秘书学原理第二章秘书系统及其组织形态.ppt

第二章 秘书系统及其组织形态,第一节 秘书系统的基本要素一、主体要素秘书主体是指具有秘书资格和秘书行为能力的人。秘书资格和秘书行为能力，这是构成秘书系统主体要素的两个必备条件。,二、手段要素手段要素是秘书主体用以影响和改变对象要素的方法、技术、程序以及物化工具的总和，是主体要素与对象要素之间的中介要素。手段要素可分成软件系统和硬件系统。,三、对象要素秘书活动的对象分为根本对象和直接对象。作为秘书系统基本要素之一的对象要素是指后者，即秘书主体通过自己的行为，运用某种手段直接作用的信息和事务。,第二节、秘书系统运动的过程、原则和特征一、秘书系统运动的过程秘书系统的运动过程是由若干个运动子系统构成的，它们之间相互联接、相互作用，形成一个信息和事务环流的回路。这些子系统包括信息收集系统、信息加工系统、保障支持系统、信息内反馈系统、信息传递系统、抗干扰系统、信息存储系统等。,二、秘书系统运动的基本原则秘书系统运动的基本原则是：整体性原则、有机关联性原则、动态性原则、目的性原则。,三、秘书系统运动的基本特征与其他系统相比，秘书系统的辅助管理活动有以下几方面的特征：中介性、直接性、全面性、潜隐性、机要性。,二、秘书与秘书机构的称谓（一）秘书人员的称谓目前，尽管在观念上人们已普遍认同现代秘书的概念，而在实际工作中，对秘书人员仍存在随意称呼或称谓不统一、不规范的情况。有必要在全国范围内建立一套科学的、完整的、统一的秘书职务称谓系列。,第三节 秘书机构的含义、称谓和类型一、秘书机构的含义秘书组织是通过内部分工和职能的划分，为实现辅助领导实施管理的共同目标而协调行动的秘书群体。秘书组织的成立，除了具备秘书系统的三项基本要素外，还应当符合以下几项条件：复合的主体、共同的目标、分工和协调、领导权威、工作制度和行为规范。,二、秘书机构的称谓在我国，各种各类的秘书机构的称谓大体上可以分成三类：一类称为“办公厅”；另一类以“秘书”一词定冠，后面缀以“局”、“处”、“科”、“室”等，一般为办公厅下设的部门机构。还有一类是根据秘书组织内部分工的业务名称来确定名称。,（三）秘书机构的类型1、按工作时间分可分成常设性秘书机构、临时性秘书机构。2、按社会性质分可分成国家公务秘书机构、社会公务秘书机构、私人秘书机构。3、按服务对象分可分成领导集体秘书机构、领导者个人的秘书机构。,(四)秘书的类别和层次秘书作为一个职业大类，如同教师、医生一样，横向上有类别，纵向上有层次之分。,1、秘书的类别秘书人员由其所服务的单位性质不同而有大体的分类。如服务于机关的为“机关秘书”，“企业秘书”，“私人秘书”，“商业秘书”，“涉外秘书”等。同在政府机关和某种企事业单位的秘书，因其工作的不同而有更细的划分。如“行政秘书”、“机要秘书”、“会议秘书”、“文字秘书”、“教学秘书”等。,美国对秘书人员的分类和工作职责规定较明确，主要有：行政秘书、公司秘书（又称“董事会秘书”、“执行秘书”）、通讯秘书（负责电话、电传、电报、信件等通讯事务；文件的起草、打字、编排、校对；记录上司口述或会议情况。）、技术秘书、医学秘书、法律秘书。,2、秘书的层次国家机关的秘书等级有十五级，分为两种情况。一种是领导职务，一种是普通秘书。职别与级别的对应关系如下：,部、省级正职：三至四级；部、省级副职：四至五级；司、厅级正职，巡视员：五至七级；司、厅级副职，助理巡视员：六至八级；处、县级正职，调研员：七至十级；处、县级副职，助理调研员：八至十一级；科、乡级正职，主任科员：九至十二级；科、乡级副职，副主任科员：九至十三级；科员：九至十四级；办事员：十至十五级。,三、秘书组织的结构（一）秘书组织结构设计的意义和原则结构是组织各要素之间既定的关系模式，只有依靠结构，才能把孤立的诸要素整合为一个系统。设计秘书组织结构应遵循以下几条原则，它们分别是适应性原则、适度性原则、分工协调原则、优化性原则。,（二）、秘书组织的领导体制秘书组织的领导体制就是秘书组织领导层的结构状态。这种结构状态应当是金字塔形。,（三）、业务结构业务结构是指把秘书组织的业务按专业化的要求分工后组成的结构。,1998年3月，劳动和社会保障部开始对北京、天津、上海等十个省市进行企业秘书职业鉴定，分为三个等级“初级秘书”、“中级秘书”、“高级秘书”。,（四）群体知识结构一是指具有不同知识特点的秘书人才的合理组合。二是指不同知识水平的秘书人才的比例构成。,（五）智能结构智能是指人们运用知识的能力。人的智能特点是非常丰富多彩的，把不同智能特点的秘书人才合理地组合起来，就能实现智能的群体的优化，发挥群体智能优势。,（六）年龄结构年龄结构是秘书组织结构中的一个重要的亚结构。,（七)职务等级结构目前，我国秘书的职务等级基本上可以分成两大类：一类是担任领导职务的秘书，另一类是没有领导职务的普通秘书。具有领导职务的秘书，职务等级从正部职到副科职，共八类十一个等级；非领导职务的秘书，其职务等级从巡视员至办事员，共八类职务十一个等级。,部、省级正职：三至四级；部、省级副职：四至五级；司、厅级正职，巡视员：五至七级；司、厅级副职，助理巡视员：六至八级；处、县级正职，调研员：七至十级；处、县级副职，助理调研员：八至十一级；科、乡级正职，主任科员：九至十二级；科、乡级副职，副主任科员：九至十三级；科员：九至十四级；办事员：十至十五级。,思考题：1、组成秘书系统的基本要素有哪些？2、简述秘书系统的运动过程。3、与其他系统相比，秘书系统的辅助管理活动有何特征？4、秘书机构的含义？秘书机构的结构主要包括哪些结构？,