办公用品管理制度 2篇.docx
办公用品管理制度1一、目的1 .为规范办公用品的审批、采购、保管和领用等流程的管理；2 .合理有效控制办公用品的成本。二、办公用品的种类1.消耗品包括：墨盒、硒鼓、铅笔、固体胶、透明胶、双面胶、印油、回形针、橡皮、印泥、笔记本、标签、便签纸、长尾夹、水笔、钉书针、修正带、修正液、电池、纸张（打印纸）、文件夹等。3 .日常用品包括：拖把、抹布、垃圾袋、一次性水杯、盒装面纸、抽纸、茶包、咖啡、点心、药品、卫生清洁用品等。4 .管理品包括：剪刀、美工刀、卷笔刀、起订器、订书机、打孔机、计算器、比例尺、笔筒、垃圾筒等。5 .电子类产品包括：插座、刻录盘、读卡器、电话机、U盘或移动硬盘等。6 .印刷品包括：信封、信纸、表格、纸袋、宣传册等。三、管理职能1.行政人事部为办公用品的归口管理部门，派专人负责采购、验收、保管、发放、统计等管理工作。2 .办公用品的采购人员与保管人员一般不宜由同一人担任；由于各项目部与销售部在公司外办公，故在行政人事部指定的供应商范围内，委托部门文员负责办公用品的采购、验收、保管、发放及统计等管理工作。3 .严格按流程执行：申请一一批准一一询价一一采购入库发放结算。四、管理内容与要求1.办公用品的申购1）员工如需购置非公司日常使用的办公用品时，可将型号告知办公用品保管人。2）每周二办公用品保管人根据库存及使用情况填写办公用品申请单，报部门经理审核后，行政人事部在两个工作日内完成采购及发放。特殊情况下电话请示获批准后，行政人事部可先购买，手续后补。3）购买IoO元以上的办公用品时，采购人员需向两家以上的供应商进行询价，报价后以经济、实用和质量为采购原则，总价较低者优先选用，电子类产品的采购由网络工程师询价和选型。4）按需采购，不宜库存过量，采购人员应及时了解各类办公用品的使用情况，对于质量不好的及时更换物品型号或更换供应商。2 .物品入库保管人员应核对购入办公用品的品种、数量是否与申购单、送货单一致，并对物品的质量进行检查（例如：打印机的墨盒是否过期、计算器的好坏等），核对无误后在送货单上签字确认；将物品妥善存放并登记。如发现购买错误或质量不好的物品应予以拒收，并向采购人员指出，同时在送货单上修正。3 .物品领用1）建立公司员工办公用品个人领用登记表的台帐,领用各类“消耗品”、“管理品”和“电子类产品”时，保管人员应将领用的物品名称、领用数量、领用日期等记录于该表或验收单中，由领用人签字确认。2）原则上“管理品”与“电子类产品”中所含用品每人只能领用一次，当员工需领用时，保管人员应核对该员工的办公用品个人领用登记表，如无领用，则予以登记并发放；如已领用，则应问清再次领用的原因；如是故障或损坏，应以旧换新；如是遗失应由其个人赔偿或自购。3）保管人员通常在收到行政人事部发来的新员工入职手续清单后，预先准备一份常用的办公必须品（如：笔筒、抽纸、垃圾筒、电话机、水笔等），如库存缺少则立即申购。在该名新员工报到时，将上述物品交其清点，并签收。4）所有印刷品由公司行政人事部负责，各部门或各员工可按需领用。5）保管人员每季度对库存的办公用品（专指“消耗品”、“管理品”和“日常用品”）数量进行盘点，完成第季度办公用品库存盘点表，及时发现库存不足或已用完的物品，通知行政人事部采购。4 .物品使用1）应本着节约的原则使用办公用品，若被人为损坏，单价超过100元的，应由责任人照价赔偿，严禁员工将办公用品带出公司挪作私用。2）保管人员在收到人事专员递交的员工离职手续清单后，根据该员工的个人办公用品领用登记表核对其应返回的所有“管理品”，如有遗失或毁损，单价超过100元的，则根据采购价，照价赔偿。3）一些低值易耗品根据工作需要，被部门领用（如财务专用的装订机），由部门文员/秘书负责管理使用;些电子类工具、新闻器材或用品（刻录机、录音笔等）则保管在公司网络工程师处，有需要使用的人员可登记借用,使用后及时归还。五、办公用品费用的结算与分配1.办公用品费用采取按月结算的方式，由行政人事部统一支付，如需零星现金支付的，由采购人员从备用金中支付后，按照流程申请报销。2.费用结算后，财务部按照以下标准进行费用分配：1）项目部、销售部按照实际购买金额分配费用。2）办公各部门采用“百分比分配制”，每年一月份行政人事部根据上年度各部门领用记录计算并确认所占全年费用的百分比，经各部门负责人确认后，此百分比将作为办公用品费用次年（领用及公共费用）的分配依据。3）办公的新部门，成立当年不采用“百分比分配制”，次年计算出百分比后参与分配。六、物品报废电子类产品因非故意人为损坏需要报废注销时，使用人应提出办公用品报废申请，经行政人事部确认后，到保管人员处办理报废注销手续。办公用品管理制度21 .办公用品的范围（1）按期发放类用品：笔、稿纸本、胶水、回形针、记事本、大头针、订书钉等。（2）按计划类用品：复写纸、打印机碳粉、打印纸、墨盒、文件夹、支票夹、档案袋、计算器、印台、印台油、订书机、电池、软盘等。（3）集中管理使用类：办公设备耗材。2 .办公用品的采购根据各部门的申请，库房结合实际的办公用品使用情况，由保管员提出申购单，交主管会计审核，交总经理批准。3 .办公用品的发放（1）新员工入职时，每人发放1支笔，1个笔记本。（2）部门负责人每人半年发放1个记事本，员工3个月发放1个记事本。（3）每个部门每月发放1本原稿纸。（4）办公用打印纸、墨盒、碳粉等需节约使用，按需领用。(5)胶水和订书钉、回形针、大头针等按需领用,不得浪费。4 .员工配发个人物品管理规定(1)凡在公司工作的员工均发给员工号牌和员工手册。(2)公司根据员工不同岗位，发给不同岗位的制服。(3)员工每人须交纳服装、行李保证金，在工资中扣除。(4)公司为因岗位所需的员工提供行李、餐具等生活用品。(5)员工离职时须填写离职单，将所有个人领用物品交齐后方可离职。(6)员工离职时必须将服装、床上用品等清洗干净交回库房。
