某公司研发档案管理制度.docx

某公司研发档案管理制度1.0目的：为进一步加强研发档案管理工作，提高档案管理水平，逐步实现档案管理工作的规范化、制度化、科学化，特制定本制度。2.0适用范围：本管理制度适用于研发中心所有内部的文件资料和对外联络文件资料以及设计图稿资料。3. 0职责：3.1 部门负责人：负责加强对部门的档案工作管理，致力于部门档案的建设与发展，为档案管理工作解决重大问题和实际困难。3.2 部门内各成员：负责将主要工作形成的各种资料进行收集、整理、立卷和归档，并将整理好的档案转移给专职资料管理人员。3.3 专职档案管理人员：由部门负责人指派，负责管理部门内各种载体的资料，维护资料的完整、准确与安全，并为本单位各项工作的需要提供服务。4. 0定义:4.1 档案：包括本级文件、上级文件、同级文件以及部门内部开发技术文件。4.1.1 本级文件：包括各种工作会议、专业会议、各级部门会议的会议记录、会议纪要和工作计划、开发方案、工作安排、各类总结、报告、通知以及向上级的请示、部门间来往的文件、指示、批复、通知等。4.1.2 上级文件：包括上级部门有关工作的决定、决议、指示、批复、检查材料和公司内部的各类规章制度文件。4.1.3 同级文件：包括部门间联合召开的会议、共同进行的工作、协作处理的问题而形成的会签文件材料以及本部门与公司外业务单位签订的工作合同、合约、协议。4.1.4 开发技术文件：包括设计图纸和围绕产品设计产生的技术资料。4.2 档案分类1.1 .1档案按照属性分类，分为专业技术类、行政管理类和工作交流类。1.2 .档案按照性质管理，专业技术类和行政管理类档案属于机密档案，工作交流类档案属于一般性档案。5. O管理办法5.1 归档时间和方法5.1.1 凡各部门发出的文件，经部门领导审阅后，交档案管理专员收集原件归档。5.1.2 每项工作完成时（包括一个会议结束、一个问题解决、一个档案处理完成等等），由各任务负责人将该项任务的全部文件材料，系统整理后交档案管理专员归档。5.1.3 各类调研、考察、学习、参观形成或收集的文档材料，在该项活动结束后整理好交档案管理专员归档。5.1.4 个人总结、月度考核、年度考核由部门负责人负责收集整理后交档案管理专员归档。5.1.5 每年的二月底前进行一次全面、彻底的归档梳理，把部门内上一年应归档的全部文件材料做全面、系统的统计。5.2 归档要求5.2.1 应归档的文件、材料由部门各工作岗位员工根据档案归结要求整理收集。5.2.2 正文与附件、请示与批复、来文与复文一起归档。5.2.3 除其他部门送递的备份文件外，本部门所有归档的文件材料必须为原稿原件，不得使用复印件存档。5.2.4 移交档案管理专员之前，所有归档的文件材料必须整理清晰，把同一具体问题的文件材料集中在一起，按照文件形成的先后顺序排列好。5.3 .档案保密管理5.3.1 档案是公司的宝贵财富，由于研发部门的档案本身具有机要性，因此，部门内所有成员都必须遵守保密制度，确保档案的安全。5.3.2 凡是需要使用档案，必须办理借用手续，限期使用、按期归还，发现问题及时追查。5.3.3 严禁抄传、自行复印设计开发技术及产品工艺的核心重要档案。5.3.4 严禁将涉及开发技术以及产品工艺的核心重要档案带回家中浏览、参观、探亲、访友、出入公共场所。5.3.5 部门负责人要定期检查档案管理保密工作，总结经验,保证档案保密安全。6. O相关文件6.1 产品目录书管理办法7. 0附件7.1 文件档案借用表见附件一借用日期借用档案名称数量位置标识预约归还日期外借部门审核研发审核档案管借用签签名签名理员名签名