技术人员客户服务技巧.ppt
*紫金技术总监办*2007/05,1,技术人员客户服务技巧,编写:朱剑平,*紫金技术总监办*2007/05,2,目 录服务意识与心态服务原则服务媒介沟通服务流程掌握服务技巧,*紫金技术总监办*2007/05,3,服务意识与心态“服务”的价值 对企业的价值:企业面对市场,在产品的差异性不高的情况下,透过服务,创造差异,提高竞争力。(戴尔、联想、宝洁)树立企业形象。对个人的价值:更了解客户得到更多客户反馈的信息更快解决问题。为客户解决问题帮助客户创造价值体现自己的个人价值,*紫金技术总监办*2007/05,4,丰富朋友资源提高情商水平创造良好的人际关系 通过服务积累个人能力。(锻炼引导他人的能力掌握控制局面的能力成就自身的领导能力)“你现在的服务能力代表你未来价值的潜力。”服务的定义 服务=解决问题+创造感觉(详见第5页)角色转变 技术工作服务工作,技术人员服务人员优质服务的条件“意愿”服务意识与心态内功“方法”服务的技巧外功,*紫金技术总监办*2007/05,5,为客户创造感觉信任 自信、自重专业形象(技术+言行举止)换位思考安心、放心 克服不确定性服务一致性、标准化推销服务团队问题记录,加速处理价值 改善客户的处境客户的虚荣心得到满足增强客户荣誉感,*紫金技术总监办*2007/05,6,服务原则爱要表达出来,心才会被看到 多沟通交流为客户做实事客户看到你的服务抓住关键时刻,有的放失,对症下药 在客户现场做了很多工作,解决了技术故障,临走却未征求客户同意,客户不满意。探索客户真正的疼处,寻求客户需求背后真正的动机。问题已经解决,客户还在抱怨,其本质怕承担责任。对策:留下文档、客户操作培训、主动在其领导前为他开脱、适当夸奖。,*紫金技术总监办*2007/05,7,降低客户期望值 无限制、无条件满足客户的任何要求客户永远不满意 引导、教育客户设定合理的期望值客户满意创造感觉与解决问题同等重要 仅仅为客户排除故障=水电工为用户修理水管、电路 排除故障+客户感觉到安心、放心、有荣誉感,对你信任=技术服务由主观服务至客观服务 将自己认为最好的东西给对方,对方不一定喜欢。所以要从客户的角度看问题,换位思考,体会客户的感受,给客户最需要的服务。,*紫金技术总监办*2007/05,8,由最真至最适 与客户辩论,抓住客户的失误,步步紧逼,得理不饶人。客户绝对不会满意。无论问题的原因为何,要用双方都能接受的言辞、方式表达出来,不能让失误方感到尴尬。由唯物至唯人 客户服务不仅是针对机器,而且要针对客户本人,体会他的心情,为他创造价值。由智商至情商 智商能够解决技术问题,情商是与客户沟通、为客户创造感觉的基石。情商:散发激情、能屈能伸、延迟满足感,*紫金技术总监办*2007/05,9,情绪处理利于问题处理 客户在向您抱怨的时候,千万不要忽视他的情感,而直接将话题转入技术问题。否则问题处理的过程中,他不愿与你配合。耐心、认真倾听客户的抱怨,认同他的情感,让他觉得你真的为他的处境而着急。感受客户的不满情绪是否减少,只有他的不满情绪减少、平息后,才可以转话题,让他详述故障现象(进入技术问题)。专业形象创造信心与安心 个人形象代表公司形象,同时体现个人的专业修养。到客户现场,服装整洁得体,文档、资料、工具齐备。使用标准化的语言模式。注重细节(人性面)注意客户的性格特点,有的放失。不卷入客户内部的纷争,不在客户面前否认团队中其他人员。,*紫金技术总监办*2007/05,10,服务媒介沟通一、沟通的先天障碍语言 沟通双方的表达与理解存在误差。自己觉得讲得很清楚,对方却听不明白。思维 被主观偏见、传统经验所影响。因对方经常出错而认为对方能力有限,不屑与之沟通;或者过于自信,在问题刚出现时,就武断认为是对方的错误造成;或者怕承担责任,极力推脱。态度 态度消积。当个人的情绪受到影响,迁怒于客户;或者缺乏责任心,对客户的请求随意处之。,*紫金技术总监办*2007/05,11,二、跨越障碍,积极沟通语言 塑造高品质的语音,使用“您、请、谢谢”等礼貌词。语速:不快不慢,平稳适中 语调:不高不低,不卑不亢 吐字:清晰易懂,热情自信 表达逻辑清晰有序,采用“概述分述概述”的方式。用图片、文字等辅助,更形象地说明。如果面对面沟通,可配合表情、动作等。消除自我防御 不要怕客户将责任推到自己身上,真相总会大白于天下。认同客户的感受,让他有一个发泄不满的机会。,*紫金技术总监办*2007/05,12,调整情绪,用热情、自信来平息客户的焦虑不安。增强工作责任心,换位思考,体会客户的感受。积极倾听、认同情感 给客户抱怨的机会,让他的情结得到宣泄。在倾听的过程中,回应:“是、对、明白”等,并不断重复客户的关键词,让他感到你“真的”很理解他,想帮他。(注意:此时,不要立即承担责任。)逐层分析、澄清问题 客户情绪平息后,开始澄清问题。询问时,应采用“开放式”问题及逐层分析的顺序,如鱼骨法。用简练的语言引导客户讲出问题产生的原因,举例故事法、多元试探法、现象整合法。,*紫金技术总监办*2007/05,13,服务流程一、电话服务(远程服务),表明身份,情绪处理,问题处理,感谢客户,客户确认,记录存档,*紫金技术总监办*2007/05,14,自我介绍“您好!紫金公司XXX!”“请问(先生、小姐)贵姓?”“您需要什么帮助?”“喂!你找谁?”“你有什么事?”倾听客户意见、投诉,并认同客户情感“噢,是这样,我明白”“很抱歉,给您带来很多不便,(耽误了您的工作)”“这个问题又不是我造成的,你发什么火!”“这和我没关系,你跟我讲没用!”,*紫金技术总监办*2007/05,15,引导客户回到如何解决问题上来“您现在可以将故障现象描述一下吗?我来帮您解决问 题。”“您这种情况,我也很着急。如果我去现场,也必需事先 了解故障现象,准备处理方案,这样才能最快地为您解决问”“您看,故障原因已经明确了,我现在就可以帮您解决问题,如果我去现场,最快也要24小时,这会耽误您更长时间”与客户方专业技术人员取得联系“您是系统维护员吗?”“XXX工程师在您身边吗?”“请您把电话转给系统维护员(XXX工程师)吧?”“你不懂技术,跟你讲也没用,叫你们技术人员来!”,*紫金技术总监办*2007/05,16,与客户方技术人员配合,分析故障原因,解决问题“请您按我的提示去做”“操作结束后,您可以看到,是吗?”确认问题解决“请您再操作一遍,可以正常运行了吗?”“我会针对这次故障,整理一份文档发给您”“谢谢您的配合”向最初投诉者回复,再次确认“刚才,您单位的XXX工程师配合我一起解决了问题,原因是现在系统已经正常工作了,您可以操作确认一下。”“我会针对本次故障整理出一份文档,发给技术人员”,*紫金技术总监办*2007/05,17,感谢客户,记录客户信息“感谢您的来电(帮助)再见!”确认到现场的时间(如需现场服务)“我公司XXX工程师将于X月X日X时到达现场,尽快为您解决问题。”“我确认一次,您公司的联系人是XXX,联系电话是XXX”*接电话者不负责客户所用的产品,实行“首问责任制”“对不起,我对此产类品不了解,我可以将您的电话转给XXX”“对不起,请您留下电话,我找相关人员很快回复您。”“对不起,请稍候。”“对不起,让您久等。”“这个我不清楚,你打XXX电话问一下吧!”,*紫金技术总监办*2007/05,18,二、现场服务,表明身份,情绪处理,查找原因,夸奖客户,客户确认,告之根源,临行准备,潜在需求,离开请求,澄清问题,操作允许,解决方案,培训文档,领导确认,*紫金技术总监办*2007/05,19,阶段一:出发前的准备问题、工具确认 问题澄清、必要工具、表格、车票(机票)、证件 客户方信息确认 客户地址、联系人、联系电话电话约定“您好!我是紫金公司XXX,我将在X日到您那里,为您处理”“我到达之后,直接去找XXX,可以吗?”个人形象确认 服装正式、干净;头发清洁;不化浓装;配带工作牌。,*紫金技术总监办*2007/05,20,阶段二:到达现场开始检测与客户领导见面自我介绍握手递交名片“您好!我是紫金公司XXX,专程 来这里解决问题。”望着对方双眼;握住2/3掌面,力度适中,双手呈上名片;自信,不卑不亢;倾听并认同 在未了解情况的前提下,不做任何承诺,也不要主动承担责任。“很抱歉,给您的工作带来麻烦(耽误了您的工作)”“我理解您的心情,您为什么会有这样的感觉呢?”“详细情况我想与技术人员沟通一下,您认为呢?”“这个没问题,包在我身上!”“这不可能是我们的问题!”,*紫金技术总监办*2007/05,21,与技术人员见面自我介绍(同上)如果对方与自己并非老友,忌拍对方肩膀、递烟、开玩笑倾听并认同“大致情况我已了解,我明白您的处境”“我非常理解您现在的心情,我会尽最大的努力帮助您解决问题”“为了解决这个问题,我希望得到您的协助”澄清问题 了解具体故障现象,详细询问,逐层分析操作设备前,征得客户同意“我可以操作机器吗?”,*紫金技术总监办*2007/05,22,阶段三:开始检测问题解决分析问题,查找原因 如果发现问题原因在客户方,不能指责 客户的过错。重点是解决问题,而不是 追究 责任。“跟你讲过多少次了,不能这样做!”“这都是你们自己造成的!”提出解决方案,处理问题 与客户共同商讨,多用引导式、开放式、建议式语句,忌用命令式,指导式。如:“您认为”、“您觉得”“这样修改,您认为怎么样?”“你必须”、“你一定要”,*紫金技术总监办*2007/05,23,如不能即刻解决问题,坦诚说明原因(个人能力或客户设备),不要隐瞒,最好能提出应急方案。“对不起,这个问题我暂时无法解决,我对还不能确定,我想将这个情况与其他同事共同研究一下”“对不起,这个问题是由于贵单位的,如果要彻底解决,还得”“对不起,这个问题我暂时无法根本解决,我提供一套应急措施,暂时保证系统正常工作。我会立即跟相关技术人员(供应商)取得联系,寻求他们的帮助。”客户确认 问题处理完毕,请客户做全面测试,确认问题已解决。“问题已解决,请您亲自操作一遍吧!”,*紫金技术总监办*2007/05,24,夸奖客户 适当地夸奖客户的技术水平,并对他的协助表示感谢。“您的水平真不赖,帮了我大忙。”“多谢您的帮助,我们能这么快解决问题。”,*紫金技术总监办*2007/05,25,阶段四:问题解决离开现场告知问题根源 亲自为客户演示一遍,指出问题所在。“您看,问题出在这里”“这个问题的原因是由于我们的疏忽,没有强调”提供文档,培训客户 将问题解决过程整理出文档,留给客户,并对他进行实际操作的培训。“这是问题处理方法,留给您查看,预防类似的问题产生。”“我来教一下您具体的操作方法,这样以后您可以自己处理了。”,*紫金技术总监办*2007/05,26,客户领导确认 建议与客户一起去见他的领导,作一些沟通,请领导确认工作已完成。向客户的领导说明情况,转移客户的责任,减轻他的压力。感谢领导。“多谢您的帮助,我们一起去跟领导说明情况吧!”“X科长(处长),这次故障的原因是由于我们的疏忽,没有强调”“多亏XXX(客户名)的配合,他的技术水平很好,帮了我很大忙,现在问题已经解决了。”“这次问题处理的文档我已经留下了,以后类似的问题XXX完全能够处理了。”“非常感谢X科长(处长)的支持和帮助,我们会努力做好服务工作”,*紫金技术总监办*2007/05,27,挖掘潜在需求 向领导建议购买公司的新产品。“这次问题虽然已解决,但由于 贵单位的,可能以后还会出现 类似的问题。最好的办法是,我会请公司的销售员专门与您联系。”离开现场的请求 离开现场前,必须征得客户的同意。“感谢您的帮助与支持,这是我的工程服务记录单,请您签 上意见。”“这是公司客户服务中心电话,有问题可以打这个电话。”“请问,我现在可以走了吗?”,*紫金技术总监办*2007/05,28,掌握服务技巧培养服务意识与心态、掌握服务原则先要掌握沟通技巧,沟通是展现服务的途径持续演练服务流程才可以“熟能生巧”成熟的服务技巧应转变为一种“习惯”团队服务需要团队精神 统一执行标准化服务流程。技术交流,经验互补;相互认同,创造共同利益。塑造正面积极的环境面对客户,在客户面前不做个人英雄,肯定其他同事的工作。,*紫金技术总监办*2007/05,29,客户希望得到工程师个人电话“我可以留给您,但是您最好还是使用服务专线。因为公司有完善的客户服务体系,只要拔通这个电话,就可以得到快速优质的服务。”“每个工程师都有自己的技术专长,公司会根据您的实际情况安排最合的工程师。”“我们有许多客户,也许您打电话给我时,我正在其他客户那里,不能及时赶到,这就会耽误您的工作。”客户不断提出诸多的小要求,要求留下工程师“您看,不断的修改程序,对您的版本控制不利。您可以在时间内将所有的要求进行汇总,我在时间再来帮您统一修改,您觉得怎么样?”,*紫金技术总监办*2007/05,30,客户与客户有利益冲突,要求您表明态度。明确自己的权责,不作过多评价。不卑不亢,一碗水端平,尽量协调,少作表态性言论。以共同利益为原则,求同存异,共同发展。电话转接注意事项 实行“首问责任制”,即第一位接听电话的人员,无论是否负责客户的问题,有责任为客户作协调工作,如转接电话、找相关人员回复、向其他工作人员转述问题。不能将电话转来转去,让客户反复重复问题。“对不起,让您久等。”“我帮您找一位专业人员解决。”“请您留下电话,我们很快给您回复。”X“我不负责这个,你找XXX吧(你打XXXXX电话问一下吧)。”X“你把问题再说一遍,刚才不是我接的电话。”,*紫金技术总监办*2007/05,31,客户提出合同规定之外的要求 不能直接拒绝,要采取“假装同意找原因对策”的方式。在找到原因(个人、上级、公司)后,对症下药。“如果我可以顺便实现这些功能的话,我一定会帮您做。”“那么,您为什么要做这些呢?”“您的想法非常好,我觉得如果能实现这些功能,对您的工作会有很大改进。”“我认为,既然您已提出设想,我们一定要把它做得非完善。这样吧,我先跟项目组同事共同商讨之后再给您一个答复。”,*紫金技术总监办*2007/05,32,客户要求您帮忙查看其他品牌的产品 在自己能力范围内,做问题分析和诊断,不动手操做。给客户一个口头建议,不能写在纸上,防止事后责任。找出其他品牌产品的不足,但不能贬低、指责。发现新的商机,及时宣传公司产品。“以我个人的经验来看”“我个人认为”“这个产品不错,但是在XXX方面可能不适合你们。”“这个产品不错,但是在XXX方面需要针对你们的实际情 况加以改进。”,*紫金技术总监办*2007/05,33,问题原因不在我方,但我方提不出原因 首先告之客户:针对这个问题,我们已做过XXX测试,目前还未找到真正的原因。其次,赞美客户(PMP),表示希望得到他的帮助。最后,多方共同处理。“您真得很负责,为了这个问题,您一直与我们一起寻找原因,很辛苦啊。”“多亏是您,要不然还发现不了这个问题。我还是希望您能继续支持我们的工作。”,*紫金技术总监办*2007/05,34,谢谢阅读!,