计算机基础电子表格制作.ppt

第四章 电子表格,Excel 2003,1,本章主要内容,Excel 2003概述 工作簿和工作表 公式和函数 工作表的格式化 数据分析 数据的图表化 页面设置和打印,2,Excel 2003概述启动和关闭Excel 2003认识Excel 2003的界面,4.1 Excel 2003 概述,3,一、Excel 2003概述,Excel 2003是微软公司出品的Office系列办公软件中的一个组件，确切地说，它是一个电子表格软件，可以用来制作电子表格、完成许多复杂的数据运算，进行数据的分析和预测并且具有强大的制作图表的功能。,4,二、启动和关闭Excel 2003,1,2,3,4,启动,5,1,2,3,关闭,6,三、Excel2003的工作窗口,7,Word的常用工具栏,Excel的常用工具栏,常用工具栏,8,Excel的格式工具栏,Word的格式工具栏,对数据格式的设置,向上,格式工具栏,9,4.2 工作簿和工作表,创建与管理工作簿编辑和管理工作表,10,一、基本概念,工作簿：工作簿是用于存储并处理数据的文件，工作簿的名字就是文件名.xls工作表：工作表是工作簿的重要组成部分，又称电子表格，一个工作簿可包含多个工作表（默认三个工作表，最多255个）单元格：每个工作表有256列和65536行组成，行和列的交点形成的每个网格称单元格是工作表的基本单元,11,工作簿：是工作表的集合,向上,一个工作簿最多有255张互相独立的工作表一个工作簿是一个Excel文件，扩展名为.XLS,12,工作表：由单元格构成的表格,一切操作都是在工作表上进行由256列和65536行构成系统默认工作表的名称为：Sheet1，Sheet2，Sheet3,13,单元格：是工作表的基本单位,1.一个工作表最多可以有256列,65536行2.列标由A,B,C等字母表示 行标由1,2,3等数字表示3.每个工作表只有一个单元格为当前工作单元格,称为活动单元格4.在名称框中显示单元格的名称,14,单元格或单元格区域的选定,15,二、创建与管理工作簿,工作簿的创建工作簿的打开工作簿的保存,16,1、工作簿的创建,常用工具栏，选择新建按钮桌面右键/新建/excel表格文件/新建（可以选择模板）,17,2、工作簿的打开,双击工作簿文件/打开文件/最近使用的工作簿,18,3、工作簿的保存,文件/保存或另存为常用工具栏/保存按钮设置自动保存时间间隔设置文件打开密码,19,三、编辑和管理工作表,给工作表重命名插入新的工作表移动或复制工作表从工作簿中删除工作表工作表数据的编辑,20,五、工作表数据的编辑,数据修改数据删除数据复制和移动插入单元格插入行和列插入批注,21,数据修改数据删除,清除单元格：单元格还在 清除内容、格式、批注删除单元格：单元格不存在 将选定的单元格从工作表中删除,22,数据修改数据删除数据复制和移动,选择性粘贴：选定复制区域/复制 选定粘贴区域或起始单元格/选择性粘贴,23,数据修改数据删除数据复制和移动插入单元格插入行和列插入批注,24,5、输入有效数据,步骤,选定若干个单元格,选“数据|有效性”命令,25,4.3 公式和函数,工作表数据的输入创建和使用公式函数的使用 单元格引用,26,一、工作表数据的输入,输入文本输入数值输入日期和时间快速填充数据输入有效数据,27,1、输入文本,默认单元格内左对齐每个单元格最多包含32000个字符文本数据包含任何字母、中文字符、数字和键盘符号组合 当数字作为文本处理，数字前输入单引号（），表示输入的数字作为文本 处理。,28,2、输入数字,默认单元格内右对齐数字数据包括：09+-（）/$￥%.E e常数据显示科学计数法：2.34e+09,输入注意：输入纯分数时应在分数前加“0”和一个空格，例如：0 3/4。带括号的数字被认为是负数。Excel只保留15位的数字精度，如果数值长度超出了15位，显示为“0”。,29,日期和时间视为数字处理。,输入格式：输入日期：分隔符/-输入时间：hh:mm:ss（上午A，下午P）使用分数线：3/4，显示3月4日输入当天日期：ctrl+;组合输入当前时间：ctrl+shift+;组合,3、输入日期和时间,30,三种数据输入示意图,31,4、快速填充数据,使用填充柄填充数据填充序列,32,使用填充柄自动输入,33,产生一个序列,在单元格中输入初值,选中第一个单元格,选“编辑|填充|序列”命令,34,对已输入的数据审核,步骤,选择“工具|公式审核”命令,将“公式审核”工具栏打开,点击“圈释无效数据”按钮,35,1、基本语法：以“=”开头“=“后面是一个或多个参与运算的元素，运算元素之间用运算符分隔。,二、创建和使用公式,运算元素：常数，单元格地址、函数运算符：算术运算符、比较运算符、引用运算符,36,算术运算符：负号（-）、百分数（%）、乘幂（）、乘（*）和除（/）、加（+）和减（-）。比较运算符：等于（=）、小于（）、小于等于（=）、不等于（）引用运算符：范围(:)，并(,),运算符,37,2、公式输入,选取要输入公式的单元格，如E3在编辑框中输入“=”输入公式表达式：如=B3+C3+D3,38,3、公式的移动和复制,鼠标填充柄拖拽选择性粘贴：粘贴公式,选中复制的公式 右键/复制 选择要粘贴的单元格 右键/选择性粘贴，选择公式,39,4、公式的隐藏,保护工作表，公式才能隐藏,格式/单元格/保护，选择锁定和隐藏工具/保护/保护工作表输入密码单击“确定”,40,5、公式的显示,显示在单元格中：工具/选项/视图，选择“公式”复选框隐藏的公式显示：工具/保护/撤销工作表保护 输入正确的密码,41,三、函数的使用,特殊格式的公式输入函数插入函数,42,常用函数,SUM（C5:C8）含义：将当前工作表C5至C8的几个连续单元格内容相加。AVERAGE（C5:C8）含义：将当前工作表C5至C8的几个连续单元格的内容求均值。MAX（C5:C8）含义：将当前工作表C5至C8几个连续单元格的内容求最大值。,43,MIN（C5:C8）含义：将当前工作表C5至C8几个连续单元格的内容求最小值。count(C5:C8)含义：将当前工作表C5至C8几个连续单元格包含数字的单元格的个数。rank（C5，$C$5:$C$8）含义：C5单元格中的值在c5到c8范围内的排序位置。,44,例如:求区域(A1:C2)的平均值在C4单元格中 输入”=AVERAGE（A1：C2）”,1、输入函数,选择单元格输入“=”函数名称 函数参数,45,2、插入函数:,光标定位在单元格单击插入函数按钮,46,If（）函数,logical-test：输入条件value-if-true：条件为真的值value-if-false：条件为假的值,47,举例,学生成绩条件：平均成绩60条件真：总评为“不及格”条件假：总评为“及格”,48,多层嵌套,如果成绩=90,总评为优秀,条件：平均成绩60为真：不及格为假：嵌套 条件：平均成绩90 为真：及格 为假：优秀,49,3、自动求和,选择要求和的区域单击“自动求和”按钮,方法,50,4、自动计算,选择要计算的区域右键单击状态栏选择要设置的自计算功能,方法,51,常见的公式和函数出错信息,“#”：不代表公式出错，表示数据太长，单元格无法容纳，修改宽度“#DIV/0”：公式中除数为0“#VALUE”：运算符与操作符类型不匹配“#N/A”：如果某个单元格没有可用数值，用户应在单元格内填此内容，否则会默认为数值0,52,单元格引用分为：相对引用绝对引用混合引用,四、单元格引用,53,1、相对引用,例：在F2中输入公式“C2+D2+E2”,特点：公式复制时会根据移动的位置自动调节公式中引用单元 格的地址例如：F2=SUM（C2：E2）复制到D5，则 F3=SUM（C3：E3）,工具栏中的 功能是求和，单击其右侧的可以展开更多其它的常用功能,54,2、绝对引用,例：在F2中输入公=$C$2+$D$2+$E$2”,特点：在行号和列号前加”$”,复制公式时,绝对引用单元 格将不随着公式的变化而变化.例如：F2=SUM（$C$1：$C$4）复制到F3，则 F3=SUM（$C$1：$c$4）,55,3、混合引用,例：在F2中输入公式“C2+$D$2+$E2”,特点：单元格地址行号或列号前加上“$”，复制后，相 对地址随着位置变化,绝对地址保持不变。,56,绝对引用和相对引用的转换，按F4 A4$A$4A$4$A4A4引用不同工作表中的单元格 格式：工作表名！单元格引用 例如：在A5中输入公式=sheet2！B6+sheet1！A4,57,4.4 工作表的格式化,设置单元格格式使用条件格式格式的复制和删除,58,一、设置单元格格式,设置数字格式设置对齐方式设置字体设置边框线设置底纹,59,设置数字格式,数字选项卡数值：设置小数位数货币：设置货币样式日期：日期的表示形式百分比：0.2-20%科学计数法：0.145-1.45E-01,60,设置对齐方式,对齐选项卡文本对齐方式：水平、垂直文本控制：合并单元格文本方向,61,设置字体,字体选项卡字体、字形、字号下划线、颜色,62,设置边框和底纹,边框选项卡 图案选项卡,63,选择范围 格式/条件格式例：将小于60分的用红色倾斜显示，大于90的绿色倾斜加粗,2、使用条件格式,64,3、自动套用格式,格式/自动套用格式,65,格式的复制和删除,1、格式的复制使用格式刷 格式刷的使用：首先选中要复制格式的单元格；然后单击工具栏上的“格式刷”按钮，鼠标变成；最后在要复制到的单元格上单击 选择性粘贴 复制后，单击鼠标右键选择“选择性粘贴”，在“选择性粘贴”对话框中我们可以看到，进行粘贴时有很多的选项，数据只会按照所选的选项进行粘贴，而忽略其它的方面。,66,4.5 数据分析,数据清单数据排序数据筛选数据分类汇总数据透视表,67,一、数据清单概念,数据清单是包含相关数据的一系列工作表数据行，相当于一张二维表。下面介绍表术语：字段：数据表的一列称为字段。记录：数据表的一行称为记录。字段名：在数据表的顶行通常有字段名，字段名是字段内容的概括和说明。,68,数据清单示意图,69,建立数据清单时，注意的问题：,避免在一张工作表中建立多个数据请单。数据表格的数据和其他数据之间至少留出一个空行和空列。避免在数据表格的各条记录或各个字段之间放置空行和空列。最好使用列名，并把列名作为字段的名称。,70,二、数据记录：数据/记录单,添加记录删除记录修改记录查找记录,71,三、数据排序：数据/排序,默认排序按一列排序按多列排序,72,1默认排序,Excel在默认排序时是根据单元格中的数据进行排序的。在按升序排序时，Excel使用如下顺序：数值从最小的负数到最大的正数排序。文本和数字的文本按从09，az，AZ的顺序排列。逻辑值False 排在True 之前。所有错误值的优先级相同。空格排在最后。,73,2简单排序（按一列排序）,选择排序的列单击排序按钮,74,3按多列排序,选择数据清单中任意一个单元格数据/排序选择主要排序字段选择次要排序字段,75,四、数据的筛选,自动筛选：数据/筛选/自动筛选高级筛选：数据/筛选/高级筛选,76,1自动筛选：,下拉箭头按扭的选择,数据/筛选/自动筛选字段下拉键头中选择自定义填写自定义条件,77,2高级筛选,设置条件区域：用来指定筛选的数据必须满 足的条件数据/筛选/高级筛选,78,高级筛选对话框,79,五、数据分类汇总：,分类字段排序数据/分类汇总：分类字段 汇总方式 选定汇总项,80,六、数据透视表,1、建立数据透视表鼠标单击列表中单元格数据/数据透视表步骤1，制定数据源步骤2，选定数据源区域步骤3，决定数据透视表的放置位置数据透视表布局，向布局中添加字段,81,2、改变数据透视表中汇总方式,默认拖入数据区的汇总项是非数字型，汇总方式为计数；是数字型字段，汇总方式为求和。改变汇总方式步骤：选取透视表中的单元格单击数据透视表工具栏中字段设置按钮,82,4.6 数据的图表化,创建图表编辑图表,83,一、图表的创建（使用图表向导）,选中要创建图表的数据插入/图表，选择图表类型选择数据系列产生在行还是列设置图表标题，坐标轴等设置图表位置：新工作表/插入对象,84,二、图表的编辑和格式化,图表对象双击进行修改图表类型的改变：图表/图表类型图表的格式化：双击欲进行格式化的图表对象，进行字体、背景的设置。,85,4.6 页面设置和打印,设置打印区域页面设置,86,一、设置打印区域,选定要打印的区域 文件/打印区域/设置打印区域,87,二、页面设置,文件/页面设置,88,第四章 结束,