秘书的社会生活与人际关系.ppt
第五章秘书的社会生活与人际关系,人际关系是人们在人际交往过程中所结成的心理关系，它表现在人们对他人的影响和依赖。,人际关系（relationships）,3,行为科学,指的是在人群关系学说的基础上形成的管理科学中的一门学科，又称组织行为学。,影响人际关系的主要因素,距离远近交往频率态度相似性需要的互补性特殊情景中介因素,人际关系的主要障碍,心理障碍语言障碍地位障碍物理障碍,第三节 秘书与上司的关系及其处理,雷区和误区不要忘了你是谁任何时候不要替老板做决定过分亲密使不得秘书不是老板的家奴,什么是领导同秘书的和谐关系？,三个一致：政治思想上相一致 工作上一致 兴趣爱好一致亲密有度，情感有节工作上的主从性(上下级关系)人格上的平等性私下的朋友关系,一、如何与领导处理好关系,充分了解领导,并理解、尊重领导，注意维护领导的威信（正确的看待领导）,职场经验总结,1.了解上司，包括其背景，习惯，目标，核心价值观。可以通过向老同事打听，自己的敏锐观察。2.急上司之所急，想上司之所想。3.让上司觉得不能缺少你，善于替老板补台。4.用老板喜欢的方式报告。5.节省上司的时间。6.及时报告，提供信息和情报。7.千万别惹上司生气，用提问的方式表异议。8.解决好自己分内的工作。9.给上司惊喜。,（美）罗伯特.博尔顿：处事风格与人际关系,“风格无好坏之分，只有人与人之间的差异”“如果你希望与不同类型的人愉快共事，那么，熟悉他们的处事风格，了解他们志向爱好，对你将不无助益”,第一章 独具慧眼认识你的领导,优柔寡断的领导 刚愎自用的领导 阴险狡诈的领导 脾气暴躁的领导 过于苛求的领导 骄傲自大的领导 事必躬亲的领导 口头说教的领导 逃避责任的领导 雷厉风行的领导 嫉贤妒能的领导,第二章 妙语连珠和领导说话的技巧,谨慎小心，不要无所顾忌 气氛和谐，需要平静气氛 主动积极，不要自我托大 寻找兴趣，谈领导的话题 避免误区，套近乎要注意 坦诚面对，对领导要诚实 留个台阶，不要把话说绝 面对错误，认错也要技巧 学会倾听，做领导的听众 言语得体，不要没话找话 掌握场合，谈适合的话题,第三章 得心应手施展你应酬的资本,投其所好，了解领导的好恶 旁敲侧击，领导也要暗示 知己知彼，了解领导的作风 察言观色，了解领导的需求 举重若轻，切不可操之过急 分清主次，要让领导做主角 雪中送炭，化解领导的尴尬 换位思考，体谅领导的难处 背后夸奖，给你增加印象分,第四章 任劳任怨工作上绝不含糊,发挥能力，赢得领导的认可 努力适应，要符合工作方式 保持淡定，能让你无往不利 眼观六路，勤奋总不是坏事 耳听八方，明白领导的暗示 忍耐笃定，忍受领导的怒火 安分守?，不做过分的事情 大隐于市，不要做出头之鸟 含冤受辱，不必要急于解释 少说多做，要小心祸从口出 出现失误，积极补救不慌乱 工作态度，符合领导的意愿 适当出手，要给领导争面子,第五章 若即若离保持好与领导的关系,过冬刺猬，不可远也不可近 同林之鸟，让领导离不开你 狐假虎威，最要不得的错误 化解尴尬，让领导赏识你 谨言慎行，不和领导有矛盾 避重就轻，关心领导的技巧 忠心而侍，拥戴你的领导 公?分明，区分生活和工作 自我剖析，了解领导的看法 严于律己，不谈论领导隐私,第六章 鞠躬尽瘁清楚自己的责任和义务,勇于承担，不要推卸自己的责任 团队责任，有时候自己可以担负 不要抱怨，能让领导更加信任你 不要逃避，勇于担负别人的责任 自我责任，不要让领导帮你负担 责无旁贷，面对领导给你的任务 自我批评，才能不断取得进步 不离不弃，犯了错误有责任补救 大而化之，有责任监督领导错误,第七章 主文谲谏劝谏领导也要得法,谨慎发言，领导的错误小心纠正 观点明确，提意见不要过于拖沓 深思熟虑，给领导的建议要成熟 迂回渗透，领导的错误需要暗示 晓之以理，让领导自我做出改变 动之以情，让领导乐于接受批评 维护权威，不要让领导没有后路 先扬后抑，首先肯定领导的成绩 言之有物，不要夸夸其谈,第八章 敬而远之与领导相处把握好分寸,适当安慰，不要让领导感到不适 适度恭维，会让领导不至于反感 适当示弱，不成为众矢之的 适当强硬，让领导信任你 适度出错，可以保全自己 适当关心，让领导从心里相信你 适当幽默，让你的领导更高兴 控制情绪，别在领导面前发脾气,第九章 坚持原则拒绝领导有艺术,注意用词，不用太多否定字眼 暗示为主，别让你的领导难堪 不要撒谎，让领导更加信任你 博得同情，弱者更能得到宽恕 理由充分，不要牵强附会 给足面子，照顾好领导的情绪 透露实情，委婉拒绝你的领导 曲线救国，可借他人之口拒绝,这天早晨上班，平时和蔼可亲的老总眉头紧锁，一言不发地进了自己的办公室，我跟他打招呼“早上好！”他爱理不理。这时候我该怎么办？,案例1,处理方式,1.让老总独自呆一会，先不去管他。2.今天有一大堆事等他决定，拿上文件夹去找老板签字。3.翻出老总的日程表，取消老总今天的一切约会安排。4.泡一杯浓茶给老总，问他需不需要先休息一会。5.马上跟老总进去，问老总出了什么事。,一天，老板怒气冲冲地把秘书叫到自己的办公室，因为一位交往多年的代理商给他寄了一帮非常无礼的来信。他自己起草了一封简短的回信，让秘书马上把信寄走。信的内容如下：“我没有想到会收到你这样的来信，尽管我们之间已有那么长时间的往来，但事到如今，我不得不中止我们之间的一切交易，并且我要让所有的同行知道你的行为！”老板的命令要怎么执行呢？,案例2,处理方式,1.“好，我马上就办！”立即回到自己的办公室，将信寄走。2.对老板说：“老板，这封信不能发，别发算啦！”3.向老板提出忠告：“老板，请您冷静一点！给人家回一封这样的信，后果会怎么样呢？在这件事情上，难道我们自己就没有值得反省的地方吗？”4.当天快下班的再问老板：“老板，我可以将信寄走了吗？”,快到年底了，公司特别忙。马上就要开懂事会，由于销售大幅度滑坡，老板心情不太好。这天上午十点左右，广告公司的赵总来电话，想就明年的广告代理问题与老板交换一下看法。正忙得晕头转向的老板一听说谈明年的广告问题，就对我说：“不就是明年的广告的事吗？现在没时间！”从老板办公室出来，我该对等在电话那头的赵总说什么呢？,案例3,处理方式,1.我们老板今天安排实在太满，很难抽出时间，回头我们给你打过去，可以吗？2.您的事我们老板知道了，下次再约时间吧。3.老板正急着赶份材料，不能接电话。4.关于明年的广告问题，跟我们公司广告部刘经理谈谈可以吗？5.老板今日身体有些不舒服，您先跟我说说，我再转告他可以吗？,我公司的总裁是一位有能力、有魄力、办事雷厉风行的人，但不太注意工作方法，伤了不少人，对此，职员颇有意见。我的副总裁考虑问题周到，群众关系好，也关心别人，但决断能力差些。我在个人感情上更倾向副总。今天，总裁和副总理因工作意见不同发生了争执，下班后我独自送副总回家，路上副总和我说起总经理的缺点，我该怎么回应他呢？,案例4,处理方式,1.表达对副总经理的同情和支持，一起讨论总经理的缺点；2.维护总经理的权威，据理力争，陈述总经理为公司发展作出的努力和成效；3.直接指出副总经理把领导之间分歧公开给下级的不利于班子团结，使下级无所适从；4.保持沉默，对副总经理的话不表态，或转移话题，谈其他方面；5.替总经理耐心解释，说好话不说闲话，弥合领导间的裂痕。,我是市工业局秘书科的张科长。昨天，本单位一位特别爱上访告状的退休干部谭某来我办公室说要找局长。我给他倒茶并说我先看看局长在不在。然后去局长办公室请示局长如何处置。局长不想见谭某，非常干脆地对我说：“告诉他我不在。”于是我回自己办公室对谭某说：“局长不在，有事代你转告吧。”谭某离开了秘书科。、一个多小时后，我去卫生间，想不到看见局长与谭某在卫生间门口握手寒暄。谭某说：“刚才张科长说你不在办公室！”局长毫不迟疑地回答：“哪里，我一直在啊！”事后，谭某逢人就散布张科长不厚道，欺下瞒上，没有资格当秘书科长。我该怎样调试自己的心理情绪？,案例5,第四节 秘书与一般同事的关系,“乔哈里窗”理论,20世纪50年代乔瑟夫勒夫哈里英格拉姆人的内心世界就像一扇窗,“乔哈里窗户理论”：窗的四格,(1)“开放区域”；自己了解，别人也了解的(2)“盲目区域”；别人了解，自己不了解的(3)“秘密区域”；仅自己或少数人知道，却不愿向人透露(4)“未知区域”：自己和别人都不了解的,作者：谭一平,人缘：爱心存折,“热情助人，广结善缘，既是每一个秘书的为人之本，也是工作之本。”,内方外圆,“做秘书做人就应该像块铜钱，做人的原则要内方，一点也不能含糊；可处理问题的手段要外圆，必须方方面面都得想到。”,小报告,“在一般情况下，秘书是不应卷入公司内部的各种是非漩涡，但是关系到公司未来一些重大决策的时候，秘书应该毫无保留地把自己收集到的信息，提供给领导。如果说这是打小报告，那么，作为秘书，该打小报告的时候，就必须打小报告，否则，就是渎职!”,第五节秘书的其他业缘关系,秘书其他业缘关系的特征,广泛性复杂性灵活性变动性,秘书处理其他业缘关系的原则与要求,广结良缘区分主次一视同仁，以礼相待发挥微笑的魅力记住别人的姓名,小郑是腾越机械（大连）公司总经理的秘书。这天下午他将研发部牛经理起草的开发新产品的报告交给上司不久，上司就发现了好几处错误。上司把这份报告交给小郑，让她退回牛经理重新修改。小郑将报告交给牛经理时应该怎样对他说？,案例1,a、老板说你这份报告有不少差错，让你注意一点。b、老板发现你这报告有不少差错，很不高兴，你赶紧打个电话说明一下吧。c、你这份材料我也没看，老板说有些差错，今后真的要注意呵！d、老板说你这份报告有几个地方出了差错，所以请你再检查一遍。e、我听老板说你这份报告有几个地方出了差错，所以今后给老板交报告之前一定要多检查几遍。,小张是昌益食品（青岛）公司总经理的秘书。这天上午小张的上司外出办事，一个有预约的客人来访。他预约的是17号，而今天才11号。接受这个预约的是新来的秘书小乔。小张应该如何接待客人了？,案例2,a、不好意思，是我们在预约时出了差错，给你添麻烦了。我们另约个时间可以吗？b、我们预约的时间表上是17号，那您17号再来，可以吗？c、我们预约的时间表上是17号，如果您事急，改在这两三天之内，可以吗？d、我们预约的时间表上是17号。您是什么事，我请具体业务负责人跟您谈，可以吗？e、我们预约的时间表变成了17号，这是我们新来的秘书小乔将11听成了17号。下次再不允许出这样的错误了！,高明是北京通程贸易公司的总经理助理。一天老总身体突然不舒服，他让秘书高明接待一位重要客人。这客人酒量大，喝二锅头像喝啤酒一样，还不习惯用杯子。如果能陪客人喝好，那公司生意就成了一半了；如果陪不好，这单生意就很难说了，后面的单子肯定没戏。高明只有半斤二锅头的酒量，面对这位重量级客人的敬酒，他该怎么办？,案例3,选择,1.明说自己酒量不如对方，自己不能陪对方尽兴，所以请客人见谅。2.找借口说自己还要开车回家，所以只能象征性地喝一点。3.一上来就明说自己酒量不大，但愿意舍命陪君子，“醉”身成仁。4.为了不醉，巧妙地用白开水代酒让自己尽量少喝，坚持到最后。5.一上来就说自己滴洒不沾，自己在敬酒敬菜和插科打诨下功夫。,公司近期要进行例行的人事调整，公司总经理秘书张静的办公室总有各部门的同事来转悠，显然 想打听一些人事调动消息。既然他们没明说，张秘书就假装糊涂。中午在餐厅吃饭时，销售部的田科长单独坐在张秘书对面问她：“小张，咱们平时关系不错，能跟我透点消息吗?这次我们销售部的人事是怎么变动的?有机会的话，帮我在总经理面前多说几句好话。”张秘书望着田科长期望的眼神回答：“对不起，田科长，我不太清楚。”田科长有点失望，不高兴地说：“你不知道谁知道，是不想告诉我吧!”张秘书该怎么说？,案例4,我是副总经理的秘书，工资比总经理秘书低一档。但我的工作能力比总经理秘书强，总经理经常把一些重要的公务交给我而不是交给他自己的秘书做。总经理交办的事不属于我的职责范围，我的工资又比总经理的秘书低一个档次，我该抱怨吗？总经理再让我办事该真么办？,案例5,李明是公司销售部总经理，刘枫是市场部的副总经理。两人虽然都是公司元老，但由于性格上的差异加上一些个人恩怨，几年来一直不和。这在公司内部几乎是尽人皆知。新调来的总经理不知道李明和刘枫的关系，他告诉自己的秘书苏雪他准备派李明和刘枫去欧洲参加莱比锡国际博览会。苏雪应该怎么回应总经理？,案例6,
