有效的个人工作管理.ppt

有效的工作时间管理,人力资源部 2011-7-19,充分认识到进行时间管理的重要性和必要性掌握正确且实用的时间管理技巧，合理安排个人工作时间根据自身时间管理的不良习惯，制定对症下药的时间管理计划配合时间管理工具的运用，达到自我发展与提升,培训目标,培训内容,时间管理的含义、特点时间管理的发展时间管理的杀手时间管理的原则及运用时间管理的工具,一、时间管理的含义、特点,1、什么是时间管理“时间管理”就是通过对自己时间的管理，探讨如何减少时间浪费，以便有效地完成既定目标。,2、时间管理的特点供给毫无弹性无法蓄积无法取代无法失而复得,二、时间管理的发展,第一代：备忘录型第二代：时间进程表第三代：轻重缓急第四代：个人管理,三、时间的杀手,你能很好的安排工作吗？时间管理的盲点你有拖延的习惯吗？,您能很好的安排您的工作时间吗？,、每个工作日之前，我都能为计划中的工作做些准备。、从未做过、有时做、经常做、总这样做、凡是可交派下属去做的我都交派下去。、从未做过、有时做、经常做、总这样做、我用工作进度时间表来书面规定工作任务与目标。、从未做过、有时做、经常做、总这样做、我尽量一次性处理完毕每份文件。、从未做过、有时做、经常做、总这样做、我每天列出一个应办事项清单，按优先排列，先办最重要的事情。、从未做过、有时做、经常做、总这样做,您能很好的安排您的工作时间吗？,、我尽量回避干扰性电话、不速之客来访以及突然召开的会谈。、从未做过、有时做、经常做、总这样做、我试着按照成绩曲线图表来安排我的工作。、从未做过、有时做、经常做、总这样做、我的日程表留有回旋余地，以便我有时间应付突发事件。、从未做过、有时做、经常做、总这样做、我努力这样安排我的活动，以便集中精力首先处理少数至关重要的事。、从未做过、有时做、经常做、总这样做10、当其他人想占用我的时间，而我又必须处理更重要的事情，我会说“不”、从未做过、有时做、经常做、总这样做,您能很好的安排您的工作时间吗？,0分-15分：您自己并无时间规划，而是让别人牵着鼻子转。如果您在诸多事项中排出优先要办的事情，则可能达到一些自己的目的。16分-20分：您试图掌握自己的时间，但却不能持之以恒，以便取得工作成效。你也许过于重视对事情做出迅速的处理，在此忽略了那些事情更重要，不要把紧急的跟重要的工作混淆起来，紧急的不一定是最重要的。不要被外界干扰和影响，无论这干扰是来自传真、电话、还是来自同事。如果你不能完成你必须完成的事，你决不会因为迅速处理了不重要的小事而提高工作效率。21分-25分：你尝试的掌握自己的时间，有些很不错的开始，但是需要持之以恒。26分-30分：你知道如何分析事情的轻重缓急，这样更加集中精力和提高效率。,A为0分，B为1分，C为2分，D为3分,常见的工作时间障碍：,电话干扰,不能集中工作别人打扰,要放下重要的工作工作优先次序不明,重要工作未能按时完成多项重要工作须同时处理,时间出现冲突工作设施不足,引起不便,拖慢工作进度人手不足,工作不能妥善分配不妥善处理文件,造成资料遗失无力拒绝要求,不能兼顾个人工作拖延工作,把重要工作押后,影响工作进度不能有效授权时间估计不切实际,未能有足够时间完成工作沟通失误/不足会议其他个人因素，如：犹豫不决、缺乏自律、急于求成,11,员工时间管理的盲点,（一）忙就好,许多员工，过于注重活动本身，过程本身，却不太注重时间效果，往往认为自己“尽职尽责”了，而不注重求得结果，往往认为自己正确地做事了，忙碌了，却忘记事情对于组织目标的意义。这种忙忙碌碌的员工一般不轻易改变他们自己的行为和习惯模式。但是有时从一开始计划或目标就错了，却因不能及时发现和改变而不能适应变化。这种人，只不过是有一定计划而已，离出色的时间管理还有很大的差距。,12,员工时间管理的盲点,在这种观念下进行工作的人，大多被时间所控制。他们认为自己把握不了时间的脚步，只能让时间牵着自己的鼻子走，他们不愿意接受新的管理观念、新的管理技巧；他们不相信有什么办法能够对时间实施控制；他们固守着自己的一套理念。,（二）“时间管理有多大用”,13,员工时间管理的盲点,像中层经理往往受制于外界环境，总会觉得自己没有时间，时间是掌握在上司、下级、同事、客户的手里，自己要为上司的命令去工作，要为下属的主意想办法，哪里有时间和精力去进行时间管理，能够让时间按照自己的意志去行事呢？这样下去的后果是中层经理永远没有属于自己的时间，永远被动地为他人服务，永远处于一个事务性的操作过程中。,（三）“身不由己”,14,员工时间管理的盲点,这些障碍都是长期行为习惯养成的，有的已经严重地影响了个人的成长和发展，影响了公司及部门的效率。其实有很多的失败和错误都是由于习惯和旧有的模式限制着我们，由于不愿意改变或认为本性难移，就一直放纵和任其发展，结果使你无法成为一个完全成功的人士、达到人生的终极。而有的人由于善于捕捉变化和掌握自己的命运，他们凡事都掌握主动，从来都是他们操纵着生活和控制着时间，他们是自己命运和时间的真正主人。,（四）“江山易改、本性难移”,拖延商数测验,请据实选择以下每一个陈述最切合你的答案：（1）为了避免对棘手的难题采取行动，我于是寻找理由和借口。A、非常同意 B、略表同意 C、略表不同意 D、极不同意（2）为使困难的工作能被执行，对执行者下压力是必要的。A、非常同意 B、略表同意 C、略表不同意 D、极不同意（3）我经常采取折衷办法以避免或延缓不愉快的事是困难的工作。A、非常同意 B、略表同意 C、略表不同意 D、极不同意（4）我遭遇了太多足以妨碍完成重大任务的干扰与危机。A、非常同意 B、略表同意 C、略表不同意 D、极不同意（5）当被迫从事一项不愉快的决策时，我避免直截了当的答复。A、非常同意 B、略表同意 C、略表不同意 D、极不同意,拖延商数测验,（6）我对重要的行动计划的追踪工作一般不予理会。A、非常同意 B、略表同意 C、略表不同意 D、极不同意（7）试图令他人为管理者执行不愉快的工作。A、非常同意 B、略表同意 C、略表不同意 D、极不同意（8）我经常将重要工作安排在下午处理，或者携回家里，以便在夜 晚或周末处理它。A、非常同意 B、略表同意 C、略表不同意 D、极不同意（9）我在过分疲劳（或过分紧张、或过分泄气、或太受抑制）时，以致无法处理所面对的困难任务。A、非常同意 B、略表同意 C、略表不同意 D、极不同意（10）在着手处理一件艰难的任务之前，我喜欢清除桌上的每一个 物件。A、非常同意 B、略表同意 C、略表不同意 D、极不同意,拖延商数测验,总分小于20分，表示你不是拖延者，你也许偶尔有拖延的习惯。总分在21至30分之间，表示你有拖延的毛病，但不太严重。总分多于30分，表示你或许已患上严重的拖延毛病。,“非常同意”评4分；“略表同意”评3分；“略表不同意”评2分；“极不同意”评1分。,18,四、员工时间管理的原则及运用,时间在使用过程中，确实存在着一些不可抗拒的原则，如果我们了解并遵循这些原则，就会使时间很好地为我们所用；如果不知道、不遵循时间管理的原则就会盲目地将时间浪费。,时间管理具有以下五个原则：,80/20原则,目标ABC原则,第二限工作法,计划原则,习惯原则,19,四、员工时间管理的原则及运用,20%的工作占整个工作80%的价值 集中的精力要做20%的工作 投入20%精力做另外80%的工作 假如工作项目是以某价值序列排定的，则80%的价值来自于20%的项目，而剩下的20%的价值则来自于80%的项目。当然有可能会稍微多一些，有时也可能会少一些，但是如果你认真去实践这个原则，你会发现这个原则是正确的。,（一）80/20原则,所谓80/20原则是：,20,四、员工时间管理的原则及运用,步骤一：将每天的工作全部列出,步骤二：对工作进行如下的分类：,如何运用呢？,（一）80/20原则,21,四、员工时间管理的原则及运用,步骤三：时间和精力的分配,（一）80/20原则,22,四、员工时间管理的原则及运用,步骤四：工作价值的分类,（一）80/20原则,23,四、员工时间管理的原则及运用,步骤五：时间和精力分配,（一）80/20原则,24,四、员工时间管理的原则及运用,下面是按照一般做法和按照80/20原则处理不同事物的结果：,接听所有电话会见所有客户阅读所有文件出席所有会议接受所有下属意见每天做完所有工作结果：忙碌,由秘书过滤接听电话只处理重要电话只会见占销售量80%的20%的客户只批阅80%信息量的20%的文件只听取20%下属80%的建议出席起80%作用的20%的会议结果：充裕,效果体现,（一）80/20原则,我们会认为所有的电话都是重要的，平等对待销售量不同的客户等等。按照80/20原则我们就会有目的地去分配时间爱你，进行分类，找寻最佳点。,一般做法,按照80/20原则,25,四、员工时间管理的原则及运用,（二）目标ABC原则,在最有价值的那些项目旁边，表上大写的A字，在稍低价值的项目旁边标上大写的B字，在价值最低的项目旁边标上C字。,目标ABC原则是：,简单地说，目标A、B、C原则就是首先要将工作目标分成三类：,A=必须做的,B=应该做的,C=不值得做,26,四、员工时间管理的原则及运用,如何使用呢？,例：一个销售部的经理的工作范围是十分广泛的，他要负责筹划一种产品或一类产品的市场销售计划，他要确立销售目标、做预算计划、策划广告和实地销售等。,根据目标ABC原则将销售经理的工作分为：,A=准备资料向营销总监汇报撰写招聘计划讨论和计划费用预算,B=核定文件和资料处理紧急事项少量的辅导下属,C=不必要的部门会议会见不重要的客户与人事部的奖金问题讨论,（二）目标ABC原则,27,四、员工时间管理的原则及运用,注意事项,1、A、B、C的优先序列一般是通过比较确定的，A项与B、C项对照以后，他们的重要性就会逐步显露出来。2、计划A、B、C的优先顺序是可以改变的，今天看来重要的事项明天可能就变得不那么重要，反过来也是一样，今天不那么重要的事项明天就很可能变成重要的事项了。3、在实际中可能出现这种情况：在计划中属于C项，用两个小时的时间去完成它就可以取得上司和同事的满意，但为了把这项工作做得更好、更出色，为了加深上司和同事对你的认识和理解，你可能花费4个小时的时间去完成它，使这项工作就上升到了B项。4、设定一项工作的A、B、项，究竟是项，还是、C项，要根据在这件事项中所花费的时间的多少对你的工作、职位等带来影响的大小来具体确定。,（二）目标ABC原则,28,四、员工时间管理的原则及运用,（三）第二象限工作法,在实际工作中，许多工作都可以从两个方面分析：,有些工作是需要特别紧急处理的，因此优先顺序的原则就是紧急在前；有些事不太紧急或不紧急的，可以往后缓一缓推一推，因此根据优先顺序原则就是不紧急在后。,例：某销售经理某天工作紧急程度划分,第一个方面：紧急程度,29,四、员工时间管理的原则及运用,工作也可以按照重要程度来划分，对于重要的工作要花费较多的时间和精力去做，对于不太重要或不重要的工作不必去做或只花费很少时间去做。显然，优先顺序原则就是重要在前，不重要在后。,例：某销售经理某天工作重要程度划分,（三）第二象限工作法,第二方面：重要程度,30,四、员工时间管理的原则及运用,所有的工作都既有紧急程度的不同，同时也有重要程度的不同。根据这两个维度，我们可以将工作分解到四个象限里。,紧急,不紧急,重要,不重要,（三）第二象限工作法,31,四、员工时间管理的原则及运用,如何运用呢？,第象限：既紧急又重要的事项,销售部经理要处理客户的投诉。当遇到既紧急又重要的事项，就需要他根据自己的工作经验和指示技能来处理顾客的投诉，不使事情扩大化，又要使顾客对你的解释或处理结果能够接受和满意。,（三）第二象限工作法,说紧急是指必须马上就要做的事项；说重要是指对公司、部门或者个人有重大影响的事项。,例：,32,四、员工时间管理的原则及运用,一般情况下，重要的事项都是可以在一定的时间内完成的，一般有较充足的时间安排，能处理得很好。但是在事务处理过程中，由于每天忙于琐碎的事务，经常把重要的事项搁置起来或认为反正还有的是时间，结果是做了次要的事将重要的事项一直推到最后一刻，不仅时间上非常仓促，工作质量和效果也不能得到满意。,（三）第二象限工作法,第象限：重要但不紧急的事项,33,四、员工时间管理的原则及运用,第象限：紧急但不重要的事项,销售经理要为下属解决客户投诉问题，上司找了解工作等是紧急的事项。下属不停地请示工作让你做决定，不断地“救火”、危机处理使将自己绑在了每日的紧急事项上，电话、会议、来访等基本上也属于这一象限。,既不重要也不紧急，那就可以不用去做。,（三）第二象限工作法,例：,第象限：不重要和不紧急的事项,34,四、员工时间管理的原则及运用,注意事项：,1、合理地将自己的工作按紧急和重要程度划分到不同象限中。2、先做或者将大部分时间和精力用于做属于第二象限的工作。3、许多第一象限的工作，实际上也是由于没有按照第二象限工作法去做而产生的，并注意纠正。4、不要被第三象限中一些工作的假象所迷惑。5、根据第二象限的工作制定计划。6、80%的时间做第二象限的工作；20%的时间做其它象限的工作。,（三）第二象限工作法,35,四、员工时间管理的原则及运用,（四）计划原则,所谓计划：,就是事先对时间进行全面规划，以提高时间的利用效能，充当时间的主人。计划地目的就是帮助自己获得清楚地想法，以便获得清晰地行动。,简单的说，计划原则就是：,必须事先对工作作出计划,必须按照计划去执行、去实施,必须留出处理不可预计事务的时间,36,四、员工时间管理的原则及运用,计划依据时间可分为：日计划、周计划、月计划 不管是日计划、周计划还是月计划，都要落实在纸上；不要一次做的计划太多，也不要想的太多，要充分考虑到一些无法预知的情况；要考虑所花费的时间，计划地目标不要太笼统。,如果不去执行计划，什么样的时间管理的原则和方法都是没有用的。,（四）计划原则,必须制定计划,必须执行计划,1,2,37,四、员工时间管理的原则及运用,下面具体对日计划进行说明：,（四）计划原则,日计划有5个步骤：,列出工作任务,估计工作需要时间,预留机动时间给意外的工作,决定优先顺序,事后的检查,38,四、员工时间管理的原则及运用,周计划、月计划所列出的工作任务 前一日未完成的工作任务 新考虑到的工作任务 其他的工作任务,（四）计划原则,日计划第一步：列出工作任务,在每日日计划表格相应栏目中填上第二天或当天想要完成的工作任务，那么这些工作任务里面包括：,39,四、员工时间管理的原则及运用,在每个工作任务后面，记下估计需要完成的时间，通过计算得出总时间：,（四）计划原则,日计划第二步：估计所需要的工作时间,40,四、员工时间管理的原则及运用,如果一天的工作时间按照8小时来算，意味着在计划当中所控制的时间不得超过5个小时，也就是日计划是对5个小时进行的计划，那么另外3个小时可以作为机动时间处理突发性事件。,（四）计划原则,日计划第三步：保留弹性工作时间,保留机动时间，不能将工作排得满满的，安排工作任务的时间不得超过60%的总时间，要用40%的机动时间去处理突发事情。,例：,41,四、员工时间管理的原则及运用,如果排出的第二天工作任务很多，预算也超过了预定的5个小时，那么就要通过优先顺序的方法来把工作需要的时间压缩在、限定在5个小时以内，并且在这5个小时内对工作排出优先顺序，首先要有时间保证属于当天最为重要的时间。,（四）计划原则,日计划第四步：决定优先顺序,42,四、员工时间管理的原则及运用,每做一件事情后就在该工作事项后面打记号，表明这件事已做，并且做完了。如果不能再每天之内完成当日最重要的工作，那么就会导致工作会被多次拖延，在以后的工作当中就变成了又紧急又重要的工作了。,（四）计划原则,日计划第五步：事后检查,43,四、员工时间管理的原则及运用,（五）养成习惯,要知道什么是好的时间管理的习惯 好的习惯是可以养成并且是必须要形成的 对时间的管理是一种可以改变的习惯，不良的习惯是无意中形成的，良好的习惯可以在有意识中形成,人们不会认为习惯也会成为一种原则，但在时间的原则中它确实也是一种存在形式，即：,44,四、员工时间管理的原则及运用,工作效率低，办事拖拉 时间观念差，工作时磨磨蹭蹭 工作时眉毛胡子一把抓，经常找不到主次 经常被电话、不速之客干扰，任由发展，不会说不，喜欢推迟和延误 上班时间不紧凑，晚上加班干 什么事情都愿意管，认为自己很忙才好 愿意下属多请示、多汇报才有权威 没有目标、买有计划、人云亦云 零碎时间都被随意打发掉，不会利用零碎时间 没有时间安排表，由别人来安排 不会休息、不会娱乐、没有空闲,（五）养成习惯,不良习惯：,45,四、员工时间管理的原则及运用,如果你有上述这样一些坏习惯，你就要消除这些自设的障碍，修正自己的习惯、性格以至于某些习以为常的观念，痛下决心加以改正，彻底根治浪费时间和精力的个人习惯。应该按照前面所讲到的原则去做，逐渐养成这样的一些工作习惯和对时间管理的习惯。,（五）养成习惯,46,四、员工时间管理的原则及运用,每天花10分钟作计划 有书面的待办单、日计划、周计划和月计划 每周都将自己的工作排出优先顺序 在高效能的时间里完成重要的工作 有明确的生活和工作目标 会有效利用零星时间 文件柜或办公桌整洁、条例清楚 在固定的时间里处理往来的函件 尽量将无用的文件处理掉,（五）养成习惯,一些好习惯：,备忘录和宣传品放在电脑上,重要联系人名单贴在电脑上,电话机被纸张淹没了,废纸溢出未清理,废纸撒落在地上,阅读文件塞入文档中被遗忘了,文件数量在膨胀，却未随时更新,文件柜中充斥着无关的资料,整理文件-从清理办公桌开始,只打开正在使用的文件,发函文件经常清理,只保留当前的来函文件,文件都是最新的,最频繁使用的文档极易拿到,电话伸手可及,常用文档靠近办公桌,无用的东西及时清除,清理办公桌,五、时间管理工具,年度时间规划周工作安排表日工作计划表,年度时间规划,我希望在这一年过去以后得到什么？除此以外，这一年中还有哪些事情需要我花费时间？我必须做哪些事情？这些事情必须在什么时候完成？这一年中有哪几个关键的任务？我将怎样根据这些关键任务分配安排时间？预计有哪些事情会干扰今年计划的执行？（如搬家、生小孩。）今年的哪一段时期的时间最充裕、压力最小？我准备怎样充分利用这段时间？今年的哪一段时期的时间最紧张、压力最大？你准备怎样应对？,周/日 工作安排表,列出所有的工作和任务 估计工作需要的时间 欲留机动时间给意外事情 决定优先，删除或委派 事后检查，将未完成的任务转移,时间记录表,时间计划表,问题,