组织一场成功的会议.ppt

如何组织一场成功的会议？,确定时间、地点、人数,发会议通知/邀请信,成立会务组，确定职责分工,会议日程确定,会议问案及物品准备,宾馆会场落实,费用预算审批,报到、欢迎信,工具箱、移动办公室,会场布置,会议服务,送站安排、接站,会议总结评估及费用分摊,一般会议操作流程,会前沟通 会中跟进 会后追踪,成功因素,与会议有约,时间确定会议的 地点内容,一、会前准备,确定会议日程及安排并发备忘录给各地：会议地点、联系地址、邮编、电话、传真会议时间、会议内容、邀请函人员限额、报名表（回执）、报名截至日期注意事项（当地气候、着装要求、交通费用等概况介绍）如需参会者准备资料，请予详细说明如有必要，也可说明组织者承担会议费用部分,发 会 议 通 知,成 立 会 务 组,确立会务组人员组成名单 会务组人员分工(根据会议人数的多少、时间长短分工)学术组（会议内容落实、演讲者沟通、VIP 接待、文件资料准备等）会务组（会议通知、物品准备、资料复印、装订等、餐饮、住房、交通、票务、物品采购、会务安排。宣传组（会场、环境布置、活动策划实施等）,收集各地参会人员名单及相关信息资料客户基本信息（姓名、地区、单位、性别、职务、民族、联系电话、出生年月日等业务信息(客户单位和公司的生意情况以及和我们的客情关系？）（分组并确定各组组长及组员 和各地区反馈确认参会人数及名单 收集参会人员往返航班/车次，以便安排接送,（一）会议文案的收集与准备,姓名：性别：出生年月日：工作单位：电话职务：.,欢迎信、欢送信、参会人员登记表 撰写(或提醒同事)每天的晚安卡或温馨书信 注意留意参会者的出生年月日，注意留意客户中是否有少数民族？准备生日卡、小礼品等 会议期间的注意事项（酒店内、外出参观等）会议日程安排 意见反馈表,（二）会议文案的收集与准备,多方面的沟通与协作,与演讲者沟通 与酒店沟通 与旅行社沟通 与外协公司沟通 与公司内部沟通,与演讲者讨论并确定演讲内容收集演讲内容演讲者本人的背景资料请专人编辑并校对,与 演 讲 者 沟 通,告知演讲者会议内容及形式会议地点、演讲时间安排参会人员资料 与演讲者确认行程，并安排接送,与 酒 店 沟 通,发备忘录给酒店，告知会议时间房间数（会务组、VIP、参会人员、提前报到人数）餐饮（用餐要求、提前看菜单、用餐地点、用餐时间）主会议室及分会议室（使用时间、应配备的设备）茶点（时间、要求）电话、洗衣费用（使用要求）报到台及指示牌的设置及内容资料及物品发放协调付款方式注意协议条宽,与 旅 行 社 沟 通,发备忘录给旅行社确认会议旅游安排会议地点、行程安排旅游项目的确定（景点、用餐地等）对导游的要求车辆安排（参会人数、集合及出发时间）制作汽车标志确定司机待遇特殊要求（VIP用车安排）确认落实安全保险,与外协公司联系，提供详细准确的资料，以便：制作手册（内容：会议内容、组织者、行政事项、注意事项、演讲者简介、演讲内容、会议日程、分队分组名单、住房名单等）制作横幅、挂旗 制作胸卡 合影留念,与 外 协 公 司 沟 通（广告公司、复印公司、摄影师等）,与公司内部各部门的沟通,与直接主管沟通 与兄弟部队沟通 与财务部沟通：费用申请（借款、付款等）,沟通无极限,会场安排 会议日程、资料仪器准备 参观游览路线、时间 住宿房间数及时间 餐饮安排 接送机/车人数及时间,确定会议的最后安排,胸卡、桌卡会场横幅、挂旗会议资料（宣传单页、资料汇编等）办公用品、备用药品各类信件（欢迎信/欢送信/意见反馈表）购买会议发放物品（水果、土特产）财务申请（会议借款）,会议用品准备 善用会议检查表,会议场地准备（提前一天检查）场地及设备（幻灯/投影/电视机/录像机/音响/话筒/灯光/布局等）会议用品（笔/笔记本/会议资料/文献）会场布置（横幅、挂旗等）安排房间的物品发放,根据各地上报客户的交通到达时间，安排专人接站。注意：接站牌要醒目并尽可能告知客户接站人具体站地地点、联系电话 天热准备矿泉水等）按地区提前分配住房并做好客户登记表，以便客户到达能 迅速安排入住；发房间钥匙、胸卡、资料、物品等；房间提前发放水果、欢迎信、入住注意事项等；,二、会中跟进：,报到日,报到日 将会议的具体安排（用餐及会议地点等）标出；以便参会人员了解会议日程 登记返程时间，并协助确认机票/订火车票；晚上召开公司全体代表会议，就会议事项作一些说明,会议期间 提前到达会场，检查会议所需物品 与演讲者联系有关幻灯片及胶片等事情 派专人负责会场的灯光、音响、话筒等,参观游览：提前告诉参会人员集合时间及路线 提前宣布游览的注意事项 强调 安全第一、游览第二遵守时间照顾好参会代表 配合专业导游调节气氛,返 程 制作各地送站登记表，并发放至带队人员手中；安排送站车辆 及时统计返程人数，以便安排剩余人员的餐；及时核对房间数,建立客户意见反馈机制程并可量化衡量,（因为你无法管理那些你不能测量的东西）,客户意见反馈表 中国有句名言“一句忠恳的批评，胜过一百句赞扬的话”。为了了解您对本次研讨会的意见，以利于我们今后工作的持续改进，我们恳请您提出宝贵意见及对西安杨森的建议。谢谢!请您对下列内容打出您实际感受的分数（请您在您选中的分数上打“”）差 一般 好1、您对本次研讨会的内容安排 1 2 3 4 5 6 7 8 9 102、会议内容对您今后工作的帮助 1 2 3 4 5 6 7 8 9 103、您对会议的整体安排 1 2 3 4 5 6 7 8 9 104、您认为哪项内容对您的工作帮助最大（请打“”）西安杨森公司企业文化介绍 新加坡樟宜医院管理经验分享 西安杨森实施与深化GMP的做法及经验 药学有关问题探讨 西安杨森产品介绍/GSP达标5、酒店的服务 1 2 3 4 5 6 7 8 9 106、酒店的餐 1 2 3 4 5 6 7 8 9 107、外出用餐的感受 1 2 3 4 5 6 7 8 9 108、导游小姐/先生的服务 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10（请标出您在几号旅游车）车号：9、对会务人员的服务满意度 1 2 3 4 5 6 7 8 9 1010、您对西安杨森生产车间管理的印象 1 2 3 4 5 6 7 8 9 1011、参观西京医院 1 2 3 4 5 6 7 8 9 1012、您认为会议中还应增加哪些内容？13、您认为西安杨森在今后应加强哪方面的工作？,三、会 后 追 踪 制作参会人员通讯录（中小型会议在会中进行）邮寄参会人员合影（中小型会议在会中发放）对参会人员的意见反馈进行统计、分析 汇总、整理会议资料 费用汇总、分摊 对此次会议进行总结并将反馈 意见提供给相关人员,3、及时反馈,2、有效沟通,1、充分准备,给客户创造惊喜！,成功会议三大秘诀,优质服务绝招,超越顾客期望值注重每一个细节提供个性化服务,服务文化(一),耐心自己与工作细心工作与客户信心客户与同事,建立服务文化,服务文化(二),利用每一个机会询问客户1100实施 1,建立服务文化,有期望，才会实现；有衡量，才会实施；有反馈，才会提高；有认可，才会升华,服务文化(三),建立服务文化,无论在何处，作自己企业的外交使节永远做正面的谈论不做负面的评论,(持续改进，提供超值服务)树立良好的企业形象,品质的承诺Signature OF Quality,不断学习 勇于创新,一些人在推动着世界转动 一些人在旁观看着世界转动 一些人对世界在转动一无所知 一些人在抱怨和阻碍世界的转动 从我做起，从现在做起,推动世界,客户是五味果 耐心 细心 爱心.,我们期望做客户的知心朋友!,期望各位有一个成功的人生!,尽善尽美地为客户提供全方位的服务,只有超值服务，才能赢得客户的信赖和支持,