秘书基础培训新人办公手册-设备篇.ppt

新人办公手册-设备篇,课程编码：SN-XYG-012,版本号：V2.0 日期：2007年12月,课程目标,了解电脑、电话等办公设备如何申领了解办公设备在使用过程中的注意事项掌握电脑、电话、传真机、打印机、复印机的使用方法,课程大纲,办公用品的申请和领用,电话的使用规范,电脑的使用规范,传真机的使用规范,打印机和复印机的使用,办公用品的申请和领用,座位：是由所在部 门统一安排,上网：（外部网络）需要 向信息部门提出申请,办公用品的申请和领用,电脑：由员工本人在 OA上提交报告，待领导审批完以后即可领用;,电话：用同事的电话拔叫信息部，申请 新电话号码,若有闲置电话，则向同事询问号码，并告诉总机该号码 的机主姓名，以后找你的人即可拔叫该号码;,传真和打印：工作人员可以根据实际工作在部门内进行操作。复印：总部和各大区、子公司都设有复印机，工作人员可自带 纸张前去复印。,课程大纲,办公用品的申请和领用,电话的使用规范,电脑的使用规范,传真机的使用规范,打印机和复印机的使用,电话使用规范,呼出：公司内部联络直接拨打分机号；如拨打外部电话，在总部拨“9”可以打外线；拨“9”“17909”“区号”可打长途 呼入：外部打入公司拨公司总机号码，如拨打集团总部，直接拨 84418888，如拨打各大区，则拨大区相应的总机号，听 到提示音后转分机号；查询：拨“0”,电话使用规范,如何转接、转出、锁定、解锁电话号码,电话使用规范,如何接打电话 使用电话应语言简明，声音尽量调低；接电话应面带微笑，语言亲切，接电话让对方等候超过一分钟要主动道歉；接电话时如果是外线，第一声应该说：您好，苏宁，如果是内线应该说：您好，*部门；电话铃响三声必须接听并使用敬语，同办公室人员代接时注意礼貌用语并记录、转告有关信息；通话完毕等待对方收线后方可挂机。,电话使用规范,注意事项 员工之间联系应先使用内部固定电话分机，在无人接听或情况紧急时可拨打局域网手机，最后再拨打对方手机。电话的迁移需经部门负责人同意,电话发生故障时，应及时向信息部门报修，任何人不得私自修理。,超长通话，对经查实纯属私话者，将视情节轻重对责任人给予10倍话费的罚款。,课程大纲,办公用品的申请和领用,电话的使用规范,电脑的使用规范,传真机的使用规范,打印机和复印机的使用,电脑使用规范,电脑的设置与使用 电脑都应设置开机密码、屏幕保护密码；电脑相关信息设置、软件安装及电脑故障都应及时与信息部联系；病毒防范 安装病毒专杀软件 共享文件只允许设置“只读”共享，严禁长时间共享文件信息保密 电脑内重要文件设置密码，人员离开时，须关闭打开的文件 禁止未经允许将电脑借给他人，屏保程序必须设置密码,电脑使用规范,电脑网络的使用 员工使用公司内部网络进行日常办公和联系，若需要使用外部网络资源的部门和人员，需根据实际情况进行申请，不私自将公司内部网络帐户、上网帐户借给他人使用；不利用网络资源从事与工作无关的内容，禁止浏览下载与工作无关的各类软件及网站等，并使用聊天软件进行网络聊天；,公司的网络资源只能应用于工作，请不要在公司网上做与工作 无关的任何活动。,电脑使用规范,电脑使用须关闭并上盖电脑布 严禁私自增加和删除系统文件 禁止私自带个人电脑进入办公场所 禁止私自安装光驱、音像等设备 禁止私自插优盘、移动硬盘等,注意事项,课程大纲,办公用品的申请和领用,电话的使用规范,电脑的使用规范,传真机的使用规范,打印机和复印机的使用,传真机使用规范,如何发传真如何收传真,传真机使用规范,如何换传真纸 在箭头下方，设置记录纸 关闭上盖并按下“开始”键 撕下多余的记录纸温馨小提示 收、发传真后要及时与对方进行确认，以保证工作的有效开展；传真纸为热敏纸不易保存，若是重要文件必须及时进行复印以便保存。,课程大纲,办公用品的申请和领用,电话的使用规范,电脑的使用规范,传真机的使用规范,打印机和复印机的使用,打印机,使用原则 需打印的文件应调整好格式以后再打印，以免造成浪费；应尽量节约打印纸张和墨盒，若非重要文件可重复利用旧纸张进行打印或双面打印；若文件需打印相同内容，应考虑使用复印的方式；打印后的文件若不需要进行存档，则应及时处理，若为涉及到保密的资料，则需进行销毁；若打印机故障，应及时联系信息部门解决。,复印机,使用原则 复印机为贵重设备，使用时应轻拿轻放；复印完后，一定要取走你的文件，以免丢失；注意复印室卫生，禁止乱仍订书针、纸屑等；若复印机出现卡纸等机械故障，应及时找专业人员解决。,思考,回 顾 你会正确、规范地使用办公设备了吗？,