析原因，采取措施，拖后的进度在下月或下季 进行，弥补。由于的责任引起进度延期，且无法挽回时，要与协商， 弄清原因，适时进行调整。7、在施工过程中及时处理好设计变更，如设计需要补充、修改 时，应及时审检，得到批准同意后，办理修改设计手续，力争不影响 进度。8、经常对影响进度的人员、材料、设能、环境等进行分析，对 劳动力组织不得力、供应材料不及时，应及时督促其采取措施。9、及时召开施工协调会，及时解决设讣、施工、工程质量、材 料、机械、资金、工序之间的矛盾，总包与分包的矛盾。五、工期延长的管理办法为了确保总进度目标的实现，同时也要考虑不利因素的影响，在工期 延长的处理上，除了要严格执行进度分析与调整制度外，凡属下 列情况，都可考虑工期延长：1、实际工程范围及工程量的增加，而增加量已超出合同的范围及工 程量，并且将实际造成工期的延长：2、合同条件中涉及的各种可能造成延期的原因：3、异常恶劣的气候条件，如台风、连续的大雨、暴雨天气的，将直 接影响施工的正常进行：4、方面因素的影响，如施工过程的设计修改，方案变更及工程进度 款不能按期支付；5、除承包商自身责任以外的任何原因。六、合同管理的内容作为一项重要工作内容，工程合同管理是本监理单位在本工程实 施进程中进行工程进度、质量和投资三大控制的重要依据。为能通过 合同管理，实现工程项目“三大控制”的任务要求，维护建设主体各 方的合法权益，切实履行各自的义务和责任，本监理单位将从商签合 同文件、执行、修改补充、索赔等四个方面进行合同管理。(-)合同文件1、监理人员要熟悉并掌握委托监理合同、施工合同、各种原材 料、构配件、设备的供货合同及招标、投标文件等合同条款，依据合 同约定对工程进度、质量、投资以及原材料、构配件、设备的规格、 品种、质量、供货时间等实施控制。2、监理工程师要认真研究合同文件及其他有关文件，对合同中 存在的矛盾和问题,及时向建设单位反映，以求明确，尽量避免纠纷。3、按照合同规定，编写监理细则，明确建设单位、施工单位及 监理工程师的职责、权限和义务。4、监理工程师对不合理的设计内容，有责任提出变更建议，但 最终应执行设计规定。任何形式的设计变更，必须以书面的设计变更 单或技术核定单或施工联系单或建设单位指令等为依据。(二)合同执行1、合同当事人应严格执行合同，切实履行合同规定的各自的职 责与义务，取得相应的合法权益；2、监理工程师要注意检查施工单位的技术与管理构成、水平和 数量是否符合合同要求；对施工单位不称职的玩忽职守的或不遵守监 理工程师警告的主要技术和管理人员，监理工程师有权建议更换；3、监理工程师对施工单位进场的主要机械设备的数量、规格、 性能等，应按合同要求进行监督、检查。由于机械设备的原因而影响 工程的进度和质量，监理工程师应发出限期更换指令，或停止签发工 程计量证书；4、无论何种情况，当监理工程师认为必须暂停工程施工或其任 何部分的进展时，均应确定各方的责任，并据此发出暂时停工的指令。 停工指令下达前，应取得建设单位的同意；5、监理工程师有责任促使建设单位及时妥善完成合同规定的责 任事项和有关承诺。()合同修改和补充1、施工期内，任何一方要求进行合同修改，均须送一份详细的 书面材料给监理工程师，并明确合同修改的原因、内容及相应的建议 条款；2、任何形式的合同变更或补充，必须经当事人双方协商一致， 并签订书面补充协议；3、对施工单位提出的工期延长或费用索赔，监理工程师必须认 真调查核实，提出监理处理建议，并组织双方协商解决；4、如果由于施工单位违约或其它自身原因而使他无法履行合同 中的部分责任或全部责任，监理工程师经认真审核后与建设单位协商, 以便做出解除合同的建议。(四)索赔控制1、合同索赔主要包括工期索赔和费用索赔；2、监理工程师应在发生索赔事件时，施工单位应向监理工程师 提交书面的索赔报告，明确索赔名称、依据的合同条文、索赔费用以 及索赔事件发生的详细证明和事实；3、本监理单位在接到索赔书面报告后，将从以下几个方面审查： 施工单位提交的索赔申请资料的真实性和完备性；索赔的合同依据； 索赔的理由正确性和充分性；索赔价款计算和方法的准确性；4、索赔事件往往会对工程的顺利开展产生不利的影响，本监理 单位在工程实施中将加强合同管理的跟踪检查，及时提醒和督促合同 双方按已定合同的有关条款尽到自己的职责和义务，尽量减少合同索 赔事件的发生。七、合同管理的方法1.施工前期合同管理方法：1）组织监理人员认真学习合同管理的法律、法规和规章，增强 监理人员的法制观念，做到施工全过程都能依据法律和施工合同办事。 同时建议业主和承建单位也组织管理人员学习有关法律、法规，在工 程建设中形成依法和合同办事的良好环境；2）建立健全合同管理制度，建立一套对合同管理的评估制度， 合同归口管理制度、考核制度、合同印章管理制度、合同台帐、统计 及归档制度；3）施工合同的签订（如业主委托监理），监理工程师应做好以 下管理工作：（1）检查签定施工合同是否具备了必需的条件；（2）检查订立的施工合同是否遵守了法律、法规；（3）检查订立合同的程序是否符合法律规定；（4）是否使用了建设工程施工合同示范文本。2.施工过程中合同管理方法：1）在施工过程中，监理工程师应按照合同，经常检查合同履行 情况，发现违约预兆，应及时提醒当事人，防止发生违约责任；2）工期控制是合同管理的重要组成部分，监理工程师要依据施 工合同审查施工组织设计,进度计划，审查施工条件,批准工程开工， 检查工程进度，进行进度控制。审查工程质量及完工情况，对工程量 进行签认；3）质量控制是合同履行中的重要环节，监理工程师依据施工合 同，参加设计交底、施工图会审、材料和工程质量的检查验收，签证 认可。隐蔽工程和中间交工的验收，参加竣工验收，通过质量控制工 作，保证业主对工程质量要求的实现；4)合同价款与支付是合同双方关心的核心问题，监理工程师对 工程质量和工程量的确认(计量)，工程变更的调价审核，保证了竣 工决算的真实可靠；5)工程暂停及复工管理：监理工程师按施工合同签发工程暂停 令。由于承包单位的原因引起的，监理就工期和费用和承包单位协商, 待暂停原因消除，监理即签发工程复工报审表，继续施工；6)工程变更的管理工程变更的监理工程师处理程序：(1)设计提出的工程变更，应编制设计变更文件。业主和承包 单位提出的工程变更，总监组织专业监理工程师审查同意后，由业主 转交设计单位编制设计变更文件；(2)经常了解工程实际情况，收集工程变更有关资料；(3)总监根据设计变更文件等资料，指定专业监理工程师对工 程变更的费用和工期作出评估，并与业主和施工单位进行协调；(4)总监签发工程变更单；(5)监理根据工程变更单跟踪监理施工单位实施。7)工程延期及工程延误的管理：(1)施工单位提出工程延期要求符合施工合同规定，监理受理， 总监与业主和施工单位协商；(2)当影响工期事件具有持续性时，总监签署工程临时延期审 批表。当竣工时，施工单位提交最终的工期延期申请表，监理复查工 程延期及临时延期情况，总监签署工程最终延期申请表；(3)工期延误的监理当施工单位未能按施工合同约定的工期竣工交付，造成工期延误 时，监理按施工合同规定，施工单位应付款项中扣除误期损失赔偿费。8)合同争议调解管理(1)监理接到合同争议的调解要求后，监理工程师应进行以下工作；了解合同争议的全部情况，包括进行调查和取证；与合同争议的双方进行磋商；由总监按监理组提出的调解方案进行调解；当调解未能一致时，由总监提出处理合同争议的意见；在合同争议调节过程中，除已达到施工合同规定的暂停履行 合同的条件之外，监理应要求施工合同双方继续履行施工合同。（2）总监发出争议处理意见后，业主或施工单位在合同规定的 期限内未对总监的处理意见提出异议，在符合施工合同的前提下，此 意见应成为最后的决定，双方必须执行。（3）总监接到仲裁机关或法院要求提供证据的通知后，监理应 公正的提供与争议有关的证据。3.竣工及结算阶段的合同管理方法：1 .监理工程师依据合同做好竣工验收和结算的管理1）审查竣工资料、施工单位竣工自检记录和竣工验收报告，并 签署审查意见；2）进行竣工预验收提交“单位工程质量评估报告”；3）参加竣工验收及时办理竣工验收文件；4）及时审查竣工结算。八、合同管理的监理措施根据招标文件和设计文件中的相关要求，结合本单位对现场的初 步勘察结果及以往类似工程的成功经验，针对合同管理重点或难点， 除运用一般性合同管理方案外，将采取以下的专项监理对策，以确保 工程合同管理目标要求。（-）项目施工管理技术投入1、项目施工管理技术投入是完成工程施工任务的人员和技术基 础，对于施工难、组织协调难、技术含量高的工程尤为重要，是本工 程好坏和成败的关键所在。因此本单位将依据招标、投标文件和施工 合同，加强针对项目施工管理技术投入方面的合理管理，以确保完成 本工程所需要的基本条件符合投标文件承诺要求。2、本单位将认真审查承包人进场的主要管理技术人员的名单、 数量、资历、技术水准和业绩，以确保施工管理技术人员的能力、经 验和水平符合本工程需要。3、本单位将认真审查项目施工管理技术投入的专业配置和岗位 职责设置，检查承包人质量保证体系建立所需的管理技术投入的符合 性，以促使其能够正常运行。4、对于不符合本工程要求所需人员和不服从为顺利完成本工程 建设任务所确立的现场规章制度，以及玩忽职守的人员，本单位将依 据建设工程监理规范的要求，及时通报业主，并建议承包人撤换。(-)工程索赔1、针对本工程外部协调难度大的特点，为减小工程索赔对工程 建设的不利影响，本单位将积极为业主做好有关外部协调方面所需的 服务工作，并依据合同条件，提醒业主及时并完成那些对工程施工产 生不利影响的外部协调工作，尽量减少承包人有关工期和费用的索赔。2、针对本工程质量要求高的特点，本单位将加强预控，督促和 要求承包人按合同要求加大技术、劳力和机械的投入，确保安全优质 保质保量地按期完成合同施工内容，以避免安全、质量和工期问题给 业主带来不良的政治、社会影响和经济损害。3、索赔发生时，本单位将遵循“公平、公正”的监理原则，及 时联络业主和承包人，加强沟通，并据实审查索赔报告的真实性和完 备性，认真分析索赔理由的正确性和充分性，以及索赔工期或费用的 计算准确性，签署审查意见。()分包合同管理1、工程分包是完成本工程建设施工任务所必需的，也是必然会出现的，本单位将根据国家有关工程分包管理的法律和法规，结合本 工程实际情况，严格实施工程分包合同管理。2、针对土建工程分包，本单位将严格审查分包单位资质、能力、 业绩和水平；审查分包工程的性质、范围和数量；严禁转包和分包国 家规定不允许分包的项目。3、针对专业分包单位，包括合同各方执行合同情况的检查。4）协助业主处理与本工程项目有关的索赔事宜及合同纠纷事宜。5）站在公正立场调解业主与承包商之间的争议。如调解失败， 双方将争议提交仲裁或起诉，则监理应据实报告，本单位将积极协助 业主进行分包资格审查，确定专业分包工程的类别和数量，并配合协 调好总包与专业分包之间的关系。4、督促和要求承包人加强对分包单位的组织管理和现场配合， 责令分包单位严格按监理程序和要求进行施工，禁止发生分包单位越 位侵权行为，以确保本工程建设组织有序。（四）合同管理措施1、明确本工程的合同管理任务1）协助业主确定本工程项目的合同结构。2）协助业主拟定与本工程项目有关的各类合同（包括施工、材料 和设备订货等合同），并应业主要求参与各类合同谈判。3）进行上述各类合同的跟踪管理提交有关证据。2、确定本工程的合同管理要点1）协助建设单位编制招标文件，起草承包合同，避免含混词意， 明确各方的权利责任。2）在施工合同履行过程中对工期、质量、造价及其它合同有关 事项进行跟踪管理，及时掌握各种信息。3）采取预控措施，提前向建设单位和承包商发出联系单以防止 偏离合同约定事件发生。一旦承包商有违约行为，应立即发出监理指 令纠正其违约行为。4）及时协调建设单位与施工单位的合同纠纷，尽可能采用调解 的方式解决争端。5）严格控制工程变更，特别是对承包商提出的有可能增加造价 的工程变更必须认真审查，必要时应征得业主同意方可实施。6）工程建设合同管理的监理人员设置与工程规模有关，对于本 工程，我们将设专职合同管理与资料信息管理专业工程师。3、工程施工阶段的合同管理措施1）审查施工组织设计和施工方案2）监督总承包商按合同中规定采用的规范、标准和管理程序施 工，按合同约定控制工程质量、投资和进度。3）审查重要建筑材料和主要设备的性能以满足规范及设计要求。4）组织工程质量事故的分析和处理。5）认定工程质量和进度，依照合同进行计量，并签署付款凭证。6）验收隐蔽工程。7）审查工程价款和工程竣工结算。8）组织工程阶段验收，参与工程竣工验收。