秘书的日常事务工作.ppt

第三章 秘书的日常事务工作,第一节 办公环境管理第二节 办公环境的安全维护第三节 电函印信的处理第四节 值班保密工作第五节 办公时间效率的管理,第一节 办公环境管理,一、办公环境概述 办公环境即办公室环境，它是组织或组织的职能部门所处的文化氛围，公众关系，所在地，建筑设计，装饰装修，室内温度等一系列因素的综合构成。二、办公环境的优化（一）办公区的选址与设计1、办公环境选址 首先，无论是自建还是租用物业，都要考虑组织的业务性质的需要；其次，也要考虑通讯、交通等服务设施的配套水平；再次，还要看周围的绿化水平、空气质量等因素，并对所处地区的长远发展做合理的预期。2、内部分区3、配套设施：网络设备、电讯插口、电源插座、消防通道、监控、报警设备,（二）选择合理的办公模式1、开放式 2、封闭式,办公模式对比,3、结合式,（三）保持办公环境的整洁有序1、办公环境的清洁 首先，秘书要保证上司办公室的整洁 其次，秘书要保持自己办公位置的清洁有序2、办公设备的合理摆放,第二节 办公环境的安全维护,一、维护办公环境安全的重要性二、房屋、设备的安全 1、工程验收合格的建筑 2、消防器材、防火通道 3、无易燃易爆物品 4、电梯安全、定期维护 5、步行梯防滑设施和安全扶手 6、办公家具 7、电器设备合理用电 8、各电源线、电话线 9、通风、采光、噪音、温度 10、门锁、钥匙,电梯遇故障坠落时的正确做法 1、迅速按遍每一层楼的按键。2、如果电梯壁有扶手，用一只手紧握。3、膝盖弓起，腿呈弯曲姿势，脚跟抬起 4、整个背部与头部呈直线紧贴电梯壁。三、信息的安全,四、正确处理突发事件1、制定合理科学的突发事件处理程序2、对全体工作人员和相关负责人做安全常识、急救、自救逃生的培训。3、在办公区的显著位置，公布张贴紧急事件处理程序及紧急疏导路线图。4、定期举行紧急情况模拟演习。5、明确工作人员在突发事件处理中的职责。6、定期检查维护安全设备，保证安全通道畅通。,第三节 电函印信的处理,一、电话接挂的程序与方法（一）接听电话 1、及时接听 2、自我介绍 3、确认对方 4、转接和电话记录 5、及时提问 6、复核内容 7、结束通话 8、整理来电记录,（二）拨打电话 1、通话准备：保持愉快的心情，声音柔和 2、准备拨号 3、自我介绍 4、清楚陈述 5、解答疑问 6、礼貌告别 7、整理记录（三）接打电话的礼仪 1、态度要礼貌、友好 2、声音要愉快、悦耳 3、吐字要清晰 4、通话要简洁、高效,二、邮件的收发与处理（一）邮件的收取1、分拣A、按照收件人分拣 B、按照收件部门分拣 C、按照收件的重要性分拣：大体分为以下几类：电报、特快专递、航空信息等急件；政府部门或上级公司文件；业务往来公函；写明领导亲启的信函；汇票、汇款单；包裹、印刷品；报纸、杂志、同事的私人信件。2、拆信 确定拆信的种类；邮件拆封的方法3、阅函4、登记5、呈送“邮件传送单”、“传阅顺序单”,（二）邮件的寄发 1、检查附件 2、签发邮件 3、复印存档 4、打印信封 5、核对名址 6、装封登记三、印章的管理与使用（一）印章的刻制 刻制印章有两种情况，一种是由上级主管领导机关刻制颁发，另一种是由本单位按照印章刻制的规定落实办理。下级机关领取上级颁发的印章时，必须由专人持本单位领导人领导人签名的介绍信领取。本单位如需自己刻制印章，必须事先以“请示”文种报经上级主管领导机关审核批准。批准后，由印章的制发单位开具公函，附上章样到所在地的公安部门办理登记手续，由公安部门制定的专门的刻字单位承担印章的刻制任务。印章刻制完毕后，原刻字单位一律不得留存章样。,（二）印章的保管：专人负责、确保安全、防止污损（三）印章的使用程序和方法 1、用印申请 2、用印签批 3、用印规范 确定用印方向、蘸匀印泥、端正盖印（上不压文、骑年压月）4、用印监督（四）印章的停用和销毁管理 机关和单位如发生合并、撤销、名称更改的情况，原印章应立即停用。停用印章要发文通知有关单位，附上印模，说明停用的原因和停用时间，并宣布原印章失效。废印章必须及时送交原制发单位处理，不得在原使用单位长期留存。,第四节 值班保密工作,一、值班工作（一）值班工作的主要任务 1、传递信息 2、公务接待 3、处理紧急电文和突发事件 4、承办领导交办的临时事项 临时性的会议通知、任务询查、向有关单位和部门传达上级领导的指示 5、协调安全保卫工作（二）值班工作的要求 1、坚守岗位 2、态度认真 3、处理及时 4、做好记录（值班电话记录、值班接待记录、值班日志）5、了解领导的活动情况,（三）值班安排表的制作 1、值班表的名称 2、值班表的使用期限 3、值班具体时间 4、值班具体地点 5、值班人员姓名及电话。多人值班要明确负责人。6、值班要求或注意事项（四）值班工作记录表的制作 1、值班日志表的制作 2、外来人员登记表 3、接待记录 4、值班电话记录表（五）交接班,二、保密工作（一）含义 保密工作是指国家机关、企事业单位从本组织的安全和利益出发，将组织秘密控制在一定的范围和时间内，防止泄露并被非法利用，从而发挥最大效益而采取的各种措施与手段。（二）秘书保密工作的要求 1、要重视保密工作，警惕思想上的麻痹和工作上疏于防范的不良苗头及倾向。2、要严格遵守保密制度和纪律，在思想上树立高度的保密观念和政治责任感。3、要掌握一定的保密知识 4、认真处理好信息披露与保密工作的关系,科技部保密规定第三十四条,不该说的秘密绝对不说不该问的秘密绝对不问不该看的秘密绝对不看不该记录的秘密绝对不记不在非保密本上记录秘密事项不在私人通信中涉及秘密事项不在公众场所和家属、子女、亲友面前谈论秘密不在不利于保密的地方存放秘密文件、资料不用普通电话、明码电报、普通邮局传达秘密事项不携带秘密文件资料游览、参观、探亲、访友和出入公共场所,（三）常见的秘书保密工作 1、文件保密 2、计算机的保密 3、通信保密 4、会议保密 5、领导人隐私保密 6、商业机密的保密（四）文件保密工作 保密文件的起草、印制、传递、接收和拆封、处理、存放和保管、清查和清退、销毁。（五）计算机保密工作 1、要提高计算机安全保密的意识和观念 2、要依靠技术手段防泄密,秘书一定要了解的破坏分子、竞争对手的窃密手段,通过窃听和截取通讯网络搜集情报利用考察、参观的机会搜集情报窃取出差技术人员的资料收买内部人员搜集情报以签订优惠合同为诱饵骗取情报打入企业内部搜集情报内部人员盗窃出卖情报通过形形色色的国际展览会搜集情报,第五节 办公时间效率的管理,一、有效管理时间的方法（一）有效的时间管理 1、科学 A、培养好习惯：在工作时间里不做与工作无关的事情，特别是私事；绝对不“煲电话粥”；工作中学会说“不”；不要让坏情绪影响了自己的工作状态；不要忘了“例行公事”。B、将工作分类：事务型工作和思考型工作 C、为工作制定计划 D、学会为自己编制工作日志 2、合理：要学会找出和抓住工作重点，“问题如山，只抓三件”3、专注,（二）有效管理时间的方法 1、学点运筹学 2、做好常规工作 3、处理好临时性工作 4、在努力工作的同时，学会“讨巧”5、养成“打扫战场”的好习惯,二、上司的日程安排（一）上司的日常工作安排 1、为上司制订周工作安排 要事第一、预约优先、综合考虑、分工负责、领导确认 2、为上司编制工作日志 3、为上司安排约见（约会）约会提醒卡片 4、做好其他工作：年初工作计划、年末工作总结、表彰奖励先进、通报工作情况等。,（二）上司的调研活动安排 1、首先要了解清楚调研的目的（典型推广，督促工作，协调事务，解决问题）2、其次要了解被调研单位的相关背景（基本情况、主要工作、突出亮点、存在困难、需要领导出面帮助解决的问题等）。3、要事先了解被调研单位准备汇报的大致内容，让领导有所准备。4、住宿、餐饮的安排都得有明确的交代,（三）上司的旅行安排 1、国内旅行（1）了解旅行原因，旅行目的，知晓旅行时间，做好随员及事务安排（2）做好出行准备：安排出差时间及接、送站（启程日期和返回日期）；确定旅行路线、制定出差行程表。（3）选择安排交通工具。A、预订车票 B、预订飞机票（购票、改票、取票）C、其他（4）准备资料和其他备品（5）安排住宿 向旅馆索要确认预订的收据或认可书（6）做好领导出行当天的交通安排,练习,张俊是苏州工业园区某跨国公司总经理的行政秘书。6月18日下午，总经理对小张说：“后天深圳有一个业务洽谈会议我要参加，明天晚上7：00前必须赶到深圳先参加预备会议，在深圳住一个晚上，后天晚上还要赶回苏州。我与你一起去，可以搭乘上海到深圳的航班，请你去安排一下。谢谢！”试计划一张总经理的旅行日程表。（提示：从苏州到上海的时间大概需要4小时，从上海到深圳的航班需要3.5小时，其他时间自己安排）,6月19日 8：00 乘自备汽车从苏州到上海4小时 12：00 在上海机场候机，用午餐 1小时 13：00 从上海到深圳的航行 3.5小时 16：30 从深圳机场到用餐地点（开会地点）1.5小时 18：00 预备会前的晚餐等 1小时 19：00 在深圳开预备会开始 21：00 在宾馆住宿 6月20日 8：00 从深圳到上海的航行 3.5小时 12：00 在上海吃午饭 14：00 乘汽车从上海回到苏州 4小时,2、国际旅行（1）办理出国证件 A、递交出国申请 B、申请护照 C、办理签证 D、获取国际预防接种证书E、购买机票 F、办理保险（2）出入境手续 A、接受边防检查 B、接受海关检查 C、接受安全检查 D、接受检疫（3）其他注意事项 A、事先兑换一些外币或了解相关适宜 B、进行时差换算，以便合理安排日程 C、办理行装托运 D、查阅目的地背景资料 E、准备礼物 F、准备好自带生活用品,