电子文件管理基础.ppt

电子文件,管理基础,第一讲 电子文件概述,第二讲 电子文件管理工作概述,目录提纲,第三讲 电子文件的积累、鉴定与归档,电子文件管理基础,第一讲 电子文件概述,第一节、电子文件的产生与发展,一、历史的必然 二、电子文件的发展历程,第二节 电子文件的概念,一、什么是电子文件,指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。,电子文件的两个重要特性一是生成环境，即计算机和其他数码设备。二是可处理的数码文件。,二、电子时代文件与档案的关系,第一，文件与档案原本就是同一事物。第二，文件与档案之间已不再具有非常明显的时间过程与空间异域的区分 第三，电子文件与电子档案概念的一体化，有利于文档管理的一体化。第四，“档案”是一个历史性的概念，当历史翻过去了的时候，这个概念也应回归历史。,三、电子文件的种类,1电子文件按载体划分，主要有两大类 2按照电子文件产生的领域，可以把它划分为三大类 3按电子文件的格式划分类别 数字文本(Digital Text)文件 数字影像(Digital Image)文件 数字图形(Digital Graphic)文件 数字语音(Digital Voice)文件 数字视频(Digital Video)文件,4按电子文件的组成方式可将其划分为三大类(1)简单文件(2)复合文件(3)复杂文件,第三节 电子文件的特点,一、信息的非人工直接识读性二、对计算机系统管理的依赖性 三、文件信息的自由移动性,四、信息存储的高密度性五、多种信息媒体的集成性 六、文件形成与更改的可操作性,第二讲 电子文件管理工作概述,第一节 电子文件管理工作的原则与要求,一、准确完整 二、高效易用 1.及时2.简便 三、安全保障,第二节电子文件的管理体制,一、电子文件管理体制的基本原则集中统一 具体内容主要包括三个方面：1国家电子文件与电子档案也应按规定分别由各级、各类档案保管机构集中管理2全国档案工作在各级人民政府领导下，由各级档案行政管理机构统一、分级、分专业管理。3对党政电子文件工作实行统一管理,二、机构内部电子文件的管理体制,1机构内部电子文件管理的组织体制 2机构内部电子文档管理的技术机制,三、电子文件管理有关法规与标准,中华人民共和国电子签名法国家标准：电子文件归档与管理规范 GBT 188942002电子公文归档管理暂行办法 国家档案局第6号令公务电子邮件归档与管理规则,中华人民共和国电子签名法信息化领域第一部法律2005年4月1日施行国家标准：电子文件归档与管理规范 GBT 188942002 引用了两个标准：DA/T 18 档案著录规则 DA/T 22 归档文件整理规则,管理者必备的知识技能档案管理基础知识电子计算机应用及自然科学基础知识一定的外语能力,第三节电子文件的管理者,第三讲 电子文件的积累、鉴定与归档,第一节电子文件的收集积累和鉴定,一、电子文件的收集积累的范围 二、电子文件收集积累的要求 三、电子文件的登记 四、文件的确认与采集 五、整理六、鉴定,第二节电子文件的归档,一、依法归档 1明确档案室和档案馆在电子文件管理中的地位，赋予档案室、档案馆接收、保管电子文件的职能 2通过相应的法规明确电子文件的制作规程、确认方式、归档手续等 3明确电子文件的法律效力,二、电子文件归档的组织管理1加强电子文件归档的组织领导 2采取措施，保证电子文件归档的质量,三、电子文件的归档方式逻辑归档 物理归档四、电子文件的归档范围 五、电子文件的归档时间 注意：已归档的文件该需保存一年六、电子文件的归档要求,七、电子文件的移交介质移交在线移交,