【大学】兼职档案员培训 学位档案管理.ppt
大学兼职档案员培训学位档案管理,http:/,大学兼职档案员培训,档案的定义档案的作用档案的工作流程学位研究生档案的收集学位研究生档案的整理学位研究生档案的计算机管理档案的查询利用,http:/,档案的定义,档案 是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。摘自中华人民共和国档案法高等学校档案 是指高等学校从事招生、教学、科研、管理等活动直接形成的对学生、学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录。摘自中华人民共和国教育部国家档案局令（第27号）,http:/,档案的作用,查考作用凭证作用档案作用的体现出具证明的原始凭证各项工作的查考凭据科学研究的可靠资料经济建设的重要依据宣传教育的生动素材编史修志和档案编研,http:/,档案工作业务流程,档案收集与征集,档案分类与立卷,档案保管与统计,档案开发与利用,http:/,学位档案材料收集范围,http:/,学位档案整理规范,分类编目档号由实体分类号和案卷及件号两部分组成学位研究生档案实体分类号：四位年份-JX16.XX，XX是学位类型用代码表示，全日制博士代码用12，全日制硕士和科学学位硕士代码用13，专业学位硕士代码用14，专业学位博士代码用15。如：2014届全日制博士，则实体分类号为:2014-JX16.12学位研究生档案案卷号：用学位证书编号的后四位编码。档案整理按规范将档案材料排序把同类目材料装订成件（用不锈钢钉或线钉）每件材料从1开始编写页码（有文字就算1页）将每件页数录入计算机系统打印卷内目录装袋 在档案袋右上角标注分类号，如14-110。移交归档打印“学位档案移交目录”一式两份（档案馆和部门各留一份），将档案实体和移交目录同时移交档案馆。,http:/,学位研究生档案整理注意事项,打号的材料和论文必须收集归档，否则需在“学位档案移交目录”对应备注栏中注明。档案材料装订时必须使用不锈钢钉（可到档案馆免费领取）或线装。如用非不锈钢钉装订的材料要起钉重装。移交归档的材料必须加盖学校及其相关部门印章。,http:/,大学档案管理系统应用,登录方式http:/202.116.17.176互联网查找：大学档案馆大学档案管理系统大学主页管理服务校长办公室部门链接档案馆大学档案管理系统用户登录,教师用户用户名：人事编号 密码：人事编号,学生用户用户名：XS+单位代码 密码：201011,http:/,账号开通申请办法,需新开通账号的申请人拟制一份账号开通申请函给档案馆，函中列明申请原因、申请数量，账号名称和密码。账号名称为人事编号，密码设定要遵照以下原则：姓氏拼音首字母（大写）+名字拼音首字母（小写）+办公电话号码，如：李四85220099的密码则为Ls85220099,http:/,学位研究生档案录入及编辑,进入学院学位研究生档案编辑界面点击档案管理部门著录点击学院名称即可进入学院学位研究生档案编辑界面。添加记录 点击添加案卷，即可添加学位研究生材料。（注意不是添加文件）修改记录打开表内查询输入检索条件查到数据后，在右边记录窗点击编辑按钮，即可编辑学位研究生材料。输入要求从实体分类号到学习时间的7项数据填写相应材料。从授学位决议到其他材料的19项数据除论文题目外，其他只填页数。（页数算法:有文字的都算一页，空白页不计页数）密级根据论文密级选择，保管期限为长期，存址、全宗号不填。,http:/,系统应用界面,点击选择部门,点击进入部门,点击显示数据,点击下拉查询,输入查询条件,点击开始查询,点击编辑数据,点击删除数据,点击添加数据,点击栏目可更换排序,http:/,学位研究生档案编辑界面,只输页数,输入、修改完毕后点此保存，切记、切记！,http:/,卷内目录打印点击打印所有，弹出打印选择界面在默认零星发档栏，点击选择学位档案卷内目录 选择相关选项自定义打印选项栏选案卷点击打印预览，可预览打印结果点击菜单栏文件、打印，即可打印移交目录。移交目录打印点击打印所有，弹出打印选择界面在自定义打印目录栏最下栏目（自定义打印选项上一栏），点击圆点，下拉选择学位档案移交目录自定义打印选项栏选案卷点击打印预览，可预览打印结果点击菜单栏文件、打印，即可打印移交目录。打印设置目录打印需调用部分控件，打印前需放开IE安全权限。设置如下：点击工具IE选项安全自定义级别下拉找到ActiveX控件选项选择启用确定打印目录已设置页边距，在IE中的页面设置请取消边距及页码。设置如下：文件页面设置删除页眉、页脚、页码设置确定,目录打印,http:/,打印选择,点此进入打印,点此也进入打印,点此打印移交目录,点此打印卷内目录,可上下移,可下拉,选择案卷,选择哪一卷,选择案卷,选择哪一卷,http:/,打印设置,点此,点此,点此,点此,点此,点此,修改,点此,http:/,打印结果一览,http:/,点击综合查询栏目即可跳转查询界面在输入框输入查询条件（若干条件用空格分隔，原理跟百度相同）选择所要查询的档案表（可多选和全选）点击查询，即可查询档案，查询到多条记录可输入页数查询数据。,查阅档案,点此进入查询,http:/,查阅档案,其中有 符号的表示系统有电子全文。可点击浏览。,输入条件,下拉选表,调阅全文,浏览全文,输入条件：请示 经费 查到记录,http:/,谢谢,http:/,
