民族宗教事务局数字化信息记录归档管理制度.docx

XXXX民族宗教事务局数字化信息记录归档管理制度第一条为加强行政执法数字化信息记录归档管理，保障依法行政，根据有关法律、法规、规章的规定，结合实际，制定本制度。第二条本制度所称数字化信息是指在行政执法案件中采集的文本文档、图片信息、声音文档、录音文档，内容包括涉及国家秘密、商业秘密和个人隐私的执法记录信息,设备包括磁带、光盘、硬磁盘等存储设备。第三条数字化信息数据由行政执法案件承办人负责提供，并会同数据转化、档案存储人员进行数据转换和保存,按照日期对存储内容进行编号归档。同一执法对象的信息数据集中保存。第四条录音、录像档案应当由专人进行数字化技术处理，使其在保持与原档案内在联系的基础上，转化为存储的数字副本后，在档案级磁带、光盘、硬磁盘和存储设备进行存储。转化过程中，可适当进行降噪、振幅标准化、校色、画面稳定处理等，不得对声音和画面进行编辑处理，前后无内容时间过长可适当剪切，在声音或画面开始前和结束后各保留5s左右的空白。文本文档采用PDF格式；图片文件采用JPG格式；录音档案采用WAV格式，采样率不低于44.IKHz,声道与原始轨道数一致；录像档案采用AVI或MXF格式，编码格式采用H.264或MPEG-2,制式、帧率、画面宽高比与原件相同，分辨率不低于720*576,音频格式与录音档案一致。第五条合理规划、配备和管理数字化信息设施设备，确保设施、设备安全、先进，能满足档案数字化存储工作的需要。档案数字化转换和存储工作场地应配备防火、防水、防有害生物、防盗报警、视频监控等安全管理系统。工作人员应具备相应的素质和技术水平。存储设备应采取有效技术手段确保数据不被非法改动，确保其安全、完整和长期可用。第六条查借阅案卷档案实行登记审批制，须统一填写数字化信息档案查阅审批表。查阅案卷需经单位主要负责人审批。外单位及个人查阅案卷应当开具介绍信，并加盖公章，注明阅档人姓名、阅档原因及所阅案卷行政相对人,阅档人提供身份证原件及复印件，需由本单位案件查处相关人员陪同。委托他人办理的，受委托人需持委托人委托书及本人身份证原件及复印件。第七条已归档数字化信息文件不得拷贝或网络传播。数字化记录存储信息与案卷密级保持一致，原则上不对外公开。特殊情况，按相关制度程序进行。第八条每年至少一次对存储载体和存储设备进行维护更新，并运用介质更新、数据迁移等有效技术手段，防止因载体老化等原因造成的数据损毁。第九条数字化信息记录保存时间与该执法案卷保存时间一致。第十条违反本制度案卷管理规定造成后果的，按照行政执法过错责任追究制度相关规定对有关人员进行责任追究。第十一条本制度自印发之日起施行。