常用公文写作实例解析.ppt

提升写作水平 增强业务技能,公文，在古代指的是处理或联系公务的文件，而在现代一般指行政机关、社会团体和企事业单位在行政管理活动或处理公务活动中产生的，按照严格的、法定的生效程序和规范的格式制定的具有传递信息和记录作用的载体文件。公文一般格式较为正式，内容比较规范，并且有行政机关赋予的特定的效能和影响力。作用：领导和指导、行为和规范、宣传和教育、联系和知照、依据和凭证。,优势：提升写作水平和沟通表达能力；提高发现、分析、解决问题的能力；增强对政策的理解和把握；增强对形势的分析判断能力；增进同各级领导的接触，加强与各部门的沟通协调能力；提升个人综合素养；培养良好的人际关系。功能：1、法律规范的重要表现形式；2、传达领导机关意图和指导工作的主要工具之一；3、下情上达的基本手段；4、横向联系的纽带；5、教育激励的有效材料；6、印证事实和便于查考的真凭实据。,培训主线,做人,做事,做文,公文知识,外观：一般采用国际标准A4型297210毫米结构：发文机关、秘密等级、紧急程度、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件、印章、成文时间、附注、主题词、抄送机关、印发机关和时间等结构层次序号：第一层为“一、”，第二层为“（一）”，第三层为“1.”，第四层为“（1）”。标题三项：发文单位+主要内容+文种，除批转法规、规章要加书名号，一般不加标点符号；有固定文件版头的，可省略发文单位名称；公布性、知照性文件的标题可以只标明文种。发文字号：单位代字、年份、序号，顺序不能更换，年份不能简写，用中括号标明(上报的公文应当在首页注明签发人姓名),一、规范化的公文格式（1）,成文时间确定：1、以领导人签发的日期为准，而不是起草文稿的时间。2、几个单位联合发文，是最后签发单位领导签发的日期为准。这两种发文日期置于落款之后。3、会议通过的文件，应在标题之下、正文之前注明会议名称和通过日期。印章：是制发文单位对文件生效负责的凭证。“公文除会议纪要外，应当加盖印章。联合上报的非法规性文件，由主办单位加盖印章，联合下发的公文，所有联合发文单位都应当加盖印章”，而且要求先写日期，后盖印章。抄送与抄报：一律称抄送秘密等级与紧急程度：根据文件内容和阅读范围区分密级，绝密、机密、秘密，前两种应当标明份数序号；紧急公文不仅要在正文左上角标，而且应在信封上标，特急、急件。印发单位和时间：指文稿签发后负责承印的单位，如办公室，时间指印制完毕的时间，非成文时间。,一、规范化的公文格式（2）,下发多单位，上送只一方：上送的如果确有需要报送相关上级部门的，可用“抄送”的办法附件附注有区别：附件是指附属于正文的文件或资料，是正文的有机组成 部分，不能置于落款、印章之后，应当在正文之后、成文时间之前注明附件顺序和名称。附注，又称注释，是对文件中某个划某些问题的解释、说明。如果有两个以上注释，应用数字顺序排列，置于落款盖章之后、主题词之前。其他注意事项：1.引文 先引标题，后引发文字号；2.使用国家法定计量单位；3.在使用简称时，一般应先用全称，并注明简称；4.数字书写 除成文时间、部分结构层次序数和词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为语素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数码。,一、规范化的公文格式（3）,认识公文格式规范化、标准化的意义,一、公文特定的格式是公文法定权威性和组织约束力的要求。公文的格式显现了公文的庄重和严肃:有利于提高办事效率：思想上的重视可促进实际工作的实施；二、标准格式便于实行自动化处理，提高公文检索处理的速度，便于实现公文信息资源的共享。三、格式的标准也能显示机关、单位处理公文的水平。,了解公文的五种格式及常用格式的规则,文件式格式 信函式格式 会议纪要格式 命令式格式 公告、通告格式,首页,首页,版记部分的有关规定,内容：主题词，抄送，印发机关，印发时间；格式要求：位置要求在封四；“主题词”用3号黑体字，词目用3号小标宋体字；“抄送”左空一字，用3号仿宋体字，抄送机关之间用逗号隔开，最后一个抄送机关后用句号；“印发机关”左空一字标识，用3号仿宋体字，“印发时间”右空一字，用阿拉伯数码。,发文时，应正确选择格式。根据下面的组织关系，应当选择什么样的格式？,广东省广新外贸集团有限公司向省机械进出口有限公司等下发通知、决定等，应当用什么格式？省机械进出口股份有限公司向广东省广新外贸集团有限公司呈送请示、报告，应当用什么格式？省机械进出口有限公司与广东珠江桥生物科技有限公司协商某件事情，应当用什么格式？,*公文规范格式的选择：,*上行文（报告、请示、上行的意见），应当用文件式格式；*下行文（通知、批复、通报等），用文件式格式，也可用信函式格式；*平行文用信函式格式；*会议纪要（办公会议纪要用纪要格式，其他会议可选用文件式或信函式或纪要式格式）。,党政公文的格式有很大的区别:党的下行文文件式格式（版头部分）：,份号 000001 机密 特急 市委文件 委2008号,党的上行文格式,市委（报告）委2008号 签发人：,印章是公文生效的标志。行政公文，（含企事业单位）印章的盖法于2001年作了很大的修改。,*印章的位置：距离正文2-4mm；*公文不能出现“此页无正文”现象：印章必须与正文同处一页.*联合上报的公文，由主办机关加盖印章，联合下发的公文，都应加盖印章。*单个印章的两种盖法：当下弧无文字时，采用下套方式；当下弧有文字时，采用中套方式。*两个印章的盖法有严格的规定。*三个或三个以上印章的盖法也有严格的规定。*加盖一个或两个印章后，不必签署发文机关；加盖三个或三个以上的印章，必须署发文机关名称。,两个印章的盖法,不要混淆党政公文印章的盖法,党的公文单个印章的盖法：党支部 2008年3月6日,公文的分类：（一）根据形成和作用的具体公务活动领域的不同，可以分为通用公文、专用公文两类。通用公文如命令、通知、通报、报告、请示、函等；专用公文如涉外公文、军事公文等。（二）根据主要传递方向的不同，可以分为下行文、上行文、平行文（三）根据内容的缓急程度，可分为平件（无特殊时间要求）、急件（内容重要并紧急）、特急件（内容至关重要并特别紧急）三类。（四）在一个单位内，根据来源或去向，可分为收文、发文。收文指本单位收到的来自外部的公文。发文有两种，一种指由本单位制成发往外部的公文，一种指由本单位制成只发往内部各部门的公文。,二、公文的分类,草稿是在文件形成过程中草创的供进一步讨论、征求意见、修改审核、审批用的原始非正式文稿，内容未正式确定，不具备文件的现行效用。一般要在文件标题的下方或右侧用括号标上“讨论稿”“征求意见稿”“送审稿”“修改稿”“草稿”“草案”“初稿”“二稿”“三稿”等稿本标记。重要文件的草稿可作为立卷归档的对象。定稿是内容已确定，已履行法定生效程序的最后完成稿，具备正式文件的现行效用，是制作文件正本的标准依据。定稿一经确定，如不经法定责任者的认可，任何人不得再对其内容予以修改，否则无效。外形特征是有生效标志，有的还标有“定稿”“原本”“最后完成稿”等稿本标记。定稿不对外发出，而是供制作正本等或留存备查用。,三、文件的稿本（1）,正本现行有效的正式文本，内容必须是对定稿的完整再现。外形特征是格式正规并有印章或签署等标记，一些特殊文件上还标有“正本”字样。受文者一方若需留存该文件即应留存正本，因为在法律意义上正本比副本更具证据价值，更具权威性。试行本主要适用于发文单位认为文件内容经一段时间和在一定范围内的实践检验后可能将予修订。一般在文种后用括号注明“试行”字样。它在规定的试行期和试行空间范围、机构人员范围内具有正式文件的现行效用。暂行本常用于发文单位认为因时间紧迫，文件中有关内容有可能存在不够周祥等方面缺欠，不长的一段时间后可能将予修订或确认。在文件标题的文种前加注“暂行”字样。在暂行期内具有正式文件的现行效用。修订本是已发布生效的文件，经实践检验重新予以修正补充后再发布施行的文本，自修订本生效之日起，原文本即行废止。可在标题尾部标作“（修订本）”，也可在标题下做题注，即在（）内注有“某年某月某日修订”。副本正本复制本或复份（与正本同时印刷），供存查、知照用。节录本指仅复制定稿或正本一部分内容的文本。不具备正式文件的现行效用。,三、文件的稿本（2）,（一）规范性文件：如“条例”、“规定”、“办法”（二）领导指导性文件：如“命令（令）”、“指示”、“批复”、“决定”、“决议”、“通报”、“通知”（三）陈述呈请性文件：如“请示”、“报告”、“议案”（四）公布性文件：如“公告”、“通告”（五）商洽性文件：如“函”（六）证明性文件：如“证明”、“介绍信”、“合同”（七）记录性文件：如“会议纪要”、“会议记录”（八）其他文件或材料：如“计划”、“规划”、“总结”、“简报”、”大事记”,四（一）通用公文的种类,（一）经济、财务文件：如“经济合同”（购销合同、建筑工程承包合同、加工承揽合同、货物运输合同、供用电合同、仓储保管合同、财产租赁合同、借款合同、财产保险合同、科技协作合同）、“会计文件”（会计凭证、帐册、会计报表）、“统计文件”（统计报表、统计分析报告）、“审计文件”（通知书、审计报告、审计意见书、审计决定）（二）人事文件：履历表、自传、鉴定、考核资料、政审材料、入党、入团材料、任免呈报表、出国人员审查表、调整工资审批表、个人总结、检查、还有决定、批复等。（三）涉外文件：如用于外交活动的国书、全权证书、照会、备忘录、最后通牒、声明、外交函件等；用于对外经贸活动的经贸合同、委托书、保证书、许可证、信用证、票据等；用于文化技术交流活动的可行性研究报告、建议书、协定书等。（四）司法文件：立案报告、起诉意见、起诉书、抗诉书、开庭通知、调解书、裁定书、判决书、公证书、证明书。（五）教学文件：如教学大纲、教学计划、教学方案、课程表、试卷、学生名册、学生成绩登记表、实习与实验方案等（六）作战文件：作战命令、指示、计划（预案）、图表、战斗报告、阵中日记、值班日记、敌情图、兵要地志等。,四（二）专用公文的种类,（一）礼仪类文件：“请柬（或请帖、邀请书）”、“致词”、“贺词”、“欢迎（送）词”、“答谢词”、“悼词”等（二）书信（电文）类文件：“申请书”、“投诉信”、“感谢信”、“致敬信（电）”、“慰问信（电）”、“决心书”、“倡议书”（三）证明类文件：“请假条”、“留言条”、“收条”、“领条”、“借条”、“欠条”、“发票”、“交（收）货单”、“送货单”|、“订单”、“保单”、“回执”（四）告启类文件：启事、讣告、海报,四（三）社会通用事务文件的种类,主题词又叫关键词。它是指公文中代表其内容特征的、最能说明问题的、起关键作用的词。主题词是办公现代化的产物，它主要供制作公文索引和电子计算机检索之用。中国共产党机关公文处理条例第八条和国家行政机关公文处理办法第十条第十二项都明确指出，上报的公文，应按照上级要求和公文主题词表的规定标注主题词。因此，任何单位在上报公文时，除了参照自身的公文主题词表外，更要按照上级机关的主题词表来进行标注；如是下发公文，还得使用自身的主题词表。从数量上来看，一份公文除类别词外，最多不超过个主题词。以国务院公文主题词表为例，选用主题词的原则和方法是：从“类别词”到“类属词”，从内容到形式。国务院公文主题词表中的主题词主表的第一层划分有综合经济，工交、能源、邮电，旅游、城乡建设、环保、农业、林业、水利、气象等类。第二层是对类中每一类的具体分类。,五、主题词（或关键词）（一）,我们要给自己撰拟的公文标引主题词，首先就要找到公文所在第一、二层中的“行业”主题词。如国务院关于发布的通知，其主题词的类别词是“文秘工作”，它的第一层分类是“秘书、行政”；“类属词”是“文秘工作”下的“公文”。类属词一般就在类别词（第二层）下。它是能够概括反映公文主题概念的词。类属词也可以在其他类别词下选用或“根据需要，可将不同类的主题词进行组配标引”。如国务院关于加强水土保持工作的通知，标引的类别词是“农业”，类属词却是在“水利”这个类别词下选用的。国务院关于“九五”期间深化科技技术体制改革的决定，类别词是“科技”，但类属词“体制”却在“民政、劳动人事”下的“机构”这个类别词下面，“改革”在“综合经济”下的“经济管理”这个类别词下面。,五、主题词（或关键词）（二）,如果一份文件有两个以上的主题内容，可先集中对一个主题内容进行标引，再对第二个主体内容进行标引。如国务院关于在若干城市试行国有企业兼并破产和职工再就业有关问题的通知，便先标了反映第一个主题内容的类别词“经济管理”，再在这个类别词下找到类属词“企业”、“破产”；然后标了反映第二个主题内容的类别词“劳动”，再在“劳动”这个类别词后找到“就业”这个类属词。当词表找不出准确反映文件主题内容的类属词时又怎么办呢？可以在类别词中选择适当的词标引。同时将能够准确反映文件内容的词标在类别词的后面，并在该词后面加“?”以便区别。相对来说，标注类属词难度最大。它首先要求标注者必须了解公文的主题内容，确定主题概念。其次还要熟悉主题词表的内容并通过查阅主题词表，将词表中能够准确反映主题概念的主题词挑选出来进行标注。国务院公文主题词表第一层仅分了3类，但属于类属词的主题词就有个。找到类别词后，不一定在每种类别词后都能找到相应的类属词，有些还要到其他的类别词下去找。,五、主题词（或关键词）（三）,公文中标注的最后一个（或两个）主题词（也即“形式”，此前的都属“内容”）最好找，因为它就是该公文的文种，而且就在公文的标题上。如国务院关于成立国务院西部地区开发领导小组的决定，标题中的“决定”，既是该公文的文种，也是该公文要标注的最后一个主题词。值得注意的是，在批转、转发、发布文件时，主题词中的文种，是标批转、转发、发布文件的文种，还是标被批转、转发、发布文件的文种呢？如果只选择一个主题词来标文种，可选择被批转、转发、发布文件的文种。如国务院关于发布的通知，其主题词是“文秘工作公文办法”，标注的就是被发布文件的文种“办法”，而不是发布文件的文种“通知”。如果想要完整反映文件的形式，也可将前后两个文种同时标注；但如果是用“通知”转发“通知”，为避免文种上的重叠，只标一个“通知”即可。,五、主题词（或关键词）（四）,会议纪要适用于记载、传达会议情况和决定事项。函适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。意见适用于对重要问题提出见解和处理办法。批复适用于答复下级机关的请示事项。请示适用于向上级机关请求指示，批准的事项。报告适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。议案适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或人民代表大会常务委员会提请审议的事项。,六、常用公文介绍（一）,通报适用于表彰先进,批评错误，传达重要指示精神或者情况。通知是应用最广的一种公文，主要适用于以下范围：一是批转下级机关的公文；二是转发上级机关和不相隶属机关的公文；三是传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或执行的事项；四是人事任免。通告适用于公布社会有关方面应当遵守或者周知的事项。公告适用于各级行政机关向人民群众宣布重要事项或者法定事项。决定适用于对重要事项或重大行动作出决策和安排；奖惩有关单位和人员；变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。命令(令)适用于省政府依照有关法律规定发布行政规章，县级以上人民政府宣布实施重大强制性行政措施,奖惩有关人员。,六、常用公文介绍（二）,七、常用公文举例,七（一）报告、请示、申请,公文写作中易犯的毛病：文种类别含混不清，有的甚至张冠李戴。请示和报告尤为突出。一些公文标题上报的“请示”件，写成了“报告”，上呈的“报告”，写成了“请示”，有的甚至写成“关于问题的请示报告”，一个公文用了两个文种。请问：经审查，单位确定了投标单位，须将该情况撰文呈送上级，应当用什么文种？单位需将下半年的预算呈报上级，应当用什么文种？单位需向上级有关单位办理新的经营资质？,报告用于“向上级单位汇报工作，提出意见或者建议，答复上级单位的询问”请示用于“向上级单位请求指示、批准”申请：事务文书，非公文文种，相当于请示。区别：1.所担负的任务、使命不同。请示要求批复，报告一般不作批复。2.使用这两个文种的时间不同。请示要事前行文，一般情况下不得“先斩后奏”；报告通常在事后或事情进行中行文。3.内容繁简不同。请示的公文一般应一文一事，而报告中的综合性报告，内容往往涉及许多方面。注意：有将请示写成报告，或在报告中夹带请示事项，有的标题就写“请示报告”，均是不规范的现象，须纠正。国家行政机关公文处理办法明确规定，报告中不得夹带请示事项。,报告、请示、申请,报告常用4种：综合性、专题性、答复性、报送文件、物件的。答复性的要求有针对性地回答来文中提出来的问题，文字简要；报送文件、物件的只需把报送的文件、物件名称、数量写清楚就行了，结尾写“请查收”或“请核查”。综合性的报告注意3点，一要概括说明各项活动的动态，二要点明活动中发生的问题和倾向，三要提出解决办法，开头“现将报告如下”，结尾“以上报告如有不当，请指示”，或“以上报告，请审阅”。专题报告有情况报告、工作报告。一般是汇报情况和问题，提出改进措施和意见。,报告和请示,请示原则：不能先斩后奏甚至斩了都不奏，也不能事无巨细都向上级请示。在本单位职权范围内的应当自行处理，如果遇到以下情形可以请示，1.对上级的方针政策有不了解的问题，2.工作新近发生的较重大的，本单位没有把握处理的问题，3.本单位因情况情况难以执行统一规定，需要变通处理的问题；4.开展某项工作遇到人力、物力、财力难以解决的问题等。行文注意：1.一般不得越级；2.一文一事；3.只一个主送单位；4.除领导直接交办的事项外，不得直接送领导个人；5.受双重领导的，写明主送单位和抄送单位，由主送单位答复。格式：标题要揭示出核心内容；正文内容要写清请示缘由和请示事项；结尾“当否，请批复”“以上意见是否妥当，请批示。,报告、请示、申请,报告和函:可用于反映情况或说明情况，区别是：发文单位与主送单位之间的关系不同；报告，上下级关系。函，不相隶属的关系请思考：广东省航盛建设集团有限公司岩土分公司向集团有限公司反映某一项目完成的情况，应使用什么文种？项目经理部向业主说明某工程进度情况，应当用什么文种？举例报告和函,报告、函,二者都是为了请求批准或者请求解决问题，选择文种时，主要发文单位和主送单位的关系。看下面公文的问题：关于申请结清货款的报告 厂：你单位于年月日向我厂加工订购零件件，货款计万元，发票编号为。按协议规定，应于年月日前交付货款，但该货款至今未解入我厂，为不影响我厂资金周转。请予以解行。特此报告！厂章 年月日修改稿：关于申请结清货款的函 厂：你单位于年月日向我厂加工订购零件件，货款计万元，发票编号为。按协议规定，应于年月日前交付货款，但该货款至今未解入我厂。为使我厂资金周转顺利，恳请解行为感。厂章 年月日（联系人：，联系电话：）,公告和通告均属于公开性文件。不同点：1.内容属性不同。公告“向国内外宣布重要事项或者法定事项”，通告“在一定范围内应当遵守或者周知的事项”。2.告启范围不同。一宽一窄。3.使用权限不同。公告通常是党和国家高级领导机关宣布某些重大事项时才用。通告适用于各级行政机关和企事业单位。公告格式：1.标题 发文机关+文种，有的只写“公告”，落款写发文机关名称，加盖印章。2.正文 公告根据+公告事项，一般不写结束语。通告格式：1.标题“发文单位+事由+文种”或“发文机关+文种”或“通告”2.正文：开头说明原因目的；中间分条列项写通告具体事项；结尾写执行要求，最后以“特此通告结束”。举例通报和决定,公告、公示、通告、通知、通报,公示：为任用工作人员或决定某一重要事项需公布有关人员或事项的情况并听取公众意见所用 的文种。但该文种并未纳入公文文种的行列，故常常将其涵盖在“通告”之中，如关于干部任用公示的通告请考虑下面的文种：为招至更多的投标者前来投标，招标主要事项将公布于社会，一般通过报刊、广播、电视等公开发表，应当用什么文种？由招标单位针对性地邀请有关对象参加投标，以文本形式发至单位，应当用什么文种？,公告、公示、通告、通知、通报,通知是应用范围最广、使用效率最高的文种。从使用范围三类：指示性（不适用于命令或指示发布的）、批示性（批转、转发或发布规章，贯彻执行或参照执行）、一般性（知照一般事项，内容：请下级单位报送材料，告知机构、人事变动或会议通知）通知格式：1.标题 不能只写通知，否则不便于查阅；2.正文 缘由+事项+执行要求。通报：与通知相同点“知照性”，不同点“功用”，通知提出工作意见和办法，要求遵照执行或限期执行；而通报用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或情况，着眼于思想政治教育或熏陶。通报分类：表扬性、批评性、情况通报。通报格式：1.编发文号，标题通知格式 2.正文：开头提出通报根据，介绍被通报的人、事和经验教训概貌；中间揭示性质和意义；结尾写明决定，提出要求。注意时效性。举例：通报和决定,通知和通报,会议纪要：顾名思义“纪实其要”，1.要根据会议的主要精神进行归纳，不能将各种意见都写进去，要根据会议的情况进行整理、归纳。凡是符合会议主要精神的意见都要反映。反之则予以舍去。对学术讨论、理论讨论、投资或经营决策等，在提供主导性、倾向性意见的同时，对不同意见、观点，应加以说明。2.要使内容条理化，对多项议题的会议，要按照事物内部的联系，分门别类，使问题集中，观点鲜明，条理清晰。3.要准确、具体。会议中议定的事项往往是有关单位执行的依据，对审查的方案，是同意还是原则同意，表述一定要准确。对重要的会议，纪要要写出初稿，供与会者讨论、修改，确认。不另写结尾。会议报告：一般指大中型会议上领导对会议所作的报告，主要用于代表会议，如党代会、人代会、职代会、工代会等，小型会议一般只称讲话。有几种：领导讲话、工作报告、会议总结报告、动员报告等。格式：不同种类格式不同。举例：会议纪要,会议纪要和会议报告,工作计划：计划是行动的先导。订立工作计划至少有3方面的意义：有助于集中人力、物力、财力、时间实现预期目标，避免“撞车”、打乱战；对照计划及时发现矛盾和问题；便于检查监督。不同分类：内容（学习、生产、工作），权威性（指令性、指导性、一般性），时间跨度（年度、季度、月度、周）和成熟度（规划、设想、计划、安排、打算）。格式方面：内容的表述形式有条文式、表格式两种。也有在条文后附加表格的。条文式的写法：标题（单位名称、时限、内容、文种名称）；正文（做什么、怎样做、何时做）（开头提出总的任务和要求，有的还要说明为什么要这样做；接着就要分块或分条列项，把总体任务分解到有关部门、单位或人员，并交代完成任务的步骤、方法、原则等，提出时间要求。落实谁去做、怎么做、何时做完，否则计划就会流于形式）；结尾（或加几句概括认识表决心的话，或无。末尾要有落款，写明制订计划的单位和时间。下发计划要加盖印章。,工作计划、工作总结和调查报告,工作总结：对以往工作实践的理性概括，而绝非仅仅是对这项工作前所拟计划的回答。除要回答计划是否完成或完成得怎么样，更重要的是要分析矛盾，揭示经验、体会、问题、缺点，提出今后的打算。结构形式：一、综合性总结 如公司年度、半年总结，结构有分条式、分块式、三段式（工作概况、经验体会、今后打算）；二、专题性总结 内容专项、经验专门，用于向上级汇报如何开展某项工作的总结，结构（概况、收获、体会）；三、个人工作总结 选择感受最深的几点来写，工作过程、做法、措施等只取与感受有关的部分，其余略去。写作要求：1.情况（点面结合、突出重点；交代一下环境和背景，有助于说明工作的开展和成绩的取得；详略得体，容易明白的少写，有助于说明经验的多写）2.经验新（不是蓄意标新立异，而是要总结出一些新鲜、管用的经验来，以超越自我，做好示范。3.切忌“不溢美，不护短”，语言力求准确、朴实，不浮华。切忌套用陈年老话。,工作计划和工作总结,工 作 总 结,以纲带目画龙点睛,经济合同：学习外贸集团规章、范本；我司的规章、格式文本。基本内容：一般都要具备以下几项内容：标的、数量和质量、价款或酬金、履行的期限、地点和方式、违约责任、结算办法。结构形式：标题（一般只写合同的性质，如销售合同、采购合同、租赁协议等）；双方单位（当事人）名称；正文（1.签订合同的依据和目的。2.协议的主要条款，包括内容、经济责任和法律责任、合同的有效期限、合同的份数和保存）；结尾（合同署名和日期构成）写作要求：必须掌握以下5要点：合法、合理、合格（合乎格式）、完善、具体明确。,经济合同,其他,礼仪文书（请柬、聘书、开幕词、闭幕词、典礼致辞、欢迎词、答谢词、贺词、慰问信）商品广告、委托书、公证书、各类新闻文体（消息、通讯）举例：邀请函和致辞,应该用什么名义行文，是用广机集团或广机股份的、还是本公司或业务单位的名义；是单独行文还是同兄弟单位联合行文。明确受文对象，是上级、同级还是下级，发文数量多少。内容是否符合党和国家的方针、政策、法律、法令；提出的要求和措施是否明确具体，切实可行；涉及其他部门、领域的问题是否协调一致。是否需按规定的要求逐级进行核稿、签署、会签或提交一定的会议通过或报上级批准等；主送、抄送单位是否准确，相应的文中语气是否恰当；标题、紧急程度、机密等级定得是否正确，是否便于受文单位办理等。文字是否正确反映了原来的意图，是否简明扼要、通俗易懂，文句是否遵守语法、合乎逻辑、正确使用标点符号，文中有无错漏等。,写好公文注意事项,公文撰写、公文审查应注意的规则,一、引用的规则二、附件标注的作用和规则三、联系方式标注的作用和规则四、数字运用的规则五、标题制作的规则,第一个规则:引用规则。办法规定：“引用公文应当先引标题，后引发文字号”,问题：一、引用笼统；二、引用不规范。病例：遵照上级的指示精神，门诊挂号费调整如下根据市人民政府2007第03号文的精神（年份的括号不正确，序号不应加“第”加“0”）根据市人民政府20076号关于 通知 精神规范：根据市人民政府关于 通知（x府20076号）精神如需多次引用，可在第一次引用后注明简称，如：根据市人民政府关于 通知（x府20076号,以下简称通知）精神,第二个规则：公文附件标注的规则,关于附件标注的问题：一、不了解附件的内容。附件即第一个公文后面的材料，如图表、名单、计划、公文等皆为附件，它是前面公文的补充内容或所依据的内容,与正文是一体的,一般需一起装订。二、不了解附件的作用。三大作用：便于主送机关考察，有利于达成目的；便于阅读，有些材料穿插在正文中，往往隔断前后意思的联系而造成阅读上的不便；便于书写，附件单独表述，撰写相对轻松。三：不了解附件标注的规则及其重要性 如果附件标注不规则，在法律意义上讲，可以不承认该附件是正文的材料，附件便失去了其本应有的与正文同等的效力。故附件标注必须规范 规范：附件应“在正文之后，发文机关署名之前注明附件的名称”。一、公文如有附件，在正文下空一行左空2字写“附件”，其后用冒号，附件如有序号，用阿拉伯数码，附件名称后不加标点符号；二、后面的附件在左上角顶格处也同样应标识“附件”二字及序号；三、如附件与正文不能一起装订，在附件上应标识公文的发文字号及“附件”二字和序号。,看下面公文中附件标注的错误,总公司关于制衣厂改建车库的函市规划局：我总公司属下制衣厂，因翻修车库，拆除了司机的宿舍和基建科办公室，其面积共计350平方米。这给职工生活带来了困难，也严重影响工作的正常进行。现该厂意见，在车库处建两层楼房，第一层为车库，第二层可做办公室和宿舍（见附件一、附件二）。改建资金约需65万元，可由该厂和总公司共同解决。我公司董事会于2000年8月10日开会研究，拟同意该厂意见。妥否，请批示。附件一：司机宿舍、基建科办公室档案资料。附件二：车库改建图。总公司 年月日（联系人：，联系电话：）,投标申请书市招标投标管理办公室：我公司根据现有施工能力，决定参加工厂厂房工程投标，并保证达到招标文件的有关要求，遵守其各项规定。现将我公厂情况简介如下：为更好地完成该项任务，我公司初步考虑的措施是：投标单位：公司（章）年 月 日（也可用公文标题的文种：关于申请参加厂房工程投标的函）修改：投标申请书市招标投标管理办公室：我公司根据现有施工能力，决定参加工厂厂房工程投标，并保证达到招标文件的有关要求，遵守其各项规定。附件：1.公司 情况简介 2.任务完成措施（草案）：投标单位：公司（章）年 月 日（联系人：，联系电话：）再把附件依次放在后边,问题四：不了解有些附件是不要标注的。如：中共中央办公厅 国务院办公厅关于转发干部学历学位管理工作意见的通知、：中组部、人事部、教育部关于干部学历学位管理工作的意见已经党中央、国务院同意，现转发给你们，请认真遵照执行。附件：关于干部学历学位管理工作的意见 章 年 月 日,X集团公司 关于颁发质量信誉考核管理办法的通知 各公司：公司董事会于X年X月X日召开会议，批准了质量信 誉考核管理办法。现发给你们，请认真贯彻执行。附件：质量信誉考核管理办法 集团公司章 二六年二月十日,第三个规则：联系方式提供的作用和标注规则,联系方式的提供既可提高发文单位的工作效率，又给读者提供方便。标注的要求是：办法规定：请示应当在附注处注明联系人的姓名和电话；通知、通告、函、企业文书招标公告等公文，联系方式书写的位置办法无规定，可灵活。举例,关于的请示：。以上请示当否,请予批示.附件:章 二一年一月十四日（联系人:,联系电话:),通知中联系方式惯用的写法,关于参观发票管理知识展览的通知、:根据市人民政府关于 的通知(X府199930号)精神，为使公民自觉按发票的有关规定办事，区税务局、区总工会办公室联合举办市发票管理知识展览。有关事项通知如下：一、展览内容：发票知识简介和违法使用发票偷漏税典型案例；二、参观对象：三、参观时间：四、参观地点：五、联系人：，联系电话：特此通知 区税务局（章）区工会（章）年月日,第四个规则：数字运用的规则,问题：一、汉字和阿拉伯数字混用；二、不了解数字运用的规则。如：例一：会议定于十月六日,上午8:30分-12时,下午2:30分-5时召开。例二：一、会议议题：1、宣传决定精神；2、领会市委、市政府提出的各项奋斗目标和发展蓝图。,例三：鉴于以上情况，拟修公路与外界联系，我乡组织力量进行了勘测和预算，公路全长二十公里，需要经费五十万元，我乡可望集资十万元，缺口四十万元，请县政府给予拨款解决。以上请示，请批复。乡政府章 二00一年月日,数字运用的有关规定,层次序数：一、（一）1.（1）；农历：用汉字；惯用语、缩略语、具修辞色彩的数字：用汉字，如：第三、星期一、九三学社、八五计划、七上八下等；临近两个数字连用表示概数用汉字，如：五六十人；用带“几”的方法表示概数用汉字：五十几个人；个位数可选择，但应照顾上下文，求得局部体例上的一致，如：关于社会治安问题，本月我局在网上搜集到了（六）条意见；关于社会治安问题，上个月，我局在网上搜集到条意见，这个月的第一个星期，我局在网上搜集到条意见。阿拉伯数字一般不与单位“百、千”连用，但尽量使用单位“万、亿”。如：5百元、5千元，最好写成500元，5000元；50000元，500000000元最好写成5万元，50万元，5亿。党政公文成文时间的写法要求不同：党的成文时间位于发文机关署名的右下方，用阿拉伯数字；行政公文成文时间用汉字，其中的“”不能用阿拉伯数字“0”，也不能用大写的“零”，正确的写法是：二一年关于间隔号的问题：以日月表示事件、节日等的简称，有些一定要用间隔号，以避免歧义，否则可以不用：凡涉及一月、十一月、十二月，应当将月和日的数字用间隔号隔开，如：一一八事件一一九案件一二九运动 五一二地震九一三事件十一国庆节,第五个规则：标题制作的规则。标题即题目，“题”是前额，“目”是眼睛，是身体最显眼的部分。,公文标题的形式较固定，常见的有这几种：一、发文机关 事由 文种国务院 关于同意设立开发区的 批复二、事由 文种三、发文机关 文种（不提倡）四、文种（不提倡）,国务院在办法中，对公文的标题有专门的规定，其他文书的标题制作，不会有规则限制,国务院在办法中，对标题的规定是：一、应当准确、简要地概括公文的主要内容；二、应当准确选择公文文种 三、一般标明发文机关,按照办法的规定，标题制作应避免冗长罗嗦不简要,*关于申请参观大学城的请示*关于机场管理集团公司梅县机场公司等单位保险兼业代理资格的批复*关于转发市人民政府关于加强公务员职业道德教育的通知的通知*公司关于转发总公司转发省信息产业厅关于认定2007年度广东省信息化试点单位的通知的通知,*关于参观大学城的请示*关于申请（请求）参观大学城的函*关于确定保险兼业代理资格单位的批复*转发市人民政府关于加强公务员职业道德教育的通知*转发省信息化产业厅关于认定2007年度广东省信息化试点单位的通知,更正：,标点符号不能随意使用,关于开展“公德教育”、“家庭美德教育”的通知关于转发市交委关于整治珠江广州河段船舶生活污水排放工作的方案的通知关于审批贸易有限公司职工最低工资的规定的请示办法规定：标题一般不用标点符号,如标题为大标题加小标题,其中小标题为法规或规章（法、条例、规定、办法、细则、章程、规则、制度等），应当加书名号，否则，不加。更正：关于开展公德教育家庭美德教育的通知转发市交委关于整治珠江广州河段船舶生活污水排放工作方案的通知关于审批贸易有限公司职工最低工资的规定的请示广东盐业总公司关于贯彻落实食品 安全法的通知,格式应符合要求,国家标准公文格式要求：标题用2号小标宋体字，居中排布，词义应完整，距离红色反线2行，距离主送机关1行。看下面的例子：；市人民政府关于1999年上半年城 市经济改革情况的报告省人民政府：,常用公文写作应注意的事项,第一种公文：函,函，是不相隶属机关之间公务往来用得最多的一种公文（平行文），种类很多：一、说明情况（反映情况）的函；二、商洽问题的函（商洽函）；三、询问问题的函（询问函）；四、答复问题的函（复函）；五、请求批准的函（请批函）；六、答复请批的函（复函）。,函的写作应注意：语言力争简洁，将多余的字、词坚决删除；语气应委婉礼貌。,关于提请如期拆迁商铺的函公司：年月日我局与贵公司签定的协议中规定：贵公司于2007年9月15日前需将海珠区革新路115号、新民六街8号的商铺腾空，并交付我局拆除。贵方在百忙中如万一忽略拆迁，将造成不必要的损失，故致函提醒。特此函达。章 年 月 日（联系人：，联系电话：）,注意典雅庄重的风格,注意结尾用语：反映情况的函：特此函达；特此函告等。商洽问题的函和询问问题的函：请研究函复；请函复为盼；请函复为感；请函复为荷；请研究见复；期盼函复等。请求审批、要求解决问题的函：请审查批准、请批准、请解决为感等。,下面的请批函写得比较规范，用词也妥当。,关于请求核发收费许可证的函市物价局：为了加强我市交通运输业和临时生产经营的非固定工商业户的税收征收管理，根据市政府关于的通知（府办200241号）精神，我局拟发机动车辆纳税手册和临时税务登记册。机动车辆纳税手册的收费标准初步为5元/册，临时税务登记证的收费标准2元/份。特向贵局申请核定收费标准并核发收费许可证。请予批准。附件：机动车辆纳税手册临时税务登记证定价根据 市地方税务局章 年 月 日（联系人：，联系电话：）,答复问题或答复审批事项的函。下面的公文看起来有点吃力，问题在哪里？,关于测绘问题的复函 您关于反映前进路前进门街5号测绘问题的信访件收悉。经查核，现将有关情况函复如下：您提供的前进路前进门街5号的房地产证（征字第号）显示：“楼梯及梯口铁闸与右邻”共同使用；经调阅前进门10号的历史资料，发现其查丈原图（测字号）将与前进街5号共同使用的楼梯全部归入10号，从而造成测字号成果有误。鉴于上述原因，我局测绘所同意对前进门10号进行重新测绘出图。特此复函。年月日,问题所在,答复性的公文（答复报告、批复、复函）写作有相同之处：答复开头的写法：来文标题（来文发文字号）收悉。主体部分的写作如只是表态，一句话即可，如有相关要求，可另起一段写,一般不需重复来文的内容。结尾用语的写法。报告：“特